Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 1 Tid Torsdag 13.3.2014 kl. 16.30-18.30 Plats Botniahallen DELTAGARE Erkki Peltonen Marcus Beijar Lena Granholm Virva Hirvi-Nevala Anette Häggdahl Mika Mäkisalo Mikael Vironen Leena Ollila Päivi Tuominen ordförande viceordförande ledamot ledamot ledamot ledamot ledamot direktör sekreterare Erkki Peltonen Päivi Tuominen Underskrifter Ordförande sekreterare JUSTERING AV Plats och tid: / 2014 PROTOKOLLET Utses att Justera Anette Häggdahl Virva Hirvi-Nevala PROTOKOLLET OMFATTAR Paragrafer: Sammanlagt Sidor 4-8 5 13 PROTOKOLLET Plats och tid: Botniahallen FRAMLAGT TILL PÅSEENDE Bevittnar Utdragets riktighet bestyrker Besvärsanvisning som bilaga
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 2 Ärenden Sida Sammanträdets laglighet Protokollsjusterare 4 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN... 3 5 SAMKOMMUNENS BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR RÄKENSKAPSÅRET 2013... 4 6 BEHANDLING AV RESULTATET FÖR RÄKENSKAPSPERIODEN 2013... 11 7 GRUNDKAPITAL 1.1.2014... 12 8 ÖVRIGA ÄRENDEN... 13
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 3 4 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Den till kallelsen bifogade föredragningslistan godkänns. Beslut Godkändes med tillägget Expo Österbottens brev och anskaffning av teleskopläktare.
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 4 5 SAMKOMMUNENS BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR RÄKENSKAPSÅRET 2013 Ekonomichef PTu Bokslutet och verksamhetsberättelsen 2013 (Bilaga) Samkommunens syfte är att främja och utveckla idrottsverksamheten inom sitt verksamhetsområde. För förverkligande av sitt syfte äger och besitter samkommunen i anslutning till sitt verksamhetsområde verksamhetsutrymmen och markområden eller till dessas förvaltning anslutna aktier. Dessutom kan samkommunen bedriva service- och konsultverksamhet i anslutning till sitt verksamhetsområde, mäss- och kongressverksamhet samt kultur- och fritidsverksamhet. Samkommunens verksamhet och investeringar styrs av visioner som personalen och samkommunsstyrelsen tillsammans har uppgjort för åren 2009-2013: Vasaregionens Arenor är ledande serviceproducent bland områdets idrotts- och multiaktivitetsarenor. Botniahallen är: Hela folkets idrotts- och välmåendecenter Ledande producent och utvecklare av arbetshälsotjänster för områdets företag Tränings- och testningscenter inom idrotten samt tränings- och evenemangsarena inom toppidrotten Mångsidig mäss-, konsert- och evenemangshall. Vaasa Arena är: Österbottens ledande tävlings- och träningscenter för mångsidig issport samt en fungerande konsert- och evenemangsplats. Samma visioner har godkänts att gälla fram till slutet av år 2015. Centrala händelser under verksamhetsåret 2013 Vidareutvecklande av friskvårdscentrets verksamhet
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 5 Botniahallens friskvårdsverksamhet har utvecklats och serviceutbudet har blivit mångsidigare och mera känt. Att ordna tyky- och rekreationsdagar för företag samt att få den stora motionerande massan till Botniahallen har visat sig vara ett lyckat drag för att öka hallanvändningen. Det ger inkomster under dagtid och utanför den s.k. idrottssäsongen. Även en satsning på enskilda hälsomotionärer året runt är för oss en möjlighet att öka det framtida besökarantalet. I samarbete med båda kommunernas pensionärsföreningar har en till seniorerna riktad välmåendedag utvecklats, vars mål är att också få de allt flera och aktivare seniorerna att bli användare av hallen. Friskvårdscentrets produkturval har utvecklats hela tiden med idrottsservice för enskilda hälsomotionärer. Produkturvalet i Botniahllens kafé utvecklas i samarbete med kunderna i hälsofrämjande riktning. De större evenemangen sköts fortsättningsvis av restauratören i Botniahallen. En del företag har redan velat ha en egen ledd motionsgrupp för sin personal, antingen i hallen eller i egna lokaler. Olika testningar och idrottstjänster för idrottsföreningar har ökat hela tiden. Hösten 2013 fick vi ansvar för fysikträningen för VIFK:s herrepresentationslag under hela säsongen. Den här typen av kunnande ger mervärde åt hallen och tilläggsservice för Botniahallens och Vaasa Arenas brukarkår. Vaasa Arenas nya träningshall kommer att inrymma omklädningsrum och en gymnastiksal, som öppnar nya möjligheter för tyky- och idrottstjänster och gör det också lättare för idrottsföreningarna att ordna kompletterande träningar där. Gymnastiksalen kommer också att göras till allaktivitetsutrymme, som kan användas för olika evenemang och företagstillställningar i samarbete med restaurangen. Samkommunens förmän och ledning har under åren 2012-2013 deltagit i arbetshandledning som pilotgrupp. Vi koncentrerade oss i synnerhet på att i våra egna arbetsuppgifter och sätt hitta de viktigaste och mest resultatgivande samt satsa på dem. Förmansgruppens inbördes verksamhet sammansvetsades i en tid som präglas av ökande yttre utmaningar och försämrad ekonomi i kommunerna.
