Uppdaterad: 2014-05-07. Lathund. Funktioner som endast finns för Förbund

Uppdaterad: 2014-05-07 Lathund Funktioner som endast finns för Förbund 1 1

Innehållsförteckning Inledning Beslutstöd - Förbund 313 Föreningsansökan - Förbund 314 Ansökan om namnbyte - Förbund 315 Skapa nyckelord - Förbund 316 Ta bort nyckelord - Förbund 317 Vinjett - Förbund 317 Visa nyckelord som vinjett på boxsida - Förbund 317 Organisationer - Förbundsadministration 319 Sök bland föreningarna 319 Lätt till ny organisation 319 Sök ej godkända organisationer 320 Sök personer i organisation 320 Godkänn ansökan om namnbyte 320 Föreningsrapport - För förbund 322 Förbundet kan skicka in föreningsrapporten för föreningen 322 Hantera digital föreningsansökan 323 Utövar begrepp - Förbund 325 Skapa utövaregenskaperna 325 Skapa övriga personuppgifter 328 Meriter och utmärkelser - Förbund 330 Passivisera meriter och utmärkelser 331 Återaktivera meriter och utmärkelser 331 Se föreningsrapporter - Förbund 332 Se alla rapporter 332 Hantera frågor 332 Skapa en ny period för föreningsrapporten 333 Exportera till Excel 333 Summera rapporter - Förbund 334 Ta bort en rapport 334 Statistik - Förbund 335 Visa statistik för annan organisation 335 Skapa egen statistik 335 Statistik - idrotter/föreningar 336 Statistik - roller 336 Aktiva i idrotten inom föreningar kopplade till förbund 336 2 2

Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Lathundar Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För fler lathundar ber vi dig besöka vårt bibilotek på www.idrottonline.se/lathundar/ Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. 3 3

Beslutstöd- Förbund Här ser ni som förbund en sammanfattande statistik över de föreningar som tillhör er idrott. PERSONER: Ni kan se statistik över hur många medlemmar varje förening har samt hur könsfördelningen är inom varje förening. Tänk här på att dessa siffror baseras på vad varje förening har lagt in i sitt IdrottOnline register. Där av vikten att sprida kunskap om användandet utav IdrottOnline bland föreningarna som tillhör ert förbund för att få så korrekta siffror som möjligt. Det går att göra urval på olika distrikt samt välja år tillbaka i tiden. Ni kan skriva ut rapporten genom att klicka på skrivarikonen till höger på sidan. SF-STÖD: Här ser ni vilka föreningar som uppfyller kraven på basbidrag. Vilka som saknar organisationsnummer samt hur många utbildningstimmar ni sammanlagt har samlat bland era föreningar. 4 4

Föreningsansökan - Förbund Denna sidtyp skapas automatiskt när ni klickar på SKAPA FRAMFÖR FÖRENINGSANSÖKAN. Markera startsidan i strukturen, höger klicka på musen, klicka på SKAPA FRAMFÖR FÖRENINGS- ANSÖKAN. Skriv namnet på sidan som ni vill ska synas i menyerna när föreningen letar efter sidan. Skriv en inledande Innehållstext ovanför formuläret. Kan vara viktig information som ni vill att föreningarna ska veta innan ansökan skickas in. SPARA OCH PUBLICERA. Formuläret kommer att innehålla all info som ni som förbund behöver veta om föreningen för att kunna godkänna dem som medlemmar. Det ska även bifoga stadgar, protokoll samt ansökan till Skatteverket om organisationsnummer i Word eller PDF format. 5 5

Ansökan om namnbyte - Förbund Skapa formuläret som Föreningsansökan men välj istället alternativet ANSÖKAN OM NAMNBYTE under INNEHÅLL. Skriv en inledande text ovanför formuläret. SPARA OCH PUBLICERA. 6 6

