1(7) Tjänsteskrivelse 2016-03-17 Diarienummer: BU 2016/0149 Version:1,0 Beslutsorgan: BUN Enhet: Resurscentrum Kärnhuset Christer Jönsson E-post: christer.jonsson@halmstad.se Telefon: Revisionsrapport Granskning av flyktingmottagandet Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden har tagit del av revisionsrapporten Granskning av flyktingmottagandet i Halmstads kommun samt beslutar att vidta de åtgärder som framkommer av tjänsteskrivelse BU2016/0149 daterad 2016-03-17. Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska flyktingmottagandet. Granskningen har utgått från två revisionsfrågor. Bedriver barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden en ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet för personer som är asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd? Har barn- och ungdomsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, hemvårdsnämnden och socialnämnden tillräckligt fungerande rutiner för återsökning från staten av kostnader för asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd? Svaret från revisorerna på revisionsfrågan är att barn- och ungdomsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet för personer som är asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd. Revisorerna bedömer även att barn- och ungdomsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, och socialnämnden delvis har fungerande rutiner för återsökning från staten av kostnader för asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd. Revisorerna grundar sin bedömning ovan på utvärderingen av granskningens kontrollmål enligt nedan. 1
Kontrollmål Mottagandet av nyanlända med uppehållstillstånd är uppbyggt på ett ändamålsenligt sätt. Nyanlända barn/ungdomar ges undervisning och stöd i utbildningsväsendet på ett ändamålsenligt sätt. Det finns riktlinjer och rutiner för hanteringen av nyanlända elever inom utbildningsväsendet SFI-undervisning och samhällsorientering ges på ett ändamålsenligt sätt Det finns goda rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmot Det finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Den statliga ersättningen för en insats tilldelas den verksamhet som har haft kostnaden för insatsen. Kommentar Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Åtgärder Nyanlända barn/ungdomar ges undervisning och stöd i utbildningsväsendet på ett ändamålsenligt sätt. Samordnare på Kärnhuset Utvecklingsteamet på Kärnhuset Språkutvecklande arbetssätt Ökad kompetens i svenska som andraspråk Interkulturellt perspektiv Det finns riktlinjer och rutiner för hanteringen av nyanlända elever inom utbildningsväsendet Skolverkets kartläggningsmaterial 2
Lagrådsremissen Allmänna råden Förvaltningsgemensamma rutiner Det finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Ny e-tjänst Ny rutin registrering av barn och elev Anställning av ekonom Ärendet Bakgrund Den 1 december 2010 övertog Arbetsförmedlingen delar av ansvaret för introduktionen av och introduktionsersättningen till nyanlända. Trots förändringen har kommunerna fortfarande ett visst ansvar både för personer som är asylsökande och för dem som har fått uppehållstillstånd. Att lyckas med integreringen av dessa nyanlända är en framgångsfaktor för en kommun. För en del av sina uppgifter har kommunen rätt att återsöka kostnaderna. Kunskapen om ersättningsreglerna är i vissa fall bristande, vilket leder till att kommunen inte söker det den har rätt till. Halmstads kommun tar emot ganska många nyanlända med uppehållstillstånd i förhållande till sin befolkning. År 2014 kom kommunen på 112:e plats av landets 290 kommuner. I kommunen planeras ett asylboende som fullt utbyggt ska kunna ta emot runt 700 personer. Analys, förslag och motivering Vid revisorernas granskning framkommer att det finns fyra kontrollområden som är helt uppfyllda och ingen kritik finns. Följande tre kontrollområden är delvis uppfyllda. Kritikpunkt 1. Nyanlända barn/ungdomar ges undervisning och stöd i utbildningsväsendet på ett ändamålsenligt sätt. Revisorerna pekar på att de intervjuade rektorerna anser att förberedelseklasserna och introduktionen till ordinarie undervisning fungerar i varierande utsträckning. Det förekommer att eleverna i förberedelseklass inte får den undervisningstid eller ämnesundervisning som de har rätt till. Vidare uppstår svårigheter på skolorna när de nyanlända eleverna övergår till ordinarie klasser samt när de behöver stöd i undervisningen. Stödet ska då genomföras i enlighet med skollagen samtidigt som skolan inte får någon extra resurstilldelning utöver den vanliga resurstilldelningen. Nyanlända elever har generellt ett större stödbehov än andra elever. Vidare har 3
