Vägledning för avrop från Brevförmedling Version 3, 2016-02-19

Vägledning för avrop från Brevförmedling Version 3, 2016-02-19

Innehållsförteckning 1. OM VÄGLEDNINGEN... 1 1.1 Inledning... 1 1.1.1 Innehåll och disposition... 1 1.2 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer... 1 1.2.1 Avropsberättigade... 1 1.2.2 Ramavtalsleverantörer... 2 1.2.3 Underleverantörer... 2 1.3 Definitioner... 2 1.4 Fortsatt arbete... 2 2. BREVFÖRMEDLING... 4 2.1 Ramavtalsområdets omfattning och avropsordning... 4 2.2 Ramavtalens omfattning... 4 2.2.1 Definitioner för brevförmedling... 4 2.2.2 Kundsupport... 8 2.2.3 Tjänsteområde... 9 2.2.4 Tilläggstjänster och tillkommande tjänster... 10 2.3 Ramavtalens giltighetstid... 11 2.4 Avropsordning... 12 2.4.1 Samtliga villkor fastställda... 12 2.5 Stöddokument för avrop... 12 3. AVROPET... 13 3.1 Steg 1 Utformning av avropsförfrågan... 13 3.1.1 Allmänt om avrop... 13 3.2 Steg 2 Utskick av avropsförfrågan... 13 3.2.1 Dokument... 13 3.3 Steg 3 Teckna kontrakt... 15 3.3.1 Kontraktets giltighetstid... 15 3.3.2 Kontraktsvillkor... 15

Versioner Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt: 1.0 2015-02-27 1.1 2015-02-27 Innehållsförteckning 3. Avropet 2 2015-03-31 Modellen som illustrerar avropsprocessen är borttagen. 2.2.4 tilläggstjänster. Rubriken Tillkommande tjänster är revidering gjord av leverantör. Enligt nedan. Överlåtelse av ramavtal inom Brevförmedlingstjänster 3 2016-02-19 Statens inköpscentral har godkänt överlåtelse av ramavtal från Luleå Mail HB, orgnr 969640-7783, till Norrbottens Media Distribution AB, orgnr 556931-8347, fr.o.m 2016-02- 01. 4 februari 2016

1 1. Om vägledningen 1.1 Inledning Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (nedan kallad SIC) har tagit fram denna vägledning i syfte att ge stöd till avropsberättigade myndigheter/organisationer vid avrop mot ramavtal gällande Brevförmedling. Även ramavtalsleverantörer kan ha nytta av vägledningen även om den i första hand ger ett myndighetsperspektiv på avrop. På www.avropa.se finner du mer information om ramavtalsområdet, samt kontaktuppgifter till ramavtalsansvarig och ramavtalsleverantörer. Vägledningen innehåller rekommendationer från SIC, men det är avropets omfattning och komplexitet, samt eventuell användning av elektroniska system för avrop, som avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. 1.1.1 INNEHÅLL OCH DISPOSITION I vägledningens inledande del presenteras avropsberättigade, ramavtalsleverantörer, samt definitioner. I vägledningens avsnitt om ramavtalet får myndigheten information om själva ramavtalsområdet. Kapitlet om avropet redogör i sin tur för de olika stegen i avropsprocessen. Slutligen följer ett kapitel med praktiska råd kring avropet, samt eventuella bilagor. 1.2 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer 1.2.1 AVROPSBERÄTTIGADE Ramavtalen för Brevförmedling kan nyttjas av statliga myndigheter, samt offentligt styrda organ som lämnat fullmakt,vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Avropsberättigade organisationer finns angivna på www.avropa.se.

