Omsorgsnämnden. Tid och plats Torsdagen den 28 januari 2016 kl. 13:00 Östra kommunhuset, D 503

Transkript

1 KALLELSE med föredragningslista 1(2) Nämnd/Styrelse: Omsorgsnämnden Sekreterare: Charlotta Sandahl Tfn: E-post: Tid och plats Torsdagen den 28 januari 2016 kl. 13:00 Östra kommunhuset, D 503 Ärenden Nr Fastställande av dagordning Val av justerare 1 Protokoll från förvaltningsövergripande samverkansgrupp och MBL-förhandling 2 Synpunkter från referensgrupperna för Kommunala Pensionärsrådet och Kommunala Rådet för Funktionsnedsatta 2016/4 2016/5 3 Informationsärenden 2016/6 4 Timersättning personlig assistans /15 5 Förändring av högkostnadsskydd och måltidskostnader 2016/21 6 Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan /9 7 Remissvar avseende riktlinjer för resor och möten i tjänsten 2015/404 8 Remissvar avseende heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun 9 Svar på begäran om komplettering till Inspektionen för vård och omsorg 2016/3 2015/ Motion - Inför lagen om valfrihet (LOV) för särskilt boende 2015/ Kontaktpolitikernas verksamhetsbesök /20 12 Anmälan av delegeringsbeslut 2015/ Meddelanden/delgivningar/rapporter 2016/7

2 KALLELSE med föredragningslista 2(2) Ärenden 14 Ärenden enligt lex Sarah 2016/17 15 Information - domar 2016/18 Caroline Hedenström Vice ordförande

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(1) Omsorgsförvaltningen Omsorgsnämnden Informationsärenden till Omsorgsnämnden Avstämning utvecklings-/effektiviseringsprogram. - Månadsstatistik personal, anställningsformer och sjuktal. - Månatlig rapport av kösituationen för vård- och omsorgsboenden samt korttidsboenden. - Preliminärt resultat Läget pågående arbete med ett nytt hälso- och sjukvårdsavtal. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr vxl Kristianstad

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(3) Omsorgsförvaltningen Myndighetsenheten Camilla Windeborn Omsorgsnämnden Timersättning personlig assistans 2016 Änr ON 2016/15 Omsorgsförvaltningens förslag till Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden beslutar att reglera timersättningen till samtliga externa assistansanordnare. Omsorgsnämnden beslutar att den nya ersättningen motsvarar det av regeringen fastställda schablonbeloppet för statlig assistansersättning (288 kr/tim för 2016) till samtliga externa assistansanordnare. Omsorgsnämnden beslutar att den nya ersättningen gäller from Omsorgsnämnden beslutar att inga undantag ska göras i utbetalning av ersättningsnivå. Sammanfattning Kommunen har enligt lag skyldighet att ge ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för assistans som regleras i LSS. I domar från Kammarrätten med målnummer framgår att kommunen är skyldig att utbetala ersättning motsvarande det av regeringen fastställda beloppet för statlig ersättning. Högsta Förvaltningsdomstolen fattade beslut att inte bevilja prövningstillstånd, vilket innebär att dom från Kammarrätten gäller. Omsorgsnämnden beslutade 2013, ärendenr ON 2013/603, att en rimlig nivå för ersättningen till de externa assistansanordnarna inför 2014 var att bibehålla samma nivå som 2013 (275 kr/tim). Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Omsorgsförvaltningen vxl Kristianstad

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(3) Beslutsunderlag - RÅ 2005 ref 85 - Dom i Kammarrätten med mål nr Domar i Kammarrätten med mål nr Domar i Förvaltningsrätten gällande Kristianstads kommun med mål nr: , , , , , , , , , , , , samt Ärendet Omsorgsnämnden tog beslut om att ersättningen till de externa assistansanordnarna inför 2014 skulle bibehålla samma nivå som 2013 (275 kr/tim). Beloppet höjdes därefter inför 2015 till 279 kr/tim. Efter dom i Kammarrätten med mål nr inkom ansökningar till kommunen från externa assistansanordnare om att erhålla den statliga schablonersättningen för utförd personlig assistans. Den statliga schablonersättningen för år 2015 är 284 kr/tim. Beslut i Högsta Förvaltningsdomstolen visar klart att kommunerna är skyldiga att utbetala ersättning motsvarande det av regeringen fastställda beloppet för statlig ersättning. I domarna motiveras beslutet med att då de avtalade och fakturerade timkostnaderna i assistansen inte överstiger det schablonbelopp som finns för assistansersättning enligt socialförsäkringsbalken, och det inte heller kommit fram något som talar för en annan bedömning, är de faktiska kostnaderna skäliga. I annat fall riskerar den enskildes möjlighet att välja assistansanordnare begränsas. Då ovan nämnda domar inkom från Förvaltningsrätten till Kristianstads kommun beslutade omsorgsförvaltningen att ändra rutinen så att de kunder och assistansanordnare som yrkade på den statliga schablonersättningen för utförd personlig assistans också skulle få den (284 kr/tim). Övriga kunder får ersättning för utförd personlig assistans med av omsorgsförvaltningen tidigare fastställt belopp för 2015, 279 kr/tim. Konsekvensen av den nu gällande rutinen är att förvaltningen hanterar assistansanordnare och kunder olika. Med stöd av de vägledande domarna, som gör gällande att kommunerna är skyldiga att utbetala ersättning motsvarande det av regeringen fastställda beloppet för statlig ersättning, föreslår omsorgsförvaltningen att omsorgsnämnden beslutar att anpassa ersättningsnivån enligt dom. Den nya ersättningsnivån genererar en ökad kostnad för kommunen med ca 600 tkr på helår. Beräkningen är genomförd med underlag av aktuella assistansärenden i december 2015.

6 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3(3) Lars-Åke Nordin Förvaltningschef Camilla Windeborn Enhetschef Beslut expedieras till Verksamhetschef Stöd och Service Myndighetschef Kommunstyrelsen

7

8

9

10

11

12 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(3) Omsorgsförvaltningen Myndighetsenheten Egon Brodin Omsorgsnämnden Förändring av högkostnadsskydd och måltidskostnader Änr ON 2016/21 Omsorgsförvaltningens förslag till Omsorgsnämnden Högkostnadsskyddet gällande hemtjänst och dagverksamhet tillsammans med avgifter som avses i 26 sjätte stycket hälso- och sjukvårdslagen anpassas till det vid varje tidpunkt gällande högsta beloppet enligt Socialtjänstlagen 8 kap 5 1 st. Avgiften för matdistribution, lunch inom daglig verksamhet samt i de restauranger som drivs av omsorgsförvaltningen höjs med fem kronor per måltid medför detta en höjning från 48,20 till 53,20 kronor per måltid. Förändring av priset ska ske årsvis med skillnaden mellan september månaders Konsumentprisindex de närmast föregående två åren. Förändringarna ska träda i kraft Ärendet överlämnas till Kommunfullmäktige för beslut. Sammanfattning Till följd av en ändring i socialtjänstlagen höjs högkostnadsskyddet för de insatser som utförs av Omsorgsnämnden från nuvarande 1772 kr per månad till 1991 kronor per månad. Högkostnadsskyddet omfattar i Kristianstads kommun insatserna hemtjänst, trygghetslarm, dagverksamhet, korttidsboende, trygghetsplats och hemsjukvård. Höjningen av högkostnadsskyddet till den högsta nivå som socialtjänstlagen medger kommer att medföra en ökad intäkt per helår på cirka 1,3 miljoner kronor En granskning av närliggande kommuners avgifter för matdistribution visar att de avgifter Omsorgsförvaltningen debiterar för kost vid matdistribution till kundens egen bostad ligger betydligt lägre än närliggande kommuners. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Omsorgsförvaltningen vxl Kristianstad

13 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(3) Omsorgsförvaltningens självkostnad per måltid uppgår till 62,81 kr. Moms ingår inte i dessa priser då en beviljad insats enligt socialtjänstlagen inte är momspliktig. En anpassning av priserna är nödvändig. Höjningen av priset kommer endast att påverka de kunder som har ett avgiftsutrymme kvar när övriga avgifter är betalda. Varje kund kommer även i fortsättningen att vara garanterad sitt minimibelopp/förbehållsbelopp. Förändringen av avgiften för lunch ska även omfatta de luncher som serveras inom daglig verksamhet samt i de restauranger Omsorgsförvaltningen driver. En höjning av avgiften med fem kronor per måltid beräknas medföra en ökad intäkt per år på 0,5 miljoner kronor. Beslutsunderlag Omsorgsförvaltningens tjänsteutlåtande, Förändring av högkostnadsskydd och måltidskostnader, daterat Ärendet 1. Höjning av högkostnadsskyddet (maxtaxan) Riksdagen har beslutat om ändring av Socialtjänstlagen 8 kap 5 1 st att gälla från Den nya lydelsen är: Den enskildes avgifter får 1. för hemtjänst och dagverksamhet, tillsammans med avgifter som avses i 26 sjätte stycket hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), per månad uppgå till högst en tolftedel av 0,5392 gånger prisbasbeloppet, Den tidigare begränsningen var 0,48 gånger prisbasbeloppet. Detta innebär att högkostnadsskyddet för de insatser som utförs av Omsorgsnämnden höjs från nuvarande 1772 kr per månad till 1991 kronor per månad. Högkostnadsskyddet omfattar i Kristianstads kommun insatserna hemtjänst, trygghetslarm, dagverksamhet, korttidsboende, trygghetsplats och hemsjukvård. Höjningen av högkostnadsskyddet till den högsta nivå som socialtjänstlagen medger kommer att medföra en ökad intäkt per helår på cirka 1,3 miljoner kronor. 2. Höjning av avgiften för matdistribution mm. De avgifter Omsorgsförvaltningen debiterar för kost vid matdistribution till kundens egen bostad ligger betydligt lägre än närliggande kommuners. Priset för en måltid är i Kristianstad 48,20 kr per måltid medan Hässleholm debiterar 67 kronor, Östra Göinge

14 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3(3) 58,95 kronor och Bromölla 58 kronor per måltid. Kristianstad debiterar ingen distributionsavgift vilket övriga kommuner gör med 6,45-10,00 kronor per tillfälle. Omsorgsförvaltningens självkostnad per måltid uppgår till 62,81 kr. Moms ingår inte i dessa priser då en beviljad insats enligt socialtjänstlagen inte är momspliktig. En anpassning av priserna är nödvändig. Det bör påpekas att höjningen av priset endast kommer att påverka de kunder som har ett avgiftsutrymme kvar när övriga avgifter är betalda. Varje kund kommer även i fortsättningen att vara garanterad sitt minimibelopp/förbehållsbelopp. Förändring av priset har hittills beräknats på konsumentprisindex (KPI) förändring per helår två år före aktuellt år. En mer aktuell uppdatering är att föredra varför Omsorgsförvaltningen föreslår att förändring ska ske med skillnaden mellan september månaders KPI de närmast föregående två åren. För 2017 innebär detta att priset förändras med KPIs skillnad mellan september 2015 och september Förändringen av avgiften för lunch ska även omfatta de luncher som serveras inom daglig verksamhet samt i de restauranger Omsorgsförvaltningen driver. En höjning av avgiften med fem kronor per måltid beräknas medföra en ökad intäkt per år på 0,5 miljoner kronor. Lars-Åke Nordin Förvaltningschef Egon Brodin Planeringssekreterare Beslut expedieras till Verksamhetschefer Kostchefen Myndighetschef Ekonomichef

