Borgholms kommun 2013-11-05 Revisorerna

Borgholms kommun 2013-11-05 Revisorerna Till Socialnämnden Utbildningsnämnden För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av intern kontroll debiterade avgifter. Kommunens revisorer har gett i uppdrag att granska om socialnämnden och utbildningsnämnden säkerställer att den interna kontrollen vid debitering av avgifter är tillräcklig. Granskningen ligger inom den av revisorerna beslutade revisionsplanen. I bifogad rapport Granskning av intern kontroll av debiterade avgifter i Borgholms kommun redovisas gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Vår bedömning är att den interna kontrollen vid debitering av avgifter inom socialnämnden och utbildningsnämnden huvudsakligen är tillräcklig och fungerar ändamålsenligt. Vi grundar detta på att nämnderna har goda rutiner och upptäckande kontroller för att säkerställa att rätt avgifter faktureras. Några av de identifierade kontrollerna kan utvecklas och förbättras. Vi rekommenderar att rutinen dokumenteras. Vi anser att den interna kontrollen avseende kravrutiner kan stärkas. I dagsläget finns inga skriftliga debiterings- och kravrutiner som är fastställda av respektive nämnd. Vid betalningspåminnelse debiteras ingen påminnelseavgift och vid inkassoärenden debiteras ingen inkassoavgift enligt inkassolagen. Vi konstaterar att kommunen därigenom belastas med kostnader som egentligen borde fakturerats till brukaren. Vi överlämnar rapporten till socialnämnden och utbildningsnämnden för beaktande och åtgärd. Revisorerna emotser ett svar på planerade åtgärder senast den 28 februari 2014. Rapporten lämnas även till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för kännedom. Jan Engelholm Ordförande Anders Marell Vice ordförande

www.pwc.se Revisionsrapport Borgholms kommun Cecilia Fehling Kristina Lindhe Oktober 2013 Granskning av intern kontroll debiterade avgifter

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Revisionsfråga... 1 1.1.1. Revisionskriterier... 1 1.2. Metod...2 1.3. Avgränsning...2 2. Iakttagelser...3 2.1. Rutiner äldreomsorgsavgifter...3 2.2. Rutiner barnomsorgsavgifter...4 2.3. Kravrutiner...6 3. Stickprovsmässig granskning... 7 4. Revisionell bedömning...8 4.1. Revisionskriterier...9

1. Inledning Revisorerna har i sin riskbedömning identifierat att god intern kontroll är viktig avseende debiteringsprocessen för att säkra kommunens intäkter och att säkerställa att avgifterna blir korrekt debiterade. Revisorerna har därmed gett i uppdrag till att utföra denna granskning. Granskningen är i sin faktadel avstämd med intervjuade tjänstemän på socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen. 1.1. Revisionsfråga Är den interna kontrollen vid debitering av avgifter inom socialnämnden och utbildningsnämnden ändamålsenlig? 1.1.1. Revisionskriterier De revisionskriterierna som ska leda fram till svaret på frågan är: Vilka intäktsströmmar finns för verksamheten? Är det skillnad i regler och rutiner avseende på hur mycket och när brukaren betalar? Är flödena och kontrollerna tillräckligt dokumenterade? Vilka kontroller finns för att säkerställa att allt förbrukat blir fakturerat? Vilka kontroller finns för att säkerställa att debiterat pris är korrekt och enligt gällande riktlinjer? Vilka kontroller finns för att säkerställa att brukarna betalar och att kommunen inte utsätter sig för stora kreditrisker? Vilka kontroller finns för att säkerställa att avgifterna blir korrekt redovisade? Vilka upptäckande kontroller finns, exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av reskontror, inbetalningar, bankkonton osv? 1 av 10

