Landstingets projektverksamhet styrning, uppföljning och resultat, etapp I

Revisionsrapport* Landstingets projektverksamhet styrning, uppföljning och resultat, etapp I Norrbottens läns landsting April 2007 Lars-Åke Ullström, Certifierad kommunal revisor *connectedthinking

Innehållsförteckning 1. Inledning...1 1.1 Bakgrund...2 1.2 Uppdrag...2 1.3 Revisionsfrågor...2 1.4 Metod...2 2. Vilka dokument finns för styrning av projekt?...3 2.1 Styrande dokument...3 2.2 Stödjande dokument...4 3. Vad är ett projekt?...4 4. Typer av projekt...4 5. Genomgångar på divisionsnivå/enhetsnivå...6 5.1 Division Kultur och utbildning...6 5.2 Division Vuxenpsykiatri...10 5.3 Division Opererande specialiteter...11 5.4 Division Medicinska specialiteter...12 5.5 Division Folktandvård...13 5.6 Division Service...14 5.7 Division Diagnostik...15 5.8 Division Primärvård...16 5.9 Landstingsdirektörens stab...17 6. Våra kommentarer och bedömningar avseende revisionsfrågorna...21 6.1 Finns en samlad och dokumenterad bild över alla pågående projekt...22 6.2 Finns regler och riktlinjer för projekt? Är dessa kända och tillämpade?...23 6.3 Finns rutiner för hur projekt fastställs och igångsätts?...24 6.4 Hur finansieras projekten?...24 6.5 Är uppföljning och redovisning/rapportering av projekten tillfredställande?...25 Bilaga 1 Projektförteckning 1

1. Inledning 1.1 Bakgrund Inom ett landsting bedrivs ett stort antal projekt. På Norrbottens läns landstings hemsida under rubriken Utvecklings- och förbättringsarbete lämnas en redovisning av pågående och avslutade projekt. Detta är dock inte en samlad redovisning av landstingets totala projektverksamhet på central och lokal nivå. 1.2 Uppdrag Landstingets revisorer inom Norrbottens läns landsting har gett Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouse Coopers i uppdrag att granska landstingets projektverksamhet vad gäller styrning, uppföljning och resultat. Granskningen genomförs i två etapper; Etapp1 Etapp 2 Skall ge en totalbild över landstingets projektverksamhet Urval av projekt för djupstudier 1.3 Revisionsfrågor Etapp 1 - Finns det en samlad och dokumenterad bild över alla pågående projekt? - Finns regler och riktlinjer för projekt? Är dessa kända och tillämpade? - Finns rutiner för hur projekt fastställs och igångsätts? - Hur finansieras projekten? - Är uppföljning och redovisning/rapportering av projekten tillfredställande? Etapp 2 - Har projekten levt upp till målsättningarna? - Redovisas projektens resultat och verksamhetsnytta tillfredställande? - Är den ekonomiska redovisningen tydlig? - Har projekten klarat fastställda tids- och resursramar? 1.4 Metod I granskningen har underlag på landstingets hemsida samt dokument som styr projektverksamheten studerats. Genomgång av material i landstingets redovisningssystem 2006 vad gäller projekt har granskats. I förekommande fall har även ansökningsformulär, kriterier för bidrag, uppföljningsblanketter studerats. 2

Intervjuer/samtal har genomförts med landstingsdirektör samt medarbetare inom landstingsdirektörens stab. Inom divisionerna har ett flertal intervjuer genomförts för att få en beskrivning av vilka projekt som bedrivs och hur dessa hanteras. Totalt har 15 intervjuer/samtal genomförts inom granskningen. 2. Vilka dokument finns för styrning av projekt? 2.1 Styrande dokument Landstingsplanen Landstingsplanen är ett dokument som skall finnas med i verksamhetsplaneringen på alla nivåer i landstinget. Den anger färdriktningen och ställer krav på vad som skall uppnås under planperioden. Den plan som antogs av fullmäktige 15 november 2006 gäller för perioden 2007-2009. Landstingsplanen betonar landstingets roll som en regional aktör som skall medverka till Norrbottens utveckling. Insatser inom områdena Regional utveckling, Kultur- och utbildning, Intensifierat folkhälsoarbete samt Miljö är några områden som poängteras. Avsnittet mål i landstingsplanen visar vilka områden som är prioriterade för att uppnå såväl inriktningsmål som delmål. Inom i princip samtliga målområden kan projekt vara ett arbetssätt för att nå framgång. Landstingsstyrelsens verksamhetsplan I verksamhetsplanen konkretiserar styrelsen de mål, krav och uppdrag som anges i landstingsplanen. Styrelsen riktar sin plan till landstingsdirektören som i sin tur har att precisera uppdragen till landstingets driftsorganisation. I det avslutande kapitlet behandlas Delegering av beslutsrätt och Fördelning av arbetsbeslut. Där anges vilka delegerings- och arbetsbeslut som får tas av ordföranden i landstingsstyrelsen respektive landstingsdirektören. Fr o m 2007 är landstingsplan och landstingsstyrelsens plan samma dokument. Landstingets gemensamma regler Detta är ett dokument där regler fastställda av landstingsfullmäktige och landstingsstyrelse finns samlade. Ett flertal av reglerna har påverkan även på den projektverksamhet som bedrivs. 3

