Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-08-15 130 Riktlinjer för mobila enheter KS-2015/467 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna utsända riktlinjer för mobila enheter att överlämna beslutet till kommunfullmäktige för kännedom. Yrkande Claes Litsner (S) yrkar bifall. Ärende Tjänsteskrivelse 2016-06-20 och förslag på riktlinjer har varit utsända. Exp till: Akten Expedierat av Siobhán Górny
Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Malin Eriksson Datum KS-2015/467 Strategiskt ledningsstöd 2016-06-20 Kommunstyrelsen Riktlinjer för mobila enheter KS-2015/467 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna utsända riktlinjer för mobila enheter att överlämna beslutet till kommunfullmäktige för kännedom. Sammanfattning Under 2014 kom Skatteverket med ett ställningstagande om förmånsbeskattning av elektronisk utrustning eller abonnemang mot fast avgift. Ställningstagandet innebär att arbetsgivare bör reglera vad som gäller avseende privat bruk av mobila enheter tillhandahållna av arbetsgivaren. Detta för att anställda och förtroendevalda inte ska bli föremål för förmånsbeskattning. Med mobila enheter avses mobiltelefoner, surfplattor och läsplattor. Riktlinjer för mobila enheter i Knivsta kommun reglerar hur anställda och förtroendevalda inom Knivsta kommun ska använda mobila enheter i tjänsten. Riktlinjerna reglerar också vad som gäller kring privat användning. Vad avser den privata användingen finns det olika förhållningssätt beroende på vilken tjänst man har. Chefer har en större möjlighet att använda sina mobila enheter för privat bruk eftersom de i större utsträckning har ett krav på sig att vara tillgängliga efter kontorstid. Gemensamt för samtliga anställda och förtroendevalda är att det är tillåtet att ringa privata samtal från tjänstemobilen inom rimliga gränser då samtliga telefonabonnemang i Knivsta kommun är utrusade med fast avgift för telefoni. Det medför alltså ingen extra kostnad för arbetsgivaren när den anställde ringer privat på sin tjänstetelefon. Vad avser förmånsbeskattning av privat bruk av mobila enheter slår Skatteverket fast fäljande: Förmån av en vara eller tjänst som en anställd får av arbetsgivaren ska inte tas upp om varan eller tjänsten: är av väsentlig betydelse för att den skattskyldige ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, förmånen är av begränsat värde för den anställde, och förmånen för den anställde inte utan svårighet kan särskiljas från nyttan i anställningen (11 kap. 8 IL). Detta är således utgångspunkten i Knivsta kommuns riktlinjer avseende privat bruk av mobila enheter och bedömningen är att under förutsättning att riktlinjerna följs ska ingen anställd
Sida 2 av 3 eller förtroendevald blir föremål för förmånsbeskattning. Skatteverket ger dock ingen vägledning i kronor och ören om vad som är av begränsat värde. Riktlinjer för mobila enheter ersätter det tidigare dokumentet Telefonipolicy för Knivsta kommun (2006-02-16). Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget beslut bedöms inte leda till några ekonomiska konsekvenser utöver befintlig budgetram Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson kommundirektör Beslutet ska expedieras till: Akten Kommunfullmäktige
Sida 3 av 3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej X Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Beslutet bedöms inte påverka barn då ärendet berör kommunens hantering av mobila enheter för anställda och förtroendevalda. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
Riktlinjer för mobila enheter
Riktlinjer för användande av mobila enheter i Knivsta kommun Allmänt De senaste åren har det skett stora förändringar i kommunikationslandskapet. Internet, e-post, telefoni såväl som digitala plattformar är idag ett självklart hjälpmedel för att utföra arbetsuppgifter. Detta ställer krav på hur medarbetare och förtroendevalda använder sina mobila enheter. Användningen av mobila enheter ska följa lagar och författningar och ska ske på ett etiskt och korrekt sätt. Med mobila enheter avses mobiltelefoner, surfplattor och läsplattor. Dessa riktlinjer syftar till att vägleda medarbetare och förtroendevalda i hur mobila enheter ska användas i tjänsten. För vem gäller riktlinjerna? Riktlinjer för mobila enheter gäller samtliga anställda och förtroendevalda i Knivsta kommun. Då en ny mobil enhet kvitteras ut ska riktlinjerna läsas igenom och undertecknas av den som tar emot den mobila enheten. Sidan med underskriften skiljs åt från övriga dokumentet och lämnas till närmaste chef som ansvarar för att förvara denna. Förtroendevald lämnar den undertecknade sidan till den nämndsekreterare som ansvarar för den nämnd i vilken den förtroendevalda har sitt huvuduppdrag, alternativt till huvudregistrator. Ansvar