2007-01-24 1(14) Plats och tid: Beslutande: Övriga deltagande: Justerare: Övertorneå, församlingsgård Kl 14.00 19.00 Roland Hedlund ordf. Birger Wiippa Ove Kohkoinen Bror Noppa Doris Svahn Ylva Ylinenpää-Sannemalm, tjg ers Anneli Hedlund Stig Lampinen Knut Omark Lage Ollinen Sture Larsson Irene Hämälä, tom 8 Pekka Koskinen, kyrkoherde Torvald Pääjärvi, kyrkokamrer, sekreterare Mats Persson, begravningsombud Stig Lampinen Justeringens tid och plats: 2007-02-06, Övertorneå paragraf 1-20 Underskrifter: Sekreterare. Ordförande. Justerare. BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ:, Övertorneå församling Sammanträdesdatum: 2007-01-24 för anslags uppsättande: Förvaringsplats för protokollet: för anslags nedtagande: Övertorneå församling, pastorsexpeditionen Underskrift.
2007-01-24 2(14) Kr 1 Inledning öppnande Kyrkoherde Pekka Koskinen inleder mötet med gemensam psalmsång och kort betraktelse, varefter ordföranden Roland Hedlund välkomnar kyrkorådet, förrättar upprop och förklarar årets första sammanträde öppnat. Kr 2 Justering Till justerare, förutom ordförande, väljs Stig Lampinen. Kr 3 Godkännande av ärendelistan Då Länsstyrelsen utsett ett nytt begravningsombud som har rätt att närvara vid kyrkorådets sammanträden då ärenden rörande begravningsverksamheten behandlas föreslår ordförande Roland Hedlund att ärendelistan för kommande sammanträden ändras så att begravningsverksamheten behandlas som första ärende på dagordningen. beslutar att godkänna ärendelistan med ovanstående tillägg Kr 4 Föregående mötesprotokoll - uppföljning a) Kr 112-2006 beslutar att uppdra kyrkoherde Pekka Koskinen att i samråd med personalen inom äldreboendet gå igenom rutinerna för kyrkans medverkan inom äldreboendet med målsättning att utöka tiden för kyrkans medverkan samt att uppdra kyrkoherde Pekka Koskinen att i samråd med berörd personal undersöka möjligheten att iordningsställa lokalerna i Hietaniemi så att de överensstämmer med verksamhetens behov. Kyrkoherde Pekka Koskinen informerar att han varit i kontakt med både äldreboendet Länsmansgården och Särkivaaragården och funnit att de inte vill ändra på nuvarande tider. Kyrkoherden informerar vidare att vaktmästare har iordningsställt vindsutrymmet i Hedenäset och att lokalerna i övrigt iordningsställts så att de överensstämmer med verksamhetens behov.
2007-01-24 3(14) Kr 4 Föregående mötesprotokoll uppföljning, forts b) Kr 115-2006 att uppdra kyrkokamrern att utarbeta rutiner för besvarande av inkommande skrivelser. Kyrkokamrern informerar att ovanstående rutiner ej är utarbetade idag, men förslag till rutiner presenteras vid kommande kyrkorådsmöte. c) Kr 116-2006 Avtal om leverans av el beslutar att uppdra kyrkokamrern undersöka möjligheten att få fastprisavtalet utökat till 5 år hos Skellefteå kraft. Kyrkokamrern informerar att fastprisavtalet har utökats till 5 år. d) Kr 117 att uppdra kyrkokamrern att göra en sammanställning över beslutade kollekter år 2006. Kyrkokamrern presenterar sammanställning över beslutade kollekter år 2006. (bilaga 1)
2007-01-24 4(14) Kr 4 Föregående mötesprotokoll uppföljning, forts e) Kr 119 Vaktmästare med arbetsledande uppgifter, Olle Niemi Anställningsavtal och befattningsbeskrivning för vaktmästare med arbetsledande uppgifter har upprättats 2000-06-29 att gälla fr o m 2001-01-01 avseende Olle Niemi. beslutar att uppdra Övertorneå församlings förhandlingsgrupp att se över ovanstående anställningsavtal och befattningsbeskrivning, samt att förhandlingsgruppen presenterar ett nytt förslag till anställningsavtal och befattningsbeskrivning till kommande kyrkorådsmöte. Ordföranden informerar att anställningsavtal och befattningsbeskrivning har reviderats med hänsyn till förändrade förutsättningar och att nytt anställningsavtal har upprättats. Kr 5 Kyrkoherdens rapport Kyrkoherde Pekka Koskinen informerar muntligt om nedanstående verksamhetsområden. 1. Gudstjänstliv 2. Konfirmation 3. Barnverksamhet 4. Kyrkomusik 5. Vuxenverksamhet Statistik för genomförda gudstjänster mfl finns återgivna på Övertorneå församlings hemsida, www.overtorneaforsamling.se. Kyrkoherden informerar vidare att både organist med placeringsort Övertorneå och komminister med placeringsort Hietaniemi är helt sjukskrivna. Kyrkoherdens rapport läggs till handlingarna.
