It-beslutet Rapport framtagen av TDC i samarbete med TNS Sifo It och telekom för företag. Och för människorna som jobbar där.
Vill du veta mer? Ta del av fler undersökningar på tdc.se/anvandaruppropet 2
Vem styr era it-beslut? I vår senaste undersökning, i samarbete med TNS Sifo, har vi frågat 500 beslutsfattare på företag med fler än 50 anställda i Sverige hur de fattar beslut om it-investeringar. Kontorens it-landskap är i en konstant förändring vilket ställer nya krav på beslutsfattarna. I takt med att it-lösningarna fått allt bredare betydelse har it blivit mer relevant och väsentligt för personer utanför it-avdelningen. Tidigare har it-besluten främst fattats på it-avdelningarna, men nu ser vi att frågorna involverar allt fler på företagen. Tidigare har it-besluten främst fattats på it-avdelningarna. Vi gjorde den här undersökningen för att kartlägga i vilken grad beslutsfattare är delaktiga i it-besluten. De som svarat på undersökningen är vd, vice vd, ekonomichef, hr-chef, it-chef, marknadschef, inköpschef, försäljningschef, produktionschef och andra chefer med affärsansvar. It-beslutet 3
FRÅGA Hur delaktig har du varit i beslut gällande nya it- och telefonilösningar eller leverantörer? Har framfört önskemål om specifika lösningar. Har varit delaktiga i utvärdering av nya it-lösningar eller leverantörer. Har formulerat konkreta krav/önskemål på exempelvis funktionalitet. 30 % 35 % 64 % 66 % Har framfört synpunkter på dagens it-lösningar eller leverantörer. 4
1. Fler involverade När det kommer till it-besluten handlar det inte bara om att ge andra plats att vara med. Det gäller också för övriga att ta för sig och visa engagemang i frågorna som rör it. Och nu verkar det som att ansvaret blir allt mer fördelat. Närmare sju av tio beslutsfattare framför synpunkter på it-lösningarna eller leverantörer och nästan lika många formulerar konkreta krav eller önskemål. Det gäller att ta för sig och visa engagemang i frågorna som rör it. Drygt en av tre har varit delaktiga i utvärdering av nya lösningar på en sådan nivå att de påverkat val av it-lösningar eller leverantör. Något mindre vanligt är att proaktivt framföra önskemål om specifika lösningar, till exempel ett system eller en leverantör. Här är det bara tre av tio beslutsfattare som har gjort det. It-beslutet 5
2. Teknikkunskap och engagemang Ekonomicheferna har utvecklat en större it-mognad. Ekonomiavdelningarna är sedan länge hårt kopplade till itinvesteringar. På grund av det verkar ekonomicheferna ha utvecklat en större it-mognad och teknikkunskap än de flesta andra av de tillfrågade. Detta visar sig då de är mest engagerade i beslut kring it och telefoni. De har också i störst utsträckning formulerat konkreta krav och föreslagit specifika lösningar respektive leverantörer. Försäljnings- och affärschefer är överlag minst engagerade i beslut kring it och telefoni. 6
Så många ekonomi- respektive försäljningschefer har formulerat konkreta krav/ önskemål gällande nya it- och telefonilösningar. 74 % 58 % Ekonomichefer Försäljningschefer It-beslutet 7
FRÅGA Var ligger fokus när det gäller it- och telefonilösningar? Kostnadsfokus Produktivitetsfokus Strategiskt fokus 24 % 36 % 40 % 8
3. Produktivitet före strategi Det mest förekommande synsättet är att beslutsfattarna är beredda att investera lite mer i bättre lösningar, främst för att uppnå högre produktivitet. Fyra av tio chefer har det synsättet. Minst utpräglat produktivitetsfokus har marknads- och försäljningschefer. Beslutsfattarna är beredda att investera lite mer för att få bättre lösningar. Näst vanligast är ett strategiskt fokus, det vill säga att man ser bra it och telefoni som ett konkurrensmedel eller ett sätt att leverera mervärde. Mer än var tredje chef har det synsättet. Vanligast är den här synen bland roller nära kund och marknad, såsom försäljnings- och marknadschefer. Var fjärde chef har ett kostnadsfokus när det gäller it. Det innebär att de ser it- och telefoninvesteringar som en nödvändighet som bör kosta så lite som möjligt. Detta fokus är vanligast hos vd och vice vd. Marknadscheferna har minst kostnadsfokus. It-beslutet 9
