ANVISNINGAR FÖR UPPRÄTTANDE AV FÖRSLAGET TILL BUDGET OCH EKONOMIPLAN 2012-2014
Innehåll 1. Allmänt... 3 2. Borgå stads strategi 2010 2013... 3 3. Det allmänna ekonomiska läget... 3 4. Stadgar och anvisningar som styr ekonomi och verksamhet... 4 5. Budgetprinciper... 4 6. Anvisningar för upprättande av budget och ekonomiplan... 5 6.1 Driftsbudget... 5 6.2 Resultaträkning... 7 6.3 Investeringsdel... 8 6.4 Finansieringsdel... 8 7. Affärsverk... 8 8. Övriga anvisningar... 9 Bilagor... 9 Budgetram 2012... 10 Beslutsprocess i husbyggnadsprojekt som överskrider en miljon euro... 11
1. Allmänt Enligt kommunallagen ska fullmäktige före slutet av året godkänna en budget för följande kalenderår och en ekonomiplan för tre eller flera år. Budgetåret är planperiodens första år. I budgeten och ekonomiplanen godkänns funktionella och ekonomiska målsättningar. I verksamheten och ekonomin bör man efterfölja budgeten. Stadsstyrelsen godkände 7.2.2011 45 en årsklocka som styr och anger tidtabellen för budgetberedningen. Ekonomiplanen skall vara i balans eller visa överskott under en planperiod på högst fyra år, om det inte beräknas uppkomma överskott i balansräkningen för det år budgeten görs upp. 2. Borgå stads strategi 2010 2013 Stadsfullmäktige godkände 31.3.2010 stadens strategi 2010-2013. Enligt strategin är stadens viktigaste mål att få den accelererande skuldsättningen att stanna av och skuldspiralen att vända nedåt. I strategin förutsätts att stadens driftsutgifter sjunker med 15 miljoner euro före slutet av 2013 jämfört med nivån år 2010. Detta ska uppnås genom att servicenivån och servicekvaliteten ses över. Enligt strategin ska nettoinvesteringarna vara högst 15 miljoner euro per år. Kommunalskatten hålls på en konkurrenskraftig nivå och de ökade skatteinkomsterna används till att amortera skulderna. Inkomsterna från försäljning av egendom, med undantag för tomtproduktion, används antingen till amorteringar eller till investeringar som bevarar egendomens värde. De ekonomiska målen i strategin konkretiseras genom den budgetram som styr budgetberedningen och genom nämndernas budgetförslag. 3. Det allmänna ekonomiska läget Enligt finansministeriets ekonomiska översikt kommer tillväxten i den finska ekonomin att vara 3,6 % detta år. En stark utländsk efterfrågan påskyndar exporttillväxten. Som en följd av det förväntas investeringarna ta fart och basen för den ekonomiska tillväxten bli bredare. Prognosen gällande arbetslöshetsgraden var 7,6 % och mätt som årsgenomsnitt kommer den att sjunka med nästan en procentenhet sedan i fjol. De stigande råvarupriserna i kombination med stigande marknadsräntor ökar inflationen till över tre procent under detta år. År 2012 förväntas totalproduktionen öka med 2,7 % och arbetslöshetsgraden bli 7,2 %. Den ekonomiska krisen har lett till att Finlands offentliga ekonomis starka finansiella ställning försvagats kännbart. Situationen inom den offentliga ekonomin förbättras detta år tack vare ekonomisk återhämtning, skattehöjningar och slopandet av de tillfälliga utgifterna för stimuleringsåtgärder. Finansministeriet bedömer att även om den ekonomiska återhämtningen stärker den offentliga ekonomin, kommer den att uppvisa underskott ännu år 2015. Enligt finansministeriets prognos är ändringen i konsumentprisindex 3,3 % detta år och 2,7 % följande år. Om löneförhöjningarna år 2012 finns det inga uppgifter ännu. 3
