Regional resepool i Gävleborg

Rapport 2014:58, Version 1.0 Regional resepool i Gävleborg - en förstudie

Dokumentinformation Titel: Regional resepool i Gävleborg en förstudie Serienr: 2014:58 Projektnr: 14079 Författare: Nina Hvitlock Pernilla Hyllenius Mattisson Medverkande: Kvalitetsgranskning: Pernilla Hyllenius Mattisson Beställare: Landstinget Gävleborg, Bodil Åsberg, 072-203 18 97 Regionala Mobilitetskontoret Gävleborg, Christine Sisell, 026-65 02 55 Dokumenthistorik: Version Datum Förändring Distribution 1.0 2014-08-28 Slutlig version Beställare Åldermansgatan 13 SE-227 64 Lund / Sweden Telefon +46 (0)10-456 56 00 info@trivector.se

Förord Våren 2014 fick AB i uppdrag av Landstinget Gävleborg i samarbete med Regionala Mobilitetskontoret Gävleborg att genomföra en förstudie angående en regional resepool i Gävleborg. Studien presenteras i föreliggande rapport och syftar till att utreda lämplig utformning och omfattning på en regional resepool som komplement till kollektivtrafik och för ökade samåkningsmöjligheter på ett länsövergripande plan. Förstudien är genomförd av uppdragsledare Nina Hvitlock och affärs- och kvalitetsansvarig Pernilla Hyllenius Mattisson. Kontaktperson för Landstinget Gävleborg har varit Bodil Åsberg och för Regionala Mobilitetskontoret Gävleborg Christine Sisell. Lund 2014-08-28 AB

i Sammanfattning Regionala Mobilitetskontoret Gävleborg och Landstinget Gävleborg initierade våren 2014 denna förstudie i syfte att utreda förutsättningarna för införande av en regional resepool, som är en bland flera viktiga åtgärder för att uppnå de regionala miljömålen år 2020. Syftet med förstudien är att utreda lämplig utformning och omfattning av en regional resepool, som komplement till kollektivtrafik och för ökade samåkningsmöjligheter på ett länsövergripande plan. Arbetet har utförts av Trivector i dialog med beställaren. Det främsta motivet till resepoolen är att denna gör så att långväga bilresor kan göras med kollektivtrafik i kombination med bil eller annat fordon från resepoolen för första eller sista delen av resan. På detta sätt fungerar resepoolen som kollektivtrafikens förlängda arm ut till olika målpunkter i länet, vilket bidrar till uppfyllandet av de regionala miljömålen. Att ersätta egenägda eller leasade bilar med poolbilar bidrar i regel dessutom till minskad bilkörning, eftersom varje resa övervägs och kostnader synliggörs. En resepool kan innefatta många olika typer av fordon, t ex personbilar av olika slag och storlekar, last- och skåpbilar, standardcyklar, elcyklar, lastcyklar, mopeder mm. I förstudien behandlas endast personbilar. Bilarna i resepoolen föreslås bli tillgängliga för alla kommun- och landstingsanställda i länet dagtid och för allmänheten kvällar och helger. En flexibel resepoolslösning i fungerande samarbete med kollektivtrafiken är eftersträvansvärt, där aktörerna gemensamt marknadsför och synliggör hela resan med användaren i fokus. Inledningsvis föreslås införande av ett pilotprojekt med etablering av resepoolen i de största kommunerna. Efter pilotfasen bör systemet utvärderas och förutsatt att det fungerar väl kan en utbyggnad göras i etapper, med målsättningen att bilar ska finnas i samtliga av länets kommuner. Det är svårt att i ett tidigt skede skatta hur många bilar som kommer att behövas i resepoolen, men med ett antagande att 5 % av kommunernas och landstingets totala körsträcka med bil idag skulle kunna flyttas till poolbilar skulle det behövas 74 poolbilar fördelade i länets tio kommuner. På sikt har resepoolen goda möjligheter att ersätta betydligt fler bilar i kommunernas och landstingets fordonsflottor. Under pilotfasen föreslås en resepool med 18 bilar placerade vid stationerna i Gävle, Hudiksvall, Söderhamn och Sandviken. Bilantalet kan sedan ökas i takt med ökad efterfrågan. För att en resepool ska fungera väl krävs ett relativt stort antal bilar per parkering, och fyra eller fler bilar är önskvärt. Aktörerna som ska ingå i samarbetet bör ta fram en gemensam strategi för resepoolen, inklusive målsättningar och handlingsplan för hur de avser att nå mätbara och konkreta mål. Frågor om vilka behov en regional resepool ska tillfredsställa idag och i framtiden bör besvaras och inkluderas i strategin.

