Mötesanteckningar Miljöchefsmöte Göteborg 19 maj 2016 Program: Kl. 9.30 16.30, fika och mingel från 9.00 09.30 Välkomna och inledning 09.45 Utvärdering av miljösamverkans arbete 10.00 PAUS 10.15 Avtackning 10.30 Inspirationsföreläsning Pär Eriksson 12.15 LUNCH 13.30 Vår framtida miljösamverkan 14.00 Återkoppling från miljösamverkan - Mötesplats Goda Exempel - Kommunikation och Bemötande utbildningen - Skuggningsprojektet - Högskolor och studenter 14.40 Gruppdiskussioner inklusive fika 15.45 Uppsamling gruppdiskussioner 16.00 Avslutning Deltagare: 42 anmälda chefer, tre projektledare från miljösamverkan och en representant från GR. Sida 1 av 17
Inledning Maria Sigroth, GR hälsade alla välkomna. Dagens moderatorer var Per Kaarle, Mölndals kommun och Anna Engström, Lerums kommun. Länk till presentationen. Alla fick en goodie bag med bland annat en plansch på Det Önskade Läget och boken Tio tankar om ledarskap en obändig tro på förändring av Pär Eriksson samt bordsplaceringen. En introduktion skedde av röstningsverktyger Voto.se- analog plan. Vi övade på att använda verktyget på bland annat denna fråga: Representationen såg ut enligt kartan nedan på dagens miljöchefsmöte. Sida 2 av 17
Utvärdering av miljösamverkan Daniel Eek, styrgruppen MVG. Länk till presentationen. Inför nästa fyraårsperiod, 2017-2020, fanns behov av att utvärdera miljösamverkans arbete de senaste tre åren inom Miljösamverkan Västra Götaland (MVG) samt Miljösamverkan Halland (MH). Målgruppen för utvärderingen var miljöchefer i Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland, huvudmännen och oss själva. Utvärderingen gjordes gemensamt genom en workshop den 4 februari 2016 där styrgrupperna för miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland deltog. Utvärderingen gjordes inom fem områden: Hur har TUV omhändertagits? Projekten Livsmedel i miljösamverkan Samarbetet VG och Halland Deltagande och engagemang i miljösamverkan Utgångspunkten var om vi genom vårt arbete i miljösamverkan närmat oss Det Önskade Läget. Hur har TUV omhändertagits? Vi har behållit det som har högst värde för oss och som man inte kan hitta någon annanstans! Till exempel Mötesplats Goda Exempel, Kommunikation & bemötande utbildningen och chefsskuggningen. Vi har inte riktigt lyckats ta in TUV tankarna i projekten, än. Projekten Svårt att hitta projektgruppsdeltagare. Brister av förankring mellan projektgruppsdeltagare och chefer vad gäller tid. Måste ha tydligare mål, så att man vet vad man anmäler sig till. Livsmedel Att livsmedel är med i miljösamverkan är en förutsättning för att Det önskade läget ska uppnås. Vi ser att vi jobbar i stuprör i de olika arbetsområdena: miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel. Vi måste se helheten. Samarbetet VG och Halland Vi blir starkare tillsammans. Vi kan konstatera att vi arbetar mycket parallellt. Vi ser att det är viktigt att vi arbetar tillsammans, men är medvetna om att vi inte kan bli en organisation just nu. Sida 3 av 17
