Uppdrag från kommunstyrelsens arbetsutskott till kommunstyrelsen inför 2014-2016

Tjänsteskrivelse 2013-03-26 KS 2013.0048 Handläggare: Hans Lundell Kommunstyrelsen Uppdrag från kommunstyrelsens arbetsutskott till kommunstyrelsen inför 2014-2016 Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott har gått igenom planeringsförutsättningarna med samtliga nämnders presidier och förvaltningschefer inför mål och budget 2014-2016. Genomgångarna utmynnade i några ställningstaganden och ett antal uppgifter/frågor till nämnderna. Kommunstyrelsen har fått två generella och sex verksamhetsspecifika frågor/uppdrag. Kommunfullmäktige har fått två verksamhetsspecifika frågor. De generella avser fullmäktigemål och nämndmål, vilka per definition tillhör den politiska arenan, och därför lägger förvaltningen inte några förslag. De verksamhetsspecifika frågeställningarna har besvarats så långt det är görligt. Arbetsutskottet hade vidare bett kommunstyrelsen att beskriva åtgärder och konsekvenser av en neddragning av styrelsens ramar med 1.124 tkr. En reducering av kommunstyrelsens ramar i den storleksordningen har givetvis en negativ påverkan på styrelsens möjligheter att bedriva en proaktiv verksamhet. Styrelsens dubbla uppdrag, att dels svara för ledning och styrning och dels vara ett administrativt stöd till övriga nämnder, är båda vitala uppgifter för kommunens sammatagna möjlighet att utveckla Karlskoga kommun och att bidra till ett gott liv för karlskogaborna. Under 2013 har tre medarbetare slutat och tjänsterna har inte återbesatts. Det gäller projektledare för lokalutredingen, organisationskonsult och jämställdhetsstrateg. Växeln/ receptionen bedöms kunna reducera personalstyrkan med 0,5 tjänst. Sammantaget bör kommunstyrelsen kunna reducera sina ramar med 1.124 tkr. Den direkta konsekvensen av detta blir en försämrad utredningskapacitet. Kvaliteten i utredningarna minskar och framför allt minskar möjligheten att kunna leverera efterfrågade beslutsunderlag i tid. g:\allmän\budgetprocess 2014-2016\5 29_30april\underlag från nämnderna\ks\tjskriv_ks.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kommunstyrelsen@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFA WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan 2-4 202 71 MALMÖ 0586-530 50 www.karlskoga.se 212000-1991

2 (9) Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 26 mars 2013. Mål och budget 2014-2016 uppdrag till nämnderna. Kommunfullmäktiges prioriterade mål 2014-2016. Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott har gått igenom planeringsförutsättningarna med samtliga nämnders presidier och förvaltningschefer inför mål och budget 2014-2016. Genomgångarna utmynnade i några ställningstaganden och ett antal uppgifter/frågor till nämnderna. Det fortsatta budgetarbetet ska utgå från oförändrad skattenivå för perioden 2014-2016. Befolkningsminskningen har bromsat något det senaste året och skatteunderlaget beräknas på en marginellt stigande befolkning. Det finansiella resultatmålet om 2,0 procent av skatteintäkter och statsbidrag behålls. Det finansiella målet om investeringsutgifterna ligger fast, d.v.s. nivån på investeringsutgifterna ska motsvara nivån på avskrivningarna. Inga förändringar föreslås för nuvarande sex fullmäktigemål. Beskrivning av förslag Generella frågor Arbetsutskottet ställde två generella frågor till nämnderna/styrelsen: Vad vill nämnden uppnå/vilka nämndmål vill nämnden koppla till de olika fullmäktigemålen med utgångspunkt i fullmäktigemålen och de preliminära ekonomiska ramarna? Hur skulle ett nämndmål angående en minskning av andelen ekonomiskt utsatta barn kunna lyda? Med andra ord; på vilket sätt kan nämnden bidra till att minska andelen ekonomiskt utsatta barn? Målformuleringar är per definition strikt politiska övervägningar, varför förvaltningen inte lämnar något förslag. Verksamhetsspecifika frågor kommunfullmäktige Utöver de generella frågeställningarna har kommunstyrelsens arbetsutskott ställt ett antal verksamhetsspecifika frågor till nämnderna och styrelsen. Kommunfullmäktige fick två frågor/uppdrag att besvara. Redovisa en plan för hur etiska riktlinjer för det politiska arbetet kan arbetas fram En beredning under kommunfullmäktige tillsätts med representanter från varje parti som finns representerat i kommunfullmäktige. Arbetet bör kopplas ihop med de gemensamma värderingar som antagits av förvaltningsorganisationen. En tjänsteman från kommunstyrelsens ledningskontor bistår beredningen.