Innehållsförteckning 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund och syfte 1 1.2 Resepool för ökad regional samverkan 1 1.3 Vision och nytta med regional resepool 2 1.4 Metod 2 1.5 Avgränsningar 2 2. Utgångsläge 3 2.1 Kommunerna och landstingets bilanvändning 3 2.2 Invånarnas bilanvändning 4 2.3 Anställdas resandebehov och målpunkter 5 3. Konceptet för resepoolen 7 3.1 Motiv för resepool 7 3.2 Typ av fordon 7 3.3 Geografisk placering/resepoolens utbredning 7 3.4 Exempel på bokningssystem 8 3.5 Debitering 9 4. Ägande och administration 11 4.1 Resepool i samarbete 11 4.2 Internt ägandeskap 11 4.3 Externt ägandeskap 11 4.4 Betalningssystem/finansieringsmodell 12 4.5 Försäkring 12 4.6 Att beakta vid upphandling vid externt ägandeskap 12 5. Förslag på pilotprojekt 14 5.1 Genomförande av pilotstudie 15

1 1. Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Regionala Mobilitetskontoret Gävleborg och Landstinget Gävleborg initierade våren 2014 denna förstudie i syfte att utreda förutsättningarna för införande av en regional resepool. Några månader tidigare (16:e december 2013) ordnade Mobilitetskontoret tillsammans med Ovanåkers kommun ett kunskapsseminarium i ämnet, med fokus på hur kommunerna och Landstinget i Gävleborgs län kan samverka kring användningen av olika transportslag. För att bl a kommun- och landstingsanställda i Gävleborgs län inte ska behöva köra bil över kommungränser i den omfattning som görs idag föreslås införande av en regional resepool, som ska fungera som kollektivtrafikens förlängda arm. Genom att tillgängliggöra stationsnära poolbilar kan kollektivtrafikresenärer ta sig till sina målpunkter utan att behöva köra bil hela vägen. Införande av en regional resepool syftar till att minska körsträckorna med bil i tjänsten och att minska behovet av bilägande för kommunerna såväl som för länets invånare, då bilarna föreslås vara tillgängliga för allmänheten på kvällar och helger. Syftet med denna förstudie är att utreda lämplig utformning och omfattning av en regional resepool, som komplement till kollektivtrafik och för ökade samåkningsmöjligheter på ett länsövergripande plan. 1.2 Resepool för ökad regional samverkan Införande av en resepool i Gävleborgs län förväntas bidra till ökad regional samverkan på ett gränsöverskridande plan. Genom att tillgängliggöra personbilar (och cyklar) för kommun- och landstingsanställda dagtid, och allmänheten övriga delar av dygnet, minskar man behovet av egenägda bilar och tillgängliggör decentraliserade målpunkter för bland annat tåg- och bussresenärer. Poolbilar kan användas av många och kan ersätta flera verksamhetsbilar och körning med egen bil i tjänsten. Som medlem i en resepool har man tillgång till samtliga fordon vilket innebär att man med fördel kan resa kollektivt till en annan ort för att därifrån förlänga resan med poolbil. Införande av en regional resepool är en bland flera viktiga åtgärder för att uppnå de regionala miljömålen år 2020 1 : Utsläppen av växthusgaser i Gävleborg ska vara 20 % lägre än medelvärdet för 2007/2008. Energianvändningen i Gävleborg ska vara 25 % effektivare än år 2008. 1 Region Gävleborg, NYA MÖJLIGHETER - Regional utvecklingsstrategi för Gävleborg 2013-2020.

