Införande av VO-plattformen Sakai webbadress http://www.it.umu.se/anstalld/projekt/pagaende/cambro--vo-plattform-/ Projektnamn Fastställt av Dokumentansvarig Dokumentidentitet Version 1.0 Datum Status Utkast
Sid 2 (12) Dokumenthistorik Version Datum Ändrad av Utförda förändringar 1.0 Version 1.0
Sid 3 (12) Innehållsförteckning 1 INEDNING... 4 1.1 AVGRÄNSNINGAR... 4 1.2 MÅGRUPP FÖR RAPPORTEN... 4 1.3 DOKUMENT... 4 2 BESKRIVNING AV PROJEKTET... 5 2.1 BAKGRUND... 5 2.2 PROJEKTETS MÅSÄTTNING... 5 2.3 PROJEKTORGANISATIONEN... 5 2.3.1 Uppdragsgivare... 5 2.3.2 Arbetsgrupp... 5 2.3.3 Projektledare... 5 2.3.4 Projektmedlemmar... 6 2.4 TIDPAN... 6 2.5 PROJEKTETS GENOMFÖRANDE... 6 2.5.1 Avveckling av Ping Pong... 6 2.5.2 Införande av Sakai... 6 2.5.3 Deltagande i Scrumsprint... 6 2.5.4 Uppgradering Sakai 2.6... 6 3 RESUTAT... 7 3.1 AKTIVITETER... 7 3.1.1 Ping Pong... 7 3.1.2 Cambro... 7 3.2 EKONOMI... 8 3.2.1 Kommentar... 8 3.3 NYCKETA... 9 4 BIAGOR... 10 4.1 BIAGA 1 - EARNED VAUE... 10 4.2 BIAGA 2 - AVVIKESER VID TESTER AV 2.6... 11
Sid 4 (12) 1 Inledning Detta dokument innehåller en sammanfattning av projektet för införandet av VO-plattforment Sakai vid Umeå universitet. 1.1 Avgränsningar Rapporten sammanfattar primärt det arbete som skett inom ramen för införandet av Sakai vid Umeå universitet under perioden 2009-01-01-2009-12-31. Alla aktivitet som pågått inom förvaltningen av redan införd funktionalitet finns inte redovisad i denna rapport då projekt och förvaltning skiljts åt i enlighet med förvaltningsmodellen pm 3 som tillämpas vid Umeå universitet. 1.2 Målgrupp för rapporten Målgruppen för rapporten är uppdragsgivaren i syfte att följa utkomsten av införandeprojektet. 1.3 Dokument De dokument som tagits fram inom projektet återfinns i versionshanteringssystemet på Umdac under repositoryt Sakai. Styrdokument och andra viktigare dokument finns även tillgänliga på projektets webbplats (se länk på försättsbladet). De dokument som tagits fram är framförallt följande: 1. Projektplan 2. Handläggningsordning för Umeå universitets dokumenthanteringsplan för Studieadministrativa handlingar med avseende Ping Pong 3. Användarhantering gäster i Cambro 4. Installationsanvisningar för driftspersonal 5. Kravspecifikation Cambro CM 6. Dokumentation av servermiljöerna 7. Testplan CM 8. Testmatris CM 9. Testfall CM 10. Månadsrapporter 11. Förutom ovanstående har ett flertal presentationer hållits som också finns tillgängliga på projektets webbplats. Dessutom finns det mötesanteckningar till varje arbetsgruppsmöte som återfinns i sajten Sakai-implementation (id 8aa04ccd-8e8f-4e0f-9121-3ec55ab6cdd1) i Cambro.