3 (9) Avstämning gör förslagsvis vid den partiföreträdarträff som kommunfullmäktiges ordförande kallar till två gånger per år. Arbetssättet har förankrats med kommunfullmäktiges presidium som var de som lyfte frågan. Redovisa hur kostnadsutvecklingen för överförmyndarverksamheten kan beräknas för 2014-2016 Överförmyndarnämnden har ännu inte lämnat besked på de frågor som ställts beträffande kostnadsutvecklingen under de kommande åren. Det man i nuläget kan konstatera är dock att kostnaderna för 2014 sannolikt kommer att stiga för Karlskogas del, eftersom det syns en ökning av antal ärenden och insatserna av gode män. En översyn av fördelningsnyckeln pågår, varför någon summa ännu inte går att fastställa. Verksamhetsspecifika frågor - kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har fått fick sex frågor/uppdrag att besvara, vilka redovisas nedan. Redovisa konsekvenserna av att utrusta samtliga ersättare i kommunfullmäktige och nämnderna med läsplattor. Kostnaden för att förse samtliga ersättare i kommunfullmäktige och nämnderna med läsplattor uppgår första året till 400 tkr eller 466 tkr. Den dyrare varianten innebär att de förtroendevalda får en individuell e- postadress inom Karlskoga kommun. För år två och framåt uppgår kostnaderna till 76 tkr resp 83 tkr. Priset är beräknat på samma platta som används just nu av övriga ledamöter. Utvecklingen på området går snabbt och priserna kan komma att förändras. Antalet ersättare är beräknat utifrån samtliga politiker där personer som redan är ledamöter har tagits bort, samt de som är ersättare i fler än en nämnd bara är räknade en gång. I praktiken bör kostnaden för kommunstyrelsen inte behöva bli fullt så hög, eftersom flera nämnder redan har beställt läsplattor till sina ersättare. Möjligen gör någon/några nämnd/er bedömningen att det blir för dyrt med läsplattor till ersättarna. Kravet på rättvisa mellan nämnder som redan har beställt och de som inte har beställt kan då tvinga fram en kostnadsneutralitet. I så fall blir kostnaden den ovan beskrivna. Driva frågan om skatteväxling för färdtjänst. Skatteväxling av kollektivtrafiken genomfördes inför 2012. Eftersom det fanns synpunkter från vissa kommuner infördes två kontrollstationer där skatteväxlingen ska utvärderas. Den sista kontrollstationen ska ske under

4 (9) hösten 2013. Sannolikt är det inte möjligt att växla ytterligare ansvar för färdtjänst förrän den första skatteväxlingen är färdigkontrollerad. Ingen kommun har drivit frågan om ytterligare växling. Forum för att driva frågan är övergripande politiska samarbetsforum. Dessutom finns det en arbetsgrupp som utreder kontrollstationerna avseende den första skatteväxlingen. Arbetsgruppen består av b l a Tore Öberg och Johan Hultkrans och kan ev fungera som en beredningsgrupp. Tillsammans med berörda förvaltningar beskriva hur en utveckling av IT/bredbandsinförande kan skapa nya möjligheter/tjänster inom skola, vård och omsorg. Sverige och andra länder, står inför en omfattande samhällsförändring. Framtiden handlar om att stimulera företagandet, ta tillvara på innovationer och skapa bra investeringsklimat i hela landet. Det handlar också om att höja kunskapsnivåer, att vara konkurrenskraftig i en alltmer globaliserad värld och att därigenom få en bättre tillväxt och öka välfärden. Samtidigt behöver vi minska miljö- och klimatpåverkan. Samhället blir alltmer digitaliserat och tillgängligheten till omvärlden allt större. Det ligger i allas intresse att ta tillvara på digitaliseringens möjligheter, i så stor utsträckning som möjligt, så snabbt som möjligt. Regeringen har i IT i människans tjänst En digital agenda för Sverige satt upp ambitiösa mål om att Sverige ska vara bäst i värden på att använda sig av digitaliseringens möjligheter. En hörnpelare i den digitala agendan är den bredbandsstrategi som regeringen tagit fram. Målet är att senast 2020 bör minst 90 % av alla hushåll och företag ha tillgång till bredband med en hastighet om minst 100 Mbit/sekund. Enligt PTS Bredbandskartläggning (oktober 2012) hade 49 % av alla hushåll och företag i Sverige tillgång till ovanstående mål. Karlskogas procentsats uppgår till 56 % och vi ligger på 8 plats i länet. Trots Kemabs ifrågasättande, torde frågan om det är kostnadseffektivt ur ett koncernperspektiv att låta Karlskoga Bredband investera och drifta bredbandsutbyggnaden i Karlskoga fortfarande vara aktuell. Kommunens sjunkande plats i länet stämmer till eftertanke. - Varför är det viktigt för en kommun att digitalisera samhället ytterligare? - Varför är det viktigt med bredband och varför räcker inte infrastruktur med lägre kapacitet? - På vilket sätt kommer digitala tjänster att kunna utnyttjas för att stötta pågående samhällsförändring? - På vilket sätt kan bredband bidra till ökad tillväxt och attraktionskraft för kommunen. Ovanstående frågor bör vara kopplat till politikens ambition kring det som rör näringslivsutveckling, tillväxt, turism, utbildning, vård och

