Riktlinjer För resor i tjänsten
INNEHÅLL... 1 Hänvisningar till Västfastigheters hemsida:... 2 VÄSTFASTIGHETERS RIKTLINJER FÖR RESOR I TJÄNSTEN.... 3 RIKTLINJER för Västfastigheters... 4 1.Övergripande mål... 4 1.1. Tjänsteresor hos Västfastigheter... 4 1.2. Effektivitet... 4 1.3. Trafiksäkerhet och miljöanpassning... 4 2.Riktlinjer för resor och transporter...4 2.1. Resebyrån... 4 2.2. Val av resklass mm... 5 2.3. Planering, ersättningar och övriga villkor för resor... 5 2.3.1. Planering... 5 2.3.2. Ersättning vid tjänsteresor... 6 2.3.3. Resor till och från arbetet... 6 2.3.4. Samåkning... 6 3.Riktlinjer för trafiksäkerhet och miljöanpassning... 6 3.1. Res kollektivt... 6 3.2. Säker körning... 6 3.3. Sparsam körning med minskad miljöpåverkan... 6 3.4. Motorcykel och moped... 6 3.5. Cykelhjälm... 6 4.Riktlinjer för möten... 6 4.1. Syfte... 6 4.2. Val av mötesform...7 4.2.1. Ansvar... 7 4.2.2. Distansmöten... 7 4. 2.3 Personliga möten 7 5.Riktlinjer för bilar... 7 Hyrbilar, tjänstebilar och leasingbilar... 7 5.1 Regionen satsar på miljöfordon... 7 5.2. Miljöfordon... 7 5.2.1. Fakta om miljöfordon... 7 5.2.2. Säkerhetskrav... 7 5.2 3. Framtida krav på bilar... 8 RESEANVISNINGAR för Västfastigheter... 8 1. Beslut om tjänsteresor... 8 2. Allmänna regler för resor... 8 2.1. Resebeställningar... 8 2.2. Transfer... 8 2.3. Hotell... 8 2.4. Flygresor... 8 2.5. Bonuspoäng... 9 2.6. Tågresor... 9 2.7. Konferenser... 9 2.8. Outnyttjade biljetter... 9 2.9. Gruppresor... 9 1(11)
3. Fritidsaktiviteter... 9 4. Försäkring... 10 5. Betalning av biljetter... 10 6. Följeslagare/medresenär... 10 7. Reseförskott... 10 8. Reseräkning... 10 9. Statistik... 10 10.Tillgänglighet... 10 11.Leverans av färdhandlingar... 10 12.Pris... 10 13.Utbildning av kontaktmän/resebeställare... 11 Handlingsplan för transporter i Västfastigheter 12 Viktiga webbadresser Transportplan http://vastfastny.vgregion.se/personal/default.asp Tjänstereseförsäkring http://westma.systeam.sjunet.org/sokning/avtal/?cid=1175 Ramavtal för resetjänster http://westma.systeam.sjunet.org/sokning/avtal/?cid=969 2(11)
Västfastigheters riktlinjer för tjänsteresor (gäller fr o m den x 2008) Styrmiljö Riktlinjerna gäller alla medarbetare i Västfastigheter. Bakgrund VGRs resepolicy (regionfullmäktige 2008-02-19) Praktiska tillämpningar till resepolicyn (regionstyrelsen 2008-02-22) Västfastigheters transportplan (godkänd 2002-12-12) ligger till grund för dessa riktlinjer Mål Resorna ska ske på ett sådant sätt att VGRs långsiktiga mål uppnås En säker arbetsmiljö Ett miljöanpassat resande Ett kostnadseffektivt resande Resande när det behövs Ansvar Information/ Kommunikation Genomförande Uppföljning Kompletterande dokument Ansvaret följer linjeorganisationen. Chef ansvarar för efterlevnad och uppföljning av riktlinjerna. Chef och medarbetare ansvarar båda för planering och bedömning. Chef och medarbetare ansvarar för att resan sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt. Information om VGRs resepolicy och Västfastigheters riktlinjer ska delges de anställda. Riktlinjerna ska införas i den dagliga verksamheten. Regionstyrelsen har det övergripande ansvaret att samordna och utvärdera arbetet med resepolicyn. Årlig rapportering ska ske om Uppgifter som regionen årligen infordrar (= antal mil fördelat mellan tjänste- och privatbilar) Antalet tjänste- och leasade bilar, varav miljöbilar Antalet telefon- och videokonferenser med antal deltagare Till dessa riktlinjer hör: Säkrare, billigare och miljömässigt bättre resor inom VGR 2006 Reseanvisningar för Västfastigheter (med bilaga och hänvisningar). Definitioner: Policy finns i regionen Riktlinjer Anvisningar Instruktioner beskriver att något ska finnas och beslutas endast av VGR anger hur målet ska uppnås, dvs. vad som ska göras. beskriver på vilket sätt policyn ska genomföras ges för specifika system eller åtgärder och beskriver hur och av vem åtgärderna ska följas. 3(11)