Sid 5 (12) 2 Beskrivning av projektet 2.1 Bakgrund Detta projekt avsåg att införa Sakai som plattform för kontorsstöd till virtuella organisationer, enligt beslut från rektor Göran Sandberg 2008-06-24. Samtidigt som Sakai skulle införas var det även beslutat att Ping Pong skulle avvecklas senast 2009-09-30. 2.2 Projektets målsättning Målet med detta projekt var att Sakai skulle vara införd som plattform för virtuella organisationer och integrerad med övrig identitetsarkitektur. Det fanns även ett annat mål att den lokalt anpassade produkten skulle ha så pass bred funktionalitet och hög kvalitet att PingPong kunde tas ur drift på fastställt datum. 2.3 Projektorganisationen Projektet organiserades enligt följande: 2.3.1 Uppdragsgivare Torbjörn Wiberg, IT-enheten Mattias Wallmark, IT-enheten 2.3.2 Arbetsgrupp Gruppen bestod av representanter från Umdac, UPC, IT-enheten, projektledaren för projektet Flex-utbildningar samt studentrepresentant, enligt direktiv från rektor. Följande personer ingick i arbetsgruppen: Torbjörn Wiberg, IT-enheten Mattias Wallmark, IT-enheten (från och med 2009-10-05) Göran andgren, Informatik Mikael Söderström, Informatik Claire Englund, UPC Ulf Sperens, UPC, Umdac Andreas Bokerud, studentrepresentant 2.3.3 Projektledare, Umdac, var projektledare 2009-01-16-2009-12-31. Göran andgren, Informatik, var projektledare till 2009-01-15.
Sid 6 (12) 2.3.4 Projektmedlemmar Ett flertal personer från Umdac har bidragit med kompetens och arbete för att genomföra projektet. 2.4 Tidplan Projektet startade i september 2008 med Göran andgren som projektledare. Projektet avslutades 2009-12-31. 2.5 Projektets genomförande Nedan följer de moment som utgjort grundstenarna i projektet. Det har förutom dessa även genomförts andra aktiviteter, men de är av mindre onfattning och upptas därför inte här. 2.5.1 Avveckling av Ping Pong Ping Pong avvecklades enligt plan 2009-09-30. Ping Pong försattes därefter i ett arkivläge med möjlighet för institutioner att få åtkomst till material som kanske missats att arkivera eller migrera till Cambro. Det arkivläget består tom 2011-06-30 om inget oförutsett händer och tillgång ges genom kontakt med Internservice på Umdac. 2.5.2 Införande av Sakai Sakai infördes 2008-12-15 i en första version under namnet Cambro. Allt eftersom har funktionalitet tillkommit genom ett antal driftsättningar under 2009. 2.5.3 Deltagande i Scrumsprint Det planerades att deltaga i en scrumsprint med Stockholms universitet under VT 2009, men av flera anledningar gick det inte. Framförallt så behövdes en stor insats från Umeå i en period när införandet fortfarande var inne i en intensiv fas och riskerade att äventyra driftsättningen av den nya kurshanteringen. 2.5.4 Uppgradering Sakai 2.6 Istället för att delta i Scrumsprinten så valdes det i projektet att genomföra en uppgradering till 2.6 baserat på Stockholms scrumsprint. Exakt innehåll i Stockholms scrumsprint var inte klart definierat, vilket gjorde att planeringen av uppgraderingen till 2.6 inte kunde göras noggrant förrän arbetet hade påbörjats och man sett omfattningen.
Sid 7 (12) 3 Resultat 3.1 Aktiviteter 3.1.1 Ping Pong Ping Pong avvecklades enligt plan 2009-09-30. Dock fortsätter basåret och receptarieprogrammet att köra Ping Pong på en egen installation även fortsättningsvis. Det var en hel del arbete med att fastställa vad som skulle arkiveras och hur arkiveringen skulle genomföras. För att få över de kvarvarande på Ping Pong behöver Cambro utvecklas och ges ett alternativ till Ping Pongs kursutvärderingsfunktion. Detta är också högprioriterat inom förvaltningen. 3.1.2 Cambro Användningen av Cambro har gått explosionsartat och vid projektets slut har 714 kurser givits vid universitetet under HT 2009 med hjälp av Cambro. Dessutom har 709 projektsajter skapats under perioden 1/6 2009 22/12 2009. Detta har främst sin grund i att både Ping Pong och FirstClass lades ned samtidigt under hösten 2009 och de som använde dessa system gick över till Cambro. 3.1.2.1 Sakai 2.6 Uppgraderingen till 2.6 är inte driftsatt. Uppgraderingen är genomförd rent utvecklarmässigt, men systemet behöver testas av verksamheten, då alla delar och verktyg i Sakai har genomgått antingen större eller mindre förändringar vilket får stor genomslagskraft på den dagliga verksamheten. I Bilaga 2 återfinns dessutom en lista med de avvikelser som hittats vid tester på testserver. Den listan behöver gås igenom för att reda ut vad som behöver göras innan en driftsättning under 2010.
