Svedala kommun Granskning av anställningsavtal, anställningsförmåner och avgångsvederlag för högre tjänstemän Juni 2014
Innehåll 1. Sammanfattning... 2 Uppdraget... 2 Svar på revisionsfrågan... 2 Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi kommunen att:... 2 2. Inledning... 3 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 3 2.2 Metod... 3 2.3 Avgränsning... 3 3. Svar på revisionsfrågorna... 4 3.1 Iakttagelser... 4 3.2 Bedömningar... 5 3.3 Svar på revisionsfrågan och rekommendationer... 6 Bilaga 1 Intervjuade personer... 7
1. Sammanfattning Uppdraget Revisorerna i Svedala kommun har uppdragit åt Deloitte att genomföra en granskning om hur anställningsavtalen och avgångsvederlagen för högre tjänstemän i kommunen är utformade, vilka rutiner som finns vid förhandlingar om avtalens innehåll samt vem som är ansvarig för avtalens innehåll. För att besvara ovanstående övergripande revisionsfråga har en granskning genomförts av befintliga anställningsavtal, av rutiner för rekryteringsprocessen samt av ansvarsfördelningen i denna process. Svar på revisionsfrågan Efter genomförd granskning är svaret på den övergripande revisionsfrågan att kommunstyrelsens styrning och ledning i frågor kring rekrytering av högre tjänstemän är huvudsakligen tillräckligt effektiv och ändamålsenlig. Det vore dock önskvärt att få en tydligare dokumentation där ansvarsfördelningen i rekryteringsprocessen lättare kan förstås. Vi rekommenderar kommunen även att dokumentera de befintliga rutinerna för hur rekryteringsprocessen av högre tjänstemän sköts. Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi kommunen att: Dokumentera de befintliga rutinerna kring rekrytering av högre tjänstemän. Förtydliga kommunens delegationsordning så att ansvarsfördelningen blir tydlig och lättare att följa. 2014-06-16 Teodora Werngren Revisor Roland Svensson Av SKYREV certifierad kommunal revisor 2
2. Inledning 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor Revisorerna i Svedala kommun har uppdragit åt Deloitte att genomföra en granskning om hur anställningsavtalen och avgångsvederlagen för högre tjänstemän i kommunen är utformade, vilka rutiner som finns vid förhandlingar om avtalens innehåll samt vem som är ansvarig för avtalens innehåll. Granskningens syfte har varit att bedöma om kommunstyrelsens styrning och ledning i frågor kring rekrytering av högre tjänstemän är tillräckligt effektiv och ändamålsenlig. Utöver den övergripande frågan önskar revisorerna att få svar på följande revisionsfrågor: Hur förhandlas de högre tjänstemännens anställningsavtal i Svedala kommun? Vilka riktlinjer och rutiner finns det och hur är dessa dokumenterade för rekrytering av högre tjänstemän i kommunen? Vilka gällande avtal innehåller överenskommelse om avgångsvederlag och vilka belopp handlar dessa om? För att besvara ovanstående revisionsfrågor har en granskning genomförts av befintliga anställningsavtal, av rutiner för rekryteringsprocessen samt av ansvarsfördelningen i denna process. 2.2 Metod Granskningen har genomförts genom dokumentgranskning av gällande anställningsavtal, rutinbeskrivningar, styrdokument, ansvarsfördelning vid rekrytering och lagstiftning samt genom intervjuer med personalansvarig, med kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande, kommundirektören och med kanslichefen. Rapporten har blivit sakgranskad av de intervjuade personerna. 2.3 Avgränsning Granskningen har begränsats till att omfatta rekryteringsprocessen av högre tjänstemän i kommunen. 3