5 (9) omsorg, kommunens administration och service den samhällsförändring som kommunen står inför. Klart är dock att nuvarande lägre hastighet inte kommer att räcka om 5 år (ADSL), lika lite som gamla typens modem 128 Kbit skulle räcka idag! Exempel på områden med bredband som kommer att tillföra nytta för kommunen är följande, både nu och i framtiden: Nytta som bredband skapar vad gäller tillväxt, näringlivsutveckling, turism, utbildning, kultur och fritid etc Nytta som bredband skapar inom vård, skola och omsorg och den kommunala förvaltningen Nytta som bredband skapar inom kommunikation och trafik Nytta som bredband skapar med avseende på förbättrad tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning i kommunen Nytta som bredband skapar för kommunens invånare med hänsyn till olika behov samt var i kommunen man bor Detta kan exemplifieras enligt följande; För hemvården utvecklas nationellt olika tekniska stöd för att främja kvarboende. Exempel på dessa stöd är olika typer av bildtelefoni, text och bildmeddelanden, och kameratillsyn (istället för tillsyn av en personal, t ex på natten). Möjlighet till effektivt distansarbete för dem som vill bo kvar i mindre orter och landsbygd. Modersmålsundervisning på distans samt möta ungdomars och studenters höga krav på moderna IT-lösningar och på kommunikation i studiemiljöer Möjlighet att som skola och lärare erbjuda strömmande video för genomgång av arbetsmoment samt att kunna erbjuda föräldramöten över nätet med både bild och ljud. Barn och ungdomar kan via snabb och stabil uppkoppling delta i samarbeten och möten globalt via exempelvis sociala medier. Läromedel som finns tillgängligt online kommer öka och en snabb uppkoppling kommer underlätta betydligt vid arbete för elever. Att nå samtliga hem är även ett steg mot social utjämning i samhället där alla kommer kunna erbjudas en snabb och stabil uppkoppling. Teleradiologi (patientdata och röntgenbilder) med utlåtande från läkare Införande av utvecklade medborgardialoger och e-petitioner för att öka medborgarnas möjlighet till inflytande och webbsända möten från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Ökad tillgänglighet och effektivitet genom nya och bredare försäljningskanaler och därmed nya kunder och nya marknader

