1 (7) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Rättsmedicinalverket Rättsmedicinalverket inspekterades av Riksarkivet den 11 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten vid myndigheten. Arkivlokalerna har emellertid inte omfattats av inspektionen. 1 Senaste inspektion 2006, dnr RA 231-2006/1767, var en uppföljning av en brevledes inspektion 2005, dnr RA 231-2005/1100. Båda avsåg endast arkivredovisningen. 2005 förelades Rättmedicinalverket att uppdatera arkivförteckningen. I december 2005 var föreläggandet åtgärdat. Vid inspektionen 2006 gavs inga förelägganden. Inspektion av hela arkivverksamheten skedde senast 2002, dnr RA 231-2002/922. Riksarkivet besökte då de flesta avdelningar runtom i landet. Närvarande vid inspektionen: Från Rättsmedicinalverket Utvecklingsdirektör Tf verksarkivarie Från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie Teresia Ståhle, arkivarie FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder ska vidtas av Rättsmedicinalverket och senast den 30 juni 2010 redovisas skriftligt till Riksarkivet. Upprätta eller sammanställa dokumentation över myndighetens samtliga elektroniska handlingar i enlighet med kraven i RA-FS 2009:1, 5 kap. 4. Se till att de elektroniska handlingar som utgörs av myndighetens webbsida fortlöpande överförs till bevarande enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1, i ett format som framgår av RA-FS 2009:2, 3 kap. 9. Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 1-2. Se till att allmänna handlingar som utgörs av ljud- och bildupptagningar på magnetband överförs till bevarande (annan databärare) (RA-FS 1997:4, 4 kap. 1-2 ). 1 Se punkt 7 nedan.
2 (7) Dokumentera eller uppdatera tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6), RA- FS 1999:1, RA-FS 2004:2 (ändr. 2005:1 och 2006:6), RA-FS 2004:3 och RA-FS 2006:5. INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Rättsmedicinalverket inrättades den 1 juli 1991 och består av sex rättsmedicinska avdelningar i Umeå, Uppsala, Stockholm, Göteborg, Linköping och Lund, två rättspsykiatriska avdelningar i Stockholm och Göteborg, samt en avdelning för rättsgenetik och rättskemi i Linköping. Ledningskansli med ledningsstab är placerat i Stockholm. Arkivansvarig är utvecklingsdirektören. Formellt beslut om detta finns. Arkivfunktionen är placerad vid ledningskansliet där verksarkivarien har det praktiska arkivansvaret. På de olika avdelningarna finns sammanlagt omkring tio arkivredogörare. De flesta av dem är registratorer. Kunskaperna i arkivfrågor varierar, men sedan några år tillbaka håller ledningskansliet en årligen återkommande tvådagarsutbildning för arkivredogörarna, vilket medför att kompetensen stegvis ökar inom verket. Budget- och personalansvar för arkivverksamheten har utvecklingsdirektören. Ledningskansliet och utvecklingsdirektören ansvarar även för bevarande av digital information. Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckning och arkivbeskrivning utförs av verksarkivarien och arkivredogörarna på avdelningarna. Även avdelningscheferna känner till arkivredovisningen och kan tillhandahålla arkivhandlingar. För inköp av kontorsmateriel ansvarar ekonomidirektören. Kommande förändringar som berör arkivbildningen Ett nytt myndighetsövergripande centralarkiv planeras i Uppsala vid den rättsmedicinska avdelningen där. Omkring 2012 beräknas det stå klart. De tidigare planerna på en central arkivdepå i Flemingsberg (dnr RA 231-2007/376) är därmed nedlagda. Den rättspsykiatriska utredningsverksamhet som bedrivits på entreprenad av Region Skåne vid en enhet i Malmö upphör vid årsskiftet 2009/10. Handlingarna kommer att flyttas till Huddinge. Det föreläggande som 2005 (dnr RA 231-2005/1100, ert dnr X05-90082) kvarstod från inspektionen 2002/2003 (dnr RA 231-2002/922) avseende enhetens förvaring av handlingar, är därmed inte längre aktuellt. Ett nytt gemensamt IT-stöd kallat Portalen planeras. Det kommer troligen vara klart om två år, men systemet ligger redan i central miljö. Portalen är en utveckling av de befintliga verksamhetsspecifika systemen Rättsbase, Psykbase, Toxbase, Fabian m.fl. Dessa system kommer med andra ord få en gemensam plattform i Portalen, genom vilken var och en kan logga in i sina respektive system med hjälp av olika behörighetsnivåer.