Deltagande och engagemang i miljösamverkan Deltagande och engagemang i miljösamverkan. Som förväntat, det är lättare att få högre deltagande under ett projekt som TUV, som pågår under en kort tid. Restid och deltagande står i konflikt med varandra. Synpunkter från deltagare på chefsmötet: Förslag är att vi har gemensam styrgrupp samt att vi arbetar med färre områden att arbeta med för att få mer gjort. Avtackning Cecilia Lunder, projektledare MVG Ulrica Samuelsson, ordförande styrgruppen MVG Cecilia började år 2001 som projektledare för MVG och Ulrika visste redan efter några månader att det var rätt att anställa henne. Cecilia är nyfiken, glad, strukturerad och duktig på att skapa gemenskap. Cecilia och Lasse har byggt upp MVG, som är en mall för många andra miljösamverkansorganisationer runt om i Sverige idag. Cecilia och Bodil drev Tillsynsutveckling i Väst mycket bra ihop. Det goda arbetet är orsaken till att vi alla sitter här idag. Cecilia arbetar nu på Länsstyrelsen i Västra Götaland som utvecklingsledare för en tvärgrupp som arbetar med miljömål- samt energi- och klimatarbete. TACK CECILIA FÖR DIN TID I MILJÖSAMVERKAN &LYCKA TILL MED DIN NYA TJÄNST! Sida 4 av 17
Inspirationsföreläsning om ledarskap och förändring Pär Eriksson, kommundirektör i Eskilstuna Det är viktigt att förstå varför medborgare reagerar som de gör i en kommun. Detta kan man göra genom att titta på kommunens historia. Eskilstuna var en industristad, som tappade 10 000 arbetstillfällen och därmed befolkningen. Medförde att missbruket ökade. Nu är staden på väg ut ur krisen. Arbetslösheten minskar. Nu är staden på väg mot att bli en kunskapsstad. Vill förflytta staden från en klassisk kommunal förvaltning till något nytt. Just nu består världen av svält, krig, 60 miljoner människor på flykt, miljöutmaningar, social oro i Europa där nationalismen ökar. Vi möter en ny värld. Den progressiva kraften i välden just nu är de unga kvinnorna, de har inga vapen och sitter inte i parlamenten. Det är kvinnor som står upp mot våld och våldtäkt. Många kvinnor med utländsk bakgrund är mycket begåvade och vill påverka det samhälle vi lever i. Det är viktigt för män att förstå detta. Världen är på väg åt rätt håll generellt sätt: minskad fattigdom och fler barn ges möjlighet till utbildning. Världen är i förändring det sker konstant förändring och vi måste förändra oss. - Internet - Kommunikationerna - Utbildning - Urbanisering (stadsbor är majoritet idag i världen (2015)) - Kvinnornas ställning Axel Oxenstiernas Sverige håller på att ritas om. Regionerna håller på att göras om och samlas kring de stora städerna. Fler regioner i Europa går samman och bildar starka regioner. Det är viktigt skapa bättre infrastruktur, så människor kan resa, för att motverka arbetslöshet. Kartorna ritas om och just därför ökar behovet av en ny typ av medarbetar- och ledarskap. Den kommunala organisationen, offentliga sektorn, har fungerat bra, men den har nu gjort sitt. Vi måste förändra den. Det är efterkrigsbarnen, hoppfullheten efter andra världskriget, som har byggt upp dagens samhälle. Det är deras barnbarn som ska förändra samhället. Vi är just nu i en förflyttning från den gamla organisationsformen till den nya organisationsformen. Från gamla Till nya Stark specialisering (stuprör) Detalj- och regelstyrning Struktur och organisation Myndighetstänkande Monopol Stabilitet Chefskap Tänka lika Kurs och konferens Samarbete (processer) Mål- och visionsstyrning Kultur och värderingar Tjänste- och servicetänkande (medarbetarskap) Konkurrens Ständig förändring Ledarskap (stödjande för medarbetarna) Mångfald (diversitet krävs för att kunna lösa problemen) Ständigt lärande Sida 5 av 17
