TRAFFIC AB MaxQ MM-revision för företag i Lund
Innehåll 1. Introduktion (s 1-3) 1.1 Vad är Mobility management (MM)? 1.2 Beskrivning av MaxQ 1.3 Genomförande av revision 2. Frågeformulär (s 4-17) Dokumentinformation Titel: MaxQ MM-revision för företag i Lund Serie nr: 2009:66 Projektnr: 9080 Författare: Kvalitetsgranskning Beställare: Karin Neergaard, Pernilla Hyllenius, Lunds kommun Kontaktperson: Ylva S Åqvist Dokumenthistorik: Version Datum Förändring Distribution 0.1 2009-10-02 1.0 2009-10-15 Övrigt: Svensk företagsanpassad version av MaxQ ( CWA 99999:2009.5, Extended version of QMSMM questionnaire ). TRAFFIC AB Huvudkontor Lund: Åldermansgatan 13 227 64 Lund tel 046-38 65 00 fax 046-38 65 25 Kontor Stockholm: Barnhusgatan 16 111 23 Stockholm tel 08-54 55 51 70 fax 08-54 55 51 79 info@trivector.se www.trivector.se
Max Q (1) 1. Introduktion 1.1 Vad är Mobility management (MM)? Mobility management (MM) är ett efterfrågeorienterat angreppssätt för att påverka personoch godstransporter genom att: uppmuntra användandet av miljöanpassade färdsätt förbättra hållbar tillgänglighet för alla människor och organisationer öka effektiviteten i transporter och markanvändning minska trafiken genom att begränsa antal, längd och behov av motoriserat resande. Mobility management kan ses som mjukvaran (kunskaps-, attityd- och beteendepåverkan) som gör att vi får ett bättre utnyttjande av hårdvaran (fysiska åtgärder). Det handlar om att på olika sätt effektivisera användandet av transporter och infrastruktur. Begreppet MM används såväl inom EU som av de flesta länder på kontinenten. I USA och Canada använder man det närliggande begreppet TDM Transport Demand Management. Mobility management kan användas på olika nivåer: i ett bostadsområde, i ett företag, i en kommun, en region eller vid olika evenemang fotbollsmatcher, mässor etc. I samtliga fall handlar det om att påverka resan innan den börjat, och därmed göra vinster inom miljö, säkerhet och ekonomi. Rent praktiskt kan MM handla om många olika saker; för en kommun som arbetar med MM kan det till exempel innebära att: det finns kampanjer och marknadsföring av gång, cykel och kollektivtrafik invånarna kan få målgruppsanpassad eller personlig hjälp och information om när och hur de kan minska sitt bilresande det finns bilpooler på företag, i verksamhetsområden och i bostadsområden företagen uppmuntras att arbeta med hållbart resande och ta fram gröna resplaner för skolorna finns vandrande skolbuss och planer för säker skolväg. För ett företag som arbetar med MM kan det till exempel innebära att: företaget ordnar eller deltar i kampanjer för gång, cykel och kollektivtrafik det finns en policy som uppmuntrar användande av telefon- och videokonferenser arbetsgivarna betalar för kollektivtrafikkortet för att uppmuntra alternativ till bilen de anställda erbjuds olika typer av service som alternativ till egen bil t ex samåkningstjänst, cykelpool/lånecykel, bilpool, cykelleasing, busspendel.