Som exempel kan nämnas regler för utbetalning av bidrag, deltagande i strukturfondsoch andra internationella projekt, projektbidrag m m för riktade kulturinsatser samt bidrag till organisationer. Landstingsstyrelsen har i december 2006 fastställt regler och riktlinjer för 2007. 2.2 Stödjande dokument Att arbeta i projekt - råd och riktlinjer för projektarbete. Rubricerade råd och riktlinjer togs fram 1996 och finns på landstingets hemsida. I dokumentet redovisas landstingets projektmodell samt praktiska tips hur ett projekt kan bedrivas i sin helhet. Redovisningsrutin projekt Rutinen antogs i januari 2007 och reglerar mer i detalj hur projekt skall kodas i ekonomisystemet, anvisningar för bokföring, uppföljning samt beslutnivåer. 3. Vad är ett projekt? I redovisningsrutin projekt finns den mest aktuella definitionen; Avser tillfälliga och tidsbegränsade uppgifter med avgränsade personella och ekonomiska resurser. Ska ha tydliga mål som kan följas upp. Ska vara tydligt avgränsat från den löpande verksamheten, både verksamhetsmässigt och resursmässigt. Redovisning av verksamhet och resurser sker med projektkod. Projektformen används för olika typer av uppgifter i landstingets idag. Projektformen används även för att särredovisa kostnader Projekt kan vara landstingsgemensamma och det finns projekt som är divisionsegna. 4. Typer av projekt Den nya redovisningsrutinen anger att koder skall användas för att särskilja olika typer av projekt. 4

Interna projekttyper D-arbetsplan-kansliets uppdrag F Landstingsinterna projekt P Utveckling av primärvården U FoU Visare norr och Alf-medel Externa projekttyper 1 Norrbottensmusiken E Externa projekt G Uppdragsutbildning K Statliga projektmedel L Läkemedelsprövningar T Tillgänglighetsmedel Y Kulturprojekt (Museet) W Minskad sjukfrånvaro Övriga projekttyper A Divisionsfinansierade ombyggn B Puff byggprojekt C Specialprojekt, fastigheter I Fastighetsinvesteringar Ö Övriga projekt (alla divisioner) Ur systemet har uppgifter hämtats över registrerade projekt. Utgångspunkten har varit att det skall ha registrerats någon form av aktivitet under 2006. Totalt finns det enligt sammanställningen ovan ca 750 registrerade projekt/aktiviteter och den sammanlagda kostnaden uppgår till ca 282 mnkr för år 2006. I bilaga 1 återfinns dessa uppgifter. Utöver de projekt som återfinns i bilaga 1 finns ytterligare projekt men dessa har inte redovisat någon ekonomisk aktivitet under 2006. Alla projekt i redovisningen är dock inte projekt i egentlig mening. Projekttyperna Norrbottensmusiken (1), arbetsplan kansliets uppdrag (D), landstingsinterna projekt (F), kulturprojekt (Y) och övriga projekt (Ö) används enligt uppgift främst för att särredovisa kostnader dvs ha koll på kostnader/intäkter i olika aktiviteter. Projekttyperna ombyggnationer (A), byggprojekt (B), specialprojekt (C) samt investeringar (I) används uteslutande inom division Service. 5

