Upphandlingsfö reskrifter: LOV: Daglig verksamhet enligt LSS

Transkript

1 Upphandlingsfö reskrifter: Utförande av daglig verksamhet enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) i Haninge kommun enligt lag om valfrihetssystem (LOV) 1(13)

2 1 Inbjudan att lämna ansökan Tjänstebeskrivning Upphandlingsformalia Haninge kommun Upphandlande myndighet Ansökans form och innehåll Upphandlingsförfarande Avbrytande av upphandling Att upprätta och lämna ansökan Frågor och svar Synpunkter på förfrågningsunderlaget Offentlighetsprincipen Sista anbudsdag Öppning av ansökningar Handläggning och godkännande Uteslutningsgrunder Prövning och godkännande av ansökan Tilldelningskriterier Underrättelse om godkännandebeslut Avtal Avtalstid Förfarande om ansökan inte har godkänts Överprövningsförfarande Information om tjänsten Definitioner Omfattning Organisation Myndighetsutövning Ersättning Kapacitetstak Skyldighet att ta emot uppdrag Avbrytande av pågående insats Beställningar/avrop Informationsöverföring Skyldighet att meddela LSS-handläggaren Byte av utförare Ickevalsalternativ Information till den enskilde om utförarna (13)

3 1 Inbjudan att lämna ansökan Haninge kommun bjuder in Er att lämna anbud avseende Valfrihetssystem inom funktionshinderområdet, daglig verksamhet enligt LSS (lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade), i Haninge kommun. Upphandlingen genomförs enligt Lag (2008:962) om Valfrihetssystem (LOV). Syftet med valfrihetssystemet är att öka valfriheten, delaktigheten och inflytandet. Utföraren garanteras inte någon volym i denna upphandling, eftersom det är de enskilda brukarna som väljer utförare. Upphandlingar enligt LOV innebär bland annat att intresserade leverantörer kan sända in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen på kammarkollegiet samt på e-avrop: och på Den ekonomiska ersättningen och kravnivåer är fast kopplade till kommunala beslut och samtliga sökande som uppfyller kommunens krav blir godkända som utförare. 1.1 Tjänstebeskrivning Daglig verksamhet enligt LSS innebär att den som tillhör personkrets 1 och 2 enligt lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), och är i yrkesverksam ålder, saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig har vid behov rätt till daglig verksamhet. De som omfattas av personkrets 1 är personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd. De som omfattas av personkrets 2 är personer med betydande och bestående begåvningsmässigt funktionshinder efter hjärnskada i vuxen ålder föranledd av yttre våld eller kroppslig sjukdom. 3(13)

4 2 Upphandlingsformalia 2.1 Haninge kommun Haninge är en modern och expansiv kommun, med drygt invånare, strax söder om Stockholm. I Haninge finns närhet till ett naturskönt skärgårdslandskap med öar som Utö, Ornö, Fjärdlång, Muskö, Kymmendö och Huvudskär. För ytterligare information om kommunen, se hemsidan Upphandlande myndighet Södertörns upphandlingsnämnd samordnar Haninge och Nynäshamns kommuners upphandlingar av varor och tjänster. Södertörns upphandlingsnämnd strävar efter att upphandling av varor och tjänster sker på ett kostnadseffektivt, kvalitetssäkrat, affärsmässigt och rättvist sätt. Samverkan i upphandlingar sker även med övriga Södertörnskommuner. Denna inbjudan att lämna in ansökan enligt lag om valfrihetssystem (LOV) gäller endast Haninge kommun genom socialnämnden. I förfrågningsunderlaget betecknas Haninge kommun som kommun/beställare och den som lämnar en ansökan om deltagande i valfrihetssystemet som utförare/leverantör. Haninge kommun Haninge Telefon (Växel): Org.nr: Ansökans form och innehåll Tänk på att: ansökan ska vara skriftlig och avfattad på svenska ansökan utformas enligt anvisningarna i ansökningsformuläret och förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte ansökan ska lämnas in elektroniskt via E-avrop Ansökan som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer inte att godkännas. Om ansökans form och eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan ansökan komma att förkastas utan vidare prövning. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: 1. Upphandlingsföreskrifter (detta dokument) 2. Skallkrav (webbformulär) 3. Avtalsvillkor 4. PUL Biträdesavtal 5. Brukares privata medel socialförvaltningen 6. Kvalitetspolicy 2.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enlig Lag om Valfrihetssystem (LOV). 4(13)

