Användningsstatistik ur ett konsortieadministrativt perspektiv

Användningsstatistik ur ett konsortieadministrativt perspektiv SLUTRAPPORT JANUARI 2015

Innehållsförteckning Bakgrund... 2 Syfte... 3 Mål... 4 Viktiga begrepp... 4 Metod och genomförande... 6 Nulägesanalys... 6 Användartest... 6 Målgrupp & spridning av resultat... 6 Nulägesanalys... 7 E resursstatistikens årscykel... 7 Statistikarbetet på KB/BIBSAM... 8 Det lokala statistikarbetet bland BIBSAM:s deltagande institutioner... 9 Internationell utblick... 15 JUSP Journal Usage Statistics Portal... 17 Vad är JUSP?... 17 Test och utvärdering av JUSP... 17 JUSP som verktyg för BIBSAM konsortiet... 22 Projektgruppens förslag... 29 Pilot installation av JUSP för BIBSAM konsortiet... 29 Sammanfattning... 32 Bilagor... 33 1

Stockholms universitetsbibliotek (SUB) har tillsammans med Karolinska institutet, universitetsbiblioteket (KIB) och med projektmedel från KB drivit projektet Användningsstatistik ur ett konsortieadministrativt perspektiv. Projektet startade i februari 2014 och avslutades i januari 2015. Projektgruppen har bestått av följande personer, från SUB: Maria Ahlbäck, Lisa Lovén (projektledare) och Birgit Parding, och från KIB: Helena Skyllberg och Henrik Åkerfelt. Utöver dessa har Anders Höijer från Kungliga biblioteket (KB) aktivt bidragit i projektarbetet. Bakgrund Medieanvändningen vid de svenska universitets & högskolebiblioteken är till allra största delen elektronisk, och varje år investeras stora summor pengar i licensering av tidskrifts och e boksdatabaser. I snitt läggs 83% av medlen för mediaanskaffning på e resurser 1, men många bibliotek köper e resurser för en större andel än så. Nya typer av affärsmodeller, till exempel PDA (Patron Driven Acquistion) och finansieringen av den ökande mängden Open Access publiceringar, har en viktig inverkan på bibliotekens relation till de kommersiella tidskriftsleverantörerna, men den största delen av medlen går fortfarande till så kallade Big Deals. Bild 1: E resursernas andel av forskningsbibliotekens mediabudget 2004 2013. Siffrorna är hämtade från tabellen på s. 43 i Rapport Bibliotek 2013, http://www.kb.se/dokument/biblioteksatatistik/bibliotek2013_rapport_20140627.pdf Ett flertal av dessa Big Deals förhandlas inom ramen för BIBSAM konsortiet. 2014 omsatte konsortiet cirka 280 Mkr, varav så mycket som 80% gick till licensiering av e tidskrifter å deltagande institutioners vägnar. För de två projektbiblioteken var omsättningsfördelningen mellan BIBSAMavtalen och lokalt licensierade avtal för e resurser 2014: KIB 75% BIBSAM 25% lokalt licensierade 1 http://www.kb.se/dokument/biblioteksatatistik/bibliotek2013_rapport_20140627.pdf 2

avtal, SUB 53% BIBSAM 47% lokalt licensierade avtal. Man kan utifrån detta anta att minst 50% av de stora och medelstora universitets och högskolebibliotekens budget för e resurser omsätts av BIBSAM. För mindre bibliotek, med mindre egen licensiering, är denna andel troligen högre. Det är av stor vikt att dessa investeringar sker på ett sätt som är relevant och kostnadseffektivt. En metod för detta är att analysera användningen av införskaffade e resurser och dess betydelse för forskning och utbildning. Under 2011 2012 genomförde KIB och SUB det KB finansierade projektet Analysstöd för statistik över användandet av elektroniska resurser 2. Något förenklat skulle man kunna säga att utvärdering av licensierade e resurser vid bibliotek består av två, i viss mån väsensskilda, delar: i) insamling av användningsstatistik och ii) analys av insamlad statistik i relation till ekonomiska data samt data om licensierande institution. 2011 2012 års projekt adresserade i första hand den senare delen av denna utvärderingsprocess. Det uttalade syftet var att att bistå svenska universitet och högskolebibliotek med stödfunktioner så som praktiskt tillämpbara verktyg och nyckeltalsdefinitioner för analys av licensierade e resurser. Syfte Vi har i det här projektet, som kan sägas utgöra en fristående fortsättning på 2011 2012 års statistikprojekt, antagit ett i huvudsak konsortieinriktat perspektiv på arbetet med användningsstatistik i allmänhet och insamling av användningsstatistik i synnerhet. Det är strategiskt viktigt för konsortiet, av flera skäl, att licenshandläggare på KB har tillgång till tillförlitlig statisk över hur konsortiets deltagande institutioner använder de e resurser som licensieras på uppdrag av desamma. Analysen kan med fördel fungera som underlag vid förhandling med förlag. Då KB dessutom har en viktig roll som nationell insamlare av biblioteksstatistik, ser vi ett stort behov för både KB och biblioteken att statistikhanteringen inom BIBSAM konsortiet sker på bästa sätt. Även om huvudfokus i detta projekt legat på själva insamlingsdelen av utvärderingsprocessen kan insamling som aktivitet aldrig isoleras från analys. Insamlade användningsdata måste, för att vara meningsfulla, gå att använda med befintliga verktyg för analys i de fall verktyget för själva insamlandet inte erbjuder analysfunktioner som en integrerad del. Vi har därför valt att även ta med analysen som en parameter i den litteraturstudie, enkät, utvärdering, diskussion och det förslag som sammantaget utgör projektets slutrapport. 2 http://www.kb.se/bibliotek/projektbidrag2/avslutade/avslutade 2012/#analysstöd 3

