Verksamhetsplan med aktivitetsplan 2009 Universitetsledningens kansli Chatarina Larson Sid 1 (11) Verksamhetsplan för universitetsledningens kansli 2009 1. Allmänt 1.1 Uppdrag Rektors uppdrag till universitetsledningens kansli fastställdes 2005. Universitetsledningens kansli ger framför allt universitetets ledning dagligt kvalificerat administrativt stöd och service. Kansliet tar ett särskilt ansvar för att säkerställa att myndigheten tillvaratar sina rättigheter och fullgör sina skyldigheter samt svarar för långsiktig juridisk kvalitetssäkring. Kansliet ansvarar också för att utveckla och förvalta universitetets ärendeprocess. 1.2 Verksamhetsområden Universitetsledningens kansli delas in i tre verksamhetsområden: 1. Kansliservice med akademisekreterare 2. Registratur och arkiv 3. Juridik 1.2.1 Kansliservice Ledningssekreterarnas huvuduppgifter är att koordinera universitetsledningens, och därtill anknutna konsulters, dagliga aktiviteter inklusive interna och externa möten samt ta hand om besökare. Ledningssekreterarna administrerar ca 40 rektorsmöten med ca 400 rektorsbeslut årligen och 6 styrelsesammanträden med ca 100 ärenden årligen. Sekreterarnas arbete styrs direkt och till största del av universitetsledningens behov och önskemål. Sekreterarna ansvarar sedan 2005 dessutom för rektors beslutsmöte vilket upptar ca 20 procent av en heltid (om processen digitaliseras fullt ut, kan denna siffra troligen minskas ytterligare). Akademisekreteraren hanterar det administrativa arbetet kring universitetsstyrelsen och dekanråd samt vissa stiftelser. 1.2.2 Registratur och arkiv Registratur och arkiv ansvarar för dokumentoch ärendehanteringen vid förvaltningen och kanslierna genom att enligt gällande lagar och förordningar ta emot och registrera handlingar som inkommer eller upprättas samt genom att utveckla och kvalitetssäkra rutinerna för detta. Registratur och arkiv förvaltar och utvecklar universitetets ärendeprocess, dels genom konsultativ verksamhet, dels genom att administrera, styra och initiera utveckling av universitetets diariesystem. Registratur och arkiv ansvarar för hanteringen av universitetets centrala arkiv samt för den strategiska utvecklingen av detta. Registratur och arkiv ger råd och utbildning till anställda i frågor som rör verksamhetsområdet och kvalitetssäkrar därmed universitets verksamhet inom detta område. Registratur och arkiv ger också service till allmänhet, anställda och studenter inom verksamhetsområdet, bl a genom att på begäran lämna ut allmänna handlingar.
Sid 2 (11) Det dagliga arbetet i registratur och arkiv domineras av myndighetsuppgifter vilka också är de högst prioriterade. 1.2.3 Juridik Universitetsjuristerna utvecklar rutiner för att nå juridisk kvalitetssäkring av universitetets verksamhet. Universitetsjuristerna ger universitetsledningen men även universitetets övriga enheter stöd i form av juridisk granskning och rådgivning. Universitetsjuristerna utbildar och informerar universitetets medarbetare. Universitetsjuristerna handlägger juridiska ärenden och är universitetets personuppgiftsombud. Juridikfunktionen prioriterar sitt arbete enligt nedan: 1. Myndighetsärenden via verkspost 2. Uppdrag från universitetsledningen 3. Uppdrag från fakulteter, institutioner och enheter samt långsiktigt juridiskt utvecklingsarbete Det innebär ett den högst prioriterade uppgiften är att ärenden som avser myndighetsutövning handläggs på ett rättssäkert sätt. Universitetets rättigheter och skyldigheter i egenskap av myndighet medför för universitetsjuristerna faktiska ärenden att handlägga. Utöver den faktiska ärendehanteringen drivs arbetet med att långsiktigt utveckla universitetets hantering av dessa frågor så att såväl universitetets som den enskildes rättigheter och skyldigheter tillvaratas i processen. Universitetsjuristerna svarar - ofta med kort varsel - gentemot universitetsledningen och institutioner/enheter för juridisk granskning, kontroll och analys. Till detta tillkommer juridisk utredning och handläggning i ärenden som är av principiell betydelse eller större vikt för universitetet. 2. Vision, övergripande mål och strategier 2.1 Vision Enhetens vision är densamma som universitetsförvaltningens. 2.2 Övergripande mål Enhetens övergripande mål är desamma som universitetsförvaltningens med den inriktning som universitetsledningens kanslis uppdrag ger 2.3 Strategier Enhetens strategier får att nå våra mål utgörs av den prioritering av arbetet som varje verksamhetsområde gjort. 