Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun

Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun Fastställd av Kf 7 Den 2010-11-29 Kommunfullmäktige 2010-11-29 10 Kommunstyrelsen 2010-10-22 12 Kf 7 Ks 155 Dnr 2010.270 040 Ekonomiska styrprinciper Från ekonomiavdelningen föreligger förslag till ekonomiska styrprinciper och styrmodell för Smedjebackens kommun. Bil Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna förslag till ekonomiska styrprinciper. Kommunfullmäktige beslutar att bifalla kommunstyrelsens förslag. Sidan 1 av (1) Postadress Telefon Telefax E-post/Internet Bankgiro Org.nr 777 81 Smedjebacken 0240 66 00 00 vx 0240 742 41 kommun@smedjebacken.se 820-9538 SE2120002205 www.smedjebacken.se Säte: Smedjebacken

Antagen i Kommunfullmäktige den 2010-11-29 7 Ekonomiska styrprinciper och styrmodell för Smedjebackens kommun

Innehållsförteckning Inledning och bakgrund...3 Formell styrning...3 Fördelning av ansvar...4 Ramar...4 Ekonomiska beslut...5 Decentraliserat ekonomiskt ansvar...5 Fastigheter...5 IT...5 Projekt...6 Policy...6 Riktlinjer...7 Uppdragsgivaren...7 Styrgrupp...7 Projektledaren...8 Projektgruppen...8 Referensgrupp...8 Facklig medverkan...8 Projektspecifikation...9 Projektplan...9 Över- och underskott...9 Löpande ekonomisk uppföljning...9 Investeringar...10 Intern kontroll...10 2

Inledning och bakgrund I varje kommun skall finnas en beslutande församling, kommunfullmäktige. Fullmäktige skall tillsätta en kommunstyrelse och de nämnder som utöver styrelsen behövs för att fullgöra kommunens uppgifter. Kommunstyrelsen har en särställning bland nämnderna genom att kommunallagen förutsätter att den skall leda och samordna förvaltningen och ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Den konkreta ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och övriga nämnder framgår ytterst av de reglementen och styrprinciper som fastställts av kommunfullmäktige och den delegation som fullmäktige lämnat till styrelse och nämnder. Formell styrning Kommunfullmäktige är det organ som fastställer budgeten för kommande år och flerårsplanen för ytterligare två år. Kommunallagen fastställer bland annat att kommunen skall varje år upprätta en budget för nästa kalenderår, att budgeten skall upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna att för verksamheten skall anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning och att för ekonomin skall anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Fullmäktige fastställer anslaget på nämndsnivå. Inom Smedjebackens kommun innehåller budgeten följande delar: - kommunplan, som skall bygga på fastslaget framtidsprogram, nu Vision 2015, de av kommunstyrelsen fastställda gemensamma planeringsförutsättningarna och nämndernas framtagna nämndplaner. Dokumentet skall beskriva vilken verksamhet som skall bedrivas samt vilka övergripande mål som finns för kommande år. Det skall finnas mål av inriktningskaraktär, som anger verksamhetens inriktning under följande år och på sikt, samt mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning, och anger hur verksamheten kan utövas ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt på ett tillfredsställande sätt. Kommunplanen skall, efter att den fastställts av fullmäktige, av respektive nämnd brytas ner i mer detaljerade mål för de olika verksamheterna. - resursplan, som för respektive nämnd redogör för vilka ekonomiska resurser som finns för att genomföra verksamheterna i kommunplanen, - investeringsplan, som redovisar, per objekt eller typ av objekt, vilka investeringar som fullmäktige beslutat göra Den verksamhet som finns beskriven i kommunplanen skall följas upp såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt av respektive nämnd under det år budgeten avser. Målen i kommunplanen skall ses som den slutliga beställningen från kommunfullmäktige på kommande års verksamhet. Inom respektive nämnds verksamhetsområden finns även andra styrdokument och planer som påverkar driften av verksamheten. Det är upp till respektive nämnd att följa upp även dessa mål i en omfattning som fastslagits. 3

