Kommunstyrelsen 2011-12-05 1 (34) 180-203 APLATS OCH TID Stadshuset, Hagfors, kl 09.00-15.15 BESLUTANDE Mikael Dahlqvist (S), ordförande Jan Bohlin (S) 09.00 11.45 Hans-Olov Stöllman (S), ersättare för Jan Bohlin från kl 11.45 Åsa Johansson (S) Anna-Greta Johansson (S) Göran Eriksson (S) Ann-Sofie Ronacher (S) 09.00 11.45 Ingemar Tönnberg (S), ersättare för Ann-Sofie Ronacher från kl 11.45 Sten-Inge Olsson (S) Anna Hammar (V) Margret Bergkvist (V) Stellan Andersson (C) Sven Lundin (C), ersättare för Lars Nyborg (C) Dennis Byberg (M) Hans Liljas (FP) ÖVRIGA NÄRVARANDE Jan Lilja, kommunchef, Ingrid Bäcker, sekreterare, Ingemar Tönnberg (S) 09.00 11.45, Jessica Larsson (S), Hans-Olov Stöllman (S) 09.00 11.45, Maria Persson (FP), Lars T Stensson (FP), Ulla Lundh (S), ej tjänstgörande ersättare, Jonas Nilsson, ekonomichef 180, Björn Dahlin, barn- och bildningschef, Monica Hammar, socialchef, Eva Alama, äldreomsorgschef, Kenneth Eriksson, teknisk chef 182, JUSTERING Nämndsekretariatet 2011-12-13 UNDERSKRIFTER Ingrid Bäcker Sekreterare Mikael Dahlqvist Ordförande Hans Liljas Justerare ANSLAG/BEVIS Kommunstyrelsens protokoll 2011-12-05 är justerat och finns tillgängligt på nämndsekretariatet. Datum för anslagets uppsättande 2011-12-13 Datum för anslagets nedtagande 2012-01-04 Ingrid Bäcker Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsen 180 2011-12-05 2 Dnr 325.2011 04 Driftbudget 2012 och plan 2013-2014 Budgetkommittén har mottagit tjänstemannagruppens förslag till driftbudget 2012 samt plan för 2013-2014. Driftbudgeten för år 2012 uppgår till 616,1 miljoner kronor, det budgeterade resultatet uppgår till -3,1 miljoner kronor och det justerade resultatet uppgår till +3,4 miljoner kronor. Tjänstemannagruppens förslag till budget 2012. Förslag till budget 2012 och plan 2013-2014. Budgetkommitténs protokoll 2011-11-14, 8. Förslag till beslut på sammanträdet Stellan Andersson (C), Sven Lundin (C), Dennis Byberg (M) och Hans Liljas (FP) föreslår att från och med läsåret 2012/2013 så får föräldrar/vårdnadshavare som vill placera sina barn i förskoleklass eller grundskola i annan kommun själva ombesörja skolskjuts till dessa skolor. Hagfors kommun erbjuder skolskjuts till kommunens egna skolor. Detta för att på sikt minska kommunens kostnader för interkommunala ersättningar och öka beläggningen i kommunens egna grundskolor. Mikael Dahlqvist (S) föreslår som ett tillägg i budget att 85 000 kronor förs över från socialnämndens politiska verksamhet till barn- och bildningsnämndens politiska verksamhet, vilket gör att den totala politiska budgeten blir lika stor i respektive nämnd. Beslutsgång Ordöranden ställer Stellan Anderssons m.fl. förslag om skolskjutsar mot budgetkommitténs förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt budgetkommitténs förslag. Ordföranden ställer Mikael Dahlqvists tilläggsförslag om fördelning av den politiska budgeten mot budgetkommitténs förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt Mikael Dahlqvists förslag.
Kommunstyrelsen 180 forts 2011-12-05 3 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna budget 2012 och plan för 2013-2014 med tillägget att 85 000 kronor förs över från socialnämndens politiska budget till barn- och bildningsnämndens politiska budget. Reservationer Stellan Andersson (C), Sven Lundin (C), Dennis Byberg (M) och Hans Liljas (FP) reserverar sig mot beslutet när det gäller skolskjutsar.