Skapa nyckelord - Förbund Lägg till utvalda nyckelord som går att koppla till informatonssidor på sajten. Dessa kommer att visas under innehållet på respektive sida och i nyhetslistorna. Nyckelord kan läggas till på dessa sidtyper: NYHET, BOXSIDA, VANLIG WEBBSIDA, VANLIG WEBBSIDA BRED, FAQ, KALENDER OCH NYHETSLISTA. Börja med att välja nyckelord och lägga till dem engligt nedan: Klicka på ÖPPNA ÅTGÄRDSFÖNSTRET I REDIGERARLÄGE. Klicka på NYCKELORD. Skriv in de valda Nyckelordet i textfältet och klicka på LÄGG TILL. De skapade nyckelorden kan även användas av distrikten. 7 7

Ta bort nyckelord - Förbund För att ta bort ett tillagt nyckelord kryssa i RUTAN FRAMFÖR ORDET och klicka på TA BORT MARKERADE NYCKELORD. Vinjett - Förbund När ni skapat nyckelord och lagt till detta på en boxsida så kan man lägga till en vinjett till detta nyckelord. En vinjett är en bild som visas i samband med det utmärkta nyckelordet och genom att lägga till ett klassnamn för vinjetten och skapa CSS för den klassen kan man styla vinjetten som man önskar. För att lägga till Klassnamn för vinjetten fyll i detta under Åtgärdsfönstret, Nyckelord, Klassnamn för vinjett. LÄGG TILL. Visa nyckelord som vinjett på boxsida - Förbund För att visa valda nyckelord som vinjett på en boxsida gå in i ÅTGÄRDSFÖNSTRET, NYCKEL- ORD, KLICKA I RUTAN VISA NYCKELORD SOM VINJETT PÅ BOXSIDA. SPARA. 8 8

Har flera nyckelord valts så kommer det första, id 1, att visas som vinjett. Detta slår endast igenom på sidtypen boxsida. 9 9

Organisationer - Förbundsadministration Visa alla organisationer KLICKA PÅ SÖK och samtliga organisationer visas i bokstavsordning. Om du vill se fler organisationer i taget går det att ändra antal per sida längst ner i listan på vänster sida. Du kan även välja att hoppa direkt till en önskad sida, det gör du också längst ner i listan. Vill du ändra antal kolumner i sökresultatet gör du det överst i listan. Det du kan välja att se i listan, eller inte se i listan, är RF-nr (föreningsnummer), Namn, Gatuadress och Postadress. För att söka fram en organisation som saknar organisationsnummer klicka i RUTAN ORG.NR. SAKNAS, SOM DU HITTAR UNDER UTÖKAD SÖKNING. SÖK. Sök bland föreningarna Du använder fälten längst upp för att söka rätt på en viss förening. Välj antingen att söka på organisationsnamn eller RF-nr (föreningsnummer). Välj Utökad sökning och du får ytterligare sökalternativ. Lägg till ny organisation Klicka på NY ORGANISATION, välj ORGANISATIONSTYP och GÅ VIDARE. Fyll i de obligatoriska uppgifterna, NAMN, KORTNAMN OCH KOMMUN. Fyll sedan i adressuppgifter och kontakt, klicka på GÅ VIDARE. Fyll i datum för bildande, inträde i SF och Gå vidare, sedan fyller du i eventuell region och klicka på Gå vidare. Du kan välja att lägga till kommuner och sedan klicka på Spara. Därefter lägger du till eventuella roller. SPARA OCH AVSLUTA. 10 10

Sök ej godkända organisationer MARKERA HANDLÄGGS AV RF. Där kan du välja organisationsnamn och idrott eller någon av dem och söka efter de föreningar som handläggs av RF. Sök personer i organisation Markera den organisation du vill söka personer i. Klicka på personer i denna organisation som finns till vänster om organisationens namn. Du dirigeras då till söksida för personer i den valda organisationen. En organisationskarta visas till höger på sidan. Klicka på tillbaka för att komma tillbaka till din organisation. Godkänn ansökan om namnbyte Föreningen som vill byta namn fyller i formuläret som ni skapat och lagt på hemsidan. Ansökan hamnar då i Förbundsadministrationen. Personen med rollen Administratör Föreningsansökan ser dessa uppgifter högst upp under Förbundsadminfliken. En gul rad indikerar på att det finns ansökningar för godkännande. Klicka på länken som säger Klicka här för att se dem. Default visas här de föreningar som har ansökt om inträde i föreningen. För att se de som vill göra en namnändring ändra status till Handläggs hos SF, Namnändring. 11 11

