Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 1 Plats och tid Vilundarummet, plan 8, kommunhuset, Dragonvägen 86 Onsdagen den 27 februari 2013, klockan 8:30-10:40 Beslutande Ledamöter: Kristina Klempt (FP), ordförande Per-Erik Kanström (M) Maria Fälth (KD) Leif Berglund (S) Lars Valtersson (MP) Ersättare: Eila Bromme (FP) Ibrahim Abdallah (S) Ulla Blücher (V) Övriga deltagande Utses att justera Joel Kannisto, sekreterare Linda Nordberg, SP, 1-6 Eva Assarsson, SP, 1 Annette Granlund, SP, 1 Maria Lindeberg, SP Siv Helzén, KLK Torgny Hagelin, KLK, 3-4 Gunnar Högberg, KVK, 1-4 Lasse Björkvall, SP, 1-4 Leif Berglund Justeringens plats och tid Kanslienheten, måndag den 4 mars 2013 Anita Ackeberg, SP, 6-8 Linnéa Askling, SP, 6-7 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 1-4, 6-9 Ordförande... Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 Datum för anslags uppsättande 2013-03-06 Datum för anslags nedtagande 2013-03-28 Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten, plan 6, Dragonvägen 86 Underskrift...
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 2 1 Stöd och Process verksamhetsberättelse 2012 (KS/2013:29) Resultatet för 2012 är positivt och uppgår till 0,1 mkr vilket är enligt prognos budget i balans. Arbetet med tjänstekatalogen har varit en viktig grund för kvalitetsarbetet. I katalogen framgår vad kunderna kan förvänta sig inom de olika tjänsteleveranserna och vem som är leveransansvarig inom Stöd & Process. Kunduppföljningen ska utgå från de olika definierade stödprocesserna så att den röda tråden går att följa. Kvalitetsarbetet på kontoret har en processinriktning och i några fall har ett mer uttalat LEAN-koncept använts. Det gäller det arbete som pågår inom kanslienheten, men även en översyn inom det administrativa stödet i barnomsorgsprocessen har LEAN-förtecken. Ett viktigt kvalitetsperspektiv är att arbeta gemensamt och över enhetsgränserna för att leverera kvalitativa tjänster till kunderna. Ett bra exempel på ett lyckat gemensamt projektarbete är de praktiska arrangemangen runt Stadsbyggnadsdagen som blev mycket lyckade dels på grund av en professionell projektledning från specialistenheten och dels på grund av tillvaratagandet av olika kompetenser inom Stöd & Process, inte minst inom säkerhet och kundbemötande. Exempel på utvecklings- och kvalitetsarbete som har pågått under året: Framtagandet av en tjänstekatalog LEAN-projekt barnomsorgsprocessen Kartläggning av utvecklingsbehov i stödet inom ekonomiprocessen Processutveckling inom dokument- och ärendehanteringsleveranserna till IFO Kommunövergripande dokumenthanteringsprojekt Test och förberedelser inför införande av digitala handlingar till de förtroendevalda Kvalitetsförbättring av mallar till nämndhandlingar Kartläggning och utveckling av kommunens IT-system inkl. supportprocessen Nya arbetssätt på specialistenheten och informationsenheten Projektledning av den nya Insidan För att kunna leva upp till uppdraget i ägardirektiv och affärsidé kommer Stöd & Process att fokusera på följande frågor under 2013: Ta fram nya nyckeltal som styr på effektivitet och kvalitet utifrån ett kundperspektiv Göra en pris- och kostnadsanalys inom samtliga processer Utveckla och kvalitetssäkra ekonomienhetens processer
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 3 Utveckla registratorsfunktionen i samarbete med processägare och kunder Ta fram en bemötandehandbok Utvärdera tjänstekatalogen hos kunderna Leda projektet med en ny Insida Leda kommunens dokumenthanteringsprojekt Delta i ett nationellt projekt om införandet av e-arkivering Under 2012 har bygglov och miljö- och hälsoskyddsfrågor implementerats med framgång i Väsby Direkt. Under 2013 kommer arbetet med att implementera övriga verksamheter i Väsby Direkt att fortsätta. Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott godkänner verksamhetsberättelsen för 2012 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens allmänna utskott godkänner verksamhetsberättelsen för 2012 och överlämnar den till kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 4 2 Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. med Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd, - HÖK - 12 (KS/2011:373) Sveriges Kommuner och Landsting och Arbetsgivarförbundet Pacta träffade den 26 september 2012 Huvudöverenskommelse, HÖK 1, med Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd. Innehållet i Huvudöverenskommelse HÖK 12 i korthet: Löneavtalet Löneöversyn sker per den 1 april 2012 med ett garanterat utfall på 4,2 % 2013 garanteras ett utfall bestående av vad som är lönenormen för tjänstemän inom den internationellt konkurrensutsatta sektorn. Fastställs av centrala parter. 