De nuvarande kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalen är i kraft till slutet av detta år. Utgångspunkten för beredningen av budgetramen har varit att beskattningsnivån hålls på samma nivå som 2011. I ramen ingår inga förhöjningar av kommunalskatten eller fastighetsskatten. Den tillfälliga lagen om fördelningen av samfundsskatten, enligt vilken kommunernas andel av avkastningen höjdes med 10 procentenheter, upphör att gälla i slutet av 2011. För Borgå betyder det att inkomsterna av fastighetsskatt minskar med 6 miljoner euro. 4. Stadgar och anvisningar som styr ekonomi och verksamhet - Kommunallag - Bokföringslag och -förordning - Bokföringsnämndens och kommunsektionens anvisningar - Borgå stads o förvaltnings- och verksamhetsstadga o o o budget och ekonomiplan budgetram, anvisningar för upprättande av budget samt anvisningar för efterlevande av budget, budgetuppställning och bindningsnivåer, externa och interna partner, kontoplan ekonomiförvaltningens övriga separata anvisningar 5. Budgetprinciper Enligt fullständighetsprincipen ska alla utgifter och inkomster som man känner till under kalenderåret tas in i budgeten, också interna köp och intern försäljning. Utgifter och inkomster man känner till kan inte lämnas utanför budgeten. Budgeten upprättas till sitt bruttovärde, dvs. utgifterna får inte dras av inkomsterna eller tvärtom. Undantag från denna princip har fastställts separat, t.ex. ska sjukförsäkringsersättningarna beaktas som avdrag för personalkostnaderna. Enligt balansprincipen ska inkomsterna täcka utgifterna under planperioden och kommunens likviditet bör alltid vara tillräcklig. I investeringsdelen visas hur kommunens internt tillförda medel räcker till för att täcka investeringarna. Med förändringar i den finansiella verksamheten visas hur detta netto ska täckas eller användas för att ändra den finansiella ställningen. Årlighetsprincipen förutsätter att budgeten upprättas för följande kalenderår och att utgifter och inkomster allokeras på rätta redovisningsperioder. Budgeten omfattar utgifter och inkomster på prestationsbasis under endast ett räkenskapsår. Skatteinkomsterna bokförs ändå enligt kontantprincipen. Reserveringar och fondöverföringar är hanteringsposter för räkenskapsårets resultat, vilka presenteras i resultaträkningen. Utförlighetsprincipen förutsätter att anslagen och de uppskattade inkomsterna anges så detaljerat att rätten att bevilja anslag inte flyttas från fullmäktige till lägre nivåer. Fullmäktige fastställer de funktionella helheter och projekt för vilka man anslår medel i driftsbudgeten och investeringsdelen. I enlighet med helhetsprincipen ska fullmäktige godkänna budgeten och ekonomiplanen som en helhet vid samma behandling. 4
6. Anvisningar för upprättande av budget och ekonomiplan Enligt kommunallagen ska budgeten inkludera en driftsekonomi-, resultaträknings-, investerings- och finansieringsdel. Förslaget till budget 2011 upprättas så att driftsinkomster och - utgifter samt investeringar anpassas till den nivå som nämns i stadens strategi. Sektorerna får inte överskrida sina fastställda budgetramar. Enligt strategin kommer staden att koncentrera sig på den definierade basservicen och att fastställa dess nivå på nytt. Under strategiperioden producerar staden i regel endast tjänster som är dimensionerade enligt lagar, förordningar och normer. Basservicen definieras i samband med budgetprocessen. Man går igenom den service som inte är basservice: är det ändamålsenligt att bevara servicen eller avstå från den, att sänka dess nivå eller att höja den? Samtidigt tas