Slutrapport nummer 2003: 1 Inventering av bilpooler i Gävleborgs län och övriga Sverige Av Bodil Dürebrandt, Kretslopp Gävleborg
Innehåll Sammanfattning... 3 Bakgrund... 5 Metod... 5 Förväntat resultat... 6 Inventering av aktiviteter i Gävleborgs län gällande Bilpooler... 7 Sandviken... 7 Hudiksvall... 7 Ljusdal... 8 Söderhamn... 8 Ockelbo... 9 Gävle... 10 Ovanåker... 11 Nordanstig... 11 Bollnäs... 11 Hofors... 12 Landstinget Gävleborg... 12 Inventering av bilpooler i övriga Sverige... 13 Sammanfattning Bildelning i företag och offentlig sektor och Bildelning i praktiken. 13 Framgångsfaktorer vid införande av bilpooler... 14 Bilpooler och Klimpstöd... 17 Samarbete mellan intressenter... 19 Föreläsning Bilpooler Möjligheter - Framgångsfaktorer... 19 Diskussion... 20 Källor... 22 2
Sammanfattning Syftet med förstudien har varit att se över var det redan nu finns bilpooler, även kallat bildelning, i länet och vilka i länet som är intresserade av att starta en bilpool samt att finna möjligheter till samverkan mellan intressenter inom offentlig sektor och näringsliv. Kartläggningen ger en generell bild över hur det ser ut i vårt län, det finns med stor sannolikhet fler bilpooler i länet som inte tas upp i den här rapporten. Förstudien har identifierat framgångsfaktorer i befintliga bilpooler i övriga Sverige, dessa framgångsfaktorer kan sedan användas som stöd och inspirationskälla i arbetet med bilpooler i Gävleborgs län. Kartläggningen av bilpooler och intresset för bilpooler visade att det pågår aktiviteter på många håll både i länet och i resten av landet, dels finns det redan en del bilpooler dels finns planer och intresse att starta upp sådana. Särskilt under de senaste åren har intresset för bilpooler ökat och anledningen bör vara att bilpooler ger vinster på flera sätt. Vanliga motiv till att starta upp en bilpool är: Minskad miljöpåverkan Ökad trafiksäkerhet Bättre arbetsmiljö Sänkta kostnader Den stora fördelen är att vilken anledning det än må vara från början får man allt annat med på köpet. Som tidigare nämndes har förstudien identifierat framgångsfaktorer som gör att en bilpool fungerar bra i praktiken och det krävs vissa åtgärder/faktorer innan den startas upp: Att det görs en rese- och tranportutredning Att det finns en rese- och transportpolicy som plattform Att rese- och transportpolicyn förankras på arbetsplatsen Ett bokningssystem som är anpassat efter behovet Fordonen i bilpoolen ska finnas lättillgängliga Morötter som motiverar att använda bilpoolen Det finns önskemål från kommuner, landsting och privata sektorn i länet att samarbeta och ha gemensamma bilpooler. Fördelarna med att dela bilpool är bland annat: Att användandet av fordonen ökar Att användarna har tillgång till fler fordon Ger ett större utbud av storlek på fordon Ger lägre kostnader Kretslopp Gävleborg har för avsikt att följa upp intresset för samarbete gällande bilpooler genom att starta ett länstäckande nätverk. Visionen är en länstäckande bilpool med ett gemensamt automatiserat bokningssystem. Vinsterna och möjligheterna med bilpooler kan kopplas till de krav som ställs i en Klimpansökan och ett ekonomiskt bidrag från Klimp kan möjliggöra en fysisk investering 3
i form av en installation av dator för bokningssystem i kommande bilpoolsfordon. Som första steg mot den visionen är bildandet av nätverket där intressenter från offentliga sektorn och näringsliv kommer att ingå. 4