Sid 8 (12) 3.2 Ekonomi I detta avsnitt återfinns inga resultat i kronor utan allt är räknat i timmar. Alla omkostnader har gått direkt till IT-enheten, varför dessa inte heller är inräknade i detta avsnitt. Nedan följer den sista uppföljningen på projektet under projekttiden som avses ovan. Den tid som rapporterats på Sakai-förvaltning finns EJ medräknad nedan. Inte heller timmar som rapporteras direkt till IT-enheten, t.ex. support via Ulf Sperens. Slutsumman innebär att det vid projektets slut fanns 242 timmar kvar. Aktivitet Timmar dec Budgeterat dec Ackumulerade timmar Budgeterade timmar 2009 Kvarvarande timmar Projektledning 17,92 50 476,17 500 23,83 Dokumentation 5 41 136,58 370 233,42 Möten 0 0 120 135 15 Test 107,42 0 182,08 193 10,92 Krav 0 0 47,83 120 72,17 Utveckling 85,08 0 911,75 860-51,75 Övrigt 0 0 61,42 0-61,42 Totalt 215,42 91 1935,83 2178 242,17 3.2.1 Kommentar Av tidrapporten ovan kan man se att det gått mindre dokumentation än planerat och det beror dels på att det planerades att dokumentera samarbetsområden, dels på att de flesta av de moment som berört dokumentation har gått något under budget. Man kan också se att det gått mer utvecklingstimmar än planerat och det beror primärt på att uppgraderingen till 2.6 var betydligt mer omfattande än uppskattat. Glädjande är att totalsiffran ligger på 242 timmar under budget. Detta var också enligt önskemål från uppdragsgivaren, då vissa timmar ovan haft en något högre timtaxa, vilket behövde kompenseras med färre antal timmar totalt sett.
Sid 9 (12) 3.3 Nyckeltal Nedanstående nyckeltal baseras på Earned Value Management. Status slutade på 1.06, vilket betyder att projektet som helhet gått bättre än planerat. Man kan också se att detta berott på att CPI gått bra, då SPI landade på 1.0, vilket betyder att projektet avslutades på planerat projektslutdatum. Cost Performanc e Index CPI Schedule Performanc e Index SPI Budget at Completion BAC Estimate at Completion EAC Variance at Completion VAC Status 1,03 1,18 2178 2109 69 1,11 0,87 0,85 2178 2502-324 0,86 1,11 0,80 2178 1963 215 0,96 1,18 0,93 2178 1839 339 1,06 1,19 0,92 2178 1823 355 1,06 1,27 0,88 2178 1717 461 1,08 1,27 0,88 2178 1717 461 1,08 1,28 0,85 2178 1698 480 1,07 1,27 0,85 2178 1714 464 1,06 1,30 0,93 2178 1673 505 1,12 1,13 0,91 2178 1932 246 1,02 1,12 1,00 2178 1939 239 1,06 I bilaga 1 återfinns en graf som visar hur projektet fortlöpt.