15 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(2) Omsorgsförvaltningen Personalenheten Sara Johansen Omsorgsnämnden Årlig uppföljning av Omsorgsförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan 2015 Änr ON 2016/9 Omsorgsförvaltningens förslag till Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden godkänner Omsorgsförvaltningens årliga uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, likabehandling och samverkan 2015 och översänder det till kommunstyrelsen. Sammanfattning Kristianstads kommun ska årligen göra en uppföljning av hur systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), likabehandling och samverkan fungerat under året och vad som åstadkommits. Syftet med den årliga uppföljningen är att undersöka om insatserna på områdena bidragit till att skapa en förbättrad verksamhet och arbetsmiljö. Resultatet utgör en del av grunden i det ständigt pågående utvecklingsarbetet i verksamheten. Kristianstads kommun genomför den årliga uppföljningen av SAM, likabehandling och samverkan under sista kvartalet och den ska omfatta perioden 1 januari 31 december innevarande år. Som ett stöd i arbetet har checklistor utformade av Kommunledningskontorets HR-enhet lämnats ut och använts. Bearbetningen av underlaget ska ske inom ramen för samverkanssystemet på förvaltningen. Den årliga uppföljningen har genomförts i samverkan på arbetsplatser, områdenas/enheternas uppföljningar har samverkats i de lokala samverkansgrupperna och förvaltningens uppföljning har samverkats i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen. Brister som framkommit i samband med uppföljning åtgärdas på respektive nivå i organisationen. För förvaltningsövergripande brister finns handlingsplan för åtgärd. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Omsorgsförvaltningen vxl Kristianstad

16 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(2) Beslutsunderlag Omsorgsförvaltningens tjänsteutlåtande, daterat Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan för 2015, daterad Handlingsplan vid risker och utvecklingsområden som inte kan åtgärdas omedelbart, daterat Redovisning av genomförda åtgärder inför årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan 2015, daterat Lars-Åke Nordin Förvaltningschef Sara Johansen HR-specialist Beslut expedieras till Kommunstyrelsen

17 Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan Upprättad datum: Förvaltning Omsorgsförvaltningen Chef/arbetsledare Lars-Åke Nordin Enhet/arbetsställe Samverkan har skett med: Förvaltningsövergripande samverkansgrupp Kristianstads kommun följer årligen upp systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkansavtalet i enlighet med lagstiftningar och riktlinjer inom respektive område. Uppföljningen ska omfatta perioden 1 januari 31 december innevarande år. Bearbetningen av underlaget ska ske inom ramen för samverkan. Ordförklaring: SAM = systematiskt arbetsmiljöarbete, Tf = tillfredställande (tillräcklig, betryggande, försvarlig) Naturlig del i verksamheten SAM, likabehandling och samverkan ingår naturligt den dagliga verksamheten* Vår samverkan bidrar till att verksamheten fortlöpande utvecklas avseende effektivitet, kvalitet och service. Våra arbetsplatser är fria från kränkande attityder, särbehandling och trakasserier. Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? Genom årlig uppföljning framkommer det att kränkande attityder förekommer. Information till medarbetarna även om vad som är kränkande attityder, särbehandling och trakasserier. Samtal kring förhållningssätt och bemötande medarbetare emellan, dels i enskilda samtal och dels på APT m.m.. Förvaltningschef/HR-chef Löpande arbete under 2016 När ska vi göra uppföljning? Medarbetare nkät och årlig uppföljning

18 Medarbetare och skyddsombud medverkar i SAM. Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? Skyddsombud saknas på några arbetsplatser. Det finns en förvaltningsövergripande riktlinje för arbetsmiljön *) se riktlinjer för SAM, likabehandling och samverkan Uppgiftsfördelning och kunskaper Vi har en tydlig organisation för samverkan Uppgiftsfördelning i SAM är genomförd och anpassad efter verksamheten. Uppgiftsfördelningar i SAM är skriftliga. Befogenheter och resurser är tillräckliga inom SAM. Skyddsombud erbjuds utbildning i arbetsmiljö. Cheferna har de särskilda kunskaper som krävs rörande SAM, likabehandling och samverkansavtalet samt de riktlinjer och policys som kompletterar detta avtal. När det gäller kunder så ska samtal ske när det inträffar. Det finns handlingsplan för medarbetarna att använda sig av. Såväl arbetstagarorganisation och arbetsgivare arbetar aktivt för att det ska finnas arbetsplatsombud på alla arbetsplatser i Omsorgsförvaltningen. Respektive facklig organisation Löpande arbete under 2016 Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? I enstaka fall anges att skyddsombud behöver mer kunskap om regler för arbetsmiljön. Några nya enhetschefer har inte gått arbetsmiljöutbildningen. Riktlinjerna för Likabehandling har inte gåtts igenom med alla Enhetschefer. Utbildning på AME, skyddsombud tillsammans med berörd enhetschef. Anmäla berörda enhetschefer till arbetsmiljöutbildning. Förankra Riktlinjerna för likabehandling hos enhetschefer. Berörd enhetschef Verksamhetschef i samråd med berörd enhetschef Berörd verksamhetschef Löpande arbete under 2016 Löpande under 2016 Löpande under 2016 När ska vi göra uppföljning? Årlig uppföljning 2016 När ska vi göra uppföljning? Årlig uppföljning 2016 Årlig uppföljning 2016 Årlig uppföljning

19 Medarbetare har kännedom om SAM, likabehandling, samverkansavtalet samt de riktlinjer och policys som kompletterar detta avtal. Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? Vid vissa delar av förvaltningen framförs att medarbetarna inte har kännedom om riktlinjerna för likabehandling. Informera/utbilda enhetschefer för att de i sin tur ska kunna förankra likabehandlingsriktlinjerna hos medarbetarna genom APT m.m. Enhetschefer Löpande arbete under 2016 När ska vi göra uppföljning? Årlig uppföljning 2016 Riskbedömningar, åtgärder och uppföljning Vi undersöker risker i arbetsmiljön regelbundet. Vi utreder ohälsa, olycksfall, kränkningar och allvarliga tillbud. Skriftliga bedömningar görs inför förändringar i verksamheten. Vår målsättning är att omedelbart åtgärda upptäckta risker i arbetsmiljön. Vi gör skriftliga handlingsplaner när risker och utvecklingsbehov i arbetsmiljön inte kan åtgärdas omedelbart. Vi har skriftliga instruktioner för arbeten med allvarliga risker. Vi följer upp genomförda åtgärder i arbetsmiljön. Årligen görs en sammanställning av ohälsa, arbetsskador och tillbud. Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? Skriftliga riskbedömningar görs inte alltid på vissa arbetsplatser, detta gäller främst vid smärre förändringar. Informera om vikten av att riskbedömningar görs inför förändringar. Förvaltningschef/HR-chef Löpande under 2016 När ska vi göra uppföljning? Årlig uppföljning

20 Vi gör en årlig uppföljning av SAM, likabehandling, samverkansavtalet samt de riktlinjer och policys som kompletterar detta avtal. Vi anlitar sakkunnig hjälp när det behövs. Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? När ska vi göra uppföljning? 4

21 HANDLINGSPLAN vid risker och utvecklingsbehov i arbetsmiljön som inte kan åtgärdas omedelbart Upprättad datum: Förvaltning Omsorgsförvaltningen Chef/arbetsledare Lars-Åke Nordin Enhet/arbetsställe Samverkan har skett med: Förvaltningsövergripande samverkansgrupp Målet med åtgärden Vad ska göras? Hur? När? Ansvarig Kontroll av åtgärder Vad-Vem-Hur-När? Ingen förekomst av kränkande attityder, särbehandling och trakasserier mellan medarbetare. Information till medarbetarna om vad kränkande attityder, särbehandling och sexuella trakasserier är. Löpande under 2016 Förvaltningschef/HRchef Medarbetarenkät och årlig uppföljning 2016 Samtal kring förhållningssätt och bemötande medarbetare emellan, dels i enskilda samtal och dels på APT. Respektive verksamhetschef Medarbetarna ska känna till att det finns en rutin för handläggning och metod mot Kränkande särbehandling att använda vid behov. Respektive verksamhetschef

22 Mindre förekomst av kränkande attityder och trakasserier från från kunder och anhöriga. Avseende kunder och anhöriga ska samtal ske när det inträffar. Den individuella handlingsplan som finns för vissa specifika kunder, ska göras känd bland berörda medarbetare. Respektive verksamhetschef Alla arbetsplatser ska ha skyddsombud. Såväl arbetstagarorganisation och arbetsgivare arbetar aktivt för att det ska finnas arbetsplatsombud på alla arbetsplatser i Omsorgsförvaltningen. Löpande under 2016 Respektive facklig organisation Årlig uppföljning 2016 Alla enhetschefer och skyddsombud ska gå arbetsmiljöutbildning Utbildning på AME, i möjligaste mån ska enhetschef gå tillsammans med skyddsombud. Löpande under 2016 Förvaltningschef/HRchef Årlig uppföljning 2016 Alla chefer och medarbetare ska ha kännedom om Kristianstad kommuns Riktlinjer för likabehandling Informera/utbilda enhetschefer för att de i sin tur ska kunna förankra likabehandlingsriktlinjerna hos medarbetarna genom APT m.m. Löpande under 2016 Förvaltningschef/HRchef Årlig uppföljning 2016 Enhetschefer ska ha en hanterbar arbetsbelastning Förbättra möjligheterna att planera arbetet för enhetsscheferna genom årshjul/årsplanering. Löpande under 2016 Respektive verksamhetschef Medarbetarenkät och årlig uppföljning 2016

23 Minska det genomsnittliga antalet medarbetare per chef. Minska sjukfrånvaron Arbeta aktivt med rehabiliteringsärenden. Löpande under 2016 Förvaltningschef/HRchef Årlig uppföljning 2016 Arbeta förebyggande för att förhindra sjukskrivningar. Öka registreringen av tillbud Informera om vikten av att registrera tillbud i Flexite. Löpande under 2016 Respektive verksamhetschef Årlig uppföljning 2016 Undersöka möjligheterna att på ett enklare sätt rapportera arbetsskador och tillbud.