Bakgrund Under våren 2002 har Kretslopp Gävleborg arbetat med att skapa intresse för införskaffande av fordon med alternativa bränslen inom Landsting, kommuner och större företag i Gävleborg. Det har då framkommit att det finns intresse för att starta upp bilpooler, även kallat bildelning, på flera håll i länet men det är en lång process innan det verkligen blir av. Motiven till att skapa bilpooler kan vara skiftande, det största intresset upplevs vara den kostnadsbesparing den kan ge. Ytterligare drivkrafter är att bilpooler kan förbättra arbetsmiljön för de anställda som använder fordon i tjänsten och att den ökade effektiviseringen och planeringen leder till minskade utsläpp från fordonen. Ett av våra största miljöhot är det överflöd av fossil koldioxid som våra bensin- och dieseldrivna fordon släpper ut och transporterna bara ökar. En miljöutredning som genomfördes av Landstinget Gävleborg visade att transporter är en av landstingets betydande miljöaspekter och med anledning av detta genomfördes under år 2000 en transportutredning inom Landstinget. Den visade att cirka hälften av alla tjänsteresor sker med personbil. Av dessa utgör leasingbil cirka 60 procent, resterande del av tjänsteresorna består av eget privatfordon eller hyrbil. Den och andra transportutredningar som gjorts visar att det används mycket fordon både inom den offentliga och privata sektorn och man ser stora möjligheter att både minska och effektivisera användandet av dessa fordon. Genom att minska användandet av privata fordon och effektivisera användandet av de fordon som finns ger det både en ekonomisk vinst och en minskning av fossila koldioxidutsläpp. För syftet med en bilpool är just att den ska effektivisera användandet av befintliga fordon samt att den ska ge ett ekonomiskt och miljömässigt positivt utfall. Metod Nulägesanalys i Gävleborgs län genom telefonkontakt och uppsökande verksamhet inom den offentliga sektorn och näringslivet. Omvärldsanalys av redan befintliga bilpooler i Sverige, främst inom Landsting och kommuner. Informationsträff Bilpooler/Bildelning i början på december 2002. 5
Förväntat resultat Kartläggning av intresset att starta bilpool inom landsting, kommuner och företag i Gävleborg. Kartläggning av bilpooler som redan finns i Sverige. Mallar för bilpooler och vad som är tänkvärt innan en bilpool startas upp. Det kan användas som stöd i det fortsatta arbetet med bilpooler i länet. Grundläggande stöd från Kretslopp Gävleborg till dem som vill gå vidare i arbetet med bilpooler. Grundläggning för ansökan om Klimatpengar, Klimatinvesteringsprogram, som kan användas i det fortsatta arbetet för att få bilpooler. Grundläggning för ett samarbete mellan länets intressenter. 6
Inventering av aktiviteter i Gävleborgs län gällande Bilpooler Sandviken Landstinget Sandviken Inom Landstinget i Sandviken är fordonen kopplade till enskilda enheter och det är inget samarbete dem emellan idag men det finns tankar att det kan vara möjligt framöver. På de enskilda enheterna kan vissa fordon delas och bokas då oftast i Microsoft Outlook. Sandvikens kommun I Sandviken arbetar man för att upprätta en så kallad transportpool och den ska då innefatta bland annat: En ansvarig person som sitter som spindeln i nätet dit alla anställda inom Sandvikens kommun vänder sig som ska ut och resa. I transportpoolen tas det ekonomiskt och ur miljösynpunkt bästa alternativet fram vilket till exempel kan vara samåkning med bil eller minibuss, tåg, buss eller åka att ensam i bil. Vid årsskiftet 2002-2003 ska arbetet sätta igång och då tillsätts en projektledare. Transportpoolen kommer att ligga under kommunens Serviceförvaltning. Det arbetas nu även fram en rese- och transportpolicy som ska godkännas av politikerna. Sandvik På Sandvik finns ett tjugotal fordon i mellansklassstorlek att låna under längre tjänsteresor. Den möjligheten har funnits minst tjugo år tillbaka. Fordonen bokas genom intranätet. Anledningen till att ha lånefordon är att det är ett billigare alternativ än att hyra. Om alla fordon är uppbokade går det att hyra fordon externt. När det gäller korta resor sker det inte mycket resor runt inom kommunen men inom själva området på Sandvik körs det en hel del med bil mellan de olika byggnaderna för området är så stort. Dessa resor sker till största del med eget privat fordon. Det finns cyklar att låna på en del ställen. Hudiksvall Hälsinglands sjukhus Länsservice har det övergripande ansvaret för bilpoolen inom Landstinget Hudiksvall. De har åtta Ford Focus, varav tre är etanolfordon. Fyra av fordonen har fasta kunder. Ytterligare två fordon finns på Vaktmästeriet. Vaktmästeriet servar även samtliga fordon. Alla inom Hälsinglands sjukhus kan använda fordonen, användare är bland annat läkare, sjuksköterskor, sjukhusledning och administrationen. Bokning av bilpoolfordonen sker genom Microsoft Outlook eller genom telefon till Länsservice. Debitering sker från Länsservice genom ett fast pris/dag plus milkostnad. 7
