Tillämpningsanvisningar till policy för resor i tjänsten Antagen av landstingsstyrelsens personaldelegation 17 oktober 2007 96 Reviderad 7 februari 2008 29 1(8)
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Ansvar... 3 3. Planering av tjänsteresor... 3 4. Beställning och bokning... 4 5. Val av färdsätt och boende... 4 6. Försäkringar... 5 7. Säkerhet... 5 8. Betalning... 6 9. Ersättningar... 6 2(8)
1. Inledning Policydokument Policy för resor i tjänsten beskriver på ett övergripande sätt vilka riktlinjer som gäller för resor i tjänsten inom Landstinget Blekinge. Tillämpningsanvisningarna i detta dokument är ett hjälpmedel som mer detaljerat beskriver vilka regler som gäller. Tillämpningsanvisningarna revideras vid behov utifrån forskning och ny kunskap. Ändringarna antas av landstingsstyrelsens personaldelegation (LSPD). 2. Ansvar Var och en som reser i tjänsten har ett eget ansvar för att resan planeras och genomförs på ett samordnat, miljöanpassat, säkert och ekonomiskt sätt i enlighet med gällande lagar, avtal, landstingets avsiktsförklaring avseende trafiksäkerhet och landstingets policy för resor i tjänsten med tillhörande tillämpningsanvisningar. Alla medarbetare ska förstå vikten av säkra och miljöanpassade transporter. Lika viktigt är att förstå innebörden av det goda exemplets makt som gör att var och en genom sitt handlande kan bidra till att nå samhällets trafiksäkerhets- och miljömål. Varje chef har ett ansvar för att informera om vilka regler som gäller för resor i tjänsten samt att tillse att kostnaderna för resor står i proportion till nyttan. Varje chef har också ansvar för att följa resebeteenden och kostnader utifrån policyn och tillämpningsanvisningarna och vidta åtgärder i de fall avvikelser sker. Tjänsteresor i landstinget regleras främst av kommunalskattelagen, Allmänna Bestämmelser, för närvarande AB 05 och reseavtalen, för närvarande TRAKT-04 och BIL-01. Godkännande av tjänsteresa Resan ska vara godkänd i förväg enligt gällande beslutsordning. 3. Planering av tjänsteresor Allmänt Grunden för en god reseekonomi ligger i en effektiv planering. God framförhållning och samordning av bokningen ger möjlighet att få lägre kostnader. Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar, t.ex. logi, traktamenten, arbetstid och restid. Huvudregeln är att resa bör förläggas i så nära anslutning som möjligt till förrättningens start- och sluttider. Begär alternativa lösningar och pris vid kontakt med reseleverantör. Överväg alternativ I första hand ska alternativ till att resa övervägas som t.ex. telefonmöten, videokonferenser eller liknande. Vid val av lokal för möten och konferenser ska hänsyn tas till att deltagarna ska kunna ta sig dit så säkert och miljöanpassat som möjligt. 3(8)
Välj lämpligaste färdsätt Tjänsteresa ska genomföras på lämpligaste färdsätt med hänsyn tagen till säkerhet, miljö, kostnad och tid. Ett billigt färdsätt ska väljas så länge det inte medför hinder för att genomföra tjänsteuppdraget på ett effektivt och resurssnålt sätt. Det innebär i normalfallet att kollektiva transporter som tåg eller buss ska väljas i första hand och personbil i andra hand. Vid resa inom länet bör möjligheten att resa med Blekingetrafiken alltid beaktas. Flyg ska enbart väljas vid längre resor när alternativ saknas eller då annat alternativ inte möjliggörs på grund av tidsbrist. Av miljö- och trafiksäkerhetsskäl kan tåg i kombination med övernattning vara ett lämpligare val än flyg eller bil. Rabatter En tjänsteresa ska planeras och beställas i så god tid som möjligt för att möjliggöra utnyttjande av rabatter m.m. Fundera över om biljetten måste vara ombokningsbar eftersom detta påverkar priset. Samordning Resandet ska i möjligaste mån samordnas. Planera resan tillsammans med övriga mötesdeltagare. Titta på sändlista eller kallelser om det är fler från den egna organisationen som deltar. 4. Beställning och bokning Biljetter, hotellrum, flyg och taxiresor m.m. ska beställas genom den resebyrå som Landstinget Blekinge har avtal med. Vid konferenser anordnade av Landstinget Blekinge ska de av landstinget upphandlade konferensanläggningarna användas. 5. Val av färdsätt och boende Tåg och Buss Tåg och bussresor är miljövänliga alternativ och därför att föredra. För buss och tågresor inom Blekinge finns månadskort att låna i telefonväxeln på Blekingesjukhuset i Karlskrona och i Karlshamn. För resa med tåg gäller i normalfallet 2:a klass. I de fall medarbetare ska arbeta på tåg i klass 1, beslutas detta i överenskommelse med närmaste chef. Bil I första hand ska leasingbil eller extern hyrbil användas vid bilresor. Egen bil ska bara användas vid korta tjänsteresor när alternativ saknas. Egen bil ska i övrigt användas endast i undantagsfall och då efter överenskommelse med närmaste chef. Samåkning ska ske i största möjliga utsträckning. 4(8)
