2.50 Utgåva (2)8 Innehållsförteckning Bakgrund... 3 Syfte... 3 Övergripande mål... 4 Effektmål... 4 Arbetsmål (förväntade leveranser)... 4 Förutsättningar... 5 Avgränsningar... 5 Angränsande projekt... 6 Prioritering... 6 Risker... 6 Resurser... 6 Tid... 6 Projektorganisation... 7 Styrgrupp... 7 Huvudprojektledare och projektgrupper... 8 Personresurser... 8 Övriga kompetenser... 8 Finansiering... 8
2.50 Utgåva (3)8 Bakgrund I slutet av år 2012 ingick staten och SKL en överenskommelse om en satsning på kommunal e-hälsa. Satsningen sträcker sig till år 2015. Stimulansmedel fanns för 2013 och finns för 2014. Osäkert hur stimulansmedel finns för 2015. För att kunna ta del av denna satsning krävs samordning på läns- och regionnivå av staten och SKL. Därför har VästKom sökt pengar för kommunerna i Västra Götaland (VGK). För att få ta del av pengarna krävs satsningar inom fem områden. Ett av dessa områden är Säker roll- och. De övriga områdena är e-tjänster, mobilitet, digitala trygghetslarm samt informationsnavet nationell patientöversikt (NPÖ). För att komma fram till vilka uppdrag och projekt som kommunerna skulle arbete med 2013 så genomförde en inventering på uppdragsidéer i Västra Götalands kommuner. Kommunerna fick sedan prioritera områden. Utifrån dessa uppdragsidéer skapades en genomförandeplan för regionutveckling inom ehälsa2013. I slutet av 2013 genomfördes en kartläggningsenkät Kartläggning av SITHS-kompatibla funktioner inom VGK. Resultatet av kartläggningen och status i pågående projekt är underlag för prioriteringen 2014 och uppsatta effektmål. Utifrån resultatet för 2013 så är följande områden prioriterade för 2014-2015: Inloggning till IT-arbetsplats med SITHS-kort SITHS inloggning till mobil dokumentation Ansluta passage i fysiska byggnader till SITHS-kort Kraven på säkerhet och på att skydda information blir allt starkare inom vård och omsorg. Ingen ska kunna komma åt information eller logga in i system, utan att vara behörig. Behörigheten ska vara styrd till att personal har åtkomst till rätt information. Det är viktigt att de personer som har behov av åtkomst till information, ska känna sig trygga och kunna lita på den information de får. Först då får vi ut effekterna i av de gemensamma e-hälsosatsningarna. Syfte Syftet med projektet är att öka spridningen och nyttjandefrekvensen av SITHS-kortet genom att addera ytterligare funktionalitet för den som använder kortet.
2.50 Utgåva (4)8 Övergripande mål Målbilden 2015 för Västra Götalands kommuner är Tillgång till säker inloggning finns för all kommunanställd 1 personal. Verksamhetssystemen som socialtjänsten använder ger möjlighet till säker inloggning. Effektmål 10 kommuner har gjort en fullständig anslutning till HSA med synkronisering från kommunens egen katalog. (Det är 13 kommuner som önskat att ansluta sig.) De kommuner som har gjort en fullständig anslutning har minskad tid för behörighetsadministration. 2 25 kommuner i Västra Götaland använder två faktorsinloggningar med SITHS kort på sin IT arbetsplats i sin dagliga arbetsvardag för att kunna logga in i olika dokumentation och verksamhetssystem på dator, surfplatta eller smartphone. (Det är 2 kommuner idag.) Antalet kommuner som använder säkra kort för andra funktioner än att logga in i dokumentation- och verksamhetssystem har ökat med 50 %. (Idag är det 24 kommuner.) Antalet kommuner som använder SITHS kort för inloggning i Nationella kvalitetsregister har ökat med 100 %. (Idag är det 18 kommuner.) Personal inom socialtjänsten har färre lösenord 2016 än 2014 att håll ordning på. 3 Effektmålen ska mätas vid utgången av 2016. Arbetsmål (förväntade leveranser) Projekt etjänstekort har fem arbetsmål: 1) Single Sign On (SSO) Projektet ska minska antalet lösenord och manuella inloggningar per anställd inom socialtjänsten. Primärt för de grupper som redan idag använder SITHS-kort. 2) SITHS-kompatibla system Projektet ska ta fram fler användningsområden för SITHS-kort. Dessa användningsområden ska resultera i ökad säkerhet och/eller en kostnadsbesparing. Minst två lösningar ska testas inom Västra Götalands kommuner. 1 Avgränsning kommunanställd är personal inom socialtjänst. 2 Tid mäts i respektive kommun 3 Mätning görs i respektive kommun vid start.