Max Q (2) 1.2 Beskrivning av MaxQ MaxQ är ett kvalitetsledningssystem för mobility management som kan användas för att utvärdera och förbättra kvaliteten på sitt arbete med mobility management/hållbara transporter. MaxQ bygger på kvalitetsledningstänkandet som finns i ISO 9001, EFQM och i CAF. Att arbeta enligt denna modell ger tydliga fördelar: Metoden ger inspiration till att förbättra MM-arbetet Företaget får besked om styrkor och svagheter i sitt arbete Företaget får en struktur för sitt arbete med MM Företaget har möjlighet att jämföra sig med andra Kvalitetsledning är ett erkänt bra verkyg för att förbättra arbetet i ett företag Trovärdigheten i företagets MM-arbete ökar. MaxQ består av fyra områden, som i sin tur består av ett antal delområden eller nyckelfaktorer. Totalt finns tolv nyckelfaktorer, som alla är viktiga för ett framgångsrikt arbete med mobility management (MM). Information om hur dessa tolv nyckelfaktorer behandlas av företaget utgör underlag för utvärdering av MM-arbetet och vilka förbättringar som kan göras. De fyra komponenterna och de tolv nyckelfaktorerna presenteras i figuren. De fyra områdena 1) Policy 2) Strategi 3) Genomförande 4) Mätning och utvärdering De tolv nyckelfaktorerna 1) Användarbehov hur man tar hänsyn till resvanor, behov och förutsättningar 2) Policydokument finns det dokumenterade intentioner med MM och hur förankrad är dessa 3) Ledarskap finns det en MMansvarig och hur är ledningens engagemang 4) MM-program vilka typer av aktiviteter innehåller programmet 5) Personal resurser och kompetens 6) Samarbete finns det ett samarbete med andra aktörer 7) Budget ekonomiskt stöd på kort och lång sikt 8) MM-aktiviteter vilken typer åtgärder som genomförs 9) Kompletteringsåtgärder förbättringar i infrastruktur, lagstiftning/regler och ekonomiska incitament 10) Resultat hur resultatet följs upp och används 11) Kommunikation hur resultaten kommuniceras och används 12) Revision hur arbetet med ständiga förbättringar bedrivs
Max Q (3) Utvecklingsstegen Utvärderingen av de tolv nyckelfaktorerna görs på en skala från 0-5, enligt den sk utvecklingsstegen. Stegen indikerar på vilken nivå företaget befinner sig på. Utvecklingsstegen består av följande nivåer: 5. Ständiga förbättringar; innovation; bra resultat 4. Systematisk analys och utvärdering av MM-arbete; långsiktighet; externt samarbete 3. God kunskap om förutsättningar, behov och MM; policy, rutiner, organisation och högt engagemang 2. Viss kunskap om förutsättningar, behov och MM; planering av enskilda projekt och åtgärder 1. Aktivitetsorienterat, ad hoc, informellt arbete, kortsiktighet 0. Inget MM-arbete 1.3 Genomförande av revision Processen vid en MM-revision hos företag i Lund inkluderade följande steg: 1) Introduktionsmöte med företagets nyckelpersoner inom MM-arbetet: Kort företagspresentation och presentation av MaxQ samt överräckning av frågeformulär. 2) Individuell utvärdering och genomläsning: Företagsrepresentanterna besvarar frågeformulären individuellt. 3) Processutvärderaren samlar in de ifyllda frågeformulären samt sammanställer och analyserar svaren inför andra mötet. 4) Konsensusmöte: Möte med företagsrepresentanterna med syfte att diskutera svaren på frågeformuläret och komma till konsensus om svaren. 5) Processutvärderaren skriver en preliminär utvärderingsrapport utifrån underlag på möte och formulär. Rapporten består av resultat per nyckelfaktor i diagram och matris med styrkor, svagheter och förbättringsförslag. 6) Företagsrepresentanterna läser och kommenterar den preliminära rapporten. 7) Avslutningsmöte där processutvärderaren presenterar resultaten.
