Utfärdat 2011-01-27 Diarienummer: SN 2010:178.792 Förfrågningsunderlag för godkännande av utförare av Ledsagarservice och avlösarservice i hemmet enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS 1993:387)...1 1. Inledning...3 1.1 Definitioner...3 1.2 Huvudmannaskap...4 1.3 Målgrupp...4 1.3.1 Antal brukare och beviljade insatser...4 1.4 Brukarens val...4 1.5 Byte av utförare...4 1.6 Ickevalsalternativ...4 1.7 Allmänna villkor för utföraren...4 2. Administrativa föreskrifter...5 2.1 Ansökans utformning och innehåll...5 2.2 Ansökningsadress...5 2.3 Krav för godkännande...6 2.4 Prövning och handläggning av ansökan...6 2.5 Handläggningstid och beslut...7 2.6 Ansökan om rättelse av beslut...7 2.7 Underleverantörer och andra företags kapacitet...7 2.8 Nystartade företag...7 3. Uppdragsbeskrivning...8 3.1 Åtagande...8 3.2 Utformning av insatser...8 3.2.1 Genomförandeplan...8 4. Praktiska förutsättningar...9 4.1 Information till brukarna...9 4.2 Dokumentation/informationsöverföring och förvaring av handlingar...9 4.3 IT och Telefoni...9 4.3.1 Tillgång till verksamhetssystem Procapita...10 Version 1.1, 2011-02-21. 1(19)
4.3.1 Socialförvaltningen bekostar och ansvarar för...10 4.3.2 Utföraren bekostar och ansvarar för...10 4.4 Lokaler...10 5. Kravspecifikation...10 5.1 Krav på utföraren...10 5.2 Kvalitetskrav...11 5.3 Uppdragsutförande...11 5.4 Samarbete...11 5.5 Fotolegitimation...11 5.6 Hantering av kontanta medel...11 5.7 Uppföljning...11 5.8 Personal och organisation...11 5.9 Sjukfrånvaro...12 5.10 Arbetsgivaransvar...12 5.11 Lag och kollektivavtal...12 5.12 Synpunkter och klagomål på verksamheten...12 5.13 Fel och brister i verksamheten...13 5.14 Anmälan om och avhjälpande av missförhållanden m.m....13 6. Offentlighet och sekretess...13 6.1 Insyn...13 6.2 Yttrande och meddelarfrihet...13 6.3 Tystnadsplikt...14 6.4 Utdrag ur belastningsregister...14 7. Ekonomiska villkor...14 7.1 Ersättning och prisjustering...14 7.2 Fakturering...15 8. Kommersiella villkor...16 8.1 Handlingarnas inbördes rangordning...16 8.2 Kontraktets giltighet och tid...16 8.3 Ändringar och tillägg...16 8.4 Förändringar och avbrytande av valfrihetssystemet...16 8.5 Omförhandling...16 8.6 Avtalets upphörande i vissa fall...17 8.7 Leveransuppföljning/kvalitet...17 8.8 Allmänt om fel och brister samt reklamation...17 8.9 Hävning och ersättning vid fel och brister och övriga avtalsbrott...17 8.10 Ansvar och försäkringar...18 8.11 Underleverantörer...18 8.12 Force majeure...18 8.13 Överlåtelse av kontrakt...19 8.14 Tvist...19 2
1. Inledning Lomma kommun har beslutat att inrätta valfrihetssystem enligt LOV (Lag om valfrihetssystem, 2008:962 ) för ledsagarservice och avlösarservice i hemmet enligt LSS (Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade 1993:387). Ett valfrihetssystem inom LSS innebär att den enskilde har rätt att, bland de utförare som kommunen godkänt som utförare, välja vem som ska utföra de insatser som kommunen beviljat. Kommunen utser och sluter löpande kontrakt med utförare som uppfyller de krav som socialnämnden ställer. Den enskilde informeras om sin möjlighet att välja utförare och får en förteckning över de utförare som kommunen godkänt. Huvudprincipen är att alla ska välja. Lomma kommun inbjuder härmed, genom Socialnämnden, intresserade leverantörer att ansöka om att bli godkänd utförare av tjänster inom ramen för ledsagarservice och avlösarservice i hemmet (LSS), enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV) och i enlighet med detta förfrågningsunderlag, inklusive bilagor. Ansvarig nämnd är Socialnämnden i Lomma kommun. 1.1 Definitioner Avlösarservice i hemmet Brukare /Den enskilde Ledsagarservice Insatsen beviljas för att närstående till personer med funktionsnedsättning ska kunna få avlösning i omvårdnaden. Den som har ett beslut enligt LSS från kommunen om ledsagarservice eller avlösarservice i hemmet. Insatsen beviljas i syfte att underlätta för personer med omfattande funktionsnedsättning att delta i samhällslivet. LOV Lag om valfrihetssystem (2008:962). LSS Sökande Tjänster Utförare Upphandlande myndighet Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387). Den som ansöker om att få delta som utförare. LSS 9:3 Ledsagarservice LSS 9:5 Avlösarservice i hemmet Godkänd leverantör. Lomma kommun. 3
1.2 Huvudmannaskap Lomma kommun är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i frågor som innefattar myndighetsutövning. 1.3 Målgrupp Personer som bedömts tillhöra någon av personkretsarna i enlighet med 1 LSS och som har beviljats insatser i form av ledsagarservice och avlösarservice i hemmet. 1.3.1 Antal brukare och beviljade insatser Antal brukare och antal beviljade timmar i Lomma kommun under december 2010. Ledsagarservice: 11 personer. Antal beviljade timmar 199 Avlösarservice i hemmet: 6 personer. Antal beviljade timmar 197 Antal brukare och beviljade timmar förändras över tid. 1.4 Brukarens val Kommunen godkänner och tecknar kontrakt med ett antal utförare som presenteras för brukaren. Den enskilde brukaren informeras av LSS-handläggaren om de insatser som beviljats och vilka olika utförare det finns att välja på. LSS-handläggaren ska förhålla sig opartisk mellan utförare i den enskildes valsituation. Varje utförare presenteras via ett produktblad. 