2014 och 2015 är avtalet sifferlöst, med möjlighet till uppsägning inför 2015. Ändringar i likhet med de som avtalats med övriga avtalsområden från 2012-10-01, med några undantag Förhandlingsskyldigheten enligt MBL angående provanställningar har utgått och provanställningen är numera möjlig att bryta i förtid. Efterbehandlingsbestämmelsen har ersatts med att en arbetstagare har rätt till ledighet med bibehållen lön för förstagångsbesök hos läkare vid akut sjukdom eller olycksfall om det är nödvändigt att besöket sker på arbetstid. En varseltid på tre månader har införts vid anmälan om föräldraledighet. En kollektivavtalsreglering har införts som kompletterar LAS och innebär att tidsbegränsade anställningar övergår till tillsvidareanställning när en arbetstagare har haft såväl en allmän visstidsanställning (AVA) som vikariat i sammanlagt 3 år under en 5- årsperiod. Gäller från 2013-03-01. Tidsbegränsade anställningar som är avsedda att pågå längre tid än 3 månader är möjliga att säga upp med 1 månads uppsägningstid för såväl arbetsgivaren som arbetstagaren. De särskilda ersättningarna räknas upp med 2,6 % från och med 2012-09-01.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 5 Bilaga M För att lärare ska få lön under jul.-, sport- eller påsklov krävs att han eller hon återgår i arbete minst 7 kalenderdagar innan lovet. Gäller fr.o.m. 2014-07-01. Övrigt En ny anställningsform införs för nyexaminerade lärare/förskollärare under introduktionsperioden, legitimationsgrundande anställning. Partsgemensamt arbete kommer att ske - kring individuell och differentierad lön - kring lärarnas arbetssituation och arbetstid - med framtagande av frågor och svar kring avtalet Förtroende skapande arbete, en speciell underbilaga till centrala protokollsanteckningar, bilaga 4 a, som tar upp vad man gemensamt är överens om för att förbättra resultaten i svensk skola. 1. Kommunstyrelsens allmänna utskott antar bestämmelserna enligt Huvudöverenskommelsen- HÖK 12 med Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd för tillämpning i kommunen fr.o.m. 2012-05-01 - - 2016-03-31. 2. Lokalt kollektivavtal - LOK 12 tecknas i enlighet med det centrala förhandlingsprotokollet efter framställan från respektive riksorganisation. 1. Kommunstyrelsens allmänna utskott antar bestämmelserna enligt Huvudöverenskommelsen- HÖK 12 med Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd för tillämpning i kommunen fr.o.m. 2012-05-01 - - 2016-03-31. 2. Lokalt kollektivavtal - LOK 12 tecknas i enlighet med det centrala förhandlingsprotokollet efter framställan från respektive riksorganisation.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 6 3 Heltid en rättighet - deltid en möjlighet (KS/2011:306) Kommunstyrelsen har i flerårsplan 2012 2014 ett uppdrag att utreda förutsättningarna för heltidstjänster för personal anställd i kommunen. Ärendet har tagits upp i Kommunstyrelsens allmänna utskott vid flera tillfällen senast den 18 april 2012. Då fastslogs att kommunledningskontoret, för att komma vidare i ärendet, skulle göra en undersökning av hur några privata utförare ställde sig till frågan om att erbjuda heltidstjänster. Under hösten har försök med önskescheman ägt rum på några av kommunens enheter. Önskescheman är en arbetstidsmodell, som används på de flesta ställen, där man erbjuder ökad sysselsättningsgrad eller heltidstjänster. En presentation av undersökningen och försöket med önskescheman lämnas vid sammanträdet.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 7 4 Växthuset - en kurs i personlig utveckling och ledarskap (KS/2013:118) I kommunen har vi under en längre period jobbat med kompetensanpassning och kompetensutveckling för att kunna möta vår värld av idag och den värld vi kommer att möta imorgon. Vi har kommit långt inom många områden och nu är det även dags att ta nästa steg för våra chefer och ledare. I vår bas har vi introduktionsprogram för våra nya chefer, vi har stödsystem och forum för vår utveckling och ute vid varje enhet finns program för individuell utveckling. Tanken är att Växthuset ska komplettera vår modell om en utvecklande arbetsplats. Utbildningen är tänkt att vara återkommande och skall ses som en möjlighet att utveckla redan befintliga chefer och nyckelpersoner i organisationen men även vara ett sätt att jobba med individuella utvecklingsplaner. Utbildningen är koncernövergripande och även närliggande kommuner har erbjudits att delta, vilket bidrar till en bättre dynamik.