Max Q (4) 2. Frågeformulär Detta frågeformulär är framtaget av AB utifrån CWA 99999:2009.5, Extended version of QMSMM questionnaire som togs fram inom EU-projektet MAX och som i första hand riktade sig till städer och kommuner. Frågeformuläret är översatt till svenska och anpassat till företag. Mycket små förändringar har gjorts för att göra det möjligt att jämföra resultaten. Frågeformuläret består av 12 områden. För varje område ska ett antal frågor besvaras. Frågorna besvaras på en skala från 0 till 5. Skalan beskriver hur systematiskt och väl arbetet bedrivs. En förklaring till skalan ges nedan. För varje område finns även utrymme för en kommentar där man kan förklara och motivera sitt svar ytterligare eller på annat sätt komplettera bilden. Skala med svarsalternativ 0 Inga aktiviteter inom det område som frågan berör/vi saknar helt information om detta 1 Mycket lite har gjorts inom detta område/vi har gjort detta vid något enstaka tillfälle (ad-hoc) eller planerar att göra det/vi har mycket lite kunskap eller information om detta 2 Visst arbete pågår inom detta område/vi har gjort detta några gånger i begränsad omfattning/vi har viss kunskap om området eller information i frågan 3 Vi är ganska bra på detta/vi har gjort detta flera gånger och det finns en viss systematik/vi har god kunskap om detta område/vi gör även viss uppföljning 4 Vi är bra på detta/vi bedriver ett systematiskt regelbundet arbete inom detta område/vi följer upp arbetet/projektet är väl förankrat 5 Vi är mycket bra på detta/vi arbetar på ett systematiskt sätt och det finns även plats för innovation och nytänkande/vi har bra resultat inom området och är en förebild för andra
Max Q (5) Område: Policy Nyckelfaktor 1. Användarnas och samhällets behov kännedom om förutsättningar, resvanor och behov hos företagets olika målgrupper samt relation till samhälleliga mål 1 Är de anställdas resvanor och behov kända? (t ex information om färdmedelsval, resvaneundersökning) 2 Är besökarnas resvanor och behov (eller andra viktiga målgruppers) kända? 3 Är samhälleliga mål på nationell och lokal nivå inom transportområdet kända? 4 Är företagets intentioner med MM kommunicerade till målgruppen (t ex de anställda och besökarna)? 5 Har företaget kunskap om juridiska och organisatoriska hinder och möjligheter för genomförande av MM-aktiviteter? 6 Har företaget en dialog om MM-arbetet med andra aktörer inom området (t ex trafikhuvudmän, kommun och andra företag som arbetar med MM)? 7 Har företaget vidtagit åtgärder med syfte att sälja in MM-arbetet hos beslutsfattare och ledning inom företaget?
Max Q (6) Område: Policy Nyckelfaktor 2. Policydokument dokumenterade intentioner med mobility management, förankring och integrering med övriga policies 1 Har företaget ett policydokument som beskriver intentioner och ambitioner med MM (separat eller som del i annat dokument)? 2 Är MM-policyn integrerad med (nämns i) andra relevanta policies som t ex miljöpolicyn och resepolicyn? 3 Är MM-policyn accepterad och förankrad hos ledningen? 4 Är MM-policyn ett levande dokument som revideras regelbundet?
Max Q (7) Område: Policy Nyckelfaktor 3. Ledarskap finns det en ansvarig för MM-frågor och hur är kunskapen och engagemanget bland ledning och anställda 1 Känner företagets ledning till vad MM är och de resultat och fördelar ett MM-arbete ger? 2 Känner företagets anställda till vad MM är och de resultat och fördelar ett MM-arbete ger? 3 Finns det en utsedd person eller grupp (MM-samordnare/MM-team) som är ansvarig för företagets MM-arbete? (med MM-team avses t ex avdelnings-, arbetsplats- eller företagsrepresentanter) 4 Är man på företaget lika medveten om behovet av MM som behovet av utbyggnad av trafikinfrastruktur för verksamheten? 5 Deltar MM-samordnaren i ledningsmöten eller har möjlighet att påverka agendan? 6 Tillfrågas MM-samordnaren i viktiga beslut som påverkar resorna, t ex lokaliseringsbeslut? 7 Deltar MM-samordnaren i regionala, nationella eller internationella nätverk för att utbyta erfarenheter inom MM?