3 (7) Rättsmedicinalverket har även planer på ett heltäckande system för bevarande (e-arkiv). Myndigheten har för avsikt att inom några år bevara samtliga allmänna handlingar endast elektroniskt. Den sammanslagning av Rättsmedicinalverket och Statens kriminaltekniska laboratorium som diskuterades för några år sedan är inte längre aktuell. 2. Styrdokument Arbetsordning finns för hela verket. Verksamhetsplan för arkivfunktionen finns för innevarande och nästa år. Den gemensamma diarie- och dossiéplan som verket tillämpar upprättades 1993 och uppdaterades 1996. Vissa avdelningsspecifika avvikelser från planen kan förekomma. Verket menar att planen fungerar tillfredsställande. Arkivbildningsplaner finns för varje avdelning. Verksarkivarien har ett övergripande ansvar för dessa. En gemensam mall tillämpas. Någon gemensam arkivhandbok finns inte, men däremot lokala handböcker för de olika avdelningarna. Rutiner för hantering av e-post, personadresserad post och sms finns. 3. Arkivbildning Diarieföring, ärendehanteringssystem m.m. Registrering av allmänna handlingar enligt 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) sker med hjälp av datoriserade diarier, dels det centrala allmändiariet, dels de lokala verksamhetsbaserade systemen Rättsbase, Psykbase, Fabian och Toxbase. De verksamhetsbaserade systemen har varit i drift sedan 1991/92. Vissa handlingar inkommer eller upprättas direkt i systemen i elektronisk form i så kallad digital handlingsimport. Detta gäller bland annat fax från polisen om beställning på obduktion. Denna typ av kommunikation kommer att bli alltmer automatiserad. Handlingar som inkommit eller upprättats som e-post registreras och bevaras som pappersutskrift. De flesta handlingar som inkommer eller upprättas elektroniskt direkt i systemet, skrivs ut på papper för arkivering, (dvs om det inte är fråga om ljud- och bildupptagningar el. dyl.). Remisser och remissvar som digitalt utbyts med Kriminalvården bevaras dock endast elektroniskt. Målet är att en helt digital kedja så småningom ska införas från verksamhetssystem till e-arkiv. Aktrensning och gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ska i princip utföras av respektive handläggare, men arkivredogörarna gör en extra granskning före arkivering.
