Affärssystem Linda Askenäs Linköpings universitet AS AS i sitt sammanhang i verksamheten - val, införande och användning Finns flera sätt att betrakta detta. Vi skall gå in på några framförallt tekniska, lärande och skillnader i intressen.
vad är ett affärssystem? vem gör affärssystem för vem? vilken är produkten? vilken är marknaden? Affärssystem Stora integrerade administrativa datasystem som är heltäckande för ett företags behov av informationsförsörjning Lösningar för försäljning, marknad, produktion, ekonomi, inköp, personal, service, konstruktion, logistik, underhåll Används av många företag och utvecklas för att täcka många företags behov Ca. 75% av producerade svenska företag i en studie använde affärssystem.
Informationssystem IS kan bara förstås i förhållande till en verksamhet. Ett IS har ingen mening i sig. Det existerar för att tjäna en verksamhet. Insamling, bearbetning, lagring, överföring och presentation av information kan inte utföras på ett vettigt sätt om man inte känner till verksamheten och dess mål och uppgifter. (Andersen 1994) Affärssystem Ett stöd för företagets informationssystem Ger lösningar för informationsflödena i organisationen Realtids lösning allt blir uppdaterat direkt och datan är gemensam för alla Integration av tidigare fragmenterade informationsprocesser.
Affärssystem i verksamheter Nyckelbegreppen: Verksamhet input, verksamhet, output Affärssystem, informationssystem Verksamhetsförändring val, införande och användning Verksamhet Bruzelius & Skärvad 1989
Verksamhet Melin 2002 Verksamhet Kan beskrivas på många sätt värdekedjor, processer, input/output, arbetsfördelning av uppgifter och ansvar, marknadsposition, handlingsgrafer Men också som utveckling och lärande, sociala processer, intresseskillnader Viktiga aktörer kunder, leverantörer, anställda, konkurrenter, övriga intressenter Aktörer agerar interagerar och kommunicerar och använder AS
Affärssystem Enterprise Systems ERP system, Enterprise system, Business system, standardsystem, affärssystem ERP systems are large computer systems that integrate application programs in accounting, sales, manufacturing and other funtions in the firm. This integration is accomplished through a database shared by all the application programs. (Jacobs & Whybark, Why ERP?)
Affärsystem ett standardsystem Färdig programvara som efter viss anpassning kan utnyttjas i ett företags verksamhet. Det utgör ett redan existerande informationssystem som har utnyttjats tidigare på annat håll. Generella system och bygger vanligen på en bred erfarenhetsbas från olika tillämpningar. Ivy (( 7 h q r hy ((' Funktioner i verksamheter Olika typer av verksamheter - branscher Flera olika funktioner eller uppgifter Uppgifter som utförs av aktörer i verksamheten Uppgifter som förutsätter info från vissa aktörer och lämnar förutsättningar till andra Uppgifter rutiner - processer
Uppgifter t ex: Försäljning Order Fakturering Lagerstatus Tillverkning Returhanterig Inköp Kalkylering Redovisning Uppgifter och aktörer i verksamheten vilka? Aktörer t ex: Försäljare Ekonomiavdelning Produktion Kundservice Inköpare Distribution KWWSZZZLIVZRUOGFRP
Affärssystem applikationer Affärssystem flera skikt Presentation grafiskt gränssnitt Användning applikationer, personlig databehandling Databas, utvecklingsverktyg, kommunikation Operativsystem
Påverkan på organisationen Standardiserar processer och gör centralisering av information möjlig Kan ge stora effektiviseringsvinster men kan också representera stor fara Verksamheten måste ofta modifieras till affärssystemet AS tvingar på företagets strategier, kultur och organisation sin egen logik.