6 (9) Redovisa konsekvenser av ökade kostnader p.g.a. nya brandstationer för Bergslagens Räddningstjänstförbund för 2014-2016. I nuläget finns inga exakta uppgifter om vilka ökade kostnader de nya brandstationerna kommer att medföra för Karlskoga kommun. Kostnadsökningen har uppskattats till 500 tkr. Hittills har inget framkommit som pekar i någon annan riktning, varför en ramökning av det beloppet är nödvändigt för att få balans i den del av kommunstyrelsens budget som avser räddningstjänsten. Redovisa konsekvenserna av att ökade kostnader för feriepraktik hanteras inom styrelsens preliminära driftramar. Enligt arbetsmarknadsenheten var det reella behovet i år 890 tkr men tilldelningen blev 800 tkr. Konsekvenserna av att inrymma denna kostnad inom ramarna 2014 innebär i praktiken att motsvarande summa måste tas från någon annan av styrelsens verksamheter. Det reella sparkravet för kommunstyrelsen blir då drygt 2 mnkr. En så stor ramminskning skulle kräva klara, tydliga och väl definierade ambitionsminskningar från styrelsens sida. Valnämndens kostnader ska utredas och hanteras inom budgetramen för 2014. Statsbidrag utgår med 712 tkr för valen och ytterligare 700 tkr har anvisats i budget för 2014. De totala kostnaderna är budgeterade till 1.384 tkr, varför valnämndens kostnader bör kunna rymmas inom tillgängliga medel. Ramar för drift och investeringar Drift En reducering av kommunstyrelsens ramar med 1.124 tkr har givetvis en negativ påverkan på styrelsens möjligheter att bedriva en proaktiv verksamhet. Styrelsens dubbla uppdrag, att dels svara för ledning och styrning och dels vara ett administrativt stöd till övriga nämnder, är båda vitala uppgifter för kommunens sammatagna möjlighet att utveckla Karlskoga kommun och att bidra till ett gott liv för karlskogaborna. Kommunstyrelsens budget är redan idag underbalanserad i förhållande till det uppdrag man har att utföra. Trots det har de ekonomiska resultaten de senaste åren sammantaget varit positiva. Anledningen är mer slumpartad än medvetet planerad, bl a genom svårigheter att rekrytera personal. Under 2013 har tre medarbetare slutat och tjänsterna har inte återbesatts. Det gäller projektledare för lokalutredingen, organisationskonsult och jämställdhetsstrateg. Lokalutredningen är slutförd, varför någon projektledare inte behövs längre.

7 (9) Jämställdhetsstrategen arbetade ursprungligen i Karlskoga (40%), Kristinehamn (40 %) och Degerfors (20 %). Degerfors sade upp avtalet 2011. Karlskogas kostnad var således en 40-procentstjänst. Arbetet utgjordes enbart av strategiskt arbete, såsom planering av JGL-utbildningar och andra kommunövergripande åtgärder. Det verksamhetsinriktade arbetet kommer även i fortsättningen att bedrivas på respektive förvaltning. Jämställdhetsarbetet för Karlskoga kommun som arbetsgivare handläggs i fortsättningen av personalavdelningens övriga personal. Det strategiska arbetet kan med fördel läggas på kansliavdelningen. En nyrekrytering kommer att ske på avdelningen under andra halvåret med anledning av en pensionsavgång. Organisationskonsulten arbetade med div utredningar såsom exempelvis Kundtjänst och som internationell sekreterare. Stryks tjänsten ur organisationen kommer det att påverka såväl arbetssituationen för kvarvarande utredningspersonal som möjligheterna att förse kommunstyrelsen med kvalificerade utredningar. Här kommer det politiska arbetet att direkt påverkas. Ytterligare reduceringar i personalstyrkan bedöms som möjliga. Idag svarar tre telefonister (2,25 åa) för telefoni och reception i kommunstyrelsens hus. Telefonisterna svarar idag på ca 400 samtal per dag. Om antalet telefonister minskas med 0,5 tjänst skulle detta innebära en försumbar ökning av antalet samtal per person. Denna ökning borde rymmas inom ramen för 1,75 telefonist. Problem kommer att uppstå schematekniskt för att täcka receptionens öppettider som de ser ut idag. Här kan möjligen samverkan med övriga avdelningar inom huset lösa problemet. Kommunens avtal med Kemab rörande bredband har efter 10 år omförhandlats. Avtalet gäller för kommunens ca 80 arbetsställen. Avtalet tecknades på 2 mkr/år. Rabatt utgår efter förlängning med 200 tkr/år. Sammantaget innebär ovanstående att kommunstyrelsen bör kunna reducera sina ramar med 1.124 tkr. Den direkta konsekvensen av detta blir en försämrad utredningskapacitet. Kvaliteten i utredningarna minskar och framför allt minskar möjligheten att kunna leverera efterfrågade beslutsunderlag i tid Investering Under förutsättning att investeringsbehovet inskränker sig till ITinvesteringar kommer tilldelad ram att räcka. Frågan om behovet av att investera i nya ekonomi- och personalsystem är fortfarande inte helt klarlagda. Upphandling av personalsystem blir ett uppdrag för den gemensamma administrativa nämnden och beslut om nytt ekonomisystem är inte fattat.