1.2. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med de tjänstemän som fakturerar på utbildningsförvaltningen samt socialförvaltningen, för att kartlägga kontroller relaterat till avgifterna. Avstämning av vissa rutiner har gjorts med ekonomiavdelningen. För att verifiera intervjuerna har utförandet av ett antal kontroller observerats och bedömts. Stickprovsmässig granskning har utförts av enskilda kontroller för att verifiera att kontrollerna är implementerade. Stickproven har riktats mot de kontroller som har bedömts kritiska och är relaterade till de väsentligaste intäktsflödena. 1.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta debitering av avgifter som debiteras av socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen under 2013. 2 av 10

2. Iakttagelser 2.1. Rutiner äldreomsorgsavgifter Samtliga nya omsorgstagare ska lämna in en ifylld blankett som heter Inkomstförfrågan för beräkning av avgift. I Procapita finns det en modul som heter LEFIonline där de senaste inkomstuppgifter från Försäkringskassan hämtas och jämförs med inlämnad uppgift. Bevakning av ändrad inkomst görs en gång i månaden före fakturering. Det åligger varje omsorgstagare att själva anmäla exempelvis förändrade boendekostnader. Nya avgiftsbeslut upprättas vid varje ärende som innebär förändring av uppgifter som ligger till grund för omsorgsavgiften. I samband med att generell inkomsthämtning har utförts skickas nya avgiftsbeslut ut, vilka kan överklagas av omsorgstagaren. Äldreomsorgsavgifterna faktureras månadsvis i efterskott och dessa grundas på hur familjernas sammansättning ser ut, exempelvis om omsorgstagaren är ensamstående, sammanboende eller gift, familjens sammanlagda bruttoinkomst samt vilken omsorg det finns behov av. Om det förekommer felaktigheter avseende avgiftsdebiteringen utförs en rättelse på nästkommande faktura. I verksamhetssystemet (Procapita) upprättas avgiftsberäkningen. Till grund för avgiftsberäkningen ligger månatlig inrapportering av frånvaro, matdistribution, korttidsvistelse och dagverksamhet. Efter att avgiftsberäkning och integration körts skapas en fil som läggs över i ekonomisystemets modul fakturering/kundreskontra. I samband med inläsningen till ekonomisystemet framställs en fellista över vilka poster som ska åtgärdas för att integrering ska kunna genomföras. Efter att fellistan är genomgången och felen åtgärdats kan integrering utföras i ekonomisystemet och fakturor skapas. Samtidigt bokförs intäkterna enligt uppgifter från Procapita. I samband med faktureringen stämmer handläggaren av att logglistan över totalt debiterade avgifter stämmer överens mot vad som faktureras från ekonomisystemet. Handläggaren skriver antingen ut logglistan eller mailar totalbeloppet till ekonomiavdelningen för att därefter kontrollera att samtliga avgifter blir debiterade. Det finns en modul som heter verkställighet/avgifter som innebär att det finns en elektronisk koppling mellan de som verkställer beslut och avgiftshandläggarna. Det innebär att nya och förändrade beslut alltid uppdateras automatiskt. Faktureringsfilen och utskrift av fakturor hanteras av ekonomiavdelningen. Dessa filer skapas månatligen. 3 av 10