1.2.2 RAMAVTALSLEVERANT ÖRER Ramavtalsleverantörer inom ramavtalsområdet framgår av www.avropa.se. Brevförmedlingstjänster 1.2.3 UNDERLEVERANTÖRER En underleverantör är ett företag som bistår ramavtalsleverantören med tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. 1.3 Definitioner Nedan definieras vissa centrala begrepp inom ramavtalsområdet. Observera att ord som definieras i denna vägledning skrivs med stor (versal) begynnelsebokstav i ett avtal för att markera att det refererar till ett definierat ord i ramavtalet. I denna vägledning skrivs de emellertid med liten (gemen) begynnelsebokstav. Med myndighet avses i denna vägledning avropsberättigade organisationer, det vill säga statliga myndigheter, vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Begreppet leverantör syftar i denna vägledning på ramavtalsleverantörer inom det aktuella ramavtalsområdet. Samtliga leveranser över ramavtalet avser tjänster som leverantören tillhandahåller. Avrop: Vid avrop avgörs vilken ramavtalsleverantör som får leverera efterfrågad tjänst. Avrop sker per ramavtalsområde. Hur detta går till framgår närmare av denna vägledning. Se även www.avropa.se. De dokument som sänds till ramavtalsleverantörerna kallas avropsförfrågan. Ramavtalsleverantörernas svar kallas avropssvar. Med kontrakt avses ett leveransavtal med varu- eller tjänsteleverantören med successiva leveranser över tid. Kontraktet inom Brevförmedling samt de allmänna villkoren innehåller villkor för parternas överenskommelse. 1.4 Fortsatt arbete Vägledningen uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis och i takt med erhållen praktisk erfarenhet. Det är alltid den senaste publicerade versionen på www.avropa.se som gäller. Dina

3 kommentarer till vägledningen är värdefulla. E-posta gärna dina synpunkter till ramavtalsansvarig (se www.avropa.se) eller till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se.

2. Brevförmedling 2.1 Ramavtalsområdets omfattning och avropsordning Nedan följer en kort beskrivning av Brevförmedlings omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. För mer fördjupad information om ramavtalet hänvisas till www.avropa.se 2.2 Ramavtalens omfattning Brevförmedling omfattar brevförmedlingstjänster samt tilläggstjänster med nära och naturlig anknytning till brevförmedlingstjänster. Ramavtalet omfattar inte förmedling av information via filer/datorsystem/internet till leverantör för utskrift- och kuvertering (printerföretag) och meddelandeväxel. 2.2.1 DEFINITIONER FÖR BREVFÖRMEDLING Förklaring till begrepp som ingår i utförandet av tjänst/erna. Definitioner Adresserad direktreklam (ADR) Utskick av inrikes brevsändning till en specifik och angiven mottagare som innehåller reklam och/eller samhällsinformation. Adressat En person eller företag till vilken försändelsen är adresserad. A-post Inrikes brevförsändelse som normalt delas ut senast den första (1) helgfria vardagen efter dag för postinlämning. B-post Inrikes brevförsändelse som normalt delas ut senast den tredje helgfria (3) vardagen efter dag för postinlämning.

5 Brevlådeadresserad direktreklam (BDR) Utskick där adressaten är en adress/brevlåda och således inte namngiven. Selektering är möjlig utifrån avsändarens preferenser. Brevförsändelse Adresserad och försluten försändelse som väger högst 2 kg enligt definitionen i postlagen. Vykort, brevkort och liknande försändelser jämställs med brevförsändelse. Brevsändningar Distribution av A- eller B-post av samma format och vikten för försändelserna får skilja upp till 30 gram per försändelse, t.ex. 13-43 gram i samma sändning. Maximala vikten för respektive försändelse får vara högst 2 kg. En brevsändning kan lämnas för distribution antingen osorterad eller sorterad. Brevsändning osorterad Brevförsändelser i enlighet med definitionen av brevsändningar som är osorterade och antalet försändelser måste bestå av minst 500 stycken. Brevsändning sorterad Brevförsändelser i enlighet med definitionen av "brevsändningar" som sorterade i postnummerordning vid inlämning och lådlagda/buntade och adresserade till respektive postnummerområde. Antalet försändelser måste bestå av minst 500 stycken. Brevterminal Anläggning för inlämning, sortering och distribution av brev. Eget postnummer (storkundpostnummer) Se definitionen i avsnitt 4.3. i skriften "Postnummersystemet i Sverige" (gällande fr.o.m. mars 2013). Länk: https://www.posten.se/sv/documents/pdf/postnummersystemet_i_sv erige.pdf Expressbrev inrikes och expressbrev utrikes Avses brevförsändelse som delas ut i särskild ordning enligt vid var tid gällande särskilda leveransbestämmelser. Vid express finns spårning hela vägen och försändelsen går ej med övriga försändelser/ linjer.