Kommunstyrelsen 181 2011-12-05 4 Dnr 310.2011 00 Förslag till delegeringsordning för kommunstyrelsen Kommunfullmäktige antog 2011-05-30, 22, en ny politisk organisation för Hagfors kommun. Den nya organisationen skall gälla från och med 2012-01-01. Med anledning av den organisatoriska förändringen har förslag till ny delegeringsordning för kommunstyrelsen utarbetats. Vid utarbetandet av delegeringsordningen har extern konsult deltagit från redovisningsbyrå KPMG i Karlstad. Delegeringsordning kommunstyrelsen 2011-11-09. Administrativa chefen Johnny Lövgrens skrivelse 2011-11-16. Arbetsutskottets protokoll 2011-11-21, 107. Förslag till beslut på sammanträdet Att som ny punkt under MARK- OCH FASTIGHETSÄRENDEN infoga, Försäljning av fast egendom av principiell betydelse ska omprövas efter två år, delegat är samhällsbyggnadsutskottet Under rubriken ARBETSGIVARANSVAR tas samtliga I samråd med bort under spalten Anvisningar Under VERKSAMHETSOMRÅDET FÖR INDIVID- OCH OMSORG, Socialtjänstlagen, 9 kap. 3 SoL, ska delegat ändras till IOU Under GOD MAN OCH FÖRVALTARE, 5 kap. 3, ska LSS tas bort från Vuxen och skrivas efter Äldreomsorg Upprättad Lönepolicy ska beslutas av kommunledningsutskottet Utvärdering av delegeringsordningen ska göras i samband med utvärdering av den politiska organisationen Att redaktionella fel ändras Beslut Kommunstyrelsen godkänner upprättat förslag till delegeringsordning att gälla från 2012-01-01 med de förslag till beslut som togs upp på sammanträdet. Kopia till: Administrativa chefen Johnny Lövgren Barn- och bildningsnämnden Socialnämnden Tekniska utskottet Ekonomienheten Inköp Personal
Kommunstyrelsen 182 2011-12-05 5 Dnr 290.2011 01 Jämställdhetsplan 2012 2014 Hagfors kommuns Jämställdhetsplan reviderades under år 2006, sedan dess har kommunen som arbetsgivare tillsammans med fackliga parter gjort en uppföljning på de olika delmål som ställdes i planen. Flertalet av dessa mål är att betrakta som långsiktiga och som parterna gemensamt bedömt bör följas upp kontinuerligt. Med anledning av ovanstående har förslaget till Jämställdhetsplan för åren 2012 2014 flera liknande mål som nuvarande plan. Förslaget till Jämställdhetsplan har arbetats fram av en partssammansatt grupp med företrädare för arbetsgivaren och arbetstagare. Planen har behandlats enligt gällande samverkansavtal mellan parterna i centralrådet 2011-10-13. Jämställdhetsplan 2012-2014. Personalchef Richard Bjöörns skrivelse 2011-10-18. Arbetsutskottets protokoll 2011-11-21, 108. Förslag till beslut på sammanträdet Anna Hammar (V) föreslår att Hagfors kommun ska ha som mål att ha ett genusperspektiv vid tillsättning av chefer. I Jämställdhetsplanen under rubriken REKRYTERING, punkt 4, Mål: ändras texten För att få en jämnare könsfördelning inom samtliga yrkesområden kan kommunen till För att få en jämnare könsfördelning inom samtliga yrkesområden ska kommunen. Under punkt 7, Mål: ändras texten Hagfors kommun behöver arbeta mer målinriktat till Hagfors kommun ska arbeta mer målinriktat Beslut Kommunstyrelsen antar förslaget till Jämställdhetsplan för åren 2012 2014 att gälla i Hagfors kommuns samlade förvaltning. Dock behöver planen renodlas som Jämställdhetsplan och inte innehålla historik. Kommunstyrelsen godkänner de mål som Jämställdhetsplanen tar upp. En ny renodlad version och med tydlig beskrivning av hur målen ska uppfyllas ska lämnas till kommunstyrelsens sammanträde 4 juni 2012. Kommunstyrelsen beslutar att de förslag till beslut som togs upp på sammanträdet skrivs in i Jämställdhetsplanen. Kopia till: Personalchefen