1.5 Byte av utförare Centralt i valfrihetsmodellen är att det är brukaren som avgör om man är nöjd och vill fortsätta med den utförare man valt. Om brukaren inte är nöjd finns möjlighet att byta utförare. Vid omval gäller en omställningsperiod om högst två veckor efter datum för omval om inte annat avtalats med brukaren. Byte av utförare ska kunna erbjudas inom två veckor efter att brukaren kontaktat kommunens LSS-handläggare och begärt byte. Tidigare utförare svarar under omställningsperioden för insatsen. 1.6 Ickevalsalternativ Brukare som inte väljer, anvisas ett ickevalsalternativ av kommunen. Ickevalsalternativet tas fram av kommunen genom en i förväg fastställd turordningslista där de godkända utförarna ingår. 1.7 Allmänna villkor för utföraren Insatserna ledsagarservice samt avlösarservice i hemmet ska kunna utföras dygnet runt årets alla dagar, efter överenskommelse med brukaren. 4
Kommunen ersätter utförare med ett fastställt pris per timme enligt punkten 7. Utföraren garanteras inga volymer eller omfattning av tjänster. Det är inte möjligt att välja bort enskilda brukare i sitt åtagande. 2. Administrativa föreskrifter Lomma kommun kommer i enlighet med LOV (Lag om valfrihetssystem, 2008:962) att annonsera detta förfrågningsunderlag löpande på Kammarkollegiets nationella webbplats www.valfrihetswebben.se samt på kommunens hemsida, www.lomma.se. Ansökningar får lämnas in löpande i enlighet med vid varje tidpunkt gällande förfrågningsunderlag. Sökande kan inte åberopa sekretess enligt 19 kap 3 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), så kallad anbudssekretess, under ansökningsförfarandet. Frågor angående förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen till margareta.kjellvestad@lomma.se. Frågor besvaras fortlöpande. 2.1 Ansökans utformning och innehåll Ansökan kan omfatta en eller flera av följande tjänster och gäller för hela kommunen utan möjlighet för sökande att ange kapacitetstak: Ledsagarservice, dygnet runt, alla dagar Avlösarservice i hemmet, dygnet runt, alla dagar Ansökan ska göras skriftligt på svenska och på kommunens ansökningsformulär (bilaga 1) jämte ifyllt produktblad (bilaga 2). Ansökan ska vara undertecknad av behörig avtals-/firmatecknare. Ansökan ska innehålla följande uppgifter jämte bifogad relevant dokumentation: Presentation av sökande företags organisation, arbetssätt och vision (företagspresentation) jämte presentation av personer i företagets ledning med angivande av aktuell verksamhetschef. Presentation av hur sökanden avser att fullgöra uppdraget i enlighet med beställarens krav och intentioner samt hur kraven på utbildning och kompetens ska uppfyllas (se avsnitt 5.8). Referensförteckning innehållande minst två referenser av relevans för uppdraget. En av Skatteverket och Kronofogdemyndigheten ifylld blankett Begäran/svar offentliga uppgifter, SKV 4820. Registreringsbevis från Bolagsverket. Kopior på giltiga försäkringsbevis eller en utfästelse om att teckna försäkringar i enlighet med vad som föreskrivs i avsnitt 8.10. 2.2 Ansökningsadress Ansökan sänds eller lämnas i tillslutet kuvert eller omslag märkt Ansökan valfrihet LSS Lomma till följande adress: 5
Lomma kommun Socialförvaltningen Att. Margareta Kjellvestad 234 81 Lomma Brevinkast finns för normalstora kuvert framför kommunhusets huvudentré på Hamngatan 3 i Lomma. 2.3 Krav för godkännande För att godkännas som utförare ska den sökande uppfylla följande villkor: 1. Ansökan ska vara komplett och utformad i enlighet med vad som framgår av avsnitt 2.1 Ansökans utformning och innehåll. 2. Sökanden ska försäkra och efter begäran från beställaren kunna visa att denne inte är dömd för brott specificerat i LOV 7 kap 1 eller att någon av de övriga omständigheterna specificerade i LOV 7 kap 1 föreligger. 3. Sökanden ska vara registrerad i enlighet med vad som föreskrivs för sökandens organisationsform, inneha F/FA-skattebevis samt ha relevanta försäkringar. 4. Sökanden ska ha erforderlig ekonomisk ställning i förhållande till uppdraget, i syfte att så långt det är möjligt garantera att ett långsiktigt åtagande kan upprätthållas. 5. Sökanden ska ha erforderlig teknisk förmåga och kapacitet att utföra uppdrag i enlighet med de krav och intentioner som föreskrivs i detta förfrågningsunderlag, exempelvis vad gäller utbildning, erfarenhet och kompetens. Samtliga sökanden som uppfyller kraven ovan kommer att godkännas som utförare. Samtliga krav enligt detta förfrågningsunderlag ska vara uppfyllda under hela den period som beställaren och utföraren har ett kontrakt. 2.4 Prövning och handläggning av ansökan Prövningen av ansökan kommer att ske i följande steg: 1. Kontroll av att ansökan är komplett enligt beställarens anvisningar i detta förfrågningsunderlag. 2. Kontroll av att inga av de omständigheter som specificeras i LOV 7 kap 1 föreligger samt att sökanden uppfyller samtliga formella krav som framgår av detta förfrågningsunderlag, dvs. punkterna 2-3 enligt vad som framgår ovan under rubriken 2.3 Krav för godkännande. Detta sker dels genom en kontroll av att sökanden i ansökningsformuläret försäkrar att inga omständigheter enligt LOV 7 kap 1 föreligger, dels genom en bedömning av den dokumentation som sökanden har att bifoga ansökan enligt vad som framgår under rubriken 2.1 Ansökans utformning och innehåll. 3. Kontroll av att den sökande uppfyller kravet på erforderlig ekonomisk ställning i förhållande till uppdraget. Detta sker genom att beställaren begär en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget Creditsafe. Sökanden anses uppfylla kravet vad gäller ekonomisk ställning om sökanden hos Creditsafe 6