Sid 10 (12) 4 Bilagor 4.1 Bilaga 1 - Earned Value
Sid 11 (12) 4.2 Bilaga 2 - Avvikelser vid tester av 2.6 De avvikelser som listas nedan har hittats under tester av Sakai 2.6 på testservern för Cambro. ID Ärende Prio Req Kommentar 1 Test & Quizzes m audio-frågor: Om en delfråga löper över testets totala tid ges missvisande info om att svaret sparas. Appleten och hänger sig i "bearbetar" om man därefter trycker på save. MH pekr0008 Samma beteende som i 2.5. 2 Test & Quizzes m audio: Klockan ser ut att "hoppa" (guit uppdateras inte tillräckligt ofta?). Funkar dock om man är medveten om dessa saker... H pekr0008 kan bero på "slö" klientdator. 3 Det finns dubblerade hjälpfiler i hjälpen. (Se t.ex. find. -name ardt.html) pekr0008 Syns inte för användare. 4 I Drop Box så ligger drop-downmenyerna "Add" och "Actions" aningen snett i förhållande till underliggande objekt. Gäller endast IE. pekr0008 5 Bör ta bort ordet Mondo från hjälpen på 5 ställen: https://sakaiutv1.umdc.umu.se/portal/help/tocdisplay/main?help=swed_webcontent https://sakaiutv1.umdc.umu.se/portal/help/tocdisplay/main?help=swed_emailarchive https://sakaiutv1.umdc.umu.se/portal/help/tocdisplay/main?help=swed_wiki https://sakaiutv1.umdc.umu.se/portal/help/tocdisplay/main?help=swed_samigo https://sakaiutv1.umdc.umu.se/portal/help/tocdisplay/main?help=swed_resources dali0001 6 änk till manual för Test & Quizzes i Mondo. Bör vara för Cambro eller generellt. https://sakaiutv1.umdc.umu.se/portal/help/tocdisplay/main?help=swed_samigo dali0001 7 Under QuickStart i hjälpen på https://sakaiutv1.umdc.umu.se/portal/help/tocdisplay/content.hlp?docid=quickstart så är beskrivnigne för hur kurssajter skapas felaktig. M dali0001 Fel även i 2.5 8 Storleken på sajterna är fel i hjälpen: https://sakaiutv1.umdc.umu.se/portal/help/tocdisplay/content.hlp?docid=faq Ska vara 2GB. dali0001 9 Under My Workspace ska det inte finnas en "Support"-länk. M dali0001 Tas bort mha sidor och realm. 10 Förnamn och efternamn sparas inte för gäster efter ändring under profil H dali0001
Sid 12 (12) 11 Förhandsgranska ett test i Test & Quizzes genererar ett StackTrace. Hittades i testsajt https://sakai-utv1.umdc.umu.se/portal/site/a008bb0bccd1-4a13-ae7b-cf1fd11a7d27 MH dali0001 12 Trots inaktivering av student är den ändå synlig i hantera grupper H dali0001 Ser ut att vara problem i Sakai 2.6. 13 Under instruktioner för "resultat" så står det Mondo i löptexten. dali0001 Ändras i InfoGlue 14 Går inte att spela in ljud i Test & Quizzes. Appleten startar, men när jag trycker på spela in så får jag felmeddelande om java.policy. MH dali0001 15 Forum krashade efter att en gästanvändare skapat ett nytt toppinlägg. Sedan kan man inte öppna ämnet, då kraschar verktyget. Har inte kunnat återskapa felet, men ämnet som kraschat går inte att öppna för någon användare. "https://sakai-utv1.umdc.umu.se/portal/site/92e06582-2a0b-4e09-828a- 8f220524b37e/page/c200bcf6-af09-4c14-a341-1d4a4e721176". Ämnet heter "Grupp 2". 16 Fel text när admin rättar en uppgift. "Rätta inte uppgifter i multipla webbläsarfönster eller flikar. Rätta endast uppgifter och navigera i Mondo i ett och samma webbläsarfönster." Mondo ska bytas mot Cambro. MH jema0056 jema0056 17 Forum. Kolumnen "Markera som läst" är för smal i tråd-vyn. Texten täcker ikonen. I ämnes-vyn täcker texten ikonen, som bara visas när man för musen över länken. 18 Blandning av engelska och svenska i den svenska beskrivningen av verktyget Resultat/Gradebook. Där förekommer även "Mondo", ska bytas mot "Cambro". jema0056 jema0056 Prio: MH=Mycket hög, H=Hög, M=Medel, =åg