Inom övriga projekttyper skulle det således kunna handla om projekt utifrån den definition som finns. Den samlade bilden ser då ut enligt följande; Interna projekttyper Antal registrerade projekt 2006 (ca) Bruttoutfall 2006 (tkr) P Utveckling av primärvården 3 128 U FoU 95 1 266 Visare norr och Alf-medel 10 832 Externa projekttyper E Externa projekt 75 20 191 G Uppdragsutbildning 2 408 K Statliga projektmedel 12 2 269 L Läkemedelsprövningar 30 991 T Tillgänglighetsmedel 20 32 330 W Minskad sjukfrånvaro 4 1 367 Totalt 251 59 782 5. Genomgångar på divisionsnivå/enhetsnivå I detta avsnitt redovisas de uppgifter som erhållits i samtal/intervjuer med representanter från divisioner/enheter vad avser deras projektverksamhet, styrning, uppföljning m m. 5.1 Division Kultur och utbildning Divisionens verksamhet finns beskriven i divisionsplanen. I den anges inriktningsmål, delmål, strategier och uppföljning. Av planen kan utläsas att divisionen har ett brett verksamhetsfält och arbetar i många fall via projekt. Dessa projekt kan vara interna, ske i samverkan med andra aktörer eller genomföras helt externt. Ett flertal projekt bedrivs inom divisionens basenheter Norrbottensmusiken, Norrbottens museum, Kalix naturbruksgymnasium Projekt återfinns bl a inom ramen för Riktade kulturinsatser Bidrag 2006 Kultur och hälsa 1.000.000 kr Projektbidrag egna initiativ 1.000.000 kr Projektbidrag övriga 5.000.000 kr 6

Kultur och hälsa Sedan sommaren 2006 finns en projektsamordnare för Kultur och hälsa inom divisionens stab. Syftet är att skapa nätverk och samverkan kring området samt att driva ett antal pilotprojekt, där kultur används som ett verktyg i vård och rehabilitering. För 2006 gäller följande pilotprojekt och kostnader inom Kultur och hälsa; Konst och bild/rehabcentrum Luleå 82.000 kronor Share Music/avdelning 42N rehabmedicin 45.000 Berättande (teater)/äldreomsorgen Övertorneå 36.600 Musik och rörelse äldreomsorgen Arvidsjaur 100.000 Totalt 263.600 Förutom ovanstående projekt bedrivs ytterligare ett antal projekt vilka beslutats tidigare. Beskrivningar av projekten finns redovisade samt utvärderingsmall. Projekten sker i samverkan med externa parter och uppföljning sker via divisionen. Beslut om projekten tas av divisionschefen som delegationsbeslut. Projektbidrag - egna initiativ Inom divisionen finns medel för projektstöd under året om totalt 1,0 mnkr. Landstingsdirektören har beslutanderätt för detta stöd. Under 2006 har 12 projekt/aktiviteter fått stöd. I princip hela budgetbeloppet har fördelats. Projektbidrag övriga I 2006 års kulturram finns 5,0 mnkr för dessa projekt. Enligt uppgift har divisionen behandlat ca 375 ansökningar varav ca 215 blev beviljade under 2006. Regler för att söka bidrag till kulturprojekt finns med i landstingsstyrelsens riktlinjer. Riktlinjerna trycker bl a på att satsningarna skall ske i samverkan med andra och ha ett länsperspektiv. Beslut om bidrag tas av divisionschefen alternativt landstingsdirektören upp till en nivå om 100.000 kr. Beslut om bidrag med belopp mellan 100.000 200.000 kr tas av landstingsstyrelsens ordförande. Beslut om bidrag över 200.000 kr skall tas av landstingsstyrelsen. Beslut på delegation skall återrapporteras till styrelsen. 7

Uppföljning av projekten sker inom divisionens stab och återrapportering sker i samband med årsrapport och årsredovisning. Basenheterna Grans naturbruksskola Naturbruksskolan redovisar följande interna projekt Växtkraft Ett kompetensutvecklingsprojekt där skolan sökte Mål 1 pengar från EU men fick avslag på ansökan (slut pengar). Skolan bestämde då att finansiera projektet själva eftersom skolan ansåg att det var av hög prioritet att genomföra analysen. Projektet startade januari 2007 och ska vara avslutat innan 30 april. Den beräknade kostnaden är 115 000 kr. Grön Rehab Genomfördes under 2006 som en projektförstudie. Slutrapport finns tillgänglig. Projektet har syftat till att utnyttja skolans anläggningar i hälsoarbete. Divisionen finansierade förstudien med 100 000 kr. Levande landskap Är ett samlingsnamn för uppdragsutbildning som genomförs på uppdrag av länsstyrelsen och den finansieras i sin helhet av EU-medel. Uppdragsutbildningen har bestått både av enstaka kurstillfällen, en 10 veckor lång lantbruksutbildning samt ett antal övriga aktiviteter From april 2007 kommer ett nytt landsbygdsprogram som innebär att skolan kommer att söka finansiering för speciella utbildningsprojekt istället för att rekvirera pengar på enstaka kurser ca 2 ggr/år. Omfattningen av denna uppdragsutbildning har varierat mellan 500 000 kr 1 000 000 kr per år de senaste 6 åren. Omfattningen 2007 är oklart i dagsläget eftersom reglerna för det nya landsbygdsprogrammet inte är klara. 8