24 Redovisning av genomförda åtgärder inför årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan Upprättad datum: Förvaltning Omsorgsförvaltningen Chef/arbetsledare Lars-Åke Nordin Enhet/arbetsställe Samverkan har skett med: Inled den årliga uppföljningen av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan med att gå igenom handlingsplanen från föregående års uppföljning. Med en redovisning av genomförda åtgärder fokuserar vi på det positiva som åstadkommits och på vilket sätt dessa åtgärder har påverkat arbetsmiljön och förhållanden på arbetsplatsen för berörda medarbetare. Åtgärd Klart Positiv effekt Hjälp och stöd från arbetsmiljöenheten bl a grupputvecklingsutredningar Särskild överenskommelse med arbetsmiljöenheten Löpande Förebyggande Bättre arbetsmiljö Införande av rehabiliteringsverktyget Adato Löpande Aktivt rehabiliteringsarbete Friskvårdspeng, 1000 kr/medarbetare/år Löpande Ökad hälsa och frisktal Förebyggande Hälsoombud, vid årets slut fanns det 35 st hälsoombud inom förvaltningen Löpande Ökad hälsa och frisktal Förebyggande Uppföljning av frisk-, sjuk- och arbetsskadestatistik 3 ggr/år Förebyggande, uppföljning 1

25 Åtgärd Klart Positiv effekt Fortsatt arbete med att få arbetsplatsombud på samtliga arbetsplatser Grundutbildning i arbetsmiljö för enhetschefer och skyddsombud Under 2015 Under 2015 Inflytande Samverkan Kompetenshöjande Utbildning i förflyttningsteknik Löpande Kompetenshöjande Förebyggande Coachning för enhetschefer Under 2015 Kompetenshöjande Förebyggande Brandskyddsutbildning Löpande Förebyggande Riskbedömningar vid förändringar i verksamheten Löpande Förebyggande Önskad sysselsättningsgrad, översyn av schema Löpande Nöjdare medarbetare, samverkan Arbetslagsutveckling bl a arbetsgrupper inom äldreomsorgen Fysisk arbetsmiljö, bl a renovering av omklädningsrum/personalutrymme, anpassning av arbetsbelysning, taklift HÖS fortsatt certifierade enligt OHSAS18001 (arbetsmiljö), ISO 9001 (kvalitet), ISO (miljö). Under 2015 Under 2015 September 2015 Bättre arbetsmiljö Bättre arbetsmiljö Bättre arbetsmiljö Handledning av specialistundersköterska Under 2015 Bättre arbetsmiljö Likabehandlingsutbildning för enhetschefer Löpande Kompetenshöjande Bättre arbetsmiljö 2

26 Åtgärd Klart Positiv effekt Framtagande av årsplanering för enhetschefer Under 2015 Bättre arbetsmiljö 3

27 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(3) Omsorgsförvaltningen Personalenheten Charles Musonda Omsorgsnämnden Remissvar avseende riktlinjer för resor och möten i tjänsten Änr ON 2015/404 Omsorgsförvaltningens förslag till Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden godkänner förvaltnings remissvar gällande uppdaterade riktlinjer för resor i tjänsten. Sammanfattning Kommunstyrelsens personalutskott beslutade att förslag till uppdaterade riktlinjer för resor i tjänsten skickas ut på remiss till de kommunala förvaltningarna. Gällande riktlinjer för resor i tjänsten är från och omfattar alla anställda i Kristianstad kommun samt förtroendevalda med uppdrag som uppgår till sammanlagt minst 40 % av heltid. Riktlinjerna syftar till att alla tjänsteresor ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade. Riktlinjerna tydliggör en prioriteringsordning för när olika transportsätt bör användas. Rekommendationer för gång, cykel, kollektivtrafik, bilpool, hyrbil, egen bil, flyg samt taxi berörs i riktlinjerna. Även regler för bokning av resor och biljettval berörs Det förslag till revidering av gällande riktlinjer som tagits fram är innehållsmässigt relativt likt det gällande dokumentet, men miljöfrågan har lyfts ytterligare. Även ansvarsfrågan för hur riktlinjerna ska efterlevas har klargjorts. Beslutsunderlag Omsorgsförvaltningens tjänsteutlåtande, Remissvar avseende riktlinjer för resor och möten i tjänsten, daterat Gällande riktlinjer för resor i tjänsten, antagna Remissunderlag Riktlinjer för resor och möten i tjänsten Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Omsorgsförvaltningen vxl Kristianstad

28 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(3) Tjänsteutlåtande Revidering av riktlinjer för resor i tjänsten Kommunstyrelsens personalutskotts beslut Ärendet Kommunstyrelsens personalutskott beslutade att förslaget till uppdaterade riktlinjer för resor i tjänsten skickas ut på remiss till de kommunala förvaltningarna. Gällande riktlinjer för resor i tjänsten är från och omfattar alla anställda i Kristianstad kommun samt förtroendevalda med uppdrag som uppgår till sammanlagt minst 40 % av heltid. Riktlinjerna syftar till att alla tjänsteresor ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade. Riktlinjerna tydliggör en prioriteringsordning för när olika transportsätt bör användas. Rekommendationer för gång, cykel, kollektivtrafik, bilpool, hyrbil, egen bil, flyg samt taxi berörs i riktlinjerna. Även regler för bokning av resor och biljettval berörs Omsorgsförvaltningen ställer sig i stort sett bakom det förslag till revidering av gällande riktlinjer som tagits fram. Innehållsmässigt är förslaget relativt likt det gällande dokumentet. Det är viktigt att chefens ansvar för att medarbetarna får information kring riktlinjer och regler förtydligas men detta ska inte ske på bekostnad av att medarbetarna fråntas deras ansvar genom att mycket fokus riktas på chefens ansvar. Snarare tvärtom ska medarbetarnas mycket viktiga roll i detta avseende lyftas än mer. Förvaltningen ser mycket positivt på att anställda som använder bil mycket ska erbjudas utbildning i ecodriving. För att uppnå optimalt effekt bör en sådan utbildning bedrivas kommunövergripande. Den enskilde arbetstagaren har ett stort ansvar för trafiksäkerhet. Med hänsyn till koncerntänkande är det dock av stor vikt att även de speciella säkerhetsföreskrifter som föreslås ska vara kommunövergripande. Risken är annars mycket stor att det uppstår förvirring kring vad som gäller i kommunen. I förslaget till riktlinjer vid resor utanför Skåne föreslås att förvaltningschefen och/eller avdelningschefen är beslutande vid övervägande om eventuella flygresor i tjänsten. Då respektive chef är ansvarig för att förtydliga riktlinjerna för medarbetare är det självklart att chefen även ska ansvara för beslut om eventuella flygresor. Omsorgsförvaltningen föreslår därför att respektive chef ska besluta huruvida flygresor är förenliga med kommunens riktlinjer för resor i tjänsten.

29 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3(3) Lars-Åke Nordin Förvaltningschef Beslut expedieras till Kommunledningskontoret, Koncernledningsavdelningen Ledningsgruppen Ekonomer HR-specialister

30 Kommunledningskontoret, HR-enheten Kontaktperson: Lars Tunel, tfn Riktlinjer för Resor i tjänsten Antagna av Kommunstyrelsen Riktlinjerna gäller för alla som är anställda av Kristianstads kommun, samt för förtroendevalda med uppdrag som sammanlagt uppgår till minst 40 % av heltid. Chef för respektive förvaltning/avdelning ansvarar för tillämpningen efter den egna verksamhetens krav och förutsättningar. Varje chef har uppföljningsansvar för att riktlinjerna efterlevs. Allmänt Den som framför ett tjänstefordon uppfattas av allmänheten som en representant för kommunen. Det är därför viktigt med ett hänsynsfullt uppträdande mot medtrafikanter. Syfte Riktlinjerna syftar till att alla resor som omfattas av den ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade. Det sker genom att alla anställda: tillser att tjänsteresor är beordrade enligt fastställda rutiner, planerar tjänsteresor så att de sker så kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljöanpassat som möjligt med hänsyn till verksamhetens krav och den resandes individuella förutsättningar och behov samt genom att Kristianstads kommun som arbetsgivare aktivt arbetar för att öka trafiksäkerheten samt förebygger och minskar resors miljöbelastning, verkar för att alla förstår vikten av ett trafiksäkert och miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt eget handlande kan bidra till en lägre miljöpåverkan Uppdaterad:

31 Regler för tjänsteresor Inledning Var och en har ansvar för att det egna resandet sker enligt dessa riktlinjer. Resan ska vara godkänd i förväg av avdelningschef eller annan med beslutsrätt. Ändamålet med resan skall anges i reseräkningen. I poolbilarnas körjournaler skall orten och ändamålet för resan anges. Effektivt resande Tjänsteresor och förrättningar ska planeras noga så att de blir så kostnadseffektiva som möjligt. Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar såsom transport, logi, traktamente, färdtidsersättning, arbetstid och restid. Avgörande för hur resan genomförs är en sammanvägning av dessa faktorer. Därtill ska hänsyn tas till miljöpåverkan. Vid tveksamhet i bedömningen ska ansvarig chef kontaktas. Samåkning och annan samordning som innebär mindre resande och lägre miljöpåverkan ska utnyttjas. Tåg anses som det färdmedel som har lägst miljöpåverkan. Vid möjlighet att välja tåg i stället för bil ska därför tågresa prioriteras även om kostnaden skulle vara högre än för motsvarande resa med bil. Trafiksäkerhet Den enskilde arbetstagaren har själv ett stort ansvar för att lagstadgade och i övrigt rekommenderade säkerhetsbestämmelser följs. Detta gäller oavsett val av färdsätt. Ett förutseende, hänsynsfullt och anpassat körsätt ökar säkerheten. Samtal i mobiltelefon under bilfärd bör undvikas. Rökning får ej ske i kommunens tjänstebilar. Information om funktion och handhavande ska ges till personal som använder kommunens fordon för tjänsteresor. Förvaltningar vars personal kan betraktas använda kommunens fordon som arbetsfordon skall utfärda speciella säkerhetsföreskrifter för detta och göra riskanalyser. Bokning av resor Bokning av resor bör ske enligt förvaltningens rutiner t.ex. genom bokningsansvarig. Vid bokning via resebyrå ska kommunens upphandlingsavtal tillämpas. Beställningen ska ske i god tid så att bästa möjliga villkor kan erhållas. Om det går att förena med tillgänglighet bör miljömärkta hotell väljas. Korta resor (under 2,5 km enkel väg) Om ingen tung eller skrymmande utrustning behöver medföras och vid tjänlig väderlek bör vid korta förflyttningar upp till 2,5 km promenad eller färd med cykel övervägas. Cykelhjälm skall finnas att tillgå på arbetsplatsen. Cyklister utsätter sig för risker i trafiken varför cykelhjälm alltid rekommenderas. Arbetsledningen skall aktivt uppmuntra och motivera berörda medarbetare att använda cykelhjälm vid cykling i tjänsten. Vid val av annat färdsätt för denna typ av resor ska alltid undersökas om det är möjligt att åka buss vilket i så fall ska prioriteras Uppdaterad:

32 Längre resor Vid resor upp till 40 mil inom Sverige ska i första hand tåg och/eller buss övervägas. Flyg kan användas vid resor inom Sverige om avståndet är längre än 40 mil med en samlad bedömning för effektivt resande som grund. Beslut om flygresa fattas av förvaltnings-/avdelningschef. Inom Sverige ska i första hand kollektiva anslutningstransporter väljas. Biljetter Tågbiljett ska om möjligt beställas minst 14 dagar i förväg för att lägsta möjliga pris ska kunna utnyttjas. Inom Sverige gäller normalt att resan sker i andra klass. Om särskilda skäl finns kan överordnad chef medge resa i första klass. Varje förvaltning bör tillhandahålla rabattkort för Skånetrafiken. Vid inrikes flygresor väljs reguljär resklass. Vid utrikes resor ska val av klass/biljettyp sättas i relation till resans längd samt till eventuella krav på möjligheter att arbeta ostört under flygresan osv. Valet av klass/biljettyp görs av förvaltningschef eller lägst avdelningschef/motsvarande enligt beslutade rutiner inom förvaltningen. Vid inställd resa ska biljetter omedelbart avbeställas eller återlämnas. Bilpool Vid bilresor ska i mån av tillgång biogasbilar i kommunens bilpool användas. Bokning av bil görs enligt gällande rutiner. Om inga bilar finns tillgängliga är det oftast ett bra alternativ att hyra bil från ett biluthyrningsföretag. Hyrbil beställs via bilpoolen eller om detta inte är möjligt, direkt från uthyrningsföretag enligt gällande upphandlingsavtal. Privatbil Tjänsteresor med egen bil får ske först när inget annat alternativ finns. Resa med egen bil ska godkännas av närmaste chef innan resan påbörjas. Exempel på tillfällen då det kan vara aktuellt med egen bil är när tjänsteresor påbörjas och avslutas vid bostaden. För ersättning av resor med egen bil finns särskilda regler utarbetade. Taxi Bedömning ska göras enligt grunderna för effektivt resande. Vid beställning av Taxi bör biogasbil efterfrågas. Bonus/rabatter Eventuell bonus eller andra förmåner som en reseleverantör erbjuder ska redovisas och tillfaller arbetsgivaren. Reseräkningar Reseräkningar ska lämnas in i nära anslutning till resan. Resans ändamål skall anges på reseräkningen Uppdaterad:

33 Avvikelser från resan Vid tjänsteresor betalar arbetsgivaren resor till och från förrättningsorten. Avvikelser från den normala resvägen som sker av privata skäl bekostas inte av arbetsgivaren. Utlandsresa Vid utlandsresa inom EU/EES-länder ska europeiskt sjukförsäkringskort tas med. Kortet beställs från Försäkringskassan, Resenären införskaffar själv europeiskt sjukförsäkringskort, giltigt pass och utländsk valuta. Resebyrån kan hjälpa till med erforderliga viseringar. Visumavgift betalas av Kristianstads kommun. Varje resenär beställer själv eventuella vaccinationer inför utlandsresa. Kristianstads kommun svarar för ersättning för vaccinationskostnad (kvittounderlag erfordras). Vid utlandsresa i bil från bilpoolen ska så kallat Grönt kort medföras som bevis på att fordonet är trafikförsäkrat. Säkerhet Om många personer skall färdas till samma resmål bör övervägas om gruppen ska delas upp så att inte alla reser samtidigt med samma färdmedel. Detta med tanke på erfarenheter från inträffade större olyckor. Kommunala arrangemang När kommunen själv arrangerar konferenser eller andra större evenemang ska eftersträvas att lokaler väljs så att det går lätt att ta sig dit med kollektiva färdmedel. Buss- och tågtider kan skrivas ut i inbjudan för att underlätta för dem som anmäler sig. Resor till och från arbetet Resor till och från arbetet omfattas inte av riktlinjerna. Som ett led i miljöoch säkerhetsarbetet är det dock viktigt att alla verkar för att dessa resor sker på ett så säkert och miljövänligt sätt som möjligt Uppdaterad:

34 Remiss 1 (5) Förvaltning Datum Avdelning: Kommunledningskontoret, Planering och strategi Handläggare: Martin Holmén Tfn: E-post: martin.holmen@kristianstad.se Riktlinjer för resor och möten i tjänsten Riktlinjer gällande för samtliga anställda i Kristianstads kommun, samt för förtroendevalda med uppdrag som sammanlagt uppgår till minst 40 % av heltid. Allmänt Den som framför ett tjänstefordon uppfattas av allmänheten som en representant för kommunen. Det är därför viktigt med ett hänsynsfullt uppträdande mot medtrafikanter. Syfte Alla resor som omfattas av dessa riktlinjer ska vara trafiksäkra, miljöanpassade och kostnadseffektiva. Det sker genom att samtliga medarbetare: tillser att tjänsteresor är genomförd enligt fastställda rutiner, planerar tjänsteresor så att de sker så miljöanpassat, kostnadseffektivt och trafiksäkert som möjligt med hänsyn till verksamhetens krav och den resandes individuella förutsättningar och behov samt genom att Kristianstads kommun som arbetsgivare aktivt arbetar för att öka trafiksäkerheten samt förebygger och minskar resors miljöbelastning, verkar för att alla förstår vikten av ett trafiksäkert och miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt eget handlande kan bidra till en lägre miljöpåverkan.

35 Riktlinjer för Remiss 2 (5) Regler för tjänsteresor Ansvar Som medarbetare har du ett ansvar att själv undersöka vilka alternativ det finns för möten och resor. Du har också ansvar för att du följer organisationens riktlinjer för resor och möten i tjänsten. Resan ska vara godkänd i förväg av avdelningschef eller annan med beslutsrätt. Som chef ansvarar du för att dina medarbetare känner till och följer organisationens riktlinjer för resor och möten i tjänsten och att ni kontinuerligt går igenom de regler som gäller och diskuterar förutsättningar för att dessa kan följas. Det är viktigt att nyanställda får information kring riktlinjer och regler redan från början. Du har också ansvar för att det sker en uppföljning av hur dessa riktlinjer följs och att en återkoppling om hur arbetet går ges till alla medarbetare. Tjänsteresor och förrättningar med minsta möjliga miljöpåverkan Vid planering av tjänsteresor och förrättningar ska hänsyn tas till alla delar såsom transport, logi, traktamente, färdtidsersättning, arbetstid och restid, så att de blir så miljö- och kostnadseffektiva som möjligt. Avgörande för hur resan genomförs är en sammanvägning av dessa faktorer. Vid tveksamhet i bedömningen ska ansvarig chef kontaktas. Samåkning och annan samordning som innebär mindre resande och lägre miljöpåverkan ska utnyttjas. Tåg anses som det färdmedel som har lägst miljöpåverkan. Vid möjlighet att välja tåg i stället för bil ska därför tågresa prioriteras även om kostnaden skulle vara högre än för motsvarande resa med bil. Ecodriving Anställda som använder bil mycket i tjänsten ska erbjudas utbildning i ecodriving. Trafiksäkerhet Den enskilde arbetstagaren har själv ett stort ansvar för att lagstadgade och i övrigt rekommenderade säkerhetsbestämmelser följs. Detta gäller oavsett val av färdsätt. Ett förutseende, hänsynsfullt och anpassat körsätt ökar säkerheten. Samtal i mobiltelefon vid bilkörning bör undvikas. Rökning får ej ske i kommunens bilar. Information om funktion och handhavande ska ges till personal som använder kommunens fordon för tjänsteresor. Förvaltningar vars personal

36 Riktlinjer för Remiss 3 (5) använder kommunens fordon som arbetsfordon skall utfärda speciella säkerhetsföreskrifter för detta och göra riskanalyser. Planering av möten När Kristianstads kommun arrangerar möten, seminarier, konferenser eller studiebesök bör lokal och tid anpassas till kollektivtrafiken. I inbjudningar ska anvisningar om hur man tar sig till mötet/konferensen med kollektivtrafik finnas med. Resfria möten Det billigaste sättet att genomföra möten är ofta att avstå från resan. Ny teknik medger effektiva sätt att mötas. Innan en resa beställs ska medarbetaren överväga om det är möjligt att ersätta resan till förmån för videokonferens, telefonmöte eller konferens via dator med ljud och bild. Lokala resor (under 3 km enkel väg) Om ingen tung eller skrymmande utrustning behöver medföras bör första alternativet vid korta förflyttningar, under 3 km enkel väg, vara promenad eller färd med cykel. Cyklister utsätter sig för risker i trafiken varför cykelhjälm alltid rekommenderas. Arbetsledningen skall aktivt uppmuntra och motivera berörda medarbetare att använda cykelhjälm vid cykling i tjänsten. Arbetsgivaren ansvarar för att cykelhjälm och enklare regnkläder finns att tillgå på arbetsplatsen. Vid val av annat färdsätt ska om det är möjligt kollektivtrafik prioriteras, därefter bil från kommunens bilpool eller annan miljöbilspool respektive förvaltning har avtal med. Resor inom Skåne Tåg och buss är förstahandsalternativet för resor inom Skåne. Om bil utnyttjas skall i första hand användas bilar från kommunens bilpool eller annan miljöbilspool respektive förvaltning har avtal med, i andra hand hyrbil från anvisad leverantör eller taxi. Resor utanför Skåne Vid resor upp till 40 mil ska tåg och/eller buss utgöra förstahandsalternativet.vid längre resor skall tåg kombinerat med övernattning övervägas. Flyg kan användas vid resor om avståndet är längre än 40 mil med en samlad bedömning för effektivt resande som grund. Beslut om flygresa fattas av förvaltnings-/avdelningschef. Bil bör i möjligaste mån undvikas för längre resor. Om bil utnyttjas skall i första hand bilar från kommunens bilpool användas, alternativt annan

37 Riktlinjer för Remiss 4 (5) miljöbilspool som respektive förvaltning har avtal med, i andra hand väljs hyrbilar från anvisad leverantör. Inom Sverige ska i första hand kollektiva anslutningstransporter väljas. Bokning och betalning av resor Inom Skåne och angränsande län ska i första hand Skånetrafikens rabattkort användas och finnas tillgängligt på arbetsplatsen. Vid bokning via resebyrå ska kommunens upphandlingsavtal tillämpas. Beställningen ska ske i god tid så att bästa möjliga villkor kan erhållas. Tågresor Tågbiljett ska om möjligt beställas minst 14 dagar i förväg för att lägsta möjliga pris ska kunna utnyttjas. Inom Sverige gäller normalt att resan sker i andra klass. Om möjlighet till arbete krävs kan överordnad chef medge resa i första klass, efter bedömning av merkostnad. Tågbiljetter får efter överenskommelse med arbetsgivaren bokas direkt av den som reser ofta, med fakturering till arbetsplatsens kostnadsställe. Flygresor Vid flygresor väljs reguljär resklass. Vid inställd resa ska biljetter omedelbart avbeställas eller återlämnas. Bilpool Vid bilresor ska i mån av tillgång biogasbilar i kommunens bilpool användas, alternativt annan miljöbilspool som respektive förvaltning har avtal med. Bokning av bil görs enligt gällande rutiner. Hyrbil Om inga bilpoolsbilar finns tillgängliga kan hyrbil beställas via den kommunala bilpoolen eller via anvisat uthyrningsföretag. I första hand ska miljöbil väljas. Taxi Bedömning ska göras enligt grunderna för effektivt resande. Vid beställning av Taxi bör biogasbil, därefter miljöbil, efterfrågas. Privatbil Tjänsteresor med egen bil får ske först när inget annat rimligt alternativ finns. Resa med egen bil ska rimlighetsbedömas och godkännas av närmaste chef innan resan påbörjas. För ersättning av resor med egen bil finns särskilda regler utarbetade. Reseräkningar