2.2. Rutiner barnomsorgsavgifter I ansökan om barnomsorg uppges familjernas sammansättning, tillsynsbehov, antal barn i barnomsorgens verksamhet samt om det avser förskola eller skolbarnomsorg. Ansökan får lämnas tidigast sex månader före önskad plats, kommunen har sedan fyra månader på sig att erbjuda en plats. Varje ansökan ankomststämplas och läggs i kö efter ankomstdatum och från vilken tidpunkt barnomsorg önskas. En köbekräftelse skickas ut direkt efter att anmälan lagts in i Procapita. Det är först när barnen har blivit placerade som inkomstuppgifter samt uppgifter om antal vistelsetimmar lämnas till handläggare. Om inkomstuppgifter inte lämnas in debiteras maxbeloppet enligt taxan som är fastställd av kommunfullmäktige 2009-02-02 6. Barnomsorgsavgifterna faktureras månadsvis och fakturan avser innevarande månad (preliminär avgift) och slutavräkning för föregående månad. Handläggarna på respektive enhet registrerar inlämnat schema. De stämmer löpande av med pedagogerna att verklig vistelsetid överensstämmer med inlämnat schema. Om det förekommer avvikelser begär handläggaren att föräldrarna lämnar in ett nytt schema. Samtliga handläggare har tillgång till KIR (kommuninvånarregister) som förser Procapita med aktuella person- och adressuppgifter för alla folkbokförda personer i kommunen. Det åligger föräldrarna att själva meddela förändrad bruttoinkomst. En kontroll utförs gällande den bruttoinkomst som föräldrarna har uppgett mot den taxerade inkomsten. Uppgifter om senaste taxerad inkomst inhämtas från Skatteverket. Om det i samband med kontrollen upptäcks att familjer har betalat för lite, skickas en extra faktura till dem. Om det däremot är familjer som har betalat för mycket får de istället en återbetalning. Innan en eventuell återbetalning sker, görs en kontroll hos ekonomiavdelningen så att det inte ligger några oreglerade fakturor i kundreskontran. Barnomsorgsavgiftens storlek grundas på familjens sammansättning (har ingen betydelse om det är biologisk förälder eller inte), sammanlagd bruttoinkomst, antal barn inom olika omsorger, barnens schematider och den gällande barnomsorgstaxan. Plats som inte har utnyttjats under 2 månader anses som avslutad. I verksamhetssystemet (Procapita) körs avgiftsberäkning. När avgiftsberäkning och integration har körts skapas en fil som läggs över i ekonomisystemets modul för fakturering/kundreskontra. En av de intervjuade handläggarna gör en avstämning av debiteringslistan mot integreringsfilen som körs över till Aditro ekonomisystem. Totalbeloppen stäms av och därefter tas ca fem stickprov av de familjer som har haft justeringar under månaden för att kontrollera att förändringarna blivit korrekt registrerade och fakturerade. 4 av 10

Ytterligare en kontroll som görs vid justeringar är att barnbilden i Procapita visar när det har skett en förändring. Barnbilden sparas och därefter görs en avstämning mot kommande månads faktura att rätt avgift har debiterats. I samband med inläsningen till ekonomisystemet framställs en fellista över vilka poster som ska åtgärdas för att integrering ska kunna genomföras. Efter att fellistan är genomgången och felen åtgärdats kan integrering utföras i ekonomisystemet och fakturor skapas. Samtidigt bokförs intäkterna enligt uppgifter från Procapita. Grundkonteringen sker av handläggarna men kan ändras av ekonomiavdelningen om det skulle behövas. Faktureringsfilen hanteras av ekonomiavdelningen och dessa filer skapas månatligen. Fakturorna bearbetas och skickas. Från Procapita hämtas månatligen rapporter på elevantal samt antal i förskola respektive skolbarnomsorg och deras vistelsetid. Dessa rapporter används för resursfördelning av personal till de olika enheterna. Rutinen är inte dokumenterad. 5 av 10

2.3. Kravrutiner På fakturan anges dröjsmålsränta enligt räntelagen. Om avgiften betalas efter förfallodatum debiteras ränta. Betalningspåminnelse skickas 10-14 dagar efter förfallodatum. Vid betalningspåminnelse debiteras ingen påminnelseavgift. Enligt ekonomiavdelningen är det svårt att få betalt för påminnelseavgiften. De gör bedömningen att det kräver mer resurser att driva in påminnelseavgiften än själva debiterade avgiften. Oreglerade fakturor skickas till inkasso en månad efter förfallodatum, ingen inkassoavgift tas ut. Anstånd med betalning görs av respektive handläggare tillsammans med ekonomiavdelningen. Anstånd kan beviljas mellan en till två månader. Avbetalningsplan kan upprättas, dock finns inga skrivna rutiner, utan individuell bedömning görs från fall till fall. Lägsta belopp att betala per månad är 500 kr. En gång per kvartal skickar ekonomiavdelningen en restlängd (lista över oreglerade fakturor) till handläggarna. Respektive handläggare för olika enheter går igenom restlängden och kontrollerar att den är korrekt och återkopplar därefter till ekonomiavdelningen. Kundfordringar som överstiger ett år skrivs ned och läggs till långtidsbevakning. Bokföringsmässig nedskrivning innebär inte att omsorgstagaren inte behöver betala utan dessa överlämnas till inkassofirma för långtidsbevakning. 6 av 10