erhåller minst ratingen 40. Om sökanden inte lever upp till kravet på minst ratingbetyg 40 hos Creditsafe exempelvis pga att företaget är nystartat, ska anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning godkännas om denna kan styrkas på annat vis. Beställaren kommer, vid lägre ranking än 40, att göra en individuell bedömning av sökandens ekonomiska ställning utifrån uppställda krav och inlämnade uppgifter. 4. Kontroll av att sökanden har tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet att utföra uppdrag i enlighet med de krav och intentioner som föreskrivs i detta förfrågningsunderlag. Detta sker dels genom beställarens bedömning av sökandens skriftliga presentation enligt vad som framgår ovan under rubriken 2.1 Ansökans utformning och innehåll, dels genom användandet av de referenser sökanden åberopar i sin ansökan, samt genom personligt möte mellan beställaren och avtals/firmatecknare där den sökande redogör för hur denne ämnar genomföra uppdraget för att tillse uppfyllandet av förfrågningsunderlagets krav och intentioner. Vid brist kan beställaren efter egen bedömning begära förtydligande eller komplettering av ansökan alternativt inte godkänna den sökande. 2.5 Handläggningstid och beslut Normal handläggningstid beräknas till ca två (2) månader. I de fall beställaren ber om komplettering eller förtydligande av ansökan förändras tidsramen. Under perioden juni augusti och vid storhelger kan handläggningstiden bli längre. Underrättelse om beslut kommer att meddelas skriftligt via e-post. Ifall ansökan avslås kommer skäl till beslut att framgå av underrättelsen. 2.6 Ansökan om rättelse av beslut Sökande som inte godkänns som utförare kan ansöka om rättelse av detta beslut. Ansökan om rättelse görs hos den allmänna förvaltningsdomstol där kommunen har sin rättsliga hemvist, för närvarande Förvaltningsrätten i Malmö. 2.7 Underleverantörer och andra företags kapacitet Kraven för godkännande enligt ovan gäller även eventuella underleverantörer. Eventuella underleverantörer ska därför lämna in en komplett ansökan enligt anvisningarna i detta förfrågningsunderlag och kommer att vara föremål för samma kontroll/godkännandeprocess som sökanden. Eventuell underleverantörs ansökan ska skickas in i samma kuvert som den sökandes ansökan. En sökande får åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet i sin ansökan. Sökanden ska dock i sådant fall kunna styrka att denne kommer att förfoga över dessa resurser när sökandens åtagande enligt undertecknat kontrakt ska fullgöras. 2.8 Nystartade företag Särskilda förutsättningar gäller för sökanden som vid tidpunkten för ansökan inte har bildat företag och således inte kan medsända samtliga intyg och bevis eller erhålla rating från kreditupplysningsföretag enligt ovan. För dessa sökanden gäller att de senast inför avtalstecknande ska överlämna de myndighetsintyg jämte kopior på relevanta försäkringshandlingar som anges under rubriken 2.1 Ansökans utformning och innehåll. 7
Övrigt material som framgår ovan under rubriken 2.1 Ansökans utformning och innehåll, ska medsändas ansökan. Personliga referenser kan lämnas avseende företrädare för företaget istället för företagsreferenser. 3. Uppdragsbeskrivning 3.1 Åtagande Utförarens åtagande ifråga om ledsagarservice och avlösarservice i hemmet är, att uppnå de mål och täcka de behov som framgår av brukarens beslut om insats, samt följa gällande lagstiftning inom ansvarsområdet. Utföraren skall följa de delar av socialnämndens nämndsplan som är tillämpliga på verksamheten. 3.2 Utformning av insatser Lomma kommun beviljar insatser och ersätter utföraren per utförd timme. Brukaren fyller i blankett för val av utförare och skickar till vald Utförare tillsammans med kopia på aktuellt beslut om insats och timmar. Brukaren skickar också kopia på val av utförare till LSS-handläggaren. Utföraren tar kontakt med brukaren och bokar ett första möte snarast, dock senast 5 arbetsdagar efter överlämnad beställning, eller inom den tid som angetts i beställningen från kommunen. Utföraren ska sedan anpassa sina insatser till den enskilde brukaren efter dennes behov. Utföraren bekräftar uppdraget till LSS-handläggaren. 3.2.1 Genomförandeplan Utformningen av insatserna dokumenteras i en genomförandeplan. Utföraren upprättar genomförandeplan tillsammans med brukaren eller med dess företrädare senast två veckor efter beställning. Brukaren ska ha stort inflytande över när och på vilket sätt insatserna ska utföras. Av planen ska framgå den beslutade insatsen, målet med insatsen, hur och när den beviljade insatsen ska utföras samt när planen ska följas upp. Genomförandeplanen undertecknas av både utföraren och brukaren och det är utifrån denna överenskommelse utföraren sedan arbetar. Kopia av undertecknad genomförandeplan skickas till LSS-handläggaren och är grunden för uppföljning. Genomförandeplan i Procapita kommer att införas under 2011. I avvaktan på införande av genomförandeplan i Procapita ansvarar utföraren för utformningen av genomförandeplanen. 3.3 Avlösarservice i hemmet Insatsen beviljas för att närstående till personer med funktionsnedsättning ska erbjudas avlösning i omvårdnaden för t.ex. avkoppling, att kunna ägna sig åt syskon eller uträtta ärenden utanför hemmet. 8
