Plats och tid Stadshuset, plan 1, Översikten, kl. 13.30- Ledamöter och ersättare Beslutande Leif Karlsson (s) ordf Solveig Lindblom(s) Anniola Nilsson(m) Ersättare Kjell Arvidsson (c) Ulla Jansson(s) Ulf Melén (m) Övriga deltagare Kajsa Nilsson Beställarchef Carl-Hampus Sandén överförmyndarhandläggare Jenny Jonsson överförmyndarhandläggare Maritha Aggeroth sekreterare Underskrifter Sekreterare... Maritha Aggeroth Paragrafer 7-14 Ordförande... Leif Karlsson Justerande... Anniola Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet har justerats och justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla Organ Nyköpings och Oxelösunds Sista dag för överklagande 2015-05-11 Anslag uppsatt den 2015-04-24 Datum för anslags nedtagande 2015-05-12 Protokollet förvaras hos Kommunledningskontoret/kansli Underskrift... Maritha Aggeroth
ÖFN 7 NOÖN 15/5 Månadsrapport/verksamhetsuppföljning februari 2015 En ekonomisk månadsrapport har upprättats för Nyköpings-Oxelösunds för februari 2015. Nyköpings-Oxelösunds följer budget för perioden undantaget uppbokade intäkter på år 2014 från Migrationsverket som ännu inte kommit. En utebliven uppbokad intäkt belastar nästkommande år som ett minus till dess intäkten kommit in på kontot. Migrationsverket har hög arbetsbelastning och ligger efter med utbetalningar varför Beställarchef bedömer att de uppbokade intäkterna ska komma in under året. Prognosen för helår är budget i balans. Statistik över inkomna och granskade årsräkningar fram till och med vecka 13, 2015 finns som bilaga till detta ärende. Nyköpings-Oxelösunds beslutar att godkänna redovisningen för månadsrapport februari 2015, samt att godkänna redovisningen för årsräkningar fram till vecka 13, 2015. Susanna Shaibu, Oxelösunds kommun
ÖFN 8 NOÖN 14/9 Uppföljning av internkontrollplan år 2014 Nämnden har en internkontrollplan beslutad 2014-02-14. De största riskerna och hoten nämnden såg då var att de ökande volymerna kunde medföra slarv vid handläggning samt svårigheter att hitta nya ställföreträdare. Uppföljningen av internkontrollen har resulterat i fortsatt översyn av handläggningstider, noggrann uppföljning av volymer samt projekt för att få in fler årsräkningar i tid samt årsräkningar med högre kvalitet. Länsstyrelsens årliga tillsyn visade att nämnden fungerade väl. Nyköpings-Oxelösunds beslutar att godkänna sammanfattning av genomförd internkontroll under år 2014 för Nyköpings- Oxelösunds. Oxelösunds kommun
ÖFN 9 NOÖN 14/22 Vidtagna åtgärder på Nyköpings Oxelösunds efter inspektionsrapport 2014-10-23, Länsstyrelsen i Stockholm Länsstyrelsen i Stockholm inspekterade Överförmyndarnämnden i Nyköpings och Oxelösunds kommuner 2014-10-23. Tillsynen utmynnande i en inspektionsrapport daterad 2015-01-20. Länsstyrelsen gav nämnden kritik på två områden. 1. Ej överlämnat redovisningshandlingar vid upphörande av ett förmynderskap. Vid granskning av akt avseende förmynderskap för tre syskon, uppmärksammade Länsstyrelsen att nämnden inte överlämnat handlingarna till ett av syskonen då barnet blev myndigt. Nämnden har som rutin att göra detta men det hade försummats i detta ärende. 2. Handläggning i samband med granskning av två årsräkningar. I två akter hade ställföreträdaren lämnat färgkopia på årsräkning och därmed även underskrift. Handläggaren uppmärksammade inte att det var en kopia och godkände årsräkningen. Underskriften är på heder och samvete varför kopia inte är till fylles. Nämnden har sett över och förbättrat sina rutiner inom båda de områden där Länsstyrelsen riktar kritik mot nämndens handläggning. Nyköpings-Oxelösunds beslutar att godkänna rapport av vidtagna åtgärder på Nyköpings Oxelösunds efter inspektionsrapport, Länsstyrelsen i Stockholm daterad 2014-10-23, samt att skicka rapporten till kommunfullmäktige i Nyköpings och Oxelösunds kommuner. Kommunfullmäktige i Nyköpings och Oxelösunds kommuner Akten
ÖFN 10 NOÖN 15/11 Dokumenthanteringsplan för Nyköpings Oxelösunds, revidering Kajsa Nilsson och Marita Aggerot har reviderat nämndens dokumenthanteringsplan från år 2011. En dokumenthanteringsplan beskriver hur handlingar och dokument ska bevaras och gallras och var man kan återfinna handlingarna. Planen behöver uppdateras regelbundet för att följas upp och moderniseras. Nyköpings-Oxelösunds beslutar att anta dokumenthanteringsplan daterad för Nyköpings- Oxelösunds. Oxelösunds kommun Susanna Shaibu Kommunledningskansliet arkivet Akten
ÖFN 11 NOÖN 15/16 Inrättande av budgetgrupp för Nyköpings-Oxelösunds perioden 2015-2018 Förslag Föreslås att en budgetgrupp inrättas med följande representation, en person från Nyköping samt en person från Oxelösund. Majoriteten har ordförandeposten i gruppen och denne är också sammankallande. Budgetgruppens uppgift är att vara vägledande och beredande i budgetfrågor som rör nämnden under mandatperioden. Gruppen kan även vara rådgivande/beredande i närliggande frågeställningar. Nominering sker vid sammanträdet. Nyköpings-Oxelösunds beslutar att inrätta en budgetgrupp för Nyköpings-Oxelösunds avseende perioden 2015-2018. att budgetsgruppen ska bestå av en representant för Nyköping och en representant från Oxelösund att välja följande personer att ingå i budgetgruppen Leif Karlsson Nyköping, Solveig Lindblom Oxelösund. Susanna Shaibu, Oxelösunds kommun
ÖFN 12 NOÖN 15/1 AKT 2330 Sekretess
ÖFN 13 NOÖN 15/1 AKT 2809 Sekretess
ÖFN 14 NOÖN 15/1 AKT 2455 Sekretess