38 Riktlinjer för Remiss 5 (5) Reseräkningar ska lämnas in i nära anslutning till resan. Resans ändamål skall anges på reseräkningen. Avvikelser från resan Vid tjänsteresor betalar arbetsgivaren resor till och från förrättningsorten. Avvikelser från den normala resvägen som sker av privata skäl bekostas inte av arbetsgivaren. Utlandsresa Vid utlandsresa inom EU/EES-länder ska europeiskt sjukförsäkringskort tas med. Resenären införskaffar själv europeiskt sjukförsäkringskort, giltigt pass och utländsk valuta. Resebyrån kan hjälpa till med erforderliga viseringar. Visumavgift betalas av Kristianstads kommun. Varje resenär beställer själv eventuella vaccinationer inför utlandsresa. Kristianstads kommun svarar för ersättning för vaccinationskostnad. Resor till och från arbetet Resor till och från arbetet omfattas inte av riktlinjerna. Som ett led i miljöoch säkerhetsarbetet är det dock viktigt att alla verkar för att dessa resor sker på ett så säkert och miljövänligt sätt som möjligt. Kommunen tillhandahåller tjänstebilar och bilpoolsbilar för att personalen i större mån ska kunna välja cykel eller kollektivtrafik till arbetsplatsen. Uppföljning En årlig uppföljning av dessa riktlinjer ska göras förvaltningsvis i samband med uppföljning av Klimatstrategins handlingsplan. Följande poster ska följas upp: Antal flygresor Antal tågresor utanför Skåne Antal hyrbilstillfällen Kilometerersättning till privat bil, antal km Åtgärder som gjorts för att underlätta för personal att cykla eller åka kollektivt i tjänsten

39 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(3) Kommunledningskontoret Koncernledningsavdelningen Martin Holmén Kommunstyrelsens personalutskott Revidering av riktlinjer för resor i tjänsten Änr KS 2015/671 Kommunledningskontorets förslag till Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen godkänner att förslag till uppdaterade riktlinjer för resor i tjänsten skickas ut på remiss till de kommunala förvaltningarna. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att anta riktlinjer för resor i tjänsten. Sedan dess har mycket hänt både vad gäller synen på miljö och klimatfrågor, och möjlighet att undvika resor genom att hålla möten på distans med hjälp av olika tekniska hjälpmedel. Gällande riktlinjer gäller för alla som är anställda i Kristianstads kommun samt förtroendevalda med uppdrag som uppgår till sammanlagt minst 40 % av heltid. Riktlinjerna syftar till att alla tjänsteresor ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade. Här görs en prioriteringsordning för när olika transportsätt bör användas. Rekommendationer för gång, cykel, kollektivtrafik, bilpool, hyrbil, egen bil, flyg samt taxi berörs i riktlinjerna. Även regler för bokning av resor och biljettval berörs. Det förslag till revidering av gällande riktlinjer som tagits fram är innehållsmässigt relativt likt det gällande dokumentet, men miljöfrågan har lyfts ytterligare. Även ansvarsfrågan för hur riktlinjerna ska efterlevas har klargjorts. För att få bred uppslutning bakom nya riktlinjer föreslås att bifogat förslag till revidering av riktlinjer för resor i tjänsten skickas på remiss till de kommunala förvaltningarna. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Kommunledningskontoret vxl Kristianstad

40 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(3) Beslutsunderlag Gällande riktlinjer för resor i tjänsten, antagna Remissunderlag Riktlinjer för resor och möten i tjänsten Tjänsteutlåtande Revidering av riktlinjer för resor i tjänsten Ärendet Kommunstyrelsen beslutade att anta riktlinjer för resor i tjänsten. Sedan dess har mycket hänt både vad gäller synen på miljö och klimatfrågor, och möjlighet att undvika resor genom att hålla möten på distans med hjälp av olika tekniska hjälpmedel. En översyn av gällande riktlinjer är alltså önskvärd. Gällande riktlinjer gäller för alla som är anställda i Kristianstads kommun samt förtroendevalda med uppdrag som uppgår till sammanlagt minst 40 % av heltid. Riktlinjerna syftar till att alla resor som omfattas av den ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade. Här görs en prioriteringsordning för när olika transportsätt bör användas. Rekommendationer för gång, cykel, kollektivtrafik, bilpool, hyrbil, egen bil, flyg samt taxi berörs i riktlinjerna. Även regler för bokning av resor och biljettval berörs. Det förslag till revidering av gällande riktlinjer som tagits fram är innehållsmässigt relativt likt det gällande dokumentet, men miljöfrågan har lyfts ytterligare. Även ansvarsfrågan för hur riktlinjerna ska efterlevas har klargjorts. Exempel på förslag till ändringar i dokumentet: Dokumentets namn ändras till Riktlinjer för resor och möten i tjänsten Ansvarsfördelning mellan arbetstagare och chef för hur riktlinjerna ska efterlevas. Ecodriving ska erbjudas anställda som kör mycket bil i tjänsten Krav på detaljerad uppföljning av förvaltningarnas resor Utökning av bilpoolsbegreppet, då det numera finns andra bilpoolsalternativ än kommunens egen bilpool.

41 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3(3) Möjlighet till resfria möten bör beaktas i varje enskilt fall. Ett avsnitt om säkerhet gällande hur planering av gruppresor bör ske har tagits bort. För att få bred uppslutning bakom nya riktlinjer föreslås att bifogat förslag till revidering av riktlinjer för resor i tjänsten skickas på remiss till de kommunala förvaltningarna. Ärendet har tagits upp i Klimatberedningen med rekommendation att handlingarna remitteras till de kommunala förvaltningarna och bolagen. Christel Jönsson Kommundirektör Bengt Olsson Avdelningschef Beslut expedieras till Martin Holmén, Planering- och strategi, KLK

42 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott KSPU 35 Riktlinjer för resor och möten i tjänsten Änr KS 2015/671 Beslut Kommunstyrelsens personalutskott beslutar att förslag till uppdaterade riktlinjer för resor i tjänsten skickas ut på remiss till de kommunala förvaltningarna. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att anta riktlinjer för resor i tjänsten. Sedan dess har mycket hänt både vad gäller synen på miljö och klimatfrågor, och möjlighet att undvika resor genom att hålla möten på distans med hjälp av olika tekniska hjälpmedel. Gällande riktlinjer gäller för alla som är anställda i Kristianstads kommun samt förtroendevalda med uppdrag som uppgår till sammanlagt minst 40 % av heltid. Riktlinjerna syftar till att alla tjänsteresor ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade. Här görs en prioriteringsordning för när olika transportsätt bör användas. Rekommendationer för gång, cykel, kollektivtrafik, bilpool, hyrbil, egen bil, flyg samt taxi berörs i riktlinjerna. Även regler för bokning av resor och biljettval berörs. Det förslag till revidering av gällande riktlinjer som tagits fram är innehållsmässigt relativt likt det gällande dokumentet, men miljöfrågan har lyfts ytterligare. Även ansvarsfrågan för hur riktlinjerna ska efterlevas har klargjorts. För att få bred uppslutning bakom nya riktlinjer föreslås att bifogat förslag till revidering av riktlinjer för resor i tjänsten skickas på remiss till de kommunala förvaltningarna. Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

43 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott Kommunledningskontorets förslag till Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsens personalutskott godkänner att förslag till uppdaterade riktlinjer för resor i tjänsten skickas ut på remiss till de kommunala förvaltningarna. Beslutsunderlag Gällande riktlinjer för resor i tjänsten, antagna Remissunderlag Riktlinjer för resor och möten i tjänsten Tjänsteutlåtande Revidering av riktlinjer för resor i tjänsten Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

44 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(3) Omsorgsförvaltningen Personalenheten Charles Musonda Omsorgsnämnden Förslag till yttrande över heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun Änr ON 2016/3 Omsorgsförvaltningens förslag till Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden godkänner Omsorgsförvaltningens förslag till yttrande samt beslutar att översända yttrandet till Kommunstyrelsens personalutskott. Sammanfattning Omsorgsnämnden tycker att det är väldigt positivt med heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun och menar att det är ett stort steg mot ökad jämställdhet och att göra Kristianstads kommun till en mer attraktiv arbetsgivare i syfte att säkerställa den framtida personal- och kompetensförsörjningen. Det här projektet rör enbart införandet av heltid för alla tillsvidareanställda. Omsorgsnämnden har också att ta hänsyn till sitt uppdrag att avskaffa delade turer. Att genomföra dessa två uppdrag parallellt kommer att ställa stora krav på flexibilitet och ett förändrat arbetssätt, vilket innebär ett stort förändringsarbete för Omsorgsförvaltningen. Beslutsunderlag Omsorgsförvaltningens tjänsteutlåtande, Förslag till yttrande över heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun, Kommunstyrelsens personalutskott beslut , 50. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande, Heltid för tillsvidareanställda medarbetare i Kristianstads kommun, daterat Projektrapport förstudie Heltid för alla tillsvidareanställda Risklista, bilaga 1. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Omsorgsförvaltningen vxl Kristianstad

45 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(3) Ärendet Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten 2015 med målsättningen att klargöra frågeställningar och prioriteringar inför ett genomförande av heltid för alla tillsvidareanställda i kommunen samt att ta fram en genomförandeplan för införandet. Projektet har presenterat en rapport med förslag och plan för införande. Förslaget innebär att Kommunen från successivt inför heltidsanställningar först i samband med nya tillsättningar sedan omvandling av nuvarande deltidsanställningar. Medarbetare blir heltidsanställda med möjlighet till temporär nedsättning i sysselsättningsgraden om verksamheten så tillåter. Införandet av heltid finansieras inom befintliga förvaltningsramar genom att omfördela kostnader för tidsbegränsade anställningar till höjda sysselsättningsgrader för tillsvidareanställda. Merkostnader i samband med projektorganisation finansieras genom kommunstyrelsens medel för oförutsedda kostnader. Synpunkter på förslaget Omsorgsnämnden tycker att det är väldigt positivt med heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun och menar att det är ett stort steg mot ökad jämställdhet och att göra Kristianstads kommun till en mer attraktiv arbetsgivare i syfte att säkerställa den framtida personal- och kompetensförsörjningen. Det här projektet rör enbart införandet av heltid för alla tillsvidareanställda. Omsorgsnämnden har också att ta hänsyn till sitt uppdrag att avskaffa delade turer. Att genomföra dessa två uppdrag parallellt kommer att ställa stora krav på flexibilitet och ett förändrat arbetssätt, vilket innebär ett stort förändringsarbete för omsorgsförvaltningen. Erfarenheter från andra kommuner har visat att det kan bli konsekvenser som kanske inte är odelat positiva, om ekonomin inte ska påverkas. Det kan t.ex. innebära ett nytt sätt för omvårdnadspersonalen att arbeta på, som kanske inte upplevs som positivt. För att genomföra förändringsarbetet på bästa sätt behöver personalen vara delaktig i utvecklingsprocessen. I samband med detta behöver den ordinarie verksamheten troligen ta in vikarier vilket kommer att innebära ökade kostnader. Ekonomin kommer således att påverkas och därför skulle det behöva budgeteras för dessa projektkostnader, med t.ex. en dag per anställd. Eftersom omsorgsnämnden har i uppdrag att införa heltid samtidigt som delade turer ska avskaffas är det i nuläget svårt att göra en bedömning av den föreslagna tidsplanen. Med