5 2.5 Avbrytande av upphandling Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut. 2.6 Att upprätta och lämna ansökan Information för underlättande av ansökningslämnande För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder Haninge kommun sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget E-avrop. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som E-avrop tillhandahåller. Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. Det är viktigt att du som leverantör följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. 2.7 Frågor och svar Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Frågor ställs på samma sida på där detta förfrågningsunderlag hämtades. Ansvarig handläggare lämnar endast svar via E-avrop. Svar kommer att lämnas snarast möjligt. E-post skickas automatiskt ut till samtliga som har hämtat ut underlaget när ny information har lagts ut. Alla frågor och svar kommer att publiceras i upphandlingens annons. Dock kommer frågor som kommer in under sommarperioden (framför allt juli) att besvaras i augusti. Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. De anbudsgivare som valt att hämta underlaget på annat sätt än via E-avrop måste själv bevaka frågor och svar i upphandlingen. 2.8 Synpunkter på förfrågningsunderlaget Ansökningsgivaren ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar ansökansinlämningen och/eller utvärderingen, ska ansökningsgivaren omedelbart kontakta upphandlingsenheten via E-avrop. 2.9 Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas Haninge kommun av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. 5(13)

6 Uppgifter som rör ansökan är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att tilldelningsbeslut har fattats i ärendet eller ärendet på annat sätt har slutförts. Uppgifter i ansökan kan därefter sekretessbeläggas om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att utföraren lider skada om uppgifter om affärs-eller driftförhållanden röjs. Om ansökningsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda kommersiell sekretess, kan skriftlig begäran inlämnas om kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas ansökningsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol Sista anbudsdag Annonseringen sker kontinuerligt varför ansökningar kan lämnas löpande under annonseringstiden Öppning av ansökningar Öppning av ansökningar sker löpande vartefter de inkommer Handläggning och godkännande Kommunen handlägger och godkänner ansökningar löpande. Sökande är bunden av sin ansökan i 90 dagar från och med inlämningsdagen. Om ansökan inte är komplett inom dessa 90 dagar kommer den att avskrivas. Handläggningstid är normalt cirka åtta veckor efter att en komplett ansökan har inkommit. Dock, kan handläggningstiden överstiga åtta veckor om inlämningen sker strax före eller i samband med sommartiden, juni-augusti eller runt jul och nyår. Kommunen kommer tidigast att börja handläggning av ansökningar 15 september Avtal upprättas efter att sökanden har blivit godkänd. Godkännandebeslut innebär inte accept av ansökan eller att avtal har ingåtts Uteslutningsgrunder Den upphandlande myndigheten får enligt LOV 7 kap utesluta en sökande om: sökande är försatt i konkurs eller likvidation sökande är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande sökande är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen som kan påvisas 6(13)

