Förslag till internkontrollmoment i internkontrollplan 2016 SOCN

Socialnämnden 2015-12-01 1 (7) Socialförvaltningen Enheten för kvalitet och utveckling SOCN/2015:195 Elin Lindh /070-086 21 44/ 13 Förslag till internkontrollmoment i internkontrollplan 2016 SOCN GE VÅRD OCH STÖD TILL BARN OCH UNGA 1 Att placerade barn inte får gå i skolan eller inte får tillräcklig kontinuitet i sin skolgång. En fungerande skolgång är en viktig skyddsfaktor. Ny tjänst som skolsamordnare har skapats och tillsatts. Skolsamordnaren ska vara ett stöd i överlämningen mellan hemskola och den nya skolan för det placerade barnet. Skolsamordnaren ska också se till att det blir ett uppföljningsmöte efter 3 månader för att se hur det i skola och om det är något som behöver åtgärdas mellan hemskola och den nya skolan. Vårdplan och genomförandeplan där det alltid ska finnas med vad man gör för att säkra skolgång. 2 Att ensamkommande barn inte har det bra i det boende där de har placerats. 3 Att placerade barn inte får vård på det sätt som barnet har behov av och rätt till. 4 Att en ungdom inte får den medicinering den behöver vid en placering. Eller att behov kopplade till ungdomens hälsa inte kan tillgodoses p.g.a. att institutionen inte har tillräcklig information om ungdomens hälsotillstånd. Utredning av hemmen inför placering. Matchning av barnets behov med passande boende. Att barnet har en särskilt utsedd person som den kan vända sig till på myndigheten (en socialsekreterare) och att barnet vet vem det är och hur hen får tag på personen. Att socialsekreterare har kontakt med barnet och har möte med barnet för att prata om hur det är. Genomförandeplan ska göras och dokumenteras i samband med placering. Vid övervägande av placeringen ska det alltid kontrolleras att dokumenterad genomförandeplan finns. Enhetsledningen ska också göra egenkontroll av att det finns genomförandeplaner i pågående placeringar. Vid placering ska institutionen få information om ungdomens hälsostatus, medicinering och andra behov kopplade till hälsa via dokumentet placeringsinformation. Att skolsamordnaren har kontaktats och varit inblandad i alla nya placeringar eller omplaceringar som innebär byte av skola. Kontrollen föreslås 2016 avgränsas till barn i grundskolan. socialsekreterare har haft möte med barnet och följt upp hur barnet har det. Att genomförandeplan finns. Att egenkontroll har genomförts. Kontrollen avgränsas till barn och ungdomar i familjehem Att dokumentet placeringsinformation är ifyllt och skickat till institutionen. Kontrollen avgränsas till ungdomar placerade på SIS-hem och HVB. Ensamkommande ungdomar omfattas inte i den här kontrollen. 3 3 9 Ja, 2014 gjordes kontroll om genomförandeplaner fanns för placerade barn. Avvikelse Ja, 2015 gjordes kontroll att placeringsinformation är ifyllt och skickat till institutionen. Avvikelse 3 3 9 4 3 12