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 8 6 Verksamhetsplan och budget 2013 - finskt förvaltningsområde (KS/2013:23) Den 1 januari 2010 trädde lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk i kraft. Upplands Väsby kommun har nu i tre år tillhört det finska förvaltningsområdet. Detta innebär att det finska språket ska främjas och skyddas i kommunen och att Väsbybor har rätt att använda finska i kontakter med kommunen. Kommunen får ett statsbidrag för de merkostnader som uppkommer med anledning av de rättigheter som enskilda har enligt lagen och för att stödja användningen av finska. Statsbidraget består av ett grundbelopp som regeringen beslutar om varje år. 2013 får Upplands Väsby kommun 660 000 kronor i grundbelopp, samma belopp som 2012. Kommunen är skyldig att varje år lämna en ekonomisk redovisning av vad medlen har använts till. 2012 använde kommunen hela statsbidraget plus den kvarstående andelen från 2011, 82 482 kronor, totalt 742 842 kronor. En detaljerad redovisning av det använda statsbidraget framgår i bilagan Redovisning av statsbidrag för arbetet med nationella minoriteter och minoritetsspråk 2012. Fokus för arbetet med det finska förvaltningsområdet kommer i år att ligga på att vidareutveckla det interna arbetet i kommunen med målet att öka medvetenheten om att kommunen tillhör förvaltningsområdet och vad detta innebär för skyldigheter för kommunen. En viktig del kommer att vara att föra in arbetet i den ordinarie verksamheten. En policy för arbetet med nationella minoriteter i Upplands Väsby kommun ska tas fram under 2013. Policyn kommer att sändas på remiss till samtliga nämnder och övriga berörda för att få en bred förankring och process kring dessa frågor. Efter att kommunfullmäktige fastställt den kommer den att presenteras för samtliga nämnder och kontor. En annan satsning är att göra en uppdaterad kartläggning av de nationella minoriteternas behov. Planen är att utforma en fördjupad enkät som är riktad till den finskspråkiga minoriteten i kommunen. I bilagan Verksamhetsplan och budget 2013 finskt förvaltningsområde redovisas samtliga aktiviteter som planeras för 2013 och kostnaderna för dessa. Förslaget till verksamhetsplan och budget för 2013 för det finska förvaltningsområdet fastställs.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 9 Förslaget till verksamhetsplan och budget för 2013 för det finska förvaltningsområdet fastställs.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 10 7 Personskade- och tillbudsrapportering presentation av statistik (KS/2010:233) Sedan hösten 2010 har kommunen en e-tjänst för rapportering av personskador och tillbud. Tjänsten finns tillgänglig på kommunens interna hemsida, Insidan. Syftet med tjänsten är att öka kunskapen om vilka skador och tillbud som sker för att därigenom få underlag för förebyggande insatser. Det är obligatoriskt för alla kommunens verksamheter att rapportera personskador och tillbud i tjänsten. E-tjänsten är skapad i kommunens ärendehanteringsprogram LEX, där uppgifterna som rapporteras in lagras. Från LEX hämtas statistik som är indelad gruppvis beroende på typ av verksamhet. Nytt fr.o.m. i år är att statistiken presenteras med hjälp av kommunens presentationsverktyg Qlikview som samtliga chefer har tillgång till. Vid mötet presenterar kommunens statistiker Linnéa Askling statistik över inrapporterade personskador och tillbud med hjälp av Qlikview. Beslutet skickas till: Samtliga kontorschefer
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 11 8 Information om 113 13 - Sveriges nya informationsnummer (KS/2013:122) Den 11 mars 2013 lanseras ett nytt nationellt informationsnummer i Sverige 113 13. Bakgrunden till numret är ett regeringsuppdrag där SOS Alarm har tilldelats uppdraget att i samverkan med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och andra aktörer ta fram ett nationellt informationsnummer som ska vara ett stöd för både kommuner, landsting, länsstyrelser och statliga myndigheter och allmänhet vid allvarliga olyckor och kriser i samhället. Man kan ringa numret för att få information, men även för att lämna information om en pågående händelse. Tjänsten ska också kunna avlasta nödnumret 112. Informationsnumret 113 13 ska vara tillgängligt dygnet runt. Övriga nummer som är vikta åt samhällsviktiga funktioner påverkas inte av det nya informationsnumret. 112 nödnummer att ringa vid fara för liv, egendom och miljö. 114 14 Polisens nummer för icke akuta ärenden 1177 sjukvårdsrådgivning 113 13 informationsnummer vid olyckor och kriser Informationen noteras till protokollet Informationen noteras till protokollet
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2013-02-27 12 9 Systematisk omvärldsanalys (KS/2013:102) Den systematiska omvärldsanalys är en del i kommunens ledningssystem precis som målstyrning, kvalitetsarbetet och miljöledningssystemet. Ledningssystemet ser till att kommunfullmäktiges mål uppfylls i praktiken. Med omvärldsanalysen skapar vi en handlingsberedskap för de förändringar som sker i omvärlden. Med omvärldsanalysen som en del av beslutsunderlagen fattar vi väl underbyggda beslut. Maria Lindeberg, omvärldsanalyskoordinator, berättar om kommunens systematiska omvärldsanalys. Ärendet bordläggs och behandlas på nästkommande sammanträde.