7 sökande har inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet sökande i sin ansökan i något väsentligt hänseende har underlåtit att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. Uteslutning ur valfrihetssystemet kommer även att ske av sökande som dömts för brott som regleras inom EG-rätten med avseende på: deltagande i kriminell organisation bestickning enligt EG-reglerna om korruption inom den privata sektorn bedrägeri enligt reglerna om skydd för EG:s finansiella intressen penningtvätt Prövning och godkännande av ansökan Utvärderingen av ansökan sker i två steg. De ansökningar som inte uppfyller kraven i steg 1 (uteslutningsgrunder) kommer inte att gå vidare för utvärdering i steg 2. I steg 2 sker en prövning av om den sökande uppfyller de grundläggande kvalificeringskrav, som anges i förfrågningsunderlaget, och om de obligatoriska kraven på tjänsten är uppfyllda. Observera att avtalsförslaget ska godkännas i sin helhet för att avtal ska kunna tilldelas. Därefter kan sökande komma att bjudas in till en intervju för att klargöra eventuella otydligheter i ansökningsdokumenten. Den skriftliga ansökan samt eventuella intervjuer utgör grund för bedömning av ansökan Tilldelningskriterier Samtliga ansökningar som uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget tilldelas kontrakt. Om det under tiden mellan att tilldelningsbeslut och kontraktstecknande framkommer styrkt information om att antagen sökande inte fullgör sina lagenliga skyldigheter gentemot samhället vad avser betalning av gällande skatter och avgifter, eller att förhållanden i ansökan på annat sätt har förändrats på kritiska områden, kommer kommunen att diskvalificera den aktuella sökande. Någon rätt till ekonomisk ersättning för den berörda sökande uppkommer inte på grund av denna förändring Underrättelse om godkännandebeslut Underrättelse om godkännandebeslutet ger upplysningar om skälen till beslut. Det skickas elektroniskt, varför det är viktigt att de sökande även anger sin e-postadress som kontaktväg Avtal Avtalet kommer att skickas för undertecknande till godkänd sökande som kommunen avser att teckna avtal med, snarast efter beslut. Det skriftliga avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och godkänd ansökan. Avtalet ska upprättas i två exemplar som utväxlas mellan parterna. Avtalet blir giltigt först efter det att avtalet har skrivits på av båda parter, förutsatt att upphandlingen inte har blivit föremål för överprövning. 7(13)

8 Avtalets giltighet kan påverkas om upphandlingen blir föremål för domstolsprövning. Vare sig tidsförskjutningar eller andra konsekvenser som beror på domstols hantering av eller de i upphandlingsärende, ska utgöra grund för skadestånd eller annan ersättning Avtalstid Avtalstiden är tills vidare. Avtalet kan tidigast börja gälla per Förfarande om ansökan inte har godkänts Om sökande inte har blivit godkänd eller känner sig felaktigt behandlad kan denne välja att begära rättelse i förvaltningsdomstol. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen till förvaltningsdomstol inom tre veckor efter beslutsdatum från kommunen. Utförare kan efter avslag komma in med en ny komplett ansökan Överprövningsförfarande Behörig domstol vid överprövning är Förvaltningsrätten i Stockholm. 8(13)

9 3 Information om tjänsten Daglig verksamhet enligt LSS innebär att den som tillhör personkrets 1 och 2 enligt lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), och är i yrkesverksam ålder, saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig har vid behov rätt till daglig verksamhet. De som omfattas av personkrets 1 är personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd. De som omfattas av personkrets 2 är personer med betydande och bestående begåvningsmässigt funktionshinder efter hjärnskada i vuxen ålder föranledd av yttre våld eller kroppslig sjukdom. Utföraren ska bedriva daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder som saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig, enligt lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionsnedsatta (LSS) Utföraren ska bedriva daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder som saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig, enligt lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionsnedsatta (LSS) Uppdraget utgår från ett individuellt beslut (LSS), hel eller deltid. När brukaren har fått beslut om daglig verksamhet väljer denne eller dennes legala företrädare bland de godkända utförarna i Haninge kommuns valfrihetssystem. Omfattningen av uppdraget kan variera över tid. Beställaren kan därför inte lämna någon volymgaranti. Den dagliga verksamheten ska utformas efter brukarens förutsättningar, behov och intressen. Utförarens mål och syfte ska vara att bidra till brukarens personliga utveckling och främja deltagandet i samhället och ska i så stor utsträckning som möjligt efterlikna och eftersträva ett arbete på den öppna arbetsmarknaden. Av förarbetena till LSS framgår det att insatsen daglig verksamhet ska vara ett led för brukaren i hans eller hennes strävan att komma ut på arbetsmarknaden och därmed få större möjlighet till delaktighet i samhället. 3.1 Definitioner Utförare Med utförare menas här leverantör, anbudsgivare och sökande. Beställare Med beställare menas här alla de personer som utföraren har kontakt med vid beställarenheten. Brukare Med brukare menas här den enskilde, den som omfattas av insatserna enligt LSS. Tillsynsmyndighet Med tillsynsmyndighet menas här IVO (inspektionen för vård och omsorg) 9(13)