skolorna svårigheter att ta tillvara elevernas eventuella kunskaper från tidigare skolgång då språkproblematik ofta skymmer dessa kunskaper. Det saknas även resurser för att ge studiehandledning på modersmålet fullt ut vilket försvårar undervisningssituationen för eleverna. Åtgärd De nyanlända eleverna har erbjudits samma undervisningstid som övriga elever i samma årskurs. Skolans rektor har möjlighet att besluta om anpassad studiegång där man kan göra avvikelser i både ämnen och timplan. Den nya lagstiftningen ger rektor möjlighet att istället erbjuda eleven prioriterad timplan, dock i högst ett år. Samtliga nyanlända elever erbjuds studiehandledning på sitt modersmål varje vecka. För att möta elevernas behov när de ska integreras ut i ordinarie undervisningsgrupp behövs det kunskap hos skolans rektor och mottagande lärare kring ett språkutvecklande arbetssätt i alla ämnen. Kärnhuset erbjuder skolor med förberedelseklass handledning och fortbildning baserat på uttalade behov. Det är inte bara kunskap om ett språkutvecklande arbetssätt som gör lärarna osäkra i lärarrollen det kan vara frågor kring tolk, studiehandledning osv. som man inte har kunskap om. På resurscentrum Kärnhuset finns ett utvecklingsteam som har sammanställt en broschyr med information med länkar kring frågor som rör nyanlända elever. Denna finns tillgänglig för all personal på Halmstad kommuns intranät. Det behövs också handledning kring vilka verktyg man kan använda sig av i sin undervisning av två- eller flerspråkiga elever, här kan resurscentret Kärnhuset kopplas in som stöd. Det kommer också framöver behövas en utökning av svenska som andraspråk-lärare då de nyanlända eleverna behöver läsa efter kursplanen i svenska som andraspråk. Kunskap kring ämnet behöver utvecklas bland pedagoger och rektorer. Här krävs medel, rekrytering och fortbildning för att möta behovet. Kritikpunkt 2. Det finns riktlinjer och rutiner för hanteringen av nyanlända elever inom utbildningsväsendet Här pekar revisorerna på att det inte finns övergripande rutiner eller processer för mottagande eller kartläggning av nyanlända barn och elever som nämnden har fastställt eller säkerställt. Kartläggning av eleverna sker på respektive skola utifrån lokala processer och rutiner. Rektorerna på de skolor som har förberedelseklasser har tagit fram egna rutiner för kartläggning av elevernas kompetenser och förkunskaper. Det finns inga övergripande rutiner för hur övergången från förberedelseklass till ordinarie undervisningsklass ska ske. Övergången beslutas av rektor utifrån egna rutiner. Samtliga rektorer anser att det behövs övergripande ramverk eller grunder för rutiner och riktlinjer som samtidigt ger utrymme för lokala anpassningar. Vidare efterfrågar rektorerna ett ökat utbyte inom kommunen för att skapa förutsättningar för en ökad likvärdighet. Under december 2015 genomfördes ett övergripande ledarmöte som samtliga rektorer var inbjudna till med fokus på inkludering, mångkulturalitet och flerspråkighet. På dagordningen fanns bland annat 4