RIKTLINJER FÖR VÄSTFASTIGHETERS TJÄNSTERESOR 1. Övergripande mål Minska miljöbelastningen som orsakas av resor och transporter. 1.1. Tjänsteresor hos Västfastigheter I riktlinjerna nedan anges hur det övergripande målet ska uppnås. 1.2. Effektivitet Tjänsteresor ska planeras, bokas och genomföras så kostnadseffektivt, säkert och miljövänligt som möjligt. Hänsyn ska även tas till verksamhetens krav och medarbetarnas förutsättningar och behov. Möjligheterna att genomföra ett möte som distansmöte (video- och telemöte) ska övervägas innan beslut fattas om en resa. Resor ska planeras med så god framförhållning som möjligt. Bokningar och resor ska följa Riktlinjer för resor och transporter (punkt 2), Riktlinjer för bilar (punkt 5) och Riktlinjer för möten (punkt 4). Samåkning ska alltid undersökas. Kallelse till möte ska innehålla en deltagarförteckning, så att samåkning möjliggörs/kan ske. 1.3 Trafiksäkerhet och miljöanpassning Trafiksäkerhets- och miljökraven tjänar dubbla syften. Dels har de betydelse för säkerheten, miljön och hälsan för samtliga trafikanter, dels visar de att Västfastigheter är ett föredöme och tar ansvar för att det egna resandet sker så trafiksäkert och miljövänligt som möjligt. Se Riktlinjer för trafiksäkerhet och miljöanpassning. Kunskap Alla medarbetare ska tillämpa sin kunskap om hur var och en genom sitt handlande i olika situationer kan bidra till en säkrare och mer miljöanpassad trafik. Värdering /förståelse Alla medarbetare ska förstå vikten av säkra och miljöanpassade transporter. Lika viktigt är att alla förstår innebörden av det goda exemplets makt så att var och en genom sitt handlande, såväl i tjänsten som privat, bidrar till att samhällets trafiksäkerhetsmål och miljömål uppnås. Handling /beteende Alla medarbetare ska i handling tillämpa sin kunskap om trafiksäkerhet och miljöanpassning när de planerar och genomför resor. Vår strävan ska vara att ständigt göra vårt resande säkrare och mer miljöanpassat. I de fall det förekommer konflikter mellan olika mål måste avvägningen ske utifrån verksamhetens behov och de lokala förutsättningarna. På konsumentverkets webbplats www.konsumentverket.se finns information om nya personbilars (2004) miljöklass, bränsleförbrukning, koldioxidutsläpp och hur du kan köra miljöanpassat. Konkreta tips till förbättringar som alla kan göra finns även på Vägverkets webbplats www.vv.se under rubriken miljö. 2. Riktlinjer för resor och transporter 2.1. Resebyrån Westma har tecknat ett ramavtal för resetjänster med Lingmerths Resebyrå AB, Nässjö. Lingmerths är miljöcertifierade enligt ISO14001 (Statens Provningsanstalt i Borås) och väljer det för oss mest miljövänliga alternativet avseende resa, hotell och konferensanläggning vid tjänsteresa. En avvägning sker vid varje resa. Denna certifiering borgar också för att Lingmerths väljer samarbetspartners med miljöprofil. Vårt avtal med Lingmerths är uppbyggt så att ju mer vi reser desto högre rabatter får vi. Regionen köper årligen resor för 27-28 miljoner. Tänk på miljöpåverkan och jämför med alternativ. 4(11)