För att se vilken nytt namn föreningen önskar klicka in på föreningens namn i sök resultatet. Skrolla längst ner på sidan och KLICKA PÅ ANSÖKNINGSINFORMATION. Information om namnändringsansökan syns och ni kan välja att GODKÄNNA ELLER AVSLÅ ANSÖKAN. Det finns även en e-post funktion om några frågor behövs ställas till föreningen. SE UNDERLIGGANDE ORGANISATIONERS STYRELSE Gå in på önskad förening, skrolla längst ner och klicka in på STYRELSEMEDLEMMAR. 12 12

Föreningsrapport - För förbund För att söka fram föreningar som lämnat in sin föreningsrapport eller inte, klicka på fliken ORGANISATIONER klicka på UTÖKAD SÖKNING och välj sedan RAPPORTERINGS- PERIODEN samt HAR FÖRENINGSRAPPORT. Sedan klickar du på SÖK. Nu kommer de föreningar upp beroende på vad du valde att söka på. Förbundet kan skicka in föreningsrapporten för föreningen Börja med att hitta föreningen genom att skriva organisationsnamn eller bara klicka på sök. Klicka upp önskad förening, klicka på fliken FÖRENINGSRAPPORTER. SKAPA FÖRENINGSRAP- PORT. Välj vilken rapporteringsperiod klicka på GÅ VIDARE, fyll sedan i rätt information och klicka på SKAPA FÖRENINGSRAPPORT och sedan SPARA. 13 13

Hantera digital föreningsansökan När ansökningarna kommit in och ska hanteras loggar du in och går till FÖRBUNDS- ADMINISTRATIONEN. Klicka sedan på fliken ORGANISATIONER och klicka sedan i FÖRENINGSANSÖKNINGAR. Klicka på SÖK för att se alla ansökningar som finns att hantera. Klicka sedan på den aktuella föreningen som du vill börja hantera. Då kommer det upp en informationsruta om föreningen som innehåller kontaktuppgifter, organisationsnummer och vem som är behörig firmatecknare. I denna dialogruta kan du direkt skicka ett e-postmeddelande till den person som är angiven som Idrottsansvarig. Klicka på personens namn och du blir direkt kopplad till ditt mailprogram som du använder och kan därifrån skicka ditt meddelande. Markera vilket datum som föreningen startar sitt Inträde i SF. Klickar du på Ansökningsinformation får du upp vilket datum ansökan skickats in, vem som gjort ansökan samt de bifogade dokumenten som skickats med. Här går det att lägga till fler dokument som ni tycker fattas. Det går även här att direkt skicka ett e-post meddelande till den som ansökt om inträde i förbundet. Klicka på NAMNET OCH DU KOPPLAS VIDARE. Ordförande samt Idrottsansvarig är obligatoriska uppgifter redan vid ansökan. 14 14

I HÄNDELSELOGGEN syns alla uppdateringar samt händelser som angår den aktuella ansökan. Det går även här att lägga till meddelanden så att nästa person som går in och hanterar ansökan ser vad som är gjort. Det går att använda SKICKA E-POST alternativet för att snabbt och lätt utan att behöva gå till ditt e-postprogram i ett annat webbfönster skicka ett meddelande till valfri person. För att godkänna föreningen, klicka på GODKÄNN. Ska föreningen inte godkännas, klicka på GODKÄNN INTE. Om en förening inte godkänns, se till att ni kontaktar föreningen och informerar om detta. När en förening har blivit godkänd kommer ansökan vidare till RF som i sin tur ska godkänna den. 15 15