Mål Frågeställningarna i projektet har varit flera men samtliga tar avstamp i ett konsortieperspektiv och utgår ifrån tesen att statisk, och i viss mån även analys, av avtal licensierade av BIBSAM också bör hanteras på konsortienivå: Vad finns det för verktyg vi kan använda för att underlätta insamlandet? Vilka verktyg finns för att sprida och göra tillgänglig statistik och analys för konsortiets medlemmar? Vilken organisation behövs kring en dylik konsortieadministration? Kan en infrastruktur för e resursstatistik på konsortienivå även nyttjas för bibliotekens lokala avtal? I så fall hur? Målet har varit att ta fram konkreta förslag som snabbt kan omsättas i praktisk applikation, och därmed bli till nytta för både licenshandläggarna på KB och deltagande bibliotek. Följande slutrapport ger förslag för hur statistikarbetet inom BIBSAM konsortiet kan utvecklas. Viktiga begrepp Vissa begrepp är i rapporten återkommande och avgörande för förståelsen av texten. Dessa begrepp är på intet sätt självklara utan förtjänar en definition och beskrivning. En sådan följer nedan. COUNTER http://www.projectcounter.org/ COUNTER (Counting Online Usage of Networked Electronic Resources) är en internationell ideell organisation som sedan 2002 arbetat med definitioner för hur användningsstatistik bör rapporteras. Deras regelverk, COUNTER Code of Practice, omfattas av både förlag, agenter, bibliotek och andra intressenter i biblioteksbranschen. Syftet med regelverket är att användningsstatistik ska vara trovärdig, konsistent och jämförbar. Det definierar både format för rapporter men även vad som ska räknas och på vilket sätt. Den senaste versionen av regelverket omfattar e tidskrifter, e böcker och databaser samt regler kring SUSHI leverans av användningsdata. De flesta större förlag och många mindre omfattar denna internationellt erkända standard. Bild 2: Exempel på COUNTER rapport. Journal Report 1 (JR1), antal nedladdade artiklar per månad och tidskrift, kalenderår 4

SUSHI http://www.niso.org/workrooms/sushi SUSHI Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative Protocol (ANSI/NISO Z39.93 2013) är ett protokoll som automatiserar höstning av användningsstatistik. Det har utvecklats av NISO 3 i tätt samarbete med COUNTER. Istället för att logga in på ett förlags administrationssida och ladda ner en rapport i csv (kommaseparerad textfil) eller Exel format sker detta maskin till maskin. SUSHIprotokollet är ett relativt lättviktigt request response protokoll. En SUSHI server på förlagets sida erbjuder en web service till vilken en förfrågan om specifik rapport skickas. Rapporten returneras i ett xml svar. Vilken rapport som skickas definieras av användaren (ofta bibliotek) i en SUSHI klient. Klienten finns ofta inbyggd i t.ex. ett ERMS (E Resources Management System) men kan även vara en fristående klient. Fristående klienter finns både som kommersiella applikationer och som källkod under Open Source licens för användare att själva implementera som applikation. SUSHI protokollet är från och med version 4 en integrerad del av COUNTER Code of Practice. KPI http://www.kb.se/bibliotek/centrala avtal/analysstod KPI är en akronym som står för Key Performance Indicator och kan snarast översättas som nyckeltal. Dessa nyckeltal togs fram i projektet Analysstöd för statistik över användandet av e resurser 2011 2012. Implementeringen gjordes i en Excel mall med fördefinierade nyckeltal för att underlätta analys av den användningsstatisk, oftast COUNTER rapporter som levereras eller hämtas av bibliotek. Det finns tre olika KPI formulär utifrån typ av e resurs som analyseras: E tidskrifter, E böcker, Databaser. Mallarna finns att hämta på KB:s webb, se länk ovan. När vi fortsättningsvis i denna rapport nämner KPI åsyftas dessa Excel mallar. Bild 3: Exempel på KPI E JOURNALS 3 NISO, National Information Standards Organization (http://www.niso.org/) och är en amerikansk organisation som arbetar med standardiseringar inom informationsområdet. 5

Metod och genomförande Nulägesanalys Vi har i syfte att definiera vår utgångspunkt gjort en nulägesanalys ur tre olika perspektiv: det lokala perspektivet, ett konsortieadministrativt perspektiv samt ett internationellt omvärldsperspektiv. Det lokala perspektivet För att fånga in de lokala perspektivet riktades en enkät till BIBSAM konsortiets deltagande institutioner genom Upphandlingslistan och via Facebookgruppen Statistik på akademiska bibliotek. Vi bad statistik och e resursansvariga besvara frågor kring hur statistikarbetet i respektive organisation hanteras idag. Vilka är deras problemformuleringar, vilka hjälpmedel och verktyg används idag samt vilka planer, om några, har de på att implementera nya verktyg. Det konsortieadministrativa perspektivet Det konsortieadministrativa perspektivet var det som kanske var svårast att komma åt. Då den undersökning vi avsett genomföra skulle vara av begränsat genomslag utan KB:s aktiva medverkan kontaktades KB i ett tidigt stadium med en förfrågan om deltagande i projektet. Sedan maj har Anders Höijer, licenshandläggare och statistikansvarig för BIBSAM avtalen, därför deltagit i projektarbetet och bidragit med expertkunskap och insikter i hur arbetet med statistik idag bedrivs på konsortienivå. Internationell utblick För att uppdatera den omvärldsbevakning som redan genomförts i föregående projekt gjordes en förnyad genomgång av litteraturen inom projektets ämnesområde i ett internationellt perspektiv. Detta för att fånga upp eventuella nya utvecklingslinjer, projekt, initiativ eller problemformuleringar. Som ett led i omvärldsbevakningen och för att närmare diskutera det verktyg för statistikinsamling som i ett senare skede av projektet också testades, gjorde delar av projektgruppen även ett studiebesök på Manchester University. Användartest Ett konkret mål med projektet var att identifiera ett verktyg som kan underlätta statistikinsamling, genomföra ett användartest och utvärdera verktyget mot konsortiets behov av infrastrukturellt stöd för statistikinsamling och bearbetning. Målgrupp & spridning av resultat Projektets primära målgrupp är KB, i egenskap av handläggare av BIBSAM avtalen och ansvarig för nationella biblioteksstatistiken, och BIBSAM konsortiets deltagande institutioner. Andra konsortier och bibliotek utgör en sekundär målgrupp. Projektets resultat, dvs. denna slutrapport, bör presenteras inom KB:s inflytandestruktur samt för BIBSAM konsortiets deltagande institutioner. Projektets inriktning och delresultat har även presenterats vid följande tillfällen: Konsortiedagarna 2 3 juni 2014 (KB), Konsortieinformationsdagen 1 oktober 2014 (KB) och ICOLC mötet 20 22 oktober 2014 (Lissabon) 4. En presentation vid CRIStins vårmöte 20 21 april 2015 (Oslo) 5 är också inplanerad. 4 International Coalition of Library Consortia, http://icolc.net/ 5 CRIStin är Norges motsvarighet till BIBSAM konsortiet, http://www.cristin.no/konsortieavtaler/ 6