Fördelning av ansvar I resursplanen fastställer fullmäktige anslag på nämndsnivå. Fördelning av ekonomiskt ansvar mellan olika nivåer i organisationen beskrivs nedan: Kommunfullmäktige - fastställer anslag per nämnd - beslutar om justeringar under året mellan nämnderna - fastställer total investeringsnivå samt investeringsvolym per objekt/typ av objekt Kommunstyrelsen Har enligt kommunallagen och på kommunfullmäktiges uppdrag att leda och samordna förvaltningens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet Nämnden Har ansvaret för att bedriva sin verksamhet inom av fullmäktige fastställt anslag och kommunplan och - fastställer anslagen per resultatenhet och ger därmed attesträtt och ekonomiskt ansvar (budgetansvarig) till de befattningshavare som definierats genom sina tjänster. - beslutar om ekonomiska justeringar under året mellan olika resultatenheter - beslutar om investeringar inom ramen för diverse investeringar eller annan, av fullmäktige beslutad, särskilt specificerad investeringsram per nämnd Kanslichefen - har ett övergripande ansvar för samordning av förvaltningschefsgruppen Förvaltningschef - har inför nämnden ansvaret för verksamheten inom sin förvaltning och att genomföra uppdraget inom givna ekonomiska ramar under budgetåret Enhetschef/budgetansvarig - har ansvaret och befogenheterna att driva sin resultatenhet inom ramen för sin budget. Ramar Kommunfullmäktige fastställer ekonomisk ram per nämnd. Den ekonomiska ramen uttrycks i nettotermer och benämns kommunbidrag. Resultatenhetens ramar (internbudgeten) fastställs av nämnd inom ramen för det av kommunfullmäktige fastställda anslaget. Bruttokostnader och övriga intäkter redovisas också i internbudgeten. Bruttokostnaden utgör ett tak för den attesträtt som tillkommer den som är ekonomiskt ansvarig för resultatenheten och som definieras via sin tjänst i internbudgeten. Då en resultatenhet erhåller externa medel som ej är av principiell betydelse och där det rör sig om mindre belopp, krävs dock ingen revidering av internbudgeten. Ansvarig för resultatenheten skall inom sin ekonomiska ram göra de omdisponeringar som befinns nödvändiga för att kunna fullfölja det uppdrag som ålagts resultatenheten av nämnden. Omdisponeringen får ej medföra att verksamhetens inriktning förändras. 4

Ekonomiska beslut Beslut kommer även fortsättningsvis att tas i såväl kommunfullmäktige, kommunstyrelsen som i olika nämnder. Beslut i ärenden, som avviker från den löpande verksamheten enligt planen och som får ekonomiska konsekvenser, skall vara försedda med tydlig finansieringshänvisning. Det skall klart framgå hur och av vem kostnaderna, som är en följd av beslutet, skall täckas. Investeringar, som innebär volymökning alternativt ny eller utökad verksamhet, skall inför ett beslut alltid presenteras med en förkalkyl som innehåller såväl kapitalkostnader som övriga driftkostnader. När investeringen färdigställts skall en slutredovisning göras av investeringsprojektet. Slutredovisningen skall rapporteras till den nivå där beslutet fattats. Decentraliserat ekonomiskt ansvar Pengarna är yttersta restriktionen! Saknas ekonomiska resurser kan en insats ej genomföras. Bedömer nämnden att en åtgärd ändå måste vidtas skall först och främst omdisponering av ekonomiska resurser ske inom resultatenhetens ramar, därefter inom nämndens ekonomiska ramar. Först därefter kan anhållan om ytterligare medel tillställas kommunstyrelsen. Generellt gäller att en omdisponering av medel skall följa intentionerna i kommunplanen. En anhållan från nämnden om ytterligare ekonomiska resurser skall alltid åtföljas av en redovisning av vilka åtgärder och försök till lösningar som redan prövats inom nämnden. Kommunstyrelsen har därefter att ta ställning i frågan och komma med förslag till fullmäktige. Ett förslag till omdisponering/utökning av ekonomiska ramar skall alltid vara finansierat. Ansvar och befogenheter skall följas åt och vara decentraliserade inom organisationen så långt som möjligt. I enlighet med detta är det ekonomiska ansvaret och befogenheterna att nyttja beviljade medel decentraliserat till resultatenhet och enhetschef. Målsättningen är att man som enhetschef skall kunna påverka de resurser man har till sitt förfogande inom sin verksamhet. Inom alla områden gäller dock att helheten går före delarna. Koncernnyttan gäller framför nyttan för den enskilda enheten och kostnader skall minimeras genom samutnyttjande av resurser. Fastigheter Samtliga av Smedjebackens kommun ägda fastigheter förvaltas av kommunstyrelsen via teknik- och fritidsutskottet. Vid förändrat lokalbehov skall kontakt tas med tekniska enheten som ansvarar för kommunens hela fastighetsbestånd. Vid behov av lokaler skall kommunkoncernens lokaler i första hand nyttjas och i andra hand får externa lokaler hyras. Vid hyra av externa lokaler fattas beslut av teknik- och fritidsutskottet, eller i enlighet med delegationsordning av teknisk chef. IT Kommunstyrelsen ansvarar för den centrala IT-driften. IT-driften är samordnad inom kommunkoncernen och skall präglas av största möjliga nytta relaterat till hög kostnadseffektivitet och säkerhet. Vid anskaffande av IT-baserade system skall, där önskad funktion uppfylls av flera olika system, välja det system, som med hänsyn taget till kommunens totala driftmiljö, är det mest 5