Avlösarservice kan erbjudas både som regelbunden insats och som en lösning vid akuta behov, både för barn och vuxna. 3.4 Ledsagarservice Insatsen ledsagarservice beviljas i syfte att underlätta för personer med omfattande funktionsnedsättning att delta i samhällslivet, t ex vid sociala aktiviteter och deltagande i kultur- och fritidsaktiviteter 4. Praktiska förutsättningar 4.1 Information till brukarna Utföraren är skyldig att bistå kommunen med den aktuella information som krävs för att producera informationsmaterial där respektive utförare presenterar sig, sin vision, sina tjänster, internt kvalitetsarbete och eventuell profil (se Produktblad - bilaga 2). Denna information kommer även att visas på kommunens hemsida. 4.2 Dokumentation/informationsöverföring och förvaring av handlingar Utvecklingsarbete med kommunens dokumentationssystem Procapita pågår. När kommunens dokumentationssystem anpassats till LOV ska all dokumentation ske i det systemet enligt nedan. Utföraren ska när anpassningen är färdigställd, dokumentera i Lomma kommuns dokumentationsprogram Procapita, i enlighet med kommunens rutiner och instruktioner. Överlämning av ärenden till utföraren kommer enligt ovan att ske i Procapita. Utförarens verkställighet, rapportering, dokumentation såsom social journal och genomförandeplan, avvikelserapportering och uppföljning ska göras i Procapita. Kommunen erbjuder utföraren (två personer) grundläggande utbildning i handhavandet av Procapitadokumentationen, samt fortbildning vid uppgraderingar av programmet. I avvaktan på anpassning i systemet enligt ovanstående ansvarar utföraren för all dokumentation och att all informationsöverföring sker på ett godkänt sätt. I samband med tecknande av kontrakt görs överenskommelse om lämpliga rutiner för informationsöverföring. Det är utförarens ansvar att se till att det finns tillräcklig kompetens i organisationen för att hantera dokumentation och dokumentationssystemet. Utföraren ansvarar för en säker hantering av handlingar som rör den enskildes personliga förhållanden. Vid eventuellt upphörande av verksamheten i utförarens regi eller då brukaren flyttar eller avlider ska samtliga handlingar omgående och utan kostnad överlämnas till kommunen. Handlingarna ska vara sorterade, rensade och endast innehålla händelser av vikt. 4.3 IT och Telefoni Utföraren svarar för att anskaffa och bekosta nödvändig utrustning och abonnemang för kommunikation såsom telefoner, fax, datorer och Internet uppkoppling. 9
4.3.1 Tillgång till verksamhetssystem Procapita Verksamhetssystem för dokumentation kommer när utvecklingen är klar, att tillhandahållas via kommunens portal för IT-system mot utförare. Socialförvaltningen svarar för kontakterna med Lomma kommuns IT-avdelning som är ansvariga för driften. 4.3.1 Socialförvaltningen bekostar och ansvarar för att utföraren erhåller access/åtkomst till berörda brukares dokumentation i Procapita via kommunens portal för IT-system mot utförare. att utföraren har fri nyttjanderätt till Procapita. att behörigheter läggs upp i Procapita enligt förvaltningens riktlinjer. driften av programvaran (via Lomma kommuns IT- avdelning). eventuella inköp av ytterligare programfunktioner/-moduler. kommungemensam programsamordning. samordnade kommungemensamma utbildningstillfällen. 4.3.2 Utföraren bekostar och ansvarar för att utföraren har för programvaran erforderlig IT- utrustning för access till kommunens portal för IT-system mot utförare. att det finns en lokal kontaktperson för Procapita samt en ställföreträdare för denne hos utföraren. att lokal kontaktperson och ställföreträdaren har för sina roller i Procapita tillräckliga kunskaper i enlighet med kommunens rutiner och instruktioner. att lokal kontaktperson och ställföreträdaren utbildas i kommunens regi i användandet av Procapita. Gäller grundutbildning och vidareutbildning i takt med programmets utveckling och tillkommande programfunktioner/moduler. kostnader för övriga utbildningar som utföraren av programvaran/moduler eller annan anordnare inbjuder till. Kommunen har inget ansvar för utförarens lokala arbetsplatser, dess mjukvaror, nät eller utrustning som behövs för att ansluta till kommunens portal för leverans av verksamhetssystem. 4.4 Lokaler Utföraren svarar själv för anskaffning och alla kostnader för lokaler och inventarier som är nödvändiga för att utföra uppdraget. 5. Kravspecifikation 5.1 Krav på utföraren Utföraren skall bedriva verksamheten i enlighet med Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade samt i enlighet med övrig lagstiftning och föreskrifter som gäller för LSS-verksamhet. Vidare skall utföraren följa de kvalitetskrav som ställs i detta förfrågningsunderlag. I övrigt gäller att utföraren skall uppfylla de krav för godkännande som framgår ovan under punkten 2.3 Krav för godkännande, under hela avtalsperioden. 10