Vad karaktäriserar moderna organisationer - Tydlig vision och idé - Arbetar med kultur och värderingar - Hanterar osäkerhet, snabbhet och ökad komplexitet - Omdefinierar arbetsprocesser - Utnyttjar ny teknik - Delaktiga och ansvarstagande medarbetare - Självständiga och kraftfulla enheter - Fokus på mötet (Allt handlar om mötet - Det är mötet som är värdeskapande) Allt handlar om mötet. Det är mötet som är värdeskapade. Går från: Beslut och information Individuella ansvaret Till: Dialog och coachning Kunskap och lärande Sida 6 av 17
Det är viktigt att vi har ett gemensamt språk i en organisation. Alla i organisationen behöver delta på träningsläger. Först ledarna och sedan medarbetarna. Eskilstuna har uppskattat att kommunen arbetar kontinuerligt och inte hoppar från metod till metod. Överenskommelsen och det personliga ansvaret Individuella samtalen - Skapar en överenskommelse - Tillfälle för förståelse och klargörande - Är uppföljningsbart (korta uppföljningsmöten) - Sätter fokus på uppdraget Detta skapar synliga chefer! Arbetslaget är organisationens viktigaste del. Förståelsen för att lärandet, ansvarstagandet och mandatet finns i arbetslaget. Arbetslaget satt alltid i cirkel för att kunna se varandra i ansiktet under mötet. De utgick alltid från sig själva, pratade om sitt eget arbete och lärandet i det. Vad och hur gör du? Jag vill lära mig hur du gör Lagarbete och samarbete är en individuell färdighet - Kunna agera i vilken grupp som helst - Ha fokus på uppgiften (behöver inte vara kompisar, har inte tid med teambuildning) - Vara nyfiken att se den andre - Vara rak och ärlig (ha ett bra språk med varandra, så blir inte folk sårade) Det finns inte plats för sårade prinsessor och prinsar Vad krävs av ledarskapet och av dig och mig när världen, regionen och våra kommuner är i stark rörelse? - Fokus på uppdraget - Starkt samarbetsinriktade - Emotionellt stabil ledare (organisationen är svajig, så det finns inte utrymme för starka känslor och utmattning) - Allt ljus på medarbetaren (Älska era medarbetare) - Synligt och autentisk i ledarskapet Goda samtal Sida 7 av 17
Vår framtida miljösamverkan Daniel Eek, styrgruppen MVG och Stefan Andersson, styrgruppen MH. Länk till presentationen. Styrgrupperna utgick från vad som kom fram i utvärderingen av de tre senaste åren och kom fram till att följande områden vill vi fortsätta med och utveckla vidare för att uppnå Det önskade läget i miljösamverkan: o Vårt samarbete MVG och MH mer resurser tillsammans, fler projektgruppsdeltagare att välja på, mer erfarenhetsutbyte. o Projekt o Mötesplats Goda Exempel o Kommunikation & Bemötande utbildning o Chefssamverkan Vi pratar ofta om Det Önskade Läget, men tänker vi samma målbild? Vi behöver prata om målbilden och skapa en gemensam målbild. I Kommunikationsstrategi och plattform för fortsatt samverkan finns texten Önskade läget, dec 2016 som beskrivs målbilden, men även den texten skapar utrymme för egna tolkningar. Vad innebär Vi är den myndighet vi själva vill möta för er i Det önskade läget? Detta kom fram vid diskussionen (sammanställning av de papper som lämnades in): Enkelt Tydligt Vänligt/hjälpsam att hitta rätt Lyssnande dialog Förutsägbart Tillgänglig Tidseffektiv och snabb respons Situationsanpassad Transparent Rättvis Kompetent och professionell Presigelöst möte Den jag möter ska lyssna på mig, ge tydliga svar och jag ska kunna lita på att svaret är korrekt Enkel att nå, enkelt att få svar, tydligt med vad som händer och vilka krav som ställs Projekt Projekten är bra, men vi behöver arbeta mer målinriktat mot Det önskade läget i projekten. Det ska framgå av projektbeskrivningarna samt ingå frågor i projektmallen om hur projektet planerar att arbeta mot Det Önskade Läget. Vi ska våga testa nya metoder och lära oss av varandra och andra aktörer i projekten. Rollerna projektledare, faddrar, styrgruppen, projektgruppsdeltagare inom projekten ska tydliggöras för att skapa tydlighet och effektivitet. Sida 8 av 17
