Margareta Irenaeus Mars 2016 Revisionsrapport Personal- och kompetensförsörjning Botkyrka kommun
Innehållsförteckning Inledning 1 Revisionsfråga och kontrollmål 2 Avgränsning och metod 3 Kontrollmål I 4 Kontrollmål II 5 Kontrollmål III 6 Kontrollmål IV 7 Kontrollmål V 8 Svar på revisionsfrågan 9
Inledning Bakgrund Demografiska förändringar påverkar kraven på kommunal service. Detta i kombination med pensionsavgångar bland kommunens anställda, behov av omstrukturering och ändrade kompetenskrav gör att arbetet med kompetens- och personalförsörjning blir allt viktigare fråga i kommunen. Detta framgår bland annat av kommunens flerårsplan och medskick i de gemensamma planeringsförutsättningarna. Utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys samt en genomgång av kommunens omvärldsanalys har en översiktlig granskning prioriterats inom området. 1
Revisionsfråga och kontrollmål Revisionsfråga Bedriver kommunstyrelsen ett ändamålsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjning? Kontrollmål Ansvar för och styrning av kompetens- och personalförsörjning (styrande och stödjande dokument). Framförhållning i form av definierat framtida behov. Formulerade mål och områdets integration i verksamhetsplaneringen. Åtgärder som har vidtagits och/eller som planeras inom området. Uppföljning kring formulerade mål och effekter av vidtagna åtgärder inom området. 2
Inledning Avgränsning Granskningsobjekt är kommunstyrelsen i egenskap av sin samordnande roll och uppsiktsplikten över nämnderna. Granskningen är generellt inriktad, men omfattar även rekryteringssituationen inom utbildningsförvaltningen (lärare/förskolärare), samhällsbyggnadsförvaltningen (tekniker) samt vård- och omsorgsförvaltningen (vård- och omsorgspersonal). Granskningsmetod Genomgång av tillgänglig dokumentation i form av styrande och stödjande dokument. Detta kompletteras med intervjuer. 3
Kontrollmål I - Ansvar för och styrning av kompetens- och personalförsörjning Fullmäktige fattar beslut om policy och strategi. Kommunstyrelsen har genom sitt personalutskott ansvar för att genomföra arbetsgivarstrategin. Personalutskottet svara för den personalpolitiska inriktningen på fullmäktiges uppdrag. Kommunsdirektören har ansvar för att genomföra arbetsgivarstrategin i förvaltningsorganisationen. HR chefen äger processen att driva och genomföra de kommungemensamma insatserna samt följa upp arbetet inom kommunen. Nämnder och förvaltningar ansvarar för att arbetsgivarstrategin får genomslag i verksamheten. Det pågår ett arbete att ta fram en kommungemensam värdegrund som plattform för styrnings- och ledningsarbetet. Ny organisering av kommunledningsförvaltningen och verksamhetsmodell pågår. Beredningsuppdrag - Kommungemensam värdegrund Beslut 1. Kommunstyrelsens ordförande ger 2016-01-26 kommunledningsförvaltningen i uppdrag att ta fram en kommunövergripande värdegrund. Underlaget ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 2016-12-31 och beredas i demokratiberedningen. 4
Kontrollmål II -Framförhållning i form av definierat framtida behov Kommunen har en genomarbetad modell för bedömning av framtida personalbehov. Kompetensinsatser genomförs för att utveckla befintlig personals kompetens till framtida behov. AFA medel har avsatts i en kompetensutvecklingsfond. Personalprognoser tas fram i nära samverkan med verksamheten. Arbetet med att utveckla system för mer verksamhetsbaserade prognoser pågår. 5