3.4 Enhetsspecifika uppdrag och handlingsplaneprojekt Enheten har inte något enhetsspecifikt uppdrag. Under 2008 har, inom ramen för handlingsprogrammet 2007-2009, ansvaret för projekt 41: Rektors delegationsordning, legat på akademisekreteraren. Uppdraget avslutades genom att delegationsordningen fastställdes 2008-09-30 3. Analys av verksamheten 2008 3.1 Personal Under 2008 vikarierade universitetsjurist Chatarina Larson som tf enhetschef. En biträdande jurist, Markus Naarttijärvi, anställdes som extra resurs under året. Utredare Ulf Pantzare, StudentCentrum, vikarierade som akademisekreterare. På registratur och arkiv har Susanne Odell vikarierat och därmed har registraturen för första gången på länge uppnått grundbemanning. Registratur och arkiv har även haft förmånen att få tillgång till två personer som arbetsprövat under varsin tremåndersperiod. Den senare av dem, Erik Grönlund, har sedermera erhållit en tre månaders projektanställning under början av 2009.
Sid 3 (11) Kansliservice För att avlasta sekreterarna och renodla deras arbetsuppgifter har service, bl a posthantering köpts av en hos ENS anställd person, Eva Isander. Denna överenskommelse gäller till och med mars 2011. Vidare har med Universitetsservice träffats överenskommelse om att vid behov få nyttja Karina Sandström. Sådana behov utgörs bl a av tillfällen då sekreterare är frånvarande, arbetsanhopningar mm. Detta ger mindre sårbarhet och ökad möjlighet för de ordinarie sekreterarna till kompetensutveckling och andra aktiviteter som kräver frånvaro från arbetsplatsen. För att minska sårbarheten har även registrator Daniel Andersson inskolats i att hantera arbetsuppgifterna kring rektorsmötena. Daniel Andersson sköter numera regelbundet ett rektorsmöte i månaden för att upprätthålla dessa kunskaper. Sekreterarna har under året gått en kurs i personlig effektivitet, vilken givit mycket goda resultat i form av effektiviseringar av arbetsrutiner mm. Registratur och arkiv Registratur och Arkiv har de senaste åren arbetat systematiskt med att lära sig varandras arbetsuppgifter. Genom rotation mellan och repetition av varandras arbetsuppgifter upprätthålls dessa kunskaper. Genom detta blir verksamheten mindre sårbar, bättre service kan ges och möjligheten att möta arbetstoppar inom skilda område ökar. Genom utbildning i att Tala och övertyga har de utbildningar och den information registratur och arkiv givit blivit tydligare och bättre målgruppsanpassat. Personalen har samtidigt känt större trygghet och säkerhet i dessa situationer. Juridik Under Chatarina Larsons vikariat som tf enhetschef har viss uppdelning av arbetsuppgifterna skett. Lennart Nilsson har tagit ansvaret för disciplinärendena och diskrimineringsfrågorna. Genom denna uppdelning har även givits möjlighet till fördjupning och specialisering inom vissa rättområden. 3.2 Marknaden Kansliservice Under 2008 har antalet personer som ingår i universitetsledningen, och därtill anknutna konsulter, ökat med mer än 50 %. Antalet sekreterare är dock oförändrat. Inköp av tjänster från andra enheter och renodlingen av arbetsuppgifter har varit en förutsättning för att detta har kunnat hanteras. Under 2008 har akademisekreteraren även utfört visst handläggnings- och utredningsarbete åt universitetsdirektören. Den ökade arbetsbelastningen har lösts genom att akademisekreterarens anställningsgrad har utökats under viss period. Registratur och arkiv Mängden registrerade ärenden i diariesystemet vid registraturen ligger på ungefär samma nivå som tidigare år. Den interna efterfrågan på information, utbildning och konsultstöd ökar dock, vilket tillhandahållits på varierande vis vid ett flertal tillfällen under året. Glädjande är att även efterfrågan på information och konsultstöd från externa intressenter ökat. Registratorerna har inbjudits och vid såväl nätverksträffar, branschstämmor och hos enskilda intressenter berättat om Umeå universitets diariesystem och ärendeprocess. Avsikten med att sprida vårt system till fler användare är att framtida utvecklingskostnader kan fördelas på flera. Inkommen post minskar samtidigt som mängden e-post naturligt ökar. Till detta bidrar att hanteringen av beslut om tid och plats för disputationer under året omvandlats till en central e-postfunktion för vilken enheten ansvarar tillsammans med rektors e-post och medelsansökningar. Decentraliseringen av diariesystemet inom förvaltningen har fortsatt; under året har Universitetsservice erhållit tillgång till systemet och Umdac står näst på tur. Vad gäller institutionerna har arbetet påbörjats under 2008 med i ett pilotprojekt med pedagogiska institutionen där förutsättningarna för institutioners användning av diariesystemet utreds.