Nulägesanalys Statistikarbetet på akademiska bibliotek kan beskrivas som cykliskt. Arbetsmoment är återkommande på kalenderårsbasis. En beskrivning av denna årscykel kan fungera som kontext för den fortsatta diskussionen kring bl.a. tidsåtgång för de olika i årscykeln förkommande momenten. E resursstatistikens årscykel Årets arbete börjar med en insamlingsfas i januari mars av användningsstatistik för föregående år. Uppgifter som ska samlas in och redovisas är: Antal: e tidskrifter; databaser; e böcker Användning enligt olika parametrar som antal framtagna fulltextdokument för e tidskrifter och e böcker och antal sökningar i databaser. Rapporterna ska, om möjligt följa COUNTER standarden. För tidskrifter gäller det JR1, antal nedladdade fulltextartiklar per månad och tidskrift. Denna rapport kompletteras med JR1a, antalet nedladdade artiklar för arkivårgångar, och numera även JR1 GOA, antalet nedladdade Golden Open Access artiklar. COUNTER statistiken måste kompletteras med annan statistik från de leverantörer som inte klarar av att tillhandahålla statistik i enlighet med COUNTER standarden. Det gäller för en hel del databas och e boksleverantörer men även för ett mindre antal tidskriftsförlag. Användningsstatistiken kan oftast hämtas via respektive leverantörs administrationsgränssnitt, men ibland måste leverantören kontaktas för att sedan skicka filer per e post. Statistikrapporter som följer COUNTER standarden kan numera maskinellt hämtas med hjälp av SUSHI protokollet om biblioteket har tillgång till en SUSHI klient, då oftast via sitt ERM system eller något kommersiellt statistikverktyg som UStat (ExLibris) eller 360 Counter (Proquest). När uppgifterna är insamlade, vilket är ett digert arbete då många bibliotek har ett stort antal leverantörer, sammanställs dessa och rapporteras till KB för att ingå i den nationella biblioteksstatistiken. Den senare fasen omfattar analysarbetet och utgör en del av underlaget för förnyelser av e resurser följande år. Innan själva analysen kan påbörjas krävs en hel del bearbetning av insamlade rapporter. I en JR1 rapport kan flera avtal finnas med, dvs. all användningsstatistik för de tidskrifter en institution har tillgång till redovisas oberoende av om detta är vi ett eller flera avtal (eller enskilda prenumerationer). I exempelvis JR1 rapporten för Elseviers tidskrifter på plattformen ScienceDirect ingår såväl BIBSAM paketen ScienceDirect Freedom Collection, Cell Press, det så kallade Tidskrifter utanför Freedom Collection som bibliotekets egna arkivköp och prenumerationer på tidskrifter som inte ingår i något av dessa paket. För att få en korrekt bild av hur mycket ett av avtalen används krävs att rätt titlar för just det avtalet separeras ut ur JR1 rapporten och att såväl eventuell användning ur Elseviers arkiv som Open Access artiklar tas bort. När rapportfilen bearbetats går det att göra analyser över exempelvis förändringar över tid, kostnad per nedladdad artikel per avtal och andelen titlar med hög respektive låg användning. Men då insamlingsarbetet och bearbetningen av filerna är tidskrävande återstår ofta inte mycket tid till själva analysarbetet. Risken är också stor för att slutresultatet inte blir helt korrekt. Det är många manuella ingrepp i filerna innan man så att säga har tvättat fram en med avtalet överensstämmande titellista. 7

Statistikarbetet på KB/BIBSAM Bakgrund I BIBSAM:s avtalsprinciper är tillgång till användningsstatistik en fundamental princip bland andra (walk in use, sholary sharing och access efter uppsägning är exempel på andra avtalsprinciper). Kravet till leverantörerna är att varje deltagande institution själva ska kunna hämta sin användningsstatistik, samt att BIBSAM:s handläggare ska kunna hämta in statistik för alla institutioner som ingår i ett avtal. Om kravet att respektive institution själva kan hämta/logga in inte kan tillgodoses accepteras i vissa fall att leverantören endast tillhandahåller ansvarig handläggare kalenderårsvis, månadsuppdelad användningsstatistik där man kan särskilja respektive deltagande institution. Formatet ska vara i enlighet med COUNTER standarden men där detta inte finns (t ex från alla svenska leverantörer) accepteras det format leverantören kan åstadkomma. Användningsstatistik finns för alla BIBSAM:s produkter men kvalitet och format varierar. Ambitionen har varit och är att publicera denna statistik på konsortiewebben (där inloggning krävs endast konsortiets kontaktpersoner, de som är med på e postlistan Upphandlingslistan har tillgång). I dagsläget finns ett fåtal produkter där licenshandläggarna inte kan samla in konsortiestatistik utan respektive deltagande institution måste själva logga in på leverantörens plattform och hämta denna. Motsvarande finns också ett fåtal produkter där endast ansvarig handläggare för avtalet ifråga kan hämta statistiken. Här är alltså respektive deltagande institution helt beroende av att användningsstatistiken sammanställs och publiceras på konsortiewebben. Över åren har graden av fullständig publicering ökat, men 100 % har aldrig uppnåtts, delvis av ovan förklarade skäl. Utöver arbetet med att få in statistikklausuler i licensavtalen och publicera användningsstatistik sammanställer konsortieavtalens handläggare även ett Excel dokument där antal titlar för respektive produkt anges, både för e tidskrifter och e böcker. Bild 4: Exempel från konsortiewebbens sida för användningsstatistik, http://www.kb.se/bibliotek/centrala avtal/aktuellt/anvandningsstatistik/ 8