Fordonen används både vid kortare och längre resor och de står placerade utomhus på sjukhusområdet med tillgång till motorvärmare. Användenivån är hög och vid toppar hyrs fordon in från Hertz och OKQ8. Privata fordon används sällan. Hudiksvalls kommun Kommunen har cirka 130 egna och leasade fordon. En del fordon delas inom de olika förvaltningarna, men inte mellan förvaltningarna och en del fordon är personbundna men används inte privat. En del förvaltningar har inte egna fordon utan använder privata fordon i tjänsten. Tankar till att samarbeta mellan förvaltningarna finns och det finns ett politiskt beslut att se över bilpoolsmöjligheterna i Hudiksvalls kommun. Ljusdal Ljusdals kommun I Ljusdals kommun finns en lite större bilpool med cirka 6 fordon och den är kopplad till Samhällsbyggnadskontoret. Där sitter bland annat Bygg och Miljö, Tekniska, gatukontoret och flera andra förvaltningar. Det finns olika modeller och storlekar på fordonen i bilpoolen, bland annat en Toyota Prius och det är över 100 personer som har tillgång till den. Det finns även ett par förvaltningar inom kommunen som har fordon de delar på inom respektive förvaltning. För att boka fordon till bilpoolen vid Samhällsbyggnadskontoret fyller man i namn, tid och vart man ska resa i en kalender. Det sistnämnda för att det ska ges möjlighet till samåkning. Ansvar att sköta och tanka fordonen ligger på användarna. Alla fordonen har tillgång till motorvärmare med timer. Bilpoolen används mycket och för att vara säker på att få en bil behöver man vara ute en vecka i förväg. Det ses inte som något större problem då de flesta resorna planeras en tid före. Söderhamn Söderhamns kommun Omvårdnadsförvaltningen och Bygg och Miljö har en bilpool på fem fordon tillsammans sedan oktober 2002 varav tre är FFV-fordon. Det är drygt 50 personer som har tillgång till fordonen och de används väldigt mycket. Det finns funderingar på att utöka bilpoolen. Bokningen sker genom ett bokningssystem på datorn, Lotus Notes. De som inte har tillgång till bokningssystemet tar kontakt med någon som kan boka till dem. Hur debitering ska ske mellan förvaltningarna håller på att ses över. Utvalda personer inom respektive förvaltning ansvarar för skötseln av fordonen. Fordonen rullar i snitt 1 500 mil/år. De kommer att göra en utvärdering efter 2002 och deras förhoppning är att bilpoolen utökas genom att fler förvaltningar följer med. Visionen är en bilpool som täcker hela den kommunala verksamheten. Fordonen är parkerade i anslutning till förvaltningarna varav två står under carport. Alla fordon har tillgång till motorvärmare. 8
FFV-fordonen fungerar mycket bra och bilpoolen fungerar också bra. Ibland uppstår små praktiska problem som att den som använt bilen lämnat skräp kvar, att spolarvätska inte fyllts på och så vidare. Söderhamns sjukhus Söderhamns sjukhus har en bilpool genom Länsservice. De har två fordon, Ford Focus, och alla inom Landstinget i Söderhamn har möjlighet att använda dem. Bokning sker genom Microsoft Outlook. Fordonen är ofta uthyrda och behov av ytterligare ett fordon finns. Om fordonen redan är bokade hyrs fordon på OK. Fordonen finns i anslutning till sjukhuset och nycklar hämtas på Länsservice. Länsservice servar och sköter om fordonen. Företag i Söderhamn I anslutning till Söderhamn finns Flygstaden där för närvarande ett femtiotal företag har kontor. Det finns planer på att företag ute på Flygstaden ska gruppmiljöcertifiera sig. Då Flygstaden ligger en bit utanför Söderhamn och behovet av korta resor med fordon kan uppstå både inom området och in till Söderhamn samt