lämpade. Godkännande skall inhämtas från kommunstyrelsens IT-enhet innan beställning sker. Kostnaderna för IT-driften fördelas på brukarna utifrån nyttjandegraden. Projekt Projektpolicy och riktlinjer Projektpolicyn med riktlinjer syftar till att göra projektarbetet som arbetsform effektivt samt att ange hur man arbetar i projekt inom Smedjebackens kommun. Policy Ett projekt innehåller följande delar och alla nämnder/styrelser och förvaltningar / resultatenheter skall arbeta i enlighet med denna policy. Ett projekt skall ha ett bestämt avgränsat mål och syfte ha en klart avgränsad projekttid vara finansierad ha skriftliga direktiv (projektspecifikation) ha en projektplan ha en styrgrupp och en projektgrupp följas upp för mätning av måluppfyllelse och tillvaratagande av erfarenheter Alla nämnder, styrelser och utskott som har medel avsatta för projekt skall skapa rutiner för hur man redovisar och driver projekt. Innan beslut skall tas att delta i projekt skall projektets mål och syfte kritiskt utvärderas med avseende på vad projektet kan tillföra kommunen. Projektets risker som till exempel brist på resurser, otydligheter i beställning, tidsbrist och omvärldsfaktorer skall vara under kontroll innan projektet startar. 6

Riktlinjer Projektorganisation Kommunstyrelsen, via dess arbetsutskott är uppdragsgivare för kommunövergripande projekt. För verksamhetsspecifika projekt är respektive nämnd eller utskott uppdragsgivare. Uppdragsgivare Projektspecifikation Styrgrupp Referensgrupp Projektledare Projektplan Projektgrupp Referensgrupp Uppdragsgivaren Är huvudansvarig för projektet. Initierar och beslutar om projektets genomförande. Utser ledamöter i styrgruppen. Ger skriftliga direktiv (projektspecifikation). Av direktiven skall framgå ett tydligt målsatt uppdrag, projektorganisation, tids- och kostnadsramar, uppföljnings- och rapporteringsformer. Fastställer projektplan. Beslutar om tidpunkter då projektet skall rapportera till uppdragsgivaren. Beslutar när projektet skall vara genomfört eller skall avslutas av andra skäl. Beslutar om finansieringen av projektet. Samråd bör ske före projektstart mellan uppdragsgivaren och ansvarig förvaltningschef / resultatenhetschef om vem som betalar projektledarens lön under projekttiden. Om projektet berör flera verksamheter är det lämpligt att direktiven går ut på remiss till berörda. Styrgrupp Styrgruppen utses av uppdragsgivaren. Kan bestå av ansvariga politiker, förvaltningschef /resultatenhetschef och verksamhetsansvariga tjänstemän, om inte annat beslutas av uppdragsgivaren. Ger projektledaren uppdrag att ta fram en projektplan. 7

Bedömer vilken kompetens som behövs i projektgruppen. Utser projektgrupp (projektmedarbetare), i samråd med berörda. Fastställer ansvar och befogenheter för projektledaren samt ger det stöd som projektledaren behöver. Leder och följer projektarbetet fortlöpande. Avgör om det är motiverat med en referensgrupp. Projektledaren Projektledaren utses av styrgruppen. Ansvarar för att projektet genomförs enligt direktiv och enligt styrgruppens anvisningar. Har budgetansvar och disponerar projektets resurser samt ansvarar för att den ekonomiska redovisningen sker enligt kommunens gällande rutiner och anvisningar. Utarbetar projektplan, som föreläggs styrgruppen och beslutas av uppdragsgivaren. Framställer underlag som dels redovisar projektets verksamhetsnytta, dels utgör grund för utvärdering och framtida uppföljning av projektet. Vid projekt som helt eller delvis är externt finansierade måste rapportering även ske enligt finansiärernas anvisningar. Om projektplan eller direktiv av olika skäl inte kan följas är det viktigt att projektledaren så tidigt som möjligt kontaktar styrgruppen för diskussion om eventuella förändringar eller nedläggning av projektet. Projektgruppen Utses av styrgruppen. Skall tillsammans med projektledaren klara ut ansvar och befogenheter samt hur mycket tid som får läggas på projektarbetet. Har tillsammans med projektledaren ett gemensamt ansvar inför styrgruppen och utses utifrån kompetens. Referensgrupp Ibland kan projektet behöva tillföras synpunkter från olika intressenter eller sakkunskap utöver den som finns i projektgruppen. I sådana fall kan en referensgrupp knytas till styrgruppen. I vissa fall har ett projekt betydelse för personalorganisationen och då är det till exempel lämpligt att utse en facklig referensgrupp. Facklig medverkan Facklig medverkan skall i alla projekt övervägas. Om inte de fackliga organisationerna skall delta i projektet skall ansvarig förvaltning/resultatenhet informera i samverkansgrupp. 8

