SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14) Plats och tid Nysjöns Fiske, kl 13,30-16,30 Beslutande Ledamöter Elisabet Edlund, (S), ordförande Bo Hasselblad, (M), vice ordförande Lars-Åke Bergstrand, (S) Astrid-Marie Jonsson (C) Tjänstgörande ersättare Anders Byström, (FP) ersättare för vakant (M) Övriga närvarande Ersättare Närvarorätt Övriga närvarande Kerstin Skarin tf förvaltningschef kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen 54-65 Jennie Rothman, nämndsekreterare 54-65 Johan Gustafsson verksamhetschef gata, park och fritid 54-65 Justering Utses att justera Bo Hasselblad, (M) Justeringens plats och tid Kommunhuset, 2013-09-30 Justerande paragrafer 54-65 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Jennie Rothman Elisabet Edlund Bo Hasselblad Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kultur- och Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen Datum då anslaget tas ned

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(14) Förteckning över utskottets ärenden Ärende Sidnummer 54 Ekonomi - uppföljning... 3 55 Personal - uppföljning... 4 56 Delegationsbeslut -redovisning... 5 57 Information från verksamheten... 6 58 Information - Projekt 3 till 2 grundskolans organisering och lokalisering... 7 59 Information Nysjöns fiske... 8 60 Information Riktlinjer för föreningsbidrag... 9 61 Information Avverkade alléträd längs Adelsnäsvägen... 10 62 Redovisning Synpunkter januari-juni 2013... 11 63 Redovisning Turistbyråns verksamhet säsongen 2013... 12 64 Information Åtvidabergs 600-års jubileum... 13 65 Medborgarförslag Utsmyckningen av rondellen vid korsningen Slevringevägen-Gruvgatan - besvarande... 14 Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(14) KoS 54 Ekonomi - uppföljning Kultur- och s beslut Utskottet godkänner informationen. Kerstin Skarin, tf förvaltningschef kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen, redovisar kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningens utfall för perioden januarijuli 2013 eftersom tertialrapporten inte är färdig ännu. Kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen - Månadsuppföljning Budget 2013 jan juli 2013 Procent förbrukning Samhällsplan & kommunikationer 18 627 10 387 56% Gata & park 21 473 12 191 57% Kultur & fritid 12 990 6 984 54% Ledning & stab 797 389 49% Bygg & räddning 2 818 1 320 47% Summa 56 705 31 271 55% Riktvärdet för perioden är 58 % vid linjär förbrukning inkluderat bygg- och räddning. Förvaltningens utfall för perioden visar att förbrukningen av tilldelade medel uppgår till 55 %. Förvaltningen prognostiserar ett helårsresultat som är 1 500 000 kr bättre än budget. Kultur- och fritidsverksamheten prognostiserar ett underskott på grund av risk för tillkommande kostnader som inte finns med i budget. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(14) KoS 55 Personal - uppföljning Kultur- och s beslut Utskottet godkänner informationen. Kerstin Skarin, tf förvaltningschef kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen, informerar om att Anna-Lena Grusell som är ny turist- och kulturchef började sin anställning den 2 september. Agneta Spångberg som rekryterades som förvaltningsekonom för samhällsbyggnadsförvaltningen och fastighetsförvaltningen kommer istället att efterträda förvaltningsekonomen för barn- och utbildningsförvaltningen som har sagt upp sig. Robert Jonsson blir kvar som förvaltningsekonom för samhällsbyggnadsförvaltningen tills en ny ekonom finns på plats. Inom verksamheten gata och park kommer 2 medarbetare att gå i pension inom det närmaste året. Rekryteringsprocessen kommer att påbörjas under hösten. Stadsarkitekt Raymond van der Heijden kommer att få en mer strategisk och övergripande roll i kommun och med anledning av detta behöver verksamheten för samhällsplanering rekrytera en ersättare. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(14) KoS 56 Delegationsbeslut -redovisning Kultur- och s beslut Utskottet godkänner redovisningen. Redovisningen av förvaltningens delegationsbeslut skickas vidare till kommunstyrelsen. Kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen har upprättat en förteckning över delegationsbeslut fattade enligt delegationsordningen gällande: parkeringstillstånd för rörelsehindrade yttrande till polismyndighet skolskjutsbeslut nyttokort för fordon tillfälliga lokala trafikföreskrifter Kultur- och beslutade i våras att införa en rutin att cirka 4 gånger per år låta en verksamhetsföreträdare informera utskottet om ett fattat delegationsbeslut. Detta är en rutin som tillämpas av andra utskott i kommunen. Johan Gustafsson verksamhetschef gata, park och fritid informerar på dagens utskottsmöte om delegationsbeslutet Tilldelningsbeslut i upphandling av maskinoch anläggningsresurser, A.7.8. Beslutsunderlag Förteckning över delegationsbeslut daterad Expediering Kommunstyrelsen Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(14) KoS 57 Information från verksamheten Kultur- och s beslut Utskottet godkänner informationen. Bysjöstrand Detaljplanen för området Bysjöstrand är under 4 veckor utställd på flera platser i kommunen. På Bomässan som nyligen arrangerades i Linköping visade byggentreprenören PEAB upp projektet i sin utställning. Efter mässan har cirka 50 personer hört av sig och visat intresse för området. Nästa steg blir att bjuda in till ett informationsmöte för dem som är intresserade. Strategiska grupper Den strategiska gruppen i Falerum har framfört önskemål om sänkt hastighet för trafiken genom orten. Det är möjligt att sänka hastigheten men det behövs antagligen mer åtgärder för att hastigheten i praktiken ska sänkas. I Falerum kommer vägskyltar att sättas upp med texten Välkommen till Falerum. Liknande skyltar kommer att sättas upp även i de andra större orterna i kommunen. Den strategiska gruppen i Grebo har bland annat framfört att skolgården är i stort behov av att ses över och byggas om. Björsäters strategiska grupp har framfört önskemål om att kommunen kallar till en träff för företagare. Syftet är att få in ny verksamhet i det gamla servicehuset. Bron över riksväg 35 Slutbesiktning och efterbesiktning av den nya bron över riksväg 35 är genomförda. Nästa steg blir ett möte med Trafikverket under hösten för en slutlig genomgång och avslutning av projektet. Lilla Bjärn Samhällsbyggnadsförvaltningen har fått i uppdrag att arbeta för en försäljning av markområde vid sjön Lilla Bjärn. Förhandlingar pågår om en eventuell försäljning. Näringslivsfrågor Den 7 november arrangerar Näringslivscentrum en entreprenörsdag. I år firar Näringslivscentrum 10 årsjubileum. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(14) KoS 58 Dnr 2012-KS0548/011 Information - Projekt 3 till 2 grundskolans organisering och lokalisering Kultur- och s beslut Utskottet godkänner informationen. Johan Gustafsson verksamhetschef gata, park och fritid berättar att skolprojektet 3 till 2, projektet där man arbetat med förberedelser inför att samla alla elever i åk 1-3 på Centralskolan och flytta alla elever i åk 4-6 till Alléskolan, är i sin slutfas. Det som återstår är de sista detaljerna för utomhusmiljön som rör exempelvis färdigställande av övergångsställe vid Centralskolan samt justering av Sillénsgatan vid skolans entré, praktisk lösning av sophantering på Alléskolan, färdigställande av belysning på skolgårdarna samt frågan om avsläpp för skolskjuts för särskoleelever vid Alléskolan. Resultatet av projektet blev bra. Invigning av skolgårdarna den 13 september blev lyckad. En ekonomisk delredovisning av projektet kommer att göras inom ett par veckor. Kultur- och tar härmed bort skolprojektet 3 till 2 som stående informationspunkt på mötesdagordningen. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(14) KoS 59 Information Nysjöns Fiske och Konferens Kultur- och s beslut Utskottet tackar för informationen och önskar lycka till framöver. Dagens utskottsmöte hålls i Nysjöns Fiske och Konferens och Kjell Spets, ägare till anläggningen, berättar om verksamheten. Nysjöns Fiske och Konferens erbjuder bland annat fiske i flera olika sjöar, jakt, boende, konferensverksamhet och företagsarrangemang. Inom anläggningen finns även fiskodling och vid jul arrangeras julbord. Till Nysjöns Fiske och Konferens kommer även många utländska besökare från bland annat Tyskland, Danmark och Polen. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(14) KoS 60 Information Riktlinjer för föreningsbidrag Kultur- och s beslut Utskottet godkänner informationen och kommer att återkomma till frågan föreningsbidrag när genomgången av riktlinjerna är färdig. Utskottet anser att det är viktigt att det finns tydliga tidsgränser kopplade till föreningsbidrag, även de som omfattar kulturområdet. Johan Gustafsson verksamhetschef gata, park och fritid informerar om kommunens nuvarande riktlinjer för föreningsbidrag. Tidigare fanns många olika typer av bidrag men antalet minskade vid den revidering av riktlinjerna för föreningsbidrag som genomfördes inför budget 2010. Därefter gjordes en komplettering då bland annat kulturområdet inkluderades i riktlinjerna. Föreningar kan i dagsläget söka följande bidrag: - ungdomsbidrag - kulturbidrag - aktivitetsbidrag för barn- och ungdomsverksamhet - driftbidrag till egen anläggning - hyres- och investeringsbidrag Riktlinjerna genomsyras av visionen att prioritera barn- och unga i åldern 5-20 år för att de ska ges möjlighet och utrymme att aktivt medverka i en förening. Målsättningen för kommunens beviljande av bidrag är att ge föreningar stöd och möjlighet att själva arbeta vidare, ge förutsättningar för en stimulerande verksamhet och verka för det ideella engagemanget samt bidra till goda uppväxtvillkor och en meningsfull fritid. Utöver det ska föreningen vara demokratiskt uppbyggd, ha en policy med genomtänkta mål och ett strikt förhållningssätt mot droger för att uppfylla kraven för att kunna få föreningsbidrag. Bidrag betalas inte ut till företag, fackliga organisationer, stödföreningar eller ekonomiska föreningar. Kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen gav i innan sommaren förvaltningen i uppdrag att se över riktlinjerna för föreningsbidrag. Johan Gustafsson berättar att man inför budget 2014 ser över hur bidragen är fördelade utifrån bidragsreglerna. Det finns behov av att förtydliga det övergripande kriteriet att bidragen ska fokusera på inkluderande av barn och ungdomar. Vidare pågår en kartläggning av nu gällande hyreskontrakt och hyressubventioner till föreningar. Förvaltningen kommer att lägga fram ett förslag på revidering av riktlinjerna inför budget 2014. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(14) KoS 61 Information Avverkade alléträd längs Adelsnäsvägen Kultur- och s beslut Utskottet godkänner informationen. Ett antal alléträd längs Adelsnäsvägen vid Alléskolan avverkades i våras. Johan Gustafsson verksamhetschef gata, park och fritid informerar om att när man började arbeta med ritningarna för förändringsarbetet med skolgårdarna i skolprojektet 3 till 2 hölls ett samrådsmöte med Länsstyrelsen angående det kulturhistoriska värdet av allén. Därefter avverkade kommunen träden utifrån en bedömning av den gällande lagstiftningen inom tätbebyggt område och kommunens gällande bevarandeplan. Länsstyrelsen anser att alléträden borde ha bevarats med hänsyn till biotopskydd. Kommunen har skrivit ett svar på Länsstyrelsens meddelande och avvaktar svar från Länsstyrelsen. Den juridiska bedömningen av ärendet kan få betydelse för det framtida arbetet utifrån nu gällande bevarandeplaner för kommunens alléer. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(14) KoS 62 Redovisning Synpunkter januari-juni 2013 Kultur- och s beslut Utskottet godkänner redovisningen. Samhällsbyggnadsförvaltningen redovisar synpunktshanteringen för perioden januari-juni 2013. Totalt inkom under perioden 23 synpunkter och förslag. Av de inkomna synpunkterna och förslagen har 7 fått svar inom 7 arbetsdagar och 1 inom 15 arbetsdagar. 13 synpunkter och förslag är obesvarade och 2 är lämnade anonymt och kan därmed inte besvaras. Det finns troligtvis ett mörkertal när det gäller synpunkter och förslag som kommer in till kommunen på andra sätt än via hemsidan eller post och som inte finns med i denna statistik. Samhällsbyggnadsförvaltningen vill förbättra svarsfrekvensen och kommer att se över synpunktshanteringen. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(14) KoS 63 Redovisning Turistbyråns verksamhet säsongen 2013 Kultur- och s beslut Utskottet godkänner redovisningen. Kerstin Skarin tf förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen redovisar statistik över turistbyråns verksamhet säsongen 2013. Turistbyrån hade under perioden majaugusti 1277 besök vilket är en minskning jämfört med tidigare år. De senaste åren har antalet besök i turistbyrån minskat, en utveckling som man också sett i andra kommuner. Minskningen av antalet besökare kan troligtvis förklaras av att man numera söker information från flera informationskällor exempelvis på Internet. Bland de utländska besökarna kom många från bland annat Danmark, Tyskland och Holland. Kerstin Skarin berättar att man, bortsett från fallolyckorna i början av säsongen, är nöjd med verksamheten utifrån rådande förutsättningar. De upplevelsepaket som kommunen erbjudit denna säsong har varit populära. Inför nästa säsong behöver skyltningen till turistbyrån förbättras. Turistbyrån är nu stängd för säsongen men caféet har öppet på helgerna fram till årsskiftet. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(14) KoS 64 Information Åtvidabergs 600-års jubileum Kultur- och s beslut Utskottet godkänner informationen. Åtvidabergs 600-års jubileum har firats med olika evenemang under året och även hösten bjuder på spännande aktiviteter. Den 3 september var kungen och drottningen på besök i Åtvidaberg. Det var också många besökare på plats för att ta del av händelsen. Den 14 september anordnades Bysjöloppet i 600 års jubileumsanda. Den 28 september anordnas en marknad som kallas Marknad genom tiderna. Marknaden arrangeras på Gamla Torget som kommer att smyckas för att skapa en historisk atmosfär. Det kommer att finns möjlighet för allmänheten att sälja exempelvis frukt eller grönsaker och det kommer att bli uppträdanden. Tidigare under året har pumpafrön delats ut till kommuninvånarna och i samband med marknaden anordnas en pumpatävling där man kan tävla med sina odlade pumpor. 25 personer har hittills anmält sig till tävlingen. Under vecka 42 anordnas kulturveckan och i december kommer en avslutningsaktivitet att anordnas som knyter ihop årets firande. Skottningen av en skridskobana på Bysjön i vintras var mycket lyckad och det finns tankar på att fortsätta med det även efter jubileumsåret om det finns förutsättningar i verksamheten. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(14) KoS 65 Dnr 2012-KS0613 Medborgarförslag Utsmyckningen av rondellen vid korsningen Slevringevägen-Gruvgatan - besvarande Kultur- och s förslag till beslut Utskottet ställer sig bakom kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningens svar och föreslår kommunfullmäktige att anta svaret som sitt och anse medborgarförslaget som besvarat. Vid kommunfullmäktiges sammanträde i november 2012 väcktes ett ärende genom medborgarförslag angående utsmyckning av rondellen korsningen Slevringevägen- Gruvgatan. Av medborgarförslaget framgår att rondellen vid korsningen Slevringevägen Gruvgatan är oansenlig och att det vintertid ibland händer att bilar genar rakt över rondellen. Förslagsställaren föreslår att rondellen utsmyckas utifrån temat sport och bollar. Rondellen anlades i samband med omläggningen av riksväg 35. Syftet var att tydliggöra flyttningen av länsvägens sträckning, från Slevringevägen till Gruvgatan. Närheten till eklandskapet och närliggande bostadsfastigheter medgav av utrymmesskäl endast en minirondell. Rondellen är enligt gällande regler och normer för liten för att inrymma en icke påkörningsbar utsmyckning. Av trafiksäkerhetsskäl kan därför inte rondellen utsmyckas enligt medborgarförslaget. Förslagsställaren påpekar också en brist i synbarhet som resulterat i överkörningar av rondellen. Kultur och samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att åtgärder vidtas för att förbättra synbarheten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2013-09-13 Expediering Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Ordförandes