2.2. Val av resklass mm Resebyrån har till uppgift att ta fram kostnadseffektiva förslag på hur resan kan genomföras. För bokning gäller: Flygresor, hotellrum, tågresor och båtresor ska bokas via resebyrån. Hyrbilar bokas i första hand direkt hos leverantören och i andra hand via resebyrån. Konferenser bokas i första hand hos resebyrån och i andra hand direkt hos anläggningen. För alla bokningar gäller följande: Bil I första hand ska fordon användas som Västra Götalandsregionen äger eller tillhandahåller för tjänsteresor. För bilresor ska Bilar som är anpassade för miljöbränsle i första hand tankas med det. Privat bil får användas endast när andra alternativ inte är rimliga i ett samlat perspektiv på miljö, kostnadseffektivitet och säkerhet. Resenären ska kunna redovisa skälen i det enskilda fallet till varför privat bil valts och får då användas efter överenskommelse med närmaste chef. När någon regelmässigt använder privat fordon i tjänsten (se 5.2.3 dagens krav på bilar). Båt Flyg inrikes Flyg utrikes Taxi Tåg Buss Övriga resor utrikes Hotell Konferens Lågprisboende Vid resa med båt ska resenären åka med standardhytt, normalt B-hytt insides. För utrikesresor samt till destinationer där tåg och buss inte utgör realistiskt alternativ kan flyg nyttjas. Generellt gäller att resan ska vara längre än 50 mil för att flyg ska användas. Vid resor till och från Stockholm, med Stockholm som resans slutmål, får flygresa endast utnyttjas i undantagsfall. Resor med flyg genomförs normalt i ekonomiklass. Biljetten ska om möjligt bokas minst 7 dagar före avresa för att få bästa pris. Biljetter som inte är ombokningsbara bör väljas om det inte är sannolikt att biljetten behöver bokas om. Flygresor - se Västfastigheters RESEANVISNINGAR. Allmänna kommunikationer (t ex buss, spårvagn, tunnelbana) ska alltid övervägas som alternativ till vanlig taxi eller tågtaxi. På samma sätt ska flygbuss eller tåg vara förstahandsalternativ före flygtaxi. På kortare sträckor kan dock taxi vara ett kostnadseffektivt alternativ. I de fall taxi är ett alternativ ska i första hand miljötaxi väljas. Tågresor - se Västfastigheters RESEANVISNINGAR. Mellan många större orter finns reguljära bussförbindelser. På sådana sträckor kan buss vara ett alternativ till tåg (se tabell ovan miljöbelastning). Buss och annan kollektivtrafik bör också prövas som alternativ till taxi. Vid resa utrikes ska resebyrån anlitas för bokning och ombokning. Resebyrån kan då vid oroshändelser snabbt lämna rapport om var medarbetare finns inbokade i olika länder. I första hand ska hotell eller konferensanläggningar som är miljöcertifierade väljas, om sådant alternativ finns på orten. Hotellens utbud av filmer bör inte innehålla pornografiska filmer. Konferenser ska i första hand förläggas till regionens egna lokaler. I andra hand ska man använda de konferensanläggningar som resebyrån har avtal med. Bokning kan ske antingen direkt hos konferensanläggningen eller genom resebyrån. Vid externa grupp- och konferensarrangemang ska offert infordras. Privatrum, vandrarhem etc. får alltid användas. 2.3 Planering, ersättningar och övriga villkor för resor 2.3.1 Planering Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar: transport, logi, traktamente, tjänstresetilllägg, arbetstid och restid. Avgörande för hur resan genomförs är den totala kostnaden, hänsynen till trafiksäkerhet och miljö samt medarbetarens sociala situation, Vid planering av konferenser och möten bör värdet av att minimera deltagarnas sammantagna resande beaktas. Den som arrangerar möten ska ta hänsyn till möjligheterna att ta sig till mötet med kollektiva 5(11)