2 Andelen förnybar energi i transportsektorn ska vara minst 20 %. 1.3 Vision och nytta med regional resepool Inom en överskådlig framtid har Gävleborgs län en etablerad, stor och populär regional resepool som bidrar till en god regional samverkan. Samtliga kommuner i länet är anslutna till poolen liksom de största privata arbetsgivarna. Resepoolen innebär att en stor del av de långväga resor som tidigare gjordes med bil istället görs med kollektivtrafik i kombination med bil eller annat fordon från resepoolen för första och sista delen av resan. På detta sätt fungerar resepoolen som kollektivtrafikens förlängda arm ut till olika målpunkter i länet. Fordonen som ingår i resepoolen är många och består bl a av olika typer av cyklar (standard, elcyklar, lastcyklar), Segways, EU-mopeder, personbilar, minibussar, skåpbilar och små lastbilar. Samtliga motordrivna fordon är miljöfordon och drivs med förnyelsebara bränslen, och fordonen finns på väl synliga och strategiskt placerade platser i länet. En stor del av länets invånare är anslutna till resepoolen och många av dem äger inte bil själva. Bokningssystemet är enkelt och pedagogiskt där användarna kan boka fordon, finna samåkningsmöjligheter, se anslutningsmöjligheter till kollektivtrafik, yttra sina behov och kommunicera förbättringsförslag. Poolen bidrar till förverkligande av de regionala miljömålen och bidrar till ökat kollektivtrafikresande i länet. Resepoolen tas med i detaljplaneringen, samarbete inrättas med byggherrar där boende och verksamma erbjuds medlemskap i resepoolen till ett reducerat pris. Vinningen är färre antal parkeringsplatser som behöver byggas i anslutning till nybyggen, minskat parkeringsbehov i orternas centrum, bättre tillgänglighet för personer utan egen bil, samt klimat- och miljörelaterade vinster. 1.4 Metod Arbetet har utförs av Trivector i dialog med beställaren. Utredningen baseras på omvärldsbevakning, beställarens input om nuläget och nödvändig bakgrundsinformation samt tidigare inhämtad kunskap. 1.5 Avgränsningar Denna rapport är en förstudie, en övergripande utredning rörande personbilar i en regional resepool i Gävleborgs län. Utredningen behandlar inte andra eventuella fordon som kan komma att ingå i resepoolen, t ex cyklar, även om de omnämns.

3 2. Utgångsläge Den primära målgruppen för resepoolen är kommun- och landstingsanställda i Gävleborgs län. Sekundär målgrupp är allmänheteten, då resepoolen föreslås vara tillgänglig för allmänheten kvällar och helger. 2.1 Kommunerna och landstingets bilanvändning Bilanvändningen i kommunerna och landstinget består av: Användning av verksamhetsägda bilar Användning av leasade eller hyrda bilar Användning av egen bil i tjänsten Flera av länets kommuner har i dagsläget egna bilpooler och landstinget hyr bilar av Mabi och Bilmetro, vilka är hyrbilsföretag som kan liknas vid bilpooler men med längre hyrperioder. Bilarna som ingår i poolerna är oftast leasade eller långtidshyrda och de olika organisationernas system är inte kompatibla, vilket innebär att anställda bara kan använda den egna verksamhetens fordon. Totalt sett är ca 60 % av personbilarna leasade och 40 % verksamhetsägda. År 2013 kördes de leasade bilarna i genomsnitt 1 140 mil och de verksamhetsägda bilarna 1 180 mil. För en god fordonsekonomi är den rekommenderade årliga körsträckan 1 500 till 3 000 mil - generellt är det som lönsammast när bilen körs runt 3 000 mil 2. En poolbil kan ersätta flera egenägda bilar vilket innebär att färre antal fordon skulle kunna tillgodose dagens resebehov. Eftersträvansvärt är att köra fler mil per bil på färre bilar totalt sett, samtidigt som man minskar den totala årliga körsträckan. Totalt stod körning med egen bil i tjänsten för 16 % av den totala körsträckan med personbilar i tjänsten 2013, i kommunerna och landstinget. Eftersom privatbilar ofta är av äldre modell och inte lika miljöanpassade som verksamheters bilar, leasade bilar och hyrbilar innebär resor med privatbil större miljöpåverkan och sämre trafiksäkerhet. De anställda vid kommunerna och Landstinget Gävleborg körde totalt ca 3 miljoner mil i tjänsten år 2013, motsvarande 105 mil per anställd, se Tabell 2-1. 2 Vägverket (2006) Handbok för bättre kommunala tjänsteresor - Bättre miljö, trafiksäkerhet, ekonomi och arbetsmiljö