Kommunstyrelsen 183 2011-12-05 6 Dnr 163.2010 00 Komplettering av Riktlinjer för tjänstledigheter Hagfors kommun antog från och med 2010-09-01 Riktlinjer för tjänstledigheter inom den kommunala förvaltningen. Riktlinjer för tjänstledigheter hade tidigare inte funnits inom förvaltningen. Av de riktlinjer som antogs framgår att interna tjänstledigheter inom den kommunala förvaltningen inte har någon yttre tidsbegränsning. Det som inte reglerats i den antagna Riktlinjer för tjänstledigheter är medarbetare som påtar sig uppdrag inom förvaltningen som familjehem. För dessa uppdrag föreligger inget anställningsförhållande mellan Hagfors kommun och den enskilde uppdragstagaren. Arvode utgår för uppdraget inte lön. Mot bakgrund av att Hagfors kommuns barn- och bildningsnämnd intensivt arbetat med att rekrytera familjehem till verksamheten inom Resurscentrum och ett behov finns av familjehem som uppdragstagare bör nuvarande riktlinjer kompletteras med tolkning att uppdragstagare i form av familjehem beviljas tjänstledigt från sin ordinarie tjänst inom kommunen för den tid behovet av familjehem kvarstår. Personalchef Richard Bjöörns skrivelse 2011-11-01. Arbetsutskottets protokoll 2011-11-21, 109. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att som komplement till nuvarande Riktlinjer för tjänstledigheter generellt bevilja arbetstagare tjänstledighet för uppdrag som familjehem inom Hagfors kommuns verksamhet. Kopia till: Personalchefen
Kommunstyrelsen 184 2011-12-05 7 Dnr 295.2011 00 Reviderade regler för Hagfors kommuns kulturstipendium Nuvarande regler för Hagfors kommuns kulturstipendium gäller fr.o.m. 1985-07-01 och behöver revideras för att anpassas till nuvarande organisation. Regler för Hagfors kommuns kulturstipendium. Utvecklingsenheten Leif Svenssons skrivelse 2011-10-25. Arbetsutskottets protokoll 2011-11-21, 110. Beslut Reviderade regler för Hagfors kommuns kulturstipendium godkännes, att gälla fr.o.m. 2012-01-01. Kopia till: Utvecklingsenheten Utvecklingsenheten Leif Svensson
Kommunstyrelsen 185 2011-12-05 8 Dnr 291.2011 01 Reviderad Friskvårdspolicy Hagfors kommun har sedan 2007-01-01 en friskvårdspolicy som tillämpats i verksamheterna som ett led i att vara en attraktiv arbetsgivare och att minska kommunens ohälsotal. Kommunfullmäktige beslutade, i samband med antagande av 2012 års driftoch investeringsbudget, att minska de subventionerade friskvårdsinsatserna från max 150 kr/månad till max 100 kr/månad. Med anledning av bl.a. detta har personalenheten arbetat fram ett förslag till ny Friskvårdspolicy att gälla från och med 2012-01-01. Det reviderade förslaget till Friskvårdspolicy innehåller förutom reducering av subventionering av friskvårdsaktiviteter ett förtydligande avseende kvitton. Dessa skall inte vara äldre än tre månader för att ersättning skall utgå till medarbetaren. För övrigt tillämpas Skatteverkets regler för subventionerad friskvård i likhet med nu gällande friskvårdspolicy. Förslaget till reviderad Friskvårdspolicy har varit föremål för behandling enligt gällande samverkansavtal vid centralrådet 2011-10-13. Reviderad Friskvårdspolicy. Personalchef Richard Bjöörns skrivelse 2011-10-18. Arbetsutskottets protokoll 2011-11-21, 111. Beslut Kommunstyrelsen beslutar anta förslag till reviderad Friskvårdspolicy att gälla i Hagfors kommuns samlade förvaltning fr.o.m. 2012-01-01. Kopia till: Personalchefen
Kommunstyrelsen 186 2011-12-05 9 Dnr 301.2011 40 Revidering av taxa för offentlig kontroll inom livsmedelsområdet Av bestämmelser i förordning (2006:1166) om avgifter för offentlig kontroll av livsmedel framgår att en kommun är skyldig att ta ut en avgift för att täcka kostnaderna för kommunens offentliga kontroll, prövning och registrering. Den 12 oktober 2010 fastställde Livsmedelsverket en ny vägledning för riskklassning av livsmedelsanläggningar och beräkning av kontrolltid. De förändringar som gjorts är att fler riskklasser har tillkommit liksom en informationsmodul. Ändringar har också gjorts i erfarenhetsmodulen varför taxan för offentlig kontroll inom livsmedelsområdet i Hagfors kommun behöver revideras. Enligt förslaget utgår tabell 1, och texten i 11 anpassas efter Livsmedelsverkets vägledning. Förslaget innebär i korthet att taxan inte behöver skrivas om varje gång Livsmedelsverket ändrar vägledningen. Effekten av livsmedelsverkets ändringar i 2010 års vägledning blir att den totala tiden för livsmedelskontrollen i kommunen minskar. Miljö- och byggkontorets skrivelse 2011-10-12. Miljö- och byggnämndens protokoll 2011-10-26, 49. Arbetsutskottets protokoll 2011-11-21, 112. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar anta bilagd taxa för offentlig kontroll inom livsmedelsområdet. Taxan gäller från och med 2012-01-01. Tidigare antagen taxa 2009-11-24, 85, upphör att gälla 2012-01-01.