3. Stickprovsmässig granskning Vi har utfört stickprovsmässig granskning genom att kontrollera och verifiera att intäktsflödena hanteras enligt gällande riktlinjer och rutiner. Stickproven har varit slumpmässigt utvalda hos respektive förvaltning. Vi har utfört 29 st walk-through test som innebär att vi följer flödet hos respektive ärende från början till slut, d v s från start av handläggning till betalning har inkommit. Granskningen har innehållit kontroll av att uppgifterna i ansökningarna stämmer i Procapita, jämförda med olika underlag som ligger till grund för beräkning av avgiften. Vidare har kontrollerats att rätt belopp faktureras, att rätt belopp finns bokfört i ekonomisystemet och att rätt betalning har inkommit samt att betalning har skett inom förfallotidpunkt. I samband med stickprovskontrollerna har vi även granskat att rutiner och riktlinjer följts. 7 av 10

4. Revisionell bedömning Vår bedömning är att den interna kontrollen vid debitering av avgifter inom socialnämnden och utbildningsnämnden huvudsakligen är tillräcklig och fungerar ändamålsenligt. Vi grundar detta på att nämnderna har goda rutiner och upptäckande kontroller för att säkerställa att rätt avgifter faktureras. Några av de identifierade kontrollerna kan utvecklas och förbättras. Vi rekommenderar att rutinen dokumenteras. Vi bedömer att kontrollen av familjesammansättning i samband med fakturering av barnomsorgsavgifter kan utvecklas. I dagsläget utförs inga regelbundna kontroller mot befolkningsregistret (KIR). Vi bedömer att det finns en viss risk att när en ensamstående under löpande år blir sammanboende, görs ingen anmälan om förändringen av familjens totala bruttoinkomster. Därmed finns risk för att för låg avgift debiteras. Vi rekommenderar att, under löpande år, genomföra och dokumentera regelbundna stickprov gällande familjesammansättningen mot befolkningsregistret. Samtliga handläggare har i dagsläget tillgång till dessa uppgifter. Kontroller utförs idag av anmäld bruttoinkomst mot den senaste taxerade inkomst som inhämtas från Skatteverket. Handläggarna på respektive enhet inom utbildningsförvaltningen registrerar inlämnade vistelsetider för barnen. De stämmer löpande av med pedagogerna att verklig vistelsetid överensstämmer med inlämnat schema. Det finns en risk att för många timmar registreras och att enheten blir överkompenserad i resursfördelningen av personal. Vi anser att den interna kontrollen avseende kravrutiner kan stärkas. I dagsläget finns inga skriftliga debiterings- och kravrutiner som är fastställda av respektive nämnd. Vid betalningspåminnelse debiteras ingen påminnelseavgift och vid inkassoärenden debiteras ingen inkassoavgift enligt inkassolagen. Vi konstaterar att kommunen därigenom belastas med kostnader som egentligen borde fakturerats till brukaren. Vi rekommenderar att en kontroll införs av att rätt avgiftsunderlag är registrerat. Vissa delar i hanteringen av ett ärende sker genom manuell registrering av uppgifter, som exempelvis uppgifter avseende vistelsetider, matlistor, korttidsboende och fritidsresor. Ett förslag är att handläggarna kontrollerar varandras inlagda uppgifter i Procapita med stickprov. Detta för att minska risken för eventuellt oupptäckta felaktigt registrerade uppgifter. En av de intervjuade handläggarna på utbildningsförvaltningen gör en avstämning av debiteringslistan mot integreringsfilen som körs över till Aditro ekonomisystem. Vi föreslår att samtliga handläggare på utbildningsförvaltningen gör denna avstämning. Samtliga handläggare på socialförvaltningen utför motsvarande avstämning. 8 av 10

