Datum Dnr Sid 2015-06-02 KS 2015-464, 055 1 (8) Upphandlingskontrakt avseende minnesgåva i form av presentkort Avtal/Upphandlingskontrakt Efter parternas underskrift gäller detta avtal som upphandlingskontrakt enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Avtalets ikraftträdande gäller under förutsättning att överprövning ej begärs av fattat tilldelningsbeslut i ärendet. Parter Denna dag har följande avtal träffats mellan A. Östhammars kommun, org.nr. 212000-0290, ( Kommunen ),Box 66, 742 21 Östhammar och B. [Företagets fullständiga firma], org.nr. [######-####] ( Leverantören ), [adress]. Kommunen och Leverantören är såväl före som efter Avtalets ingående självständiga parter och Avtal innebär inte att något anställningsförhållande eller annat vidare samarbete än vad som uttryckligen framgår av Avtalet tillkommit mellan parterna. Avtalsbilagor Avtalet består av detta Avtal jämte tillhörande bilagor samt övriga nedan angivna handlingar. Om handlingarna innehåller oklarheter eller uppgifter som strider mot varandra ska handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. Tillägg till och ändringar i Avtalet 2. Detta Avtal, jämte tillhörande bilagor a. Prisbilaga 3. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag 5. Eventuella kompletteringar till anbud 6. Leverantörens lämnade anbud För det fall Leverantören har och/eller tillämpar några Allmänna villkor eller motsvarande har dessa avvisats av Kommunen innebärande att parterna genom detta Avtal uttryckligen avtalat bort samtliga sådana. Omfattning Leverantören åtar sig att för Kommunen leverera presentkort i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag (Minnesgåva i form av presentkort/ KS 2015-464, 055) som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. Avtalstid Detta Avtal gäller från och med Avtalstecknandet och fram till och med 2017-08-31. Vid avtalsperiodens utgång upphör Avtalet att gälla utan föregående uppsägning såvida ej förlängning sker. Kommunen äger rätt, men är inte skyldig, att förlänga Avtalet på oförändrade villkor under högst två (2) år. Avser Kommunen att förlänga Avtalet ska Kommunen skriftligen meddela detta, innan avtalet annars upphör att gälla, till Leverantören. Leverantören ska bedriva full verksamhet från och med avtalstecknandet. Postadress Besöksadress/Reg.office Telefon Telefax Organisationsnummer Bankgiro Box 66 Stångörsgatan 10 Nat 0173-860 00 Nat 0173-129 60 212000-0290 233-1361 Fakturaadress 742 21Östhammar Int +46 173 860 00 Int +46 173 129 60 V.A.T. No Box 106 www.osthammar.se E-post SE212000029001 742 21 Östhammar kommunen@osthammar.se
2 (8) Detta Avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. För Östhammars kommun För Leverantören Östhammar 2015- - Ort: 2015- - Underskrift Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande
3 (8) Kravspecifikation/Utförande Presentkortet ska uppfylla samtliga krav nedan: Butiker Leverantören ska kunna leverera presentkort från minst en butik per presentkortskategori nedan. Butiken ska typiskt sett sälja varor inom respektive presentkategori. Med butik menas en enskild butik eller en kedja av butiker där den anställde kan lösa in leverantörens presentkort. Som butik räknas även en icke-fysisk butik i vilken presentkortet kan lösas in via internet. 1. Guld och smycken. Exempelvis ringar, halsband, armband. 2. Glas och porslin. Exempelvis vaser, serviser, matsilver. 3. Resor. Exempelvis weekendpaket med flyg och hotell, kryssningar. 4. Upplevelser. Exempelvis konsert/teaterbiljetter, äventyrsaktiviteter och andra upplevelser. 5. Hus och hem. Exempelvis möbler, textilier, byggmaterial. 6. Data och elektronik. Exempelvis datorer, hörlurar, filmer. Kan leverantören erbjuda ytterligare presentkortskategorier, än de som angivits ovan, finns det inget hinder från gåvomottagaren att utnyttja presentkortet även för dessa presentkortskategorier. Utformning Fysiska presentkort efterfrågas, det vill säga inte presentkort via e-post, SMS eller liknande. Anpassning Presentkortets utseende ska kunna anpassas så att följande finns på presentkortet: - Östhammar kommuns logotyp - En meddelandetext/hälsningsfras som anges av Östhammars kommun Leverantören ska, utan extra kostnad, lämna korrektur och i övrigt vara behjälplig vid utformningen av presentkortet. Förpackning Varje presentkort ska levereras i ett exklusivt kuvert, presentbox eller annan förpackning som lämpar sig som omslag för en gåva. Presentkortets värde Värdet på presentkort som ska köpas som minnesgåva är förnärvarande 15 % av gällande prisbasbelopp, vilket för 2015 blir ca 6 675 kr. Värdet på dessa presentkort kan komma att justeras som en följd av att prisbasbeloppets värde justeras, eller av andra anledningar. Det bör inte vara nödvändigt att avrunda presentkortets värde, men en avrundning till närmaste hundralapp accepteras. Leverans Presentkorten ska levereras fritt till kommunhuset i Östhammar vid överenskommen tidpunkt. Kommunen vill ha leveransen i god tid innan jubileumssammankomsten som hålls årligen i december månad.