Max Q (8) Område: Strategi Nyckelfaktor 4. Mobility management-program vilka typer av aktiviteter innehåller programmet och hur är dessa utformade och beskrivna 1 Har företaget ett MM-program med MM-aktiviteter? 2 Är MM-programmet i linje med MM-policyn och relaterade policies (t ex miljöpolicy, arbtesmiljöpolicy)? 3 Behandlar MM-programmet flera typer av aktiviteter med syfte att uppnå en hög flexibilitet i färdmedelsval, mötesalternativ etc och uppnå god tillgänglighet för alla? 4 Innehåller MM-programmet målgruppsspecifika aktiviteter? (t ex för målgrupper som anställda/besökare, unga/anställda med barn/äldre?) 5 Är MM-programmet och aktiviteterna tydligt beskrivna avseende mål, indikatorer och mätdata, tidplan, resurser och ansvarsfördelning? 6 Innehåller programmet åtgärder på kort och lång sikt, dvs med olika tidshorisonter? 7 Tar företaget hänsyn till tidigare erfarenheter av MM-aktiviteter vid framtagandet av MM-programmet? 9 Stödjer målen för MM-aktiviteterna målen inom andra områden såsom miljö, arbetsmiljö och hälsa, ekonomi, affärsutveckling? 10 Prioriteras aktiviteter med hänsyn till genomförbarheten för att nå de uppställda målen?
Max Q (9) Område: Strategi Nyckelfaktor 5. Personal vilka personella resurser finns avsatta för MM och vilken kompetens finns tillgänglig 1 Har företaget en organisation för MM-aktiviteter som täcker hela företaget (dvs alla arbetsplatser eller avdelningar)? 2 Finns personella resurser för att genomföra MM-aktiviteter? 3 Finns kompetens inom marknadsföring och kommunikationsteknik tillgänglig (inom MM-teamet, företaget eller genom underkonsulter)? 4 Finns kompetens inom transporter och resvanor tillgänglig (inom MMteamet, företaget eller genom underkonsulter)? 5 Finns kompetens inom miljö och hållbarhet tillgänglig (inom MMteamet, företaget eller genom underkonsulter)? 6 Avsätter företaget tid och pengar för utbildning och nätverkande inom MM-området? (i första hand för MM-samordnare/MM-team) 7 Är kontinuiteten i genomförandet av MM-aktiviteterna säkerställd? 8 Är alla MM-ansvariga engagerade och aktivt involverade i planeringen av MM-aktiviteter/åtgärder? 9 Är de MM-ansvariga innovativa?
Max Q (10) Område: Strategi Nyckelfaktor 6. Samarbete finns det ett samarbete med andra aktörer och hur ser det ut 1 Innehåller MM-arbetet samarbete med andra aktörer såsom kollektivtrafikföretag, vägverk, kommun? 2 Är samarbetet inom MM-arbetet formaliserat i kontrakt? 3 Är ansvarsfördelningen för de olika uppgifterna tydlig mellan parterna och har varje parts engagemang säkerställts? 4 Har samarbetsparterna möjlighet att påverka planeringen av MMaktiviteter? 5 Deltar samarbetsparterna med personella resurser i genomförandet av MM-aktiviteterna? 6 Deltar samarbetsparterna med finansiering av MM-aktiviteterna?
Max Q (11) Område: Strategi Nyckelfaktor 7. Budget vilket ekonomiskt stöd finns på kort och lång sikt 1 Finns det avsatta medel till införande av MM-aktiviteter? 2 Finns det en extern finansiering av vissa produkter och tjänster? 3 Finns det en budget för MM-projekt som är långsiktigt garanterad? 4 Finns det utrymme för utvärdering och uppföljning av MM-aktiviteter i budgeten? 5 Undersöker företaget olika möjliga finansieringskällor för MM? 6 Anstränger företaget sig för att hitta en långsiktig finansiering för MM? 8 Finns det ekonomiskt utrymme för att köpa in den informationsteknik som krävs för att ta fram eller marknadsföra produkter och tjänster inom MM-arbetet?