Sid 4 (11) Kraftig ökning - Antalet tjänsteansökningar har ökat kraftigt de senaste åren och ökningen fortsatte med än större kraft 2008 antalet steg med drygt 40 % till totalt 5 403 st under året.. Den 80 % av en heltid som tidigare användes för tjänsteexpedieringar har under 2008 överstigit 100 % av en heltid. Under 2008 har en stor insats gjorts för att rationalisera hanteringen. Tillsammans med Umdac utarbetades ett IT-system för digital hantering av T/A ansökningar WIDAR. Implementering och skarp drift är beräknad till mars 2009. På grund av leverantörens oförmåga att utföra beställt arbete har arbetet med att utveckla Uniport beslutstödet som är en modul till ärendehanteringssystemet inom diariesystemet inte kunnat utföras under 2008. För att kvalitetssäkra fakulteternas inleveranser i arkivet, bl a kursplaner och protokoll har rutiner utarbetats för hanteringen av dessa. För att upprätthålla kunskaperna och tillse att rutinerna följs har information givits till och utbildning genomförts med fakulteterna kontinuerligt under året. Den långsiktiga strävan att samtliga handlingar på universitetet skall hanteras, gallras och arkiveras utifrån samma principer nås genom upprättande av dokumenthanteringsplaner. Under 2008 har dokumenthanteringsplan för Ekonomiadministrativa enheten färdigställts. Under 2008 påbörjades arbetet med arkivering av såväl universitetets gamla webb som nya webb, InfoGlue. Juridik Den juridiska verksamheten har fortsatt sin utveckling mot en ökad efterfrågan från såväl fler grupper inom universitetet och inom alltmer varierande juridiska områden. Uppdragsforskning, extern forskningsfinansiering och samarbete med externa parter har medfört en stor efterfrågan på avtalsrättslig service. Under året har avtalsmall för Företagsforskarskolan utarbetats. Bland myndighetsärendena har det ökande antalet anmälda disciplinärenden medfört ökade arbetsinsatser på detta område. De ändrade handläggningsrutinerna av disciplinärendena har medfört att handläggningstiderna ändå kunnat kortas. Även Högskoleverkets tillsynsbesök vid Umeå universitet medförde arbetsinsatser såväl i det direkta tillsynsarbetet som i uppföljningsarbetet av rapporten. Ett utbildningsprogram för prefekter i förvaltningsrätt har utarbetats under året. Tendensen med ett ökat antal prövningar av beslut i upphandlingsärendena har förstärkts under året. Behovet av resursförstärkning visar sig med än mer tydlighet. 3.3 Ekonomin Året har präglats av ökade kostnader för maskinell utrustning och service därav. Likaså ökar kostnaderna för förvaltning och drift av de datasystem enheten har, datasystem som servar och brukas av hela universitetet. Dessa kostnader kan inte påverkas och ej heller väljas bort. Under 2009 kommer kostnader för erforderlig utveckling av systemen Uniport och Widar och dess förvaltning, samt system för arkivering av såväl Umeå universitets gamla webb som InfoGlue och dess förvaltning. De inköp av tjänster från andra enheter som skett i arbetsavlastande och rationaliserande syften har även de medfört ökade kostnader för enheten. Dessa kostnader kommer att bestå under 2009. 4. Nya mål Vid en inventering av de utmaningar som enheten står inför den kommande treårsperioden har följande utvecklingsområden identifierats. Enheten sökt knyta an till Umeå universitets verksamhetsplan 2009, fastställd av universitetsstyrelsen 2008-11-20 och de strategiska mål och delmål som där beslutats för att enhetens verksamhet skall sträva i samma riktning som resten av universitetet.