4 (8) Giltighetstid Samtliga presentkort ska vara giltiga minst 1 år från beställning Övrigt Den anställde ska inte beläggas med några avgifter. Den anställde ska kunna använda hela presentkortets värde. Webbplats Leverantören ska tillhandahålla en webbplats på vilken det är möjligt för den anställde att se i vilka butiker presentkortet är giltigt. Anbudsgivaren ska i anbudet ange en länk till webbplatsen. Anpassning av utbud Det ska vara möjligt att anpassa/begränsa utbudet på webbplatsen så att eventuella butiker som beställaren bedömer som mindre lämpliga inte ingår i den anställdes val av butiker. Elektronisk handel Östhammars kommun arbetar aktivt för att effektivisera handelsprocessen genom införandet av det elektroniska inköpssystemet Raindance. Ambitionen är att bli effektivare, minimera antalet papperstransaktioner och bidra till en bättre miljö. Leverantören hantera order/fakturering enligt bilaga (anges utifrån anbud) Order Kommunens beställare ska ha möjlighet att lägga order via e-inköpssystemet Raindance som skickas elektroniskt till leverantören. I orden kommer den information framgå som är nödvändig för att orden ska vara komplett. Fakturering All fakturering ska ske med elektronisk faktura i formatet Svefaktura, alternativt via webbportal som tillhandahålls av Östhammars kommun (där leverantörerna kostnadsfritt och utan systemkrav kan skapa elektroniska fakturor). Faktura ska förutom lagkrav på faktura innehålla information om inköpsordernummer enligt den order och det format (INÅÅMMDD-löpnummer) som skickats via e-inköpssystemet Raindance. Pris Pris anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Pris per presentkort anges enligt prisbilaga (bilaga 3). Beställningsrutiner Beställning av antal presentkort sker i god tid innan uppvakningstillfället, i december månad, enligt överenskommelse med beställaren. Förändring av sortiment Om avtalad produkt utgår ur leverantörens sortiment ska produkten ersättas med en produkt som överensstämmer med ursprunglig kravspecifikation i underlaget i upphandlingen till samma pris. Alla ändringar på produkter ska godkännas av beställaren skriftligen innan byte får ske.
5 (8) Statistik Vid behov ska köparen skriftligen erhålla uppgift över fakturerade leveranser som utförts under det gångna året. Motsvarande uppgifter ska köparen även erhålla vid avtalets upphörande. Uppgiften ska vara köparen tillhanda senast en månad efter nämnda datum eller efter avtalets upphörande. Uppgifter ska överlämnas i Excel-format.