2007-01-24 5(14) Kr 6 Begravningsverksamheten a) verksamheten b) schemaläggning, sommar och vintertid. OBS! endast arbetsmaterial. Verksamheten Inköp av ny traktor är gjord men traktorn har inte fungerat tillfredsställande. Traktorn sänds tillbaka till leverantören och krav ställs att nuvarande traktor ersätts med en helt ny traktor. Schemaläggning Ordföranden presenterar ett förslag till schema för vaktmästare, sommar och vintertid. att påkalla förhandling hos Kommunal enl. 19 angående schemaläggning av vaktmästare, sommar och vintertid. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Kr 7 Gravärenden (enl. bifogad förteckning) Föreligger framtagen förteckning 2007-01-24 över behandlade gravärenden. beslutar att godkänna gravöverlåtelserna godkänna upprättade fondgravsavtal godkänna återlämnade gravar till Övertorneå församling (bilaga 2)
2007-01-24 6(14) Kr 8 Kollekter, kollektframställan Följande framställan om kollekt har inkommit: 1. Läkarmissionen 2. Diakonistiftelsen Samariterhemmet, Uppsala 3. Teologifonden Arbetsutskottet föreslår kyrkorådet att besluta om följande församlingskollekter tom april 2007. 18 mars Konfirmandverksamhet, Övertorneå församling 6 april Svansteins kyrkodagar i maj 9 april Hjärt- och lungsjuka, Övertorneå 22 april Diakonistiftelsen Samarithemmet, Uppsala beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Kr 9 Personalärenden 1. Företagshälsovård offert från Hälsolaget att ge kyrkokamrern i uppgift att undersöka möjligheten till samverkan med Övertorneå kommuns företagshälsovård. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag.
2007-01-24 7(14) Kr 9 Personalärenden, forts 2. Fria läkarbesök och mammografiundersökning beslutar att ärendet utgår ur ärendelistan. Detta på grund av att regelverken kring förmåner kommer att betraktas som löneförmåner för de anställda. Samt att kostnaderna för församlingen blir avsevärt högre än planerat. 3. Frisktalen - rapport Arbetsutskottet ger kyrkokamrern i uppgift att till kommande kyrkoråd ta fram rapport om frisktalen Kyrkokamrern informerar att det rent tekniskt inte går att ta fram rubr. rapport innan ny version av lönesystemet får installeras den 31 januari. beslutar att rapport över frisktalen bifogas detta protokoll (Bilaga 3) Kr 10 Församlingsinstruktion för Övertorneå församling att förslag till församlingsinstruktion skall vara klart före 31 mars 2007. Ansvarig: kyrkoherde Pekka Koskinen. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag.