Kommunstyrelsen 187 2011-12-05 10 Dnr 304.2011 76 Utökning av överenskommelsen mellan Hagfors kommun och Migrationsverket gällande ensamkommande barn Sedan december 2008 finns mellan Hagfors kommun och Migrationsverket en överenskommelse om att kommunen ska anordna boende för ensamkommande barn och ungdomar. Antalet ensamkommande barn som tas emot utökades genom nytt avtal 2011-01-01 och överenskommelsen innebär idag att Hagfors kommun ska ha 14 tillgängliga platser vid HVBhemmet Briggen (hem för vård och boende). Verksamheten kommer från och med början av 2012 byta lokaler. I samband med detta föreslås en utökning av antalet platser till 16. Verksamhetschef Annica Lövgrens skrivelse 2011-10-07. Arbetsutskottets protokoll 2011-10-18. Barn- och bildningsnämndens protokoll 2011-11-01, 75. Arbetsutskottets protokoll 2011-11-21, 113. Beslut Överenskommelsen mellan Hagfors kommun och Migrationsverket utökas från och med 2012-01-01 till 16 platser för mottagande av ensamkommande barn vid HVB-hemmet Briggen. Kopia till: Verksamhetschef Annica Lövgren Barn- och bildningsnämnden
Kommunstyrelsen 188 2011-12-05 11 Dnr 298.2011 04 Ansökan om bidrag till målklocka Idrottsföreningarna Ekshärads Slalomklubb, Ekshärads Skidförening, Hagfors Skidförening och IK Vikings Friidrottsklubb har i ett mail 2011-10-28 till Hagfors kommun/utvecklingsenheten ansökt om medel till inköp av en målklocka avsedd för individuella tävlingar, alternativt att kommunen köper in en sådan för utlåning till föreningarna. Dagens tävlingar inom längdskidåkning, skidskytte, alpina grenar och friidrott kräver oftast elektronisk tidtagning med direktkoppling till tävlingsadministrativa system för att säkerställa kraven som både idrottsförbunden och deltagare har. I dagsläget löser nämnda föreningar detta med att låna äldre typ av motsvarande utrustning från våra grannkommuner, vilket i längden inte är hållbart. I ansökan har angetts den utrustning (Emit ETR3) som uppfyller ställda krav. Kostnaden uppgår till ca 14 000 kr. Utrustningen kan även nyttjas inom orientering och skolidrotten varför det är lämpligt att kommunen införskaffar denna utrustning för utlåning till föreningarna samt för skolans idrottsverksamhet. Idrottsföreningarna Ekshärads Slalomklubb, Ekshärads Skidförening, Hagfors Skidförening och IK Vikings Friidrottklubbs skrivelse 2011-10-28. Utvecklingsenheten Leif Svenssons skrivelse 2011-11-01. Arbetsutskottets protokoll 2011-11-21, 114. Beslut Kommunen köper in lämplig utrustning/målklocka avsedd för utlåning till föreningar i Hagfors kommun samt för skolans idrottsverksamhet. Kostnaden, vilken uppgår till ca 14 000 kronor, belastar konto 31310 föreningsstöd. Utrustningen handhas och utlånas av utvecklingsenheten. Kopia till: Utvecklingsenheten Leif Svensson
Kommunstyrelsen 189 2011-12-05 12 Dnr 321.2011 00 Sammanträdesdagar år 2012 Nämndsekretariatet föreslår datum för nämnd, styrelse, utskott, bolag och kommittéers sammanträden under 2012. Administrativa enhetens förslag 2011-11-28. Nämndsekretariatet Ingrid Bäckers skrivelse 2011-11-18. Förslag till beslut på sammanträdet Åsa Johansson (S) föreslår att socialutskottet tidigareläggs en vecka under hela året med början kl 09.00. Mikael Dahlqvist (S) föreslår att tiden för ordförandegruppens sammanträden ändras från kl 14.00 till kl 13.00. Beslut Kommunstyrelsen beslutar för egen del och för berörda utskott att anta framlagt förslag till sammanträdesdagar för år 2012 med den ändring som Åsa Johansson och Mikael Dahlqvist föreslog på sammanträdet. I övrigt rekommenderar kommunstyrelsen miljö- och byggnämnden, utskotten, bolagen och kommittéerna att hålla ordinarie sammanträden i enlighet med framlagt förslag till sammanträdesdagar för år 2012. Förslag till beslut Fullmäktiges ordinarie sammanträden under år 2012 förläggs till de dagar som framgår av nämndsekretariatets förslag.