4 Tabell 2-1 Antal bilar i kommunerna och landstinget samt körda mil 2013. Organisation Antal verksamhetsägda bilar Antal leasade/hyrda bilar Verksamhetsägda bilar, mil Leasade/ hyrda bilar, mil Egen bil, mil Totalt körda mil Bollnäs* - - - - - - Gävle 188 373 175 200 462 900 121 100 759 000 Hofors* - - - - - - Hudiksvall 201 162 277 900 243 500 51 500 572 900 LT Gävleborg 4 179 8 600 219 200 98 600 326 400 Ljusdal 20 107 3 100 2 700 30 900 60 900 Nordanstig 14 37 - - - - Ockelbo 4 22 5 000 50 000 5 000 60 000 Ovanåker 19 2 - - - - Sandviken* - - - - - - Söderhamn 197 0 2 96 000 0 38 800 334 700 Totalt** 835** 1 139** 1 074 055** 1 406 200** 485 100** 2 965 400** Genomsnitt/ anställd 0,03 0,04 38 50 17 105 * Uppgifter saknas för kommun. **Summan är skattad. Antagandet har gjorts att genomsnittet/anställd för organisationerna med uppgift är representativ för kommunerna där uppgifter saknas. Det finns tillräckligt resandeunderlag för överföring av dagens resande med bil i tjänsten till poolbil. Införande av en regional resepool skulle även kunna medföra överföring av mil från bil till kollektivtrafik, eftersom poolbilen skulle göra kollektivtrafiken mer tillgänglig och därmed ett attraktivare resealternativ. Antal bilresor som görs över kommungränser idag är inte kartlagt, därför kan inga slutsatser dras om hur stor överföringspotentialen är. 2.2 Invånarnas bilanvändning Gävleborgs län har ca 280 000 invånare och ca 143 000 personbilar i trafik. 83 % av personbilarna ägs av privatpersoner varav två av tre bilar ägs av en man. De återstående 17 % personbilar i länet ägs av en juridisk person, varav personliga företag äger två av tre bilar 3, se Tabell 2-2. 3 SCB 2013

5 Tabell 2-2 Statistik över antal invånare och personbilar i trafik, på kommunnivå i Gävleborgs län 2013. 3 Kommun Antal invånare Personbilar Ägda av juridisk person Därav personliga företag Bollnäs 26 141 14 490 3 042 2 070 Gävle 97 236 43 643 6 246 3 038 Hofors 9 511 5 295 605 409 Hudiksvall 36 829 20 125 3 985 2 809 Ljusdal 18 931 10 524 2 632 2 079 Nordanstig 9 491 5 656 1 359 1 212 Ockelbo 5 785 3 276 703 596 Ovanåker 11 354 6 612 1 528 1 207 Sandviken 37 250 19 540 2 433 1 814 Söderhamn 25 442 13 947 2 064 1 283 Totalt 277 970 143 108 24 597 16 517 Av samtliga personbilar i trafik i länet är 9,8 % miljöbilar enligt 2007 års miljöbilsdefinition, och 0,4 % av bilarna är miljöbilar enligt 2013 års miljöbilsdefinition. Den regionala resepoolen som föreslås vara tillgänglig för privatpersoner kvällar och helger skulle kunna ersätta en del av privatresorna. Eftersom poolbilarna föreslås vara uteslutande miljöbilar skulle resorna därmed få mindre miljöpåverkan och på sikt, om resepoolen etableras och utökas, skulle ägandebehovet av bil i länet kunna minska. 2.3 Anställdas resandebehov och målpunkter Eftersom de tilltänkta primäranvändarna i Gävleborg är anställda vid offentliga verksamheter utgörs resandebehovet till stor del av tjänsteresor. För tjänsteresor är målpunkterna framförallt de offentliga och privata verksamheterna i länet och konferensanläggningarna. Etablerade gränsöverskridande samarbeten i länet genererar idag tjänsteresor mellan kommuner och andra offentliga aktörer. Sekundärt resandebehov rör fritidsresor, där huvudmålpunkter utgörs av handelsoch rekreationscentra samt turistmål. Det är inte ovanligt att målpunkter är belägna på ett betydande avstånd till kollektivtrafik, t ex konferensanläggningar, vilket ofta är ett incitament att välja bilen som färdmedel för hela resan. Den regionala kollektivtrafiken mellan de större orterna är relativt tillfredställande medan möjligheterna att resa vidare från kollektivtrafiknoderna är mer begränsade. Samtliga kommuner förutom Ovanåkers kommun har tågförbindelse. De viktigaste regionala kollektivtrafikstråken är: X-tågen längs Ostkustbanan mellan Gävle och Sundsvall X-tågen längs Norra Stambanan mellan Gävle och Ljusdal buss 41 mellan Sandviken och Gävle buss 100 mellan Söderhamn och Edsbyn, via Bollnäs Exempel på större identifierade målpunkter i Gävleborgs län visas i Figur 2-1.