4. Alla är inte nöjda Ekonomichefer är nöjdare än genomsnittet. Av de tillfrågade är det sex av tio som är nöjda med företagets itoch telefonilösningar. It-cheferna är mest belåtna, av dem är hela sju av tio nöjda. Även chefer med affärsansvar och ekonomichefer är nöjdare än genomsnittet. Mest kritiska är marknadscheferna där mindre än hälften är nöjda och en av tio är direkt missnöjda. Jämför vi branscher kan vi konstatera att företag inom handel och distribution är mindre nöjda än genomsnittet (drygt hälften). Men företag inom konsultverksamhet ligger över snittet. Här är mer än åtta av tio tillfreds med sina it- och telefonilösningar. 10
FRÅGA Vilket övergripande betyg skulle du sätta på era itoch telefonilösningar? Dåligt Varken bra eller dåligt Bra It-chef Annan chef med affärsansvar Ekonomichef Försäljningschef Vd/vvd Personalchef Produktionschef Marknadschef 6 % 30 % 62 % TOTALT* *2 procent vet ej och/eller har inte tagit ställning i frågan. It-beslutet 11
FRÅGA Vad är din uppfattning när det gäller ledningens syn på frågor kring it- och telefonilösningar? Annan chef med affärsansvar Ekonomichef Försäljningschef Vd/vvd Personalchef Produktionschef Marknadschef It-chef 3 % 33 % 62 % TOTALT* *2 procent vet ej och/eller har inte tagit ställning i frågan. Ledningen har dålig förståelse för frågorna kring it- och telekomlösningar och tar ofta fel beslut eller inget beslut alls. Ledningen har viss kunskap om it och har ibland svårt att ta beslut eller tar mindre bra beslut. Ledningen är väl insatt i it- och telekomfrågorna och tar väl avvägda och överlag bra beslut. 12
5. Åsikter om ledningen Sex av tio chefer anser att företagsledningen är väl insatta i de viktiga frågorna och att de överlag tar bra och välavvägda beslut. Chefer med affärsansvar, ekonomi- och hr-chefer har störst förtroende för ledningen i dessa frågor. Mest kritiska till ledningen är it-cheferna. En av tre chefer anser att ledningen ibland har svårt att ta beslut eller tar mindre bra beslut. Mest kritiska till ledningen är itcheferna där nästan en av tio ger ledningen ett direkt underbetyg när de uttrycker att ledningen har dålig förståelse och ofta tar fel beslut. It-beslutet 13
5. It-chef vs. vd En spricka mellan ledning och it-chefer. Sju av tio chefer anser att it-avdelningen har hög kompetens och förmåga att föreslå rätt lösningar för it och telefoni. Även här är chefer med affärsansvar, ekonomichefer och hr-chefer mest positiva. Mest kritiska till it-avdelningen är produktionschefer samt vd och vice vd. Tidigare fastslogs även att it-cheferna är mest kritiska till ledningen. Det verkar ha uppstått en spricka mellan de två. Vd och vice vd har ett kostnadsfokus som ofta går stick i stäv med it-chefens syn på it-lösningar. Ledningen anser i stor utsträckning att it bör kosta så lite som möjligt, medan många it-chefer istället vill ha bästa möjliga it-lösning. 14
FRÅGA Hur bedömer du it-avdelningens kompetens och förmåga att föreslå rätt lösningar för it och telefoni? Låg kompetens Varken eller Hög kompetens Vet ej It-chef Annan chef med affärsansvar Ekonomichef Försäljningschef Vd/vvd Personalchef Produktionschef Marknadschef TOTALT 4 % 18 % 71 % 7 % It-beslutet 15
Ge användarna vad de förtjänar Våra undersökningar visar att om användarna sätts i fokus vid itbesluten ökar både effektiviteten och medarbetarnas välmående. För alla verksamheters bästa ska tekniken tjäna användarna. Ta del av användaruppropet tdc.se/anvandaruppropet
FRÅGA Hur är användarnas it-mognad på din avdelning? En stor del av medarbetarna har svårt att använda våra it- och telefonilösningar effektivt. Vissa har svårt men de flesta klarar av att jobba i företagets olika it-lösningar. Några få har svårt, övriga klarar av lösningarna eller jobbar utan problem i dem. De flesta jobbar fullt ut effektivt, övriga klarar av it-lösningarna. I stort sett alla jobbar fullt ut effektivt. Annan chef med affärsansvar Ekonomichef Försäljningschef Vd/vvd Personalchef Produktionschef Marknadschef It-chef TOTALT* 2 % 13 % 28 % 42 % 14 % 18 *1 procent vet ej och/eller har inte tagit ställning i frågan.
