1 Information om upphandlingen 1.1 Presentation av upphandlingen Södertörns upphandlingsnämnd inbjuder härmed Sökande till att lämna anbud gällande LOV Hemtjänst, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. Södertörns upphandlingsnämnd samordnar Haninge och Nynäshamns kommuners upphandlingar av varor och tjänster. Södertörns upphandlingsnämnd strävar efter att upphandling av varor och tjänster sker på ett kostnadseffektivt, kvalitetssäkrat, affärsmässigt och rättvist sätt. Samverkan i upphandlingar sker även med övriga Södertörnskommuner. Denna upphandling avser endast nedan Kommunen eller beställaren. Den som lämnar en ansökan om deltagande i valfrihetssystemet benämns sökande eller utförare. 1.2 Upphandlande myndighet 13681 Haninge Telefon (Växel): 08-606 70 00 Fax (Södertörns upphandlingsnämnd): 08-606 85 22 Org.nr: 212000-0084 1.3 Presentation av kommunen Haninge är en modern och expansiv kommun, med drygt 79 000 invånare, strax söder om Stockholm. För ytterligare information se kommunens hemsida www.haninge.se 1.3.1 Bakgrund Från och med 2009-01-01 tillämpar äldreförvaltningen i kundval inom hemtjänsten utifrån Lagen om valfrihetssystem (LOV). Detta innebär att intresserade utförare har möjlighet att löpande ansöka om att bedriva hemtjänst i kommunen. Förfrågningsunderlaget beskriver de tjänster som ingår i valfrihetssystemet samt de krav som ansökande måste uppfylla. Samtliga krav måste vara uppfyllda vid varje given tidpunkt för att sökande ska vara godkänd. 1.3.2 Beskrivning av tjänsten Valfrihetssystemet omfattar bedrivande av hemtjänst i form av omsorgs- och serviceinsatser för personer i, med biståndsbeslut om hemtjänst enligt socialtjänstlagen. Målet med hemtjänst är att underlätta för den enskilde att leva ett så självständigt liv som möjligt. Hemtjänst beviljas av biståndshandläggare utifrån den enskildes behov. Hemtjänstinsatserna kan variera över tid. Hemtjänstinsatserna omprövas regelbundet. Brukaren väljer själv vilken utförare som denne vill ska utföra de insatser som beviljats. Beställaren kan därför inte lämna någon volymgaranti på antal uppdrag till utföraren. Utförare som ansöker om godkännande att utföra en eller flera av de aktuella tjänsterna bestämmer själv kapacitetstak samt var i kommunen som utföraren vill verka. Ansökan om bedrivande av hemtjänst kan avse enbart serviceinsatser eller delar av serviceinsatser, såsom enbart städning, enbart tvätt, enbart inköp osv., eller enbart omsorgsinsatser eller alla delar. 1
Omsorgsinsatser ska vid behov kunna utföras måndag t o m söndag kl 06:00-23:00. Serviceinsatser utförs enligt överrenskommelse, vanligtvis vardagar kl 08:00-17:00. 1.3.3 Tjänsternas uppdelning Tjänster som utförare kan ansöka om att utföra är omsorgs- och serviceinsatser. Serviceinsatser: Åtagande avseende serviceinsatser omfattar: städning tvätt inköp Omsorgsinsatser Åtagande avseende omsorgsinsatser innebär vad som behövs för att tillgodose fysiska, psykiska, andliga och sociala behov, som bland annat omfattar: hjälp att äta, dricka, klä sig och förflytta sig hjälp att sköta personlig hygien insatser att bryta isolering insatser för att känna trygghet och säkerhet 1.3.4 Tilläggstjänster Utöver de biståndsbeslutade insatserna har utföraren, som erhållit avtal med kommunen, rätt att inom vissa ramar erbjuda så kallade tilläggstjänster till brukarna. Med tilläggstjänster avses dels sådana tjänster som ingår i biståndsbeslutet men där den enskilde vill utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs jämfört med biståndsbeslutet, och dels sådana tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet. Tilläggstjänsterna betalas inte av kommunen, utan av brukaren som beställer dem. Utföraren har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Däremot kan kunden välja att utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs på jämfört med biståndsbeslutet. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för kunden för att denne ska kunna välja en utförare. Tilläggstjänster faktureras av utföraren direkt till kunden. 1.4 Avtalstid Avtalstiden är tidigast från och med Ej angivet till och med ett år från avtalstecknande. Kommunen har rätt till kontinuerlig förlängningsoption om 12 månader var 12 månad. Förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att Kommunen inte säger upp avtalet minst tre (3) månader före den innevarande avtalsperiodens slut. 1.5 Avtalets form LOV-avtal 1.6 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är kommunens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. 2