att de har en vision att gruppmiljöcertifiera sig kan en bilpool vara ett alternativ. Både Sune Grahn, VD Flygstaden, och Ingela Nordin, Emerson (vilken ska arbeta som konsult med miljöcertifiering på Flygstaden), ser möjligheter att en bilpool skulle fungera i Flygstaden i framtiden. Ockelbo Ockelbo kommun På kommunkontoret arbetar 30 personer och som delar på ett fordon, en Toyota Corolla. Andra enheter har också tillgång till fordonet men de får bara boka den en dag i förväg. Fordonet bokas genom datorn och är ofta bokad. De har pratat om att ha ett fordon till men de har inte räknat hem det riktigt. Fordonet får inte bokas regelbundet flera veckor i sträck. Service sköts av vaktmästaren. Som policy har de att först välja tåg eller buss, sedan kommunens egna fordon, sedan eget fordon och slutligen fråga en kollega! Bygg och Miljöförvaltningen har ett rabattkort på X-trafik som alla har tillgång till så ingen behöver lägga ut pengar om de ska resa med X-tåget. Ockelbo är en glesbygdskommun där många samåker, bra bussförbindelser (Kuxatrafiken, gratis lokala bussar) och tågförbindelser. 9
Gävle Gävle kommun Inom Gävle kommun delas fordon på vissa förvaltningar, bland annat på Bygg o Miljö där det finns två etanolfordon som ingår i en bilpool och det är cirka 70 personer som har tillgång till den. Fordonen används till korta körningar inom kommunen, de bokas i Micorsoft Outlook och nycklar finns att hämta i receptionen. Fordonen står i ett kallgarage utan motorvärmare. Skötseln ligger på varje användare, det vill säga, behöver bilen tankas, tvättas, fyllas på med olja eller spolarvätska får användaren göra det. I första hand ska de anställda åka kollektivt på längre resor. På Gävle Energi finns sedan 8 år tillbaks en bilpool innehållande sju fordon och det är cirka 170 personer, det vill säga all personal inom Gävle Energi, som har tillgång till fordonen. De har en miljöbil, Toyota Prius, i bilpoolen. Gävle Energi har sammanlagt ett sextiotal fordon inom förvaltningen tre av dem är etanoldrivna. De arbetar för att fler fordon ska ingå i poolen och på så sätt minska antalet befintliga fordon. Fordonen i bilpoolen finns i anslutning till Gävle Energi på Näringen och de har tillgång till motorvärmare. De administreras av internserviceavdelningen, servicen sker externt. Fordonen bokas i Microsoft Outlook. Under inventeringen kom det fram att det finns tankar att det skulle fungera att ha en bilpoolgemensamt med några förvaltningar och att även omkringliggande verksamheter skulle kunna samsas om en bilpool. Det finns ungefär 200-250 fordonen i Gävle kommun och en stor del av dem används mycket lite. Gävle kommun har arbetat på en transport och resepolicy under en lång tid men den är inte klubbad än. Under våren 2001 gjordes ett examensarbete av två högskolestuderande som granskade kommunens möjligheter till bilpool. De slutsatser som dras i rapporten är att möjligheten att uppnå miljömålen angående färdsätt ökar om samordning av fordon mellan förvaltningar sker, detta skulle även ge ekonomiska besparingar. Gävles första bilpool Gävles första bilpool är en ekonomisk förening och den har 19 medlemmar. Den finns på Kristinaplan och har två fordon. Hälften av användarna bor i kollektivhuset Blomstret. Bilpoolen Startade 1998 och från starten var det 8 medlemmar. Kostnaden för att vara med i bilpoolen är följande: 1 000 kronor deposition, 200 kronor/månad, 20 kronor/mil inklusive bränsle. Bokning och skötsel sker genom OKQ8 och det ingår i leasingavtalet. Fordonen sår parkerade i ett dubbelgarage bredvid Blomstret på Batterigatan. Gunilla Hebert är kontaktperson. Landstingets ledningskontor i Gävle Landstingets ledningskontor har en bilpool som innehåller tre fordon, varav två är etanolfordon. Bokningen sker genom Micorsoft Outlook. Fordonen står placerade utanför Ledningskontoret och har tillgång till motorvärmare. Nycklar och körjournal hämtas i receptionen där kan man även få låna årskort på X-Trafik. Årskorten bokas också över Microsoft Outlook. 10
