Komplettering nr 4 1 (11)

Komplettering nr 4 1 (11) 2011-09-29 Dnr UPPH2011-0100 Upphandlingsenheten Marcus Phersson Tfn 018-611 32 23 Fax 018-10 57 50 Anbudssökande Komplettering nr. 3, gällande upphandling UPPH2011-0100, Skanning av handlingar Svar på hittills inkomna frågor i rubricerad upphandling. Nya frågor sedan förra utskicket är markerade med fråga 1 Har en fråga angående dokumenten som finns tillgängliga. I Innehållsförteckningen för kapitel 1 finns 4 bilagor. Finns det mallar för hur ni vill att dessa bilagor skall se ut. Hittar inget i upphandlingsdokumentationen. Det finns inga bilagor. Detta har kommit med av misstag. fråga 2 Vi önskar en mer detaljerad beskrivning av hur utvärderingen kommer att ske, exempelvis genom på följande frågor: 1. Hur kommer jämförelsen mellan olika anbud att gå till? Kommer den ske per priskategori eller kommer en summering ske före jämförelse? 2. Kommer angivna priser i så fall att summeras exakt som de anges i anbudet? 3. Kommer angivna priser multipliceras med uppskattade volymer? Vilka volymer kommer i så fall att användas för respektive priskategori? 4. Kommer angivna priser att viktas så att någon av priskategorierna får större genomslag på utvärderingspriset än övriga? Om så är fallet, på vilket sätt kommer denna viktning att ske? 1. en summering av hela anbudet sker före jämförelse 2. nej 3. Priser multipliceras med uppskattade volymer, återkommer ev. med volymer 4. nej ingen viktning Upphandlingsenheten Lednings kontoret Box 602 751 25 Uppsala tfn 018-611 00 00 org nr 232100-0024 www.lul.se

fråga 3 Punkt 1.3.1 Anbudspris Frågor: 1. Vilka typer av dokument avses i kategori 2 Pris per dokument och medium? 2. Pris för frakt av andra dokument än restjournaler ska anges per hyllmeter och tillfälle. - På vilket sätt kan dessa avrop antas ske? - Vilken typ av handlingar ingår i kategorin? - Avses arkiverat material som kommer att hanteras i periodiska leveranser? - Hur många hyllmeter kan varje tillfälle antas omfatta, i genomsnitt? - Hur många hyllmeter uppskattar ni att avtalet totalt kommer att omfatta i denna kategori? - Ska även dessa handlingar hämtas upp på olika platser? I så fall, hur många platser då? 1. Detta handlar främst om personalhandlingar 2. Ex vis foto eller, diabilder, inbundna dokument o dyl. Avrop sker genom dialog och leverans (tid, sätt, var) diskuteras i denna dialog så att vi hittar en lösning som är bra för båda parter. fråga 4 Kapitel 2 Punkt 2.1.3.2 Restjournaler Punkten beskriver var restjournaler ska hämtas. Frågor: 1. Volymen i uppdraget anges till ca 50 000 ark per vecka. Hur fördelar sig denna volym mellan de olika enheterna? Det räcker med en grov uppskattning. 2. Är det ett eller flera upphämtningsställen på Akademiska respektive i Enköping? 3. Hur många upphämtningsställen handlar det om för Primärvården och HoH? 1. Återkommer med 2. Ett upphämtningsställe på Akademiska och troligtvis Enköpings materialet med sjukresebussen till Akademiska 3. Återkommer med fråga 5 Kapitel 2 Punkt 2.1.4.3 Får vi be om en uttydning av förkortningen HVCS. High volume capture software, en Kodak product. Fråga 6 Finns det någon möjlighet att få någon form av uppskattning hur dokumenten ser ut, är det A4 dokumenten, är det färg, om det är annat än A4 går det att göra någon form av uppskattning om mängder? Kan se väldigt olika ut - t.ex. så har det funnits långa remsor (EKG eller CTGkurvor) som har behövts skannas in. Kan även vara A3 eller A5. Nej, går inte att