Nytt förhållningssätt Ständig förbättring inom miljösamverkan och all vår verksamhet Vi behöver följa upp och utvärdera av det vi gör mer systematiskt för att uppnå Det önskade läget. På så vis kan vi dela med oss mer av våra erfarenheter och förbättra testade metoder. Ny utbildning Feedbackutbildning Förslaget är att vi ska anordna en Feedbackutbildning, som är en fortsättning av Kommunikation & Bemötande utbildningen. Den består av en teoridel och en praktisk del. Syftet med utbildningen är att lära sig att ge varandra feedback systematiskt, så att det sedan blir en naturlig del av vardagen. Leena Wikmalm och ReinoWikmalm, Svensson & Wikmalm, har utformat utbildningen i samarbete med Varbergs miljöförvaltning. Miljöchefsgruppen fick ta ställning till följande fråga: Plus en manuell röst på ja. Ökat engagemang Vi ska underlätta att mötas genom att hålla möten i Göteborg, när det är endagsutbildning eller kortare möten. Flerdagarsmöten, kan vi förlägga utanför Göteborg på valfri ort. Vi ska även använda oss mer av Lync/Skype. Det är viktigt att vi chefer visar vårt stöd för miljösamverkan. Informera mera om miljösamverkans verksamhet, skapa en tydlig koppling mellan miljösamverkans verksamhetsplan och den egna verksamhetsplanen, avsätt tid för deltagande i projekt och andra aktiviteter som anordnas av miljösamverkan samt informera och diskutera om Det önskade läget på era arbetsplatser. Följande fråga ställdes till mötesdeltagarna: Hur gör ni för att engagera medarbetarna i miljösamverkans arbete på er arbetsplats? Sida 9 av 17
Detta kom fram vid diskussionen (sammanställning av de papper som lämnades in): Vi chefer ska vara positivt inställda och prata positivt om det i alla sammanhang Viktigt att det avsätts tid i tillsynsplaneringen/verksamhetsplaneringen Chefen aktivt stöttar, tilldelar resurser till projektgrupperna Informera att det ger mervärde att träffa kollegor och kompetensutveckling att delta i projekten Skickar nya medarbetare till kursen Kommunikation & Bemötande Teamen får välja, föreslå och lägga till projekt i enkäten Svarar på enkäten gemensamt Diskuterar projekten vi är med i Ta upp om miljösamverkan på handläggarträffar Mål att delta i tre projekt per år Uppmuntra deltagande i Mötesplats Goda Exempel Arbeta vidare med det vi har lärt oss i Mötesplats Goda Exempel Låter kontaktpersonerna informera, samla in uppgifter och stämma av med chefen Återkoppling Mötesplats Goda Exempel (MGE) Daniel Eek, projektgruppen MGE samt styrgruppen MVG. Länk till presentationen. Projektgruppen satsade mycket på välkomnandet när mötesdeltagarna kom, gav till exempel dem en bok och biljett. Detta var mycket uppskattat av deltagarna. Navid Modiri inledde mycket bra. Han fick oss alla att skapa tillit till varandra och inse vikten av gemenskap genom en inspirerande föreläsning. Bland annat skulle vi krama (utan att röra) någon vi aldrig har träffat innan och gå baklänges tillsammans i ett mörkt rum. Detta skapade en härlig stämning som höll i sig båda dagarna. Dagarna innehöll många parallella pass med olika föredrag som hade koppling till Det önskade läget samt en Open space. Mötesplats Goda Exempel (MGE) avslutades med Kristina Stielli, som pratade om medarbetarskap och om hur vi bemöter varandra. Vi överför ofta våra problem till våra kollegor. Hon tipsade bland annat om att undersöka om man har ett problem genom att ställa frågan Kan du göra något åt det? Om svaret blir: Ja - Gör något åt det. Om svaret blir: Nej - Då är det inget problem. Utvärderingen av MGE visade att genomsnittet var 8,3 av 10 på nöjdhet. 