2016-04-20 1 (6) Semesteromställning Semesterår enligt semesterlagen 1 april - 31 mars
2016-04-20 2 (6) Innehållsförteckning 1 Allmänt... 3 2 Att tänka på inför sista löneberäkningen för april-lönen... 3 2.1 Avsluta inaktuella timanställningar... 3 3 Semesteromställningen... 4 3.1 Starta semesteromställningen... 4 3.2 Efter semesteromställningen... 4 3.3 Manuell beräkning... 6
2016-04-20 3 (6) Semesteromställning, semesterår 1 april 2015 31 mars 2016 1 Allmänt Denna information är en generell information för att påminna om vad du behöver tänka på inför och efter semesteromställningen för semestergrupper med semesterår enligt semesterlagen (1 april-31 mars). Semesteromställning ska startas efter verkställd huvudutbetalning för april månad för de semestergrupper som har semesterår enligt semesterlagen, d v s 1 april till 31 mars. Tänk på att redan vid aprillönen sker semesteromställningen automatiskt för flertalet anställningar (varje anställning som finns med vid verkställan av april-lönen). 2 Att tänka på inför sista löneberäkningen för april-lönen 2.1 Avsluta inaktuella timanställningar För de personer som inte har fått någon semesterlönegrundande lön under perioden 2015-04-01 till 2016-03-31, rekommenderar vi att ni avslutar 2016-03-31. Då undviker ni att få felsignalerna Personens löneposter utslagna och Kan ej dividera med noll i onödan vilket annars kan uppstå för anställningar där det inte finns något underlag för beräkning av semester.
2016-04-20 4 (6) 3 Semesteromställningen 3.1 Starta semesteromställningen Semesteromställningen startas från driftkalendariet och den ska startas separat för alla semestergrupper med semesterår 1 april 31 mars. 1. Gå in i Drift/Kalendarium 2. Välj Semesteromställning 3. Blanka Startdatum, markera företag och tryck Välj. 4. Välj semestergrupp (2) och datum 2016-04-01-2017-03-31. Notera! Datum ska vara det kommande semesteråret. 5. Tryck Start Bearbetningen ligger nu i driftkalendariet. 6. När bearbetningen är klar upprepa punkt 2-6 för de semestergrupper, som har semester med semesterår 1 april 31 mars. 3.2 Efter semesteromställningen 3.2.1 Tillägg/Avdrag Semesteromställningen kan ha skapat poster i Tillägg/Avdrag beroende på vilka inställningar som finns på semestergruppen(semestergrupper finns i klienten under Tabeller/Lönestyrande). Vanliga orsaker som skapar poster i Tillägg/Avdrag är SEMERSIN (Semesterers innev år) och/eller SEMKVGAR (semestergaranti) för öppna anställningar.
2016-04-20 5 (6) Det kan även vara så att ni för semestergruppen vill att semesterersättning ska betalas ut som en förskottsutbetalning, t ex i juni. På semestergruppen ska då orsak finnas längst ner till höger. Med denna inställning läggs inte orsaken i Tillägg/Avdrag vid semesteromställningen. Det är istället vid verkställan av maj-lönen som transaktioner skapas i Tillägg/Avdrag. Notera! Endast personer som verkställs i lön innan utbetalningsmånaden, i detta exempel maj, kommer att få transaktion i Tillägg/Avdrag för juni. Om personer inte fått lön i maj men ska få semesterersättning i juni så måste transaktionen registreras manuellt. 3.2.2 Avslut av anställningar Semesterersättning betalas dessutom ut vid avslut av anställningar. Det är därför viktigt att tänka på hur utbetalning av semesterersättningen hanteras, för anställningar som avslutas - under tiden efter semesteromställningen och innan utbetalning av semesterersättning - för att den anställde inte skall få ersättning dubbelt. Ni kan hantera utbetalning av semesterersättning på två olika sätt och valet görs när anställningen avslutas; Utbetalas maskinellt - Eftersom semesteromställningen redan skapat transaktioner för semesterersättning blir det dubbelt utbetalt för intjänad semester under föregående intjänandeår. Om detta alternativ används ta manuellt bort den orsak som skapats från semesteromställningen, så att ersättningen inte blir dubbel. Utbetalas manuellt - Med denna variant behöver ingen transaktion tas bort, men eventuell intjänad semesterersättning under perioden för det nya intjänandeåret (fr o m 1 april och framåt) behöver räknas fram och registreras manuellt. Du kan se efter vilka orsaker som används både vid semesteromställning och vid slutlön på semestergruppen (den finns under Tabeller/Lönestyrande/Semestergrupp).
2016-04-20 6 (6) 3.3 Manuell beräkning Det finns vissa speciella fall som inte hanteras med automatik när det gäller beräkning av semesterlön och semesterdaglön. 1. Anställda som haft hel frånvaro under hela intjänandeåret Anställda som haft frånvaro under hela intjänandeåret saknar underlag för beräkning. För dessa måste manuell beräkning av semesterlön och semesterdaglön göras och beloppen skall läggas in i semesterfliken för den anställde. Med 180 semestergrundande frånvarodagar beräknas underlagssumman enligt följande; Månadslön x 12 / 365 x 180 dgr 2. Partiell sjukfrånvaro, semestergrundande manuell hantering Vid partiell sjukfrånvaro ska semesterlönegrundande frånvarodagar uppdateras med hela dagar. Sjuklönen eller närvarolönen på den arbetade tiden ska inte uppdatera semesterlönegrundande lön när personen är partiellt sjuk. Vid sjukfrånvaro efter 180 kalenderdagar ska närvarolönen på den arbetade tiden uppdatera semesterlönegrundande lön. Systemet gör här fel genom att närvarolönen uppdaterar semesterlönegrundande lön dag 1-180 vid partiell sjukfrånvaro. Det går att rätta detta på två sätt; antingen via rättning i acken för Semesterlöngr lön, som då ska ske innan semesteromställningen. eller genom rätta semesterlön och semesterdaglön efter att semesteromställningen är gjord. 3.3.1 Manuell beräkning av Semesterlön och Semesterdaglön Om semesterlön ska beräknas manuellt efter semesteromställningen räknas beloppet fram genom; 1. Räkna först fram en Genomsnittlig daglön. För detta behöver du ha beloppet för semestergrundande lön (ack Semesterlönegr lön) under intjänandeåret samt antal arbetsdagar under intjänandeåret Semesterlönegr lön / arbetsdagar = Genomsnittlig daglön 2. Räkna därefter fram summan(summa) för Semesterlönegrundande lön (frånvaro) Semlönegr frånvaroarbdgr x genomsnittlig daglön= Summa 3. Räkna fram Semesterlön (Semesterlönegr lön + Summa) X % enl. ålder = Semesterlön 4. Räkna fram Semesterdaglön Semesterlön / Betalda semesterdagar = Semesterdaglön