Frankeringsmaskin En maskin som utför frankering av försändelser. Frankeringsservice En tjänst som innebär att postoperatörerna ombesörjer frankering av brev för avsändarens räkning. Geografiskt område Med geografiskt område avses Hela Sverige, Regionalt eller Lokalt. Hämtning Avses att postoperatören hämtar beställarens utgående post på vardagar och levererar denna till av Beställaren anvisad plats. Konsolidering Sammanslagning av försändelser från olika avsändare till större sändningar. Konsolidatorer En aktör som utför konsolidering. Oadresserad direktreklam (ODR) Utskick av inrikes försändelse till mottagare, dvs. inte specifik/-a och angiven/angivna mottagare. Avsändaren väljer istället att skicka ut försändelser i valda områden till alla hushåll och företag som inte undanbett sig reklam. Oadresserad samhällsinformation En försändelse enligt definitionen oadresserad direktreklam men som istället för reklam innehåller samhällsinformation. Oadresserad samhällsinformation delas ut till alla hushåll, även de mottagare som undanbett sig reklam. Avsändare av samhällsinformationen är upphandlande myndigheter enligt definitionen i LOU, politiska partier och religiösa samfund. Posttidning A och Posttidning B En inrikes tidning som är registrerad i Postens tidningsregister och som innehar utgivningsbevis för periodisk skrift utfärdat av Patentoch registreringsverket. För att utgivningsbevis ska utfärdas krävs att det är fråga om en skrift tryck med en bestämd titel som ges ut minst fyra (4) gånger per år enligt en utgivningsplan, se TF 1 kap. 7.

7 Posttidning A delas normalt ut första (1) helgfria vardagen efter inlämningsdagen. Posttidning B delas normalt ut inom tre (3) helgfria vardagar efter inlämningsdagen. Postutlämningsställe Med postutlämningställe avses Beställarens postboxadress eller dess egna postnummer(storkundpostnummer). 1:a klassbrev med tillägg (tidigare REK) Brevförsändelser som är möjliga att spåra och endast lämnas ut mot kvittens av mottagaren och för vilka postoperatören ansvarar för innehållet till ett visst belopp. Avsändaren får ett inlämningskvitto och försändelsen kvitteras av mottagaren. REK utrikes Rekommenderad försändelse utrikes Brevförsändelse som är möjliga att spåra i de mottagarländer där möjlighet till spårning föreligger och som distribueras och delas ut enligt vid var tid gällande leveransbestämmelser till och i mottagarlandet och avsändaren får leveransbekräftelse. Svarspost frisvar Inrikes brevförsändelse för vilken avsändaren betalar returportot. - Med svarspost avses ett/en i försändelsen medskickat kort, kuvert eller kupong med tryckt svarspostlayout som mottagaren kostnadsfritt kan använda för att svara på den mottagna försändelsen. - Med frisvar ska förstås att mottagaren, genom att märka valfritt kuvert med "Frisvar" samt uppgiften om mottagaren, kostnadsfritt ska kunna svara på beställarens försändelse. Taxering av försändelser Prissättning/debitering via faktura utifrån uppdelning av försändelser efter antal, vikt och försändelseslag. Treställigt postnummer Ett område som bestäms utifrån de tre första siffrorna av postnumret och som huvudregel utgör ett geografiskt sammanhängande område. Indelningen i områden utgår från vad som är rationellt i posthanteringssammanhang, t.ex. för sortering. Tjänsteområde Med tjänsteområde avses respektive tjänsteområde som anges.

