ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV BYGGLOVSHANTERINGEN

ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV BYGGLOVSHANTERINGEN Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 1

Sammanfattning 3 1. Inledning 3 1.1 Uppdrag 4 1.2 Syfte och avgränsning 4 1.3 Metod 4 2. Byggnadsnämndens uppgifter och ansvar 4 3. Organisation och Personal 5 3.1 Nuvarande organisation 5 3.2 Framtida organisation 6 3.3 Kommentarer 7 4. Mål 7 4.1 Mål 7 4.2 Kommentarer 7 5. Handläggning och service 7 5.1 Bygglov 7 5.2 Rådgivning och service 8 5.3 Liten brukarundersökning 8 5.4 Kommentarer 9 6. Rollfördelning och effektivisering nämnd/förvaltning 9 6.1 Roller och effektivitet 9 6.2 Kommentarer 10 7. Stödsystem 10 7.1 System 10 7.2 Kommentarer 10 8. Klagomålshantering 11 8.1 Klagomål 11 8.2 Kommentarer 11 Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 2

Sammanfattning Ernst & Young har av revisorerna s kommun fått i uppdrag att granska bygglovshanteringen inom tekniska kontoret. Syftet har varit att granska om handläggningstiderna och servicen gentemot medborgarna är adekvat och om handläggningen är effektiv. Fokus har lagts på handläggningstider, resursutnyttjande, rollfördelning nämnd/förvaltning, stödsystem, kundnöjdhet och klagomålshantering. Efter genomförd granskning kan konstateras att: Bygglovsavdelningen erbjuder en god service till medborgarna utifrån tillgänglighet, bemötande och handläggningstider. Bygglovsbefrielse och delegation bidrar till en effektiv bygglovshanteringen. Byggnadsnämnden bör uppmärksamma följande risker i verksamheten: Kompetensförsörjningen i ett framtidsperspektiv. En stor andel av personalen inom hela tekniska kontoret kommer att gå i pension den närmaste tioårsperioden. De två personer som idag arbetar med byggloven, kommer att gå i pension inom 1 3 år, vilket kommer att innebära en kompetens- och kontinuitetsförlust. Planering för rekrytering och erfarenhetsöverföring bör göras redan nu. Endast en person, stadsarkitekten, arbetar idag med handläggning och beslut på delegation. Detta innebär en sårbarhet i organisationen, vilket i värsta fall kan leda till långa avbrott i handläggningen av bygglov m.m. Byggnadsnämnden bör överväga att: För att bättre kunna bedöma effektiviteten i handläggningen, och för att kunna få ett bättre planeringsunderlag för verksamheten, upprätta en enkel statistikföring över bygglovsärenden. Införa strukturerad klagomålshantering, som ett underlag för kvalitetsutveckling. Byggnadsnämnden bör åtgärda: Chefen för tekniska kontoret arbetar idag långt utöver de lagstadgade 200 timmarna i övertid. Detta är oacceptabelt. Den förväntade nya organisationen bör ha som en viktig utgångspunkt att ge bättre förutsättningar att klara chefsuppdraget/-en inom normal arbetstid. Kommunens webbsida bör utvecklas när det gäller information om bygglov och andra inom myndigheten hanterade frågor.1. Inledning Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 3