2007-01-24 8(14) Kr 11 Ersättningsregler för församlingens kyrkvärdar om följande ersättningsregler för församlingens kyrkvärdar: 1. Bilersättning utgår med 18 kronor per mil (skattefritt) 2. Under mandatperioden 2006-2009 reserveras 2000 kr per kyrkvärd för inköp av kläder, skor som används vid utövandet av kyrkvärdskapet. Utbetalning sker mot uppvisande av kvitto. För närvarande finns 17 kyrkvärdar i hela Övertorneå församling. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Kr 12 Verksamhetsplanering inklusive kyrkorådets verksamhetsplan 2007 Den 15 januari 2007 genomfördes verksamhetsplanering med hela personalen för samtliga verksamhetsområden förutom kst 011 Revision, 012 Kyrkofullmäktige samt 013 Kyrkoråd. Verksamhetsplaneringen presenteras kyrkorådet för genomgång och antagande som förslag till beslut hos kyrkofullmäktige. s ordförande Roland Hedlund föredrar förslag till kyrkorådets förslag till verksamhetsplan 2007. att godkänna föreliggande förslag till kyrkorådets verksamhetsplan 2007 (bilaga 4).
2007-01-24 9(14) Kr 12 Verksamhetsplanering inklusive kyrkorådets verksamhetsplan 2007, forts beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag, samt att uppdra kyrkorådsledamöterna att granska det förslag till verksamhetsplanering som personalen arbetat fram den 15 januari 2007 (bilaga 3) så att kyrkorådet vid nästa sammanträde kan lägga fram ett förslag till beslut hos kyrkofullmäktige. Kr 13 Utarbetande av projektplan för följande, av kyrkofullmäktige godkända, fastighetsåtgärder 1. Fastmontering och larmning av församlingens kyrkoskulpturer (100.000) 2. Ommålning ev. omläggning av Svansteins kyrkas kyrktak ( 220.000:-) 3. Energieffektivisering, Hietaniemi kyrka 4. Nybyggnation av bårhus Övertorneå 5. Målning av klockstapelns nedre del, Hietaniemi kyrka 6. Carport, skogskyrkogården 7. Bibliska målningarna, Övertorneå 8. Bås för jordmassor, Övertorneå 9. Hjälpanordning, kisthantering att uppdra arbetsutskottet att tillsammans med Kurt Juntti utarbeta förslag till projektplan för punkterna 2, 4, 6 och 8 ovan.
2007-01-24 10(14) Kr 13 Utarbetande av projektplan för följande, av kyrkofullmäktige godkända, fastighetsåtgärder, forts. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag Ove Kohkoinen yrkar att kyrkorådet uppdrar arbetsutskottet att förhandla om ett fast pris avseende Kurt Junttis medverkan. beslutar i enlighet med Ove Kohkoinens yrkande. beslutar vidare att uppdra kyrkokamrern att begära offerter för punkterna 1 och 9 ovan, att uppdra Birger Wiippa att arbeta vidare med punkterna 3 och 5 ovan, samt att uppdra ordföranden att arbeta vidare med punkt 7 ovan. Kr 14 Inbjudan att lämna yttrande på betänkandet Välj med förtroended SKU 2006:2 att uppdra kyrkorådets ordförande att lämna yttrande till rubr. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag.
2007-01-24 11(14) Kr 15 Uppföljning av arbetsmiljö åtaganden enligt svarsskrivelse till Arbetsmiljöinspektionen. att uppdra kyrkorådets ordförande att utforma svarsskrivelse till rubr. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Kr 16 Begäran om entledigande från uppdraget som kyrkvärdar, Övertorneå kyrka att tillstyrka S-O Rönnbäcks och Ragnhild Johanssons begäran om entledigande från uppdraget som kyrkvärdar i Övertorneå kyrka. Asta Malmström har återkallat sin begäran om entledigande. Vidare föreslår ordföranden att rutiner för kyrkvärdarna framtages som skall innehålla introduktion, utbildning, ersättningsregler samt rutiner för gemensamma träffar. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag samt att uppdra Ove Kohkoinen att utarbeta rutiner för kyrkvärdar.