Sid 5 (11) Till dessa tillkommer de enhetsspecifika utvecklingsområdena. Kansliservice Kansliservice största utmaning den kommande treårsperioden avser det kommande rektorsbytet. Ledningssekreterarna arbetsuppgifter bestäms till övervägande del av de behov en ny rektor, och den ledning denne utser, har. Genom en bred kompetensutveckling, med tonvikt på renodling av arbetsuppgifter och effektiva arbetssätt, kommer dessa föränderliga krav att kunna mötas. Redan nu kan förutskickas ökad efterfrågan på service i form av utredning och handläggning av ärenden. I vissa delar kan denna efterfrågan tillhandahållas genom ledningssekreterarna, om motsvarande avlastning av andra arbetsuppgifter sker. Samtidigt ges ledningssekreterarna genom sådana nya arbetsuppgifter goda möjligheter till utveckling av såväl arbetsuppgifter som kompetens. Ledningens tillväxt och förändrade efterfrågan på service ger, tillsammans med planeringsenhetens situation, ett ökat behov sekreterarservice, gärna med kompetens inom ekonomiredovisning. Ett fortsatt inköp av sekreterartjänster från andra enheter kommer att behövas under denna period. Alternativt kan en utökning av antalet ledningssekreterartjänster till tre bör övervägas. Under 2009 kommer val av elektorer för elektorsförsamlingarna vid forskningsråd att genomföras. Utöver att genomföra sitt eget val ansvarar Umeå universitet för att val av elektorer genomförs i valkrets 5. Akademisekreteraren ansvarar för detta arbete. Registratur och arkiv För att bidra till att erhållna externa medel till forskning skall öka (strategiskt mål 1, Forskning samt strategiskt mål 2, Samverkan) krävs att finansiärernas krav på redovisning och revision skall kunna uppfyllas; genom att tillhandahålla information och utbildning erhåller enskilda forskare och institutioner den kunskap som är erforderlig för efterfrågad redovisning av erhållna bidrag. Genom ett decentraliserade diariesystemet och underhåll och utveckling av ärendeprocessen förstärks det administrativa stödet till prefekterna. Tid kan därmed frigöras för prefekten för det akademiska ledarskapet (strategiskt må 2, Personal och verksamhetsstöd) De utmaningar registratur och arkiv står inför den kommande treårsperioden avser dels behovet av att effektivisera och rationalisera hantering av de ständigt ökande tjänsteansökningarna. Fokus ligger på att i första hand få det framtagna IT-systemet för digital hantering av tjänsteansökningar, Widar, att fungera för TA- ansökningar, därefter följer arbetet med att även föra in ansökningar till post-doc tjänster i systemet. Slutligen bör en digital hantering av samtliga tjänsteansökningar bli aktuell. Alternativet till denna digitala hantering är en utökning av antalet personer som arbetar med tjänstexpedieringar. Den digitaliserade hanteringen bidrar även till att förbättra arbetsmiljön i samband tjänsteexpedieringarna. Besluts- och ärendeprocessen används idag med mycket gott resultat för rektors och förvaltningens ärenden och beslut. Nästa utvecklingssteg är en tillämpning av processen på de ärenden universitetsstyrelsen hanterar och de beslut som där fattas. En effektiv, enhetlig och säker hantering av universitetsstyrelsens ärenden och beslut kan därmed erhållas. Inom den närmaste treårsperioden kommer lagregler med krav på en processtyrd arkivförteckning att införas. För enheten kommer detta att medföra behov av utbildning av personalen, inköp av datasystem och utbildning av övrig berörd personal på universitetet. Eventuellt kommer projektet att medföra behov av rekrytering av ytterligare personal. Juridik För att bidra till ökad rekrytering och