6 Figur 2-1 Exempel på större målpunkter i Gävleborgs län.

7 3. Konceptet för resepoolen 3.1 Motiv för resepool Det främsta motivet till resepoolen är att långväga bilresor istället kan göras med kollektivtrafik i kombination med bil eller annat fordon från resepoolen för första och sista delen av resan. På detta sätt fungerar resepoolen som kollektivtrafikens förlängda arm ut till olika målpunkter i länet, vilket bidrar till uppfyllandet av de regionala miljömålen. Att ersätta egenägda eller leasade bilar med poolbilar bidrar i regel dessutom till minskad bilkörning, eftersom varje resa övervägs och kostnader synliggörs. Den som väljer medlemskap i en bilpool framför egenägd bil reser i större utsträckning med fler trafikslag 4. 3.2 Typ av fordon En resepool kan innefatta många olika typer av fordon; personbilar av olika slag och storlekar, last- och skåpbilar, standardcyklar, elcyklar, lastcyklar, mopeder mm. Samtliga motordrivna fordon i poolen ska vara trafiksäkra, drivas av förnyelsebart bränsle och uppfylla senaste miljöbilsdefinition, samt bör även utrustas med alkolås. Inledningsvis kan poolen bestå av personbilar och cyklar. Elbilar är generellt dyra och används inte lika flitigt av bilpoolsanvändare som konventionella bilar 5. Det skulle dock kunna finnas attraktionskraft i att erbjuda t ex elbilar, men de behöver marknadsföras extra medvetet. 3.3 Geografisk placering/resepoolens utbredning Inledningsvis föreslås införande av ett pilotprojekt, se kapitel 5, med etablering av resepoolen i de största kommunerna. Efter pilotfasen bör systemet utvärderas och förutsatt att det fungerar väl kan en utbyggnad göras i etapper, med målsättningen att bilar ska finnas i samtliga av länets kommuner. Det är svårt att i detta skede skatta hur många bilar som kommer att behövas i resepoolen. Om vi antar att 5 % av kommunernas och landstingets totala körsträcka med bil idag (verksamhetsbilar, poolbilar, hyrbilar och egen bil i tjänst) skulle kunna flyttas till poolbilar inom den närmaste tiden skulle det behövas 74 poolbilar fördelade i länets tio kommuner, se Figur 3-1. Antagande har gjorts att poolbilarna i genomsnitt går 2000 mil per år (privatresor ej medräknade). Antalet bilar kan ökas eller minskas, alternativt omplaceras då behov uppstår. På sikt är dock förhoppningen att resepoolen blir så etablerad att antalet bilar i den blir 4 Intervju med Olof Holmberg, Sunfleet 5 Intervju med Olof Holmberg, Sunfleet

8 betydlig större än dessa 74 bilar, och därmed kan ersätta en betydande andel av de 2000 bilar som kommunerna och landstinget idag förfogar över. Figur 3-1 Förslag på fördelning av poolbilar vid stationerna i Gävleborg vid ett antagande om att 5 % av tjänsteresandet kan ersättas med fordon från resepoolen. 3.4 Exempel på bokningssystem Flera av kommunerna som har egna bilpooler idag använder Zenit Bilpool, ett bilboknings- och underhållssystem för verksamheters fordonspark. Systemet består av två delar ett webbaserat bilbokningssystem samt ett administratörspro-