Insamlandet Inom licensgruppen på KB finns i nuläget en licenshandläggare som har ett samordnande ansvar för konsortiestatistiken, men all personal inom gruppen tar mer eller minde del i arbetet. Det är varje licenshandläggares uppgift att få in statistikklausuler i licensavtalen samt att vara behjälplig med leverantörskontakter användarnamn och lösenord när själva insamlingen sker. I slutet av januari börjar de första kalenderårsrapporterna finnas tillgängliga på respektive leverantörers plattformar. Då arbetar främst statistikansvarig och upphandlingsassistent tillsammans med insamlingen. För vissa avtal krävs ansvarig handläggares medverkan. Praxis är att kunna ge en sammanställning av användningen månadsvis, totalt för föregående kalenderår för respektive produkt/paket (inte på titelnivå) och deltagande institution. Underlaget varierar, ibland kan Exceldokumentet innehålla flikar för respektive institution där även statistik per titel kan hämtas, men i en första flik ges alltid en översiktstabell över totalanvändning per institution. Syftet med konsortiestatistiken är inte skriftligt dokumenterat men utifrån det som de facto görs på konsortieadministrativ nivå kan man se att syftet skiljer sig i viss mån mot vad man kan förvänta sig av en deltagande institution. Analys av konsortiestatistik används förvisso när avtal ska omförhandlas men man kan anta att huvudsyftet är att bistå konsortiets institutioner, speciellt mindre aktörer som inte har personalstyrka att själva göra all insamling. Arbetet med konsortiestatistiken handlar således mycket om insamling, sammanställning och presentation. Syftet har stark bäring på den nationella biblioteksstatistiken. Organisatoriskt tillhör licenshandläggarna på KB Enheten för Nationell bibliotekssamverkan. Till denna enhet hör även den handläggare som handhar KB:s nationella biblioteksstatistikansvar. KB har här dubbla roller, dels att förse konsortiets deltagande institutioner med statistik som de sedan kan rapportera sammanslagen med lokal statistik tillbaka till KB. Den nationella biblioteksstatistiken har ett sista svarsdatum som, för universitets och högskolebibliotekens del, de senaste åren infallit i mitten av mars månad. Med fokus att kunna leverera så mycket som möjligt till detta datum blir en konsekvens att kvaliteten inte hinns med att kontrolleras på ett önskvärt sätt. Konsortiets statistik lämpar sig inte alla gånger som underlag för en enskild deltagande institutions användningsanalys inför eventuellt avhopp. När KB övertog ansvaret för nationella biblioteksstatistiken 2011 (tidigare låg ansvaret hos Kulturrådet) inleddes, av naturliga skäl, ett samarbete mellan ansvarig handläggare för biblioteksstatistiken och licensgruppen. Detta samarbete gäller kategoriindelning samt att tillsammans kunna besvara frågor från BIBSAM:s deltagande institutioner. 2013 togs ett Exceldokument fram, en betaversion, där all konsortiestatistik kunde sammanställas mer översiktligt för respektive deltagande institution. Tanken var att i framtiden skulle denna del av statistiken per automatik kunna läggas in i den nationella biblioteksstatistikens formulär. Men med avseende på den bitvis tveksamma kvaliteten och ofullständiga rapporteringen ligger detta mål ganska långt in i framtiden. Det lokala statistikarbetet bland BIBSAM:s deltagande institutioner I projektets inledningsfas gjordes en enkätundersökning för att ge en överblick över hur statistikarbetet fungerar och vilka behov som finns hos konsortiets deltagande institutioner. Enkätundersökningen gjordes i mars 2014 och skickades ut via Upphandlingslistan och via Facebookgruppen Statistik på akademiska bibliotek. Av de 73 institutioner som deltog i något av BIBSAM:s avtal svarade 43 stycken på enkäten (59 %). Av universitets och högskolebiblioteken svarade 83 % (30 av 36) och av de statliga myndighetsbiblioteken och forskningsinstituten (inräknat KB) svarade 32 % (12 av 37). Även SUB och KIB deltog i enkäten men den besvarades av andra personer än projektdeltagarna. 9

Svarsfrekvensen var med andra ord hög bland universitets och högskolebiblioteken vilket gör att resultatet bör vara representativt för deras statistikarbete. I gruppen myndighetsbibliotek och forskningsinstitut ingår många mindre bibliotek med få avtal och utan resurser att jobba med statistik, vilket kan förklara att svarsfrekvensen var betydligt lägre i den gruppen. Följande frågor ställdes i enkäten: 1. Använder ni de KPI:er som togs fram i föregående projekt? Ja/Nej Om Ja, kommentera gärna användbarheten av dessa Om Nej, varför inte? 2. Använder ni de filer som tillhandahålls på KB:s sida Användningsstatistik för e resurser? http://www.kb.se/bibliotek/statistikkvalitet/anvandningsstatistik/ Ja/Nej Om Ja, kommentera gärna användbarheten av dessa Om Nej, varför inte? 3. Använder ni några andra verktyg för insamling och analys av användningsstatistik? Exempelvis Excel, Access, Ustat, ScholarlyStats, 360 Counter, EBSCONET Usage Consolidation, HARRASSOWITZ EStats, SUSHI m fl Ja/Nej Om Ja, vilket/vilka? 4. Har ni planer på att implementera ett (annat) statistikverktyg? Ja/Nej Om Ja, vilket/vilka? 5. Vilka är de största utmaningarna/frustrationsmomenten i statistikarbetet? Gradera 1 10, där 1 = inga problem och 10 = mycket stort problem a) Trots COUNTER Compliance svårt att jämföra olika leverantörers rapporter b) Många plattformar med olika gränssnitt och varierande användarvänlighet c) Tidskrävande att hämta data d) Tidskrävande att bearbeta data e) Plattformsbyten och tillgång till data på flera plattformar f) För mycket manuellt arbete g) Mina kunskaper i Excel och andra verktyg räcker inte till h) Tidspress för att hålla olika deadlines Övriga kommentarer till fråga 5 6. Har du några övriga kommentarer angående användningsstatistik? 10

Användning av KPI:er från föregående projekt På frågan om man använder de KPI:er som togs fram i föregående projekt svarar 17 % Ja och 83 % Nej (7 resp. 35 bibliotek). De bibliotek som använder dem nämner som fördelar att de fungerar bra för att se trender över flera år, att det är bra att få arkiv borträknat och att det är bra med struktur och viss automatisering. De bibliotek som inte använde dem säger sig antingen inte ha känt till dem eller inte hinna jobba med analys alls. Flera av dem som tar upp tidsbrist är intresserade av att använda KPI:erna om de får tid till analysarbete. Några få kommentarer tar upp specifika problem med hur KPI:erna är utformade: Kan inte användas för att jämföra eller summera statistik för samtliga avtal Ingen utveckling eller support på "produkten" när projektet är över Innehåller inte de parametrar som behövs och efterfrågas av den egna organisationen, eller är alltför omfattande Det går att göra bättre och fler typer av analyser med Excel Av alla svar som kommit in är det dock få som kritiserar innehållet/utformningen av KPI:erna, utan det är framförallt att man inte känner till dem eller tidsbrist som gör att man inte använt dem. Om projektet förvaltats bättre när det var slutfört hade kanske fler använt dem. Användning av statistikfiler på KB:s webb På frågan om man använder de statistikfiler som tillhandahålls på KB:s sida Användningsstatistik för e resurser svarar 85 % Ja och 15 % Nej (35 resp. 6 bibliotek). Många uppskattar smidigheten och tidsbesparingen med att få sin statistik insamlad, särskilt i de fall man annars måste kontakta leverantören för att få statistik eller till och med har svårt att få statistik direkt från leverantören. En specifik fördel med KB:s filer som nämns av ett par bibliotek, är att det är bra att kunna jämföra sin användning med andra bibliotek inom konsortiet. Väldigt många tar dock upp problemet med att filerna publiceras för sent, för sent både för att hinna använda siffrorna innan deadline för nationella biblioteksstatistiken och för organisationernas egna rapporter. Ett annat problem som nämns av flera är brist på detaljnivå i KB:s filer, t.ex. statistik på titelnivå. Dessa problem gör att filerna måste kompletteras med egen nedladdning. Trots att filerna alltså är väldigt uppskattade och använda är det ändå många som själva laddar ner samma data som komplement. Sammanlagt är det väldigt mycket arbetstid som läggs på att ladda ner samma siffror. Statistikverktyg På frågan om man använder några andra verktyg för insamling och analys av användningsstatistik svarar 74 % Ja och 26 % Nej (31 resp. 11 bibliotek). De flesta som svarar Ja använder Excel och några nämner också SUSHI. Utöver dessa används eller testas också flera kommersiella statistikverktyg. De flesta som använder eller testar något av dessa använder också Excel parallellt. USTAT används av sex bibliotek, varav ett inte upplever att det ger tillräckligt. Tre bibliotek har också testat USTAT tidigare men valt bort verktyget på grund av leverantörsbyte eller missnöje med verktyget. 11