Sökande som erhåller uppdraget åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med vad som framgår i det samlade förfrågningsunderlaget och i de kompletteringar som eventuellt tillkommit under upphandlingen. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Modell: Skallkrav (webbformulär) 1. Upphandlingsföreskrifter (detta dokument) 2. Kommersiella villkor Bilagor: 1. Kravmärkt yrkesroll (bifogas ej) www.kravmarktyrkesroll.se/ 2. Kvalitetspolicy 2012 3. Kvalitetsdeklarerad tjänst för hemtjänst (bifogas ej) www.haninge.se/sv/aldre/hemtjanst/: http://www.haninge.se/sv/aldre/hemtjanst/ 4. Riktlinjer och rutiner social dokumentation 5. Kostpolicy (bifogas ej) www.haninge.se/upload/68101/kostpolicy.pdf Sökande ska själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt innehållsförteckning ovan erhållits. Förfrågningsunderlaget är elektroniskt tillgänglig på http://www.e-avrop.com/ 1.7 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt Lag om Valfrihetssystem (LOV). 1.8 Avbrytande av upphandling Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut. Kommunen äger vidare rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven ställda i förfrågningsunderlaget, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt/politiskt grundad anledning inte kan fullföljas. 1.9 Kontaktperson under upphandlingen Södertörns upphandlingsnämnd Jonas Löfgren Kontakt med ovan ansvarig upphandlare sker via frågor och svarsfunktionen på e-avrop. 1.10 Helt eller delat anbud 1.11 Anbudets form Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. Anbudet ska lämnas in elektroniskt via e-avrop. Priset anges i kronor, SEK, exklusive mervärdesskatt. 3
Anbud utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. Beskrivningar ska i möjligaste mån skrivas in i E-avrop under respektive del och bifogade dokument undvikas, bilaga får bifogas där sådan efterfrågas. Bifogade filer får endast innehålla efterfrågad information. Om anbudets form och/eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas. 1.12 Att upprätta och lämna in anbud Information för underlättande av anbudslämnande För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder kommun sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget E-avrop. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via www.e-avrop.com Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som E-avrop tillhandahåller. Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta e-avrops support. Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. Det är viktigt att du som leverantör följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. Sökanden ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via frågor och svar) innan tiden för sista anbudsdag går ut. När du klickat på knappen Skicka in anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickade. Inlämningsbeviset behöver inte skickas in i samband med anbudsinlämningen. Däremot ska dokumentet kunna uppvisas på uppmaning av kommunen i underskrivet skick. Dokumentet ska då vara underskrivet av behörig person hos anbudslämnaren. Skriv ut beviset och spara det på säker plats. 1.13 Frågor och svar Frågor ska skriftligen ställas via E-avrop, helst en fråga per meddelande. Ansvarig handläggare skickar enbart svar via E-avrop. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande för både kommunen och Sökanden. Frågor tas emot fram till och med 10 dagar innan inlämning för att kommunen ska kunna garantera ett svar. Svar på inkomna frågor lämnas snarast möjligen, dock senast 6 dagar efter ställd fråga De anbudssökande som valt att hämta ut underlaget på annat sätt än via e-avrop måste själva bevaka frågor och svar i upphandlingen. 1.14 Förtydligande och kompletterande uppgifter Kommunen får medge att en sökande rättar en felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan. Kommunen kan också begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av ansökningar finns angivna i LOV och är begränsade. Ansökan som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att den sökande ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. Ansökan får endast rättas eller förtydligas på kommunens begäran. 4