Kontrollmål III- Formulerade mål och områdets integration i verksamhetsplaneringen Arbetsgivarstrategin har tagits fram i en omfattande process involverande hela kommunen. Strategier för personal och kompetensförsörjning har utarbetats i förvaltningar med hög personalvolym och stora behov. Arbetsgivarstrategin implementeras i nära samarbete med verksamhetens chefer och HR personal. Arbetsgivarstrategin har brutits ner i en handlingsplan. Det pågår ett omfattande arbete med att utveckla styr- och ledningsarbetet i syfte att ytterligare stärka kopplingen mellan fullmäktiges mål och verksamheten. Ingrid Wibom HR-chef 2015-11-16 Verksamhetsplan HR-avdelningen 2016 Jag har utgått från det som lämnades in inför ettårsplanen och som skickats ut till förvaltningarna för prioritering. Samt har lagt till annat som har framkommit sedan dess. Följande aktiviter kommer att genomföras under 2016. För enkelhetens skull har aktiviteterna angivits under respektive del i kompetensförsörjningsprocessen. Jag har särskilt rödmarkerat de processgenomgångar som kommer att göras under året. En del av de aktiviteter som nämns kommer därmed bli en del av det fortsatta processarbetet. Nedan förtydligas vilka av de föreslagna aktiviteterna som: - berör vilka avdelningar - omfattar vilka förvaltningar Samt: - Ska upp för information/beslut till klg/förvaltningsledningarna - Ska spridas till stora grupper av medarbetare via botwebb - Ska spridas till stora grupper av medarbetare på annat sätt än via botwebb - Ska spridas till mindre tvärgrupper/expertgrupper Process Vad Vem När Attrahera Ha resurser för arbetet med att ta fram värdegrund för Botkyrka kommun Under rekrytering Förbättra hemsidan Botkyrka.se såvitt gäller att lyfta fram Botkyrka som arbetsgivare (även ur medborgarens perspektiv) och skapa större enkelhet kring lediga jobb. Ta fram en strategi för hur Botkyrka som arbetsgivare ska kunna marknadsföra sig på ett genomtänkt sätt på olika sociala plattformar. Annette tillsammans med kommunikation och HR-specialisterna vid förvaltningarna Annette tillsammans med kommunikation och i nära samarbete med förvaltningarna Klart Q2 Klart Q2 6
Kontrollmål IV - Åtgärder som har vidtagits och som planeras inom området Beredningsuppdrag Kommungemensam värdegrund Omorganisering av kommunledning i Botkyrka kommun Nulägesanalys HR-chef Omvärldsanalys 2016 Verksamhetsplan HR-avdelningen 2016 Kartläggning av deltider Medarbetarundersökning 7
Kontrollmål V - Uppföljning kring formulerade mål och effekter av vidtagna åtgärder inom området Utkast Kommunfullmäktige följer upp nämndernas åtaganden utifrån de övergripande målen. Uppföljningen sker tre gånger per år i delårsrapporter efter april och augusti, samt i årsredovisningen. Denna uppföljning omfattar både mål, åtaganden och ekonomiska prognoser/resultat. Revidering av handlingsplan och åtgärder sker löpande mot uppställda problemformuleringar. Styr - och stödinsatser anpassas löpande. Medarbetarenkät genomförs varje år. Ny kommunledningsorganisation samt utveckling av stödsystem avses ge förutsättningar för en ökad kvalitet i uppföljning. 8
Svar på revisionsfrågan: Bedriver kommunstyrelsen ett ända-målsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjning? Vi bedömer utifrån genomförd granskning att arbetet bedrivs ändamålsenligt. Ett omfattande utvecklingsarbete pågår förnärvarande i syfte att stärka kommunledningens strategiska roll och ge bättre förutsättningar att styra och leda verksamheten. En genomgång av nuläget har gjorts av nytillträdd HR chef och åtgärder planeras med denna som grund. Ansvar för och styrning av kompetens- och personalförsörjning. Framförhållning i form av definierat framtida behov. Formulerade mål och områdets integration i verksamhetsplaneringen. Åtgärder som har vidtagits och som planeras inom området. Uppföljning kring formulerade mål och effekter av vidtagna åtgärder inom området. 9