1. Inledning 1.1 Uppdrag Ernst & Young har av revisorerna s kommun fått i uppdrag att granska bygglovshanteringen inom tekniska kontoret. 1.2 Syfte och avgränsning Syftet har varit att granska om handläggningstiderna och servicen gentemot medborgarna är adekvat och om handläggningen är effektiv. Fokus har lagts på handläggningstider, resursutnyttjande, rollfördelning nämnd/förvaltning, stödsystem, kundnöjdhet, klagomålshantering och information. 1.3 Metod Intervju har gjorts med stadsarkitekten, tillika chef för tekniska kontoret Johan Mogensen. Telefonsamtal har hållits med assistenten Ingalill Olsson, med VD för Björnekulla Fastighets AB som haft uppdrag att utreda organisationen inom Tekniska kontoret Mikael Fors, ordförande i byggnadsnämnden Ronny Sandberg och 2:e vice ordförande Rolf Malmberg. Telefonundersökning bland de som fick bygglov under februari månad har genomförts. Studier har gjorts av aktuella dokument såsom budget, årsredovisning, delegationsregler, organisationsförslag, nämndsbeslut m.m. 2. Byggnadsnämndens uppgifter och ansvar Byggnadsnämndens obligatoriska uppgifter bör enligt förarbetena till Plan- och bygglagen (PBL) (SFS 1987:10) omfatta prövning av frågor om bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked. Till uppgifterna hör även handläggning av bygganmälan, byggsamråd, beslut om kontrollplan, godkännande av kvalitetsansvarig för visst arbete, och utfärdande av slutbevis. Utöver dessa obligatoriska uppgifter ska byggnadsnämnden även: 1.Verka för en god byggnadskultur samt en god stads- och landskaps miljö. 2.Uppmärksamt följa den allmänna utvecklingen inom kommunen och dess närmaste omgivning samt ta de initiativ som behövs i frågor om planläggning, byggande och fastighetsbildning. 3. Samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vilkas arbete och intressen berör nämndens verksamhet. 4. Lämna råd och upplysningar i frågor som rör nämndens verksamhet. 5. Övervaka efterlevnaden av PBL med stöd av lagen meddelade föreskrifter och beslut. Byggnadsnämndernas verksamheter styrs framförallt av PBL och Förvaltningslagen (FL). Verksamheten innehåller å ena sidan myndighetsutövning, dvs. utövning av befogenhet att för enskild bestämma om förmån, rättighet, skyldighet och disciplinpåföljd och liknande, och å andra sidan rådgivning och service. Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 4

3. Organisation och Personal 3.1 Nuvarande organisation Bygg- och planfrågorna handläggs idag inom Tekniska kontoret som utför verksamhet under två politiska församlingar; kommunstyrelsen och byggnadsnämnden, varav den sistnämnda ansvarar för bygg- och planfrågor. Kommunstyrelsen Byggnadsnämnden Tekniska kontoret Teknisk chef/stadsarkitekt Bygg- och planfrågor Gator, ledn, park MBK (mätning,beräkning, kartering) Drift Vattenverk, Vattentäkter Renhållning, Markfrågor Reningsverk + 20 pumpstationer Byggnadsnämndens personalresurser idag: Chefen för tekniska kontoret/stadsarkitekten fördelar idag sin tjänst ungefär enligt nedan: 0,5 stadsarkitekt (byggnadsnämnden) 0,3 0,4 utredningsuppdrag (mot kommunstyrelsen), ex. etableringsfrågor m.m. Utredningsuppdragen omfattar även frågor som inte ligger direkt under Tekniska kontorets verksamheter. 0,1 0,2 ledningsfrågor, personalfrågor m.m. Det finns en chef för de verksamheter på tekniska kontoret som drivs dels under kommunstyrelsen, dels under byggnadsnämnden. Det är idag svårt för nuvarande chef att hinna med båda verksamheterna. Övertidsarbetet är stort; egen uppskattning är c:a 700 timmar om året (anställningsavtalet medger ingen övertidsersättning). Stadsarkitekten ska gå i pension under nästa år, men har förklarat sig villig att stanna ytterligare två år. Önskemålet är då att fortsätta som chef för plan- och byggkontoret i den nya organisationen. Det finns idag stora svårigheter att rekrytera personal till byggnadsnämndernas verksamheter i kommunerna. Rekrytering av ny stadsarkitekt kan därför bli ett i tiden näraliggande problem. Det är troligt att rekrytering kommer att ske av en mindre erfaren person. Stadsarkitektens bedömning är det är av stor vikt att den kommande chefen får arbeta på heltid med enbart plan- och byggfrågorna. Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 5

