APA för nybörjare Den här texten är tänkt som en snabb introduktion hur du kan använda publiceringssystemet APA (Advanced Publication Application) för att redigera webbplatser. Texten kräver inga förkunskaper utöver grundläggande dator- och internetvana. Texten kommer inte att hjälpa dig att skapa en helt ny webbplats det kräver mer avancerade kunskaper, så det finns det finns det en annan APA-manual till. Innan du börjar Det första som du behöver för att kunna använda systemet är en webbplats som använder APA. Troligen finns det redan en sådan, annars kan du kontakta webmaster@rfsl.se så får du hjälp med detta. Om du har en webbplats är nästa steg att skaffa ett användarnamn och lösenord för att logga in i APA. Användarnamn hanteras av medlemssekreteraren i din avdelning och är detsamma som du använder för att logga in på Medlemstorget. Det sista steget innan du kan börja använda APA är att du behöver få rätt behörigheter. Om det redan finns någon som redigerar er webbplats kan denna person kanske hjälpa till att ge dig rätt behörighet, annars går det bra att vända dig till webmaster@rfsl.se och berätta vilket användarnamn du har och vilken webbplats du ska arbeta med. Översikt Du loggar in i APA på adressen https://app.rfsl.se/apa/ där du även kan hitta länkar till manualer och liknande. - 1 -
När du har loggat in kommer du till själva programmet. APA består av fem delar: 1 2 3 4 1. Meny 2. Snabböversikten 3. Publicera webbplatsen 4. Visningsfönstret 5. Detaljfältet 5 Meny Snabböversikt Publicera webbplatsen Visningsfönster Detaljfält Här når du de grundläggande funktioner som finns i APA. En snabblista över de sidor du har skapat. Välj den sida du vill titta på. För att publicera de ändringar du gjort på webbplatsen, klicka på knappen Publicera webbplatsen. I visnings-/redigeringsfönstret ser du större delen av dina möjligheter i APA. Sidor, artiklar, större inställningar och förhandsvisningar syns här. När du valt att förhandsvisa eller redigera olika objekt ser du alternativ och inställningar här. Det första som du ser i visningsfönstret när du har loggat in är en sidöversikt. Översikten visar hela webbplatsens sidstruktur med en sida på varje rad. Sidorna visas på sin plats i menyhierarkin. Sidor som står i kursiv stil visas inte i menyerna. Du kan alltid komma till sidöversikten genom att välja Sidor > Översikt i menyn till vänster. Vanliga uppgifter Här följer ett antal vanliga uppgifter som du kan stöta på när du redigerar en webbplats i APA och snabba instruktioner om hur man löser dem. Skapa en ny sida Först måste du bestämma var du vill att den nya sidan ska ligga. Om det ska vara en sida i toppnivån, dvs. på samma nivå som Om oss och Kontakt brukar ligga, klicka på Sidor > Lägg till en sida i menyn. - 2 -
Om i stället vill skapa en undersida till en redan befintlig sida, klicka först på den överliggande sidans namn i sidöversikten. Sedan klickar du på knappen Lägg till undersida i detaljfältet. När du skapar sidan måste du välja vilken mall som ska användas. Oftast finns det en standardmall som fungerar för de flesta sidor. Det går att byta mall senare. Du måste också fylla i sidans namn i fältet Beskrivning. Det är detta namn som kommer att visas högst uppe i fönstret när man tittar på den färdiga sidan, och det kommer även att synas i menyerna. Namnet visas även i sökmotorer för personer som letar efter något på webbplatsen. Tänk därför på att använda ett kort men tydligt namn som förklarar vad sidan handlar om. Klicka på knappen Lägg till sidan. Tänk på att den nya sidan är inställd på att inte synas i menyn. Visa i menyn Vissa sidor i sidöversikten, bland annat nya sidor, står skrivna med kursiv stil. Det är för att markera att de inte visas i menyn. En besökare kan alltså inte hitta till sidan med hjälp av webbplatsens menystruktur, däremot går det bra att länka direkt till osynliga sidor. Kom ihåg att sidor som inte visas i menyn, inte är hemliga de kan bland annat hittas med sökningar. Man får absolut inte lägga känslig information på en sådan sida. För att ändra så att en sida visas i menyn, kryssa för rutan Visa i menyn och klicka på Spara ändringar. Byt mall Ibland kan man bli tvungen att byta mall för en sida. De delar av sidan som inte går att