5.2 Kvalitetskrav Vägledande för verksamheten skall vara Bemötande utföraren skall bemöta brukaren värdigt och korrekt med respekt för medbestämmande och personlig integritet. Tillgänglighet utföraren skall vara lätt att nå för brukare, anhöriga och kommun. Delaktighet/Valmöjlighet en hög grad av inflytande, samråd och anpassning efter brukarens önskemål och behov skall prägla utformningen av insatserna. 5.3 Uppdragsutförande Utföraren skall utföra alla delar av åtagandet i enlighet med bestämmelserna i detta förfrågningsunderlag och med den skicklighet och omsorg som kommunen har anledning att förvänta av ett företag verksamt inom branschen. Utföraren skall i händelse av brukares omval eller att kontraktet upphör medverka till att övergången till annan utförare sker med minsta möjliga olägenhet för brukarna och kommunen. 5.4 Samarbete Utföraren skall samverka med närstående och andra för brukaren viktiga personer och organisationer i den utsträckning den enskilde medger detta. Utföraren skall också samverka med andra utförare som finns runt brukaren, både kommunala enheter och andra utförare. Syftet skall vara att skapa en välfungerande helhet av insatser för den enskilde och undvika missförstånd på grund av brister i information och planering. Utföraren skall hålla sig informerad genom att delta i sammankomster som kommunen bjuder in till och på annat sätt ta del av information som förmedlas av kommunen. 5.5 Fotolegitimation Fast anställd personal skall bära fotolegitimation. Vikarier och timanställda skall kunna uppvisa personlig legitimation. 5.6 Hantering av kontanta medel Utföraren skall ha rutiner för hantering av kontanta medel i de fall det är nödvändigt att personal hjälper den enskilde med hantering av pengar. 5.7 Uppföljning Utföraren skall medverka vid uppföljning av verksamheten och vara kommunen behjälplig med information samt avge underlag i syfte att följa upp verksamheten. Utföraren förbinder sig att lämna de uppgifter som kommunen i övrigt efterfrågar för uppföljning av verksamheten som t.ex. underlag för nationell statistikinsamling, brukarundersökningar och övriga statistikuppgifter som är relevanta för uppdraget. Kommunen har rätt att göra tillsynsbesök i verksamheten. 5.8 Personal och organisation Utföraren skall ha dokumenterad erfarenhet av att bedriva verksamhet inom service och omsorg om personer med funktionsnedsättning. För nystartade företag krävs personliga referenser som styrker sökandens lämplighet. 11
Utföraren rekryterar själv den personal som man finner nödvändig för att genomföra uppdraget. Personal skall anställas i samråd med brukaren. Utföraren skall ha tillräckligt med personal för att utföra uppdraget. Personalen skall ha lämplig kompetens för uppdraget behärska svenska språket ha möjlighet till kontinuerlig kompetensutveckling vid behov ha tillgång till handledning Vid införandet av valfrihetssystemet har brukaren rätt att behålla den personal som man haft hos kommunen om han/hon så önskar och om personalen vill. Utföraren har då skyldighet att ta över befintlig personal med befintliga avtalsvillkor. Eftersom insatsen avlösarservice i hemmet syftar till avlösning av anhörig, ska inte anhörig anställas som avlösare. Anhörig skall endast i undantagsfall anställas som ledsagare. 5.9 Sjukfrånvaro Utföraren rekryterar ersättare vid ordinarie personals sjukfrånvaro och står för dessa kostnader. 5.10 Arbetsgivaransvar Utföraren anställer och ansvarar för sin personal och har ensamt arbetsgivaransvar för sig och sin personal och svarar för löner, sociala avgifter, skatter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader och övriga förpliktelser. Beställaren ska inte i något avseende bära arbetsgivaransvar för utförarens personal eller för någon annan som utföraren anlitar för fullgörande av utförarens åtagande enligt detta avtal och övriga avtalshandlingar. Beställaren är ej heller att betrakta som principal i skadeståndsrättslig mening. Utföraren ansvarar för att gällande lagar och övriga författningar inom personalområdet efterlevs, och har att tillse att personalen följer gällande arbetstidslagstiftning. Utföraren ansvarar för arbetsmiljön enligt gällande arbetsmiljölagstiftning. Utföraren ska ha och kontinuerligt utveckla metoder för att upprätthålla en god arbetsmiljö. 5.11 Lag och kollektivavtal Utföraren får ej vidtaga sådan åtgärd som kan medföra åsidosättande av lag eller kollektivavtal för arbetet eller på annat sätt strida mot vad som är allmänt godtaget inom utförarens/verksamhetens kollektivavtalsområde. Utföraren är skyldig att kräva samma utfästelse av den som han eventuellt ämnar anlita för uppfyllandet av sina förpliktelser enligt avtalet med beställaren. 5.12 Synpunkter och klagomål på verksamheten Utföraren ska ge varje brukare skriftlig information om vart man vänder sig med synpunkter och klagomål på verksamheten. Informationen ska innehålla beskrivning av hur utföraren tar emot och hanterar synpunkter och klagomål. 12