Utövar begrepp - Förbund OM NI SKICKAR ETT E-POSTMEDDELANDE TILL OSS PÅ FORBUND@IDROTTONLINE.SE SÅ HJÄLPER VI ER ATT SKAPA DESSA BEGREPP. Här skapar ni som förbund förutsättningarna för föreningarnas roll UTÖVARE. Det går bra att göra detta under fliken Roller, men vi har valt att även lägga den som en separat flik näst längst ner i menyn. Skapa utövaregenskaperna Börja med att skapa utövaregenskaperna. Klicka på SKAPA UTÖVAREGENSKAPER. Nu skapar ni en Lista med de egenskaper som föreningarna ska kunna tillsätta på de personer som ingår i truppen. Det går endast att skapa en enda lista. 16 16

NAMNGE ROLLENGENSKAP. Detta namn syns ej utåt. ANGE VÄRDE. LÄGG TILL. När du lagt till värde och klickat på LÄGG TILL så hamnar rubriken i rutan för LISTVÄRDEN. Vill du ändra eller ta bort en ditlagd rubrik så MARKERA ÖNSKAD RUBRIK och klicka på ÄNDRA ELLER TA BORT TILL HÖGER OM RUTAN. 17 17

OBS! När du lagt till alla önskade värden måste du klicka på LÄGG TILL längst ut till höger i dialogrutan innan du klickar på SPARA. Annars sparas inte de skapade värderna. Vill ni att föreningarna själva ska kunna tillsätta utövar rollerna på sina lag MARKERA REDIGERBAR SOM JA. När du sparat listan kan du alltid gå tillbaka och ändra genom att klicka på länkarna som är blåmarkerade i rutan. När du är helt klar med ditt skapande klicka på SPARA. 18 18

Skapa övriga personnuppgifter Här kan ni lägga till extra information om personerna som finns i laget/truppen. Några till exempel kan var höger/vänsterhänt, om har de haft eller har någon skada, vilken sko eller tröjstorlek personen har. Allt som kan vara viktig information om varje specifik person. Fyll i ÖVRIGA PERSONUPPGIFTER. Välj hur informationen ska anges. LÄGG TILL. Klicka på LÄGG TILL och sedan på SPARA. 19 19

För att ändra skapad uppgift klicka på namnet. För att ta bort klicka på krysset. SPARA. De uppgifter som är skapade av RF är alltid synliga för alla och går inte att ändra eller ta bort av annan än just RF. De övriga personuppgifter som nu är skapade och sparade hamnar under fliken Förbundsadmin och de tillsätts inne på varje enskild persons egna profil. De personer som har rollen Förbundsadministratör kan tillsätta Rollegenskaperna. 20 20

Meriter och utmärkelser - Förbund Ett förbund kan dela ut meriter och utmärkelser till personer och organisationer. Meriter kan endast personer få men utmärkelser kan både personer och organisationer få. För att göra detta måste du först skapa merit eller skapa utmärkelser. Klicka på FÖRBUNDS- ADMIN OCH SEDAN PÅ FLIKEN MERITER OCH UTM. Skapa Merit eller Skapa Utmärkelse. Sedan går du till fliken PERSONER och söker upp personen som skall få en merit. Klicka upp PERSONEN och sedan på fliken MERITER OCH UTMÄRKELSER. Klicka på fliken LÄGG TILL MERITER/UTMÄRKELSER. fyll sedan i fliken KATEGORI, vilken typ av MERIT OCH UTMÄRKELSER, STARTDATUM och SLUTDATUM och sedan på SPARA. 21 21

Passivisera meriter och utmärkelser Du kan även passivisera en merit och utmärkelse. KLICKA PÅ PASSIVISERA. BOCKA I RUTAN till vänster om meriten eller utmärkelsen och klicka därefter på PASSIVISERA. SPARA. Återaktivera meriter och utmärkelser Sök fram Passiv merit i rullistan STATUS. Välj vilken MERIT ELLER UTMÄRKELSE som ska återaktiveras genom att bocka i rutan till vänster om namnet och klicka sedan på ÅTERAKTIVERA. SPARA. 22 22