Nolia Grans Naturbruksskola var under 2006 koordinator för en Nolia-utställning under namnet levande Landskap. Det var flera samarbetspartner med bl.a LRF, Hushållningssällskapet, Norrmejerier, Länsstyrelsen m fl. Finansierades till fullo av Mål 1 pengar. Ingick under 2006 som ett eget projekt under Levande Landskap. Kalix naturbruksgymnasium Kolsänkor i Norrbotten Landstinget har bidragit med 0,5 mnkr år 2006. Eventuellt blir det en fortsättning projektet under 2007. Externa finansiärer är med också. Skolan är projektägare men projektledare kommer från Lantbruksuniversitetet. Skogligt kompetensnätverk Projektet bedrevs från hösten 2004 till hösten 2006. Budgeterad kostnad för hela projektet var 2,4 mnkr men faktisk kostnad blev 2 mnkr. EU stöd uppgick till 1,3 mnkr. För 2006 var upparbetad kostnad 1043,9 tkr och 367 tkr i medfinansiering från NLL. Landstingets totala finansiering under hela projektperioden uppgår till ca 700 tkr. Inga pågående EU-projekt 2007. Norrbottens museum Inga pågående EU projekt. Det senaste slutade 2005. I redovisningen finns ett flertal projekt med inom ex bebyggelse eller arkeologi, totalt ca 16 st. Efter genomgång kunde konstateras att merparten mer är av karaktären aktiviteter inom ordinarie verksamhet. Några projekt är Skogens kulturarv (finansiering via staten), Väckelsens byggnader som är finansierat via landstinget samt kommuner och församlingar i Norrbotten. Dessutom utgår bidrag från Kulturrådet till personalkostnader i ett antal projekt. Norrbottensmusiken Inom musikområdet satsar landstinget extra medel tillsammans med extra statsbidrag till NEO Barockensemble den nya ensemblen i Piteå. NEO har en projektperiod om 3 år. 9

I övrigt satsar landstinget medel tillsammans med statsbidrag avseende Norrbottens Kammarorkester, Piteå kammaropera samt Länsmusiken. Det är ordinarie, löpande verksamhet. Norrbottensmusiken bedriver följande projekt; Flickkören Artic light Projektet startade 2004. Redovisningar över projektet aktiviteter finns tillgängliga. Ett flertal aktörer bidrar till verksamheten. Norrbottens läns landstings bidrag under 2006 uppgick till 150.000 kronor. Scenteknisk nivåhöjning Ett projekt som syftar till att höja kompetensen vad gäller scenteknik. Divisionen har på delegation beviljat 50.000 kronor till projektet. Dokumentation finns tillgänglig. Swedish Jazz Celebration Ett stort projekt som bedrivs under 2006 och 2007 med flera aktörer engagerade. Norrbottens läns landsting stödjer ett antal projekt inom Swedish Jazz Celebration om totalt 400.000 kronor. Dokumentation finns tillgänglig. AYJO (Arctic Youth Jazz Orchestra). Ett EU projekt som avslutades 2006 och nu ingår i löpande verksamhet. 5.2 Division Vuxenpsykiatri Divisionen anger projektmallen (hemsidan) samt det nya dokumentet för projektredovisning som styrande dokument. Divisionen driver inte så många projekt utan det är mer vanligt att divisionen på något sätt medverkar i andra projekt tillsammans med andra aktörer. De delar som framkom var Länsmedel för psykiatrisamordning (Miltonpengar) Kommunförbundet Norrbotten har varit bidragsmottagare. Länsmedlen 2005 och 2006 var 11,2 mnkr. Totalt 14 projekt finns förtecknade och 7 av dessa har projektledare som är landstingsanställda. Arbetet bedrivs i nära samarbete mellan kommunerna (socialtjänsten) och landstinget (vuxenpsykiatrin, barn- och ungdomspsykiatrin, primärvården). För samtliga projekt har det varit ett beredningsförfarande med länsstyrgruppen psykiatri. 10