46 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3(3) tanke på det stora arbete vi står inför kan tidsplanen kännas snäv. Som framgår av förstudierapporten ska omsorgsförvaltningen senast den 1 april 2016 presentera en tidsplan för införandet av heltid. Det är först när den är gjord som omsorgsnämnden närmare kan yttra sig om tidsplanen. Tidsplanen är också avhängig att överenskommelser med fackliga representanter och lokala kollektivavtal om arbetssätt och flexibilitet är på plats. Omsorgsnämnden delar bedömningen att heltidsprojektet kommer att påverka redan heltidsanställda. Det finns goda erfarenheter att hämta från andra kommuner som redan har genomfört detta. Lars-Åke Nordin Förvaltningschef Beslut expedieras till Kommunstyrelsens personalutskott HR-chef Delprojektledare Omsorgsförvaltningen

47 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott KSPU 50 Heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun Änr KS 2015/342 Beslut Ärendet skickas på remiss till samtliga nämnder för yttrande. Svar ska vara kommunstyrelsens personalutskott tillhanda senast Kommunstyrelsens personalutskotts behandling Kommunstyrelsens personalutskott ställer sig bakom kommunledningskontorets projektrapport avseende förstudie - Heltid för alla tillsvidareanställda. Sammanfattning Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten 2015 med målsättningen att klargöra frågeställningar och prioriteringar inför ett genomförande av heltid för alla tillsvidareanställda i kommunen samt ta fram en genomförandeplan för införandet. Projektet har presenterat en rapport med förslag och plan för införande. Förslaget innebär att Kommunen från successivt inför heltidsanställningar först i samband med nya tillsättningar sedan omvandling av nuvarande deltidsanställningar. Medarbetare blir heltidsanställda med möjlighet till temporär nedsättning i sysselsättningsgraden om verksamheten så tillåter. Införandet av heltid finansieras inom befintliga förvaltningsramar genom att omfördela kostnader för tidsbegränsade anställningar till höjda sysselsättningsgrader för tillsvidareanställda. Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

48 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott Merkostnader i samband med projektorganisation finansieras genom kommunstyrelsens medel för oförutsedda kostnader. Kommunledningskontorets förslag till Kommunstyrelsen Att genomföra införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun enligt tidsplanen och förslaget i projektrapporten Att utifrån förslaget avsätta finansiering avseende merkostnad för projektorganisationen ur kommunstyrelsens medel för oförutsedda behov Att genomföra införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun inom förvaltningarnas gällande budgetramar, bortsett från kostnader för föreslagen projektorganisation Beslutsunderlag Kommunövergripande samverkansgrupp Tjänsteutlåtande Projektrapport förstudie Heltid för alla tillsvidareanställda KS beslut 88, KSPU beslut 17, Tjänsteutlåtande Kommunövergripande samverkansgrupp KF beslut 267, punkt 2, KS 2014/958 Politisk plattform för mandatperioden Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

49 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(7) Kommunledningskontoret Koncernstödsavdelningen Lena Nordqvist Sjöborg Kommunstyrelsen Heltid för tillsvidareanställda medarbetare i Kristianstads kommun Änr KS 2015/342 Kommunledningskontorets förslag till Kommunstyrelsen Att genomföra införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun enligt tidsplanen och förslaget i projektrapporten Att utifrån förslaget avsätta finansiering avseende merkostnad för projektorganisationen ur kommunstyrelsens medel för oförutsedda behov Att genomföra införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun inom förvaltningarnas gällande budgetramar, bortsett från kostnader för föreslagen projektorganisation Sammanfattning Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten 2015 med målsättningen att klargöra frågeställningar och prioriteringar inför ett genomförande av heltid för alla tillsvidareanställda i kommunen samt ta fram en genomförandeplan för införandet. Projektet har presenterat en rapport med förslag och plan för införande. Förslaget innebär att Kommunen från successivt inför heltidsanställningar först i samband med nya tillsättningar sedan omvandling av nuvarande deltidsanställningar. Medarbetare blir heltidsanställda med möjlighet till temporär nedsättning i sysselsättningsgraden om verksamheten så tillåter. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr vxl Kristianstad

50 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(7) Införandet av heltid finansieras inom befintliga förvaltningsramar genom att omfördela kostnader för tidsbegränsade anställningar till höjda sysselsättningsgrader för tillsvidareanställda. Merkostnader i samband med projektorganisation finansieras genom kommunstyrelsens medel för oförutsedda kostnader. Beslutsunderlag Kommunövergripande samverkansgrupp Tjänsteutlåtande Projektrapport förstudie Heltid för alla tillsvidareanställda KS beslut 88, KSPU beslut 17, Tjänsteutlåtande Kommunövergripande samverkansgrupp KF beslut 267, punkt 2, KS 2014/958 Politisk plattform för mandatperioden Ärendet Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten Projektet startade i enlighet med den politiska plattformen för mandatperioden där den politiska viljan är att heltidsanställningar i Kristianstads kommun ska vara en norm och deltid en möjlighet för de som så önskar. Målsättningen har varit att arbetet ska inledas med en förstudie för att klargöra prioriteringar och frågeställningar. Underlaget i förstudien ska ligga till grund för införandeprocessen som har beräknats påbörja under januari Förslag från förstudieprojektet Heltid i samband med nytillsättningar och återbesättningar ska samtliga nytillsättningar och återbesättningar när det gäller tillsvidare-anställningar vara på heltid. Undantag gäller barn- och utbildningsförvaltningen samt omsorgsförvaltningen som ska erbjuda heltidsanställningar där det är möjligt ska nytillsättningar på samtliga förvaltningar vara på heltid. I samband med rekrytering och tillsättning ska det tydligt framgå av annons och intervju att tjänsten är på heltid. Kommunen bör ha en

51 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3(7) gemensam formulering i annonseringen om att i Kristianstads kommun är normen heltid. Möjlighet till deltid i samband med anställning Vid anställningen har den nya/e medarbetaren möjlighet att ansöka om en temporär lägre sysselsättningsgrad som t ex 75 % eller 50 %. I botten har man kvar sin heltidsanställning. Detta gäller även vid konventering till tillsvidareanställning enligt LAS eller AB. Redan anställda De som idag har en tillsvidareanställning på deltid får, under genomförandeprojektet, sin tjänst omvandlad till en heltidstjänst med möjlighet till att ansöka om/önska en lägre temporär sysselsättningsgrad. Omvandlande av tjänst gäller även medarbetare med pågående tjänstledighet. Medarbetare med pågående sjukfall omregleras i samband med återgång till arbetet. Möjlighet till deltid för redan anställda Medarbetare ansöker om/önskar årligen ändrad sysselsättningsgrad. För att skapa så god framförhållning som möjligt, hos både arbetsgivare och medarbetare, bör den årliga ansökan/önskan ske samtidigt i hela kommunen, dock senast tre månader innan den nya sysselsättningsgraden gäller. Undantag Följande kategorier undantas från rätten till heltidsanställningar: Deltidsbrandmän Personliga tjänster Medarbetare med partiell sjukersättning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Medarbetare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd, t ex lönebidrag och trygghetsanställning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Medarbetare anställda enligt PAN-avtalet Medarbetare som erhållit arbetstidsminskning med bibehållet tjänstepensionsintjänande enligt Kristianstads kommuns pensionspolicy

52 TJÄNSTEUTLÅTANDE 4(7) Beslutsfattare Beslut om temporär ändrad sysselsättningsgrad fattas av närmsta chef. Arbetsgivaren ska ha en generös inställning till att tillmötesgå önskemålen, förutsatt att verksamheten så tillåter. Deltidsanställning kan bli aktuell av två skäl: på särskild begäran av enskild medarbetare och av mycket speciella verksamhetsskäl. I det senare fallet ska arbetsgivaren undersöka om en kombinationstjänst kan vara en lösning. Beslutsfattare om permanent deltidsanställning bör vara förvaltningschef. Samverkan sker i vanlig ordning. Förslag till genomförandeprojekt För att införa heltid för alla tillsvidareanställda krävs en tydlig projektorganisation med mandat att driva genomförandeprocessen. Projektorganisation Beställare kommunstyrelsen Styrgrupp presidierna för kommunstyrelsens personalutskott, barn- och utbildningsnämnden samt omsorgsnämnden Projektgrupp - övergripande projektledare, delprojektledare för omsorgsförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen, representant från arbete och välfärd samt kultur- och fritidsförvaltningen, övergripande ekonom, kommunikatör samt representanter från de fackliga organisationerna. Referensgrupper facklig referensgrupp (kommunövergripande samverkansgrupp), HR-chefsgrupp, förvaltningschefsgruppen. Delprojekt Delprojekten i de största förvaltningarna speglar det övergripande projektets organisation.