Assistenttjänst 0,75 Skriver protokoll och administrerar nämndshandlingar och bygglov. Svarar i telefon och besvarar förfrågningar. C:a 2/3 av de förfrågningar som kommer avseende bygglov besvaras av assistenten. Resterande skickas vidare till stadsarkitekten. Nuvarande assistent går i pension om c:a tre år. Plantekniker 2.0, varav en tjänst är vakant. Planingenjör (MBK) 1.0, vilken innehas av person som idag är 25% deltidspensionerad. Kontoret har byggnadsnämndens uppdrag att se över MBK-organisationen. Förslag finns på att konkurrensutsätta verksamheten. Byggnadsnämnden använder sig inte av konsulter mer än vad gäller inspektioner av skyddsrum. Till detta används en konsult, för vilken kostnaden under 2001 uppgick till 15.000 kronor. En tiondel av skyddsrummen, c:a 35 st., besiktigas varje år. Flera pensioneringar är att vänta på hela tekniska kontoret inom de närmaste åren. Av den administrativa personalen, som består av 11 personer, kommer 6 personer att pensioneras mellan 2002-2005. Av driftens c:a 20 personal kommer 15 att ha gått i pension om 10 år. 3.2 Framtida organisation En framtidsgrupp beståenden av politiker och tjänstemän, har sedan 2000 arbetat med att ta fram ett förslag till ny organisation. Anledningarna till organisationsöversynen var: 1. att kunna bemästra den förväntade pensionspuckeln inom tekniska kontoret. 2. att effektivisera/förbättra verksamheten på driftsidan. Beslut om ny organisation har tagits, vilket kommer att innebära en uppdelning av tekniska kontoret i ett plan- och byggkontor med stadsarkitekten som chef, och ett tekniskt kontor med en gatuchef fr.o.m. 2002-07-01. För bygglovshanteringen betyder det att dessa frågor kommer att hanteras inom en organisation enligt nedan: Byggnadsnämnden Plan- o Byggkontor Stadsarkitekt Plan - Mät MBK förslag:entreprenad Bygg/MBK I stadsarkitektens stab kommer att ingå en tjänst som 1.0 plantekniker, och en tjänst som 1.0 assistent fördelat på två personer. MBK-verksamheten kommer enligt antaget förslag att läggas ut på entreprenad antingen till separat företag eller genom samarbete med andra kommuner. Trots övergången kommer viss personal att behövas även inom kommunen. Vid övergången kommer också de två personer som idag arbetar med MBK och adresskartor att finnas kvar, den ena går i Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 6

pension under nästa år. Vidare finns en extra resurs som kommer att gå i pension under innevarande år. 3.3 Kommentarer Det är av stor vikt att kommunledningen och personalavdelningen har framförhållning och en klar strategi inför kommande pensionsavgångar inom hela det tekniska kontoret. Av särskilt stor vikt är det att planering för och rekrytering av ny chef /nya chefer sker med hänsyn till det svåra rekryteringsläget och förväntade kontinuitetsproblem beroende på kommande pensioneringar bland övrig personal. Chefen för tekniska kontoret arbetar idag långt utöver de lagstadgade 200 timmarna i övertid. Detta är oacceptabelt. Den förväntade nya organisationen bör ha som en viktig utgångspunkt att ge bättre förutsättningar att klara chefsuppdraget/-en inom normal arbetstid. 4. Mål 4.1 Mål I Åstorps kommun styrdokument år 2002 2004 finns inriktningsmål för byggnadsnämnden: Byggnadsnämnden skall vara ett snabbt och effektivt serviceorgan. I budgeten står som vision för byggnadsnämnden: Att byggnadsnämnden i samverkan med kommuninvånarna skall uppnå en enkel och effektiv byggprocess. 4.2 Kommentarer Tekniska kontoret arbetar i enlighet med målen för verksamheten; en snabb och enkel handläggning av bygglov finns idag. Handläggningstiderna är korta och handläggningen effektiv. Nämnden har genom beslut om bygglovsbefrielser lagt grunden till en obyråkratisk och smidig handläggning. (Se vidare nedan) 5. Handläggning och service 5.1 Bygglov Handläggningen av bygglov sköts idag av stadsarkitekten och assistenten. De flesta bygglov hanteras och beslutas av stadsarkitekten på delegation inom en vecka. Varje fredag går stadsarkitekten igenom veckans ärenden för uppföljning och beslut. De större ärendena, eller särskilt kontroversiella ärenden, kan ta upp till en månad. Detta gäller t.ex. ärenden som överstiger en beräknad produktionskostnad högre än 5 miljoner, och som beslutas av nämnden. För närvarande finns flera ärenden i Hyllinge, där stora företag har köpt mark och ansökt om bygglov. Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 7