Den egna finansieringen från landstinget avser i första hand den tid som projektledaren ägnar projektet. Den tiden förs på projektkontot. Återrapportering sker kontinuerligt till landstingsstyrelsen genom landstingsdirektörens rapport. Projektredovisningar har löpande översänts till Socialstyrelsen. Projekten avslutas successivt under 2007 och erfarenheterna skall implementeras i ordinarie verksamhet. Projekten har även redovisats vid tre länskonferenser. Effekterna hittills av projektet är att tre länskonferenser har hållits där projekten presenterats. I samband med nästa års Miltonkonferens är det tänkt att effekter och verksamhetsnytta skall redovisas. Två FoU projekt Division Vuxenpsykiatri sköter den ekonomiska redovisningen. Ansökan, uppföljning m m sker inom FoU enheten. Aktuella FoU projekt har beviljats medel men hittills är inga kostnader bokförda på projekten. Projekt dubbeldiagnoser Nationella medel genom SKL och Nationella psykiatrisamordningen. Projekt för metodutveckling som påbörjades hösten 2005 och avslutades årsskiftet 2006/2007. Landstinget har bidragit med personalinsatser, lokaler och utrustning. 5.3 Division Opererande specialiteter Inom divisionen anser man att projekt är tydligt definierat. Fr o m 2007 finns de nya anvisningarna som skall tillämpas. Några sådana fanns inte tidigare. Den landstingsgemensamma mallen för projekt används. Alla ekonomer inom divisionen har fått information om de nya reglerna och de nya reglerna kommer även att tas upp på ledningsgruppen inom divisionen och anvisningarna läggs ut på nätet. En sammanfattning av gällande projektrutiner finns på hemsidan. Ett flertal typer av projekt hanteras inom divisionen exempelvis tillgänglighetsprojekt (kösatsningar) men även läkemedelsprövningar samt forsknings- och utvecklingsprojekt. 11

Tillgänglighetsprojekt Den senaste omgången av tillgänglighetsprojekt kom till i samband med införandet av vårdgarantin. Respektive division hade i uppdrag att inventera väntetider/kösituationen och där det fanns problem analyserades vilken extraproduktion eller vilka extrainsatser som var nödvändiga att vidta för att korta köerna. Därefter gjordes projektbeskrivningar och kalkyler vilka godkändes av landstingsledningen. Ersättning utgår utifrån utförda prestationer/produktion. Verksamhetsmässig rapportering av kösituation m m sker även i månadsrapporter. Medel för kökortning Divisionen får ersättning via centrala ekonomienheten. Måluppfyllelsen bedöms god för de tillgänglighetsprojekt som bedrivits/bedrivs. Helhetsbilden över projekt fås via ekonomisystemet samt bokslut. Divisionen har inte någon samlad projektlista som uppdateras löpande men rutiner är på väg att införas. Exempelvis samlas nu alla projektplaner in för att möjliggöra en systematisk uppföljning. Vad gäller uppföljningar av projekt så är det nu aktuellt att starta med månadsuppföljningar inom divisionen. Det gäller såväl projektinnehåll som ekonomi. Eventuella avvikelser skall tas upp med de som beslutat om projektet. FoU projekt redovisas däremot till FoU enheten. Om medel inte förbrukas fullt ut i ett projekt så hanteras det på följande sätt; FoU medel återbetalas, interna projekt till resultatet, läkemedelsprövningar tillfaller verksamheten. Redovisade kostnader för projekten 2006 är ca 15,9 mnkr varav tillgänglighet/kökortning 14,9 mnkr. 5.4 Division Medicinska specialiteter Divisionen startade 2001 och då överfördes enligt uppgift projekt/aktiviteter till den nya divisionen som man inledningsvis inte hade full överblick över. Definition av projekt är nu tydlig inom divisionen. Aktuella projekt (interna och externa) finns listade på hemsidan inkl uppgifter på vem som är projektledare. Uppföljningsrapporter som är klara redovisas även på hemsidan. Externa projekt är där läkemedelsföretag, fonder etc medverkar. 12

En genomgång av alla projekt har skett inom divisionen så projektlistan är tämligen aktuell enligt divisionsföreträdare. Ej utnyttjade projektmedel efter att projektet avslutas återredovisas till respektive bidragsgivare. Totalt antal projekt som divisionen är delaktig i uppgick 2006 till 124 (relativt jämn fördelning mellan interna och externa). Divisionen ser positivt på de redovisningsrutiner som nu tagits fram och att dessa även omfattar principer för hur arbetad tid i projekt skall redovisas. Arbetad tid dvs lönekostnader förenade med ett projekt har inte kunnat följas systematiskt tidigare. Rutiner för uppföljning har utvecklats. Varje projektledare kan gå in i ekonomisystemet och följa ekonomin för det egna projektet. Projektledarna har själva ansvaret för att avrapportera. Beträffande FoU projekt kan uppföljningen utvecklas. Dialogen mellan FoU och divisionen kan bli bättre så att divisionen även får ett grepp om dessa projekt exempelvis när projektet bedrivs, om resultaten kan vara till nytta för andra inom divisionen och vad projekten kostar totalt sett. Då det gäller återrapportering så har inte projekten något större utrymme i divisionens årsrapport. Ett område som kan utvecklas generellt är hur och på vilket sätt ett projekt och dess resultat skall implementeras i ordinarie verksamhet. Vid genomgång av projekten kunde konstateras att det är en relativt hög omsättning projekt avslutas och nya tillkommer. I början av 2007 togs beslut om 15 nya projekt alternativt förlängning av projekt. Olin-studierna (Obstruktiv lungsjukdom i Norrbotten) återfinns i divisionens redovisning. Dessa studier har dock mer forskningskaraktär än projekt. 5.5 Division Folktandvård Definitionen av projekt är tydlig i och med att de flesta projekten avser som sker är FoU, Folkhälsa och IT. I dessa fall finns tydliga regler definierade. Divisionen arbetar mer med projekt i uppdragsform. I huvudsak beror detta på att verksamheten är intäktsfinansierad. 13