Se föreningsrapporter - Förbund Under Föreningsrapporter hittar du rapporter som föreningarna skickat in till förbundet. Se alla rapporter Klicka på SÖK OCH ALLA FÖRENINGSRAPPORTER LISTAS LÄNGST NER PÅ SIDAN. Klicka på den du vill öppna och rapporten öppnas i en ny dialogruta. Du kan även välja att söka utifrån olika kategorier till exempel Organisationsnamn och RF-nr (föreningsnummer). Genom att klicka på UTÖKAD SÖKNING kan du få fler kategorier att söka på. Hantera frågor Vill du skapa frågor som underliggande organisationer ska svara på i samband med sin rapport gör du det här. Klicka på Hantera frågor, VÄLJ PERIOD, FRÅGETEXT OCH VILKEN TYP AV FRÅGA (TEXT, JA/NEJ, INTEGER (HELTAL), NUMERISKT, DATUM, LISTA). Klicka sedan på SPARA OCH LÄGG TILL. Du kan även söka på redan skapade frågor. 23 23

Skapa en ny period för föreningsrapporten Om du vill lägga till en ny period för föreningsrapport. Klicka på SKAPA PERIOD FÖR RAPPORTERING som du finner i det orangea fältet och därefter LÄGG TILL NÄSTA PERIOD och skriv in den nya perioden och klicka på LÄGG TILL. SPARA. OBS! Den nya perioden får inte lappa över en redan skapad period. Exportera till Excel Använd sökfunktionen för att få fram de rapporter du vill exportera. Du kan välja att EXPORTERA HELA SÖKRESULTATET, välj KOLUMNER. Du kan även EXPORTERA RAPPORTER, VÄLJ KOLUMNER. 24 24

Summera rapporter - Förbund Om du vill summera organisationernas svar på frågor börja med att klicka på SÖK för att hitta de organisationer som du vill summera. MARKERA DEM och klicka sedan på SUMMERA och därefter välj SUMMERA FRÅGESVAR, VÄLJ KOLUMNER. Välj sedan vilken period du vill ha summering för och klicka på OK. Då kommer statistiken i samma fönster. Vill du istället summera de inskickade rapporternas innehåll, det vill säga antal medlemmar och ledare, klickar du på SUMMERA och därefter på SUMMERA ANTALET MEDLEMMAR OCH LEDARE och gör på samma sätt som under SUMMERA FRÅGESVAR. Ta bort en rapport Sök först fram rätt rapport och markera sedan rutan till vänster om rapportnamnet. Klicka sedan på TA BORT. 25 25

Statistik - Förbund Fliken Statistik visar statistik över förbundets verksamhet. Sidan visar statistik för personer som är registrerade i personregistret. Visa statistik för annan organisation Klicka på STATISTIK FÖR ANDRA ORGANISATIONER. Du kan då söka på olika kategorier till exempel organisationsnamn. När du väljer en föreningen visas statistik för den istället för ert förbund. Klicka på STATISTIK FÖR DEN EGNA ORGANISATIONEN FÖR ATT SE STATISTIK ÖVER FÖRBUNDET IGEN. Skapa egen statistik Välj fliken som heter STATISTIK. Under SKAPA EGEN TABELL finns funktioner för att skapa egen statistik. Välj först en ROLLKATEGORI och välj sedan en ROLL. Klicka på LÄGG TILL ÅLDERSINTERVALL. Välj åldersintervall genom att fylla i önskat åldersintervall, till exempel 10-18. Du kan lägga till flera åldersintervall genom att klicka på LÄGG TILL ÅLDERSINTERVALL igen. Klicka sedan på SKAPA TABELL för att skapa tabellen. 26 26

Statistik - idrotter/föreningar Längre ner på sidan finns statistik över antal idrotter per förening. Där ser du hur många idrotter de olika föreningarna inom förbundet har. Statistik - roller Längst ner på sidan kan du göra statistik för olika roller. Välj en kategori, en roll och antingen en organisation eller en kommun. Klicka på SKAPA TABELL och du får en tabell med önskad statistik. Aktiva i idrotten inom föreningar kopplade till förbund Klicka i STATISTIK FÖR ANDRA ORGANISATIONER. Klicka på VISA STATISTIK FÖR AKTIVA I IDROTT INOM FÖRENINGARNA KOPPLADE TILL SF. 27 27