8 (9) Konsekvensbeskrivning En reducerad utredningsresurs minskar möjligheterna att förse beslutfattare och tjänstemän med bra beslutsunderlag och övrig professionell hjälp i deras kontakter med medborgarna. Med tanke på kommunstyrelsens lednings- och styrningsansvar påverkas även kostnadseffektiviteten negativt av den minskade utredningsresursen. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Godkänner redovisningen och översänder den till kommunstyrelsens arbetsutskott för vidare arbete. Hans Lundell Förvaltningschef Anna Drevenstam Kommundirektör Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Expedieras till Kommunstyrelsens ledningskontors avdelningschefer Kommunstyrelsens arbetsutskott

Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen en positiv påverkan ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Dialog och inflytande En reducerad utredningsresurs minskar möjligheterna att förse beslutfattare och tjänstemän med bra beslutsunderlag och övrig professionell hjälp i deras kontakter med medborgarna. Folkhälsa Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet En liten negativ påverkan, i och med att den strategiska funktionen urholkas. Det reella arbetet med jämställdhet hanteras även fortsättningsvis på resp förvaltning. Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa Ekologiska Avfall Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Kostnadseffektivitet Med tanke på kommunstyrelsens lednings- och styrningsansvar påverkas kostnadseffektiviteten negativt av den minskade utredningsresursen. Tillväxt Den beskrivna förändringen påverkar i sig inte tillväxten i någon särskild riktning. Kommunens möjlighet att snabbt kunna utreda och tillmötesgå ex näringslivets krav och behov minskar.

Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-09 KS 79 KS 2013.0048 Kommunstyrelsens mål och budget 2014-2016 Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott har gått igenom planeringsförutsättningarna med samtliga nämnders presidier och förvaltningschefer inför mål och budget 2014-2016. Genomgångarna utmynnade i några ställningstaganden och ett antal uppgifter/frågor till nämnderna. Kommunstyrelsen har fått två generella och sex verksamhetsspecifika frågor/uppdrag. Kommunfullmäktige har fått två verksamhetsspecifika frågor. De generella avser fullmäktigemål och nämndmål, vilka per definition tillhör den politiska arenan, och därför lägger förvaltningen inte några förslag. De verksamhetsspecifika frågeställningarna har besvarats så långt det är görligt. Arbetsutskottet hade vidare bett kommunstyrelsen att beskriva åtgärder och konsekvenser av en neddragning av styrelsens ramar med 1.124 tkr. En reducering av kommunstyrelsens ramar i den storleksordningen har givetvis en negativ påverkan på styrelsens möjligheter att bedriva en proaktiv verksamhet. Styrelsens dubbla uppdrag, att dels svara för ledning och styrning och dels vara ett administrativt stöd till övriga nämnder, är båda vitala uppgifter för kommunens sammatagna möjlighet att utveckla Karlskoga kommun och att bidra till ett gott liv för karlskogaborna. Under 2013 har tre medarbetare slutat och tjänsterna har inte återbesatts. Det gäller projektledare för lokalutredingen, organisationskonsult och jämställdhetsstrateg. Växeln/ receptionen bedöms kunna reducera personalstyrkan med 0,5 tjänst. Sammantaget bör kommunstyrelsen kunna reducera sina ramar med 1.124 tkr. Den direkta konsekvensen av detta blir en försämrad utredningskapacitet. Kvaliteten i utredningarna minskar och framför allt minskar möjligheten att kunna leverera efterfrågade beslutsunderlag i tid. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 26 mars 2013. Mål och budget 2014-2016 uppdrag till nämnderna. Kommunfullmäktiges prioriterade mål 2014-2016. Information Hans Lundell, förvaltningschef, informerade om förslag till redovisning. Justerande Utdragsbestyrkande

Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2013-04-09 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Godkänner redovisningen och översänder den till kommunstyrelsens arbetsutskott för vidare arbete. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen godkände redovisningen och översände den till kommunstyrelsens arbetsutskott för vidare arbete. Expedieras till Kommunstyrelsens ledningskontors avdelningschefer Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerande Utdragsbestyrkande