Aktuella projekt; EU-projekt Gränslös tandvård Projektet startade september 2002 och avslutas i mars 2007. Landstinget har finansierat projektet med ca 400.000 kr respektive år. Datorisering av folktandvården Projektet startade 2002. Övergår nu till Tvist som är digitalisering av röntgen. Tillgängliga projektmallar (IT, EU, FoU, Folkhälsa) används. FoU projekt skall godkännas av verksamhetschef och divisionschef innan start. Ansökan behandlas dock av FoU enheten. Avrapportering sker till FoU. För eventuella folkhälsoprojekt finns en styrgrupp och den gruppen får även kontinuerliga återrapporteringar. Digitaliseringsprojekten följs upp månadsvis inom divisionen. Avrapporteringar sker även i samband med speciella temadagar. När det gäller den ekonomisk redovisning kan diverse interna kostnader som regel inte följas för projekten. I digitaliseringsprojektet följs produktionsbortfallet noga. En synpunkt som framkommit är att landstinget bör utveckla en samlad redovisning över alla pågående projekt av dignitet för erfarenhetsåterkoppling över divisionsgränserna. Det finns ett behov av att erhålla bättre kunskap om innehållet i pågående FoU projekt. Återrapporterings sker i första hand inte till divisionsledningen. 5.6 Division Service Den interna definitionen av projekt följer landstingets projektmodell från 1996. Inom divisionen tas projektbeskrivningar och projektplaner fram för varje projekt. För IT projekt finns en separat IT-projekthandbok med anvisningar och mallar. Inom divisionen pågår en översyn av samtliga projekt för att få en bättre struktur och bild över helheten. Utifrån aktuell projektlista kan konstateras att överblicken över projekten kan förbättras. Projektkoden i ekonomisystemet har även använts för att hålla ordning på kostnader och intäkter rent generellt. Med anledning av detta går det inte att med lätthet se vad som är projekt respektive aktivitet. En översyn av redovisningsmodellen pågår inom divisionsstaben med utgångspunkt från landstingets gemensamma redovisningsmodell för projekt. 14

De största och till mängden vanligaste projekten är fastighetsprojekt. Uppföljning av fastighetsprojekt sker löpande mot uppgjorda kalkyler etc. och återredovisas i månadsrapporten och i årsrapporten. Utvecklingsprojekt inom IT- området beslutas av bl a IT-styrgruppen och redovisas i regel inom beställande division vad gäller externa kostnader. Ibland redovisas personalkostnader på dessa projekt, men i regel så kvarstår personalkostnaden inom Länstekniks ekonomiredovisning utan att redovisas med särskild projektkod. IT-projekt som initieras inom division Service beslutas av ledningsgruppen för Länsteknik och projektredovisning tillämpas. Det pågår en utveckling av den interna tidsredovisningen inom Länsteknik för att kunna följa de totala kostnaderna för utvecklingsprojekten. Projekten återrapporteras varje månad i månadsrapporten. Uppföljning av måluppfyllelse sker enligt uppgift för de större projekten. Några större pågående projekt inom division Service är: Skanningprojektet. Handlar om att skanna pappersjournaler och därefter bränna dessa. En förstudie genomfördes 2006 vilket resulterade i ett förslag till treårigt projekt som beslutades av landstingsstyrelsen i juni 2006. Av den totala projektbudgeten på ca 50 mnkr finansieras 31 mnkr av landstinget inkl investeringsmedel. Växkraft 1 inom Lokalservice. Projektet innebär kompetensutveckling för städpersonal i landstinget. Landstingets kostnader för hela projektet är 2,5 mnkr varav 950 tkr är bidrag. Förstudie har genomförts under 2006 och åtgärder sker 2007. Projektet har godkänts av divisionschefen. 5.7 Division Diagnostik Inom divisionen nämndes de mallar som nu finns för redovisning av projekt.inom landstinget utarbetas rutiner för projektverksamhet. Redovisningsrutiner har nyligen tagits fram. Det mest omfattande projektet är digitaliseringen av röntgen (beslutad av LS juni 2003). Divisionen fick disponera 24 mnkr för detta. Divisionen har tillskjutit 9,7 mnkr så totalkostanden är 33,7 mnkr. Projektet digital röntgen är på väg att avrapporteras till landstingsstyrelsen. 15