6 (8) Allmänna kontraktsvillkor för leverans av varor till Östhammars kommun 1 Upphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Efter att Östhammars kommun genomfört upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling har Kommunen och Leverantören träffat ett avtal innebärande att Leverantören förbundit sig att på de villkor som anges i detta Avtal till Kommunen sälja varor inklusive eventuella tjänster ( Varan ). Leverantören har förklarat sig ha all erforderlig kunskap och alla erforderliga resurser för att leverera Varan. 2 Parternas åtagande Leverantören åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med givet anbud. Kommunen åtar sig att, på de villkor som anges i detta avtal, till Leverantören betala för levererade och godkända Varor. Parterna åtar sig att ansvara för att de som undertecknar beställningar, tilläggsavtal etc. har erforderlig behörighet. 3 Förbehåll Oberoende av detta Avtal äger Kommunen alltid rätt att beställa Varor, som detta Avtal omfattar där Leverantören inte kan tillgodose Kommunens behov, från annan leverantör. 4 Uppdragets genomförande Leverantören ska leverera varor enligt detta Avtal med största omsorg, enligt överenskommen specifikation och tidsplan samt på ett i övrigt fackmannamässigt sätt. 5 Pris Leverantören äger rätt till betalning för levererade och av Kommunen godkända Varor enligt överenskommet pris. Priset för leveranser anges i separat prisbilaga. Fast pris gäller under hela avtalsperioden, inkl ev. förlängningsår. Samtliga kostnader relaterade till emballage ska ingå. 6 Leverans Vid varje beställning skall mellan parterna överenskommas en avtalad leveransdag. Leverans skall anses försenad om leveransen inträffar senare än avtalad leveranstid. Om inte annat anges ska produkten levereras fritt till kommunens adress: Östhammars kommun, Box 66 (alt. Stångörsgatan 10), 742 21 Östhammar. 7 Försäkringar Leverantören skall ha och under hela avtalstiden vidmakthålla produkt- och allmän ansvarsförsäkring. Intyg om gällande försäkring insändes på beställarens begäran. 8 Fakturering På fakturan ska tydligt framgå levererad vara, mängd, á-pris, leveransställe samt avtalets diarienr. Är fakturan inte specificerad ska en följesedel medfölja fakturan. Fakturerings- och expeditionsavgifter får inte debiteras. Betalning för av Kommunen mottagen och godkänd faktura ska erläggas inom 30 dagar efter mottagen faktura. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till ränta enligt räntelagen (1975:635) på fakturerat ostridigt belopp. För det fall Kommunen helt eller till någon del inte anser sig betalningsskyldig enligt fakturan äger Kommunen rätt att innehålla det omstridda beloppet. För det fall parterna är oense endast om viss del av det fakturerade beloppet ska Kommunen erlägga betalning med det ostridiga beloppet inom den i angivna tiden ovan. Faktura skickas månatligen till följande adress: Östhammars kommun, Box 106, 742 21 Östhammar. Referensnr ZZ ska alltid anges på fakturan. 9 Underleverantörer Leverantören får endast anlita underleverantör att genomföra hela eller viss del av uppdraget efter Kommunens uttryckliga och skriftliga godkännande såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter är av rutinmässig art eller av mindre betydelse för uppdraget. Om underleverantör anlitats ansvarar Leve-
7 (8) rantören alltid gentemot Kommunen för underleverantören som för Leverantörens egen del enligt detta Avtal. 10 Meddelanden/Kontaktpersoner Samtliga Meddelanden mellan parterna för detta Avtal ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser. För Kommunen: Östhammars kommun Att: Box 66 742 21 Östhammar Telefonnummer: 0173-86 e-postadress: @osthammar.se För Leverantören: Att: Adress: Telefonnummer: e-postadress: 11 Överlåtelse av avtalet Leverantören äger inte rätt att utan Kommunens skriftliga medgivande helt eller delvis överlåta Avtalet till någon tredje part. Leverantören äger inte utan kommunens föregående skriftliga tillåtelse överlåta fordringar eller andra anspråk (inklusive bland annat krav på skadestånd) hänförliga till detta Avtal till någon tredje part. 12 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta Avtal ska för att vara giltiga vara skriftliga och undertecknade av för respektive parts behörig(a) person(er). 