4 (7) Diarieförda handlingar arkiveras årsvis i löpnummerordning på de olika avdelningarna. Varje avdelning börjar sina diarienummer med ett avdelningsspecifikt bokstavssignum. Därefter kommer året, och sedan löpnumret. Ärendeakter läggs i närarkiv allteftersom de avslutas. I närarkivet kan handlingarna emellertid förvaras i mellan fem och tio år innan de avställs i arkivlokal för slutförvaring. Övrigt Ekonomi- respektive personaladministrativa stödsystem är Agresso respektive Palasso. Driften sköts av Agresso AB respektive Logica (tidigare WM-data). Riksarkivet påminde om att Rättsmedicinalverket har arkivansvaret för handlingarna, trots att systemen inte driftas av myndigheten. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Rättsmedicinalverket delar inte några system med andra myndigheter idag, men ser det som önskvärt att göra det i större utsträckning. Verket har tillämpat en systemförvaltnings- och informationssäkerhetsmodell enligt BITS men kommer att gå över till en modell enligt ISO-standard med högre säkerhetskrav. En informationssäkerhetspolicy håller på att utarbetas som beräknas vara klar i december 2009. Rutiner för backup samt krisplan för IT-drift finns. Ändringslogg finns och bevaras enligt uppgift i alla Rättsmedicinalverkets olika system. Även i Portalen kommer ändringslogg bevaras. Systemdokumentation, både teknisk dokumentation och förståelsedokumentation, ska enligt uppgift finnas för de flesta system, men det bör kontrolleras av myndigheten. Riksarkivet har tagit del av systemdokumentation för systemet Toxbase som ett exempel. Dokumentation för Portalen håller på att arbetas fram i samband med att verket nu utarbetar användarhandböcker för det nya systemet (RA-FS 2009:1, 5 kap. 4 ). Någon regelrätt avställning av webbsidan har inte utförts (RA-FS 2009:1, 4 kap. 1, RA-FS 2009:2, 3 kap. 9 ).. Rättsmedicinalverket har ännu inte upprättat en strategi för bevarande av elektroniska handlingar, men arbetet är inplanerat (RA-FS 2009:1, 3 kap. 1-2 ). Ingen överföring av elektroniska handlingar ur något system till särskilt system för bevarande eller bevarandeexemplar har skett ännu. Den enda avställning som myndigheten menar har skett är ur de tidigare ekonomisystemen Cosmos och System-S, men den avställningen gjordes på den tiden genom utskrift på papper. De verksamhetsbaserade systemen (Rättsbase, Toxbase m.fl.) har varit i drift sedan början av 1990-talet utan avställning. Enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1 ska elektroniska handlingar fortlöpande överföras så att de kan presenteras upprepat under den tid som de ska bevaras.
5 (7) En översikt över Rättsmedicinalverkets olika system finns på verkets intranät. Majoriteten av systemen är egenutvecklade. Handlingar på papper Rättsmedicinalverket förvarar även föregångares arkiv. Bland dessa handlingar menar myndigheten att det finns ett visst behov av vård för handlingar från 1930-talet. En vårdplan för handlingarna bör upprättas. Exempelvis kan verket se över möjligheter att skanna handlingarna. Leverantörsförsäkran finns för inköp av skrivmateriel och papper. Aktomslag, arkivboxar och självhäftande etiketter är enligt standard SS 62 81 07, (ABM-produkter). Tidigare har blå aktomslag använts. Dessa håller verket nu på att byta ut till aktomslag enligt standard. Bytet sker för handlingar från 1991 och framåt. Ljud och bild Ljudupptagningar finns i Digital diktering men de betraktas inte som allmänna handlingar, utan som ett verktyg för diktering. När utskriften är färdig rensas ljudupptagningarna. Bilder upprättas i verksamheten på de rättsmedicinska avdelningarna. De som ska bevaras läggs i bilddatabasen som är en modul i Rättsbase. Bilderna är i formatet JPEG. Bilder kan även förekomma som inkomna handlingar från polisen. I enstaka fall kommer de in på cd-rom. Ingen åtskillnad görs då mellan olika typer av medier, utan skivan läggs i akten bland pappershandlingarna. Det är Rättsmedicinalverkets förhoppning att samarbetet i RIF om överföring av information ska ändra på detta förfarande. Rättsmedicinalverket måste emellertid se till att de bilder som trots allt inkommer på skiva förvaras separat och överförs till en bättre bevarandemiljö. Rättsmedicinska avdelningarna har även ljud- och/eller bildupptagningar på magnetband. Vad banden innehåller är oklart, men de ska ses över och migrering inplaneras i samband med flytten av äldre arkivmaterial till det nya centralarkivet i Uppsala (RA-FS 1997:4, 4 kap. 1-2 ). Övrigt Äldre fotografier och negativ finns. De förvaras separat. I övrigt förvarar myndigheten även paraffinklotsar med prover från kroppsvävnader, urinprover m.m. Dessa utgör emellertid inte allmänna handlingar, vilket också konstaterats vid tidigare inspektioner. 5. Gallring Rättsmedicinalverket har följande myndighetsspecifika gallringsbeslut: RA-MS 1995:14, RA-MS 1996:5 (ändr. 2005:61) och RA-MS 2005:60 (ändr. 2007:78). Verket önskar se över sina RA-MS:ar. Förordnanden (underlag till undersökningar) som enligt RA-MS 2007:78 ska gallras bör exempelvis bevaras anser verket. Framställan om detta kommer att inkomma till Riksarkivet.