En management fråga AS är inte bara en teknisk fråga Hur stärker ett AS vår konkurrensförmåga hur undermineras den? Hur kommer As påverka kulturen/organisationen? Ska AS stödja alla processer eller bara några? Globalt eller lokala projekt? Finns det andra alternativ som skulle stödja oss bättre? Att få tekniken och organisationen att fungera ihop är en viktig management fråga arbetsmodell AS Strategi Förstudie Utveckling Förvaltning Projektarbete (Nilsson 1998)
val, införande, användning Förvaltningsstudie Genomförande Förvaltning Val Anpassning Införande Användning Drift Efterstudie Uppföljning Utveckling, anskaffning 09/11/2004 Val, Införande, Användning av Affärssystem Klas Gäre EIS/IDA Linköpings universitet (fritt efter Nilsson 1998) detta inverkar Företagsstrategi IT-strategi, projektkatalog Verksamhetsplaner, aktiviteter Förstudie affärsprocesser förändringsanalys Leverantörsrelationer Kundrelationer
strategi Lång sikt 3-5-(10) år framåt. Ledningens ansvar framtidsvision, affärsidé Ändrade förutsättningar, marknadsförändringar, kärnkompetens, effektivisering, produkter, verksamheten Definiera mätbara mål och nyckeltal. val argument till investering 2000 problematiken processförbättringar gammalt systemsstöd (robey et al, 2000) väljer ut med hjälp av knockout-faktorer mycket av valet går på känsla
Olika typer av IT-investeringar av AS Oumbärligt: ha kvar kunden! Rationalisering: Ökat antal order + kostnadsbesparing Beslutsstödjande: Rationellt materialflöde-> kapitalbindningen Konkurrensförändrande: Merförsäljning, framtida ny konkurrenssituation((falk/olve,,7vrpvwudwhjlvnuhvxuv1996) Effekter av IT-investeringar.RVWQDGVEHVSDULQJDU,QWlNWVVNDSDQGH,QGLUHNWD HIIHNWHU 6W UUH RUJDQLVDWLRQVI UlQGULQJDU 3DUWLHOOD IUDPJnQJDU 0LVVO\FNDQGH
Svårmätbara effekter.rqvxphqwi UGHODU 6W UUH PDUNQDGVDQGHODU 1\WW DUEHWVVlWW 9lVHQWOLJD VWUDWHJLVND I UGHODU Införande av AS i verksamheter Arbetskraftens kompetens IS-satsning (IS-införande) Organisatorisk struktur Verksamhetens förmåga till förändring Förändring i produktivitet Och oväntade förändringar 'RFKHUW\ 6W\PQHV PRGHOO YHU PHGLHUDQGHIDNWRUHU VRP LQWHUYHQHUDU PHOODQ,7VDWVQLQJ RFK GHVV UHVXOWDW
Konsekvenser av och för AS? 1\WWGDWDV\VWHPVNDSDUNDRVSn66$%L%RUOlQJH,)6V\VWHPOHGGHWLOOVWUHVV /2KnUGJUDQVNDUQ\DGDWDV\VWHPSnMREEHWRFKVlWWHU EHW\J,QYHVWHULQJPHGGROGDP MOLJKHWHU processutveckling, effektivisering,wdqylqgqlqjhqedud NDU handeln mellan företag via internet dubblas från 1,4 biljoner dollar i slutet av 2003 till 2,7 biljoner dollar 2004. 'DWD5HVHDUFK'38$% 'DWD5HVHDUFKI U'DWD3URGXNW 8WYlUGHULQJ $QYlQGDUQDVUDQNLQJDY SURJUDPYDUD$6 (53I U Stora organisationer Mellanstora organisationer Små organisationer Alla kategorier Office och tillägg Klient Operativsystem Utvecklingsverktyg anpassning 9HUNVDPKHWV GULYHQ affärssystemet 6\VWHP GULYHQ organisationen
införande.loodkwwszzzlqwhqwldfrp användning ett affärssystem lever i organisationen runt fem till tio år. det måste kunna förändras med organisationen och människorna en förvaltningsorganisation av affärssystemet måste byggas upp. det är en kontinuerlig lärande process att använda affärssystem.
Mycket lärande krävs AS kräver stor förståelse av sin egen verksamhet och kultur Individer måste också förstå logiken i affärssystemet För att kunna ställa in det För att kunna använda det För att kunna förändra det Stort kunnande krävs för att få logiken i AS att fungera i verksamheten och verksamheten i AS Politik - intresseskillnader Inte alltid (troligen aldrig) en entydig bild om hur verksamheten ser ut eller vad som behövs göras AS kan förändra maktstrukturer som skapar motsättningar i projektet AS kan användas för politisk agenda
AS livscykel Bostonmatris II AS livscykel Bostonmatris III
Tillgängliga källor bl a litteraturlistan, länkar: Allt om affärssystem: ITtoolbox ERP: http://www.erpassist.com Svenska användarutvärderingar av affärssystem: http://www.dpu.se Dataföreningen i Sverige http://www.dfs.se/pagang/default2.asp?d=2&id=822 Leverantörernas websidor (finns som länkar på sajterna ovan)