ställning till sättet att producera servicen, dess mängd och kvalitet, och en eventuell avgiftsbeläggning utreds. I utvecklings- och effektiveringsprojekt bör man se till att stadens finansiella ställning inte försämras. Man bör granska funktionerna kritiskt, planera och förverkliga nödvändiga strukturella förändringar samt förbättra produktiviteten. Inlämningsdag för förslag till budget 2012 Sista inlämningsdag för nämndernas förslag till budget och ekonomiplan är 5.8.2011. Förslagen till anslag förs in i ekonomiplaneringsprogrammet och motiveringarna och målen förs in på Sharepoint-sidorna inom utsatt tid. 6.1 Driftsbudget I driftsbudgeten uppställs målsättningar för verksamheten samt presenteras nödvändiga anslag och uppskattade inkomster. Dispositionsplanen upprättas för tre år, dvs. 2012-2014. Utgångspunkter för budgetramen Anvisningarna för upprättande av budget och ekonomiplan innehåller budgetramen för år 2012 (bilaga 1). Ramen fastställs på sektornivå separat för de totala inkomsterna och totala utgifterna. När det gäller utgifterna är utgångspunkten för ramen en förhöjning av prisnivån med 2,5 % från nivån 2011, med undantag för personalkostnaderna. Sektorernas totala inkomster har höjts med 2,5 % jämfört med nivån i bokslutet 2010 med undantag för inkomster av engångskaraktär för försäljning av egendom. Det arbetskollektivavtal där det föreskrivs om de anställdas löner upphör att gälla i slutet av 2011 och nivån i följande avtal har man inte känt till när ramen fastställts. Reserveringen för löneförhöjningarna 2012 upptas centralt bland stadsstyrelsens anslag. Lönereserveringen är 3,5 %, dvs. 4,5 miljoner euro. Sektorernas löneram 2012 beräknas så att man till lönerna 2011 lägger lönereserveringen för 2011, drar av de personalminskningar som man beslutade om i samband med samarbetsförhandlingarna och lägger till 0,5 %, så att den andel som motsvarar löneförhöjningar- 5
na 2011 kommer till fullt belopp 2012. De kalkylmässiga andelarna av interna hyresutgifter och -inkomster justeras så att de interna hyrorna sjunker med ca 8 %. De sänkta interna hyresutgifterna för sektorerna och de sänkta interna hyresinkomsterna för lokalitetsledningen beaktas i budgetramen. Centralen för förvaltningstjänster bereder en produktifiering och prissättning av sina tjänster. Centralens debitering för tjänsterna tas inte in i budgetramen, utan den bokförs som interna poster för sektorerna efter budgetberedningen. Affärsverkens utgiftsökning bedöms vara 2,5 % enligt förhöjningen av den allmänna prisnivån. Utgångspunkten för beredningen av budgetramen har varit att beskattningsnivån hålls på samma nivå som 2011. I ramen ingår inga förhöjningar av kommunalskatten eller fastighetsskatten. Den tillfälliga lagen om fördelningen av samfundsskatten, enligt vilken kommunernas andel av avkastningen höjdes med 10 procentenheter, upphör att gälla i slutet av 2012. För Borgå betyder det att inkomsterna av fastighetsskatt minskar med ca 6 miljoner euro. I fråga om statsandelarna förutspås en liten ökning. Underskottet i statens ekonomi återspeglar sig troligen också i kommunernas statsandelar. Bindande mål för verksamhet och ekonomi I samband med godkännandet av budgeten och ekonomiplanen fastställer stadsfullmäktige mål för verksamhet och ekonomi för respektive uppgiftsområde. De bindande målen är en del av budgeten och ska följas i verksamheten och skötseln av ekonomin. De bindande målen binder organen på samma sätt som anslagen. Undantag från de bindande