Projektspecifikation Projektspecifikationen skall beskriva nyttan och behovet av de resultat som projektet skall åstadkomma. Den skall beskriva vad som ingår i projektet. Projektplan Syftet med projektplanen är att specificera och säkerställa hur projektet skall genomföras. Projektplanen skall innehålla: Mål och syfte formulerade utifrån uppdragsgivarens direktiv (projektspecifikation). Aktivitetsplan med etappmål och resursförbrukning. Tidplan med start- och sluttid för olika delmoment i projektet. Budget som innefattar samtliga kostnader för projektet. Plan för regelbundna uppföljningar. Plan för hur resultat skall dokumenteras. Informationsplan. Projektplanen skall beslutas av uppdragsgivaren. Över- och underskott Över- och underskott balanseras ej mellan åren. Undantag görs för externa medel t ex EUbidrag eller andra medel som är knutna till godkända och tidsbundna projekt, vilka skall periodiseras. Statliga bidrag som av staten knutits till vissa specifika projekt eller uppdrag skall redovisas på den period som uppgörelsen avser, och i enlighet med god redovisningssed. Löpande ekonomisk uppföljning Månatligen skall förvaltningen, till nämndens ordinarie sammanträde, sammanställa rapport över ackumulerat ekonomiskt resultat. Rapportering skall ske på sätt som nämnden fastställer. Till kommunstyrelsen skall samtliga nämnder månatligen rapportera ackumulerat ekonomiskt resultat för verksamheten, fram till och med föregående månad med undantag för januari, juni, juli och december. En helårsprognos skall samtidigt presenteras på samma nivå. Vid prognostiserat underskott skall nämnden till kommunstyrelsen, utan fördröjning, inkomma med redovisning över vidtagna eller planerade åtgärder. Varje resultatansvarig har ett ansvar för att löpande följa upp sin enhets ekonomi och verksamhet. Befaras ekonomiskt underskott eller risk för att enheten inte kan genomföra sitt uppdrag skall rapportering omgående ske till förvaltningschefen. Förvaltningschefen ansvarar för att rapportera vidare till nämnden och kanslichefen snarast möjligt. En gång årligen, per 31 augusti, skall delårsbokslut upprättas för hela kommunkoncernen. Årligt bokslut upprättas för koncernen. 9

Investeringar Den totala investeringsnivån fastställs av kommunfullmäktige i samband med beslut om ekonomiskt utrymme och investeringsutrymme för nästkommande budgetår. Ansvaret för att ställa samman och värdera nämndernas investeringsäskanden åligger tekniska enheten. Teknik- och fritidsutskottet bereder investeringsärendet för kommunstyrelsens räkning och tar fram förslag till investeringsplan. Investeringsbelopp fastställs per objekt och eller typ av objekt i samband med att slutlig investeringsplan beslutas av kommunfullmäktige i november månad. Justering av gällande investeringsplan sker vid två tillfällen under året, vid fullmäktiges respektive möten i april och november. Anskaffning av inventarier för lägre belopp än 2 prisbasbelopp, exkl. moms, skall betraktas som inventarier av lägre värde, och bokföras som en driftkostnad. När det gäller anskaffning av flera inventarier, med ett naturligt samband, ska anskaffningen avse det samlade anskaffningsvärdet. Motsvarande bör gälla anskaffning som kan anses vara ett led i en större inventarieinvestering. Kostnader som följer av en gjord investering, avskrivning och ränta liksom övriga driftkostnader, skall belasta den verksamhet och enhet som investeringen kan hänföras till. Intern kontroll Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att upprätta dels en organisation för intern kontroll och dels reglementen, policys och regler. Respektive nämnd har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen upprätthålls inom nämndens ansvarsområde. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas och rapporterar hur den interna kontrollen fungerar. Enhetscheferna är skyldiga att följa upprättade regler och anvisningar samt för att informera övriga anställda om innebörden av desamma. För ytterligare information om intern kontroll hänvisas till kommunfullmäktiges reglemente. 10