Utdelning Innebär att postoperatören delar ut de försändelser till den angivna adressen på försändelsen. Kostnaden för detta ingår i portokostnaden för försändelsen. Utkörning av försändelser En tjänst för beställare som har en postboxadress eller Eget postnummer. Postoperatören eller dennes eventuelle underleverantör levererar försändelser från beställarens postutlämningsställe eller av denne angiven plats till av beställaren angiven adress. Utrikes Kurir/EMS Express Mail Service Utrikes distribution av försändelse direkt till mottagarens dörr med möjlighet till spårning. Utrikes A-post och B-post Brevförsändelse som distribueras och delas ut enligt vid var tid gällande leveransbestämmelser till och i mottagarlandet. Värdeförsändelse En försäkrad försändelse bestående av betalningsmedel, dokument och/eller annat värdefullt innehåll som hämtas ut mot kvittens av mottagaren. 2.2.2 KUNDSUPPORT Ramavtalsleverantören ska konstnadsfritt tillhandahålla support och rådgivning till beställare. Supporten ska nås via telefon och e-post mellan kl. 08.00 och 17.00, svensk tid, varje helgfri arbetsdag året runt. Ramavtalsleverantören ska ha personal i supporttjänsten som ska kunna kommunicera på svenska med beställare i både tal och skrift. Kundsupporten ska bl.a kunna ge support och rådgivning i följande frågor: Ange var i transportkedjan försändelser är. Detta gäller dock bara i de fall spårning är möjlig med hänsyn till den aktuella tjänsten. Kundspecifik information, t.ex kundnummer och fakturafrågor.

9 Allmän information om ramavtalsleverantörens tjänster. Returer. Kundsupporten ska kunna ta emot klagomål och tillse att dessa hanteras på ett lämpligt sätt. Dessutom ska kundsupporten kunna ta emot reklamationer från beställaren och hantera dessa på ett lämpligt sätt. Personal i supporttjänsten ska ha god kännedom om innehållet i tecknat ramavtal samt ha kunskap om tjänsterna som omfattas av ramavtalet och dess användningsområde. 2.2.3 TJÄNSTEOMRÅDE Nedan framgår vilka tjänsteområden som ingår i Brevförmedling. A) Hela Sverige 1. Förmedling av brevförsändelser, A-post 2. Förmedling av brevförsändelser, B-post B) Regional nivå 1. Förmedling av osorterade brevsändningar, A-post 2. Förmedling av osorterade brevsändningar, B-post 3. Förmedling av sorterade brevsändningar, A-post 4. Förmedling av sorterade brevsändningar, B-post 5. Förmedling av sorterad ADR, B-post 6. Förmedling av icke-buntad (exklusiv) ODR 7. Förmedling av Posttidning A sorterad samt osorterad 8. Förmedling av Posttidning B sorterad 9. Förmedling av Posttidning B osorterad C) Lokal nivå 1. Förmedling av brevförsändelser, A-post 2. Förmedling av brevförsändelser, B-post D) Utrikes Europa och övriga världen