färdmedel. Deltagarna ska också kunna ta sig till mötet på ett säkert och miljövänligt sätt. Hotell och lokaler bör vara handikappanpassade och ha ett miljöprogram. Alternativ som video- och telefonmöte ska övervägas innan man fattar beslut om en resa. Varje resa med övernattning ska alltid godkännas i förväg av medarbetarens närmaste chef. Brådskande resor kan godkännas i efterhand. 2.3.2 Ersättning vid tjänsteresor Tjänsteresor regleras av inkomstskattelagen, de landstingskommunala avtalen TRAKT 04 och BIL 01. Ersättning för tjänsteresor betalas ut enligt inkomstskattelagen. http://intra.vgregion.se/vgrtemplatesipage.aspx?id=155656 2.3.3 Resor till och från arbetet Resor till och från arbetet omfattas inte av riktlinjerna. 2.3.4 Samåkning Att samåka är ett utmärkt sätt att resa både kostnadseffektivt och miljövänligt. Därför uppmanas samtliga att före varje resa undersöka om det finns möjlighet till samåkning. Buss eller minibuss kan ibland vara lämpliga alternativ när många ska resa till samma resmål. 3. Riktlinjer för trafiksäkerhet och miljöanpassning 3.1. Res kollektivt Allmänna kommunikationer är oftast det bästa alternativet med avseende på såväl effektivitet och kostnad som säkerhet och miljö. För resor som är längre än 50 km från arbetsstället ska tåg och buss i linjetrafik utgöra förstahandsalternativet. För kortare tjänsteresor ska cykel, kollektivtrafik eller tjänstebil nyttjas i första hand. I val mellan kollektivtrafik och bil ska kollektivtrafik prioriteras. 3.2. Säker körning En säker körning förutsätter att trafikreglerna följs. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar säkerheten ytterligare. Att prata i mobiltelefon under körning kan vara mycket olämpligt och telefonen måste användas med stort omdöme. Det bästa är att parkera på ett säkert sätt medan samtalet pågår. 3.3. Sparsam körning med minskad miljöpåverkan Med sparsam körning kan du minska din bränsleförbrukning med 5 10 procent. 3.4. Motorcykel och moped Motorcykel och moped är de fordon som utsätter förare och passagerare för de största skaderiskerna vid en olycka. Dessutom ger vissa modeller stora utsläpp av hälsofarliga ämnen, särskilt de med tvåtaktsmotorer. Tjänsteresa med motorcykel och moped ska därför inte förekomma i andra fall än där det är absolut nödvändigt. 3.5. Cykelhjälm Vid tjänsteresor med cykel bör cykelhjälm användas. 4. Riktlinjer för möten 4.1. Syfte Dessa riktlinjer syftar till att ge förutsättningar för ett ökat användande av distansmöten inom Västfastigheter. Med distansmöten avses video- och telefonmöten. Genom att mötas på distans istället för att 6(11)
resa kan man göra stora besparingar i tid, pengar och miljö. Ytterligare positiva effekter är mer fritid och bättre effektivitet, eftersom arbetstid inte behöver användas för resor. 4.2. Val av mötesform Vid planering av möten ska man alltid överväga om mötet kan ske på distans. Faktorer att ta med i övervägandet är åtgång av arbetstid, mötets karaktär, intrång i fritid, reskostnader, kostnader för informations- och kommunikationstjänster samt miljöpåverkan. 4.2.1 Ansvar Ansvaret för val av mötesform ligger i första hand hos den som kallar till ett möte. Varje mötesdeltagare har dessutom ansvar för att själv föreslå en mötesform som är effektivare för tillfället. 