84 % trodde att deras arbetsplats kommer att prova nya arbetssätt/på annat sätt kommer att utveckla verksamheten med hjälp av MGE. Styrgrupperna har diskuterat hur ofta MGE ska anordnas då det tar mycket projektledarresurser (ca 750 timmar) samt resurser för övriga i projektgruppen i anspråk. 750 timmar projektledarresurser motsvarar cirka tre tillsynsprojekt. Miljöchefsgruppen fick följande fråga: Sida 10 av 17
Plus en röst på vartannat år. Behovet av Kommunikation & Bemötande utbildningen Maria Andersson, projektledare MVG För att stämma av behovet av utbildningen Kommunikation & Bemötande med cheferna på mötet ställdes följande fråga: Det framkom att det var önskvärt att det skickas ut en enkät med en fråga om hur många medarbetare som varje kommun vill skicka på utbildningen Kommunikation & Bemötande de kommande åren. Utbildningsledarna Leena och Reino Wikmalm har sagt att det är mycket bra om kursdeltagarna övernattar mellan dag 1-2 i utbildningen, då kursdeltagarna arbetar länge tillsammans på kvällen samt att det är en del av utbildningen att vara tillsammans dessa två dagar dygnet runt. Effekten av utbildningen ökar därmed. Miljöchefsgruppen fick följande fråga: Sida 11 av 17
Plus en röst på ja. Lägesrapport från Skuggningsprojektet Johan Stern, ordförande chefssamverkan samt Anna Engström, Lerums kommun och Anna Kölfeldt, Trollhättan. Länk till presentationen. Projektet Chefssamverkan är en effekt av projektet Tillsynsutveckling i Väst (TUV) och projektgruppen består av Johan Stern, Anna Kölfeldt, Anna Säfsten, Annika Ekvall, Anders Ramberg, Patrik Giehler, Daniel Eek, Caroline Hagström och projektledare Maria Andersson. Syftet är att leda utvecklingen kring ledarfrågor genom att vara inspirationskälla och vara aktiva i valet av frågor att ta upp på chefsmötena. Den röda tråden på chefsmötena är Det önskade läget. Det omfattar även andra insatser till stöd för och utveckling av miljöcheferna som till exempel Chefsskuggningsprogrammet. Första omgången av chefsskuggningsprogrammet startade i vår och pågår nu. På höstens chefsmöte kommer chefssamverkan att presentera utvärderingen av skuggningsprogrammet. Anna E. och Anna K. berättade om sina erfarenheter av att skuggprogrammet. De tycker att det var lärorikt att skugga, men även att bli skuggad. Anna K., som har blivit skuggad, har fått mycket bra feedback av Anna E, som skuggade. Samverkan med högskolor och studenter Pia Gustafsson, Göteborgs Stad. Länk till presentationen. Projektet Högskola och studenter är en effekt av projektet Tillsynsutveckling i Väst (TUV) och projektgruppen består av Thomas Hammarlund, Pia Gustafsson, Patrik Giehler, Per Ola Svensson, Eva Berglund, Fredrik Cederholm och Annika Ekvall. Sida 12 av 17