1. Förmedling av utrikes brevförsändelser, 1:a-klassbrev "Prioritaire" och ekonomibrev 2.2.4 TILLÄGGSTJÄNSTER OCH TILLKOMMANDE TJÄNSTER En ramavtalsleverantör får under ramavtalsperioden byta och lägga till tilläggs- och tillkommande tjänster under förutsättning att dessa har nära anknytning till Brevförmedlingstjänster. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att avgöra huruvida ett byte eller tilläg har en nära anknytning till ramavtalet. Parterna ska skriftligen överenskomma om utförandet av tilläggs- och tillkommande tjänster. Beställaren har rätt att nyttja tilläggs- och tillkommande tjänster som ramavtalsleverantören kan tillhandahålla. Tilläggstjänster Av tabellen nedan framgår vilka ramvtalsleverantörer som erbjuder tilläggstjänster samt vilka tilläggstjänster som erbjuds: Ramavtalsleverantör Bring Citymail Tilläggstjänst/-er - Retur- och Registervårdstjänster - Brevlådeadresserad direktreklam - Upphämtning från postproducent Kiruna Mail - Lämning av post fm - Interposthantering Norrbottens Media Distribution AB - Utkörning - Paketleverans inom utdelningsområde - Frankeringsservice PostNord Sverige - Intern Postservice

11 - Frankeringsservice - Svarspost inrikes - Svarspost utrikes - Fastighetsselekterat - 1:a klass brev med tillägg - Adressinformation - EMS - Postservice Vidaresändning av post - Varubrev och Varubrev retur - ODR Standard - ODR Samhällsinformation Samlad - Frankostämplad post inrikes - Frankostämplad post utrikes - Utkörning och Hämtning SDR Svensk Direktreklam - Klimatkompensering - Effektmätning Tillkommande tjänster Tjänster med nära och naturlig anknytning till brevförmedlingstjänster som inte efterfrågats i upphandlingen, men som ramavtalsleverantör vill erbjuda efter avtalsstart och som godkänts av Statens inköpscentral. 2.3 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen är giltiga från och med 2015-04-01 till och med 2017-03-31 och kan förlängas på initiativ av SIC i upp till 24 månader, det vill säga maximalt till och med 2019-03-31.

Den totala löptiden inklusive förlängningar kan uppgå till maximalt 48 månader. Att ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av kontrakt som ingåtts under ramavtalets giltighetstid. Kontrakt kan emellertid inte ingås efter det att ramavtalets filtighets tid gått ut. Detta hindrar dock inte att leverans kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att kontrakt tecknats inom ramavtalets giltighetstid. 2.4 Avropsordning Nedan beskrivs avropsordningen i det aktuella ramavtalet. 2.4.1 SAMTLIGA VILLKOR FASTSTÄLLDA För detta ramavtalsområde gäller att samtliga villkor är fastställda. Ramavtal har tecknats med (1) leverantör för respektive tjänsteområde avseende tjänsteområdena A1 A2 samt D1. Ramavtal har tecknats med en (1) leverantör per treställig postnummernivå för respektive tjänsteområde avseende tjänsteområdeb1 B9. Ramavtal har tecknats med en (1) leverantör per treställig postnummernivå för respektive tjänsteområde avseende tjänsteområde C1 C2. 2.5 Stöddokument för avrop Om behov uppstår kan SIC komma att under ramavtalsperioden tillhandahålla avropsblanketter som rekommenderas för att underlätta avrop för myndigheter och leverantörer. Föreligger behov av sådan avropsblankett vänligen kontakta ramavtalsansvarig.

13 3. Avropet 3.1 Steg 1 Utformning av avropsförfrågan 3.1.1 ALLMÄNT OM AVROP Inför ett avrop från ramavtalen bör en behovsanalys göras för att fastställa vilka tjänster inom ramavtalsområdet som myndigheten har behov av. Behovsanalysen och den information som eventuellt inhämtats från ramavtalsleverantören används som underlag i avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för ramavtalsleverantören att lämna ett optimalt svar på myndighetens avropsförfrågan. 3.2 Steg 2 Utskick av avropsförfrågan 3.2.1 DOKUMENT STÖD FÖR VAL AV RAMAVTALSLEVERANTÖR På www.avropa.se under fliken Gemensamma dokument använder du dokumentet Stöd för val av leverantör.utifrån det väljer du tjänst och ramavtalsleverantör. Beställare avropar genom att, utifrån sitt aktuella behov, vända sig direkt till den antagna Ramavtalsleverantören på aktuellt tjänsteområde och/eller treställigt postnummer. Beställaren ska kunna genomföra Avrop via e-post och telefon. Ramavtalsleverantören ska vid Avrop tillhandahålla de Tjänster som omfattas av Ramavtalet. I och med att Avrop sker upprättas Kontrakt

