ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV DELÅRSBOKSLUTET 2002-06-30 Bngt Sbring Sptmbr 2002 Sida: 1 Ordförand GRANSKNINGSRAPPORT 2/2002
1. Inldning I dnna rapport kommr vi att kommntra våra notringar utifrån vår rvision av dlårsbokslutt pr 2002-06-30. Syftna md vår granskning har varit att: övrsiktligt analysra utfallt i dlårsbokslutt, kontrollra att dokumntrad avstämningar av balanspostrna upprättats, utföra kontoanalysr av tt antal konto varvid vi granskat rprsntationskostnadr m a p att dt klart skall framgå vilka dt är som dltar vid olika arrangmang och vad själva arrangmangt har för syft. Vi har ävn kontrollrat kommunns hantring av momsavdrag på rprsntation samt följa upp rutinr kring kassahantring. 2. Kommntarr kring kommunns dlårsrapport Vi har tagit dl av kommunns dlårsbokslut pr 2002-06-30 md tillhörand kommntarr. Kommunns rsultat pr 2002-06-30 uppgår till 10,3 Mkr, vilkt kan jämföras md rsultatt för motsvarand priod 2001 som uppgick till -16,3 Mkr. Prognosn för hlårt 2002 pkar på tt rsultat på 13,0 Mkr (f å 0,2 Mkr). 2.1 Kommntarr kring rsultatutvcklingn Skattintäktrna uppvisar n positiv budgtavvikls md 7,4 Mkr. Häri ingår ffktr av prognostisrad slutavräkning av kommunalskatt för 2001 och 2002 om 5,1 Mkr. Vrksamhtns nttokostnadr pr 2002-06-30 uppgår till 204,2 Mkr, vilkt utgör 50,5 % av årsbudgtn. Häri ingår avskrivningar samt förändring av smstrlönskuld. Enligt dlårsrapportn har smstrlönskuldn ökat kraftigt (15,8 Mkr) och anss vara n av huvudorsakrna till att priodns rsultat blv ngativt. Förändringn bräknas dock till största dln bli korrigrad undr andra halvårt, då uttagt av intjänad smstrdagar skr. Dn andra orsakn som lyfts fram i rapportn är ndskrivningn av kommunns aktiplacringar. Kommunns portfölj har minskat yttrligar i värd jämfört md 2001-12-31, varför kommunn har tvingats skriva nr kapitalplacringarna md yttrligar 13,2 Mkr. Dssutom blastas rsultatt md 3,1 Mkr i ralisationsförlustr. Dt prognostisrad rsultatt för 2002 innbär n minskning av gt kapital md ca 13 Mkr. Dtta innbär att balanskravt j kommr att uppnås. Enligt kommntarrna i dlårsrapportn kommr kommunn troligtvis åbropa synnrliga skäl p g a ndskrivningn av kapitalplacringarna. Enligt kommunn förutsätts att statn kommr accptra dtta md bakgrund av att kapitalförvaltnings värd bräknas åtrställas i framtidn. I dagslägt finns nligt vår uppfattning ingt bslut till stöd för möjlightn att åbropa synnrliga skäl av ovan nämnt skäl. Nämndrnas och vrksamhtns prognosr för 2002 visar tt sammanlagt undrskott om 6,2 Mkr jämfört md budgt. Ndan följr n sammanställning övr nämndrnas utfall, budgt samt prognostisrad budgtavvikls för hlårt. Bngt Sbring Sptmbr 2002 Sida: 2 Ordförand GRANSKNINGSRAPPORT 2/2002
Budgt inkl KB 2002 Utfall 30/6-02 Prognos 31/12-02 Avv. Prognos 31/12-02 Kommunfullmäktig -412-301 -471-59 Rvision -589-313 -589 0 Valnämnd -175-8 -175 0 Kommunstyrls -2 345-1 745-2 631-286 Kommunldningskontor -17 674-9 629-17 868-194 Arbtsmarknadsnhtn -8 002 1 294-7 533 469 Tkniskt kontor -15 523-10 193-15 524-1 anslagsfinansirad Tkniskt kontor xploatring 61-1 173-1 060-1 121 Tkniskt kontor affärsdrivand 1 463-773 1 488 25 Räddningstjänst -5 276-2 500-5 276 0 Byggnadsnämnd -608 130-500 108 Kultur- o fritidsnämnd -19 447-10 023-18 871 576 Barn- och utbildningsnämnd -212 498-103 495-216 746-4 248 Socialnämnd -118 730-58 122-120 931-2 201 Miljönämnd -1 412-522 -1 331 81 Övrigt -629-25 0 629 Totalt -401 796-197 398-408 018-6 222 Största avviklsn på förvaltningsnivå visar Barn- och utbildningsnämndn (-4,2 Mkr) och Socialnämndn (-2,2 Mkr), samt Tkniska kontorts xploatringsvrksamht (-1,1 Mkr). 