10 3.2 Omfattning Haninge kommun har idag en volym av c:a 197 brukare i egen regi och 32 brukare i extern regi. Antal brukare är angett för april månad 2014 men kan variera över tid. 3.1 Organisation Verksamheten för personer med funktionsnedsättningar i Haninge kommun är organiserad utifrån beställar- utförarmodellen och sorterar under Socialförvaltningen. För Socialförvaltningen finns det en av kommunfullmäktige utsedd politisk nämnd, socialnämnden. Beställar- utförarmodellen innebär att beställaren gör beställning utifrån den enskildes behov av stöd och service och fattar myndighetsbeslut om insatser enligt LSS. Detta beslut är sedan grund för det uppdrag som utföraren får och ska utföra. 3.1 Myndighetsutövning Kommunen är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som gäller myndighetsutövning. Alla insatser enligt LSS utreds och beslutas efter ansökan. Beställaren på socialförvaltningen, beställarenheten, beslutar om vilka insatser brukaren ska erhålla. Beslut fattas av beställare och dokumenteras i verksamhetssystemet. Brukaren får ett skriftligt beslut. Beställaren meddelar via verksamhetssystemet eller på annat sätt att respektive utförare har ett uppdrag att hämta. Om brukaren vill ha råd i valet av leverantör ska handläggarna bistå med information. Beställaren följer upp enskilda ärenden minst en gång/år. 3.2 Ersättning Ersättningsnivåerna fastställs av Haninge kommun. Ersättningen regleras årsvis i samband med kommunens årliga budgetarbete och beslut om ersättningsnivå tas i socialnämnden för ett kalenderår i taget. Utföraren får ersättning för beviljad tid (255 dagar/år) för varje deltagare, enligt av beställaren fastställd omsorgsnivå och hel- eller deltid. Deltid omfattar till och med 20 timmar per vecka. Heltid omfattar över 20 timmar till och med 40 timmar per vecka. Vid nyplacering görs en preliminär bedömning av omsorgsnivå. Inom 3 månader gör beställaren en ny bedömning och fastställer omsorgsnivå utifrån Södertörnsmodellens nivåmätningsmodell. Den enskilde svarar själv för sina matkostnader. Transport till och från daglig verksamhet bekostas av beställaren utifrån bedömt behov. 10(13)

11 Ersättning kronor per dag för 2015 per omsorgsnivå Omsorgsnivå Ersättning extern utförare heltid Ersättning extern utförare deltid Ersättning kommunal utförare heltid Ersättning kommunal utförare heltid 1. Personen har en lättare/lindrig fysisk, psykisk och/eller social funktionsnedsättning och är i storts sett självständig i sin vardag. Arbetshandledarens huvudsakliga arbete består av påminnelser och att ge muntligt stöd. 2. Personen har en mindre/måttligt fysisk, psykisk och/eller social funktionsnedsättning. Arbetshandledaren ger stöd flera gånger i veckan eller kortare dagligt stöd. Arbetshandledaren behöver i regel ge stöd genom att initiera och/eller motivera till olika aktiviteter. Muntligt stöd samt hjälp med enstaka moment. 3. Personen har en fysisk, psykisk och/eller social funktionsnedsättning och arbetshandledaren ger dagligt stöd i flera aktiviteter. Arbetshandledaren är ofta närvarande och ger stöd vid flera moment när olika aktiviteter sker. Viss tid för motiveringsinsatser. 4. Personen har en omfattande fysisk, psykisk och/eller social funktionsnedsättning och arbetshandledaren är närvarande i stort sett hela tiden. Insatserna är frekventa och sker i längre sammanhållen tid. Det krävs även tid för motiveringsinsatser. 5. Personen har en mycket omfattande fysisk, psykisk och/eller social funktionsnedsättning. För den fysiska och/eller psykiska omvårdnaden, eller av säkerhetsskäl, finns behöv av ständigt stöd av minst en arbetshandledare. Arbetshandledarens insatser är ansenliga och/eller består av ett omfattande motivationsarbete (13)