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 6 Konkurrensen ökar och nya funktioner bör fördomsfritt övervägas och kvaliteten för de redan befintliga utvecklas ytterligare. Arbetshandledningsutbildningen ledde till att organisationsmodellen ändrades i samband med att försäljningssekreterarplatsen blev ledig och uppgiftsbeskrivningar sammanslogs så att var och en på ett ännu bättre sätt ska hitta sina bästa styrkeområden. På så sätt löper arbetena möjligast effektivt och var och en koncentrerar sig ännu bättre på de rätta sakerna. Ändring av samkommunen Vasaregionens Arenors externa framtoning Samkommunens styrelse ansåg det vara viktigt att ändra den externa framtoningen och fattade ett beslut om att man i samband med förnyandet av webbsidorna också ska förnya logon. Samkommunens framtoning ändrades så att den mera liknar Vasaregionens externa framtoning, för att broschyrmaterialet m.m. ska vara enhetligare. Det är viktigt, eftersom vi medverkar i regionens gemensamma broschyrer och vid marknadsföringsevenemang. Samkommunens logor gav ett stelt intryck och det var svårt att gestalta hierarkin, eftersom det fanns flera logor. I samband med att framtoningen förnyades beslöts att främst används enbart logon för Vasaregionens Arenor, och den lättades upp, men igenkänningsfaktorn bevarades. Logon har nu exakt samma färg som Vasa stads och Vasaregionens logor, d.v.s. orange. De nya webbsidorna öppnades 1.1.2014. Vi har också förnyat blanketter och broschyrmaterial. Vaasa Arenas utvidgningsplaner Vasaregionens Arenor samkommun framlade i budgeten 2012 ett förslag för ägarkommunerna om att en grundlig renovering och utbyggnad av Vaasa Arena tas med i kommunernas investeringsprogram enligt den projektplan som Lakea Oy uppgjort. Vasa stad beviljade totalt 3 miljoner euro för år 2013 för en tredje träningsis. Korsholms kommun deltar inte i kostnaderna för byggande av träningsisen. Undervisningsministeriet beviljade våren 2013 projektet ett statsunderstöd på 750 000 euro, varvid Vasa stad minskade i motsvarande mån investeringsanslaget som reserverats för finansieringen av projektet. Arbetena
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 7 kunde inledas i augusti 2013 och utvidgningen blir färdig i maj 2014. Investeringsanslaget på 4,9 miljoner euro för sanering och utvidgning av tävlingshallen som beviljats för år 2015 flyttades vid budgetbehandlingen i båda kommunerna till år 2017. I december 2013 fick vi veta att Sport kommer att ansöka om en ligaplats som eventuellt blir ledig i ishockeyligan. Det visade sig att förhållandena i Vaasa Arena inte uppfyller licenskraven vad gäller läktarplatserna, och därför lät vi i skyndsam ordning uppgöra planer för tilläggsplatser. Hockey-Team Vaasan Sport Oy har på egen bekostnad förnyat hela restaurangens framtoning och inredning. Vaasa Arenas varu-/invahiss förnyades sommaren 2013 med egen avskrivningsfinansiering. Botnia Horse Arena Kommunerna beslutade 2010 om genomförande av Vasaregionens hästsportscenter i området Tölby-Vikby som ett samarbete mellan kommunerna och en företagargrupp följande: Hästsportscentrets totalkostnadsberäkning är 6,18 miljoner euro, av vilket kommunernas andel är 4,46 miljoner euro och andelen privat och annan finansiering är 1,72 miljoner euro. Vasa och Korsholm låter bygga hovspåret, huvudläktaren, vägförbindelsen och de allmänna områdena. Kostnadsberäkningen för detta är 2,66 miljoner euro, av vilket Vasas andel är 76,3 % och Korsholms 23,7 %. Samkommunen Vasaregionens idrottshallar är huvudman för hästsportscentret. Projektet genomförs åren 2011-2013. Projektet övergick i och med det ändrade grundavtalet 25.2.2011 till samkommunen. I intentionsavtalet mellan kommunerna och manegeföretagaren har överenskommits att den privata företagaren Vasanejdens Ridcenter Ab låter bygga en manege på området och minst 40 stallplatser med behövliga övriga utrymmen. Flera hyresförhandlingar har förts med ägarkommunerna, samkommunen och Vasanejdens Ridcenter Ab, men inget avtal har uppkommit. Intentionsavtalet var i kraft till slutet av år 2013, och ingen villighet till förlängning av avtalet yppade sig under den tiden.