Byggnadsnämnden och dess arbetsutskott har båda möte en gång/mån.(med undantag för sommaren) med fjorton dagars mellanrum, då beslut i ärende som inte är delegerade till stadsarkitekten kan tas. På sommaren, när stadsarkitekten har semester, går kontoret ut med annonsering i dagstidningarna om att de som önskar bygglov under sommaren, måste inkomma med ansökningar innan ett visst datum. Enligt uppgift har detta fungerat bra under de flertal år som förfarandet har använts. Ur årsredovisningen 2001: 2001 2000 1999 Beviljade bygglov 135 129 126 Antal samrådsmöten 7 7 9 Förvaltningen har utarbetat en blankett för bygglovssökande som omfattar både byggsamråd och bygglov. 5.2 Rådgivning och service Telefontider för rådgivning och service finns varje vardag mellan kl. 10.30 12.30 och torsdagar mellan 16.00 och 17.30. Dessemellan försöker stadsarkitekten hålla sin telefon öppen så mycket som möjligt. Stadsarkitekten är dock svår att nå per telefon p.g.a. hög arbetsbelastning. En stor del av förfrågningarna besvaras av assistenten. C:a 10 samtal om dagen kommer in, varav assistenten besvarar c:a 2/3. 5.3 Liten brukarundersökning Utifrån byggnadsnämndens sammanträdesprotokoll, har några av dem som ansökt om byggnadslov/rivningslov eller gjort en bygganmälan under februari och mars månad ringts upp för en kort intervju. Enkät enligt bilaga 1 har använts som underlag. Respondenterna, 10 stycken av 17 möjliga som fått beslut på delegation, har fått betygsätta nedanstående påståenden från 1-5, där fem står för högsta betyg. Resultatet av undersökningen kan inte sägas vara representativ för hela kundgruppen pga. det låga antalet respondenter, men kan ändå sägas visa på en tendens hos kunderna. Resultatet visar att de som deltagit i undersökningen överlag är nöjda och mycket nöjda med tillgänglighet, service, bemötande och handläggningstider. Nedan redogörs för medelbetyget i undersökningens respektive kvalitetsindikator: Kvalitetsindikator medelbetyg Antal svar Tillgänglighet 4,35 10 Service 4,25 8 Bemötande 4,55 9 Handläggningstid 4,50 10 Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 8

Även två personer som ansökt om bygglov för tre större byggprojekt under samma tid, och för vilka ärendena har beslutats i nämnden, har intervjuats. Även dessa personer uttrycker att de är mycket nöjda med handläggningen av ärendena. 5.4 Kommentarer För att bättre kunna bedöma effektiviteten i handläggningen, och för att kunna få ett bättre planeringsunderlag för verksamheten, skulle en enkel statistikföring över bygglovsärenden kunna upprättas. Statistiken skulle kunna innehålla uppgifter om antal beslut uppdelat på nämndsbeslut och beslut av respektive delegat, fördelning av ärenden och beslut över året, och handläggningstider i respektive ärende. Byggloven hanteras idag endast av stadsarkitekten. Detta utgör en risk vad gäller frånvaro i form av sjukdom och semester och har klarats fram tills idag endast pga. att stadsarkitekten inte har någon sjukfrånvaro alls, och det speciella arrangemang som gäller över semestern. Nämnden bör överväga att i framtida organisation, se till att eliminera risken för långa handläggningstider, vid för byggloven beslutande tjänstemans frånvaro. Kommunens hemsida bör kompletteras när det gäller information om bygglov och andra inom myndigheten hanterade frågor. Det kan t.ex. göras genom länkar till Boverkets hemsida, som erbjuder information om lagstiftning m.m. Information om kommunens egna beslut om bygglovsbefrielse, bestämmelser i detaljplaner m.m. kan också läggas in, liksom de blanketter som kan bli aktuella för den enskilde att tillställa myndigheten. En väl utvecklad hemsida kan ytterligare förstärka servicen mot medborgarna och bespara kontoret en del telefonsamtal och förfrågningar. Den brukarundersökning som gjorts visar på att servicen från bygglovsavdelningen uppfattas som mycket god och att de som ansöker om bygglov är mycket nöjda. 6. Rollfördelning och effektivisering nämnd/förvaltning 6.1 Roller och effektivitet Arbetsinsatsen hos byggnadsnämnden påverkas av omfattningen av byggverksamheten i kommunen, kommunens val av nivån på bygglovsplikten samt omfattning av delegation av beslut. Bostadsbyggandet förväntas öka, framförallt när det gäller småhus. Flera stora projekt är på gång, framförallt när det gäller företag i Hyllinge. Det har varit en ambition hos nämnden att underlätta bygglovshanteringen i så stor utsträckning som möjligt. Kommunen har utnyttjat möjligheten i PBL, att minska bygglovsplikten, och det har rått politisk enighet om denna linje. Genom ändringar i gamla detaljplaner och genom utformningen i nya detaljplaner, bygglovsbefrias vissa mindre åtgärder inom c:a 1/3 av kommunen. Stadsarkitekten skulle vilja utöka detta till att gälla hela kommunen och har också fått ett sådant utredningsuppdrag från nämnden. De mindre åtgärder som kan utföras utan bygglov är tex.: uterum, förråd, carport och upptagande av takkupa. Mått, inom vilka ändringarna ska hållas, anges. Villkoret är även Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 9