2.1.1 Socialnämndn I likht md tidigar år har socialnämndn övrskridit sin fastställda budgt. För individ- och familjomsorg prognostisras dock n positiv avvikls md 0,2 Mkr. Skäln till dtta angs vara att kostnadn för socialbidragn minskar och dt förväntas g tt övrskott md 1,5 Mkr. Ngativ trnd inom individ- och familjomsorgn är att antalt familjhmsplacringar ökar och bräknas g tt undrskott om 1,3 Mkr. Äldromsorgn prognostisrar md n positiv avvikls md totalt 0,1 Mkr. Avviklsn bror på försålda vårdplatsr till Hlsingborg g tt övrskott om 3,0 Mkr. Därmot bräknas dls att prsonalkostnadrna bräknas g tt undrskott om 1,9 Mkr samt att kostnadn för matrial bräknas öka md 1,0 Mkr. Omsorgn prognostisrar tt övrskridand av budgtn på 2,3 Mkr, varav 1,0 Mkr bstår av ökad kostnadr för placringar på vårdhm och 1,3 Mkr avsr ökad prsonal- och matrialkostnadr. Bngt Sbring Sptmbr 2002 Sida: 3 Ordförand GRANSKNINGSRAPPORT 2/2002
2.1.2 Barn- och utbildningsnämndn För barn- och utbildningsnämndn bräknas undrskottt uppgå till 4,2 Mkr. Undrskottt förklaras i huvudsak av ökad kostnadr inom grundskolan avsnd lokalr, skolskjutsar och administration om 2,7 Mkr. Barnomsorgn bräknas g tt undrskott om 0,8 Mkr på grund av utbyggnad. Övrig vrksamht bräknas övrskrida sina kostnadr md 1,3 Mkr. Därmot bräknas intrkommunala rsättningar visa på tt övrskott om 0,6 Mkr. 2.1.3 Tkniska kontort, xploatringsvrksamht Exploatringsvrksamhtn rdovisar tt nttoundrskott om 1,1 Mkr vilkt förklaras av att försäljningn av industritomtr int har sktt i dn omfattning som förväntats. För övriga förvaltningar och nämndr rdovisas inga anmärkningsvärda avviklsr pr 2002-06-30 vad avsr prognosr för driftbudgtn. 2.2 Kommntarr till avstämning av balanskonton Vi har tagit dl av kommunns dlårsbokslut och övrsiktligt granskat dokumntationn av avstämningar av balanskonton. Granskningn påvisar att dokumntation för d konton som avstämts i huvudsak är myckt god. Dock finns tt antal konton som kvarstår oförändrad jämfört md årsbokslutt av olika andldningar. Vad bträffar d matrilla anläggningstillgångarna så har anläggningsrgistrt j uppdatrats i samband md dlårsbokslutt. Vi har därför j kunnat stämma av saldot i huvudbokn mot anläggningsrgistrt. På grund av att anställda vid prsonalnhtn har drabbats av långvarig sjukfrånvaro har fordringar om cirka 0,6 Mkr tillhörand prsonalnhtn j avstämts. Dtsamma gällr skuldkontona upphållslönskuld samt frilönskuld som kvarstår oförändrad. Saldot på nämnda konton uppgick vid årsskiftt till sammanlagt 5,9 Mkr. Avstämningn av kommunns handkassor har int varit tillfrdsställand. Vi har notrat diffrnsr mllan saldot i huvudbok jämfört md rdovisad handkassor. S vidar undr avsnitt 4. Bngt Sbring Sptmbr 2002 Sida: 4 Ordförand GRANSKNINGSRAPPORT 2/2002