9 gram där man kan ta fram rapporter, underlag och exportera bokningar till ekonomisystem. 6 På motsvarande sätt fungerar t ex boknings- och administrationssystemen Mobilsystem 7 och 2MA-Bilbokning 8. Det finns exempel på bokningssystem/resetjänst där flera lokala och regionala aktörer samarbetar. I Göteborg har man t ex kopplat ihop flera olika resesätt i samma applikation, UbiGo 9. Tjänsten är under utveckling och ska kunna föreslå hur det blir bäst och billigast att resa utifrån angivna preferenser och för den tidpunkt när man önskar att resa mellan två platser. Man abonnerar på resetjänsten och resegaranti gäller hela resan, om man missar en anslutning beställs en taxi. Sunfleet erbjuder ett webbaserat bokningssystem, där en användare kan välja om den ska boka bil i tjänsten eller privat (om man är medlem privat), en person har därmed ett användarkonto oavsett användning. Vid tidpunkter då bilar inte är tillgängliga för privat bruk syns de inte för obehöriga i bokningssystemet. Oavsett val av bokningssystem kan en lösning skräddarsys utifrån behov. Verksamheter kan göra förval åt användaren (som vanligtvis är valbara), t ex att avgift för försäkring och klimatkompensation alltid ska ingå och synas. Upplåsning av bilar sker smidigt oavsett bokningssystem, t ex genom SMS, användarapp eller genom att lägga ett RFID 10 -kort på rutan. Ofta finns möjligt att använda körkort eller resekort/kollektivtrafikkort (X-trafiks eller SJ:s) för att öppna bilarna. Samåkningssystem Det finns exempel på integrerade samåkningssystem i bilbokningssystem. Vid bokning av Sunfleets bilar har man t ex möjlighet att ange om man godtar passagerare. Anger man detta har man möjlighet att bifoga en beskrivning och resan synliggörs för samtliga i verksamheten som loggar in i bokningssystemet. Den som står för bokningen faktureras för resan och måste vara med i bilen, men vilken körkortsinnehavare som helst får lov att köra bilen. 3.5 Debitering Det finns en uppsjö av debiteringsalternativ för poolbilar. Vilken debiteringsmodell som är lämpligast beror på flera faktorer - vilken billösning kommunen väljer, hur många och vilka fordon som ingår samt om ett nytt boknings- och nyckelhanteringssystem införs. Debiteringsmodellen bör kalkyleras utifrån verksamheternas kostnader men man bör ha i åtanke att man med debiteringsmodellen i viss mån kan styra användningen av fordonen. Man kan t ex införa en relativt hög startavgift/minimiavgift om man vill undvika korta resor, eller ha en hög timdebitering och låg kilometerdebitering om man vill undvika att bilen bokas upp länge men inte används effektivt/körs lite. Systemägaren (kommunerna och 6 http://www.zenitbilpool.se/start/default.asp 7 http://www.mobilsystem.se/ 8 https://www.2ma.se/index.html 9 http://web.viktoria.se/ubigo/las-mer/ubigo-allt-borjar-i-goteborg-och-med-gosmart/ 10 Radio-frequency identification (RFID) är en teknik för att läsa information på avstånd från transpondrar och minnen som kallas för taggar, används t ex i busskort, liftkort, passering genom tullar, betalstationer, pass, stöldskydd i butiker, bokningssystem, bibliotek, i nyare bilar m.m (Wikipedia)

10 landstinget) bör ta fram debiteringsmodellen med eftertanke och utifrån kunskap om de faktiska kostnaderna för bilarna. I Tabell 3-1 framgår exempel på hur tim- och mildebitering kan variera för poolbilar för tjänsteresor i kommuner. Tabell 3-1 Exempel på tim- och milkostnad för några kommuners poolsbilar för tjänsteresor. Uppgifter från 2011-2014. Kommun Bilhyra per mil Bilhyra per timme Heby kommun 25 kr 0 kr Strängnäs 10 kr 30 kr Kristianstad 40 kr 30 kr Tierp 33 kr (minimikostnad 100 kr) 0 kr Växjö 12 kr 46 kr (maxkostnad 293 kr) Gävle 11 9 kr 62 kr Söderhamn 12 30 kr 0 kr Vid val av debiteringsmodell bör man ha i åtanke att poolbilar är till för effektiv användningen, alltså är det inte ekonomiskt att låta bilen stå stora delar av hyrtiden. Vid flerdagsanvändning kan det vara mer förmånligt att hyra en bil. I bokningssystemet skulle man kunna inkludera förslag om billigare hyralternativ (hos en samarbetspartner). 11 Uppgift från Regionala Mobilitetskontoret Gävleborg 12 Uppgift från Regionala Mobilitetskontoret Gävleborg