4.2.2 Distansmöten Om mötesdeltagare kommer från olika arbetsplatser bör följande typer av möten hållas som distansmöte: Informationsmöten Uppföljningsmöten Rapporteringsmöten Korta möten Distansmötet kan vara t.ex. telefonmöte eller videokonferens. Västfastigheters egna funktioner för telefonmöte bör användas i första hand. 4.2.3 Personliga möten Följande typer av möten kräver normalt att deltagarna träffas: Uppstartsmöten, t.ex. projektstartmöten där deltagarna inte känner varandra Förankringsmöten Möten med fördjupad dialog, t.ex. ledardagar, utvecklingssamtal eller andra möten av personlig karaktär Längre möten. Fysiska möten ska förläggas till en plats som genererar minsta möjliga reskostnader. Om möjligt ska de hållas i regionens egna lokaler eller i lokaler med förmånliga avtal. För planering av tjänsteresor i samband med fysiska möten gäller Västfastigheters resepolicy. Den som kallar till ett möte är ansvarig för att mötet hålls på en tid och plats som gör det möjligt att resa enligt policyn. Önskemål från en enskild deltagare om att få delta via telefon eller video bör tillmötesgås såvida det inte medför påtagliga nackdelar för övriga mötesdeltagare. 5. Riktlinjer för bilar Hyrbilar, tjänstebilar och leasingbilar Samtliga fordon som regionen äger eller leasar ska vara så kallade miljöfordon. 5.2. Miljöfordon Bilresorna är en av de mest miljöbelastande aktiviteterna inom Västra Götalandsregionens egna verksamheter. 5.2.1 Fakta om miljöfordon (SFS 2004:1324) 5.2.2 Säkerhetskrav Krockkrav småbilar: Alla bilar med maxvikt 1 050 kg ska klara minst 4 stjärnor i Euor NCAPs krocktest. 7(11)
5.2.3 Dagens krav på bilar Regionen ställer idag följande krav på privatbilar som används regelmässigt i tjänsten: Ha en tjänstevikt på högst 1700 kg, och vara valda utifrån vad man behöver med hänsyn till antal passagerare och mängden last. Ha huvudstöd och trepunktsbälte på de platser som används. Ha bra skydd för passagerarna vid frontal- och sidokollisioner, vilket anses vara uppfyllt om bilen uppfyller kraven för minst fyra stjärnor vid provning enligt Euro NCAP (European New Car Assessment Programme) Vara så energisnåla som möjligt med hänsyn till sin storleksklass, vilket innebär högst 8,6 liter bensin eller 7,7 liter diesel/100 km. Vara inregistrerade första gången tidigast 1 januari 2001. RESEANVISNINGAR 1. Beslut om tjänsteresor Fastighetsdirektören beslutar om tjänsteresor utanför norden. Närmaste chef beslutar om underställd personals tjänsteresor inom norden. 2. Allmänna regler för resor 2.1. Resebeställningar Resebeställningar sker till Lingmerths Företagsresor, Nässjö, tfn 0380-55 50 40, genom av cheferna särskilt utsedda personer på distrikten eller huvudkontoret. Detta är mycket viktigt, eftersom det i de flesta fall är förutsättningen för att få tillgång till de avtalade rabatterna, men också för att kunna få fram en samlad bild av vårt resande genom statistik och andra uppföljningskanaler. Respektive resebeställare ansvarar för att resebyrån blir informerad om vilka uppgifter som gäller för resenären när det gäller kundnummer, eventuellt kostnadsställe, önskemål om placering på flygplan samt tåg. Resebeställningarna kan förutom telefonbeställning också faxas eller skickas per e-mail till Lingmerths. 2.2. Transfer I första hand ska allmänna kommunikationer utnyttjas. Om särskilda skäl föreligger får taxi eller hyrbil användas. Välj bilstorlek så att bilen är rimligt anpassad till resan, antalet personer, mängden bagage m m. Kostnaden ska Lingmerths kunna fakturera i efterhand. 