Sid 6 (11) tillströmning av studenter och stärka beredskapen att ta hand om dessa behöver (strategiskt mål 1, Utbildning) universitetsjuristerna intensifiera spridandet av kunskap om regler och riktlinjer för studier vid Umeå universitet. Den planerade kontinuerliga prefektutbildningen är ett verktyg i detta arbete liksom utbildningsinsatser i vad myndighetsrollen innebär. Detta bidrar även till utvecklandet av lednings- och organisationsstrukturen och effektiviseringar av administration etc (strategiskt mål 2, Personal och verksamhetsstöd) Erhållna externa medel till forskningen skall öka (strategiskt mål 1, Forskning). Genom att öka kunskapen om externa forskningsfinansiärers behov och önskemål samtidigt som universitetets speciella förhållanden synliggörs underlättas slutande av avtal i dessa samarbeten. Utbildningsinsatser bland lärare om IPR underlättar även det överenskommelser med externa finansiärer. Genom ökad kunskap om innebörden av diskrimineringslagstiftningen och vilka åtgärder som skall och kan vidtas av universitetet kan andelen som upplever sig ha varit utsatta för kränkande särbehandling, trakasserier och diskriminering minska. (strategiskt mål 1, Personal och verksamhetsstöd) De ökade utbildningsinsatserna både för att möta Högskoleverkets krav och Umeå universitets strategiska mål - tillsammans med den ökade efterfrågan inom upphandlingsområdet medför att behovet av resursförstärkning genom en biträdande jurist kvarstår under perioden. 5. Värdegrundsarbete 5.1. Arbetsmiljö Under 2008 fokuserades på området arbetsbelastning samt självbestämmande med målet att vårt resultat förbättras på dessa områden inför nästkommande arbetsmiljöenkät. Utfallet kan betecknas som ett kliv framåt men där fortfarande arbete kvarstår. Fokus låg även på att upprätthålla de områden där enheten fick särskilt goda resultat, t ex aktiva och stimulerande diskussioner om verksamhet och arbetsuppgifter, delaktighet i mål och beslut samt återkoppling, något som vi lyckats med. För att underlätta och effektivisera arbetet samt förebygga arbetsskador prioriterades inköp av tekniska hjälpmedel och liknande som. Under 2009 kommer en godtagbar lägsta nivå ha nåtts för samtliga medarbetare. Den tekniska utvecklingen förutsätter dock en fortsatt prioritering. 5.2 Kompetensförsörjning Bland universitetsledningens kansli främsta prioriteringsområden hör kompetensutveckling. Medarbetarna har själva tagit ett aktivt ansvar för sin egen kompetensutveckling genom deltagande i kurser och seminarier men även genom att hålla i och ge utbildning till andra. Samtliga har deltagit i formella eller informella nätverk och träffat kolleger vid andra lärosäten för att diskutera gemensamma frågor och lära av varandra. Medarbetarsamtal och lönesamtal har genomförts under 2008. Vid dessa har medarbetarna vidareutvecklat sina individuella utvecklingsplaner. Nyanställda har erhållit introduktionsprogram för att snabbt kunna sätta sig in i sitt arbete och bli en del av enhetens gemenskap. De har även genomgått universitetets introduktionsutbildning. I största möjliga mån ska vi bereda plats för praktikanter/motsvarande, såväl från juristutbildningen som inom området dokument- och ärendehantering. Deltagande i mentorskapsprojekt skall uppmuntras. 5.3 Jämställdhet Arbetets omfattning och tider anpassas i största möjligaste mån efter familjeförhållanden. Enhetsmöten, planeringsdagar, internutbildning m m förläggs på sådana tider att de inte ska inverka på hämtning/lämning av barn. 5.4 Miljö
Vi har dubbelsidiga utskrifter inställt som standard på våra datorer. Vi deltar i ett försöksprojekt med avfallssortering på vissa av våra kontor. Av effektiviserings- och miljöskäl ska vi fortsätta arbeta för att så stor andel som möjligt av universitetets tjänsteansökningar ska komma in elektroniskt. Sid 7 (11)
Verksamhetsplan med aktivitetsplan 2009 Universitetsledningens kansli Chatarina Larson Sid 8 (11) Aktivitetsplan 2009 Utvecklingsområde Mål Aktiviteter Resurs Tidsplan Ansvarig Uppföljning 1. Se över av ledningssekreterarnas arbetssituation/-belastning Att sekreterarna ska uppleva lägre arbetsbelastning. Ska ge utslag i nästa arbetsmiljöenkät. Tydliggöra ledningssekreterarnas roll gentemot andra enheter. Sekreterarna i samarbete med enhetschefen Nästa arbetsmiljöenkät Renodla arbetsuppgifterna, fortsatt inköp av service: posthantering, kopieringsmaskin mm. Hitta fler arbetsuppgifter som kan köpas in från andra enheter. 2. Fortsatt effektivisering av arbetssätt Träning i de färdigheter som utbildningen i personlig effektivitet med DRiV givit, och vidareutveckling därav Utbildning i nya webpubliceringsverktyget för InfoGlue samt diverse datorprogram Anna/ Eivor