11 4. Ägande och administration 4.1 Resepool i samarbete En flexibel resepoolslösning i fungerande samarbete med kollektivtrafiken är eftersträvansvärt, där aktörerna gemensamt marknadsför och synliggör hela resan med användaren i fokus. Det finns stordriftsfördelar med resepool i samarbete med andra aktörer med välpaketerade erbjudanden som kommuniceras till kund på ett tydligt och enhetligt sätt. Stabilitet, flexibilitet och pålitlighet är viktiga ingredienser om resepoolen ska bli ett lyckat koncept. 4.2 Internt ägandeskap Landstinget Gävleborg och kommunerna i länet skulle själva kunna äga och administrera resepoolen, förutsatt att det finns resurser och vilja till detta. En gemensamt ägd och förvaltad resepool skulle kunna övervägas om det finns ett samtycke till detta och tillräckliga incitament till en regional resepool. Genom att ersätta delar av verksamheternas nuvarande fordonsflottor till en gemensam resepool skulle färre bilar kunna tillgodose resebehovet och effektivare fordonsanvändning uppnås. Vid intresse och övervägning om internt ägandeskap behövs en noggrannare utredning om detta. 4.3 Externt ägandeskap Fördelen med ett externt ägandeskap av en regional resepool är bl a att de administrativa avgifterna synliggörs på ett tydligt sätt och fördelas på verksamheterna. Man kan också uppnå en flexibilitet som är svår att åstadkomma om verksamheterna själva ska administrera och äga poolen. Externt ägandeskap skulle kunna innebära: Öppen pool (för anställda och allmänhet dygnet runt), halvöppen pool (för anställda dygnet runt och för allmänheten kvällar och helger) eller stängd pool (endast för anställda). Att under säsonger med lågt bilbehov för verksamheterna, t ex under sommar och jul, tillgängliggörs de vanligtvis verksamhetslåsta bilarna för allmänheten. Att service, däckbyte, tvätt, besiktning och inköp av bilar sköts av extern part. Integrerat bokningssystem, nyckelhantering, administrering av bensinkort, fakturering. Eventuellt kompatibelt system med andra regioner/övriga landet Att personerna/den administrativa enheten som använder bilarna får stå för hela kostnaden, inklusive den administrativa kostnaden.

12 Att de administrativa kostnaderna för fordonshantering inom verksamheterna försvinner eller är minimala och risken för oförutsättbara avgifter såsom reparationer försvinner. 4.4 Betalningssystem/finansieringsmodell Landstinget Gävleborg skulle kunna ta det organisatoriska och finansiella huvudansvaret för den regionala resepoolen, och avsiktsförklaring skrivas med kommunerna och X-Trafik. En eller två huvudansvariga organisationer är önskvärt. Investeringskostnaden skulle innefatta systemkostnader/upphandling, informativa åtgärder, marknadsföring samt eventuella utredningar/uppföljningar. Kommunal medfinansiering är nödvändig men omfattningen beror på vilken lösning man väljer. Oberoende av lösning behöver kommunerna t ex säkerställa markyta för parkeringsplatser. En budget bör avsättas för införandefasen, för administrativa uppgifter samt för uppföljning av pilotfasen. Väljer man externt ägandeskap kan systemet i princip bli självfinansierande. 4.5 Försäkring Fordonsförsäkring går att teckna för samtliga fordon i resepoolen. Om en extern partner upphandlas ingår i regel försäkring. Extraförsäkring är dock tillval, såsom självriskreducering, olycksfall- och resgodsförsäkring samt självriskeliminering. Användaren kan göra tillval eller kan verksamheterna bestämma vad som alltid ska ingå och vara förvalt. Det enda krav som ställs för giltig försäkring är körkort. 4.6 Att beakta vid upphandling vid externt ägandeskap Upphandlings- och förfrågningsunderlag bör baseras på nulägesanalys (inventering), behovsanalys och strategi för den regionala resepoolen. Efter slutet avtal/överenskommelse mellan parter som ska ingå i samarbetet görs en gemensam upphandling. Det finns tre huvudsakliga strategier vid upphandling: Produkt- eller tjänsteupphandling - en färdig produkt/tjänst upphandlas Funktionsupphandling - funktionalitet upphandlas Innovationsupphandling - en framtida produkt upphandlas (forskningsinriktat) Att handla upp en resepool i extern regi innebär en helhetslösning, en upphandling av produkt/tjänst såväl som funktion. Utrymme bör också lämnas till utveckling, i takt med nya innovationer och tekniker. Följande saker bör bl a beaktas vid upphandling av en regional resepool: Relativt lång avtalsperiod (5 år förslagsvis) bör skrivas för trygghet och stabilitet - för att hinna bygga upp resepoolen, etablera den, uppnå en kontinuitet i användningen samt etablera kundrelationer.