3. Svar på revisionsfrågorna 3.1 Iakttagelser Befintliga anställningsavtal Vid granskningen studerades anställningsavtalen för högre tjänstemän i kommunen och en analys genomfördes av anställningsvillkoren. Genomgången visar att inga av avtalen innehåller klausul för avgångsvederlag vid uppsägning. Det förekommer två sorters förmåner för tjänstemän i kommunen. Den ena är att kommunen erbjuder tillgång till tjänstebil för verksamhetscheferna och kommundirektören. Förmånen som verksamhetscheferna utnyttjar är kostnadsneutral för kommunen eftersom den regleras genom att den anställde får löneavdrag motsvarande kommunens kostnad. Kommundirektören har däremot ett avtal där hon enbart står för skattekostnaden för förmånsvärdet samt för drivmedel. Den andra är förmånen som är reglerad i kommunens pensionspolicy 1, vilket erbjuds all personal, men är bara lönsam för tjänstemän som tjänar över 7,5 basbelopp. Policyn ger möjlighet att löneväxla en del av lönen mot en pensionsförsäkring via ett överenskommet månatligt bruttolöneavdrag. Därmed är denna förmån kostnadsneutral för kommunen. Policyn ger de anställda bland annat möjlighet till pensionsförstärkning om de väljer att gå i pension före 65 års ålder. (Denna möjlighet finns reglerat i pensionsavtalet KAP-KL som berör anställda inom kommun, landsting, region, kommunalförbund, kommunförbund eller kommunalt företag.) Idag finns det inga anställda i Svedala kommun som utnyttjar denna förmån. Ansvar Rekrytering av högre tjänstemän i kommunen är kommunstyrelsens ansvar enligt Reglementet för kommunstyrelsen 2. Kommunstyrelsen är anställande myndighet. När det gäller kommundirektör, personalchef, ekonomichef, utbildningschef, socialchef och teknisk chef så är dessa kommunstyrelsen beslutar om. Övriga tjänster ansvarar respektive chef för (dessa tar inte kommunstyrelsen beslut om, t.ex. kanslichef, informationschef.) Enligt kommunens delegationsordning 3 är det kommundirektören som har delegerats ansvaret för rekrytering av kommunledning. Det finns även en anmärkning till delegeringen där det förtydligas att kommundirektören har rätt att uppdra åt annan tjänsteman inom kommunen att fatta beslut om anställning, som är offentligt skyddad anställning. Ett beslut om anställning tas av kommunstyrelsen i de fallen som nämns ovan, trots att det finns ett delegationsbeslut som lägger ansvaret på kommundirektören. Detta kan leda till en otydlighet i ansvarsfördelningen. 1 Svedala kommuns pensionspolicy, antagen av kommunfullmäktige 2012-05-14 efter beslut i kommunstyrelsen 2012-04-23. 2 Svedala kommuns författningssamling 4:19, 17. 3 Svedala kommuns författningssamling 4:08, kapitel 8. 4
De granskade anställningsavtalen är undertecknade av kommundirektören. Kommundirektörens eget anställningsavtal är undertecknat av den dåvarande personalchefen, Rickard Pawlik. Rekryteringsprocessen När en tjänst för en högre tjänsteman blir vakant meddelas detta till kommunstyrelsen. Kommundirektören hanterar rekryteringsprocessen. Kommunstyrelsens ordförande, kommunstyrelsens vice ordförande, kommundirektören och personalchefen har en avstämning i detta läge, där tjänstens innehåll ses över. Gruppen tillsammans med ordförandena och vice ordförandena i respektive beredning skissar även upp en profil som sedan finjusteras efter samtal med den berörda enhetens tjänstemän. Kommunen har som rutin att upphandla tjänsten att genomföra rekryteringen av en extern rekryteringsfirma. Rekryteringsfirman hjälper till med att ta fram lämpliga kandidater och presenterar två till tre slutkandidater som motsvarar kommunens beställning. Under processen har rekryteringsfirman löpande kontakt med kommunens tjänstemän. Kommunledningsgruppen och politikerna tar ett gemensamt beslut om vem av de presenterade kandidaterna de ska förespråka. Detta sker efter övervägning på ett informellt möte som inte protokollförs. Enligt de tillfrågade råder det oftast samsyn i gruppen om vilken kandidat som är lämpligast. Därefter sker det samverkan med facket enligt lagen om medbestämmanderätt 11 kap. Det är ett protokollfört möte. Fackets åsikter beaktas, men beslutet ligger hos arbetsgivaren. Protokollet från detta möte skickas till kommunstyrelsen, och sedan våren 2014 presenteras även ansökningshandlingarna för den föreslagna kandidaten till kommunstyrelsen. I kommunstyrelsen hanteras det sedan som ett ärende om en önskad anställning av högre tjänsteman. Kommundirektören presenterar ärendet för kommunstyrelsen. Därefter tar kommunstyrelsen beslut om att anställa eller inte anställa den föreslagna kandidaten. Dokumentation av rutinerna Granskningen visar att ovan beskrivna