2 5 Att ensamkommande ungdomar utnyttjas, utsätts för övergrepp eller på andra sätt blir utsatta av personal. 6 Att barnens synpunkter inte kommer fram i utredningen. 7 Att barn som adopteras hamnar i ett hem som inte kan tillgodose barnets behov. GE VÅRD OCH STÖD TILL VUXNA 8 Att vården från olika huvudmän inte samordnas. Brukaren får inte bästa möjliga vård. 9 Att brukare inte får vård på det sätt som brukaren har behov av och rätt till. Alla som jobbar med ensamkommande barn och ungdomar ska kontrolleras mot belastningsregistret innan de anställs. Det gäller både personer som har någon form av anställning i verksamheten eller de som hjälper till frivilligt utan lön i verksamheten. Utredning enligt BBIC-modellen Utredning av par som ansöker om medgivande för adoption Rutin för att samordnad individuell plan (SIP) ska göras när insatser ges från flera huvudmän och behov finns av samordning Genomförandeplan ska göras och dokumenteras. Innehållet i genomförandeplanen ska följas upp. Att nyanställda och frivilligpedagoger har kontrollerats mot belastningsregistret. Kontroll i utredning att det finns dokumenterat att barnet medverkat i utredningen. Att läkarutlåtande och registerutdrag har tagits in av de som ansöker om medgivande. Att det finns dokumenterat att utlåtande om medgivande lästs igenom av kollega. Nej 4 1 4 Ja, 2015 3 2 6 Ja, 2015 4 1 4 Att rutinen är känd och används. Nej 3 3 9 Att det finns en genomförandeplan. uppföljning av genomförandeplanen har gjorts. Avgränsning bör göras på insats eller grupp av brukare 10 Att brukare inte får beviljad insats genomförd inom 3 månader. Rutiner för överlämning av uppdrag till utförare. Kontrollista för ej verkställda uppdrag efter 60 dagar från beslut. Flera områden där socialnämnden inte har direkt påverkan, t.ex. få fram bostäder för boendestöd. Inom dessa områden sker samverkan med berörda nämnder för att påverka förutsättningarna att kunna verkställa beslut snabbare. Att kontrollistan används för att säkra att inget uppdrag missas. Ja, 2015 3 2 6 PERSONAL OCH ADMINISTRATION 11 Att allmänna inkommande och utgående handlingar inte diarieförs och därför inte blir återsökbara och vi vid förfrågan inte hittar dem och kan lämna ut dem 12 Att inkommande handling via e-post inte blir läst eftersom mottagaren är ledig eller sjukskriven. Information vid introduktion av anställda om allmänna handlingar och diarieförning. Rutin för hur e-post ska hanteras vid frånvaro Stickprov på inkommen och utgående e-post att allmänna handlingar har diarieförts. Att medarbetare känner till rutinen. Att e-post blir läst vid frånvaro. Ja, 2014. Avvikelse Kontrollen genomfördes på personal inom ledning och administration 3 2 6 Ja, 2014 och 2015. Avvikelse 3 3 9

3 13 Att verksamheten inte vid ett IT-avbrott. Att kritiska moment är kartlagda och att det finns handlingsplaner hur de ska utföras manuellt vid ett it-avbrott. Att handlingsplan finns och är känd Ja, 2014. Avvikelse Återkontoll 2017 enligt beslut i KS 4 3 12 14 Att medarbetare har en bisyssla som innebär risk för förtroendekonflikt, jäv, eller risk för mutor och bestickning. 15 Att sjukfrånvaro, tjänstledighet och föräldraledighet inte attesteras korrekt utan lön utbetalas trots att man inte har rätt till lön. 16 Att sjukfrånvaro och föräldraledighet inte läggs in i PS självservice och därmed inte ger löneavdrag. 17 Att medarbetare går in i brukares akt och tar del av information trots att man inte har anledning att göra det. Integritetskränkande för brukaren. 18 Att beslut fattas i nämndens namn av person som inte har delgerad befogenhet att göra det. Rutiner för att alla som anställs ska frågas om de har någon bisyssla och att åtgärder ska vidtas utifrån svaret. Rutin för att återkommande fråga om bisyssla vid medarbetaröverenskommelse Attestregler för chefer. Rutiner för attestering av frånvaro i PS Rutin för hur man som chef jämför uppgifter från 2020 om frånvaro med uppgifter om frånvaro i PS självservice Aktiviteter i VIVA loggas. Information vid introduktion att man inte får gå in i ärenden som man inte har anledning att gå in i. Information om att det kan komma att följas upp vad man har läst och gjort i VIVA. Delegationsordning som är beslutad och kommunicerad. Flera beslut styrs genom behörighet i verksamhetssystemet. Delegationsbeslut redovisas månadsvis Att nyanställda fått frågan under rekryteringsprocessen Att det inte finns poster som är oattesterade efter lönebryt. Att chefen har rutin för att kontrollera att all frånvaro rapporteras in i PS självservice. Stickprov på logglista i VIVA att man inte varit in i andra ärenden än de man har anledning att vara inne i. Stickprov på beslut att de tagits av person med rätt behörighet. Ja, 2015. Avvikelse 2014 kontrollerades om frågan ställts vid medarbetaröverenskommelse Ja, 2014 Avvikelse Nej Förslag som kontrollmoment för alla nämnder 2016 Ja, 2013 och 2014 Ingen avvikelse 4 2 8 2 3 6 2 3 6 3 1 3 Ja, 2013 4 2 8 EKONOMI 19 Att enhetschef inte har tillräckligt ansvar och befogenhet att styra sin verksamhet på grund av att chefen inte har fått en detaljbudget 20 Att en person kan göra inköp/attestera inköp för en verksamhet som den inte har ekonomiskt ansvar för. 21 Att nämnden förlorar intäkter från migrationsverket för de ensamkommande barn och ungdomar som tagits emot Rutiner för arbete med detaljbudget och hur den bryts ner från ramen för området. Möte mellan ekonom och enhetschef för överlämning av budget. Varje enhetschef ska ha fått detaljbudget för året som kommer för sin enhet senast 20 december. Inköps- och attesträttigheter tilldelas personer utifrån organisatorisk tillhörighet. Rutin att kontrollera rättigheter och behörigheter när en person slutar eller byter tjänst. Lista över personer som är godkända som beställare. Rutin för återsökning av pengar hos migrationsverket. Rutiner för överklagan av avslag för återsökta medel. En ekonom som är tilldelad för att arbeta Att chefen har fått sin detaljbudget och att chefen är medveten om det. Att inköps- och attesträtt är uppdaterade för personer som bytt tjänst eller slutat. Stickprov att återsökning av kostnader har gjorts för ensamkommande barn och ungdomar Ja, 2014 och 2015 3 2 6 Nej 2 3 6