EBSCONET Usage Consolidation används av ett bibliotek och har tidigare testats av två bibliotek som valde bort verktyget, också på grund av att man var missnöjda med det. Två bibliotek har börjat testa 360 Counter, varav det ena redan från början säger sig ha låga förväntningar och egentligen inte tror att det kommer att fungera bra. Problem som nämns med de olika statistikverktygen Alla leverantörer går inte att få in i systemet Det krävs för mycket administration att få in statistiken i systemet Systemet fungerar inte för alla resurser, t.ex. inte för e böcker Det är svårt att koppla ihop kostnader med paket så att de inbyggda kostnadsanalyserna kan utnyttjas När det gäller planer på att implementera ett statistikverktyg svarar 24 % Ja och 76 % Nej (10 resp. 32 bibliotek). De som svarar Ja har planer på att testa Intota Assessment, EBSCONET Usage Consolidation, SUSHI, Filemaker Bas eller utveckla ett eget verktyg i Excel. Några har planer på översyner eller letar efter lämpligt verktyg. Sammanfattningsvis om användningen av verktyg kan man säga att Excel fortfarande är mest använt och att få, om något, bibliotek har ett fungerande kommersiellt statistikverktyg de är nöjda med. Vilka är de största utmaningarna/frustrationsmomenten i statistikarbetet? Gradera 1 10, där 1 = inga problem och 10 = mycket stort problem Antal som svarat 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTALT Medel Ranking Tidskrävande att hämta data 0 0 2 2 6 3 5 12 8 5 315 7,33 1 För mycket manuellt arbete 0 0 1 1 6 5 10 9 5 6 314 7,30 2 Många plattformar med olika gränssnitt och varierande användarvänlighet 0 4 3 1 4 3 8 5 8 7 297 6,91 3 Plattformsbyten och tillgång till data på flera plattformar 0 2 4 2 5 3 6 6 11 4 296 6,88 4 Tidskrävande att bearbeta data 1 0 3 3 9 6 3 8 6 4 282 6,56 5 Trots COUNTER Compliance svårt att jämföra olika leverantörers rapporter 0 3 5 3 5 4 10 7 2 4 266 6,19 6 Tidspress för att hålla olika deadlines 0 6 6 2 6 4 8 4 4 3 246 5,72 7 Mina kunskaper i Excel och andra verktyg räcker inte till 6 8 4 4 9 3 1 4 2 2 190 4,42 8 Bild 5: Fråga 5: Vilka är det största utmaningarna/frustrationsmomenten i statistikarbetet? Nedan följer en tematisk sammanställning utifrån hur de olika delfrågorna graderats angående vilka de största utmaningarna/frustrationsmomenten är samt kommentarer både i anslutning till denna fråga och till enkäten i stort. 12

Tiden räcker inte till (ur flera aspekter) Det som framförallt är tidskrävande är att hämta data, men också att bearbeta den. Ett problem är att statistiköversikterna för BIBSAM avtalen kommer väldigt sent. Det leder till mycket tidskrävande dubbelarbete. Samma statistik hämtas både av KB och av biblioteken själva. Biblioteken lägger också mycket tid på att tolka KB:s hjälptexter och vad som egentligen efterfrågas (se mer nedan angående definitioner och den nationella biblioteksstatistiken). Någon nämner att om bara förlagen gör statistiken tillgänglig snarast efter årsskiftet skulle det inte vara några problem. En annan menar att man borde lägga större press på förlagen att snabbare lämna ifrån sig data. När det gällde huruvida man använde KPI:erna eller inte angavs brist på tid till statistikarbetet generellt som ett problem. Många hinner inte jobba med analys alls. När det gäller tidspress på grund av olika deadlines är det den fråga som visar på störst spridning bland svaren. Nära hälften av de svarande menar att det är ett mindre problem, medan lika många menar att det är stort eller mycket stort problem. Det skulle kunna tolkas som att vissa bibliotek upplever press från ledningen att hinna jobba med utvärdering av användningen, medan andra inte gör det. Men svaren skulle också kunna kopplas till deadline för den nationella statistiken. För mycket manuellt arbete Näst efter den tidskrävande insamlingen är det största problemet att det är för mycket manuellt arbete med statistiken. De två frågorna hör troligen ihop. Många hämtar ju sina rapporter manuellt. På frågan om vilka verktyg som används svarade de flesta Excel, vilket torde innebära en hel del handpåläggning. Jämförelsevis få menar dock att deras kunskaper i Excel är otillräckliga. Även med tillgång till ett statistikverktyg kan en stor arbetsinsats krävas. Vi testar 360 Counter nu, men tror inte så mycket på det. Det kräver mycket arbetsinsatser att hålla koll på vilka förlag som finns inlagda i systemet (som Serials Solutions samlar in antingen med sushi eller manuellt) respektive vilka som saknas och som jag måste samla in själv eller be att Serials Solutions lägger till. Jämförbarhet och tolkningsproblem Ett problem som tas upp är att många leverantörer inte rapporterar enligt COUNTER standarden, eller i vissa fall inte levererar statistik alls. Det kan också vara svårt att tolka olika leverantörers rapporter. Olika begrepp används för samma saker vilket skapar osäkerhet. Statistikarbetet är besvärligare när det gäller leverantörer som inte följer COUNTER standarden, men också bristfälliga COUNTER rapporter vållar problem, särskilt vad gäller e boksstatistiken. En person lyfter fram att många mindre leverantörer inte kan leverera COUNTER statistik och att de då faller mellan stolarna. Det är tråkigt, då det är statistiken för de mindre förlagen som ofta är mest aktuell. Andra exempel på kommentarer som handlar om tolkningsproblem: Det gamla vanliga med att korrigera för html PDF; vet inte om en lagom lång titt på html följt av nedladdning i PDF betyder 2 eller 1 träff. De av forskningsbiblioteksstatistiken efterfrågade värdena inom området är inte anpassade efter COUNTER och den statistik vi kan få från leverantörerna. Svårigheterna kommer vid tolkningen. T.ex. så måste resurser med få titlar och få användare få kosta mer än breda resurser men hur får man in sådant i siffrorna? 13