rutiner inte finns skriftligt dokumenterade. Lönesättning och förmåner vid rekrytering I kravbeskrivningen som kommunen ger till rekryteringsföretaget anges det tydligt vilket lönetak som gäller samt vilka förmåner som kommunen erbjuder till kandidaterna för den aktuella tjänsten. Det har dock förekommit att detta tak överskridits (senast i samband med rekryteringen av den nya ekonomichefen). Om detta sker så görs det övervägningar om vilken lönenivå som är rimlig och hur mycket kommunen anser att kandidaten kan tillföra organisationen. Dessa överväganden görs av kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande tillsammans med kommundirektören och personalchefen. Själva förhandlingen sköts av kommundirektören, men hon har muntliga direktiv om vilka ramar som gäller. Det slutliga beslutet om en eventuellt högre lön tas av kommunstyrelsen, vilket är i enlighet med reglementet för kommunstyrelsen ( 17). 3.2 Bedömningar Befintliga anställningsavtal De befintliga anställningsavtalen för kommunens högre tjänstemän innehåller inga oklarheter och innehåller inga överenskommelser om avgångsvederlag. Bilförmån är reglerad i separat avtal för de tjänstemän som utnyttjar den. I avtalen om bilförmån framgår tydligt att denna är kopplad till ett löneavdrag (utom för kommundirektören). 5
Ansvar Enligt kommunstyrelsens reglemente är det tydligt att ansvaret för rekrytering av högre tjänstemän ligger hos kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har delegerat detta ansvar till kommundirektören enligt kommunens delegationsordning. Kommunens delegationsordning är dock något oklar i formuleringen i följande punkter: - Delegationsordningen speglar inte tydligt kommunens nuvarande rutiner för anställning av högre tjänstemän, där det slutliga beslutet tas av kommunstyrelsen. Det är viktigt att delegationsordningen och den vedertagna rutinen är harmoniserade. - Begreppet kommunledning borde preciseras i punkt 1.a) - Anmärkningen att Ks är anställande myndighet för förvaltningschef (kommundirektör) samt för socialchef, utbildningschef, kan tolkas som att detta är ett undantag från kommundirektörens delegation liksom punkten 1.b). Det kan också ses som information om ansvarsfördelning enligt reglementet. - Att anställningsavtalen för högre tjänstemän undertecknas av kommundirektören borde särskilt nämnas i beslutsprotokollet från kommunstyrelsens sammanträde, eftersom enligt reglementets 33 ska handlingar utfärdade av kommunstyrelsen undertecknas på det sätt kommunstyrelsen bestämmer. Detta tolkar vi att det behövs ett beslut för att kommundirektören ska kunna underteckna avtalen. Rekryteringsprocessen Kommunen har en väl inarbetad rutin för hur rekrytering av högre tjänstemän ska hanteras. Granskningen visar dock att denna rutin inte finns dokumenterad. Vi rekommenderar att kommunen skriftligt dokumenterar dessa rutiner. Lönesättning och förmåner vid rekrytering Beslutet om en nyrekryterad högre tjänstemans lön tas av kommunstyrelsen, vilket är i enlighet med reglementet för kommunstyrelsen ( 17). Förhandlingen sköts i praktiken av kommundirektören enligt delegationsordningen. Vi vill därför återigen påpeka vikten av att förtydliga delegationsordningen så att det tydligt framgår vilket ansvar parterna har. 3.3 Svar på revisionsfrågan och rekommendationer Mot bakgrund av ovan iakttagelser är vårt svar på den övergripande revisionsfrågan, om kommunstyrelsens styrning och ledning i frågor kring rekrytering av högre tjänstemän är tillräckligt effektiv och ändamålsenlig är i övervägande del ja. Det vore dock önskvärt att få en tydligare dokumentation där ansvarsfördelningen i rekryteringsprocessen lättare kan förstås. Vi rekommenderar kommunen även att dokumentera de rutinerna som redan finns inarbetade för hur rekryteringsprocessen av högre tjänstemän sköts. 6
Bilaga 1 Intervjuade personer Linda Allansson Wester, kommunstyrelsens ordförande Ambjörn Hardenstedt, kommunstyrelsens vice ordförande Elisabeth Larsson, kommundirektör Charlotte Svensson, personalchef Bengt Nilsson, kanslichef/exploateringschef 7