Rolf Samuelsson Ordförandens förslag Diarienummer Socialnämndens ordförande 2014-11-10 SN-2014/236 Socialnämnden Rapport om införandet och utvecklingen av Siebel, TES och GAT i SN-2014/236 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna rapport om införandet och utvecklingen av Siebel, TES och GAT i Rolf Samuelsson Ordförande
Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Emir Subasic Datum SN-2014/236 Systemansvarig 2014-10-30 Socialnämnden Rapport om införandet och utvecklingen av Siebel, TES och GAT i SN-2014/236 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna rapport om införandet och utvecklingen av Siebel, TES och GAT i Sammanfattning I rapporten beskrivs vad som hittills åstadkommits vad gäller verksamhetssystemen Siebel och TES samt läget vad gäller GAT. Utförare har idag möjlighet att ta med sig en dator och dokumentera på plats hos kunden. Handläggningsprocessen och beställning till utförare är idag elektronisk och uppföljning ur såväl myndighetens perspektiv som utförarens perspektiv görs i systemen. Alla avgifter och ersättningar som genereras av verksamheten hanteras i systemen. Bakgrund Socialnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att beskriva läget vad gäller införandet och utvecklingen av verksamhetssystemen Siebel och TES samt läget vad gäller det upphandlade men inte införda schemaläggningssystemet GAT. Ekonomisk konsekvensanalys IT-stöd i vård och omsorgsverksamheter har varit och är en process som gör anspråk på verksamhetens ekonomiska resurser. Målsättningen med att använda dagens teknik är bl.a. att underlätta arbetet. Vård- och omsorgsverksamheter kostar och satsningar ska ses som en investering. Elektroniskt baserad rapportering och dokumentation innebär en förenkling och därigenom också en kostnadsbesparing. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Mary Nilsson Socialchef Beslutet ska expedieras till: Akten
Sida 2 av 2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Införande av IT-stöd i vård och omsorg omfattar även personer under 18 år. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? Flera lagstiftningar styr hur personuppgifter, journaler och datauppgifter hanteras för att vara säkra från obehörigas intrång och tillgång, samt för att säkerställa att data inte försvinner. Systemen följer således rådande lagstiftning. 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. Inga intressekonflikter har identifierats. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar. Barnperspektivet beaktas i samband med handläggarens utredning i verksamhetssystemet Siebel.
Sida 1 av 4 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Emir Subasic Datum SN-2014/236 Systemansvarig 2014-11-18 Socialnämnden Rapport om införandet och utvecklingen av Siebel, TES och GAT i SN-2014/236 Bakgrund Socialnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att beskriva läget vad gäller införandet och utvecklingen av verksamhetssystemen Siebel och TES samt läget vad gäller det upphandlade men inte införda schemaläggningssystemet GAT. Inledning IT-system behöver vara flexibla. Valfrihet i omvårdnaden, brukarsäkerhet och integritet tillhör områden som riktar allt mer fokus på kommunernas sätt att hantera vård och omsorg. Personalens allt mer komplexa arbetssituation måste stödjas. Givetvis behöver systemen vara integrerade; påminnelsen om att beställa mat, matbeställningen i sig, leverans och fakturering skall rymmas under samma tak. Siebel Siebel är ett gemensamt ärendehanteringssystem för professioner som arbetar inom området vård och omsorg. Systemet har utvecklats direkt för Knivsta och Uppsala kommun och introducerades hösten 2011 under projektnamnet Kunden I Centrum. De professioner som arbetar i Siebel är ekonomiassistenter, biståndshandläggare och utförare för dessa tjänster inom lagområdena LSS, HSL och SoL. Siebel utvecklades för att bättre kunna uppfylla de krav som ställdes på dokumentation och snabb hantering av ärenden i och med att kundval, enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV), infördes 2009. Samtidigt genomfördes också en upphandling som resulterade i avtal om TES och GAT. Definitioner och förkortningar Siebel handläggarportal o den del av systemet som myndigheten arbetar i Siebel utförarportal o den del av systemet som samtliga utförare arbetar i Tvåfaktorsautenticering o en säkerhetslösning för att kunna logga in med t ex bankid, lösenordsdosa eller annat, krävs för system med sekretessklassad information
Sida 2 av 4 Integrationer Siebel har många integrationer till andra system. De som finns utvecklade och produktionssatta är integration till: Skatteverket/folkbokföringen inhämtande av inkomstuppgifter från Skatteverket inhämtande av inkomstuppgifter från Försäkringskassan ekonomissystemet Agresso för att skicka fakturor och ta emot betalningar Integration till TES som hanterar planering och tidsrapportering av besök hos kund och integration till Prator för att hantera kunder som skrivs in och ut hos landstinget pågår. Resultatet efter implementering av Siebel Funktioner enligt nedan är infört. En webbaserad handläggarportal som hanterar hela myndighetens beslutsprocesser Nationella rapporter som efterfrågas av bl a SCB En webbaserad utförarportal som hanterar elektroniska beställningar ifrån myndigheten till utförare samt elektronisk journalhantering för samtliga lagrum En webbaserad portal för hantering, beräkning och skapande av avgifter/fakturor Säker inloggning eller s.k. tvåfaktorsautenticering för samtliga användare av Siebel Övriga processer som verksamhetssystemet också stödjer: stöd för att hantera klagomål och avvikelser stöd för att följa upp icke verkställda beslut och avbrott i verkställighet stöd för att installera trygghetslarm (skicka beställning mellan myndighet och utförarna) stöd för att registrera och hålla ordning på LASS-beslut stöd för att hantera endast HSL-brukare, d.v.s föra journal på brukare som inte har beslut om SoL-insatser TES Optimal planering TES planerar de dagliga insatserna inom hemtjänsten. Systemet kan integreras med flera olika verksamhetssystem som t.ex. Siebel och schemaläggningssystem. TES mobil Med TES Mobil hanteras schema och insatsrapportering via personalens mobiltelefoner. All information som personalen behöver inför ett besök hos vårdtagaren finns samlad i mobilen; tidpunkter, vårdtagarens adress- och kontaktuppgifter, information om besöket samt vilka insatser som ska utföras. TES Mobillarm Larmhantering via mobiltelefonen. Integration till Siebel som i sin tur hanterar verkställighet, ersättning till utförare och egenavgifter till kund utifrån utförd tid är inte införd. Detta hanteras genom manuell inmatning idag efter att rapport tagits ut från TES. Resultatet efter implementering av TES Funktioner enligt nedan är införda Effektiviserat arbetssättet hos utförarorganisationen samt säkerställt rätt underlag för ersättningar och avgifter till utförare och kunder. Möjlighet för personal att planera arbetstiden via mobiltelefon.