Kommunstyrelsen 190 2011-12-05 13 Dnr 269.2011 73 Yttrande angående Rätten att få åldras tillsammans Regeringen har lämnat en promemoria, med förslag till ändring i socialtjänstlagen (2001:453) som syftar till att klargöra att äldre människor som har levt och bott ihop under en längre tid ska kunna fortsätta att leva och bo tillsammans även när den enes behov kräver boende i en särskild boendeform. Äldre, som har levt ett långt liv tillsammans, ställs oftast inför en fysisk skilsmässa när den ene hamnar i behov av vård och omsorg. Det är inhumant att sära på dem som vill fortsätta att leva tillsammans. Det kan också bidra till att vårdbehovet ökar. Regeringen vill bredda satsningen på anpassade bostäder för äldre. Detta dels genom ett riktat stöd för att tillskapa fler platser i särskilt boende och trygghetsboende. Dels genom att utveckla det statliga stödet för boendelösningar för äldre så att fler får möjlighet att välja ett fungerande boende. Inom ramen för den fortsatta boendesatsningen avser regeringen att ge stimulansmedel till kommuner som erbjuder lösningar som gör att äldre par ska kunna fortsätta att bo tillsammans. Satsningen föreslås uppgå till 600 miljoner kronor 2011. Äldreomsorgen i Hagfors kommun är i stort positiv till innehållet i betänkandet, om reformen är kostnadsneutral för kommunen. Behovet av parboende kan komma att öka, vilket kan medföra ökade kostnader i de fall, det kräver nybyggnation eller ombyggnationer av befintliga lägenheter. Bedömningen är att tillämpningen av biståndshandläggningen redan idag ligger nära förslagets intention. Individuella önskemål om parboende kan redan idag tillgodoses, i den mån de uppstår. Socialnämnden i Hagfors kommun antog 2008-05-19, en riktlinje för information vid ansökan om särskilt boende. I den står det; att makar, sambos och registrerade partners har möjlighet att få bo i samma boende om de begär det. Det betyder att makar kan beviljas bo i samma rum, lägenheter eller olika lägenheter inom samma enhet. Sedan 2008 har 5 par ansökt och även kunnat tillgodoses ett parboende, på särskilt boende. Den utvidgade parboendegarantin innebär att makar får utvidgade möjligheter att bo tillsammans inom äldreboende även när den ene saknar biståndsbehov. Beslut måste fattas angående vilket ersättningssystem som kan fungera i detta sammanhang. För att kräva in avgift och ersättning krävs ett biståndsbeslut..