En rese- och transportpolicy har gjorts men är ännu inte klubbad. Jan-Erik Olsson, Upphandlingsenheten, har i uppdrag att se över möjligheter att utöka bilpooler inom Landstinget, se mer under Landstinget Gävleborg. Länsstyrelsen Länsstyrelsen i Gävle har en bilpool med åtta fordon varav två är etanolfordon. Det är cirka 200 personer som har tillgång till fordonen och de bokas genom Microsoft Outlook. Genom att fylla i sitt konto vid bokning går det att interndebitera. Man fyller även i mätarställning efter användandet. Fordonen används mycket, de går cirka 3 000-4 000 mil/år. Fordonen leasas. Länstyrelsen har en policy som säger att anställda i första hand ska resa kollektivt och det finns X-Trafikkort att låna i receptionen. Ovanåker Ovanåkers kommun De tittar på möjligheter till bilpool och har kommit så långt att de har en tanke på hur den ska utformas. Den bör innehålla cirka tjugo fordon och tanken är att den först och främst ska ersätta merparten av användningen av privata fordon i tjänsten. Kommunen vill starta upp med fem fordon och är intresserade av att investera i miljöfordon och då med etanoldrift. De vill ställa miljöhänsynen högt och fokusera på fossila koldioxidutsläpp. Ungefär 100 personer kommer att ha tillgång till fordonen. Bokning kommer förmodligen att ske genom Scedule, ett exchange-program. Debiteringsförfarande vid användande är inte klart än. Under tiden 021101-030430 pågår en rese- och tranportutredning inom Socialförvaltningen i Ovanåker. Utredningen sker i samarbete med X-MaTs 1 och är delfinansierat av Vägverket. Nordanstig Nordanstigs kommun De har en bilpool som funnits sedan 1990. Den är kopplad till Kommunhuset där cirka 60 personer arbetar, bland annat Komvux har också tillgång till poolen. Poolen innehåller cirka 7-10 fordon och bokning sker genom växeln där det finns en kalender. Där hämtas även nycklar och där lämnas det information om hur långt man kört och så vidare. Poolen används flitigt och det kan vara svårt att få ett fordon om man inte har bokat någon dag i förväg. Grundtanken med bilpoolen när den startades upp var att man inte skulle vara tvungen att använda sitt eget fordon i tjänsten samt ur arbets- och trafiksäkerhetssynpunkt. 1 MiljöanpassatTransportsystem I Gävleborgs län 11
Bollnäs Bollnäs kommun Det finns ett politiskt beslut i Bollnäs kommun att se över möjligheter till bilpool och det ska göras en inventering av befintliga fordon inom kommunen. En del förvaltningar har ett par fordon som delas inom respektive förvaltning. Tanken är att flera förvaltningar går ihop och det kan då röra sig om att bilpoolen skulle innehålla ungefär en 10-15 fordon. En stor del av tjänsteresandet sker i nuläget med bil istället för att åka till exempel åka kollektivt. Det finns ingen rese- och transportpolicy och det arbetas inte heller på en sådan. Landstinget i Bollnäs Landstinget har en bilpool genom Länsservice i Bollnäs. Bilpoolen har tre fordon varav en är etanol. Hela sjukhuset har möjlighet att boka fordonen och då genom Micordoft Outlook. Fordonen är placerade vid sjukhuset och servas av Länsservice. Nycklarna hämtas i receptionen på sjukhuset. Hofors Hofors kommun Det finns ingen bilpool i Hofors kommun och en stor del privata fordon används i tjänsten. Det finns ingen policy vad gäller tidslängd på inköpta fordon och inte heller hur de privata fordonen som används i tjänsten bör vara i för skick och så vidare. Än så länge har det inte setts något direkt behov att ha en bilpool. Ovako Steel Poolen har funnits i cirka 6-7 år, och den har elva fordon, två åtta personers bussar, fyra små Renault och tre mellanstora fordon. De byts var tredje år. Det är bestämt att resor inom tjänsten först och främst ska ske med bilpoolens fordon. Man behöver ha en framhållning på cirka 3-4 dagar för att vara säker på att få en bil. Bokningen sker genom en kontaktperson som har ett internt bokningssystem vilket är egentillverkat av en programmerare på Ovako. Personalen upplevs vara mycket positiva till poolen, nackdel kan vara att en del av fordonen är för små för de anställda samåker en hel del. Landstinget Gävleborg Det har gjorts en kartläggning över Landstinget Gävleborgs transporter och den visade att privatbils och leasingbilsanvändandet låg högt. Med kartläggningen som underlag har en arbetsgrupp tillsatts som ska arbeta med att se över möjligheter att minska användandet av personbilar/leasingbilar inom Landstinget. 12