2.50 Utgåva (5)8 3) Automatiserad administration Projektet ska ta fram en processmodell gällande automatiserad överföring av personuppgifter till HSA med en fullständig anslutning. Processen ska användas för test i en eller flera kommuner. 4) Återkoppling kommuner Västra Götalands kommuner ska efter projektets avslut erbjudas en större kunskap om följande: a. att få fler personer inom socialtjänsten att nyttja SITHS-kort b. vilka funktioner som SITHS-kortet kan användas till c. hur SITHS-kort kan bli mer kostnadseffektivt med hjälp av fler funktioner kopplat till SITHS-kortet d. hur användandet av SITHS-kort kan leda till en säkrare, enklare och flexiblare åtkomst till IT-stöd e. hur brukarperspektivet påverkas med ett utökat användande av SITHS-kort. f. Det ska finnas dokumentation som stöder kommunerna i ett breddinförande i form av vägledningar och/ eller checklistor 5) Slutrapport I samband med projektavslut ska projektet sammanställa en rapport till styrgrupp för ehälsa Västra Götaland (SSVIT) eller motsvarande. Rapporten ska följa den mall som finns för ehälsområdet. Förutsättningar Då projektmedel utbetalas på årsbasis är projektet på tre år/faser. Inför varje fas ska styrgrupp för insatsområdet, utifrån underlag från projektgrupperna, rekommendera förslag till fortsättning för insatsområdet. Förslag lämnas till styrgruppen för ehälsa Västra Götaland (SSVIT). SSVIT fattar slutgiltigt beslut av fortsättning för insatsområdet samt tilldelar budget för denna fortsättning. Projekt ska beakta att de lösningar som tas fram följer svensk lagstiftning och rådande standards. Vidare förutsätter projekt att de personer och organisationer som åtagit sig ett deltagande i projekt fullföljer det enligt plan. Avgränsningar Projektens lösningar ska bygga på konceptet med SITHS-kort (SITHS-certifikat) som idag finns i VGK:s kommuner. Projektet förutsätter att det finns en för kommunerna fungerande kortutgivning för etjänstekort/siths-kort. Detta projekt ska inte lösa problematiken med en fungerande utgivarorganisation av SITHS-kort för kommunerna i Västra Götaland.
2.50 Utgåva (6)8 Parallellt med detta projekt pågår det projekt inom andra insatsområden för ehälsa Västra Götaland. Detta projekt ska bevaka att inte samma sak genomförs i något annat projekt inom huvudprojektet ehälsa Västra Götaland. Angränsande projekt Samtliga projekt inom huvudprojektet kan på ett eller annat sätt angränsa till projekt etjänstekort. Projektet ska stödja andra projekt inom huvudprojektet kompetensmässigt. Andra projekt som angränsar till projekt etjänstekort är: Utgivarorganisation för SITHS-kort för Västra Götalands kommuner Upphandling av infrastrukturtjänster på nationell nivå (CeHis/SKL) Upphandling säkra kort på nationell nivå (kammarkollegiet) Projekt inom andra insatsområden för ehälsa i Västra Götaland Nationell elegitimation Projekt etjänstekort ska följa händelseutvecklingen i angränsande projekt och om så krävs anpassa projektet utifrån resultat i de angränsande projekten. Om en anpassning av projektets direktiv alt projektplan bör genomföras ska detta lyftas som en avvikelse till styrgruppen för Säker roll- och. Prioritering Styrgruppen Säker roll- och beslutade att inte göra någon prioritering mellan de olika områdena inloggning till IT-arbetsplats med SITHS-kort, SITHS inloggning till mobil dokumentation eller ansluta passage i fysiska byggnader till SITHS-kort. Risker Det är svårt att rekrytera deltagande kommuner och projektdeltagare som har tid för arbetet. Riskanalys, åtgärder för risker ska göras inom ramen för respektive delprojekt. Resurser Tid Projektets första fas löper från och med 2013-10-01 fram till och med 2013-12-31. Fas två från 2014-03-31 till och med 2014-12-31. Projektet som helhet till 2015-12-31.