Kommunstyrelsen 190 forts 2011-12-05 14 Kommunen kan enligt 4 kap. 2 SoL (socialtjänstlagen) bevilja bistånd till den sammanboende enligt andra kriterier än den enskildes omvårdnadsbehov. Den medboende betalar då enligt gällande regler för hyra och mat men ingen avgift för omvårdnad. Det är svårt att idag bedöma vilka ekonomiska konsekvenser parboende får för kommunen. Ovan nämnda ersättningssystem kan kompletteras med en ersättningsnivå för basservice, vid parboende i lägenhet på särskilt boende. Om parboendet upphör kan kvarboende regleras för den medboende i hyreskontraktet. Efter förändringsarbetet 2012, har äldreomsorgen 157 särskilda boenden, varav 149 lägenheter är 1 rum och kök och 8 lägenheter är 2 rum och kök, 2 lägenheter är 3 rum och kök, ytorna varierar mellan 21 m2-73 m2. (Genomsnittet är 38 m2) Det finns möjlighet att erbjuda parboende även i de mindre lägenheterna, om ett sådant önskemål framkommer från de enskilda, om inte det påverkar arbetsmiljön för personalen negativt. Personer som bor på ett särskilt boende, vistas ofta i allmänna utrymmen, (boendets vardagsrum) under dagtid. Vid behov finns även möjlighet att bygga om och anpassa vissa lägenheter på särskilt boende. Socialdepartementets remiss 2011-09-30. Tf äldreomsorgschef Eva Alamas skrivelse, 2011-11-10. Socialnämndens arbetsutskotts protokoll 2011-11-17, 47. Beslut Kommunstyrelsen godkänner socialnämndens arbetsutskotts yttrande. Kopia till: Socialdepartementet, 103 33 Stockholm Tf äldreomsorgschef Eva Alama Socialnämnden
Kommunstyrelsen 191 2011-12-05 15 Dnr 305.2010 10 Svar på motion om att utreda kommunens exponering i sociala medier Göran Eriksson (S), har i motion yrkat att kommunen beslutar att utreda möjligheter, fördelar och nackdelar samt eventuella kostnader med en närvaro i de s.k. sociala medierna. Syftet skall vara att finna en hållbar kommungemensam strategi och riktlinjer för publicering i de sociala nätverken. I riktlinjerna bör även ingå på vilket sätt kommunens personal kan använda de sociala nätverken under sin arbetstid. Motionären tar upp en aktuell och angelägen fråga. Sociala medier ger företag, offentliga organisationer, föreningar och medborgare stora möjligheter att på ett enkelt sätt kommunicera med omvärlden. Som förtroendevald ger det unika möjligheter att kommunicera med våra väljare och medborgare på ett enkelt och effektivt sätt. Sociala medier är ett samlingsbegrepp för flera Internetbaserade sajter där användarna själva skapar innehållet. Några exempel är bloggar, diskussionsforum och sociala nätverk där besökarna umgås, delar kunskap och information och kommenterar sina egna och varandras aktiviteter på nätet. Många av Hagfors kommuns anställda använder dagligen verktyg som Facebook, Twitter och YouTube för att kommunicera med sina nätverk både privat och yrkesmässigt. Hagfors kommun i sociala medier Rätt använda ger de sociala medierna Hagfors kommun nya verktyg att nå ut med information men också för marknadsföring och omvärldsbevakning. Genom att delta i de sociala medierna på samma villkor som våra medborgare, brukare och kunder kan vi förbättra och utveckla dialogen genom att svara på frågor, kommentarer eller rätta till missuppfattningar. Även om Hagfors kommun i dagsläget inte aktivt deltar i något socialt media så är vi i allra högsta grad närvarande när användare diskuterar och recenserar kommunens verksamhet. När omgivningen pratar om oss är det viktigt att vi lyssnar och blir både medvetna om vad som sägs, samtidigt som vi kan fånga upp frågor och kommentarer och delta i dialogen. Vi vill hellre att man pratar med oss än om oss. Om kommentarerna är negativa ger det oss möjligheten att ge vår syn på saken och lära oss av våra misstag. Med visat engagemang är chanserna stora att vända negativa kommentarer till något positivt. Tillgång till kraftfulla kommunikationsverktyg innebär också vissa utmaningar och risker. En förflugen kommentar i affekt eller ett ogenomtänkt uttalande som tidigare bara nått ett fåtal, kan nu helt plötsligt spridas över världen med vindens hastighet och nå en jättepublik. Ryckt ur sitt sammanhang kan det som sagts eller skrivits dessutom feltolkas och i de flesta fall finns det ingen möjlighet att stoppa spridningen.