Inventering av bilpooler i övriga Sverige I den inventering av bilpooler som gjorts i den här rapporten har mycket material hämtats från två redan gjorda rapporter som innehåller sammanställningar av befintliga bilpooler i Sverige och för att läsa dem finns länkar till rapporterna under Källor. I de rapporterna finns goda exempel på hur bilpooler kan utformas och vad som kan vara av stor vikt att tänka på vid införande av bilpool. Dessa rapporter är: Bildelning i företag och offentlig sektor och Bildelning i praktiken. Sammanfattning Bildelning i företag och offentlig sektor och Bildelning i praktiken Bildelning i företag och offentlig sektor. Grön Tillväxt har gjort en sammanställning av erfarenheter av bilpooler, även kallat bildelning, i företag och offentlig sektor i Sverige. 13 exempel presenteras i deras rapport, sju företag och sex bilpooler inom den offentliga sektorn. Undersökningen är beställd av Trafikkontoret i Göteborg. Bildelning i praktiken. Trivector Traffic AB har gjort en kartläggning av bilpooler/bilkooperativ i Sverige med syfte att visa hur de är organiserade och fungerar idag. De presenterar 29 bilkooperativs organisation och funktion samt lyfter fram vad som kan fungera mer smidigt och effektivt. Idag finns drygt ett fyrtiotal kooperativ med sammanlagt drygt 1 000 medlemmar i Sverige. Undersökningen är beställd av Vägverket HK, Miljöenheten. Bilpooler, även kallat bildelning, har visat sig vara ett effektivt sätt att minska bilkörningen och då med 30-60 % 2. Bildelning kan ses som en av många möjligheter till att minska transportsektorns miljöbelastning och förbättring av trafiksäkerheten. Minskad miljöbelastning och förbättrad trafiksäkerhet är två motiv till att bilpooler införs men det finns även fler anledningar som kan vara den bidragande orsaken till bildelning. Vanliga motiv för bildelning kan vara: Minskad miljöpåverkan Ökad trafiksäkerhet Bättre arbetsmiljö Sänkta kostnader Minskad miljöpåverkan Detta är som nämnts ett viktigt argument. Det är främst genom att byta ut gamla fordon mot nya eller använda miljöfordon som ger en miljövinst. Men en bilpool innebär också att körningen planeras på ett annat sätt och genom en ökad planerad körning minskas användandet av fordonen vilket bidrar till en minskad miljöpåverkan. 2 Sperling, D, Shaheen, S, Carsharing, Niche Market or New Pathway? KFB-Rapport 2000:15. Stockholm, 2000 13
Ökad trafiksäkerhet Fordon i bilpooler är i genomsnitt nyare än privata fordon och vid upphandling av fordonen i bilpoolen skall även vissa säkerhetskrav uppfyllas. Arbetsmiljöfrågan ett viktigt motiv till bildelning Det finns en stor risk att gamla fordon med förhållandevis dålig säkerhetsprestanda och komfort nyttjas när arbetsgivaren låter de anställda använda egna fordon. Genom en bilpool på arbetsplatsen får den anställde tillgång till ett fordon med krav på säkerhet och god arbetsmiljö och risken att använda ett äldre, mindre säkert fordon kan undvikas. Sänkta kostnader Många organisationer i undersökningen anför kostnadsbesparingar som ett motiv för att införa bildelning och kostnadsbesparingar kan göras men för att säkerställa den ekonomiska vinsten behövs det en transportutredning innan bilpoolen startas upp. Den stora vinsten görs när antalet fordon minskar och det körs mindre. Framgångsfaktorer vid införande av bilpooler För att en bilpool ska fungera i praktiken finns vissa faktorer att tänka på innan en bilpool startas upp: Att det görs en rese- och tranportutredning Att det finns en rese- och transportpolicy