Bilaga 1 Kravspecifikation Avseende upphandlingen av Återtag- och logistiktjänster av IT-utrustning
2 (5) Innehållsförteckning 1 Gemensamma krav för samtliga områden... 3 2 Specifika krav för område 1... 4 3 Specifika krav för område 2... 4
3 (5) 1 Gemensamma krav för samtliga områden 1.1 ta emot och bekräfta beställningar i elektroniskt format. 1.2 säkerställa och administrera kvittens av IT-utrustning i elektroniskt format. 1.3 ha full spårbarhet på IT- utrustning från mottagande till leverans samt efter utbyte vid återtag och returhantering. 1.4 tillhandahålla en webbportal där följande information ska redovisas för all IT-utrustning: dagligt uppdaterat lagersaldo hos Leverantören orderstatistik (order-id, beställare, datum) orderhistorik (detaljerad per order) lageromsättning avvikelser fakturaunderlag leveransstatus leveransrapporter årlig uppdaterad miljörapportinnehållande minst: antal enheter som gått till rekonditionering för återanvändning antal enheter som gått till materialåtervinning information om besparingar i koldioxidekvivalenter kvittenshistorik sökfunktion (historik enskilt objekts serienummer) raderingscertifikat per serienummer exportfunktion (.csv eller excel) statistik över återtagen utrustning innehållande: antal enheter som gått till rekonditionering för återanvändning antal enheter som gått till materialåtervinning information om besparingar i koldioxidekvivalenter modellbeteckning serienummer status för respektive produkt utöver ovan information ska även följande information gå att utläsa för: datorer: - servicetag - serienummer - MAC-adress
4 (5) - kvittenser - garantidatum bildskärmar: - serienummer - kvittenser - garantidatum där det finns tillgängligt - modellbeteckning 2 Specifika krav för Område 1 Mottagande av datorer och bildskärmar, lagerhållning samt leverans till depåer 2.1 Mottagande och lagerföring av leverans 2.1.1 ta emot datorer med tillbehör samt bildskärmar från ramavtalsleverantörer. 2.1.2 utföra leveranskontroller. 2.1.3 reklamera transportskadat/felaktigt gods till ramavtalsleverantören. 2.1.4 rapportera reklamationer till kontaktperson hos Beställaren. 2.1.5 rapportera förseningar från ramavtalsleverantören till kontaktperson hos Beställaren. 2.1.6 lagerföra datorer med tillbehör samt bildskärmar. 2.2 Leverans till depåer 2.2.1 leverera lagerförd IT-utrustning avemballerat till Avropande enheter. 2.2.2 undantagsvis leverera IT-utrustning i originalemballage. 2.3 Märkning av utrustning Utgår vid behov märka datorer och bildskärmar med av SLL tillhandahållen inventarie- /stöldskyddsmärkningsetikett enligt anvisningar från SLL. 2.4 Expressleverans erbjuda expressleverans av lagerförd utrustning inom fyra (4) timmar från avrop under kontorstid (vardagar mellan kl.08:00 17:00). Avropet ska då avses gälla maximalt fem 5 st enheter. Ange pris. Priset kommer ej att utvärderas. 3 Specifika krav för Område 2 Återtag/Avidentifiering/Informationsradering SLL kan komma att märka upp enskilda enheter som ska undantas vidareförsäljning och endast ska raderas. Leverantören ska återta utrustning i retur samt bedöma skick på utrustningen för beslut om återanvändning eller återvinning.
5 (5) 3.1 hämta begagnad IT-utrustning från Avropande enheter för efterkommande överenskommen hantering. 3.2 tillhandahålla vagnar för återtag samt packmaterial till Avropande enheter. I dagsläget är följande adresser aktuella: Karolinska Solna Karolinska Huddinge Danderyds sjukhus Södersjukhuset LSF/HSF, Hantverkargatan 45 SLL IT, Norra Stationsgatan 69 SLSO, Finlandsgatan 12 3.3 efter återtag av utrustningen avidentifiera den. Avidentifiering innefattar bl.a. borttagande av eventuella fysiska kännetecken såsom etiketter m.m. 3.4 radera informationsbärande enheter inom max 30 kalenderdagar, räknat från hämtningstillfället. 3.5 förvara oraderad informationsbärande återtagen IT-utrustning i lokaler som lägst uppfyller skyddsklass 3 enligt SFF 200 eller motsvarande. 3.6 radera informationen på informationsbärare genom användande av IBAS, Blancco programvara eller motsvarande, på ett sådant sätt att uppgifterna inte kan återskapas. 3.7 destruera informationsbärande enheter som inte kan raderas med programvaror. Hantering ska ske i samråd med Beställaren. 3.8 använda Degausser i de fall programvara för radering av information på informationsbärare inte är tillräcklig. Rutiner för detta beslutas i samråd med SLL. 3.9 köpa IT-utrustning som har ett restvärde. Kriterier för bedömning av restvärdet ska beslutas i samråd med SLL. Beställaren ska meddelas restvärdet som därefter fakturerar Leverantören. 3.10 materialåtervinna enheter som inte har ett restvärde så långt det går, detta i enlighet med punkt B6, Miljöbilaga. 3.11 Även erbjuda återtag, avidentifiering samt informationsradering för nedan IT-utrustning: - servrar - lösa hårddiskar - backup-tape (LTO-band) - mobiltelefoner - surfplattor - tunna klienter - IT-tillbehör till arbetsplatsutrustning - skrivare De gemensamma kraven under punkt 1 gäller även för ovan nämnda IT-utrustning.