13 Force Majeure Part ska vara befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra åtaganden enligt detta Avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet(er) utanför parts kontroll som förhindrar parts fullgörande av åtaganden enligt Avtalet. Omständigheter som befriar part från fullgörande av åtaganden enligt detta Avtal ska bland annat vara krig eller krigsfara, uppror eller upplopp, mobilisering, eller oförutsedda militärinkallelser av större omfattning, rekvisition, terrorism, omfattande brand eller översvämning, valutarestriktioner, arbetsmarknadskonflikt där inte part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt samt ändrade anslag eller direktiv från statsmakterna. För att vara befriad från påföljd åligger det den part vars fullgörande hindras att snarast skriftligen Meddela den andra parten om hindret. Förhindrad part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av hindret samt återuppta fullgörandet av åtaganden som förhindrats så snart detta praktiskt kan ske. Då förhindret pågått i mer än trettio (30) dagar äger den part vars åtaganden inte varit förhindrade rätt att omedelbart skriftligen säga upp avtalet helt eller till de delar vars fullgörande varit förhindrade med iakttagande av en (1) månads uppsägningstid. 14 Skadestånd Har Kommunen sagt upp avtalet enligt 16 eller hävt Avtalet enligt 17 äger Kommunen rätt till skadestånd motsvarande samtliga Kommunens kostnader i samband med uppsägning eller hävning. Har Leverantören sagt upp eller hävt Avtalet till följd av att Kommunen i väsentligt hänseende brutit mot Avtalet äger Leverantören rätt till skadestånd för liden skada högst uppgående till det negativa kontraktsintresset. Krav på skadestånd ska ha meddelats Kommunen inom ett (1) år från att Avtalet
8 (8) upphört att gälla mellan parterna vid äventyr av att Leverantören därefter inte längre äger göra gällande några krav på skadestånd hänförligt till Avtalet. 15 Prevision Kommunen har med skatteverket avtalat om ett förebyggande samarbete, som benämns prevision. Prevision innebär att samtliga entreprenörer, i alla led, som kommer att delta i kommande avtal ska kontrolleras med avseende på registrering av mervärdeskatt, arbetsgivaravgifter, innehav av F-skatt samt eventuella skatteskulder. Leverantören ska ansvara för att denna kontroll kan genomföras. 16 Uppsägning Anser part att den andra parten inte tillfredställande fullgör sina åtaganden enligt Avtalet ska den missnöjde parten skriftligen meddela den andra parten detta med angivande av på vilket/vilka sätt part anser att den andra parten inte fullgör/fullgjort sina åtaganden enligt Avtalet. Den andra parten äger då snarast, dock senast inom fyra (4) veckor från att sådant meddelande mottagits, vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden äger den missnöjde parten omedelbart säga upp Avtalet i förtid med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning av Avtalet ska för att vara giltig ske i Meddelande till den andra parten. Förutom vad som anges i stycket ovan äger Kommunen alltid rätt att omedelbart säga upp Avtalet och/eller avrop enligt Avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid om 1. Leverantören väsentligt misskött avrop 2. Leverantören brutit mot Avtalet 3. Leverantören inleder ackordförfarande, försätts i likvidation eller konkurs eller eljest kan antas vara på obestånd 4. väsentlig förändring vidtagits eller kommer att vidtas avseende Kommunens organisation Kommunen äger rätt att under uppsägningstiden beställa Varor från annan leverantör. Har Kommunen sagt upp Avtalet ska Leverantören redovisa samtliga levererade Varor enligt Avtalet i en slutrapport till Kommunen. 17 Hävning Part äger rätt att omedelbart häva Avtalet om den andra parten i väsentligt hänseende brutit mot Avtalet. Part äger vidare rätt att omedelbart häva enskilt/enskilda avrop om den andra parten i väsentligt hänseende brutit mot vad som överenskommits om visst avrop. Hävning av Avtalet och/eller avrop ska för att vara giltig ske i skriftligt meddelande till den andra parten. Utöver vad som anges i stycket ovan äger Kommunen alltid rätt att omedelbart häva Avtalet om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter inte varit av oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av detta Avtal. 18 Omförhandling Part äger rätt att kalla till omförhandling om förutsättningarna för avtalets innehåll väsentligt förändrats. 19 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta Avtal och därmed sammanhängande frågor ska avgöras av svensk allmän domstol på Kommunens hemort med tillämpning av svensk rätt. 20 Särskilda villkor och sociala krav Leverantören får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, trosbekännelse, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Leverantören ska följa de deklarationer och konventioner som undertecknats av Sverige inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt och miljöhänsyn.