Definitioner och nationella biblioteksstatistiken Flera bibliotek upplever otydlighet från KB:s sida om vilka data som ska samlas in och hur de ska räknas. Definitioner som ändras från år till år och motsägande instruktioner gör det svårt att rapportera konsekvent. En person påpekar att det vid jämförelse av statistik mellan olika lärosäten med ungefär samma avtal syns stor spridning och att detta delvis torde ha att göra med att definitioner och instruktioner för insamling är oklara. Efter att enkäten besvarades har KB arbetat fram ett nytt underlag för nationella biblioteksstatistiken 6. Några av önskemålen om genomlysning och förtydligande av definitionerna som framkom i enkäten har förhoppningsvis tillfredsställts i det underlag som KB skickat ut i år. Plattformar, gränssnitt och problem med inloggningar Frustrerande är också plattformsbyten och data på flera plattformar, liksom mängden plattformar med olika gränssnitt och varierande användarvänlighet. Många sätter höga poäng här. Dessutom ger lösenord och inloggningar som inte fungerar eller byts ut merarbete. Det blir alltid, inför varje år, en massa mailande med leverantörer för att lösenorden man fått tidigare inte längre fungerar." Varje år är det någon ny plattform att hämta statistik ifrån. Störst problem med e böcker Flera kommenterar att statistik för e böcker är svårare att hantera än framförallt e tidskrifter, men även databaser. En person exemplifierar med Ebrary, som är en stor leverantör men vars siffror inte går att jämföra med någon annans. Ett av problemen med e böcker som tas upp är att de olika COUNTER rapporter som finns för e böcker, en för nedladdning av en hel bok och en annan för nedladdning av kapitel, används felaktigt eller inkonsekvent. Leverantörernas kunskap om COUNTERstandarden när det gäller e böcker anses inte vara den bästa. En person poängterar att: E böckerna kommer ju att utgöra en allt större del av vår framtida användning, så här tycker jag det är mycket viktigt att vi får jämförbara uppgifter från våra olika leverantörer. Enstaka prenumerationer Någon nämner att det är enstaka prenumerationer som genererar mest arbete. Detta eftersom det kan vara svårt att hitta fram till statistiken. Lösenord kan ha gått ut och rapporterna är bara ibland i enlighet med COUNTER standarden. Skillnad små stora bibliotek De som har använt eller testat andra verktyg än Excel är större universitet eller högskolor. Några mindre bibliotek och/eller nya konsortiemedlemmar menar att de inte har resurser att jobba med statistiken alls eller inte är så insatta. I övrigt är det svårt att utifrån svar och kommentarer se några stora skillnader mellan hur små och stora bibliotek ser på och arbetar med statistiken. Förslag till förbättringar Ett antal personer ger förslag på vad som skulle kunna underlätta statistikarbetet. Något som flera tar upp är önskemål om tydligare definitioner och instruktioner från KB vad gäller nationella biblioteksstatistiken samt tidigare publicering av KB:s filer över konsortiestatistiken. Flera förslag till andra förbättringar ges också: 6 http://bibstat.libris.kb.se/ 14

"Ju mer som hämtas automatiskt desto bättre." Önskar att det finns ett nationellt ERM verktyg att använda. gärna centraliserad sammanställning och ngt bra verktyg för det Statistiken för de centrala avtalen skulle kunna skötas av BIBSAM som skickar ut den till respektive bibliotek som sedan fyller på med sin lokala statistik. Skulle gärna se en kurs om hur man kan jobba med detta, gärna anpassat för oss på små institutioner med små personella resurser. Sammanfattning av statistikarbetet inom BIBSAM konsortiet Sammanfattningsvis kan sägas om det statistikarbete som sker såväl på KB som på biblioteken att väldigt mycket arbete och tid läggs på att samla in statistik varje år. Mycket dubbelarbete sker och det kan kopplas både till tid och till kvaliteten på insamlad statistik. Biblioteken hämtar statistik själva som de egentligen skulle kunna få via licenshandläggarna på KB, eftersom de inte vet om dessa hinner hämta siffrorna i tid. Tidspress gör att BIBSAM:s handläggare inte alltid hinner kontrollera statistiken de lägger ut, vilket gör att de måste rekommendera biblioteken att själva hämta sin statistik för eventuell analys senare under året. Då flera bibliotek uppfattar definitionerna för nationella biblioteksstatistiken som otydliga riskerar kvaliteten på inrapporterad statistik dessutom att bli dålig. I och med att så mycket tid måste läggas på insamlingen av statistik hinner många bibliotek inte jobba med analys alls, trots det stöd för analysarbetet, KPI:erna, som tagits fram i föregående statistikprojekt. Men det arbete som licenshandläggarna på KB utför när det gäller att samla in statistik är ändå mycket uppskattat och sammanställningarna används av biblioteken. Excel används fortfarande i väldigt hög utsträckning för statistikarbetet och där är kompetensen god på biblioteken. Andra bra verktyg är det dock ganska ont om. Få bibliotek som testat olika kommersiella verktyg har varit helt nöjda. Internationell utblick Då flertalet av de resurser som licensieras inom ramen för BIBSAM konsortiet också licensieras av andra bibliotek och konsortium världen över bör arbetet med utvärdering av dessa resurser ske på ett förhållandevis samstämmigt sätt i ett internationellt perspektiv. Vi ville därför även göra en internationell utblick i vår nulägesanalys. Hur ser de gemensamma utvecklingslinjerna och problemformuleringarna ur ett internationellt perspektiv? Ett av projektets inledande aktiveter var därför en genomgång av de senaste årens litteratur om e resursers användningsstatistik. En avgörande förändring sedan det tidigare projektet är att Project COUNTER har lanserat en ny version, Release 4. Sedan 31 dec 2013 är det denna version som gäller för att räknas som COUNTER kompatibel. Det är nu ett krav att kunna leverera statistik via SUSHI. En annan viktig nyhet är att det krävs en separat rapport, JR 1 GOA, för Gold Open Access artiklar. GOA rapporten gör det möjligt att skilja nedladdning av fritt tillgängliga artiklar från nedladdning av licensierade artiklar. COUNTER Release 4 är också en gemensam standard för alla olika slag av e resursstatistik, dvs. samma grundregler för hur statistik tas fram och levereras gäller numera för tidskrifter, e böcker och databaser. I övrigt skiljde sig inte litteraturinnehållet nämnvärt från det tidigare projektets. Vikten av att samla in, bearbeta och analysera användningsstatistik understryks i de flesta artiklar. Detta då det är strategiskt nödvändigt för biblioteken att kunna visa sina uppdragsgivare att e resurser i hög grad används och därför är lönsamma att satsa på. Man bör också kunna tala samma språk som 15