4 med det här. Uppföljning månadsvis att pengar har återsökts. 22 Att inköp görs från annan leverantör Upphandlade leverantörer finns än avtalsleverantör vilket medför sammanställt i Proceedo. Inköpare och inköpspåslag och risk för att beställare har tillgång till informationen. Vid kommunen stäms. nytecknande av avtal uppdateras informationen och skickas ut till inköpare och beställare. Information om att det görs inköpspåslag på inköp som ej sker hos avtalsleverantör. Vid månadsuppföljning görs sammanställning av kostnaden för inköpspåslag och informeras till cheferna. Jobbar tillsammans med upphandlingskontoret för att få in fler 23 Att över- eller underskott i budgeten inte hanteras på ett ansvarsfullt sätt och ekonomistyrningen inte får tänkt effekt. leverantörer inom avtal. Arbete för att skapa en rimlig budget. Riktlinjerna för hantering av över- och underskott beslutade i fullmäktige används. Framtagande av riktlinjer för nämnden pågår. FÖRSLAG UTARBETADE UTIFRÅN ARBETET PÅ NÄMNDSAMMANTRÄDET I NOVEMBER 24 Tack för alla insatser ni gjort som möjliggjort att min son klarar av att ha sitt första jobb på 10 år. Det här gör vi för att främja detta: ASI som kartläggningsverktyg för att förstå brukarens problematik om det handlar om missbruk. ASI ger en bra grund för att sätta in rätt insats. Samordnad vård med andra aktörer genom samverkan och att en SIP, samordnad individuell plan, tas fram. Vård och insatser läggs upp för bästa resultat och dokumenteras i en genomförandeplan. Hur vården genomförs följs upp och jämförs med planeringen i genomförandeplan. 25 Hemlösheten på rekordlåga nivåer Samverkan med kommunfastigheter och privata hyresvärdar för att få fram fler lägenheter. Rutiner för administration av kommunkontrakt. Insats boendestöd läggs upp för bästa resultat och dokumenteras i genomförandeplan. Uppföljning av insatsen och vid behov revideras genomförandeplan. Stickprov på inköp att de har gjorts hos avtalsleverantör. Att det har gått ut information om nya avtalsleverantörer till beställare och inköpare. Att det finns av nämnden beslutade riktlinjer. Stickprov att genomförandeplan finns dokumenterad och att den följts upp. Att rutin för SIP är känd och används vid behov. Nej 3 4 12 Ja 2014, 2015 3 3 9