2.50 Utgåva (7)8 Projektorganisation Projektdirektiv Övergripande mål 2015: Tillgång till säker inloggning finns för all kommunanställd personal. Verksamhetssystemen som socialtjänsten använder ger möjlighet till säker inloggningavgränsning kommunanställd är personal inom socialtjänst. Effektmål : 10 kommuner har gjort en fullständig anslutning till HSA med synkronisering från kommunens egen katalog. (Det är 13 kommuner som önskat att ansluta sig.) De kommuner som har gjort en fullständig anslutning har minskad tid för behörighetsadministration. 25 kommuner i Västra Götaland använder två faktorsinloggningar med SITHS kort på sin IT arbetsplats i sin dagliga arbetsvardag för att kunna logga in i olika dokumentation och verksamhetssystem på dator, surfplatta eller smarthphone. (Idag 2 kommuner) Antalet kommuner som använder säkra kort för andra funktioner än att logga in i dokumentation och verksamhetssystem har ökat med 50 %. (Idag är det 24 kommuner.) Antalet kommuner som använder SITHS kort för inloggning i Nationella kvalitetsregister har ökat med 100 %. (Idag är det 18 kommuner.) Personal inom socialtjänsten har färre lösenord 2016 mot 2014 att håll ordning på. Projektleverans Vägledning och/eller checklistor som underlättar breddinförande i en kommun IT arbetsplats Fysisk passage med SITHS kort Fullständig anslutning HSA och synkronisering Projektbeskrivning/ plan för stationär IT arbetsplats Projektbeskrivning/ plan för mobil IT arbetsplats Projektbeskrivning/ plan för passage mellan fysiska byggnader med SITHS kort Projektbeskrivning/ plan för fullständig anslutning HSA och synkronisering Styrgrupp Fredrik Edholm Per-Olof Hermansson Pia Jonsson-Axelsson Lena Bjurgård Bränfeldt Rose-Mharie Åhlfeldt Ann-Charlotte Klarén IT-chef, Skövde kommun Förbundsdirektör, Skaraborgs kommunalförbund Social strateg, Skaraborgs kommunalförbund Förvaltningschef Omsorgsförvaltningen, Skara Lektor i datavetenskap, Högskolan i Skövde ehälsosamordnare, Skaraborgs kommunalförbund
2.50 Utgåva (8)8 Huvudprojektledare och projektgrupper Huvudprojektledare Jimmy Palmqvist IT-utvecklare, Skövde kommun Projektgrupper och utsedd delprojektledare 4 ska finnas för respektive delprojekt: IT arbetsplats o stationär o mobil Passage med SITHS-kort Anslutning HSA Personresurser Insatsområdet har en huvudprojektledare. Det ska finnas en delprojektledare för respektive delprojekt. Huvudprojektledaren och delprojektledare stödjer och driver projektet framåt tillsammans med övriga projektdeltagande kommuner. Det är huvudprojektledaren som formellt säger ja till delprojektledare. Pilotkommunerna avsätter personella resurser för att genomföra och driva projektet framåt i respektive kommun. Kommuner som valt att delta i projektet men inte som värdkommun kommer att bistå med kompetens eller utgöra referenskommun. Tidsåtgången planeras genom respektive delprojekts projektbeskrivning. Projektdeltagare med följande kompetenser: Verksamhetskunskap IT-kunskap Kommunal säkerhetskunskap Övriga kompetenser Jurister Ekonom Finansiering Projektet finansieras av VästKom som ansökt om stimulansbidrag för kommunal ehälsa och medfinansiering av kommunerna. Beräknad kostnad är 1 090 000 kr. 4 Delprojektledare kan vara samma som huvudprojektledare.