som plattform Förankra rese- och transportpolicy på arbetsplatsen Ett bokningssystem som är anpassat efter behovet Fordonen i bilpoolen ska finnas lättillgängliga Morötter som motiverar att använda bilpoolen Rese- och transportutredning För att arbeta med att minska och effektivisera transporter behövs en rese- och transportutredning som grund som visar hur den nuvarande användningen av arbetsplatsens fordon ser ut. Utifrån det underlaget kan man se var det går att göra insatser som leder till de syftena med utredningen man önskar nå. En rese- och transportutredning kan vara första steget till att en bilpool startas upp och finns en utredning ger den möjlighet att användas vid utvärdering för vad införande av bilpoolen innebär i kostnad, miljömässigt och för personalen. Rese-och transportpolicy I en rese- och transportpolicy kan det vara viktigt att se helheten på resandet inom arbetsplatsen. Vilket är det mest optimala sättet att resa på? Är det bättre att ta tåg, buss eller 14
kanske gå eller cykla? En policy kan läggas fram på olika sätt. Ett exempel i grova drag hur en rese- och transportpolicy kan ta upp tjänsteresor är att man i första hand ska välja att åka kollektivt, i andra hand använda företagets egna fordon, i tredje hand sitt privata fordon men att det privata fordonet då skall uppfylla vissa kriterier. Om man tillför organisationen ett/flera fordon i en pool, måste tillgången till privata fordon begränsas för att öka beläggningsgraden på poolens fordon. I vissa fall bedömer man det som positivt att begränsa tillgången till P- platser för att ytterligare styra fordonsanvändningen till fordonen i poolen. Förankra rese-och transportpolicyn Rese-och transportpolicyn kan ses som ett styrdokument men det är då viktigt att förankra policyn på arbetsplatsen för att nå de tänkta de effekterna, som kan vara att sänka kostnader och minska körsträckor och därmed miljöpåverkan. Bokningssystem För att minimera risken att användare upplever en bilpool som negativ rekommenderar de flesta tillfrågade ett bokningssystem som kan nås via Intranät/Internet. Många gånger används enklare varianter av programvara såsom Microsoft Outlook, eller gratistjänster på Internet. Dessa kan fungera när bilpoolen inte är så stor, givet att det finns ett stort mått av disciplin bland användarna. Vidare får inte proceduren med betalning och administration efter avslutad användning vara strulig. En del organisationer löser detta genom att det finns en extern operatör som registrerar den tid och de sträckor som körs, och som sedan skickar en faktura. Då slipper förarna det administrativa arbetet. I andra fall fyller föraren själv i en körjournal vilken används som underlag för bokföring och fakturering. Båda metoderna fungerar, men det blir naturligtvis mindre krångligt för föraren om denne slipper medverka. En tredje metod är att använda ett automatiserat bokningssystem som alla användare har tillgång till dygnet runt. Ett sådant system kan klara av administration, betalning, körjournaler, ge möjlighet att hämta fordonen i bilpoolen under hela dygnet och även andra behov som användarna kan tänkas ha. Användandet av fordonen måste som sagt vara enkelt och finns ett bra bokningssystem löser det en hel del. Fordonen i bilpoolen skall finnas lättillgängliga För många förare är det ett stort steg att avstå från att använda den privata bilen. Det ger en trygghet att veta att man har ett fordon som står uppställd i direkt anslutning till arbetsplatsen, som man också är van att köra. Slutligen ger det en säkerhet att kunna ta fordonet när man vill, och man kan därför vara säker på att de arbetsuppgifter som kräver bil också kommer att utföras i tid. När de privata fordonen byts ut mot bilpool är det därför mycket viktigt att man agerar för att säkerställa tillgängligheten till fordonen för användarna. I de undersökta organisationerna har man använt olika tillvägagångssätt för att hitta en lösning. Ett vanligt sätt är att poolen är något överdimensionerad (särskilt i uppstartsfasen), det vill säga det finns lite fler fordon än vad som egentligen krävs. På så sätt minskar risken att alla fordonen är bokade. Det är också vanligt att man vid toppbelastning använder extra fordon som levereras av en hyrbilsfirma. Företaget kan också erbjuda en buffert i form av alternativa kommunikationsmedel t ex taxi, tjänstecyklar eller videokonferenser som de anställda kan välja mellan. Ytterligare ett sätt är att dela upp förarna/användarna i olika grupper beroende 15