3. Rsultat av kontoanalysn Kontoanalys har utförts på följand nhtr inom Åstorps kommun; Kommunldningskontort Musikskolan BUF Haganässkolan Rågnskolan Komvux Socialförvaltningn Kultur och fritid Activa Mtod analys av huvudbok mllan tidsintrvallt 020101-020831 Inriktning Urval kontroll av attst, rörlstillhöright, kontring samt momshantring d granskad kontona framgår av bilaga 1. Anldningn till att just dssa konton har valts ut är att dt tidigar år förkommit bristr inom dssa konton. Vrifikationr/lvrantörsfakturor har stickprovsvis valts ut för granskning bland dssa konton. 3.1 Attst När dt gällt attstringn har vi ingt väsntligt att anmärka på. Attstringn sköts på tt fullgott vis. Åstorps kommun nyttjar sig av mottagningsattst, granskningsattst och bslutsattst. Tidigar har viss kritik riktats mot att granskningsattstn ibland dock utlämnas. Attstrutinrna har i dnna granskning visat sig fungra väl. 3.2 Vrksamhtstillhöright Vi kan dssvärr konstatra att dt fortfarand gnrllt rådr stora bristr gälland att påföra väsntlig information på fakturor. Dn granskning som har gnomförts visar att flrtalt fakturor har dnna brist. Dls saknas dt information om vilka som har dltagit vid n tillställning llr n utbildning och för dt andra saknas dt information om varför n tillställning ägt rum. Utlämnas syft och information om dltagar så utlämnas också möjlightn att utläsa om huruvida n faktura är hänförbar till vrksamhtn llr j. 3.3 Kontring Vid granskningn framkom att fakturorna i sin hlht oftast kontras mot kontot för hotll & logi, när dt rör sig om konfrnsr, studirsor, lägr mm. Vi rkommndrar att kommunn dlar upp kostnadn för logi rspktiv mat och int bokför hla fakturabloppt på hotll & logi. Dt innbär att kostnadn för xmplvis mat bör blasta kontot för prsonalrprsntation. Vidar har vi notrat att kostnadr för skolskjuts har blastat kontot för tåg, båt, buss och taxi och int kontot för skolskjuts. Dt är viktigt att kostnadr blir bokförda på rätt konto för att rätt slutsatsr skall kunna dras vid n analys av kommunns kostnadsutvckling. Bngt Sbring Sptmbr 2002 Sida: 5 Ordförand GRANSKNINGSRAPPORT 2/2002
3.4 Momshantring I likht md förgånd år har vi vid stickprov av rprsntationsnotor konstatrat att kommunn lyftr hla momsn som finns angivn på fakturan och därmd int tar hänsyn till gälland skattrglr. Enligt lagstiftningn uppgår dn avdragsgilla momsn vid rprsntation till max 22,50 kronor pr prson. 4 Handkassor Vid förgånd års granskning av dlårsbokslutt framkom att dt åtrfanns diffrnsr mllan utlämnad handkassor och rdovisad handkassor. Åstorps kommun har lagt nr tt stort arbt på att försöka lokalisra diffrnsrna. Rsultatt blv till slut att kommunn fick kostnadsföra drygt 14 tkr, som utgjord dn kvarvarand j utrdda diffrnsn. För att framgnt undvika n liknand situation införds n ny rutin undr tidig höst 2001. Invntring och rdovisning av handkassorna skull i fortsättningn alltid sk i samband md dlårsbokslut och årsbokslut. D som ansvarad övr n handkassa skull vid dssa tidpunktr skicka invntringsblankttr till kommunldningskontort. Vi kan nu konstatra, ftr att gått ignom dlårsbokslutt, att rutinn int ftrlvs. Totalt har dt rdovisats 8 st. handkassor md tt värd uppgånd till ca 12 tkr. Enligt bokföringn skall dt finnas handkassor motsvarand 36 tkr. Dtta innbär att dt i dlårsbokslutt avsnd handkassor int är rdovisat för ca 24 tkr Vi ftrlysr n förtckning övr kommunns handkassor samt att kommunn följr dn rutin som införds förgånd år. Hlsingborg sptmbr 2002 Danil Åkborg Elisabth Tönsth Bngt Sbring Sptmbr 2002 Sida: 6 Ordförand GRANSKNINGSRAPPORT 2/2002
Bilaga 1: Urval av konton Kontonummr Kontonamn 5871 Prsonalrprsntation 5872 Uppvaktningar och minnsgåvor 7050 Bilrsättning 7051 Flyg 7052 Tåg, båt, buss, taxi mm 7054 Hotll och logi 7059 Övriga rskostnadr 7110 Gåvor Extrnt Bngt Sbring Sptmbr 2002 Sida: 7 Ordförand GRANSKNINGSRAPPORT 2/2002