2.3. Hotell Hotell bokas genom Lingmerths Resebyrå AB. Resebeställare beställer alltid hotellrum i samråd med Lingmerths, som vi har avtal med. Takpris för hotellrum Det är omöjligt att fastställa ett takpris för hotellrum i storstäderna Stockholm, Göteborg och Malmö på grund av att stora konferenser bokas där långt i förväg. Däremot är ett takpris fastställt för övriga städer i landet, nämligen 1 200kronor per natt i enkelrum. Hotellrummet betalas med den voucher (hotellkupong), som utfärdas av Lingmerths. Alla extra kostnader ska resenären själv stå för. Extrakostnad som ska betalas av Västfastigheter tas upp på reseräkningen. 2.4. Flygresor Inrikes Utrikes I första hand ska rabatterade avgångar bokas. Är rabatterade platser slutsålda bokas s.k. "Affärsbiljett". Rabatterade avgångar typ APEX och PEX ska i första hand bokas. 8(11)
Flygtaxi/Limousine Närmaste chefs bedömning. Som huvudregel gäller att bokning av flygresor ska ske av Lingmerths Resebyrå AB till lägsta möjliga pris. Det betyder att när så är möjligt ska resan företas enligt bestämmelser för APEX, PEX, Jackpot eller liknande rabattformer. Det förutsätter en övernattning mellan lördag och söndag samt ut- och hemresa från samma ort. Resan bokas normalt en vecka i förväg, men vid populära resmål kan det vara nödvändigt att vara ute i god tid. Då flygresan företas med dessa rabatterade former betalar respektive distrikt/motsvarande hotell och traktamente för de extra dygn som är föranledda av villkoren för biljetten, dock högst upp till ett belopp som motsvarar flygresa till normalpris (normalt Euroticket pris). Vid övriga bokningar av flygresor utan övernattning mellan lördag-söndag bör det observeras att det finns rabatterade biljetter även i business-klass i Europa. Generellt ska vi alltid eftersträva det bästa priset för våra tjänsteresor. I de fall så inte kan ske, exempelvis vid resa med person från annat företag eller organisation, ska detta alltid godkännas av attestberättigad chef. 2.5. Bonuspoäng Intjänade bonuspoäng på biljetter betalade av Västfastigheter återförs till Västfastigheter. Dessa poäng får inte nyttjas privat utan endast utnyttjas som resor i tjänsten. Detta gäller intjänade bonuspoäng på resor, hyrbilar, hotell m m. Grunden för reglerna är att Västfastigheter har betalat utgifterna för bonusintjänandet. Om en anställd skulle utnyttja intjänad bonus privat, har den anställde lagstadgad skyldighet att anmäla detta till arbetsgivaren för dennes inbetalning av skatt och arbetsgivaravgifter samt inlämnande av kontrolluppgift. Som anställd och resenär kan man ha stor nytta av att ansluta sig till något eller några av flygbolagens lojalitetsprogram. Exempel på fördelar är extra frivikt för bagage, inträde i lounger samt företräde på väntelistor vid fullbokade flygningar. Vissa flygbolag tillämpar också "biljettlöst" resande så tillvida att biljettinformationen registreras på resenärens kort. 2.6. Tågresor Tågresor utanför Västra Götalandsregionen inom Sverige och övriga länder: Affärsbiljett (1 klass) - alla platser (X2000) har ett eluttag så att man enkelt kan koppla upp medtagen dator. Tågresor inom Västra Götalandsregionen: Normalbiljett (2 klass) eller Västtrafiks biljetter Vid beställning av tågresor utomlands tillämpas samma rutiner som vid inrikes resor i Sverige och norden. 2.7. Konferenser Vid konferenser ska i första hand regionens egna lokaler användas. Lingmerths står till tjänst också när det gäller konferensbokningar. För grupp- och konferensarrangemang ska offert infordras. 