uppskatta mängder men är inte särskilt stora volymer (dvs ej flera hyllkilometer) fråga 7 Hur är dokumenten packade vid avhämtning? Kan vara olika och kan även diskuteras fråga 8 Vilket format skall dokumenten skannas till pdf/a eller annat? Det står i kravspecen att det skall överenskommas senare men det skulle i detta läge vara önskvärt med en inriktning vad som är önskvärt. Tif Grupp 4 och JPEG för färgbilder. fråga 9 fråga 10 Skall dokumenten skannas i s/v, gråskala eller färg? Beror på materialet - ibland har färg stor betydelse och ibland inte men möjligheten att skanna in i färg är ett skall krav. Punkt 2.1.8 Kvalitet I punkten anges att felmarginalen ej får överskrida 1 promille av det inskannade materialet per kalendermånad. Detta krav ger upphov till några frågor: 1. Gäller kravet för alla typer av handlingar, inklusive de som omfattas av optionen? 2. Vilka data ska tolkas/registreras för varje restjournal? 3. Vilka data ska tolkas/registreras på övriga handlingar? 4. På vilket sätt ska felfrekvensen mätas? Är det bildkvalitet, korrekt levererad data eller något annat som ska mätas? 1. Det gäller för alla typer av handlingar. 2. Personnummer, namn, klinik, klass och kontaktdatum 3. Som fråga 2 för mikrofilm. För personalhandlingar indexeras personnummer, division, datum och dokumenttyp. 4. Ja, bildkvalitet och korrekt metadata. fråga 11 Vi är tacksamma för ett på följande fråga rörande 1.2.4.7 Underleverantörer: Där anges att krav enligt 1.2.4.1, 1.2.4.2, 1.2.4.3 och 1.2.4.5 gäller även underleverantör. Vi kommer inte att använda underleverantör i själva produktionsprocessen. Däremot kommer underleverantörer med stor sannolikhet att användas för transporter och för destruktion. Det är naturligtvis inget problem med att ange vilka dessa underleverantörer kommer att vara, inte heller att företagen kontrolleras enligt 1.2.4.2.

Vi undrar emellertid om kraven på sanningsförsäkran, bifogade årsredovisningar och referenser (1.2.4.1, 1.2.4.3 och 1.2.4.5) är relevanta för denna typ av underleverantörer. Som leverantör till LUL tar vi fullt an för att rutiner och produktion uppfyller ställda krav. Önskar ni även få in nämnda bilagor för transportörer och exempelvis värmeverk (vid destruktion genom eldning)? Ja fråga 12 Hur många sidor i genomsnitt har ett dokument/blad? En restjournal kan bestå av 1 papper eller 40 st. Ett snitt kan vara ungefär 3 st. fråga 13 Förtydliganden önskas avseende fråga tre ovan 1. Är detta arkiverat material som ska digitaliseras? 2. Medger materialet planerade, periodiska leveranser? 3. Hur många hyllmeter uppskattar ni att avtalet totalt kommer att omfatta i denna kategori? 4. I underlaget beskrivs att det föregår en diskussion. Har ni någon uppfattning om när i tiden denna del av avtalet kan tänkas aktiveras? 1. Återkommer med. 2. Återkommer med 3. Vi räknar inte i hyllmeter längre, vi räknar i ark. 4. Återkommer med fråga 14 Enligt uppgifter till oss hämtas alla restjournaler för närvarande vid CESÅ. Finns det planer på eller önskemål om att ändra denna rutin? Nej, Ingång 226 på Akademiska sjukhuset är det som gäller. fråga 15 Upphandlingen har enligt rubriksidan Dnr UPPH2011-0100. Under punkt 1.2.8 anges att anbudet ska märkas Anbud UPPH2011-0000. Vi utgår från att detta är en felskrivning, men ett förtydligande vore likafullt av värde. Det är en felskrivning, Anbud märks UPPH2011-0100