målen och anslagen kan beviljas enbart av stadsfullmäktige. Utöver bindande mål kan man i budgeten även presentera andra målsättningar, prestationer och nyckeltal. Bindande mål och icke-bindande mål presenteras skilt för sig i budgeten och uppföljningen. Utfallet av bindande mål rapporteras för stadsfullmäktige i och med uppföljningen av ekonomin och verksamheten samt i bokslutet. I samband med uppföljningsrapporterna granskas utfallsprognosen för de bindande målen. Om det verkar som om ett bindande mål inte uppfylls, bör ett ändringsförslag föreläggas stadsfullmäktige. Bindande mål kan uttryckas i form av strategiska mål i ord, mål- och prestationsmängder eller nyckeltal som beskriver effektiviteten. Målen kan vara antal, enhetskostnader, nyckeltal, beläggningsgrad eller kvalitets-, produktivitets- och effektivitetsmått o.s.v. I synnerhet icke-bindande mål kan uttryckas som antal, nyckeltal och mått. Då kan utvecklingen beskrivas som t.ex. en tidsserie. Bindande mål för verksamheten och ekonomin bör uppfylla följande villkor: 1) Målet ska basera sig på stadens strategi. Målet bör vara av väsentlig och betydelsefull karaktär och bör motsvara den beslutsnivå som stadsfullmäktige svarar för. 2) Målet bör vara mätbart. Målet bör vara klart och entydigt. Målet bör gå att mäta utan invecklade kalkyler. Rapporteringen av målets utfall bör vara kort och koncis. 6
3) Målet bör kunna uppfyllas med uppgiftsområdets egna åtgärder. Måluppfyllelsen bör vara en följd av uppgiftsområdets egna åtgärder eller användningen av egna budgetanslag. Uppställningen bör vara målinriktad, men också realistisk i förhållande till uppgiftsområdets verksamhetsmöjligheter. Upprättande av personalplan Anslagen används i första hand för att sköta lagstadgade uppgifter. Personalstyrkan minskas i första hand genom naturlig avgång, arbetsarrangemang och interna förflyttningar. Stadsstyrelsen fattade 13.12.2010 448 beslut om ett förfarande vid tillsättning av tjänster och befattningar, med vilket man vill försäkra sig om att arbetsenheterna noga överväger anställning av personal och anlitande av bl.a. vikarier. Förfarandet omfattar bl.a. ordinarie tjänster och befattningar som blir lediga t.ex. då en anställd går i pension. Innan förslag till anslag i budgeten 2012 bör man från fall till fall och noggrant utreda det verkliga behovet av att tillsätta tjänsten eller befattning då en anställd går i pension. För behandlingen av personalplanen upprättas en förteckning över personalen år 2010 och år 2011. Angående förslag till personal år 2012 ifylls en blankett och de föreslagna personaländringarna (2012-2014) sammanställs i en tabell. Sektorernas personalplaner skickas till Anu Kalliosaari i personalledningen senast 5.8.2011. Personalledningen ger ytterligare information om upprättandet av personalplanen. Strukturen i budgetförslaget Anslagen i driftsbudgeten innehåller ingen moms. Planperiodens anslag beräknas enligt 2012 års penningvärde. Anskaffningar under 10 000 euro (moms 0 %) och alla underhållsreparationer som inte höjer byggnadens värde tas in i driftsbudgeten. Driftsbudgeten innehåller följande punkter för respektive uppgiftsområde: Ledande tjänsteinnehavare Kort verksamhetsbeskrivning, centrala uppgifter, produkter samt de servicehelheter kunden får Förändringar i verksamheten, klientantalet eller servicenivån Strategins konsekvenser för verksamheten och utveckling av effektiviteten Riskhanteringsplan Bindande mål för verksamhet och ekonomi under år 2012 Övriga mål, prestationer och nyckeltal, tidsserie 2010-2014 Mål för verksamheten (t.ex. effektivitet, kvalitet och servicenivå) Kvantitativa mål Ekonomiska mål (t.ex. produktivitet och enhetskostnader) Tabell över anslag 2010-2014 6.2 Resultaträkning I resultaträkningen presenteras hur driftsbudgetens interna finansiering täcker serviceproduktionens utgifter, ränte- och övriga utgifter samt avskrivningar och nedskrivningar. 7