information om att det går att vända sig till socialförvaltningen. sammanställning av synpunkter och klagomål ska efter överenskommelse översändas till kommunen. 5.13 Fel och brister i verksamheten Utföraren ansvarar för att all personal har kunskap om skyldigheten att rapportera om fel och brister i verksamheten samt att dessa utreds, åtgärdas och följs upp. Utgångspunkten ska vara att identifiera och åtgärda strukturella fel och brister i verksamheten. Syftet med detta är att lära av misstagen. Utföraren ska följa Lomma kommuns upprättade rutiner för avvikelsehantering. 5.14 Anmälan om och avhjälpande av missförhållanden m.m. Enligt LSS 24 a har var och en som fullgör uppgifter enligt denna lag skyldighet att vaka över att de personer som får insatser enligt lagen får gott stöd, god service och lever under trygga förhållanden. Den som uppmärksammar eller får kännedom om ett allvarligt missförhållande ska genast anmäla detta. Utföraren ansvarar för att all personal har kunskap om skyldigheten att rapportera om allvarliga missförhållanden. Utföraren ska följa Lomma kommuns upprättade rutiner för Lex Sarah. 6. Offentlighet och sekretess 6.1 Insyn Utföraren skall, utan dröjsmål efter det att kommunen framställt begäran härom, till kommunen lämna sådan information som avses i 3 kap. 19 a Kommunallagen (1991:900). Sådan begäran skall i normalfallet vara skriftlig. Informationen skall göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten utförs. Informationen skall, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Utföraren är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för utföraren, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen. Information som lämnats till kommunen enligt första stycket skall ej anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Denna bestämmelse har ingen verkan på räckvidden av övriga bestämmelser i förfrågningsunderlag eller kontrakt. Kommunen har rätt att ta del av utförarens dokumentation som rör den enskildes LSSinsatser. Utföraren skall senast den 31 maj (eller enligt särskild överenskommelse) året efter det år informationen avser överlämna sin årsredovisning och verksamhetsberättelse till kommunens representant. Tillsynsmyndighet för verksamheten är socialstyrelsen. 6.2 Yttrande och meddelarfrihet Utföraren förbinder sig att på motsvarande sätt som gäller för offentligt anställda enligt 3 kap. 4 Tryckfrihetsförordningen och 2 kap. 4 Yttrandefrihetsgrundlagen, med 13
undantag av vad som nedan anges, inte efterforska personal som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller sådana upptagningar. Förbudet gäller inte sådana meddelanden som omfattas av tystnadsplikt för entreprenören eller anställda och inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enl. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Förbudet mot efterforskning gäller inte heller sådana meddelanden som är uppenbart ogrundade och därmed riskerar att oförskylt skada företaget eller dess goodwill. 6.3 Tystnadsplikt Utföraren ska ansvara för att dennes personal efterlever den lagstiftning om tystnadsplikt som råder enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och LSS. Utföraren ska ombesörja att personalen informeras om dessa bestämmelser och undertecknar en förbindelse om tystnadsplikt. 6.4 Utdrag ur belastningsregister Personal som utför uppdrag i enlighet med detta kontrakt ska kunna visa att de inte tidigare dömts för brott. Detta kan antingen ske genom att befintlig personal går med på att visa upp att kontroll mot belastningsregistret gjorts, innan de utför tjänster inom ramen för kontraktet eller att utföraren ställer kravet om utdrag ur belastningsregistret vid nyanställning. Från 2011-01-01 gäller Lag (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder. Begäran om utdrag ur belastningsregistret för enskild person, se polismyndighetens hemsida www.polisen.se Service Registerutdrag. 7. Ekonomiska villkor 7.1 Ersättning och prisjustering Ersättningen omfattar samtliga utförarens kostnader för att fullgöra uppdraget. Ersättningen utgår för utförd tid, vilken registrerats av utföraren och signerats av brukaren eller dess företrädare. Registrering av tidsåtgång kommer att ske i verksamhetssystemet Procapita när detta är färdigutvecklat. All beviljad tid för ledsagarservice och avlösarservice ska genomföras som effektiv tid vilket innebär att resor till/från verkställighet ska utföras utanför beviljade timmar. Ersättningen utgår per timme och inkluderar kostnad för resor till/från verkställighet. Avlösarservice i hemmet per timme Ledsagarservice per timme *Prisnivå 2011 225 SEK* 253 SEK* Brukaren står själv för sina omkostnader i samband med ledsagarservice. Ersättning för ledsagarens utlägg t ex traktamente, resor, logi i samband med aktiviteter ingår i ersättningen. 14
Inga avgifter får tas ut av brukaren för utförda insatser i enlighet med LSS-beslut. Justering av timersättningar sker med samma % -sats och tidpunkt, som den av regeringen årligen beslutade justeringen av schablonbelopp för assistansersättning. 7.2 Fakturering Utföraren fakturerar Lomma kommun månadsvis i efterskott. Anmärkning på fakturan ska ske inom 15 dagar från fakturans ankomstdag. Görs ingen anmärkning betraktas faktura automatiskt som korrekt. Felaktig faktura ska regleras med kreditfaktura och ersättas med ny faktura med ny förfallodag. Kreditfaktura ska matcha den felaktiga fakturan. Förfallodag ska vara 30 dagar efter korrekt fakturas ankomstdag. Faktureringsavgifter eller andra icke överenskomna tillägg godkänns inte. Dröjsmålsränta får debiteras enligt räntelagen (1975:635). På fakturan skall, utöver gängse fakturauppgifter, anges - ersättningsperiod, - varje brukares namn och personnummer, - typ av utförd insats per brukare ledsagarservice respektive avlösarservice, - antal beviljade timmar per brukare och insats - antal utförda timmar per brukare och insats - antal utförda timmar totalt Fakturan ska vara så utformad att det lätt går att utläsa hur den totala ersättningen är uträknad. Fakturan ska kompletteras med redovisning av utförda timmar undertecknad av brukaren eller dess företrädare. Förutom angivelse av vad fakturan avser ska följande anges: Uppgifter om företaget med angivande av - post-/bankgironummer, - organisationsnummer, - innehav av F-skattebevis, - adress och telefonnummer. Fakturan ställs till Lomma kommun Fakturaenheten Box 77 234 22 Lomma ID nr 354 01 15