fråga 16 Refererande till Principskiss teknisk miljö Ska det ske någon indexering/verifiering av tolkad information manuellt eller klarar systemet detta automatiskt? Systemet arbetar på båda sätten. Det kommer material som har streckkod och då läses allt material in automatiskt via Database Engine. Men dom journaler som inte har en streckkod behöver kunna läsas in via manuell hantering. Då öppnar man något som heter Data Entry och då knappar man in index manuellet istället fråga 17 Refererande till 2.1.4.1 Krav på hårdvara. Datorer, operativsystem, skanners? Skanners måste fungera ihop med Kovis, Datorer och OS har vi inga åsikter om då de arbetar mot en terminalserver hos oss, de måste dock klara att köra en RDP klient. fråga 18 Refererande till 2.1.3.2 Kan vi få tillgång till några exempeldokument? Återkommer med fråga 19 Är det enbart bildfångst av dokument/bladen, ej indexering/tolkning av fält? Se till fråga 16. fråga 20 Är underlagen preparerade inför scanning, d.v.s. flera dokument/blad per eventuell akt? Beskriv i så fall denna process. Allt underlag kräver preparering. Avlägsnande av klamrar, gem, lagning och kontroll av att varje akts papper har rätt personnummer. Bedömning ska göras om enstaka eller flera papper ska skannas i färg. fråga 21 Skall bildfångst av underlagen ske i t/vit eller färg? Se på fråga 9

fråga 22 Vi har för avsikt att scanna underlagen i 300 DPI, är det acceptabelt för Landstinget? Ja fråga 23 Vilken storlek har underlagen A4/A5 eller annat? Det varierar från A7 till 300*630 mm. Mest A4. fråga 24 På vilka adresser skall avhämtning av underlagen ske? Tre separat adresser? Se fråga 4 Fråga 25 Vi har för avsikt att använda BancTec s programvara intelliscan, som ett alternativ till HVCS, kan det godkännas av Landstinget? NEJ fråga 25 Av beskriven teknisk miljö framgår att leverantören skall ha en granskningspc i sin miljö, vilken typ av granskning skall leverantören utföra? Granskaren utför slutkontroll av levererat material. Granskaren har mycket god kunskap av KiBiBase och är användare med utökad sekretessgodkännande i systemet. Se även i fråga 31 fråga 26 Det nämns i dokumentet om "optisk teckenläsning". Innebär det att samtliga restjournaler ska OCR-tolkas och struktureras till en befintlig informationsmodell? De flesta restjournaler har streckkoder med metadatat. De som är utan streckkodsblad indexeras manuellt. fråga 27 Fråga/förtydligande gällande fråga 2.1.1.1. Restjournaler som skall hämtas tidigast kl.09.00 varje vardag skall dessa vara inskannade samma dag kl.15.00 de inkommit till leverantören. Eller finns utrymme för leverantörer med längre transporttid. Exempelvis kan Restjournalerna hämtas dag 1 tidigast kl.09.00 och skannas in och levereras dag 2 före kl.15.00