redigera i APA byter då utseende. För att byta mall, välj namnet på den nya mallen i listan Malldokument och klicka på knappen Spara ändringar. Ändra ordning För att ändra den inbördes ordningen på de olika sidorna på en nivå, gör det följande för varje sida: Klicka på sidans namn, ange ett värde mellan 0 och 255 i fältet Prioritet i detaljfältet och klicka på Spara ändringar. Sidorna kommer nu att visas i minskande prioritetsordning. Flytta sida Om du vill flytta en sida till en helt annan del av webbplatsens sidstruktur, kanske så att den blir en undersida till en annan sida, klicka på knappen Flytta sida. Då visas webbplatsens sidstruktur så att du kan välja vilken sida som ska ligga över den du flyttar. Om du vill flytta sidan till den högsta nivån, klicka på webbplatsens namn överst i strukturen. Radera sida För att radera en sida, klicka på knappen Radera i detaljfältet. Kontrollera först att det är rätt sida genom att kontrollera att rätt namn står i fältet Beskrivning. Observera att det inte går att återställa en raderad sida, så var försiktig! Observera att om sidan som du raderar har undersidor så raderas även dessa. - 3 -
Redigera sidor För att titta på hur en sida kommer att se ut, välj sidans namn i sidöversikten och klicka sedan på knappen Förhandsvisa i detaljfältet. Om du i stället vill redigera innehållet i sidan, klicka på knappen Redigera. När du har klickat på Redigera visas en symbol för varje innehållsområde på sidan, en gul smiley som ibland kallas aphuvud. Innehållsområdena är delar av sidan kom kan redigeras separat från varandra. När du klickar på ett aphuvud visas detaljer för det aktuella innehållsområdet i detaljfältet. I den första kolumnen finns en lista över de objekt som finns i innehållsområdet, om det inte finns några objekt på sidan ännu, visas texten Inga tillgängliga objekt. Varje objekttyp har en egen ikon: Text Bild Länk Inkludering av sida E-postformulär Artikellista Artikelvisning Quicktime filmvisning Lösenordsskydd (Fungerar ej för närvarande) Meny De vanligaste objekttyperna för enklare redigering är text, bild och länk. Lägga till ett objekt För att lägga till ett nytt objekt, välj typ av objekt i fältet Objekttyp och ange ett beskrivande namn i fältet Beskrivning. För bilder är det detta namn som visas om bilden inte kan laddas eller om besökaren har ett funktionshinder och använder en skärmläsare. När du klickar på knappen Lägg till skapas objektet och läggs till i listan över befintliga objekt i detaljfältets vänsterkolumn. Flytta på ett objekt När det finns flera objekt på en sida kan man ibland vilja byta ordning på objekten. Då är det bara att välja den nya placeringen i listan under rubriken Flytta så uppdateras ordningen. Radera ett objekt Om du har skapat för många objekt eller om ett har blivit helt fel, går det bra att radera det. Klicka då på papperskorgssymbolen och bekräfta att du vill radera objektet. Det går inte att återställa ett raderat objekt så det är viktigt att vara säker på att du är säker på att du vill radera det. Redigera text För att redigera ett textområde på sidan, klicka på T-symbolen framför textobjetets namn. Ett nytt fönster öppnas där ändringar i texten kan göras. Här kan du skriva in den text som ska synas på sidan. Speciella koder kan användas för att formatera texten. T.ex. kan man skriva @@ först i en rad, så blir hela raden en rubrik. Alla koder finns listade i en separat lathund. - 4 -
Tänk på att man läser annorlunda på nätet än på papper. Skriv därför kortfattade och tydliga texter. Det är lättare att läsa korta stycken som håller sig till ett visst ämne och har förklarande rubriker. Markera gärna viktiga ord med fetstil. Fundera på vilka förkunskaper läsaren har. Undvik förkortningar och begrepp som du inte är säker på att läsaren förstår och förklara vad de betyder om du ändå måste använda dem. Skapa länkar Det finns tre sorters länkar i APA: interna och externa länkar samt e-postlänkar. Interna länkar leder till en annan sida i samma webbplats. Externa länkar leder antingen till en extern webbplats eller till en fil. E-postlänkar öppnar en e-postläsare för att skicka ett meddelande. För att redigera en länk, klicka på symbolen framför länkens namn. Då öppnas ett fönster där länkens