8. Kommersiella villkor De kommersiella villkoren ligger till grund för kontrakt mellan beställare och utförare. En ansökan förutsätter att sökanden accepterar de kommersiella villkoren i sin helhet. 8.1 Handlingarnas inbördes rangordning För kontraktet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande rangordning. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet 2. Av båda parter undertecknat kontrakt, inklusive bilagor 3. Kompletteringar till förfrågningsunderlaget 4. Förfrågningsunderlaget med bilagor 5. Kompletteringar och förtydliganden till ansökan 6. Ansökan, inklusive bilagor 8.2 Kontraktets giltighet och tid Kontraktet träder i kraft när det har undertecknats av behöriga företrädare för parterna och gäller därefter tillsvidare till dess att någondera parten säger upp kontraktet, varefter kontraktet upphör att gälla efter en uppsägningstid om tre (3) månader eller enligt särskild överenskommelse mellan parterna. Uppsägning ska vara skriftlig. 8.3 Ändringar och tillägg Ändringar och/eller tillägg till kontraktet kan endast ske genom skriftlig överenskommelse undertecknad av behöriga företrädare för parterna. 8.4 Förändringar och avbrytande av valfrihetssystemet Kommunen har rätt att ändra utformningen av eller avbryta valfrihetssystemet. Beställaren kommer då att säga upp ingångna kontrakt med iakttagande av den uppsägningstid som framgår av punkten 8.2. Kommunen förbehåller sig rätten att genomföra mindre justeringar och tillrättalägganden i förutsättningarna för valfrihetssystemet under pågående kontraktstid utan att sådana justeringar och/eller tillrättalägganden behöver medföra att nytt kontrakt upprättas mellan parterna. Exempel på sådana omständigheter som kan medföra behov av justeringar och/eller tillrättalägganden är förändringar av kommunens mål, regler och rutiner inom aktuellt område och förändringar i lagar eller förordningar, eller andra för kommunen bindande föreskrifter. För det fall att utföraren inte önskar bli bunden av dessa förändrade villkor ska utföraren inom trettio (30) dagar meddela kommunen att dessa inte accepteras, varefter kontraktet anses uppsagt och uppsägningstid enligt punkten 8.2 börjar löpa det datum då kommunen mottagit meddelandet. Har sådant meddelande inte mottagits av kommunen inom föreskriven tid är utföraren bunden av de ändrade villkoren. 8.5 Omförhandling Endera parten får påkalla omförhandling av bestämmelse i upprättat kontrakt om väsentligt ändrade förhållanden gör att bestämmelserna motverkar parternas gemensamma målsättning, t ex vid förändring av lagstiftning, förfrågningsunderlag eller politiska beslut. Anmälan om omförhandling ska ske skriftligen så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten. Åberopandet befriar inte part från skyldighet att fullgöra förpliktelse enligt ingånget kontrakt och till i 16
kontraktet angivna priser och villkor under den tid som parterna förhandlar. Kan parterna inte genom omförhandling lösa den uppkomna situationen äger endera parten rätt att säga upp kontraktet med iakttagande av den uppsägningstid som framgår av punkten 8.2. 8.6 Avtalets upphörande i vissa fall Utförare som avser att avveckla verksamheten ska skriftligen meddela kommunen snarast, dock senast tre (3) månader före tidpunkten för verksamhetens upphörande. Kontraktet anses då uppsagt av utföraren, och uppsägningstid enligt punkten 8.2 börjar löpa det datum då kommunen mottagit meddelandet om avveckling. Parterna äger vid dylika situationer rätt att avtala om annan uppsägningstid. Kontrakt anses alltid hävt senast vid den tidpunkt då verksamheten har upphört. Om utföraren saknar uppdrag under en period av tolv (12) månader, efter att kontraktet trädde i kraft, hävs kontraktet per automatik med utföraren. Utföraren har därefter möjlighet att inkomma med en ny ansökan om godkännande som utförare. 8.7 Leveransuppföljning/kvalitet Kommunen följer löpande upp att kvalitetsvillkoren för uppdraget efterföljs. Utföraren ska bistå med det underlag som krävs för att kommunen ska kunna följa upp att villkoren i kontraktet och uppdrag i individuella genomförandeplaner efterlevs. 8.8 Allmänt om fel och brister samt reklamation Om utföraren inte fullgör sitt åtagande enligt detta kontrakt och tillhörande kontraktshandlingar och efter anmodan inte senast inom fem (5) dagar vidtagit rättelse, äger kommunen rätt att antingen avhjälpa bristen på utförarens bekostnad eller göra avdrag på ersättningen. Reklamation skall göras av kommunen till utförarens angivna kontaktperson. 