Nej fråga 28 2.1.1.1 Restjournaler Restjournalerna hämtas enligt nedanstående: - Restjournaler från Akademiska skall hämtas varje vardag tidigast kl 9.00. - Restjournaler från Lasarettet i Enköping hämtas enligt bestämt schema varje vardag. Restjournaler från Primärvården och HoH (Habilitering och Hjälpmedel) skall hämtas minst en gång/veckan. Samtliga inkomna restjournaler skall vara inskannade klockan 15 samma vardag de inkommit till leverantören. Akut markerade dokument skall skannas först. Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 29 Kapitel 2; kravspecifikation punkt 2.1.3.2 står det att restjournaler hämtas från Enköping lasarett enligt bestämt schema. Vad innebär det? Vilka tider på dygnet? Kan man få se ett exempel? Journalerna från Enköping hämtas dagligen efter 12.00 vid ingång 226. fråga 30 Volymfråga; Hur många hyllmeter uppskattar ni att det är avseende dokumenten personalärenden? Återkommer med på denna fråga under vecka 37 fråga 31 Principskiss teknisk miljö; Vad är Gransknings PCns funktion? Den är till för att kontrollera det material som är inläst i KoVIS/KIBI Base. På det sättet för man en sista kontroll att allt har gått in rätt. Har det inte gjort det så finns då möjligheten att rätta till felen. fråga 32 Kapitel 2; kravspecifikation punkt 2.1.4.2, vänligen förtydliga vad tabellen StaticFile är och hur den används Den används för att göra en databslookup vid manuell indexering. När den som indexerar materialet skriver in ett personnummer så får dom automatiskt in bl.a. namn och klinik. Detta sparar tid och ger en bättre säkerhet på att marerial som indexeras blir rätt.

fråga 33 1.3.1 Vänligen specificera hur de priser som anges i tabellen kommer viktas i utvärderingen. Vilka volymer av respektive dokument och medium kommer ställas mot de angivna priserna? Pris för skanning av mikrofilm skall anges både i rad 2 och rad 4 i pristabellen. I rad två ser priset ut att ingå i någon slags utvärdering. I rad 4 ser priset ut att inte ingå i utvärdering. Kommer priset för digitalisering av mikrofilm utvärderas eller ej? Återkommer med fråga 34 2.1.4.1 Information om fil- och bildformat är viktiga för att kunna välja teknisk lösning samt för att på ett korrekt sätt kunna beräkna kostnader. Vänligen beskriv inskanningsformatet för pappersdokument. Vänligen specificera filformat samt dpi krav. Se på frågorna 8 och 23 fråga 35 2.1.4.3 Vi använder oss vanligen inte av HVCS utan använder istället TiS programvara som heter eflow. Denna programvara använder vi i dagsläget på ett tiotal högvolymsskannrar för ett hundratal kunder. Vi och våra kunder är mycket nöjda med denna lösning och vill därmed innan vi sätter slutgiltigt pris i denna offert få ett medgivande från er att använda denna programvara även för att processa era dokument. Godkänns inte. fråga 36 2.1.4.3 Vänligen specificera om leverantören behöver ha Kovis/KiBi arkivdatabas och i så fall till vad den skall användas. Svar finns i upphandlingsunderlaget. Se även i fråga 31 fråga 37 fråga 38 2.1.5 Anslutning till Sjunet såvitt vi kan se förknippat med en extra kostnad, vilket kommer innebära ett högre pris. Är det möjligt att använda andra säkra överföringsmetoder som t ex sftp eller SHS vilket är de metoder vi använder för våra andra kunder. Godkänns inte. Med tanke på datamängderna ser vi idag inte andra lämpliga möjligheter än sjunet. En fördel med sjunet är att scanningtjänster även kan erbjudas andra vårdgivare. 2.1.7 Vi kan inte i upphandlingsunderlaget se tydligt till vad denna Kovisklient skall användas. Vänligen specificera. De ska användas för manuell indexering och slutkontroll. Se även i fråga 31 fråga 39 1. Dokumentstorlek för restjournalerna? 2. Kan restjournalerna sitta hophäftade, med klämmer eller i plastfickor? 3. Går det att uppskatta genomsnittlig sidantal per restjournal?