53 TJÄNSTEUTLÅTANDE 5(7) Tids- och aktivitetsplan När Vad Förvaltning Våren 2016 Arbete med Hur löser vi uppdraget inom våra respektive förvaltningar? Samtliga förvaltningar Alla nya tillsättningar blir heltid Alla nya möjliga tillsättningar blir heltid Tidsplan för införandet presenteras Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Alla nya tillsättningar blir heltid Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Kultur- och fritidsförvaltningen, C4 teknik, arbete- välfärdsförvaltningen, kommunledningskontoret, räddningstjänsten samt miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen Kommunledningskontoret, räddningstjänsten, miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen Arbete- och välfärdsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen, C4 Teknik Barn- och utbildningsförvaltningen samt omsorgsförvaltningens etapp 1 Omsorgsförvaltningen etapp 2 Omsorgsförvaltningen etapp Genomförandeprojektet avslutas

54 TJÄNSTEUTLÅTANDE 6(7) Resurser, omkostnader och finansiering Införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun bör finansieras inom befintliga förvaltningsramar genom att omfördela kostnader för tidsbegränsade anställningar till höjda sysselsättningsgrader för tillsvidareanställda. Beräknad merkostnad för projektorganisationen uppgår till drygt 2,4 miljoner. Då det är ett kommunövergripande projekt bör kostnaden finansieras kommunövergripande. Se tabell nedan Totalkostnad Projektledare övergripande Delprojektledare barn- och utbildningsförvaltningen Delprojektledare omsorgsförvaltningen Delprojektledare arbete- och välfärdsförvaltningen Delprojektledare kultur- och fritidsförvaltningen Finansieras inom befintligt projekt inom omsorgsförvaltninge n Inom befintlig organisation - med stöd av övergripande projektledare Inom befintlig organisation - med stöd av övergripande projektledare Facklig representation Föreläsningar/evenemang Utbildning Studiebesök/resor Totalkostnad

55 TJÄNSTEUTLÅTANDE 7(7) Uppföljning och utvärdering Genomförandet av heltid för alla tillsvidareanställda bör följas upp i lämpligt forum, t ex kommunövergripande samverkansgrupp. Utvärdering bör ske tidigast ett år efter genomförandet i samtliga förvaltningar. Christel Jönsson Kommundirektör Leif Rülf HR-direktör Beslut expedieras till

56 PROJEKTRAPPORT - FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA

57 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA INNEHÅLL Bakgrund - Förstudieprojektet...4 Syfte...4 Politiskt perspektiv...4 Arbetsgivarperspektiv...4 Medarbetarperspektiv...4 Medborgarperspektiv...4 Mål för förstudien...4 Projektorganisation...5 Metod...5 Resultat...7 Personaldata...7 Sysselsättningsgrader...7 Resultat från visuell dialog...8 Nuläge...8 Framtid...9 Vägen till framtiden...9 Vad kommer att krävas av mig och av ledningen?...9 Riskbedömning...9 Resonemang...10 Kollektivavtal och arbetstidsmodeller...10 Exempel på arbetstidsmodeller...10 Undantag...11 Kostnader...11 Förslag från förstudieprojektet...14 Heltid i samband med nytillsättningar och återbesättningar...14 Möjlighet till deltid i samband med anställning...14 Redan anställda...14 Möjlighet till deltid för redan anställda...14 Undantag...14 Beslutsfattare...15 Förslag till genomförandeprojektet...16 Projektorganisation...16 Sida 2 (19)

58 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Beställare...16 Styrgrupp...16 Projektgrupp...16 Referensgrupper...16 Delprojekt...16 Tids- och aktivitetsplan, Resurser, omkostnader och finansiering...18 Uppföljning och Utvärdering...19 Sida 3 (19)

59 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA BAKGRUND - FÖRSTUDIEPROJEKTET Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten Projektet startade i enlighet med den politiska plattformen för mandatperioden där den politiska viljan är att heltidsanställningar i Kristianstads kommun ska vara en norm och deltid en möjlighet för de som så önskar. Målsättningen har varit att arbetet ska inledas med en förstudie för att klargöra prioriteringar och frågeställningar. Underlaget i förstudien ska ligga till grund för införandeprocessen som beräknades påbörjas under januari SYFTE Möjlighet till heltidsarbete är en övergripande jämställdhetsfråga utifrån ett hälsofrämjandeoch likabehandlingsperspektiv. Man kan också se syftet med att införa heltid för tillsvidareanställda ur olika perspektiv. POLITISKT PERSPEKTIV En av de tio punkter som lyfts fram i den politiska inriktningen i budget 2015 är att kommunens medarbetare ska erbjudas heltid och en plan för att ta bort delade turer ska dessutom tas fram. ARBETSGIVARPERSPEKTIV Stärker Kristianstad kommuns arbetsgivarvarumärke och att attrahera och behålla personal med rätt kompetens genom att erbjuda heltidsanställningar. MEDARBETARPERSPEKTIV Möjliggör för medarbetare att arbeta heltid med effekten högre inkomst och pension. MEDBORGARPERSPEKTIV Bidrar till högre kvalitet och kontinuitet kopplat till brukarnas behov inom verksamheter som har stor andel deltidsanställda och timvikarier. Höjda sysselsättningsgrader bör innebära lägre behov av timvikarier och därigenom ökad kontinuitet hos brukarna. MÅL FÖR FÖRSTUDIEN Klargöra prioriteringar och viktiga frågeställningar inför ett genomförande av heltid för alla. Presentera en projektplan för införandet av rätt till heltid. Sida 4 (19)

60 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA PROJEKTORGANISATION Förstudieprojektet har haft en projektorganisation bestående av kommunstyrelsens personalutskott som beställare, en styrgrupp bestående av HR-chefer, en projektgrupp samt tre referensgrupper (Strategisk chefsgrupp, HR-chefsgruppen och Kommunövergripande samverkansgrupp, KÖS). Projektgruppen har bestått av Lena Nordqvist Sjöborg, projektledare Jonna Sjöberg, delprojektledare, HR-specialist, kultur- och fritidsförvaltningen Magnus Jönsson, delprojektledare, projektledare för avskaffande av delade turer, omsorgsförvaltningen Mattias Wirsén, delprojektledare, HR-strateg, kommunledningskontoret Sebastian Sjögren, delprojektledare HR-specialist, barn- och utbildningsförvaltningen Marica Block, projektledare årsarbetstid och TimeCare, omsorgsförvaltningen Anna-Karin Åkesson, SACO Annika Lovén, TCO Leif Sivtoft, LO METOD Förstudieprojektet har arbetat efter ett antal givna frågeområden. Projektgruppen har haft veckovisa arbetsmöten där frågeområdena har behandlats. Olika experter har bjudits in till projektgruppsmötena utifrån det frågeområde som behandlats. Projektet har bjudit in representanter från kommuner där man kommit långt i sitt förändringsoch utvecklingsarbete. Representanter från Bromölla kommun delgav oss sina erfarenheter av att gå från medarbetarfokus till medborgarfokus. Luleå kommuns socialförvaltning presenterade hur de gjort att införa rätt till heltid och avskaffande av delade turer. I november månad genomfördes en heldagsutbildning för projektgruppen, styrgruppen och kommunens HR-forum i att införa rätt till heltid. Sida 5 (19)

61 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Projektet har inhämtat och analyserat personalstatistik, både inom kommunen men också på övergripande Sverigenivå. Projektet har gjort teoretiska ekonomiska jämförelser mellan att ha heltidsanställningar kontra använda tidsbegränsade anställningar. Under två veckor i november genomförde projektet en sysselsättningsenkät som vände sig till de ca medarbetare som idag har en tillsvidareanställning på deltid. Projektet genomförde under november månad en visuell dialog 1 med utvalda medarbetare och enhetschefer från omsorgsförvaltningen. Projektgruppen har, utifrån förslag på införandeprojekt, gjort en första riskbedömning när det gäller införande av heltid i Kristianstads kommun. 1 Genom metoden Visuell dialog kan grupper få hjälp med att tänka tillsammans på ett strukturerat sätt. Visuell dialog bidrar till att skapa delaktighet, förtroende och tillit samt utvecklar kommunikation och samarbete. Arbetssättet fokuserar på att lösa konkreta frågeställningar kopplade till uppdraget vilket innebär att fokus kan flyttas från det personrelaterade frågor till sakfrågor/verksamhetsfrågor. Tillsammans enas arbetsgruppen om ett nuläge, önskad framtid, hur vi ska ta oss dit, en handlingsplan samt på vilket sätt detta ska följas upp under resans gång. Den visuella dialogen leds av en licensierad samtalsledare. Sida 6 (19)

62 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA RESULTAT PERSONALDATA var medarbetare i Kristianstads kommun tillsvidareanställda på deltid. Omsorgsförvaltningen hade flest medarbetare med en tillsvidareanställning på deltid (1530 medarbetare eller 71 % av samtliga deltidsanställda i kommunen). Nästan 60 % av de tillsvidareanställda inom omsorgsförvaltningen hade en lägre sysselsättningsgrad i sin grundanställning än heltid. Barn- och utbildningsförvaltningen hade 562 medarbetare med lägre sysselsättningsgrad än 100 % i sin grundanställning. Nedan visas tabell över de största personalgrupperna med deltid i grundanställningen Antal Tillsvidareanställningar heltid medarbetare Tillsvidareanställningar deltid varav undersköterska/vårdbiträde omsorgsförvaltningen varav förskollärare barn- och utbildningsförvaltningen 97 varav personlig assistent omsorgsförvaltningen 93 varav elevassistent barn- och utbildningsförvaltningen 84 varav barnskötare barn- och utbildningsförvaltningen 84 varav köks- och måltidsarbetare barn- och utbildningsförvaltningen Den största yrkesgruppen deltidsarbetare (ca 2/3) var undersköterskor/vårdbiträde inom omsorgsförvaltningen. 81 SYSSELSÄTTNINGSGRADER Idag finns över 550 olika grader av sysselsättning bland de tillsvidareanställda medarbetarna i Kristianstads kommun. Sysselsättningsgraderna är ofta anpassade efter merarbetares scheman. Nedanstående tabell visar tillsvidareanställdas sysselsättningsgrader i grundanställningarna Sida 7 (19)

63 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Förvaltning Heltid Deltid 90-99,99% Omsorgsförvaltningen 85-89,99% 75-84,99% 50-74,99% 0-49,99% Totalt Arbete och välfärdsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen C4 Teknik Räddningstjänsten Barn- och utbildningsförvaltningen Kommunledningkontoret Stadsbyggnadskontoret Miljö & Hälsoskyddskontoret Samtliga förvaltningar När det gäller kultur- och fritidsförvaltningen är antalet deltidsanställda högt i förhållande till samtliga anställda. Flertalet av förvaltningens deltidsanställda har anställning inom biblioteket. RESULTAT FRÅN VISUELL DIALOG Projektet genomförde under november månad en Visuell dialog med utvalda medarbetare och enhetschefer från omsorgsförvaltningen. Gruppen enades om följande så kallade samsynsbilder: NULÄGE Uppdrag Om vi ger bra service får vi nöjda kunder och personal, och då får vi en positiv och trygg arbetsmiljö. Styrkor Med hjälp av god kompetens, flexibilitet och god arbetsmiljö får vi nöjda kunder och nöjda medarbetare. Sida 8 (19)

64 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Svagheter All kring-tid och dålig bemanning ger stress som leder till psykisk och fysisk ohälsa. FRAMTID När vi arbetar heltid och utan delade turer har vi en bättre arbetsmiljö och arbetssituation alternativt sämre arbetsmiljö och arbetssituation. VÄGEN TILL FRAMTIDEN Med hjälp av ny arbetstidsmodell, ökad flexibilitet och samarbete med andra enheter, kan vi få till en bättre arbetsmiljö, förändring och kvalitet. VAD KOMMER ATT KRÄVAS AV MIG OCH AV LEDNINGEN? För att vi ska klara av framtiden behöver vi vara öppna för förändringar, vara flexibla, vara ett stöd och ha förståelse. För att vi ska klara av framtiden behöver ledningen ha ökad förståelse för verksamheten, vara lyhörda och ge rätt ekonomiska förutsättningar enligt behov och krav = bemanning efter behov. Och vara med på förändring och förbättring. RISKBEDÖMNING Projektgruppen har identifierat risker med införandet av heltid för alla tillsvidareanställda. För att hantera riskerna krävs tydlighet i varför införandet genomförs, förankring i organisationerna och en tydlig och väl genomarbetad kommunikation. Se bilaga. Sida 9 (19)