5 26 Vårdkostnaderna de lägsta på 30 år Att hemtagning från placering misslyckas och barnet måste placeras igen Att hemmaplansvården inte är tillräcklig utan barnet måste placeras Att resursenhet kopplas in redan under placering för att arbeta med föräldrarna och för att ha en insats som tar vid i samband med att placeringen upphör. IHF intensiv hemmabaserad familjebehandling. Intensiv insats för att jobba med barnet och familjen på hemmaplan istället för en placering. Insatsen är manualbaserad. Förstärkta familjehem istället för placering. Extra stöd till familjehemmet. Förstärkta insatser och uppföljning. 27 10 innebrända på asylboende Brandlarm finns på alla boenden för ensamkommande barn. Rutiner för hur larmet och detektorer testas. Rapport lämnas till boendet. Brandsäkerhetsutrustning som brandsläckare och brandfiltar finns i boendena. Information om brandsäkerhet och hur man gör vid en brand ges till anställda och boende ungdomar. Utrymningsövning genomförs 2 ggr/år. 28 Antalet missbrukare har fördubblats senaste året. Detta trots massiva insatser. Att missbrukare inte får en insats som svarar mot behovet. Brukaren blir inte hjälpt av insatsen. 29 Socialtjänsten har missat barnen. Orosanmälan har ej blivit hanterad. Barnet for illa! Fruktansvärt! Orosanmälan blir inte hanterad. ASI (Addiction Severity Index) används i utredningen för att förstå brukarens problematik och för att ge förutsättningar att sätta in en så bra insats som möjligt. Att genomförandeplan har tagits fram. Att genomförandeplaner följs upp. Rutiner för hantering av orosanmälan. Rutiner för när och hur skyddsbedömning ska göras vid anmälningar. Funktion i verksamhetssystemet som gör att det inte går att hoppa över att ta ställning till skyddsbedömning. Kansliet bevakar att inkomna anmälningar hanteras och utreds. Om en anmälan inte hanteras meddelas arbetsledningen. Uppföljning av att rutinen och utredningstider görs månadsvis av ledningen. Rutin för skyddsbedömning. Rutiner för bevakning av inkommande fax. Särskilda faxar som används och står Stickprov att det finns en planering vid hemtagning och att resursenheten är informerad och inkopplad Att de skattningar som ska ligga till grund för IHF har gjorts. Förstärkt familjehem. Att uppföljningsmöten hålls enligt rutin och att det dokumenterats. Att genomförandeplanen följts upp och reviderats vid behov. Kontroll genom granskning av journalföring. ungdomar har fått information om brandsäkerhet vid inflytt. anställd personal fått information om brandsäkerhet i introduktionen. 4 3 3 3 12 4 1 4 Att inskrivnings-asi har gjorts 4 3 12 Att uppföljning av att rutinen och utredningstider har gjorts månadsvis. 2014 gjordes uppföljning att skyddsbedömning var genomförd på anmälningar som innehöll uppgifter om våld i familjen. Ingen avvikelse 4 1 4

6 placerade så de bevakas. En telefon till mottagningen för att ha en kanal in för orosanmälningar. Stabil och erfaren arbetsgrupp som jobbar med orosanmälningar. 30 Tack för ingenting men nu slipper ni Att barnet får insats snabbt. Att problemet. Min dotter tog livet av övervägande om insats behövs görs redan sig. under utredningen och insats kan starta Att barnet inte får insats tillräckligt redan under utredning. snabbt Att vi har samverkan med andra aktörer för Att barnet inte får en insats som är att ge bästa möjliga vård till barnet. Att man tillräcklig eller svarar mot behovet kallar till SIP när man ser behov för att samordna insatserna. Att övervägande om insats under utredning har gjorts. Nej 4 2 8 31 Socialtjänsten i Eskilstuna lät barn fara illa. Ingen uppföljning av placerade barn. Utredning av hemmen inför placering. Matchning av barnets behov med passande boende. Att barnet har en särskilt utsedd person som den kan vända sig till på myndigheten (en socialsekreterare) och att barnet vet vem det är och hur hen får tag på personen. Att socialsekreterare har kontakt med barnet och har möte med barnet för att prata om hur det är. Rutiner för övervägande/omprövning av placering. Att socialsekreteraren haft kontakt med barnet enligt rutin. Ja, 2014 4 2 8 Kontrollmoment som är beslutade av kommunstyrelsen att följas upp i alla nämnder 1. Uppföljning av säkerställande av att inrapporterad sjukfrånvaro i sjuk- och friskanmälan (016-7102020) motsvarar registreringen i PSsjälvservice Hur säkerställer enhetschefen att inrapportering av sjukdom som sker i sjuk- och friskanmälan (016-7102020) motsvarar registrering som sker i PSsjälvservice? Anmälan genom sjuk och friskanmälan leder inte till en automatisk registrering i PSsjälvservice. PSsjälvservice är det system som skapar löneberedningsunderlag. Risker med felaktig inrapporteringen är att det påverkar både ekonomi och statistik (mäter sjuktal). 2. Uppföljning av hur förvaltningen säkerställer att enhetscheferna genomför introduktion av nyanställda på ett ändamålsenligt sätt med avseende på innehåll och upplevelse Vid introduktion av nyanställda (tillsvidare-, visstids- och timanställda) finns en framtagen kommungemensam checklista, som även kan kompletteras med specifika detaljer för förvaltningarna. Hur säkerställer förvaltningen att enhetscheferna genomför introduktion av nyanställda på ett ändamålsenligt sätt med avseende på innehåll och upplevelse? Introduktion av nyanställda är viktig eftersom det ger ett första intryck av arbetsplatsen och kommunen vill vara en attraktiv arbetsgivare. En bra introduktion kan skapa effektivitet då den nya medarbetaren lär sig fort och antalet fel minskar.

7