Kommunstyrelsen 191 forts 2011-12-05 16 För att nå ut med vårt budskap på rätt sätt och få till en konstruktiv dialog av den kommunikation vi engagerar oss i behöver/måste/ska sociala medier användas som alla andra kommunikationskanaler med ett syfte, budskap och en målgrupp i beaktande. Kommunens utvecklingsenhet arbetar sedan hösten 2011 med ett omfattande projekt rörande hela organisationens kommunikation med syftet att ta fram strategier, handböcker och policydokument för kommunikationsarbetet både internt och externt. Projektet innehåller flera moment som fastställts efter en kartläggning av organisationens behov och resurser. Ett policydokument med strategi och riktlinjer för organisationens engagemang i sociala medier är en självklar del i projektet, men är samtidigt beroende av att momenten som behandlar andra delar av kommunikationsarbetet är väl genomförda för att slutprodukten ska bli så bra som möjligt. Nya kommunikationsvägar ställer också nya krav på administration och ansvar. Samtliga av Hagfors kommuns officiella kanaler ska hanteras i enlighet med offentlighetsprincipen och bestämmelser om arkivering. Ett aktivt deltagande i sociala medier kräver stora resurser i både tid och personal för att det ska ge effekt som kommunikationskanal och fungera tillfredsställande som kundtjänst och medborgarservice. En viktig del i arbetet inför upprättandet av riktlinjer och policyn är att utreda hur organisationen ska hantera administrationen när vi öppnar upp en ny kanal för dialog med medborgarna. Därtill kommer också frågor som rör yttrande- och meddelarfrihet, sekretess- och lojalitetskrav samt personuppgiftslagen. Kommunens personalenhet har fått i uppgift att utreda deltagande i sociala medier som en del i tjänsteutövningen kontra kommunanställdas deltagande som privatpersoner. Hagfors kommun ställer sig positiv till engagemang och deltagande i sociala medier. Sedan motionen väcktes har utvecklingsenheten arbetat tillsammans med personalenheten med att ta fram ett policydokument som fastställer riktlinjer och rutiner för organisationen och dess anställdas deltagande i sociala medier, med fokus på det sociala nätverket Facebook. I dagsläget är dock inte arbetet helt i mål och vissa frågor kvarstår att besvara. Ett färdigt förslag kan presenteras för politiken i april 2012.
Kommunstyrelsen 191 forts 2011-12-05 17 Göran Erikssons skrivelse 2010-11-29. Förslag till checklista för sociala medier. Sveriges Kommuner och Landsting: Sociala medier och handlingsoffentligheten. Finansdepartementets kommittédirektiv 2010:32. Utvecklingsenheten Nina Skogsbergs skrivelse 2011-10-25. Kommunstyrelsens ordförande Mikael Dahlqvists skrivelse 2011-11-24. Förslag till beslut Att med ovan föreslagen process bifalla motionen om att ett policydokument presenteras i april 2012.
Kommunstyrelsen 192 2011-12-05 18 Dnr 219.2011 10 Svar på motion om fullmäktigeberedning rörande Kulturstrategi för Hagfors kommun Magnus Hynell (FP) och Jonna Karlsson (MP) föreslår att en beredning av permanent karaktär tillsätts med uppdraget att utarbeta en strategi för kulturfrågor. Genom att ansvaret för den strategiska kulturutvecklingen och det ekonomiska ansvaret för detta organiseras hos utvecklingsenheten under kommunstyrelsen och ansvaret för barn- och ungdomskultur organiseras hos biblioteket under barn- och bildningsnämnden kommer andemeningen i förslaget att uppfyllas. Inrättande av ett kulturråd och rekrytering av en kulturutvecklare snarast 2012 gör det möjligt att fullfölja ambitionen att bredda och införa kulturlivet i arbetet med att stärka helhetsförutsättningarna för kommunen som varande en attraktiv kommun att verka och leva i. Kulturområdet bedöms ha en avgörande betydelse för regionens utveckling och attraktionskraft. Kommunen skall i sitt kulturarbete driva frågor som upplevs viktiga av de lokala aktörerna för att uppnå trovärdighet och delaktighet. Magnus Hynells skrivelse 2011-08-06. Utvecklingsenheten Pia Linds skrivelse 2011-11-08. Kommunfullmäktiges ordförande Sten-Inge Olssons skrivelse 2011-11-08. Förslag till beslut Med detta anses motionen om Fullmäktigeberedning rörande kulturstrategi för Hagfors kommun besvarad.