universitetsledningen, The more librarians can speak the language of assessment in terms that administrators understand, the better their libraries will do in uncertain times. 7 Att arbetet med användningsstatisk är mycket tidskrävande och att det är svårt att skapa bra arbetsflöden betonas också av flertalet artikelförfattare. Det många vill åstadkomma är ett fungerande flöde för att på ett enkelt sätt samla in statistik, helst enligt COUNTER standard, för att sen analysera användningen. Trots att insamlingen underlättats av SUSHI servrar är biblioteken beroende av att kunna bearbeta filerna vidare i Excel. Excel utgör fortfarande basen i arbetet, ibland kombinerat med något kommersiellt statistikverktyg och/eller ett ERM system. Inte i någon artikel anser man dock att ett kommersiellt verktyg och/eller ERM system räcker, vilket även framgick av svaren i vår enkät. Inget av de kommersiella verktygen klarar av att hantera filer från alla leverantörer, vilket också verifieras av en artikel om hur Bowling Green State University i Ohio arbetat fram en hybridmodell med Innovative Interfaces ERM system som en av beståndsdelarna 8. Undantaget från detta fokus på Excel, där svårigheter att skapa bra arbetsflöden betonas, är de artiklar som handlar om JUSP, Journal Usage Statistics Portal. Artiklarna är ofta författade av personer ur JUSP teamet, men exempelvis Alison Brock från Open University ger också en mycket positiv presentation av JUSP på UKSG konferensen 9 2013. Där framkommer att Open University sparar cirka 2 arbetsveckor per år i arbetstid vid insamling av användningsstatistiken. Hon framhåller även att siffrorna i JUSP är verifierade uppgifter då eventuella felaktigheter i filerna kontrolleras och rättas till i samarbete med förlagen, innan de höstas i JUSP. Förutom förbättrad insamling ger JUSP också många möjligheter att analysera användningen med hjälp av ett antal bra rapporter som är lätta att ta fram. Brocks iakttagelser bekräftas i JUSP:s egna användarenkäter. Enligt 2013 års JUSP Community Survey Report är flertalet användare väldigt positivt inställda till verktyget, som sägs vara värdeskapande då JUSP bland annat sparar tid, tillhandahåller pålitliga data, minskar dubbelarbete och är enkelt att använda. Annat som uppskattas är den support i form av guider och webbinarier som finns att tillgå och, inte minst, snabb hjälp och respons från JUSP teamet vid behov. Litteraturgenomgången pekade på att ett test av JUSP borde bli projektets nästa steg. Dit pekade också enkätresultatet, där såväl önskemål om ett nationellt ERM system som en centraliserad lösning med ett bra verktyg fördes fram, även om inte JUSP nämndes specifikt. 7 Wical, 2013 s. 185 186 8 Fry, 2013. 9 http://www.uksg.org/ 16

JUSP Journal Usage Statistics Portal Vad är JUSP? JUSP, Journal Usage Statistics Portal, erbjuder ett verktyg för samlad ingång till användningsstatistik för e tidskrifter. Syftet med JUSP är enkelt uttryckt att ge bibliotek a simple way to analyse usage trends and provide evidence of value for money, http://jusp.mimas.ac.uk/. Portalen bekostas med medel från Jisc Collections 10 och är utvecklad av ett konsortium bestående av: MIMAS 11 vid Manchester University driftar JUSP, sköter insamling och databasadministration, support, webbsida etc Jisc Collections kontakter med förlag och intermediärer Evidence Base 12 vid Birmingham City University användarsupport och utbildning Cranfield University teknisk utveckling JUSP startade 2008 som ett pilotprojekt för fem bibliotek och fyra tillgängliga leverantörer, för att 2010 bli en kostnadsfri tjänst för akademiska bibliotek i Storbritannien. Från början begränsades JUSP till de av Jisc Collections förhandlade NESLi2 avtalen 13 men är nu öppen för alla förlag som kan leverera statistik i COUNTER format via SUSHI. Idag används JUSP av 170 institutioner och ger tillgång till användningsstatistik från 70 olika förlag och intermediärer, som exempelvis Ingenta Connect och EbscoHost. Tiotusentals COUNTER rapporter höstas i portalen via SUSHI hämtning varje månad. Test och utvärdering av JUSP Vi hade i projektbidragsansökan budgeterat för eventuell konsulthjälp vid testimplementation av applikation för statistikinsamling. Då fördelarna med en lokal installation var få, om några alls, i förhållande till en hostad JUSP lösning, behövdes detta aldrig. I oktober gjorde JUSP teamet en kostnadsfri testinstallation för de två projektbiblioteken. Denna har sedan varit tillgänglig under resten av projekttiden. Statistik från fyra förlag/plattformar höstades Cambridge University Press, ett urval förlag på HighWire Press plattformen, Oxford University Press och Wiley. Dessa valdes utifrån kriteriet att det skulle röra tidskrifter för vilka det fanns BIBSAM avtal samt att både SUB och KIB skulle ingå i dessa avtal. Biblioteken skulle också ha köpt arkiv från ett eller flera av förlagen. Detta för att kunna se hur arkivanvändningen redovisades i de olika JUSPrapporterna. De utvalda förlagen publicerar också Golden Open Access artiklar (dock levererar Cambridge University Press ännu inga JR1 GOA rapporter). Antal år för tillgänglig statistik varierade per förlag, men tidigaste startår var 2009 (vilket är standard för JUSP användarna i Storbritannien). Statistiken uppdaterades sedan månatligt med data t o m december siffrorna för 2014. JUSP är baserat på rapporterna JR1, JR1a och JR1 GOA, vilket också var de COUNTER rapporter som höstades i testinstallationen. 10 Jisc Collections är den organisation, som bland mycket annat, förhandlar konsortie avtal för UH sektorn i Storbritannien (motsvarande BIBSAM avtalen), http://www.jisc collections.ac.uk/ 11 MIMAS är ett nationellt akademiskt datacenter baserat vid University of Manchester i Storbritannien. MIMAS tillhör, sen augusti 2014, organisatoriskt Jisc Collections 12 http://www.bcu.ac.uk/evidence base 13 Motsvarande BIBSAM avtalen, se not 10. 17