13 Flexibilitet bör inkluderas i avtalet. Kommuner som inte vill medverka initialt måste kunna ansluta sig i efterhand och fordon som inte nyttjas av verksamheterna måste kunna tillgängliggöras för allmänheteten och vice versa. Inkludera samarbete med X-Trafik. Relevanta kvalificeringskrav bör ställas på anbudsgivaren. ISA-system för hastighetsanpassning och alkolås bör ingå. Samtliga bilar ska vara miljöbilar enligt senaste miljöbilsdefinitionen Samtliga bilar ska vara trafiksäkra, vilket innebär att de ska ha 5 stjärnor i Euro NCAP och minst 2 stjärnor i Euro NCAP:s bedömning av fotgängarsäkerhet 13, och gärna även uppfylla övriga trafiksäkerhetskriterier som redovisas i Trafiksäkra staden 14. Krav bör ställas på fossiloberoende fordonsflotta 2020. En totallösning av produkt och tjänst bör efterfrågas. Specificera med krav, leveransvillkor, olika funktioner, flexibilitet för framtiden och nya (tekniska) lösningar. Tydliggörande av ansvarsfördelningen avseende marknadsföring och kundkontakt så att ingen av dessa uppgifter faller mellan stolarna. Även hur man hanterar events såsom kampanjer för specifika grupper och tillfällen bör vara beskrivet. I upphandlingsunderlaget bör det även finnas en möjlighet för en utvidgning av systemet inom gällande avtal. Finns inte detta reglerat kan verksamheterna vara tvungna att lägga ut detta på en ny upphandling, varpå resultatet riskerar att bli två olika icke kompatibla system i Gävleborg. Att relevanta krav ställs på bokningssystemet, t ex att kostnader ska kunna regleras utifrån användartyp och att samåkningssystem ska ingå. Inkludera möjlighet till att fler typer av fordon ska ingå i resepoolen, cyklar ska t ex kunna bokas via samma bokningssystem. 13 Nya versionen av Trafiksäkerhetsrevisionen som lanseras av SKL hösten 2014, samt i målstyrningen av trafiksäkerhetsarbete på nationell nivå, se t ex Trafikverket Rapport 2014:068 14 TRAST-fördjupningen Trafiksäkra staden, SKL, 2013

14 5. Förslag på pilotprojekt Initialt föreslås genomförande av ett pilotprojekt innebärande att en regional resepool införs, men i mindre skala och endast i de största orterna. Bilarna föreslås bli tillgängliga för alla kommun- och landstingsanställda i länet dagtid och för allmänheten kvällar och helger, men finnas placerade på några få utvalda platser. Den lösning som föreslås är en halvöppen resepool med 18 bilar placerade vid stationerna i Gävle, Hudiksvall, Söderhamn och Sandviken. Att koncentrera resepoolen till några få platser är fördelaktigt jämfört med att sprida samma antal bilar i alla länets kommuner. För en välfungerande resepool krävs ett relativt stort antal bilar per parkering, enbart en bil är uteslutet och fyra eller fler bilar är önskvärt. Bilantalet kan sedan ökas i takt med ökad efterfrågan. Fördelningen av bilar som föreslås i pilotfasen framgår i Figur 5-1. Figur 5-1 Förslag på fördelning av poolbilar i Gävleborg under pilotfasen.

15 5.1 Genomförande av pilotstudie Inledningsvis bör aktörerna som ska ingå i samarbetet ta fram en gemensam strategi för resepoolen, inklusive målsättningar och handlingsplan för hur de avser att nå mätbara och konkreta mål. Frågor om vilka behov en regional bilpool/resepool ska tillfredsställa idag och i framtiden bör besvaras och inkluderas i strategin. Förslag på tillvägagångsätt för pilotstudie efter framtagen strategi punktas nedan: 1. Huvudansvarig(a) utses, som ska ta det organisatoriska och finansiella huvudansvaret. 2. Avtal/avsiktsförklaringar skrivs med samarbetspartners där ansvarsfördelning och roller framgår. 3. Upphandling görs och avtal skrivs, se avsnitt 4.6. Förfrågning skrivs utifrån strategi och rådande ansvars- och rollfördelning. Om ett avtal skrivs för pilotfasen bör detta kunna förlängas om man önskar att utöka regionala resepoolen efter denna tid. 4. Kommunerna säkerställer markyta och parkeringsplatser vid stationerna, väl synliga med möjlighet till utökning. 5. Kommunerna ser över sin bilanvändning, identifierar vilka fordon som ska ersättas med poolbilar och verkställer detta. 6. Marknadsföring och information inför lansering. Samtliga berörda verksamheter tar fram eller uppdaterar sina resepolicys. 7. Införande och installering. Marknadsföring och events i samband med införandet, prova-på-tillfällen och seminarier. 8. Marknadsföring och uppföljning av systemet görs kontinuerligt, vid behov utökas antal bilar eller omplaceras. 9. Utvärdering av pilotprojektet. - Hur har det fungerat? Har målsättningarna nåtts? - Hur mycket används bilarna och vad kostar det? - Vad anser verksamheterna och användarna? - Ska systemet utökas?