7. Stor skillnad i it-mognad När det gäller medarbetarnas it-mognad ser vi relativt stora skillnader mellan olika funktioner på företagen. Ekonomicheferna har haft lång tid att bekanta sig med olika it-lösningar och därför skaffat sig stort kunnande på området. Något som visar sig då sju av tio är i en situation där de flesta jobbar utan problem i företagets olika lösningar. Marknadsavdelningen har lägst it-mognad. Marknadsavdelningen har lägst mognad, bara på drygt fyra av tio arbetsplatser jobbar de flesta helt effektivt. It-beslutet 19
8. It- och telefonisatsningar Vd:arna är minst angelägna att satsa mer resurser. Tre av fyra chefer anser att det satsas tillräckligt med resurser på it och telefoni. 16 procent tycker att satsningarna är otillräckliga medan 8 procent anser att det satsas mer än tillräckligt. Marknadscheferna är mest angelägna att öka resurserna till it. Vilket inte är särskilt konstigt eftersom undersökningen visat att en majoritet av dem har upplevt det som problematiskt att jobba i företagets it-lösningar. På andra sidan myntet har vi vd:arna, de är minst angelägna att satsa mer resurser. Resultatet ligger i linje med de olika rollernas syn på it- och telefonilösningar. Där märks att marknadschefen är den som har mest strategiskt fokus och ser it som ett konkurrensmedel, medan vd framförallt har ett kostnadsfokus. 20
FRÅGA Upplever ni att det satsas tillräckliga resurser för att kunna hålla en bra nivå på företagets it- och telefonilösningar? Mer än tillräckligt Tillräckligt Otillräckligt Annan chef med affärsansvar Ekonomichef Försäljningschef Vd/vvd Personalchef Produktionschef Marknadschef It-chef TOTALT* 8 % 74 % 16 % *2 procent vet ej och/eller har inte tagit ställning i frågan. It-beslutet 21
9. Säkerheten får tummen upp De flesta är överens om att deras data är säker. Majoriteten av beslutfattarna verkar överens om att deras data är säker, mot till exempel virus eller dataintrång. Generellt är det fler än åtta av tio som håller med om det. Cheferna tycker också att it-lösningarna är stabila och driftsäkra, vilket tillsammans med ovannämnda resultat tyder på att de i allmänhet är trygga med dem. Totalt är det sju av tio som håller med om det. På den här punkten är till och med vd/vice vd (76 procent) överens med it-cheferna (80 procent). Ett av de minst prioriterade områdena är miljösmart it. Bara 28 procent anser att deras it- och telefonilösningar är snälla mot miljön. Men ändå är det relativt få som faktiskt är missnöjda. 22
Åtta av tio tycker att deras data är säker. Sju av tio chefer tycker att it-lösningarna är driftsäkra. It-beslutet 23
10. Fler behöver involveras Få fler involverade i valet av lösningar. Att it- och telefonilösningarna bidrar till effektiva arbetsprocesser har enskilt störst inverkan på det övergripande betyget. Vilket stämmer överens med det tidigare konstaterade produktivitetsfokuset, som är vanligast bland beslutsfattarna. Endast 61 procent är nöjda med detta viktiga område och nästan en av tio är direkt missnöjd. För att få beslutsfattarna mer nöjda med företagens it-system bör man satsa på lösningar som verkligen bidrar till effektiva processer och bättre användarvänlighet. En sådan satsning skulle svara upp mot det fokus på produktivitet som många i den här undersökningen har. De ser lösningarna i första hand som verktyg, vars uppgift är att spara tid och öka effektiviteten. Men dagens it-lösningar lever inte alltid upp till den målbilden. En del av lösningen är att få fler involverade i it-besluten; de som ska använda dem, de med teknisk expertis och de som ansvarar för affären. Besluten som rör it- och telekomlösningar är nämligen strategiskt avgörande för långsiktig konkurrenskraft och framgång. 24
61 % Endast 61 procent av beslutfattarna tycker att deras it- och telefonilösningar bidrar till effektiva arbetsprocesser. It-beslutet 25
Information om undersökningen I undersökningen ingick beslutsfattare inom privat sektor på företag med fler än 50 anställda. De svarande var vd, vice vd, ekonomichef, hr-chef, it-chef, marknadschef, inköpschef, försäljningschef, produktionschef och andra chefer med affärsansvar. Urvalsstorlek 500 respondenter inom privat sektor. Fältperiod April 2014. Insamlingsmetod Telefonintervjuer gjorda av TNS Sifo.
Om TDC TDC erbjuder helhetslösningar inom tal, data och video till företag och organisationer där lösningarna ska bidra till utveckling av effektivitet, relationer och affärer för våra kunder. I Sverige är vi representerade över hela landet. TDC Sverige AB är ett dotterbolag inom TDC-koncernen Nordens tredje största telekomföretag. TDC grundades i Danmark 1882. TDC Sverige AB Box 799 191 27 Sollentuna Tel: 46 8 519 810 00 tdc.se Twitter: @tdcsverige