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 8 Kommunerna har ingått ett intentionsavtal även med SÖH, som i framtiden kommer att ansvara för travverksamheten på området. SÖH har förbundit sig att betala 70 % av kostnaderna för travbaneverksamheten och att delta i talkoarbeten omfattande 3000 timmar på området och att delta i byggandet av utselningsboxar. Något avtal mellan samkommunen och SÖH har inte heller godkänts. Hindret för det här har varit oenighet om fördelningen av kostnaderna för travbaneverksamheten. Intentionsavtalet är i kraft till slutet av år 2013, och SÖH har uttryckt att de inte har möjligheter till ett avtal i likhet med intentionsavtalet. På området har gjorts en väg och ett parkeringsområde enligt planen, så att den privata aktören har haft kunna komma till området och bygga i enlighet med villkoren i intentionsavtalet. Vägbyggesentreprenadens framskridande medförde överraskande tilläggskostnader på grund av mängden sprängningar och massabyten. Det finns skillnader i synsättet gällande verifiering av mängden sprängningar mellan Destia Ab och samkommunen. Anslaget 2,66 miljoner euro som har beviljats hästsportscentret kommer inte att räcka till för genomförandet av projektet. Våren 2012 framgick det att det för projektet hade anvisats planeringspengar separat, vilka inte hade överförts till samkommunen. Det har också framgått att terrängstråkspengar enligt kommunernas beslut inte har räknats med i det anslag på 2,66 miljoner euro som beviljats för projektet. Trots de här posterna beräknades att behovet av tilläggsfinansiering är ca 3,5 miljoner euro utan indexhöjningar. På förslag av Vasa stads och Korsholms kommuns tjänstemannaledning beslutade samkommunens styrelse våren 2013 att planeringen av projektet i mera småskalig riktning fortsätter och att samkommunen gör ett förslag om fortsättning av projektet för budgetbehandlingen inför år 2015. I detta nu är byggandet på området avbrutet och endast nödvändiga på förhand överenskomna kostnader sköts. Landsbygdens EU-utvecklingsprojekt har inletts. I kommunerna behandlas bokslutet som bäst och bereds en ändring av samkommunens grundavtal. Enligt förslaget
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 9 sjunker Korsholms andel av Vaasa Arena till 16 % och hästsportscenterprojektet överförs i sin helhet till Korsholm. Vasas andel överförs till Vaasa Arenas utvidgningsprojekt och efter det är Vasas andel av Vaasa Arena 84 %. Nytt bokningssystem och Vasa stads ekonomiförvaltningssystem Eftersom vi hela tiden söker synergifördelar med ägarkommunerna, förde vi diskussioner med Vasa stads ekonomisektor om gemensamma verksamhetssätt gällande ekonomiförvaltning och faktureringsrutiner. Vasa stad förnyade hela redovisningssystemet från början av år 2013, och faktureringsmaterial som skapats i det gamla faktureringssystemet som i tiden skräddarsytts för oss kan inte överföras till bokföringen. Det enda alternativet var sålunda att byta boknings- och faktureringssystem till det webbaserade bokningssystemet som används av Vasa stads idrottsverk. Faktureringsmaterialet överförs nu via Vasa stads allmänna fakturering till kunderna, i slutet av året är det också möjligt att skicka nätfakturor. Året har för Vasa stads ekonomisektor varit fyllt av utmaningar, eftersom det nya ekonomiförvaltningssystemet inte har fungerat enligt förväntningarna. Vasa ämnar också byta system i början av år 2014. Avsikten var att det här skulle minska de s.k. rutinarbetena och ge mera tid för planering av framtiden. Hittills har rutinerna bara ökat och det har varit svårt att få tidsenliga rapporter. Det var också meningen att betalningsuppmaningarna i fortsättningen skulle skötas via Vasa stad. Detta har ännu inte förverkligats. I slutet av året fick vi äntligen åtkomst till ledningens rapporteringssystem Exreport och det blev möjligt att få rapporter om driftsekonomin och kontovisa rapporter. Ökad drillbarhet i posterna och möjlighet att flytta uppgifter för vidarebearbetning till excel är också fördelar i och med systemet. Förhoppningsvis kan också balansräkningen inbegripas i uppföljningen i och med det nya systemet. Ekonomisk utveckling Samkommunens ekonomi har tack vare ökad försäljning och inbesparingar i driftskostnaderna utvecklats positivt under de senaste åren. Stora företagsevenemang och