Sid 9 (11) 3. Öka kunskaperna hos universitetet personal om vad myndighetsrollen innebär samt universitetets regler och riktlinjer för studier Effektivisera och stärka det administrativa stödet till kärnverksamheten och bidra till beredskapen att ta hand om studenter Årligt återkommande prefektutbildning Information ska ingå i våra utbildningsinsatser såsom på UCL, introduktionskurser för nyanställda samt annan utbildning och information. Under året Chatarina/ Lennart Chatarina/Lennart Årsvis genomgång av beslutsprotokoll Riktlinjer för mutor, jäv och korruption tas fram i samarbete med internrevisionen Våren 2009 Chatarina 4. Öka kunskaperna om avtalsrättsliga förutsättningar för externfinansiering Underlätta externfinansiering av forskning vid UmU genom ökad kunskap om externa finansiärers behov och önskemål samt universitetets särskilda förhållanden för att nå juridiskt hållbara avtal Information ska ingå i våra utbildningsinsatser såsom på UCL, introduktionskurser för nyanställda samt annan utbildning och information. Chatarina Alla prefekter/enhetschefer skall känna till och vid behov använda befintliga verktyg för avtals tecknande. Information på webben om avtalsverktyg och upplysning om befintlig juridisk service i detta avseende. Revidera allmänna bestämmelser om uppdragsverksamhet juni Lennart Chatarina 5. Öka kunskapen om innebörden av diskrimineringslagstiftningen och vilka åtgärder som kan och skall vidtas bland UmUs personal Bidra till att minska andelen som upplever sig ha varit utsatta för trakasserier, särbehandling etc Utbildningsinsatser vid UCL, etc och riktade insatser Under året Lennart Avstämning av antalet diskrimineringsärenden varje år
Sid 10 (11) 6. Förvalta och utveckla beslutsprocessen och ärendeprocessen Förvaltningens handläggare ska själva kunna titta, söka och plocka fram handlingar ur diariet. Registratorerna får därmed färre förfrågningar och mindre arbetsbelastning. Årliga utbildningar i datasalar: Titta och sök i diariet 2009 Registratorerna Handläggare ska uppleva att Uniport förenklar deras ärendehantering Utveckla Uniport enligt specifikation i samarbete med Formpipe Sprida information om utvecklingsinsatser av Uniport till förvaltningens handläggare 40 000 Jan-april Efter implement ering Ove Användarintervjuer Göra en aktivitetsplan baserad på genomförandeplanen. Aug-okt Implementera aktivitetsplanen. Nov-dec Regelbundna utbildningar: Att handlägga i Uniport Förbereda och genomföra utveckling av Uniport, fas 3, på basis av användarintervjuer. 30 000 2010 Uniport skall användas vid universitetsstyrelsens sammanträden och beslutsfattande Göra en aktivitetsplan med analys av möjligheter, kostnader och behov för genomförande Jan- april Anna o Daniel Föredragning för universitetsdirektör för beslut om projektets ev fortsättning 7. Rationalisera hanteringen av tjänsteansökningar i registraturen Nerlagd arbetstid per ansökan ska halveras Implementera och förvalta Widar Upprätta förvaltningsplan 200 000 Febr Mars Daniel o Carina Daniel o Carina Ingen ytterligare personal behövs på denna arbetsuppgift Upprätta handbok April Daniel o Carina Utvärdera Undersöka förutsättningar för att utöka Widars användningsområde utöver T/A-ansökningar Aug-sep Sept-okt Daniel o Carina Daniel och Carina Användarintervjuer och statistik
Sid 11 (11) 8. Skapa universitetsgemensamma rutiner för hantering av handlingar Samtliga institutioner och enheter skall ha ett gemensamt synsätt på hantering av handlingar. Effektivisera r administrationen Upprätta dokumenthanteringsplaner Informera och utbilda berörda personer institutioner och enheter Birgitta 9. Decentraliserat diarium Stärka det administrativa stödet till prefekterna Genomföra pilotprojektet decentraliserat diarium på pedagogiska institutionen Birgitta och Chatarina Projektrapport med utvärdering.