Sida 3 av 4 Förutsättningar för tydlig uppföljning och ökad kvalitet som tjänar som underlag för fortsatt verksamhetsutveckling. Införandet av TES har medfört resursoptimering rätt medarbetare arbetar på rätt sätt kvalitetshöjning fokus på rätt saker, inte behöva oroa sig och ägna energi till att diskutera planering tydlighet för personal, kund och uppdragsgivare ökad kunskap om hemtjänstens kunder GAT GAT är ett verktyg som hjälper chefen med administrativa arbetsprocesser som involverar anställda och deras aktiviteter. När man arbetar med att lägga nya scheman kommer bemanningsplanen hela tiden att visa de definierade behoven för bemanning som är angivet om schemat avviker från detta. Schemat visar vilka turer den anställda ska gå på konkreta datum. Under tiden man arbetar med schemat valideras varje tur mot varje medarbetares totala arbetsbelastning, tillgänglighet och tjänstgöringsgrad. Programvaran har ett öppet gränssnitt och har i dag integration mot de flesta löne- och personalsystem. Elektronisk överföring av timlistor för variabel lön och fasta tillägg från schemat är några av effektiviseringsvinsterna vid införing av programvaran. GAT är inte implementerat i verksamheten Vård och omsorg har under en längre tid framfört behov av en integration mellan lönesystemen Personec P och GAT. Personec P innehåller funktionalitet som också finns i GAT. Aditro som levererar Personec P, anser att integrationen skulle medföra ett antal negativa effekter och de ställer därmed inte upp på en lösning som verksamheten behöver. Aditro menar att med en stor överlappande funktionalitet i de olika lösningarna inte finns realistiska förutsättningar att skapa en fullständig integration med GAT. En fullständig integration skulle innebära att Aditro skulle tvingas förändra Personec P och ta bort delar av funktionaliteten och en sådan åtgärd finns inget intresse för från Aditro sida. Således har det uppdagats en intressekonflikt som speglar förutsättningar för en fungerande integration mellan Personec P och GAT. En fungerande integration är en förutsättning för implementeringen av GAT. Läget har varit låst en längre tid men nyligen har samtal påbörjats mellan leverantörerna GAT-Soft och Aditro. Sammanfattning Idag finns IT-stöd i vård och omsorgsverksamheter i alla enheter. Målsättningen med att använda dagens teknik är b la att underlätta arbetet. Det har varit en lång process som kräver en hel del av personalen som ska utföra detta. Vård- och omsorgsverksamheter kostar och satsningar i t ex IT-baserad rapportering och dokumentation ska ses som en investering som förenklar arbetet och därigenom också är kostnadssänkande.
Sida 4 av 4 Framtida utveckling Hemtjänsten har ett verksamhetssystem, ett planeringssystem och ett rapporteringssystem och till detta vill de sedan koppla personalsystemet som förvaltas av personalavdelningen och ekonomisystemet som förvaltas av ekonomiavdelningen. Detta speglar verkligheten idag i kommunen där systemen upphandlats av olika förvaltningar och vid olika tidpunkter vilket gör att systemen är svåra att samordna i efterhand. Arbetet med GAT är ett tydligt exempel på detta. Hemtjänsten är en verksamhet som påverkas av olika beslut och kanske en av de kommunala verksamheter som varit under störst förändring de senaste åren. Kommunen står inför krav från regeringen om e-förvaltning och krav från medborgare på olika e-tjänster. Socialstyrelsen ställer nya krav på dokumentation och på kvalitetssäkring och politiska beslut som t.ex. införandet av LOV gör att kommunens verksamhet förändras. När det senare var genomfört fullt ut i kommunen blev även de privata aktörerna inkluderade i verksamhetssystemet Siebel. Slutord Vi vet inte hur framtiden ser ut men vi vet att omstruktureringen i kommunens vård och omsorg går mot mer hemtjänst och hemsjukvård och att brukaren/medborgaren blir mer aktiv i sitt vårdval. En högre kvalitet i kommunens vård- och omsorgsinsatser kring brukaren ska kunna överblickas utifrån en helhetsbild och utifrån de insatser som ges/beviljas. För att få detta kommer framtida IT-stöd behöva kommunicera inte endast mellan privata hemtjänstutförare, utan även mellan landsting och kommun samt mellan kommunen och medborgarna. Mary Nilsson Socialchef