Utifrån projektredovisningen i ekonomisystemet kunde konstateras att det inom divisionen finns med ett antal äldre projekt där det är oklart om de är aktuella eller inte. Inom divisionen har man därför tagit initiativ till en genomgång av alla s k projekt. Ett exempel på projekt som inte längre är aktuellt men som fanns kvar på Listan är Kultur i vården (K 104) som avrapporterades redan 1999 och där kvarvarande medel har legat kvar och använts för diverse kulturaktiviteter på Gällivare sjukhus. Projektet har nu avslutats. I genomgången bör bedömas om projekten är aktuella, om projektmedlen används till det som avses och hur eventuella återstående medel skall användas. Några exempel på det senare är det som i redovisningen anges som utbildningsfond (projektkod Ö331) och utveckling kem lab/blodcentral (Ö332) som är medel som tillkom i samband med byggnationen av Sunderby sjukhus samt Äldrerehab (K 101) där statliga medel fortfarande finns kvar. Äldrerehab har från årsskiftet förts över till division Medicinska specialiteter. 5.8 Division Primärvård Inom primärvården finns en projektflödesskiss som följs för interna projekt. Projektflödet beskriver stegen från projektbeskrivning, beslut, projektplan, slutrapport till uppföljning. Utvecklingsenheten inom primärvården biträder bl a vid projektbeskrivning och som handledare under projektets gång. Förutom dessa projekt bedrivs FoU projekt inom divisionen. Ansökningar hanteras av FoU enheten. Internt inom divisionen anser man att den löpande avrapporteringen av resultat kan bli bättre. Även ett antal läkemedelsprövningar pågår. Beträffande läkemedelsprövningar så är styrningen bättre nu än tidigare då divisionens chefsläkare skall vara delaktig vid starten och godkänna projekten. I intervjuerna framkom svårigheten att få ett helhetsgrepp om alla pågående projekt inom divisionen. Utdrag ur ekonomisystemet visar på ca 73 projekt inom divisionen. En översiktlig genomgång tyder dock på att listan inte är helt uppdaterad. Det finns projekt med som inte längre är pågående, projekt som troligtvis inte är aktuella (inga medel har förbrukats under 2006) och projekt som avslutats. De totala projektkostnaderna utifrån ekonomisystemet uppgår till ca 7,1 mnkr år 2006 (samtliga koder). 16

5.9 Landstingsdirektörens stab Hälso- och sjukvårdsenheten Norrbottens läns landsting har erhållit 11,7 mnkr under 2007 för stimulansåtgärder (äldreområdet). Där kan projekt bli aktuella via divisionerna men ingenting är klart ännu. Medarbetare från hälso- och sjukvårdsenheten deltar i arbetsgrupper i projekt. De projekt som nu hanteras inom enheten är forsknings- och utvecklingsprojekt (FoUprojekt). Landstingsstyrelsen har anvisat 1,5 mnkr för FoU projekt. Särskilda ansökningsformulär finns för projekten och medel kan sökas 2 ggr/år. Ansökningarna bereds av ett vetenskapligt råd (vårdpersonal). Sammankallande i den gruppen är enhetens FoU ledare. Bedömning görs av ansökans innehåll och om denna följer uppställda kriterier. Beslut tas av enhetschefen vid hälso- och sjukvårdsenheten. Beslutade medel fördelas ut till berörd division. Projekt återrapporteras skriftligt till det vetenskapliga rådet och presenteras vid en årlig FoU dag. Kvarvarande medel i projekten återförs till landstinget. Informationsenheten Kommunikativt ledarskap Under 2006, första halvåret, drev enheten Kommunikativt ledarskap, en utbildningsinsats för alla chefer i landstinget. Projektet pågick under 2005-2006 och det fanns en heltidsanställd projektledare under 18 månader. Uppdraget kom från landstingsdirektören., och har presenterats två gånger på ledningsgruppen för information och beslut. Projektet var helt internt och informationsenheten arbetade tillsammans med personalenheten och informatörerna i divisionerna. Finansieringen skedde via informationsenhetens budget. Omfattningen för hela projektet var ca 1,5 mnkr. Projektet Kommunikativt ledarskap är väl dokumenterat med en egen webbsida med dokumentationsmaterial inklusive utvärderingar från samtliga utbildningstillfällen, nyhetsbrev, reportage mm. Kommunikativt ledarskap ska nu inarbetas som en naturlig del i landstingets ledarskapsutbildning. Återrapporteringen har skett till landstingsdirektören och till ledningsgruppen. Landstingsstyrelsen har också i direktörsrapporten fått fortlöpande information om projektet. Projektet har även uppmärksammats nationellt. 17