6 (7) Rättsmedicinalverket har dokumenterat tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6). Det lokala gallringsbeslutet nr 2006-11 trädde i kraft 2006-10-20 och borde ha reviderats före 2008 års utgång enligt uppgifterna i beslutet. Så har emellertid inte skett. Tillämpningsbeslut till Riksarkivets gallringsföreskrifter avseende forskningshandlingar (RA-FS 1999:1), handlingar vid upphandling (RA-FS 2004:2, ändr. 2005:1 och 2006:6), räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3) och handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2006:5) har inte upprättats än, men arbetet har initierats. Gallring verkställs enligt gällande föreskrifter. Myndigheten har även rutiner för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. Verket avser att revidera tillämpningsbesluten vartannat år. RA-MS:ar prövas också kontinuerligt. 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivningar finns, dels en central, dels har varje avdelning en egen. Arkivbeskrivningarna har uppdaterats 2009 enligt verksarkivarien, men detta framgår tyvärr inte eftersom arkivbeskrivningarna inte är försedda med datum, vilket de ska vara. En del mindre uppdateringar i arkivbeskrivningen behöver även göras bl.a. avseende gallringsbesluten. Varje avdelning vid Rättsmedicinalverket är en egen arkivbildare och har därmed också en egen arkivförteckning. Arkivförteckningarna är upprättade enligt allmänna arkivschemat och uppdateras årligen, senast 2009. Rättsmedicinalverkets olika system redovisas som egna serier i arkivförteckningarna, men de elektroniska handlingarna i systemen redovisas inte närmare. Troligen lyfts de istället fram i systemdokumentationen för respektive system. Övergången till det nya sättet att redovisa arkiv kommer att underlätta redovisningen av elektroniska handlingar. Processkartläggningsarbete har bedrivits under några år vid Rättsmedicinalverket. Rättskemiska och rättsgenetiska verksamheten har kartlagt sina processer. Den rättspsykiatriska verksamheten har kartlagts tidigare men kommer att ses över på nytt. Inom de rättsmedicinska avdelningarna har processkartläggningen också påbörjats. En myndighetsövergripande klassificeringsstruktur kommer att utarbetas av verksarkivarien, som har gått Riksarkivets utbildning i verksamhetsbaserad arkivredovisning. Avdelningarnas fyra olika verksamheter kommer att utgöra kärnprocesser i klassificeringsstrukturen. Stödoch ledningsprocesser kan föras ihop som gemensamma styr- och stödprocesser. Myndigheten siktar mot att arbetet med den verksamhetsbaserade arkivredovisningen ska vara klart vid årsskiftet 2010/11.
7 (7) 7. Arkivlokaler De flesta av Rättsmedicinalverkets arkivlokaler inspekterades 2002. Eftersom lokalerna är utspridda över landet har de inte omfattats av den aktuella inspektionen. Inför inspektionen hade emellertid alla avdelningar på verksarkivariens uppmaning sänt in redogörelser till verksarkivarien angående sina arkivlokaler. Dessa har Riksarkivet fått ta del av och de kommer att läggas i akten som ett komplement. Någon inspektion utifrån inkomna svar kan det emellertid inte bli fråga om. Riksarkivet passade även på att påminna om förelägganden från juli 2008 avseende nya arkivlokaler för Rättsmedicinska avdelningen i Uppsala, för vilka åtgärder ännu inte har redovisats (dnr RA 231-2008/2683, inspektionsrapport daterad 2008-07-04). Verksarkivarien ska kontrollera vad som har skett i ärendet och återkomma. Teresia Ståhle