6.3 Investeringsdel Investeringsdelen omfattar anslag och uppskattade inkomster för respektive investeringsprojekt. Investeringsprojektens anslag periodiseras kalenderårsvis enligt den uppskattade anslagsanvändningen och inflödet av inkomster. I enlighet med stadens strategi är stadens nettoinvesteringar år 2011-2013 högst 15 miljoner euro per år. Vid planeringen av investeringar bör man fästa uppmärksamhet vid hur investeringarna påverkar driftsutgifterna och välja sådana alternativ som endera minskar driftsutgifterna eller leder till inbesparingar. En förutsättning för att projektet tas med i investeringsplanen är att investeringens kommande effekter för driftsbudgeten har utretts på investeringsblanketten. I enlighet med stadens strategi ska man före stora nybyggnads- och reparationsinvesteringar utreda kostnaderna under projektets livscykel samt alternativa modeller för genomförande och ägande. En förutsättning för genomförandet av stora investeringsprojekt är att staden säljer egendom och effektiverar serviceproduktionen. Till investeringsprojekt räknas projekt som kostar 10 000 euro (moms 0 %) eller mer. I investeringsanslagen ingår inte moms. Förslagen i investeringsplanen upprättas för fem år, dvs. 2012-2016. En beskrivning av beslutsprocessen i och tidtabellen för stadens husbyggnadsprojekt som överskrider en miljon euro finns i bilaga 2. Angående förslag till adb-investeringar begärs ett utlåtande av IT-administrationen. Förslag till investeringsprojekt bör motiveras. I motiveringarna nämns investeringens innehåll, behov och upphandlingssätt. Dessutom ifylls en investeringsblankett där man presenterar hur projektets totala kostnader fördelas år för år samt projektets statsandelar eller andra finansieringsandelar. På investeringsblanketten presenteras också hur investeringen påverkar driftsbudgeten under planperioden. Utfallet av investeringsprojekten under innevarande år granskas innan budgeten presenteras för stadsfullmäktige. Ifall investeringsprojekten inte kan slutföras och anslaget för innevarande år blir oanvänt, måste investeringsprojekt tas med i förslaget till budget för följande år. På detta sätt behöver man inte föreslås budgetrevideringar till den nyss fastställda budgeten. 6.4 Finansieringsdel I finansieringsdelen presenteras hur budgeten påverkar stadens likviditet. Finansieringsanalysen visar hur väl den interna finansieringen täcker nettoinvesteringarna och amorteringar samt hur finansieringsbehovet ska täckas. 7. Affärsverk Affärsverkens förslag till budget och ekonomiplan bör skickas till finansledningen senast 5.8.2011. Affärsverken sammanställer sina motiveringar och texter på samma sätt som uppgiftsområdena gör. Affärsverkens förslag till resultaträkning och finansieringsanalys sammanställs enligt de krav som ställs på affärsverken. 8
8. Övriga anvisningar Finansledningen ger ytterligare anvisningar i anknytning till budgetförslagen. Bilagor 1. Budgetram 2012 2. Beslutsprocess i husbyggnadsprojekt som överskrider en miljon euro 9