Medarbetare och förtroendevalda ansvarar själva för sina mobila enheter. De mobila enheterna ska hanteras aktsamt och förvaras på ett säkert sätt. Vid förlust eller skada ersätter arbetsgivaren den mobila enheten. Förlust av mobila enheter anmäls till IT-support och till polisen. Ny mobil enhet ska alltid beställas av närmaste chef. Förtroendevald vänder sig till den nämndsekreterare som ansvarar för den nämnd i vilken den förtroendevalda har sitt huvuduppdrag, alternativt till huvudregistrator, för beställning av ny enhet. När tjänst eller uppdrag avslutas När en anställning eller ett förtroendeuppdrag upphör återlämnas samtliga mobila enheter till närmaste chef. Förtroendevald lämnar enheten till den nämndsekreterare som ansvarar för den nämnd i vilken den förtroendevalda har sitt huvuduppdrag, alternativt till huvudregistrator. Tjänstledighet Vid tjänstledighet lämnas mobila enheter till närmaste chef. I undantagsfall kan den som är tjänstledig behålla de mobila enheterna under tjänstledigheten. Detta gäller i de fall där arbetsgivaren kräver att den som är tjänstledig ska utföra vissa arbetsuppgifter under sin tjänstledighet. 1
Privat användning av mobila enheter I Knivsta kommun har alla mobiltelefoner ett abonnemang med fast avgift för telefoni (samtal). Det är därför tillåtet att använda sin tjänstemobil för att ringa nödvändiga privata samtal inom Sverige under arbetstid. Omfattningen ska vara inom rimliga gränser och inte gå ut över arbetsuppgifterna. Vid tjänsteresor är det tillåtet att använda sin tjänstemobil under hela vistelsen för att ringa privata samtal då det anses vara en ofrånkomlig biförmån. Surf, SMS och MMS Det är inte tillåtet att använda mobila enheter för surf, SMS och MMS för privat bruk. Surf, SMS och MMS som är arbetsrelaterat är tillåtet. För chefer och medarbetare som har ett krav på sig att vara tillgängliga efter ordinarie arbetstid anses samtal, SMS och MMS för privat bruk på tjänstemobilen vara en ofrånkomlig biförmån och är därför tillåtet. Arbetsrelaterad surf är också tillåtet på den mobila enheten, däremot är privat surf inte tillåten. Om riktlinjerna för privat bruk av mobila enheter inte följs kan man bli föremål för förmånsbeskattning enligt inkomstskattelagen (1999:1229, IL). Säkerhet Mobila enheter ska lösenordsskyddas så att de är låsta när skärmsläckaren är aktiv. Det är inte tillåtet att manipulera den mobila enhetens grundfunktionalitet, det vill säga sådana funktioner som produkten har vid utlämnandet från IT-enheten. Tillgänglighet Knivsta kommun strävar efter att den som ringer bara ska behöva ringa ett samtal för att uträtta sitt ärende. Generellt har verksamheterna inte några telefontider. Om du inte är anträffbar Om någon söker dig via telefon eller e-post och du inte är anträffbar, ska du återkomma inom tre arbetsdagar i enlighet med Knivsta kommuns kommunikationspolicy. Detta gäller om den som sökt dig meddelat att han eller hon vill att du återkommer. Hänvisning När man inte är anträffbar ska telefonen hänvisas via en app i mobiltelefonen. Bemötande I all användning av de mobila enheterna representerar vi Knivsta kommun. När e-post skickas från de mobila enheterna ska alltid en signatur användas där det framgår att e-brevet kommer från Knivsta kommun, se dokumentet E-postregler för anställda i Knivsta kommun. 2
Arbetsmiljö De mobila enheterna skapar möjligheter till ökad flexibilitet men kan också leda till högre förväntningar på tillgänglighet hos medarbetarna. För att främja en hållbar arbetsmiljö finns det några punkter att beakta: Låg volym på ring-, sms- och e-postsignal, För de medarbetare som sitter i kontorslandskap bör längre telefonsamtal tas i telefonkurer, tysta rum eller liknande, Utgå ifrån att medarbetare svarar på e-post, sms och telefonsamtal under ordinarie arbetstid, Undvik att prata i telefonen vid bilkörning, om du pratar i mobilen vid bilkörning ska handsfree användas. Support Om du får några problem eller behöver hjälp i något avseende med din mobila enhet vänder du dig till helpdesk på telefon: 018-34 79 99 eller mail: support@knivsta.se Bra att känna till Det finns några saker kring mobila enheter i tjänsten som kan vara bra att känna till: Om du är nyanställd i Knivsta kommun är det viktigt att kontaktcenter får information om att du börjat din tjänst och vilket telefonnummer du har, detta ska meddelas kontaktcenter omedelbart efter påbörjad tjänst. Om du ska vara tjänstledig är det viktigt att du eller din chef pausar ditt abonnemang för mobiltelefoni. 3
Riktlinjer för mobila enheter Riktlinjer för mobila enheter gäller samtliga anställda och förtroendevalda i Knivsta kommun. Jag har tagit del av Knivsta kommuns riktlinjer för mobila enheter. Namn (för- och efternamn) Kontor, enhet eller nämnd Ort och datum Signatur 4