Projektgruppen arbetar med att dela med sig till högskolor och universitet av det som vi har lärt oss inom TUV, det vill säga de mjuka delarna. De har haft möten med representanter från högskolorna och universiteten i Umeå, Göteborg, Lund och Halmstad. Högskolorna och universiteten är positiva till att samarbeta. Projektgruppen har påpekat, speciellt till Lund, att det är viktigt att det finns en bra livsmedelsutbildning. Projektgruppen vill arbeta vidare med att: Skapa ett mötesforum Få in kommunikation och bemötande i kursplanerna Diskutera praktikanter vad vill de få ut, vad vi vill få ut Diskutera examensarbete vad vill de få ut, vad vi vill få ut De har tagit fram förslag till syfte, mål och aktiviteter. Nästa steg är att Sätta ihop en rapport om det vi gjort Förslag till handlingsplan Rapportera till styrgruppen för miljösamverkan Information om fortsättning chefsmötet i höst Nytt möte med utbildningarna sannolikt under hösten eller vintern Sida 13 av 17
Gruppdiskussioner För att sprida goda exempel, inspirera varandra och lära varandra och komma på nya idéer hade vi gruppdiskussioner kring attraktiva arbetsplatser och ledarskap. Gruppdiskussionerna kunde handla om: Arbetsglädje Arbetsmiljö- stress mm (AFS:en) Kompetensflöde arbetsrotation Konkurrenskraft i offentlig sektor. Hur lockar vi medarbetare? Hur utvecklar vi och behåller personal? Nedan anges goda exempel som kom fram av gruppdiskussionerna (sammanställning av de papper som lämnades in): Arbetsglädje Att ge erfarna medarbetare chansen Att hitta rätt Stöd och trygghet medarbetare växer Rimlig arbetsbelastning och rimliga förväntningar Håll 40-timmars arbetsvecka Vårda relationerna på arbetsplatsen Det är roligt att gå till jobbet om någon ser vad jag gör jag gör skillnad Jag får vara med och bestämma Att förstå sin roll Arbetsmiljö Kartläggning, konsulter, individuella djupintervjuer Rätt person på rätt plats Utbildning för chefer i Göteborg Undvika duktig flicka Rimlig arbetsbelastning och rimliga förväntningar Ska finnas tid för en chef att hinna vara chef! Tid för att planera och reflektera. Kompetensflöde arbetsrotation Hur vi organiserar kontroll och tillsyn och skapar rotation det skapar robusta medarbetare SOLTAKS samarbete: Avtal mellan Stenungsund, Orust, Lysekil, Ale, Kungälv och Öckerö. Finns möjlighet att ta hjälp av andra kommuner beträffande personal. Sjuhärad har kompetenslistor Konkurrenskraft i offentlig sektor. Hur lockar vi medarbetare? Utveckling se till att vi erbjuder kompetensutveckling Arbetsrotation Ha bra stöd och bra stödsystem t.ex. ärendehanteringssystem, ekonomer, kommunikatörer Utveckla samverkan även mellan stödfunktionerna (bättre stöd för inspektörerna, lättare att snabbt bidra i andra kommuner, lättare att jämföra nyckeltal) Bli bättre på att tala om att vi är en bra arbetsplats - jobba hemifrån, flextid, tillåtet att vabba. Själv bestämma över sin arbetstid Välkomna tillbaka någon, som är i ett nytt läge av livet och vill börja igen. Trygg och säker arbetsplats Sida 14 av 17
Hur utvecklar vi och behåller personal? Skapa mångfald tänka nytt! Strategiska val Vara tydlig med förutsättningarna Använda Det Önskade Läget i kravprofilen i rekrytering Kompetensbaserad rekrytering Hitta dem som arbetar tillräckligt bra Kreativitet och driv Skapa nätverk för att låna personal mellan kommunerna när det gäller de smala verksamheterna. Avslutning och överlämning till höstens Chefsmöte i Halland Dagen som helhet och dess olika pass utvärderades med hjälp av Voto. Se resultatet nedan. Sida 15 av 17
Skala 1-5, där 5= mycket bra och 1= mycket dåligt Sida 16 av 17
Göteborgsregionen tackade för sig och lämnade över ansvaret till Halland. Höstens chefsmöte kommer att vara den 6-7 oktober 2016 på Stadshotellet i Varberg. Antecknat av: Teres Heidermark, projektledare/utvecklare Miljösamverkan Halland Sida 17 av 17