Max Q (12) Område: Genomförande Nyckelfaktor 8. MM-aktiviteter vilken typ av MM-aktiviteter genomförs 1 Tillhandahåller företaget information och råd om olika hållbara färdmedelsval till de anställda? 2 Tillhandahåller företaget information och råd om olika hållbara färdmedelsval till besökare och kunder? 3 Ordnar eller deltar företaget i kampanjer för att öka medvetenheten om och användningen av hållbara färdmedel? 4 Erbjuder företaget de anställda olika typer av service på arbetsplatserna som alternativ till egen bil, t ex samåkningstjänst, bilpool, cykelpool/lånecykel, cykelleasing, busspendel? 5 Ingår MM i de anställdas utbildning (t ex vid introduktion på arbetsplatsen)? 6 Arbetar företaget med åtgärder som syftar till att minska behovet av att resa genom att uppmuntra telefon- och videokonferenser istället för fysiska möten eller genom (om)lokalisering av arbetsplatsen eller byte av arbetsplats mellan anställda?
Max Q (13) Område: Genomförande Nyckelfaktor 9. Kompletteringsåtgärder vad gör man i övrigt för att stödja MM-aktiviteterna, t ex förbättringar i infrastruktur, förändring av lagstiftning/regler och ekonomiska incitament. 1 Kombinerar företaget MM med fysiska förbättringar av infrastrukturen för kollektivtrafik och cykel? 2 Arbetar företaget med parkeringsstyrningsåtgärder för att påverka bilresandet till arbetsplatsen (t ex avgifter, minimering av antal platser, tidsbegränsningar, avstånd, ersättning om man inte använder p-plats)? 4 Använder företaget MM i planeringen av nya arbetsplatser? 5 Har företaget förmåner/ekonomiska incitament som gör att ett hållbart färdmedelsval blir mer attraktivt i förhållande till ett icke-hållbart?
Max Q (14) Område: Mätning och utvärdering Nyckelfaktor 10. Resultat hur resultatet av MM-arbetet följs upp och hur denna information används för ytterligare förbättringar 1 Mäter ni och följer upp användning av de tjänster som ni erbjuder? 3 Mäter ni och följer upp förändringar i beteende avseende t ex färdmedelsval och resvanor eller systemeffekter på t ex koldioxid och trafik- säkerhet? 4 Mäter ni och följer upp de anställdas medvetenhet om MM, hållbara transporter och miljöfrågor? 5 I vilken utsträckning har målen för MM-aktiviteterna uppnåtts? (dvs är resultaten bra?) 6 Är målen formulerade enligt SMART-principen (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidssatta) eller liknande? 7 Samlar ni in och följer upp processrelaterad information? 8 Finns tillräcklig kompetens för att samla in och analysera data? 9 Finns det en transparent struktur för att redovisa arbete och resultat? 10 Använder ni resultatet från utvärderingar för att förbättra specifika MM-aktiviteter, programmet eller policyn?
Max Q (15) Område: Mätning och utvärdering Nyckelfaktor 11. Kommunikation hur resultatet används och kommuniceras internt till de anställda och externt till kunder och andra viktiga aktörer 1 Kommuniceras resultatet internt till de anställda? 2 Presenteras resultatet externt för en bredare målgrupp som t ex kommunen, kunder och samarbetspartners? 3 Diskuteras resultatet med de MM-ansvariga? 4 Diskuteras resultatet med ledningen? 5 Diskuteras resultatet med samarbetspartners?
Max Q (16) Område: Mätning och utvärdering Nyckelfaktor 12. Revision av MM-arbetet hur arbetet med ständiga förbättringar bedrivs 1 Genomför ni revisioner av ert MM-arbete? 2 Använder ni resultatet från revisionerna till att göra förbättringar och sträva efter ständiga förbättringar i MM-arbetet? 3 Har ni ett ledningssystem som inbegriper MM? 4 Deltar ledningen och andra relevanta aktörer i revisionen? 5 Kommuniceras resultatet från revisionen till de anställda och andra relevanta aktörer? 6 Jämför ni ert MM-arbete med MM-arbetet i andra företag? 7 Anses företaget ligga i framkant vad gäller MM?