på användningsbehov. Förare med stort behov ges ökad tillgänglighet genom att ett färre antal förare delar på ett visst fordon. Ett sätt som är effektivt för att lösa tillgänglighetsfrågan är att man använder fordon med ett inbyggt telematiksystem som kontinuerligt kommunicerar med bokningssystemet. Detta omöjliggör dubbelbokningar, och ger möjlighet för en operatör att köra fram ersättningsfordon om en förare av någon anledning blir försenad. Det ger också möjligheten att hämta och använda fordonen dygnet runt. Nycklarna till fordonen kan då finnas i ett rör bredvid parkeringsplatsen som bara användarna har tillgång till eller den kan finnas inuti bilen i en box som kan låsas upp med hjälp av det bokningssystem som användarna har valt. Använd morötter för att marknadsföra bilpoolen Genom att skapa positiva incitament för förarna ökar bilpoolens status, och det blir lättare att styra användningen. Två typer av positiva incitament har noterats i undersökningen. Det första är att bilpoolen organiseras så att de anställda kan hyra bilen för privat användning under kvällar och helger till ett marknadsmässigt pris. Den anställde slipper därmed en tidskrävande process att boka en bil på traditionellt sätt. På sikt kan privatbokningen göra det möjligt för ett hushåll att slippa andra bilen i hushållet. Det andra incitamentet kan vara att aktivt marknadsföra möjligheten att byta en bilförmån mot höjd lön. Reflektioner från användare av bilpooler på arbetsplatser Det går inte att entydigt säga att personalens attityder är positiva eller negativa till att använda bilpooler. Inom vissa verksamheter som vård och omsorg samt bostadsföretag har reaktionerna varit positiva i princip ända från start. På arbetsplatser där inga begränsningar införts av den privata användningen av fordon i tjänsten är reaktionerna också positiva. Där man infört begränsningar har reaktionerna varit blandade och ibland direkt negativa. Detta märks särskilt i inledningsfasen. Slutligen blir attityderna negativa i de fall då bokningssystem och administrativa rutiner fungerar dåligt. Ett annat mönster är att äldre personer som är vana att ha eget fordon är mer negativa till bilpooler. Detta gäller även anställda med gamla fordon som är billiga i drift, och för vilka milersättningen blir en god affär. Anställda som är positiva är kvinnor och yngre, de yngre är mer vana att vara flexibel samt vana att ha hög tillgänglighet på det man behöver för stunden. Kvinnor är generellt mer positiva att använda bilpoolsfordon eftersom de inte ser förmånsbil lika statusladdat som männen gör. Personer som upplever att det är dyrt att äga ett eget fordon har också en positiv inställning till bilpooler. Även resvägen till arbetsplatsen påverkar attityderna. En positiv kommentar från en användare av bilpool var: Skönt att slippa tidstjuvar som eget fordon medför vid till exempel däckbyte, tvätt, besiktning och underhåll. Företag och kommuner som nämns i rapporten Bildelning i företag och offentlig sektor vilka kan ses som goda exempel I Nacka Strand har Telia Sverige ett projekt, CommIT, som syftar till att optimera tjänsteresorna genom att effektivt utnyttja områdets kommunikationsresurser. Roland Lahti på Telia Megacom var 1998 med och tog initiativ till att starta upp transporttjänsten CommIT och 6 000 anställda och 700 boende ingår i projektet. Det finns bland annat ett miljökort att köpa som ger rabatt på taxiresor, både med bil och med båt!, förmånlig bilpoolshyra, tillgång 16