2007-01-24 12(14) Kr 17 Upphandling av datatjänster - offertinhämtning att uppdra kyrkokamrern att inhämta offerter för rubr. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag samt uppdra kyrkokamrern att undersöka möjligheten till samverkan med Övertorneå kommun. Kr 18 Församlingens nuvarande delegationsordning att uppdra kyrkorådets ordförande att presentera förslag till delegationsordning för Övertorneå församling. s ordförande presenterar förslag till delegationsordning för Övertorneå församling att gälla from 1 februari 2007 beslutar att godkänna föreliggande förslag till delegationsordning för Övertorneå församling from 1 februari 2007 (bilaga 6).
2007-01-24 13(14) Kr 19 Samverkansavtal om kyrklig krisberedskap inom Kalix-Torne kontrakt Förhandlingar enl. 11 MBL är genomförda mellan Kalix -Torne kontrakt företrädd av kontraktsprost Sigurd Westman med Ulrika Andersson (Luleå stift församlingsförbund) som sekreterare och sakkunnig och arbetstagarorganisationerna SKTF, Vårdförbundet, Lärarförbundet och Kommunal. (Bilaga 7) Kyrkoråd beslutar att Övertorneå församling från och med den 1 februari 2007 deltar i krisberedskapsorganisationen i Kalix-Torne kontrakt enligt bilagt avtal (Bilaga 8) Samverkansavtal beträffande krisberedskapsorganisationen mellan arbetsgivarna i Kalix Torne kontrakt (Reviderad version 2006-05-31) att till kontraktsprosten i Kalix -Torne kontrakt förmedla uppgifter på de anställda som åtagit sig uppgiften att ingå i krisberedskapsorganisationen att kontinuerligt hålla kontraktsprosten informerad om åtagandeförändringar. Kr 20 Frågor Knut Omark ställer följande frågor avseende: 1. Diarieföring 2. Blomsterfond 3. Inköp av lilla lastbilen 4. Kansliets öppettider 5. Lekmannarevisorernas skrivelse. Ordförande besvarar frågorna 1. Det har visat sig att diarieföringen ej fungerat tillfredställande vid ett begränsat antal tillfällen. Ordföranden har påtalat bristerna och påmint om rutinerna för mottaganden av skrivelser. 2. Ett tidigare beslut om handhavandet om blomserfonden finns. Detta beslut har inte följts varför ordföranden haft ett sammanträfande med blomsterfondens styrelse med målsättning att hitta lösningar som är acceptabla för både församlingen och Blomsterfonden.
2007-01-24 14(14) Kr 20 Frågor, forts. 3. Frågan tas upp till behandling i nästkommande kyrkorådsmöte. 4. De verksamhetsansvariga har diskuterat öppethållningstiderna och beslutat att samma öppethållningstider skall gälla i samtliga kyrkodistrikt. Verksamhetsansvariga kommer att utvärdera utfallet inom kort. 5. Till de löpande ärendena som åligger kyrkorådets ordföranden är att svara för att dialogen mellan revisorerna och kyrkorådet fungerar. Ordföranden har haft samtal med revisorerna ang. den skrivelse som förts in som delgivning. Efter samtalen konstateras att samsyn råder mellan kyrkorådets och revisorernas syn på hur bokföring, delegering m.m. skall fungera. Konstateras skall att de brister som revisorerna påtalat har åtgärdats. Kr 21 Delgivningar 1. Uppföljningsbesök från Arbetsmiljöinspektionen 2007-05-19 2. Förhandlingsprotokoll ang. samverkansavtal om kyrklig krisberedskap inom Kalix-Torne kontrakt. 3. Taxa för gravskötsel, förnyelse av gravrätt samt överlåtelse av gravrätt Kf 42, 2006 (2007-01-01 2007-12-31) 4. Säkerhetsbesiktning bekostad av Luleå stift 5. Kallelse till Luleå stifts församlingsförbunds årsstämma 6. Underrättelse från Arbetsmiljöverket avseende kyrkomusikernas arbetsmiljö. 7. Förbundsinfo Nr 19 december 2006 8. Stiftsfullmäktige sammanträdesprotokoll 2006-11-24 9. Skrivelse från Övertorneå församlings lekmannarevisorer. 10. Kurs 2007-02-07 i Övertorneå för personal som arbetar med arkivet (Landsarkivet, Härnösand) Delgivningarna lägges till handlingarna