inställningar kan redigeras. I fältet Beskrivning ska länkens namn fyllas i, det är detta namn som visas i listan över objekt i innehållsområdet. Ange den text som blir själva länken, i fältet Länktext. (Den lilla knappen under fältet Länktext som en genväg för att lägga till symbolen» framför länktexten.) Välj sedan vilken typ av länk som du vill ha, i fältet Länktyp. Om du väljer Lokal, ange vilken sida som du vill länka till i listan Sida. Om du väljer Extern, ska du antingen fylla i en extern webbadress inklusive http:// i fältet Webbadress eller välja namnet på en fil i listan Fil. De filer som man ska länka till måste först läggas till under Mallar & filer > Publika filer i menyn. Läs mer om detta i avsnittet Hantera dokument och filer. För en länk av typen E-post, ange den e-postadress som länken ska leda till. Slutligen kan du ange om länken ska följas av en eller flera radbrytningar före eventuell efterföljande text och sedan klicka Spara. Lägga in bilder Det finns två sätt att lägga till en bild på. Det vanligaste är att skapa ett nytt bildobjekt, på samma sätt som länkobjekt och textobjekt ovan. Om du däremot ska lägga in en bild som redan finns på webbplatsen, kan du välja att lägga till en befintlig bild. I så fall väljer du Bild under rubriken Lägg till befintligt objekt i högerspalten i detaljfältet och klickar Lägg till. Då visas ett fönster med alla befintliga bilder. Markera den du vill använda, välj var i ordningen bilden ska visas och klicka Lägg till. För att redigera ett bildobjekt som är inlagd på sidan, klicka på symbolen med ögat framför bildens namn. Då öppnas ett fönster med detaljer om bilden. Första gången, när ingen bild har lagts upp, visas en trasig bildlänk, men den ersätts av en miniatyr när man har lagt upp en bild. Om samma bild används på flera platser sker dessa ändringar överallt. - 5 -
För att lägga upp en bild eller byta ut den som redan finns, klicka på knappen Bläddra/Browse vid fältet Byt bild. Välj en bild från din hårddisk. Det är viktigt att bilden är i formatet JPEG, GIF eller PNG. Om du vill att det ska visas en bildtext under bilden, fyller du i denna i fältet Bildtext. Fyll i en kort beskrivning av bilden i fältet Beskrivning. Denna så kallade alt-text visas om bilden inte laddas eller om man tittar på sidan med en skärmläsare för den som är blind. Fyll även i fotografens namn om det är aktuellt. Informationen kommer inte att visas automatiskt, men det är viktig information, exempelvis när det gäller vem som har rätten att använda en bild. Om bilden ska vara vänsterställd, högerställd eller centrerad, väljer du detta i fältet Justera bild. Oftast behöver man inte ändra på justeringen. Om bilden ska var en länk, fyll i den kompletta webbadressen som länken ska leda till i fältet Länk. Annars, lämna fältet tomt. För att lägga in en eller flera radbrytningar efter bilden, markera detta i fältet Radbrytning. Klicka slutligen på knappen Spara. Hantera dokument och filer Det går att lägga upp dokument på webbplatsen som besökarna kan ladda ner och läsa. Oftast är det klokt att skapa pdf-dokument av textdokument som ska läggas upp, då kan man vara säker på att så många som möjligt kan ta del av dokumenten. När ett dokument har lagts upp går det att länka till det med länkobjektet. För att lägga upp ett dokument, klicka Mallar & filer > Publika filer i menyn. Klicka sedan på Bläddra/Browse i rutan Ladda upp ny fil och välj ett dokument från din hårddisk. För att granska ett redan upplagt dokument, klicka på länken G under rubriken Granska på samma rad som dokumentets namn. Du kan behöva öppna ett annat program för att se resultatet. För att ladda ner ett dokument, högerklicka (håll ner ctrl-tangenten på Mac) på länken G och välj Spara länk som... Om du vill döpa om ett dokument, klicka först på länken R under rubriken Redigera på samma rad som dokumentets namn. Fyll i det nya namnet i fältet Byt namn på filen i detaljfältet och klicka på Byt namn! Kom ihåg att länkar till dokumentet inte uppdateras. Det går även att byta ut själva filen, genom att välja ett annat dokument i fältet Byt ut filen och klicka Byt ut! Kom ihåg att använda samma dokumenttyp. Tänk på att vissa filer används av sidans mall och inte bör ändras. - 6 -