mellan Beställare och Ramavtalsleverantören avseende de Tjänster som ska levereras. Underleverantör kan inte besvara Avropsförfrågan eller teckna Kontrakt med Beställare. Beställaren har rätt att vid tecknandet av Kontraktet närmare precisera detaljer avseende Tjänsterna, exempelvis gällande tider för utkörning, hämtning samt taxering/sortering. Allmänna villkor reglerar de villkor som ska gälla för det enskilda Avropet. För det fallet att vissa specifika villkor avseende utförandet av viss tjänst inte regleras av de handlingar som räknas upp i ramavtalets punkt 1.1.5. samt de bilagor som anges i ramavtalets punkt 1.1.4., får dock Ramavtalsleverantörens egna tjänstevillkor tillämpas. Ramavtalsleverantörens egna tjänstevillkor gäller dock enbart under förutsättning att de inte strider emot eller regleras av de handlingar som angetts ovan. Beställaren har rätt, om denne så önskar, att själv ombesörja transporter som Ramavtalsleverantören offererar inom ramen för detta Ramavtal. Beställaren har rätt att nyttja och efter behov valfritt välja en, flera eller samtliga tjänsteområden enligt nedan: Hela Sverige (tjänsteområde A1-A2), Beställare vänder sig till antagen Ramavtalsleverantör för tjänsteområde A1 och/eller A2. Regional nivå (tjänsteområde B1-B9), Beställare vänder sig till antagen Ramavtalsleverantör för aktuellt treställigt postnummer. Mottagaradressen är avgörande i de fall tryckning, sortering etc görs på tryckeri-/printerföretag. Postoperatörsseparering ombesörjs i normalfallet av tryckeri-/printerföretaget. I de fall tryckning, sortering, postoperatörsseparering etc inte görs av tryckeri-/printerföretag ska Ramavtalsleverantören på avsändaradressen, genom hämtning, tillse att försändelsen distribueras vidare till mottagaradressen. Lokal nivå (tjänsteområde C1-C2), innebär att Tjänsterna kan nyttjas om avsändare och mottagare befinner sig inom ett och samma treställigt postnummer. Beställare vänder sig till antagen Ramavtalsleverantör för aktuellt treställigt postnummer. Utrikes Europa och övriga världen (tjänsteområde D1), Beställare vänder sig till antagen Ramavtalsleverantör för tjänsteområdet D1. AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL

15 Vid behov är det möjligt att precisera villkoren. Detta ska dock göras med försiktighet och med hänsyn till de grundläggande principerna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Om eventuella kontraktsvillkor har specificerats i avropsförfrågan respektive avropssvar ska detta skrivas in i kontraktet. I övrigt gäller alltid ramavtalets villkor. 3.3 Steg 3 Teckna kontrakt Nedan beskrivs steg 3 kontraktsteckning 3.3.1 KONTRAKTETS GILTIGHETSTID Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid och får aldrig överskrida denna med mer än Statens inköpscentral bedömer att ett avrop från ramavtalet kan ha en löptid om maximalt 48 månader. Kontraktet ska ha tecknats inom ramavtalets giltighetstid men fullgörandet kan ske även efter att ramavtalet har upphört. 3.3.2 KONTRAKTSVILLKOR Vid avrop ska Allmänna villkor gälla mellan beställaren och ramavtalsleverantören, se ramavtalets huvudtext och Allmänna villkor. Därutöver måste även en specifikation (det vill säga överenskommen omfattning av leveransen/tjänsterna samt funktionella och andra krav) upprättas och bifogas kontraktet mellan beställaren och ramavtalsleverantören.