4.1. Revisionskriterier Vilka intäktsströmmar finns för verksamheten? Intäktsströmmarna består av äldreomsorgsavgifter och barnomsorgsavgifter. Är det skillnad mellan regler och rutiner avseende på hur mycket och när brukaren betalar? Det förekommer ingen skillnad mellan regler och rutiner när och hur mycket brukaren betalar. Viss försening av betalning kan förekomma men för det mesta sker betalning i rätt tid enligt regler och rutiner. Vi har utfört stickprovskontroller på att rätt belopp har inbetalts i rätt tid. Vi har granskat underlag att rätt avgift tas ut, att faktura har upprättats samt slutligen granskat att fakturan är betald. I vårt urval av stickprov har samtliga fakturor hanterats enligt regler och rutiner och inga felaktigheter har noterats. Är flödena och kontrollerna tillräckligt dokumenterade? Omsorgsnämnden har dokumentation av flödena, men vi rekommenderar att dokumentationen av kontrollerna utvecklas. Utbildningsnämnden har inte dokumenterat flödena och kontrollerna. Vi rekommenderar att detta görs. Vilka kontroller finns för att säkerställa att allt förbrukat blir fakturerat? Kontroller finns för att säkerställa att allt förbrukat blir fakturerat. Månatligen skapas en debiteringslista som ligger till grund för fakturering. Listan granskas innan fakturering sker. Förändringar och justeringar utförs i kommande månads faktureringskörning och därmed ligger inga ofakturerade avgifter kvar längre än en månad. Vilka kontroller finns för att säkerställa att debiterat pris är korrekt och enligt gällande riktlinjer? Kontrollen görs av respektive handläggare, ingen ytterligare rutinmässig kontroll utförs av någon. Fellista körs och integrering och debitering kan inte utföras förrän handläggaren har åtgärdat felen. Vi rekommenderar att en kontroll införs där handläggarna stickprovsmässigt kontrollerar varandra. Vilka kontroller finns för att säkerställa att brukarna betalar och att kommunen inte utsätter sig för stora kreditrisker? Genomgång görs regelbundet av förfallna fakturor. En gång per kvartal skickar ekonomiavdelningen ut en restlängd till handläggarna för genomomgång och avstämning. Båda förvaltningarna har en debiterings- och kravrutin. Vi rekommenderar att rutinen dokumenteras. 9 av 10

Vilka kontroller finns för att säkerställa att avgifterna blir korrekt redovisade? Kontrollen görs av ekonomiavdelningen som har det slutliga ansvaret för att avgifterna blir korrekt redovisade. Avstämning görs mellan debiteringsfil i Procapita mot ekonomisystemet. I verksamhetssystemet Procapita upprättas konteringsförslag för verifikationen, den kan ändras av ekonomiavdelningen om det skulle behövas. Vilka upptäckande kontroller finns, som exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av reskontror, inbetalningar osv? Ekonomiavdelningen skulle upptäcka om det skulle saknas intäkter på flera hundra tusen kronor, då både omsorgs- och barnomsorgsavgifterna ligger relativt stabilt mellan månaderna. Likaså skulle respektive förvaltning upptäcka om debiteringsunderlagen skulle avvika avsevärt mot vad som normalt faktureras månatligen. Det förekommer att handläggarna kontrollerar varandras debiteringsunderlag och skulle felaktigheter noteras rättas dessa avvikelser i kommande månads fakturering. Handläggarna har löpande avstämning med pedagogerna så att schema för barnen/eleverna ligger rätt i förhållande till verklig vistelsetid. Då den på förhand schemalagda vistelsetiden ligger till grund för resursfördelningen för respektive enhet saknas incitament att redovisa för lite vistelsetid. 2013-11-05 Kristina Lindhe Projektledare Åsa Bejvall Uppdragsledare 10 av 10