Kommunstyrelsen 193 2011-12-05 19 Dnr 273.2011 04 Redovisning investeringsprojekt 1015: Anpassningar för Stadshuset - En väg in Ärendet återremitterades från tekniska utskottet 2011-10-17, 104, med beslut enligt följande: Tekniska utskottet ser allvarligt på att det skett ett överskridande utan att signaler har getts och ärendet återremitteras till tekniska enheten med krav på redovisning av differenserna i redovisningen och ett förslag om hur underskottet skall täckas. Bakgrund Tekniska enheten har byggt om lokalerna för ett bättre utnyttjande och samla publik verksamhet under ett tak. Som grund till kalkylen låg skisser utförda av Caj Olsson. Stadshuset har fått en ny informationsdisk med möbler för turistbyrå och växel. Omfattande bullerdämpande åtgärder har utförts i välkomsthallen efter att ljudmätningar utförts som resulterat i mer åtgärder än planerat. Dessa åtgärder har kompenserats av att det tänkta rummet i hallen inte skulle utföras. I källaren har konsthallen minskats för att ge plats till två sammanträdesrum. Bullerdämpande åtgärder har också utförts på ventilation och i personalrum i källaren. Budget Idé Hagfors 2010-05-06 Plan 1 Budget Utfall Diff Grind till andra våning 25 000 0-25 000 Låsning dörr mot vaktmästeri 5 000 4 200-800 Isolering av ventilationskanal 15 000 15 000 0 Ljudåtgärder 66 000 110 000 44 000 Kontor i hall 80 000 0-80 000 Disklösning med 4 arbetsplatser 200 000 210 000 10 000 Ombyggnad golv flytt vägg bef växel 25 000 45 000 20 000 El-arbeten IP telefoni 45 000 127 000 82 000 Plan 2 0 Jan B rum/f.d. kopiering 10 000 0-10 000 Källare 0 Nya väggar med lite glas 53 m2 53 000 72 800 19 800 Heltäckning på golv 25 000 29 000 4 000 Undertak konf./fikarum 32 500 34 000 1 500 El-arbeten 15 000 24 000 9 000 Oförutsett/byte vissa möbler 50 000 75 500 25 500 Ventilation 0 19 000 19 000 Städning 0 12 000 12 000 Summa 646 500 777 500 131 000
Kommunstyrelsen 193 forts 2011-12-05 20 Totalt har 777 000 kr lagts ner i fastigheten Ursprungsbudget Omdisponering av medel 131 680 kr Totalt Avvikelse 646 000 kr 131 680 kr 777 000 kr Fördelning av externa inköp av varor och tjänster: Från lokala företag 647 495 kr 83,3 % Från företag i landet 130 000 kr 16,7 % Sammanfattning Turistbyrån och utvecklingsenheten har på ett bra sätt integrerats i Stadshuset. Fastigheten har genom den utförda ombyggnaden utvecklat möjligheterna till möten mellan människor. Avvikelse 131 680 kr 1. IP-telefonanslutningar för ca 13 personer har inte varit budgeterade i projektet och detta är den största delen av överskridandet (ca 80 000 kr). Uvåns Näringslivscenters kontorsrum var endast utrustade med vanliga (ej IP-telefoni) telefoner och datauttag. 2. I samband med överflyttningen av turistbyrån och deras möblering framkom problemen med deras utrustning som är till försäljning och stöldsäkerheten kring detta. Den hyllutrustning som fanns i de gamla lokalerna måste ersättas av något låsbart som passade in i Stadshusets miljö (34 800 kr). 3. I samband med omflyttningar eller nyttjande av lokaler måste större omsorg läggas på funktioner och lösningar för att verksamheten skall fungera. Inrättande av projektrutin har skett, samt att tydligare kravspecifikationer upprättas av verksamheterna före budgetering. Detta skall bidra till att budget hålls bättre och att inget faller mellan stolarna. Tekniska enhetens skrivelse 2011-11-10. Tekniska utskottets protokoll 2011-11-17, 122. Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner redovisningen av ombyggnaden av Stadshuset och omfördelar 131 680 kr ifrån investeringskonto 1120 "Infrastruktur Sunnemo till projekt 1015 Anpassning för Stadshuset En väg in.