Övrigt Under 2007 bedriver inte informationsenheten något projekt i den storleksordning som gällde för kommunikativt ledarskap. Däremot särredovisas två mindre "projekt" för att hålla koll på ekonomin. Det gäller Egenvårdsguiden som spridits 50 000 exemplar till en kostnad av 650 000 kronor inklusive marknadsföring och distribution. Uppdraget kommer från landstingsdirektören och återrapporterats dit och i landstingsdirektörens rapport till styrelsen. Informationsenheten kommer också att under 2007 ge ut en bok om landstingets systematiska förbättringsarbeten under arbetsnamnet "Visst går det". Uppdraget kommer från landstingsdirektören och återrapporteras dit. Personalenheten Enheten anger chefsutbildningen och den avslutande omgången 2006 som ett projekt. Det finns emellertid ingen projektbeskrivning. Under 2007 diskuteras två projekt där det är möjligt att enheten blir projektägare; Hälsofrämjande ledarskap och arbetsplatser Bättre hälsa hos den egna personalen (arbetsnamn) Ovanstående projekt är samverkan mellan försäkringskassan Norrbottens län och Norrbottens läns landsting. Statliga medel har erhållits i syfte att sänka sjukfrånvaron. Regionala enheten Enhetens inriktning och arbetssätt styrs av verksamhetsplanen. Riktlinjerna för Delegering av beslutanderätt som finns med i landstingsstyrelsens verksamhetsplan för 2006 är ett styrande dokument. Det finns även av landstingsstyrelsen beslutade riktlinjer/ kriterier för landstingets regionala utvecklingsmedel. En särskild månadsrapport över bl a pågående regionala utvecklingsprojekt presenteras för landstingsdirektören. Delegationsbeslut återrapporteras till landstingsdirektör och landstingsstyrelse. Regionala enheten informerar även via nyhetsbrev, på webben och via seminarieserien Morgonrock. Det regionala tillväxtprogrammet 2004-2007 har varit ett styrande dokument för hela länet. Landstinget har deltagit aktivt i programarbetet. Landstinget ansvarar för tre handlingsprogram E hälsa, Kultur-kulturarv samt Regional attraktionskraft. E hälsa syftar till att med hjälp av ny teknik utveckla vården i Norrbotten. 18

Interna projekt (där NLL är projektägare); Energi för hållbart samhälle Syftet är att belysa landstingets roll i energifrågor, förnyelsebar energi etc. Beslutades av landstingsstyrelsen och skall bedrivas fram till och med 2008. Projektet kostar 1,8 mnkr per år. Attraktiv region Samarbetsprojekt med Länsstyrelsen, Kommunförbundet Norrbotten och Luleå Tekniska Universitet. Ett 5 årigt projekt som syftar till att stärka Norrbotten som varumärke. Landstingsinsatsen är 1 mnkr/år. E hälsa (etapp 1) IT enheten driver projektet och finansieringen kommer från regionala enheten. Under 2006 fanns 2,0 mnkr för projektet. E hälsa (etapp 2) En fortsättning från etapp 1. Avser perioden 2007-2009. Landstingsfinansiering om 2,8 mnkr per år. Ungdomsinformation Projekt har bedrivits i flera år. Landstinget är projektägare men projektet är helt externt finansierat av Längmanska Företagarfonden. Regionala projekt Vi sidan av de interna projekten ger landstinget via Regionala utvecklingsprojekt stöd till ett flertal projekt. På listan över aktuella projekt 2006 fanns 25-30 projekt med. Närmare hälften av dessa hade avslutats i början av 2007. Nya projekt har tillkommit. Landstingsmedel till regionala utvecklingsprojekt uppgick till ca 10 mnkr år 2006. Avslutade regionala utvecklingsprojekt Vid rekvirering av medel under projektets gång görs en avstämning mot projektplan. 19