Ansökan som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer inte att godkännas. 1.15 Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör anbud är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att anbuden offentliggörs, tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Uppgifter i anbud kan därefter sekretessbeläggas om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att Sökanden lider skada om uppgifter om affärs och/eller driftförhållanden röjs. Om Sökanden anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda kommersiell sekretess, kan skriftlig begäran inlämnas om kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt motivering. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. 1.16 Sista anbudsdag Handläggning och prövning av ansökningar sker löpande varför det inte finns någon sista anbudsdag 1.17 Handläggningstid och anbudets giltighetstid Beställaren handlägger och godkänner kompletta ansökningar löpande. Handläggningstid är normalt fyra veckor efter inkommen ansökan. Därefter fattas beslut inom tre veckor. Undantag gäller dock för sommaruppehåll och längre sammanhängande helgdagar där tiden för beslut kan bli längre. Sökande ska vara bindande till och med tre månader efter inlämnat anbud. Om ansökan inte är komplett inom dessa 90 dagar kommer den att avskrivas. 1.18 Öppning av ansökningar Anbudsöppning kommer ske snarast möjligen men senast 5 arbetsdagar efter inkommet anbud. 1.19 Utvärdering av ansökningar Anbudsprövning kommer att ske i tre steg: Steg 1: Kvalificeringsfasen: Prövning av att krav på Sökanden uppfylls. Endast de Sökande som godkänns beträffande krav på sökande går vidare till steg 2. Steg 2: Prövning av produkt: Prövning av att krav på produkten uppfylls: I förfrågningsunderlaget anges de krav som ställs på produkten. Bedöms en sökande inte klara samtliga av dessa krav går sökande inte vidare till den slutliga värderingen. Prövningen av om en ansökning klarar kraven sker utifrån sökandens intyganden och beskrivningar. Endast de sökande som bedöms uppfylla samliga krav i kravspecificeringen går vidare till steg 3, anbudsutvärdering. Steg 3: Anbudsutvärdering: Sökande som uppfyller de krav som angetts i annonsen och förfrågningsunderlaget och som inte har uteslutits med stöd av 7 kap. 1 LOV godkänns. 5
Sökanden kan komma att kallas till en intervju för att klargöra eventuella otydligheter i ansökningsdokumenten. Den skriftliga ansökan samt eventuella intervjuer utgör grund för bedömning av ansökan. Kontrakt upprättas efter att utföraren har blivit godkänd. För att få och behålla sitt godkännande ska utföraren vid varje given tidpunkt uppfylla villkoren i förfrågningsunderlaget, dess bilagor samt avtal. Om det under tiden mellan att tilldelningsbeslut skickats och kontraktstecknande framkommer styrkt information om att antagen sökande inte fullgör sina lagenliga skyldigheter gentemot samhället vad avser betalning av gällande skatter och avgifter, eller att förhållanden i ansökan på annat sätt har förändrats på kritiska områden, kommer kommunen att diskvalificera den aktuella sökande. Någon rätt till ekonomisk ersättning för den berörda sökande uppkommer inte på grund av denna förändring. 1.20 Tilldelningsmeddelande (godkännandebeslut) När beslut om tilldelning fattats skickas ett tilldelningsmeddelande till alla som lämnat anbud. Tilldelningsmeddelandet skickas elektroniskt till den e-postadress som Sökanden har uppgett i samband med registreringen i e-avrop. Avtal kommer att tecknas tidigast elva dagar räknat från och med dagen efter tilldelningsmeddelandet skickades. Bindande avtal föreligger först då båda parter undertecknat avtalet. 1.20.1 Förfarande om ansökan inte har godkänts Om sökande inte blivit godkänd kan denne vända sig till kommunen med begäran om komplettering. Om kommunen inte godkänner kompletteringen kan sökande som inte har blivit godkänd eller känner sig felaktigt behandlad välja att begära rättelse i förvaltningsdomstol. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen till förvaltningsdomstol inom tre veckor efter beslutsdatum från kommunen. Utförare kan efter avslag komma in med en ny komplett ansökan. 1.20.2 Överprövningsförfarande Behörig domstol vid överprövning är Förvaltningsrätten i Stockholm. 1.21 Kontrakt Kontraktsoriginal kommer att skickas för undertecknande till godkänd sökande som kommunen avser att teckna kontrakt med, snarast efter beslut. Det skriftliga kontraktet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och godkänd ansökan. Kontraktet ska upprättas i två exemplar som utväxlas mellan parterna. Kontraktet blir giltigt först efter det att kontrakt har skrivits på av båda parter, förutsatt att upphandlingen inte har blivit föremål för överprövning av rättsinstanser. Kontraktets giltighet kan påverkas om upphandlingen blir föremål för domstolsprövning. Vare sig tidsförskjutningar eller andra konsekvenser som beror på domstols hantering av eller de i upphandlingsärende, ska utgöra grund för skadestånd eller annan ersättning. 6
7