65 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA RESONEMANG Vid ett införande av heltid för alla kommer hela organisationen att påverkas och särskilt inom de verksamheter som bedrivs dygnet runt. Ett nytänkande i arbetssättet och schemaläggningen är ett måste. I samband med att Kristianstads kommun inför heltid för alla tillsvidareanställda kommer även redan heltidsanställda att bli berörda. För att få det att gå ihop bemanningsmässigt, särskilt inom dygnet-runt-verksamheter, behövs ett nytänkande när det gäller behovsprövning och bemanning. Brukares behov kontra arbetssätt och bemanning har varit en av central fråga under förstudieprojektet. Att fortsätta arbetet med medborgarens behov i centrum är viktigt. Omsorgsförvaltningen har sedan något år tillbaka påbörjat införandet av äldres behov i centrum (ÄBIC). Arbete- och välfärdsförvaltningen arbetar sedan många år med barnets behov i centrum (BBIC). KOLLEKTIVAVTAL OCH ARBETSTIDSMODELLER Då lösningarna för att införa heltidsanställningar kan innebära att kommunen får titta på olika arbetstidsmodeller kan det behövas tecknas nya kollektivavtal. Arbetstidsmodellerna får utvecklas i de delprojekt som framgår av projektorganisationen som presenteras längre fram i dokumentet. Nya kollektivavtal tecknas alltid centralt. Inom omsorgsförvaltningen har man flera olika arbetstidsmodeller såsom årsarbetstid, tillgänglig tid, timbankstid fasta pooldagar och schemalagd tid. Det finns både fördelar och nackdelar med de olika alternativen. Många som idag har timbankstid önskar i stället att ha schemalagt tid och andra önskar en mer flexibel årsarbetstid. Enligt omsorgsförvaltningen är 75 % den ultimata sysselsättningsgraden för att få ihop ett bra schema. EXEMPEL PÅ ARBETSTIDSMODELLER Inom omsorgsförvaltningen skulle man kunna använda sig av olika modeller som t ex Schemalagd tid med resurstid. 75 % av en heltidsanställning schemaläggs på det egna arbetesstället och upptill 25 % schemaläggs som resurstid. På resurstiden vet medarbetaren när man ska arbeta men inte exakt var. Medarbetaren bör vara introducerad till det arbetsställe som är aktuellt innan man tjänstgör där. Arbetsställena skulle kunna grupperas för att få ett så avgränsat arbetsområde som möjligt för medarbetarna. Att schemalägga % skulle gälla för alla som valt denna modell, även de som idag har en heltidsanställning. Sida 10 (19)

66 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Schemalagd tid med flexibel timbankstid. 85 % av en heltidsanställning schemaläggs på det egna arbetesstället och 15 % läggs som timbankstid. Medarbetaren väljer själv om timbankstiden ska läggas som tillgänglig tid eller om man själv bokar in sig på tillgängliga arbetspass. Att schemalägga % skulle gälla för alla som valt denna modell, även de som idag har en heltidsanställning. Olika verksamheter kan ha olika modeller. Samma modell bör gälla inom en och samma verksamhet. När det gäller nattarbete skulle det också kunna finnas alternativa scheman. Även andra förvaltningar kan vara i behov av olika arbetstidsmodeller. UNDANTAG Deltidsbrandmän och personliga tjänster behöver undantas från rätten till heltid. Deltidsbrandmän arbetar i beredskap och har en annan huvudanställning och det tillsätts inga nya personliga tjänster. Undantag bör också gälla medarbetare med partiell sjukersättning och medarbetare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd t ex lönebidrag och trygghetsanställningar. Dessa tjänster kan omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Medarbetare anställda enligt PAN-avtalet. Avtalet gäller för vissa personliga assistenter, ledsagare, avlösare som anställs på begäran av enskild funktionsförhindrad samt anhörigvårdare. Anställningens omfattning bestäms utifrån vårdbehovet. Medarbetare som erhållit arbetstidsminskning med bibehållet tjänstepensionsintjänande enligt Kristianstads kommuns pensionspolicy. Deltidsanställning kan bli aktuell av två skäl: på särskild begäran av enskild medarbetare och av mycket speciella verksamhetsskäl. I det senare fallet kan kombinationstjänster vara en lösning. Beslutsfattare om permanent deltidsanställning bör vara förvaltningschef. KOSTNADER Om samtliga tillsvidareanställda i Kristianstads kommun med deltid i sin grundanställning skulle ha en sysselsättningsgrad på 100 % skulle merkostnaden per år uppgå till drygt 190 miljoner och motsvara 460 fler årsarbetare. Betänker man att kommunen har en årskostnad för 490 årsarbetare med tidsbegränsad månadslön på 181 miljoner samt för 600 årsarbetare med tidsbegränsad timlön på 221 miljoner skulle kostnaden för att alla skulle arbeta heltid väl täckas, rent teoretiskt. Se tabell nedan. Sida 11 (19)

67 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Fler årsarbetare om alla tillsvidareans tällda arbetar heltid Årsarbetare idag med tidsbegränsad månadslön Årsarbetare idag med tidsbegränsad timlön Totalt: årsarbetare med tidsbegränsad anställning Antal Årskost nad 190 miljoner2 181 miljoner miljoner 402 miljoner Att höja sysselsättningsgraden för tillsvidareanställda till 100 % borde kunna finansieras genom att minska på månadsanställda och timanställda med tidsbegränsade anställningar. Förutsättningarna varierar dock stort mellan de olika förvaltningarna. Omsorgsförvaltningen skulle behöva sänka de tidsbegränsade anställningarna med 60 %. Barn- och utbildningen skulle behöva använda 38 % av de tidsbegränsade anställningarna för att täcka behovet. En stor del av de tidsbegränsade anställningarna här utgörs av ej behöriga lärare. När det gäller kultur- och fritidsförvaltningen består en stor del av de tidsbegränsade anställningarna av timanställda på Tivolibadet. De flesta deltidsanställda finns på biblioteket. I samband med sysselsättningsenkäten 4 som pågick under november månad framkom, av de 745 medarbetare som svarat, att 54 % som idag har en deltidsanställning önskar behålla denna sysselsättningsgrad 41 % av de svarande önskade höja sin sysselsättningsgrad medan 5 % önskade sänka sin sysselsättningsgrad. 2 förväntad ökad kostnad från faktisk sysselsättningsgrad idag till heltid för alla tillsvidareanställda 3 beräknad på en månadslön på kronor 4 Enkäten gick ut till samtliga tillsvidareanställda med en deltid i grundanställningen Sida 12 (19)

68 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Stämmer resultatet från sysselsättningsenkäten skulle kostnaden för heltid i Kristianstads kommun skulle bli betydligt lägre än de 190 miljonerna enligt ovan beräkning. Om enkätsvaren representerar alla som har en deltidstillsvidareanställning och medarbetarna får den sysselsättningsgrad som man önskar skulle kostnaden uppgå till 44 miljoner. Se tabell nedan. Resultat om de 745 som svarade på enkäten får sin önskade sysselsättning Resultat om alla personer med deltidsanställning har exakt samma önskemål som de 745 som svarade på enkäten. Antal fler årsarbetare 37,5 113 Årskostnad 14,7 miljoner 44 miljoner Sida 13 (19)

69 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA FÖRSLAG FRÅN FÖRSTUDIEPROJEKTET HELTID I SAMBAND MED NYTILLSÄTTNINGAR OCH ÅTERBESÄTTNINGAR ska samtliga nytillsättningar och återbesättningar när det gäller tillsvidareanställningar vara på heltid. Undantag gäller barn- och utbildningsförvaltningen samt omsorgsförvaltningen som ska erbjuda heltidsanställningar där det är möjligt ska nytillsättningar på samtliga förvaltningar vara på heltid. I samband med rekrytering och tillsättning ska det tydligt framgå av annons och intervju att tjänsten är på heltid. Kommunen bör ha en gemensam formulering i annonseringen om att i Kristianstads kommun är normen heltid. MÖJLIGHET TILL DELTID I SAMBAND MED ANSTÄLLNING Vid anställningen har den nya/e medarbetaren möjlighet att ansöka om en temporär lägre sysselsättningsgrad som t ex 75 % eller 50 %. I botten har man kvar sin heltidsanställning. Detta gäller även vid konventering till tillsvidareanställning enligt LAS eller AB. REDAN ANSTÄLLDA De som idag har en tillsvidareanställning på deltid får, under genomförandeprojektet, sin tjänst omvandlad till en heltidstjänst med möjlighet till att ansöka om/önska en lägre temporär sysselsättningsgrad. Omvandlande av tjänst gäller även medarbetare med pågående tjänstledighet. Medarbetare med pågående sjukfall omregleras i samband med återgång till arbetet. MÖJLIGHET TILL DELTID FÖR REDAN ANSTÄLLDA Medarbetare ansöker om/önskar årligen ändrad sysselsättningsgrad. För att skapa så god framförhållning som möjligt, hos både arbetsgivare och medarbetare, bör den årliga ansökan/önskan ske samtidigt i hela kommunen, dock senast tre månader innan den nya sysselsättningsgraden gäller. UNDANTAG Följande kategorier undantas från rätten till heltidsanställningar: Deltidsbrandmän Personliga tjänster Medarbetare med partiell sjukersättning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Sida 14 (19)

70 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Medarbetare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd, t ex lönebidrag och trygghetsanställning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Medarbetare anställda enligt PAN-avtalet Medarbetare som erhållit arbetstidsminskning med bibehållet tjänstepensionsintjänande enligt Kristianstads kommuns pensionspolicy BESLUTSFATTARE Beslut om temporär ändrad sysselsättningsgrad fattas av närmsta chef. Arbetsgivaren ska ha en generös inställning till att tillmötesgå önskemålen, förutsatt att verksamheten så tillåter. Deltidsanställning kan bli aktuell av två skäl: på särskild begäran av enskild medarbetare och av mycket speciella verksamhetsskäl. I det senare fallet ska arbetsgivaren undersöka om en kombinationstjänst kan vara en lösning. Beslutsfattare om permanent deltidsanställning bör vara förvaltningschef. Samverkan sker i vanlig ordning. Sida 15 (19)

71 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA FÖRSLAG TILL GENOMFÖRANDEPROJEKTET För att införa heltid för alla tillsvidareanställda krävs en tydlig projektorganisation med mandat att driva genomförandeprocessen. PROJEKTORGANISATION Kommunstyrelsen BESTÄLLARE STYRGRUPP Presidierna för kommunstyrelsens personalutskott, barn- och utbildningsnämnden samt omsorgsnämnden PROJEKTGRUPP Övergripande projektledare, delprojektledare för omsorgsförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen, representant från arbete och välfärd samt kultur- och fritidsförvaltningen, övergripande ekonom, kommunikatör samt representanter från de fackliga organisationerna. REFERENSGRUPPER facklig referensgrupp kommunövergripande samverkansgrupp (KÖS) HR-chefsgrupp förvaltningschefsgruppen DELPROJEKT Delprojekten i de största förvaltningarna speglar det övergripande projektets organisation. Sida 16 (19)