Metod för att utvärdera JUSP Projektdeltagare på KIB och SUB har utvärderat JUSP utifrån några tänkta arbetsuppgifter som utförs på respektive bibliotek. Tidsåtgången har beräknats för 30 förlag och jämförts med och utan JUSP. Följande statistikrapporter användes i testerna: COUNTER JR1 som visar antal nedladdade artiklar per månad och tidskrift, kalenderår (inklusive ur arkiv och Gold Open Access tidskrifter) COUNTER JR1a som visar antal nedladdade artiklar ur tidskriftsarkiv per månad och tidskrift, kalenderår (även inkluderat i rapport JR1) COUNTER JR1 GOA som visar antal nedladdningar ur Gold Open Access tidskrifter (även inkluderat i rapport JR1). Rapporten är ny i COUNTER release 4 som publicerades i april 2012. Vissa leverantörer har haft rapporten redan under 2013 men under 2014 bör de flesta leverantörer med OA publicering ha den. JUSP egen rapport Annual summary of publisher usage som är en sammanställning av data ur de tre COUNTER rapporterna ovan per år och leverantör och som dessutom inkluderar data från intermediärer som EbscoHost och Ingenta Connect. JUSP egen rapport Titles with the higest usage som är en sammanställning av de 100 mest använda tidskrifterna vars data finns tillgängligt i JUSP. JUSP sökingång Individual journal(s) search and usage som är en sammanställning av data ur de tre COUNTER rapporterna ovan över flera år för en specifik titel och som dessutom inkluderar data från intermediärer som EbscoHost och Ingenta Connect och visar upp/nedgång i användningen från år till år. Insamling till nationella statistiken Att ta fram totalsiffran av användningen för 30 förlag till nationella statistiken tar med JUSP ca 2 min, inräknat inloggning i portalen. Alla siffror presenteras i en rapport med totalsiffra per förlag i en kolumn, OA nedladdning i en kolumn och även totalsumman för alla förlag. Motsvarande arbete utan JUSP beräknas ta ca 10 min per förlag i genomsnitt (inklusive långsam nedladdning på vissa plattformar, eventuella problem med inloggningar, kontroll av siffror som ser avvikande ut). Beräknat på 30 förlag skulle det ta totalt ca 5 timmar effektiv arbetstid att samla in alla rapporter. Arbetsmomenten för varje förlag är: 1. Hämta URL och inloggningsuppgifter till administrationsgränssnitt 2. Hämta COUNTER rapport över nedladdade artiklar totalt (JR1) 3. Hämta COUNTER rapport över OA nedladdningen (JR1GOA) Antal förlag Uppskattad tidsåtgång JUSP Uppskattad tidsåtgång manuellt 30 2 min 5 h För SUB skulle JUSP dessutom innehålla statistik från ytterligare ca 20 förlag för egna tidskriftsavtal. För dem tillkommer ingen extra tid med JUSP eftersom de ingår i samma rapport. Utan JUSP skulle det ta ytterligare drygt 3 timmar att ta fram statistik för dem. Även statistik för många enstaka prenumerationer och mindre paket skulle kunna bli mer lättillgänglig i JUSP, siffror som hittills inte alltid har tagits fram eftersom det varit för arbetskrävande. 18

Analys med KPI Handgreppen att fylla i ett KPI från 2011 och framåt utgående från JUSP data skulle inte skilja sig mycket från idag. Idag förutsätter detta dock dels att COUNTER rapporter för varje år finns sparade, vilket inte alltid är fallet. Att hämta ett förlags statistik för ett KPI 2011 2014 tar med JUSP ca 4 min. Motsvarande rapportinhämtning utan JUSP tar ca 40 min. Det innefattar hämtning av 8 rapporter. I exemplet användes statistik från ett förhållandevis okomplicerat avtal, British Medical Journal, vars tidskrifter finns tillgängliga på en och samma plattform och inte har någon OA publicering som behöver räknas bort. För förlag där OA publicering behöver tvättas bort krävs ytterligare en rapport per år, JR1 GOA. Hanteringstiden ökar då följaktligen. Om exemplet appliceras på 30 förlag skulle tidsbesparingen bli följande: Antal förlag Uppskattad tidsåtgång JUSP Uppskattad tidsåtgång manuellt Uppskattad tidsåtgång manuellt inklusive OA 30 2 h 20 h 30 h Handgreppen, utan tillgång till JUSP, innefattar: 1. Hämta URL och inloggningsuppgifter till administrationsgränssnitt 2. Hämta COUNTER rapporten över nedladdade artiklar totalt (JR1) för respektive år 3. Hämta COUNTER rapporten för arkiv nedladdning respektive år 4. Hämta COUNTER rapporten för OA nedladdningen (JR1 GOA) respektive år 5. Formatera varje COUNTER fil (12 st) från text till data 6. Rätta till eventuella felformateringar som till exempel kommatecken i titel En förutsättning för att kunna ersätta hämtning av användningsdata från respektive förlagsplattform för respektive kalenderår med uttag ur JUSP är att KPI:et skrivs om för att istället hämta siffrorna från tillämpliga rapporter i JUSP. Detta går att göra relativt enkelt enligt KIB:s statistiker. Jämförelse av de 50 mest använda tidskrifterna idag och för fem år sedan Att ta fram de 50 mest använda tidskrifterna tar i JUSP ca två minuter. Med ett klick får man upp de mest nedladdade titlarna från alla paket direkt på skärmen. 19

Bild 6: JUSP Rapport över mest använda titlar, oberoende av förlag. Att göra motsvarande sammanställning utan JUSP tar ca 10 timmar. I snitt tar det 10 minuter per fil. Om sparade Excel filer för varje förlag och år redan finns sparade ska varje fil öppnas, sorteras på användning och de 50 mest använda titlarna från varje förlag ska kopieras över i ett nytt dokument. Rapporterna kan se olika ut från olika förlag och därför behöva modifieras lite. Det är två filer per förlag som ska sorteras och kopieras ur. Tidsberäkningen är gjord utifrån 30 förlag. Det är alltså titlar ur 60 filer som ska kopieras in i det nya Excel dokumentet för att få fram de 50 mest använda titlarna från alla förlag. Risken att klipp och klistra fel någonstans är stor. Om inga sparade filer finns tar det betydligt längre tid, ca 20 timmars effektivt arbete. Då måste man ta fram inloggningsuppgifter och logga in i varje administrationsgränssnitt, beställa hem rapporter (vissa kommer först dagen efter) och sedan göra sammanställning enligt ovan. Alla förlag tillhandahåller inte statistik flera år bakåt i tiden, så det blir luckor i för vissa titlar. Här får man räkna med 15 20 minuter per fil, dessutom uppdelat på flera dagar då det kan ta tid att få tag i eventuella nya lösenord och att få statistikfiler skickade. Antal förlag Uppskattad tidsåtgång JUSP Uppskattad tidsåtgång manuellt med sparade filer Uppskattad tidsåtgång manuellt utan sparade filer 30 2 min 10 h 20 h 20