8.9 Hävning och ersättning vid fel och brister och övriga avtalsbrott Vid upprepat åsidosättande av vad som avtalats och underlåtelse att efter tillsägelse från kommunen vidta rättelse, eller om felet eller bristen vid ett och samma tillfälle är av väsentlig betydelse för kommunen, äger kommunen rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet. Fel eller brist som är av väsentlig betydelse för kommunen är exempelvis händelser som får allvarliga konsekvenser för brukare eller andra tredje parter. Hävningsgrund föreligger dessutom om utföraren inte fullgör sina betalningsskyldigheter vad avser skatter och sociala avgifter, försätts i konkurs eller eljest får anses vara på sådant obestånd att denne inte förväntas kunna fullgöra sitt åtagande, eller om utföraren ej uppfyller och upprätthåller de krav som framgår ovan under punkten 2.3 Krav för godkännande. Omständigheter som framgår av LOV kapitel 7 utgör alltid hävningsgrund. Hävning ska vara skriftlig. Kommunen har rätt till ersättning för den skada som kommunen lider genom utförarens avtalsbrott. Utföraren är endast fri från skadeståndsskyldighet om avtalsbrottet beror på händelse utanför dennes kontroll. Beror avtalsbrottet på någon som utföraren har anlitat för att helt eller delvis fullgöra sina förpliktelser enligt avtalet, är utföraren befriad från 17
skadeståndsskyldighet endast om den som utföraren anlitat är fri enligt denna ansvarsbegränsning. Detsamma gäller för samtliga tidigare leverantörsled. Om hävningsgrund och/eller avtalsbrott enligt ovan föreligger, äger kommunen rätt till skadestånd motsvarande de faktiska merkostnader som den skadegörande handlingen har orsakat. Sådana merkostnader kan exempelvis vara kostnader för fullgörande av utförarens förpliktelser, personalkostnader och inkassokostnader. Kommunen har rätt till skadestånd enligt ovan oavsett om hävning begärs eller inte. 8.10 Ansvar och försäkringar Utföraren svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande hos utföraren eller av utföraren anställd personal, anlitad uppdragstagare eller underleverantör eller annan som utföraren svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man. Utföraren ska ha och under kontraktstiden vidmakthålla gällande ansvarsförsäkring, som täcker eventuell skada/skadeståndsanspråk, som orsakas av denne eller av hos denne anställd/anlitad personal/underleverantör i enlighet med vad som framgår ovan och i enlighet med vad som framgår ovan under punkten 8.9. Utföraren intygar genom undertecknandet av kontraktet att denne har relevant ansvarsförsäkring enligt ovan, jämte övriga relevanta försäkringar, som kan komma att krävas för att garantera fullgörandet av utförarens förpliktelser enligt avtalet och övriga avtalshandlingar. Utföraren ska vid ansökningstillfället sända in kopior på samtliga giltiga försäkringsbevis eller för nystartade företag, utfästelse om att teckna försäkring. 8.11 Underleverantörer Utföraren får ej anlita underleverantör för fullgörande av sina förpliktelser enligt detta kontrakt och övriga kontraktshandlingar utan skriftligt godkännande av kommunen. Vid godkänt anlitande av underleverantör ankommer det på utföraren att informera alla berörda parter, inklusive de enskilda brukarna, om underleverantör. Samtliga krav som ställs på utföraren i detta kontrakt och övriga kontraktshandlingar gäller på motsvarande sätt för underleverantörer. Utföraren svarar för underleverantörers arbete och skyldigheter såsom för eget arbete och egna skyldigheter. 8.12 Force majeure Om parts fullgörelse av detta kontrakt förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständighet utanför hans kontroll, av force majeure-karaktär, som han inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid kontraktets tillkomst och vars följder han inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation alternativt befriar part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Beställaren äger rätt att, under tid ovan nämnda förhållande föreligger, själv utföra utförarens åtaganden enligt kontrakt och övriga kontraktshandlingar. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal eller vad som framgår i övrigt under punkten 5.11 får inte åberopas som befrielsegrund enligt ovan. 18
Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 8.13 Överlåtelse av kontrakt Kontraktet och/eller parternas förpliktelser och/eller rättigheter enligt detta kontrakt får inte i någon form överlåtas till tredje man utan beställarens skriftliga medgivande. Vid företagsöverlåtelse har beställaren rätt att säga upp kontrakt med två (2) månaders uppsägningstid. I kontraktet angivna priser och villkor ska gälla under uppsägningstiden. Det åligger utföraren att i god tid informera beställaren om planerade ägarförändringar. 8.14 Tvist Parterna förbinder sig att i första hand hänskjuta eventuellt uppkomna tvister i anledning av detta avtal till att lösas gemensamt och i samförstånd genom förhandling. Om parterna inte kan nå en uppgörelse enligt ovan beskrivna förfarande ska alla tvister angående tolkningen eller tillämpningen av detta kontrakt avgöras av allmän domstol i den domkrets beställaren har sin hemvist med tillämpning av svensk rätt. Utföraren får inte avbryta eller skjuta upp fullgörandet av sina åtaganden enligt detta kontrakt och övriga kontraktshandlingar med åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågått. Under tvisteförfarandet gäller de villkor som framgår av kontraktet och övriga kontraktshandlingar. 19