Taxi Taxi ska nyttjas restriktivt utom i de fall när samåkning med taxi är billigare än kollektivtrafik. Den anställde ska avtala pris och betalningssätt i förväg. Var uppmärksam på fasta priser till och från flygplatser eller motsvarande. Vid taxibeställning efterfråga i första hand miljötaxi. Flyg Lägsta tillämpliga pris ska alltid användas. Inom Sverige ska i första hand kollektiva anslutningstransporter användas. Vissa sådana biljetter kan bokas hos resebyrån samtidigt med färdbiljetten. Båt Båtresor bokas via landstingets avtalade resebyrå. Cykel Vid resor i tjänsten med cykel ska cykelhjälm användas. Motorcykel Motorcykel vid resor i tjänsten är av säkerhetsskäl inte tillåtet. Hotell Övernattning sker på hotell av normalstandard. 6. Försäkringar Landstinget Blekinge har upphandlat en särskild tjänstereseförsäkring för alla anställda som gäller vid tjänsteresor. 7. Säkerhet Allmänt Alla medarbetare har ett ansvar för att de inte utsätter sig för onödiga risker i samband med tjänsteresor. Antalet nyckelpersoner som i tjänsten reser med samma transportmedel ska vara begränsat. Antalet nyckelpersoner är t.ex. en hel ledningsgrupp. Bilkörning Säker körning förutsätter att trafikreglerna följs. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar säkerheten ytterligare. Rast på minst 15 minuter bör tas efter 2 timmars körning. Att prata i mobiltelefon under körning kan vara mycket olämpligt och telefonen ska användas med stort omdöme. Används telefonen vid körning ska handsfreeutrustning användas. Körsäkerhet har stor betydelse för bränsleförbrukningen och avgasutsläpp. Personal som i sin tjänsteutövning måste använda bil ska erbjudas utbildning i sparsam körning/ekodriving, halkkörning, första hjälpen samt information om trafiksäkerhet. 5(8)
Alla som kör i tjänsten ska alltid använda bilbälte hålla hastighetsbestämmelserna och följa trafikreglerna i övrigt undvika tomgångskörning vara nykter och drogfri och avstå från bilkörning om osäkerhet råder avstå från bilkörning då medicinering som i sammanhanget är olämplig förekommer inte köra vid sömnbrist (en förare med sömnbrist har en reaktionsförmåga som motsvarar 0,8 promille i blodet). För Landstinget Blekinge gäller att vid upphandling av bilar och fordon ska Svenska miljöstyrningsrådets kriterier för miljökrav användas och vägverkets miljöbilsdefinition följas samt säkerhetskraven för fem stjärnor vid prövning enligt Euro NCAP. Egen bil Om egen bil (privatbil) används i tjänsten bör den uppfylla samma miljö- och säkerhetskrav som leasingbilar. Egen bil som används i tjänsten ska som miniminivå ha tjänstevikt överstigande 1000 kg samt uppfylla 1993 års EU-krav avseende avgaser (inte vara äldre än 1993 års modell) trepunktsbälte och huvudstöd på de platser som används krockkudde på förarplatsen däck som har godkänt mönsterdjup vinterdäck i enlighet med gällande lag varningstriangel och reflexväst 8. Betalning Reseförskott Bokning av hotell ska ske av landstinget upphandlad resebyrå som ombesörjer att betalning sker via voucher. I undantagsfall kan reseförskott utbetalas i förväg, vilket beslutas av närmaste chef. 9. Ersättningar Reseräkningar Traktamente och reseersättningar regleras, för närvarande enligt TRAKT-04. För att erhålla ersättning ska reseräkningarna vara inkomna senast 3 månader efter resan/förrättningen avslutats. På reseräkningen ska tydligt framgå ändamål och skäl till resan. Färdväg och färdsätt ska beskrivas. Utlägg under tjänsteresan ska styrkas med kvitto för att ersättning ska kunna erhållas. Eventuella kostförmåner ska redovisas. Reseräkningen attesteras av närmast högre chef med attestbefogenheter. 6(8)
Bonus och andra förmåner All bonus och andra förmåner, som en reseleverantör erbjuder vid en tjänsteresa får inte utnyttjas privat av den enskilde resenären. Färdtidsersättning Färdtidsersättning betalas ut enligt Allmänna Bestämmelser för närvarande AB 05. Privata kostnader Ersättning utgår inte för privata kostnader såsom hyra av betalfilm, bastu, minibar, tidningar eller privata telefonsamtal. Medarbetare som beviljas semester eller är lediga i anslutning till tjänsteresan ska själva stå för eventuella merkostnader som sammanhänger med att vistelsen varar längre tid än vad som krävs. Sådana kostnader får inte faktureras landstinget. Böter och skadeersättning Böter för trafikförseelse ersätts inte av Landstinget Blekinge. Landstingets tjänstereseförsäkring lämnar ersättning för skada enligt svenska bilförsäkringsvillkor om man kör med egen bil på tjänsteresa. Förutsättning är att skadan är reglerad och ersatt av det egna försäkringsbolaget och överskrider självrisken. För att ersättning ska lämnas krävs att bilen till fullo är försäkrad och att den inträffade skadan är reglerad enligt gällande bilförsäkringsvillkor. Skador under självrisk ersätts ej av tjänstereseförsäkringen eller landstinget. Lokala avtal I Landstinget Blekinge finns lokala kollektivavtal som innehåller lokala regler bl.a. gällande tjänsteresor. Pass och visum Vid utlandsresa ombesörjer resenären själv giltigt pass. Kostnaden för pass betalas av medarbetaren. Visumavgift betalas av landstinget. Vaccinationer/medicin Varje resenär ombesörjer själv vaccinationer inför utlandsresa. Landstinget svarar för ersättning av vaccinationskostnad (kvittounderlag erfordras). 7(8)