Budgetram 2012 Bilaga 1 Tilinpäätös Talousarvio TA-raami Muutos Bokslut Budget BU-ram Förändr. 2010 2011 2012 % TOIMINTATUOTOT VERKSAMHETSINTÄKTER KONSERNIHALLINTO KONCERNFÖRVALTNINGEN 59 717 964 44 763 700 43 401 100-3,0 Konsernijohto KJ Koncernledning SD 32 648 056 33 362 100 30 015 500-10,0 Kaupunkikehitys AKJ Stadsutveckling BSD 15 010 319 11 401 600 13 385 600 17,4 Ruokahuolto+siivous Kostservice+städning 12 059 589 SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMI SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSS. 19 087 631 15 001 600 19 564 900 30,4 SIVISTYSTOIMI BILDNINGSSEKTORN 9 135 754 7 826 500 9 364 200 19,6 PELASTUSLAITOS RÄDDNINGSVERKET 10 875 841 10 538 200 11 147 700 5,8 YHTEENSÄ TOTALT 98 817 190 78 130 000 83 477 900 6,8 TOIMINTAKULUT VERKSAMHETSKOSTNADER KONSERNIHALLINTO KONCERNFÖRVALTNINGEN - 60 053 649-45 508 600-51 726 100 13,7 Konsernijohto KJ Koncernledning SD - 34 935 523-30 499 400-36 020 100 18,1 Kaupunkikehitys AKJ Stadsutveckling BSD - 13 865 556-15 009 200-15 286 000 1,8 Ruokahuolto+siivous Kostservice+städning - 11 252 570 Taidetehdas, vuokrat Konstfabriken, hyror -420 000 SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMI SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSS. - 134 680 722-136 137 200-138 871 500 2,0 SIVISTYSTOIMI BILDNINGSSEKTORN - 105 261 275-101 282 100-101 639 800 0,4 PELASTUSLAITOS RÄDDNINGSVERKET - 9 638 504-9 838 200-9 978 400 1,4 YHTEENSÄ TOTALT - 309 634 150-292 766 100-302 215 800 3,2 TOIMINTAKATE VERKSAMHETSBIDRAG - 210 816 960-214 636 100-218 737 900 1,9 VEROTULOT SKATTEINKOMSTER 188 637 357 183 700 000 194 000 000 5,6 VALTIONOSUUDET STATSANDELAR 47 508 563 49 000 000 49 500 000 1,0 RAHOITUSTUOTOT FINANSIERINGSINTÄKTER 2 268 507 2 100 000 2 100 000 0,0 RAHOITUSKULUT FINANSIERINGSKOSTANDER -3 539 097-5 100 000-6 100 000 19,6 VUOSIKATE ÅRDSBIDRAG 24 058 370 15 063 900 20 762 100 37,8 INVESTOINNIT INVESTERINGAR KONSERNIJOHTO KONCERNFÖRVALTNINGEN IRTAIN OMAISUUS LÖS EGENDOM -564 962-203 000-205 000 1,0 KUNTAYHTYMÄT JA MUU SAMKOMMUNER OCH ÖVR -361 888-279 000-450 000 61,3 TALONRAKENNUS HUSBYGGNAD -10 975 680-7 530 000-5 100 000-32,3 KAUPUNKIKEHITYS STADSUTVECKLING IRTAIN OMAISUUS LÖS EGENDOM -255 572-198 000-330 000 66,7 KIINTEÄ OMAISUUS FAST EGENDOM -500 000-500 000 0,0 KUNTATEKNISET PALVELUT KOMMUNTEKNIK -5 357 672-6 189 000-5 600 000-9,5 VANHA PORVOO GAMLA STAN I BORGÅ -70 000-70 000 0,0 SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMI SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSSEKTORN IRTAIN OMAISUUS LÖS EGENDOM -288 122-150 000-130 000-13,3 SIVISTYSTOIMI BILDNINGSSEKTORN IRTAIN OMAISUUS LÖS EGENDOM -61 442-80 000-80 000 0,0 LIIKUNTATOIMI IDROTTSVÄSENDET -412 689-200 000-200 000 0,0 PELASTUSLAITOS RÄDDNINGSVERKET IRTAIN OMAISUUS LÖS EGENDOM -1 240 936-1 296 000-1 335 000 3,0 INVESTOINTIMENOT YHT INVESTERINGSUTGIFTER TOT -19 518 963-16 695 000-14 000 000-16,1 INVESTOINTITULOT YHT INVESTERINGSINKOMSTER TOT 2 028 613 1 695 000 1 015 000-40,1 NETTOINVESTOINNIT NETTOINVESTERINGAR -17 490 350-15 000 000-15 000 000 RAHOITUSTARVE FINANSIERINGSBEHOV 6 568 020 63 900 5 762 100 LAINAMÄÄRÄ LÅNEMÄNGD 150 067 127 150 000 000 145 000 000-3,3 - muutos - förändring -1 793 814-67 127-5 000 000 10