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 10 konserter, vilka tidigare har varit många fler, förverkligades inte heller nu. Saneringen av rörnätet och plattan i Vaasa Arenas tävlingshall som gjordes år 2013 hade en betydande spareffekt på elförbrukningen. Också att slutet av året var exceptionellt snöfattigt och varmt bidrog till kostnadsbesparingar, då ingen plogning behövdes. I Vaasa Arena har uppvärmningen skett med olja, men i början av december 2013 övergick man till fjärrvärme. Till detta användes delvis egen avskrivningsfinansiering. I Botniahallen har också energibesparande lösningar undersökts. I fråga om hallens inomhusbelysning är det möjligt att åstadkomma betydande inbesparingar med nya och moderna belysningslösningar. Eftersom besparingar ska sökas, fattades ett beslut på hösten om att utekonstgräset inte värms upp på grund av att bokningarna är få. En del av fotbollsföreningarna som använt Botniahallen gick över till privatägda Fennia Arena som öppnades hösten 2013. Det minskade antalet turer ställer Botniahallen inför utmaningar då det gäller fotbollens fortsättning, om ytterligare nya hallar och planer byggs. En del av turerna är fortfarande oanvända, varvid det inte torde finnas något behov av ytterligare hallar för fotboll. Kiistohallen har också meddelat att där finns lediga turer. Som helhet visar Botniahallens resultat ett överskott på 32 209, 68 euro, Vaasa Arena ett överskott på 68 181,43 euro och Botnia Horse Arena ett överskott på 32 235,35 euro. Hälstsportscentrets överskott beror huvudsakligen på det kalkylerade Leaderprojektstödet, som beviljats Vasaregionens Arenor samkommun för planering av en regional samarbetsmodell för Vasaregionens hästsportscenter. Totalt är överskottet i Vasaregionens Arenor samkommuns bokslut 132 626,46 euro. Styrelsen beslutar godkänna räkenskaperna, bokslutet och verksamhetsberättelsen för år 2013. Beslut Godkändes.
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 11 6 BEHANDLING AV RESULTATET FÖR RÄKENSKAPSPERIODEN 2013 Enligt 19 i det ändrade grundavtalet beslutar Samkommunens styrelse om åtgärder i anslutning till räkenskapsperiodens resultat. Resultatet för räkenskapsperioden 2013 var 132 626,46 och visade alltså överskott. Styrelsen beslutar att räkenskapsperiodens överskott ansluts till de föregående årens överskott. Beslut Godkändes.
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 12 7 GRUNDKAPITAL 1.1.2014 Ekonomichef PTu Samkommunens grundkapital har fördelats som medlemskommunernas andelar på det sätt som är bestämt i 10 huvudavtalet. Styrelsen för samkommunen fastställer grundkapitalet. Över medlemskommunernas grundkapitalsandelar skall en förtäckning föras och den specifieras i bilaga till balansräkningen separat för Botniahallen och Ishallen. Grundkapitalet bildas och fördelas enligt följande 1.1.2014: Vasa Botniahallen 1 167 276,72 Vaasa Arena 2 108 251,27 Botnia Horse Arena 2 030.000,00 5 305 527,99 68,65 % Korsholm Botniahallen 1 167 276,72 Vaasa Arena 625 796,47 Botnia Horse Arena 630 000,00 2 423 073,19 31,35 % Totalt 7 728 601,18 Styrelsen beslutar fastställa grundkapitalet per 1.1.2014. Beslut Godkändes.
Samkommunsstyrelsen 13.3.2014 13 6 ÖVRIGA ÄRENDEN Informationsärenden 1. Hockey-Team Vaasan Sport Oy steg till finska FM-ligan 2. Byggande av tilläggsplatser i Vaasa Arenas tävlingshall konkurrensutsatts i Hilma 3. Ändring av Vasaregionens Arenor Samkommuns grundavtal 4. Expo Österbottens brev om Österbottens Stormässa. 5. Anskaffningen av teleskopläktare som finns i budgeten 2014 är under arbete. 6. Utreds huruvida leasinghyresavtalet för Botniahallens restaurang kan upplösas och inlösning till samkommunen göras mitt under avtalsperioden. 7. Styrelsens utvecklingsdag hålls 13.6.2014 med början kl. 12. Antecknas till kännedom. Beslut Antecknades att Expo Österbottens brev inte föranleder vidare åtgärder, till övriga ärenden återkoms på följande möten.