att det ska finnas skriftligt medgivande från grannarna om ändringarna ligger närmre tomtgränsen än 4,5 meter. Stadsarkitekten har delegation på att ta beslut i flertalet av de ärenden som är aktuella inom byggnadsnämnden, vilket varit en strategi från nämndens sida. Någon statistikföring avseende bygglovsbeslut med uppdelning på nämndsbeslut och delegationsbeslut förs ej, men uppskattningsvis 90 95% av bygglovsbesluten tas på delegation av stadsarkitekten. 6.2 Kommentarer Kommunen utnyttjar de möjligheter som PBL ger om nedsättning av bygglovsplikten. En stor del av detaljplanerna innehåller bygglovsbefrielse för mindre ändringar. Delegationsbesluten utgör en stor andel av besluten. Systemet med bred delegation förutsätter dock att nämnden tar del av de beslut som fattats genom anmälan till nämnden. Anmälning av beslut på delegation sker vid varje nämndsmöte. Bygglovsbefrielse och delegation bidrar till en effektiv bygglovshantering i kommunen. 7. Stödsystem 7.1 System System för planhantering All planhantering, vilket innefattar gatu- och ledningsprojektering, behandlas digitalt. Detta fungerar enligt uppgift mycket effektivt. Den s.k. grundkartan är digitaliserad sedan 80 talet. Ärendehanteringssystem Sedan 1 år tillbaka har man systemet Winbär. Implementeringen av systemet håller på att fullföljas. Utbildning av personal har skett. Registret är knutet till andra system, t.ex. invånarregistret. Arkivering Förvaltningen köper tjänster från Samhall i Kalmar. Där filmas papperskopior på byggloven över på mikrofilm, vilka sedan förs över på CD-skivor. CD-skivorna förvaras på förvaltningen. Mikrofilmerna skickas till Göteborg för arkivering. CD-skivorna underlättar hanteringen av kopior till exempelvis privatpersoner och konsulter. Webbplats På kommunens webbplats finns uppgifter på Tekniska kontorets personal, telefonnummer och länkar för e-brev. I övrigt finns de områden beskrivna där det finns tomter lediga för bebyggelse. Det finns ett uppdrag sedan ett år tillbaka från byggnadsnämnden att utveckla webbplatsen. 7.2 Kommentarer De elektroniska stödsystemen är väl utbyggda, vilket underlättar och effektiviserar den administrativa handläggningen. Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 10

Kommunens webbsida bör utvecklas när det gäller information om bygglov och andra inom myndigheten hanterade frågor. 8. Klagomålshantering 8.1 Klagomål En del skrivelser inkommer idag till kontoret. Dessa besvaras alltid. Utöver skrivelser kan klagomål framföras muntligen till personalen på kontoret. Någon strukturerad klagomålshantering finns inte i övrigt. 8.2 Kommentarer Klagomål utgör ett utmärkt underlag i kvalitetsarbetet inom all kommunal service. För att bättre kunna identifiera risker och eventuella brister i handläggning av bygglov kan ett enkelt klagomålshanteringssystem införas. Eventuellt kan ett sådant system samordnas för hela det kommande plan- och byggkontoret. Systemet bör fånga upp alla till kontoret inkommande klagomål. Klagomålen nedtecknas i ett register, som ger möjlighet att utläsa statistik om arten av klagomål, tid för inkommet klagomål, åtgärder och respons till den klagande. Åstorp 2002-06-18 Carina Hart Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 11

Bilaga 1 Liten enkätundersökning bland de som fick bygglov under mars/april månad 1 2 3 4 5 1. Det är lätt att komma i kontakt med bygglovsavdelningen 2. Servicenivån är hög 3. Bygglovsavdelningen har ett trevligt bemötande 4. Jag får snabbt svar på min bygglovsansökan/bygganmälan 5. Övriga kommentarer Bengt Sebring JUNI 2002 Sida: 12