4. Förekommer det dubbelsidigt material? 5. Enbart text, eller finns det grafiskt material, läs färgdjup?, Läs foto 1. Se fråga 23. 2. Ja. 3. Se fråga 12. 4. Ja. 5. Ja. fråga 40 1. Dokumentstorlek för personalärendena? 2. Kan personalärendena sitta hophäftade, med klämmer eller i plastfickor? 3. Går det att uppskatta genomsnittlig sidantal per personalärende? 4. Förekommer det dubbelsidigt material i personalärendena? 5. Är det Enbart text, eller finns det grafiskt material, läs färgdjup i personalärendena? 1. A5 till A3 2. Ja 3. Ungefär 20 per akt 4. Ja 5. Foto kan förekomma fråga 41 Ingår personalärendena i uppskattning på 50 000 st. i dokument i veckan Nej fråga 42 1.3.1 Anbudspris I punkt 1 och 2 ska pris anges per dokument. A) Är ett dokument i detta sammanhang detsamma som en levererad bild av en sida i en journalhandling? B) Om et är nej på ovanstående fråga, vänligen beskriv hur enheten ett dokument definieras. I punkt 2 ska anges pris per dokument och medium och det ska kunna vara papper, mikrofilm eller dyl. I punkt 4,optionen, ska anges pris för mikrofilm och foto. Det är mycket svårt att ange ett enhetspris för hantering av både papper och mikrofilm.

Dessutom ska pris för hantering av mikrofilm även anges i optionspriset. A) Är det möjligt att ange separata priser för papper respektive mikrofilm som på punkt två, utan att bryta mot det obligatoriska kravet? B) Avses olika typer av mikrofilm i punkt 2 respektive punkt 4? Vad är i så fall skillnaden? A. Ett dokument är detsamma som ett papper. Kan vara en eller två bilder. D.v.s. med eller utan baksida. B. Återkommer med fråga 43 a. Är restjournalerna redan packade i lådor när vi skall hämta? b. Är övriga dokument redan packade i lådor när vi skall hämta? c. Isf vilken typ av lådor används, återvinningsbara lådor som skall tillbaka i retur eller engångslådor? d. Om vi skall packa i lådor vid hämtning, skall vi då tillhandahålla lådorna? c. Är eller ska materialet packas i någon speciell ordning eller vara märkt på något speciellt sätt för att säkra spåbarheten? e. Finns det en förteckning över materialet i lådorna? f. Skall materialet som hämtas kvitteras på något speciellt sätt? g. Räcker det med endast hämtningsdatum och hämtningsplats märkt på varje bestånd för att säkra spårbarheten? h. Hur ser lastningsförhållandena ut på de olika platserna där restjournaler skall hämtas, hiss/trappor/lastkaj/finns plats där bilen kan stå/exakt gatuadress/övrigt? i. Hur ser lastningsförhållandena ut på de olika platserna där övriga dokument skall hämtas, hiss/trappor/lastkaj/finns plats där bilen kan stå/exakt gatuadress/övrigt? j. Enköping, när på dagen kan vi tidigast hämta där? k. Primärvården och HoH, när på dagen kan vi tidigast hämta där och vart finns dessa belägna? l. Vilken identitetskontroll krävs vid hämtning? m. Akut markerade dokument, hur identifierar vi dem vid hämtning? n. Får det finnas andra av våra kunders material med vid transporten av ert material? o. Vad/vilka index kommer ni att ange vid återsökning/omscanning av dokuments? p.hur lång tid skall vi hålla kvar det fysiska materialet innan det skall destrueras?

a. Oftast i paket eller kuvert. b. Nej. Leverantören hämtar. c. Det är leverantörens lådor/kartonger. d. Ja e. (c) Normal uppmärkning utförs. Arkivordningen hålls. f. Nej. Normalt ingen förteckning. g. Reversal används. h. Personnummer, från och till behövs. i. Ingång 226 Akademiska sjukhuset. j. Restjournalerna från Enköping hämtas efter 12.00 vid ingång 226. k. Efter överenskommelse. Belägna se lul.se l. Återkommer med m. De är märkta Hög prioritet n. Återkommer med o. Återkommer med fråga 44 I er upphandling så har ni specificerat en process hur ni vill ha tjänsten utförd. Är det möjligt att komma med en alternativ process som uppfyller samma syfte? Återkommer med Med vänlig hälsning UPPHANDLINGSENHETEN Marcus Phersson Upphandlare