12 3.3 Kapacitetstak Utföraren ska ange ett kapacitetstak för vad utföraren kan åta sig. Kapacitetstaket ska anges i form av vilken/vilka målgrupper man riktar sig till och hur många brukare man kan ta emot. Haninge kommun kan i förekommande fall komma att begära att utförare tar emot personer utöver sitt kapacitetstak. I dessa fall görs särskild överenskommelse mellan Haninge kommun och utföraren. 3.4 Skyldighet att ta emot uppdrag Uppdrag ska kunna utföras på alla de tider som anges i biståndsbeslutet, årets alla dagar och dygnet runt. En utförare får inte, inom ramen för den verksamhetskategori och det geografiska området tacka nej till nya uppdrag om angivet kapacitetstak enligt 3.5 inte är uppnått. Om utföraren inte tar emot ett uppdrag av andra skäl än kapacitetsskäl har kommunen rätt att häva ingånget avtal. 3.5 Avbrytande av pågående insats En utförare har inte rätt att avbryta en pågående insats. Om en pågående insats avbryts av utföraren har kommunen rätt att häva ingånget avtal. 3.6 Beställningar/avrop När den enskilde har fått ett biståndsbeslut och valt utförare kontaktar den ansvarige LSShandläggaren den utförare som den enskilde har valt och gör en beställning (uppdrag). Beställning sker skriftligt till utföraren. Beställningen ska vara så utformad att det klart och tydlig framgår vilka insatser som ska utföras. Utföraren ska inom en vecka bekräfta beställningen och ska kunna utföra uppdraget efter överenskommelse med beställaren. 3.7 Informationsöverföring Informationsöverföring kommer ske via fax initialt. Kommunen kommer att införskaffa ett datasystem för att redovisa, utläsa, dokumentera och överföra uppgifter inom vård och omsorg. Detta system är Pulsen Combine. Beställaren kan under avtalsperioden besluta att informationsöverföring ska ske via beställarens verksamhetssystem. I sådant fall ska utföraren inom tre månader, efter skriftligt meddelande från beställaren ombesörja att systemet används. Beställaren kommer att tillhandahålla licenser till verksamhetssystemet. Utföraren ska ombesörja att personalen har kunskap i hur systemet används. Vid behov ska utföraren tillgodose utbildningsbehov så att personalen kan använda systemet. Kringkostnader för åtkomst och användning av programmen bekostas av utföraren. Utföraren ska svara för utbildningskostnader och övriga kostnader. Utföraren ska meddela kommunen om de användare som behöver tillgång till systemet. Beställarens systemadministratör lägger upp användare i systemet. 12(13)

13 3.8 Skyldighet att meddela LSS-handläggaren Om utföraren initialt eller under pågående uppdrag inte har den specialistkompetens som krävs för den enskildes ledsagning/avlösning ska utföraren omgående meddela detta till LSShandläggaren. Med specialistkompetens menas här exempelvis kompetens avseende teckentolkning. 3.9 Byte av utförare En av grundpelarna i ett valfrihetssystem är den enskildes rätt att byta leverantör av tjänsten om han eller hon så önskar. En brukare har alltid rätt men ingen skyldighet att välja och/eller byta leverantör. Vid eventuellt byte så ska brukaren eller dess legala företrädare ta kontakt med beställaren. Beställaren meddelar därefter leverantören skriftligen om uppsägning av platsen (placeringen). Uppsägningstiden för byte av leverantör är 30 kalenderdagar från den dag beställaren underrättat leverantören om uppsägning/bytet Ickevalsalternativ LOV kräver att kommunen erbjuder fullgott ickevalsalternativ för den enskilde brukaren som inte kan eller vill välja utförare. I denna upphandling är kommunens egen verksamhet ickevalsalternativet Information till den enskilde om utförarna Haninge kommun kommer att informera om kundvalssystemet och de utförare kommunen har avtal med. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Informationen ska underlätta jämförelser och ge en lättläst presentation av varje utförare. Utföraren ska kontinuerligt under hela kontraktstiden informera kommunen om uppdateringar så att informationen hålls aktuell. Det står utföraren fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det som kommunen tar fram. 13(13)