presentation av nuläget, mottagande och kartläggning, stödmaterial och fortbildningspaket samt svenska som andraspråk. Åtgärd För att ytterligare stödja arbetet i förberedelseklasser och introduktionen till ordinarie undervisning finns en inrättad tjänst på Resurscentrum Kärnhuset som samordnare för migration. Samordnare åker bland annat ut till asylboendena och hjälper till med skolansökan, anmälan kan även göras digitalt på Halmstads kommuns hemsida. Samtliga skolansökningar för nyanlända går via Kärnhuset och hanteras av samordnaren. Skolplacering kommuniceras med berörd rektor och eller samordnare för förberedelseklass. Mottagande skola håller ett inskrivningssamtal och eleven påbörjar sin skolgång inom 30 dagar från det att ansökan kommit in. Vid samtalet, som brukar ta ca en timme, berörs frågor som tidigare skolgång, intressen, styrkor/svagheter, eventuella allergier/specialkost samt föräldrarnas utbildning. Pedagogen går också igenom vilka rutiner och regler som finns på skolan, skolans ämnen och mål, elevens schema, skollunch osv Från och med årsskiftet använder sig alla förberedelseklasser av det nya kartläggningsmaterialet från Skolverket vilket skapar en samstämmighet i organisationen. Kartläggningen utgör grunden för klassplacering och elevens fortsatta skolgång. Skolverket erbjuder fortlöpande fortbildning och tillgång till stödmaterial för rektorer och lärare. Övergripande regler kring övergång till ordinarie undervisningsgrupp finns utskrivna i nya lagrådsremissen. Gällande rutiner och ett utökat utbyte inom kommunen för en ökad likvärdighet kan ett gemensamt nätverk och en plattform för rektorer vara ett verktyg för detta. Förslag framförs till skolområdeschefer. Liknande nätverk och plattform finns idag för pedagoger som arbetar i eller samverkar med förberedelseklass och rektorerna är även inbjudna till dessa. Här sprids kunskap, utbyts erfarenhet och här formas gemensamma rutiner. Kritikpunkt 3. Det finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Inom barn- och utbildningsnämndens område finns möjlighet att söka ersättning för asylsökande, tillståndssökande barn och elever samt papperslösa (dvs. utan tillstånd att vara i Sverige). Inom förvaltningen ansöker en av rektorerna för förberedelseklasserna om statlig ersättning för samtliga elever och barn i förskola och grundskola. Ersättning söks för asylsökande och papperslösa. Ersättning för asylsökande söks fram till barnet kommunmottas. I dag hämtas uppgifter om vilka barn i grundskolan för vilka kommunen kan söka ersättning hos lärarna i förberedelseklasserna. Rutiner för att istället använda elevregistret håller på att tas fram för att underlätta arbetet och säkerställa att alla asylsökande barn tas med i ansökan. Det har varit svårare att utveckla rutinerna gällande barn i förskolan. Möjligheten att söka ersättning för extraordinära skolkostnader är känd. 5
Åtgärd De nya digitala e-tjänsterna för ansökan om skola och förskola för nyanlända gör att barnens dossiernummer/lma, som krävs vid eftersökning av statliga medel, kan registreras i Extens hos barn- och elevenheten. Detta underlättar arbetet för den ekonom som anställts på Kärnhuset för att säkerställa att alla asylsökande barn tas med i ansökan. Konsekvenser Enheten för migration har skapat en utvecklingsgrupp för att möta de behov vi tror finns ute på våra skolor i kommunen vad det gäller flerspråkighet och interkulturell kompetens. Gruppens uppgift är att ta fram en plan för hur vi skapar förutsättningar för fortbildning och handledning till samtliga skolor i Halmstads kommun. Konsekvensen av detta blir en ökad medvetenhet och förståelse för nyanländas lärande hos rektorer och pedagoger. Enheten för migration har inrättat en samordnartjänst med uppdrag att se till att samtliga skol- och förskoleansökningar av nyanlända sker via en nyskapad e-tjänst. Vidare svarar samordnaren för kontakt och placering av nyanlända skolever samt samordning av stöd och studiehandledning. Konsekvensen av detta blir ett samordnat mottagande av barn i förskola och skola. Enheten för migration har inrättat en administrativ tjänst med uppdraget att eftersöka statliga medel samt föra månatliga ekonomiska prognoser och avstämningar på barn och elever som är asylsökande och inom etableringsreformen. Konsekvensen av detta är ett säkerställande av rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har handlagts av tjänsteman inom barn- och ungdomsförvaltningen 6
Andra grupper - Fackliga organisationer BUFsam 2016-04-06 Lista över bilagor 1. Nulägesanalys För Barn- och ungdomsförvaltningen Pauline Broholm Lindberg tf Förvaltningschef 7