2.8. Outnyttjade biljetter Outnyttjade biljetter ska alltid lämnas tillbaka till respektive resebeställare för att skickas tillbaka till resebyrån för kreditering. 2.9. Gruppresor När ett researrangemang omfattar fler än tio personer ska minst två offerter begäras in. Det är viktigt att berörda leverantörer får exakt samma förutsättningar så att en korrekt jämförelse kan göras. Lingmerths ska alltid beredas möjlighet att lämna offert. 3. Fritidsaktiviteter Deltagande i nöjen såsom teaterbesök, sportevenemang o dyl., som inte kan anses vara en naturlig del av arbetsresa, betalas av egna medel. 9(11)
4. Försäkring Som resenär är man fullt försäkrad under sina tjänsteresor. Västra Götalandsregionen har tecknat en tjänstereseförsäkring med Viator. Mera information finns att hämta i ekonomihandboken (ikon på skrivbordet) eller hos regionens försäkringshandläggare. 5. Betalning av biljetter Samtliga biljetter som köps av Lingmerths Resebyrå AB debiteras på olika kundnummer för Västfastigheter. 6. Följeslagare/medresenär Västfastigheter kan medge att anställd får ta med sig följeslagare på egen bekostnad vid större konferenser och arrangemang. Man får själv samordna beställning och betalning av resor, hotell och övriga avgifter m m för följeslagare. Kostnader för arrangemang som uppstår beroende av följeslagares deltagande står respektive anställd för. Det gäller exempelvis kostnader för transporter till studiebesök, utflykter, transfers etc.. 7. Reseförskott Reseförskott ska avse viss bestämd resa och kan behövas för betalning av kursavgift, uppehälle eller liknande. Reseförskott kan också behövas för utlandsresa. Förskottet dras av på reseräkningen. Det är viktigt att reseräkningen inlämnas redan vid hemkomsten, så att löneförrättaren kan registrera detta. Om förskottet är större än de kostnader som redovisas, dras förskottet av på nästa resa eller på lönen om inte ny resa företas inom en månad. Utländsk valuta hanteras av resenären. 8. Reseräkning Ifylld reseräkning ska lämnas månadsvis. För utbetalning med nästa lön ska reseräkningen vara inlämnad senast innan den 5:e i varje månad. Alla kostnader under resan som ska betalas av Västfastigheter ska verifieras. 9. Statistik Lingmerths Resebyrå tar fram ackumulerad statistik över affärsresandet genom att registrera samtliga beställningar i faktureringssystemet. 10. Tillgänglighet Lingmerths Resebyrå har öppet vardagar mellan kl 08.00-17.00, tfn 0380-55 50 40. Vid beställningar på andra tider hänvisas till 24-timmars service, tfn 08-797 73 40. (OBS! Kom ihåg att beställningar alltid ska ske genom resebeställare inom Västfastigheter). 11.Leverans av färdhandlingar Biljetter och andra dokument, som fordras för resans genomförande, skickas per post från Lingmerths till resebeställaren. Alternativt kan man erhålla ett bokningsnummer som används när biljetterna hämtas hos ett ATG-ombud. Lingmerths erbjuder också direkt hämtning av flygbiljett vid t ex trafikkassa på flygplats i Sverige samt övriga världen, överföring av tågbiljett till biljettautomat/atg-ombud eller på av beställaren anvisad plats. 12. Pris Nettopriser tillämpas av Lingmerths, vilket innebär att leverantörens grundprovision är avräknad. Ett arvode på 6,9 % debiteras på fakturerat, krediterat och reserverat belopp exklusive mervärdeskatt och grundprovision. 10(11)
13. Utbildning av kontaktmän/resebeställare Det är viktigt att respektive resebeställare inom Västfastigheter får utbildning av Lingmerths avseende aktuella resevillkor m m. Vänersborg den??-??-?? Kjell Eriksson Fastighetsdirektör 11(11)