Bilaga 2 Beslutsprocess i husbyggnadsprojekt som överskrider en miljon euro 1. Behovsutredning Beslutet om att inleda en behovsutredning kan fattas av den nämnd som svarar för ifrågavarande tjänst, stadsstyrelsen eller sektordirektören med ett tjänsteinnehavarbeslut. Behovsutredningen utförs av det förvaltningsorgan som svarar för arrangerandet av tjänster. Behovsutredningen ska svara på följande frågor: - Varför behövs lokaliteterna? - Vilken verksamhet behöver lokaliteterna? - Hur arrangeras verksamheten om lokaliteterna inte kan byggas? Normalt räcker tar det 2 månader att utföra behovsutredningen. Om en mer omfattande utredning krävs, kan det ta betydligt längre att utföra behovsutredningen. Den ifrågavarande nämnden och stadsstyrelsen tar ställning till behovsutredningen. Stadsstyrelsen fattar beslut om att utveckla projektet eller att inte göra det. Ifall stadsstyrelsen fattar beslut om att föra ärendet vidare, ser stadsstyrelsen också till eller anvisar medel för att finansiera upprättandet av en projektplan. Vid behov kan man även använda utomstående experter för att utföra behovsutredningen. 2. Projektplan Med ett tjänsteinnehavarbeslut utser lokalitetsdirektören bland lokalitetsledningens personal en projektchef för projektplanen. Projektchefen svarar för upprättandet av en projektplan. Projektplanen ska svara på följande frågor: - Var byggs lokaliteterna? - Hur stora lokaliteter behövs? - Hur ser byggnadsplatsens plansituation och grundförhållanden samt andra tekniska ärenden ut? - en kostnadsberäkning samt förslag till tidtabell bifogas till projektplanen Projektplaneringen tar cirka 2 månader. Stadsstyrelsen tar ställning till projektplanen och projekttidtabellen, om fullmäktige inte har förbehållit sig rätten att godkänna dem i samband med behandlingen av budgeten. Stadsstyrelsen kan godkänna projektet som sådant eller fatta beslut om att justera projektplanen (t.ex. om kostnaderna är för höga) eller förkasta projektet. Om stadsstyrelsen godkänner projektplanen, anslår stadsdirektören/stadsstyrelsen medel i sitt förslag till budget och ekonomiplan samt fullmäktige i sin budget/ekonomiplan. I budgeten eller ekonomiplanen antecknas att kostnadsberäkningen är en bedömning i projektplaneringsskedet, vilken senare kommer att preciseras. I detta skede fastställs även projekttidtabellen. Utomstående experter kan anlitas för att upprätta projektplanen. 11
3. Skisser Med ett tjänsteinnehavarbeslut utser lokalitetsdirektören en projektchef (kan vara samma person som svarade för projektplaneringen eller en annan person) som svarar för upprättandet av skisser. Skisserna upprättas utgående från den godkända projektplanen. Upprättandet av skisser styrs av de medel som anslagits på basis av projektplanen. Skisserna upprättas ofta av utomstående experter. Beställningen görs enligt förvaltnings- och verksamhetsstadgan. Skisserna och kostnadsberäkningen föreläggs stadsstyrelsen för godkännande, om fullmäktige inte har förbehållit sig rätten att godkänna dem i samband med behandlingen av budgeten. Stadsstyrelsen godkänner skisserna som grund för det egentliga planeringsarbetet. Stadsstyrelsen kan även fatta beslut om att remittera skisserna för ny behandling eller även i detta skede förkasta hela projektet. Det tar ca 2-3 månader att upprätta skisser. 4. Byggnadsarbetet påbörjas Utgående från de godkända skisserna kan lokalitetsledningen med ett tjänsteinnehavarbeslut av lokalitetsdirektören inleda det egentliga planeringsarbetet cirka ett år innan byggandet börjar. I sitt beslut utser lokalitetsdirektören en projektchef som ansvarar för byggnadsarbetet. Processen framskrider med att begära in entreprenadanbud. Efter att anbuden kommit in sker upphandlingen i enlighet med förvaltnings- och verksamhetsstadgan. 12