Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 159 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 117 Dnr 07.853-007 marsks16 Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet och regler för leasing Bilaga: Slutdokument Ärendebeskrivning Kommunen köper årligen varor och tjänster (exkl byggentreprenader) till ett värde av 1 150 mkr. Merparten av dessa inköp (80%) avser avrop från kommunens avtalade leverantörer (ca 150 st) för ramavtal och specieköp. Varje år hanterar kommunen c a 150 000 st fakturor och av dessa är 7% helt elektroniska via s k e-handel. Resterande del (93%) är inskannade pappersfakturor som hanteras elektroniskt ute bland kommunens förvaltningar via ekonomisystemets fakturaportal. Hösten 2007 har KPMG på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet samt regler för leasing. Granskningen visar att det finns en ändamålsenlig organisation och system för att hantera inköps- och upphandlingsprocessen inkl. leasing och andra finansieringsformer, men att det också finns ett antal förbättringsområden. Ekonomikontorets yttrande Nedan listas kommunrevisionens rekommendationer i kursiv text, följt av ekonomikontorets kommentarer:
Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 160 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 118 marsks16b Skärp kraven på verksamheterna att anlita inköpsavdelningen vid direktinköp överstigande 50 000 kr Enligt kommunens upphandlingspolicy ska skriftligt underlag upprättas vid direktupphandling som överstiger 50 000 kr. Det finns inget krav att inköpsavdelningen ska anlitas utan verksamheterna gör det om man har behov av stöd i sin upphandling. Ekonomikontoret ser ingen anledning att skärpa kraven enligt revisorernas förslag. Ställ högre krav på att beställarna skall använda kommunens e-handelssystem Kommunen har sedan starten 1998 arbetat med att marknadsföra och belysa fördelarna med elektronisk handel. Det har varit upp till respektive beställare att avgöra om man vill effektivisera sina beställningsrutiner med hjälp av kommunens e-handelssystem. Ekonomikontoret kan dock konstatera att e-handeln i kommunen ännu inte nått sin fulla effektiviseringsgrad. De kommuner som lyckats bäst med e-handel är de som tillämpat elektronisk handel som organisationens huvudsakliga inköpskanal. Det finns därför anledning att vidta åtgärder för att öka användningen av kommunens e-handelssystem. Ekonomikontoret välkomnar revisorernas förslag och avser att vidta dessa åtgärder inom ramen för ett särskilt projekt som beskrivs längre fram. Utveckla uppföljningen av avtalstroheten med att även innefatta de olika nämndernas ansvarsområden Uppföljning av avtalstrohet är en viktig del i inköpsavdelningens arbete med kommunens ramavtal. Uppföljning sker regelbundet för kommunen totalt. Uppföljningen sker även på förvaltningsnivå men inte i någon större utsträckning, varför det finns anledning att intensifiera detta arbete.
Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 161 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 119 marsks16c Vid större avvikelser tar inköpsavdelningen kontakt med berörd förvaltning. Uppföljningen av köptrohet har hittills fokuserats på trohet gentemot avtalad leverantör. Inköpsavdelningen anser dock att det även finns anledning att följa upp trohet gentemot avtalat sortiment hos ramavtalsleverantören. Ekonomikontoret anser att det bästa sättet att förbättra uppföljningen av nämndernas avtalstrohet enligt revisorernas förslag är en ökad användning av elektronisk handel. Lägg in uppföljning av den interna kontrollen för upphandlingsprocessen i kommunstyrelsens internkontrollplan I dagsläget upprättar kommunstyrelsen ingen övergripande internkontrollplan för kommunen. Varje nämnd väljer själva ut de arbetsmoment/processer som skall granskas under året. Som underlag för urvalet till kontrollplanen skall en risk- och väsentlighetsanalys göras. Detta för att säkerställa att man prioriterat att utföra de interna kontrollerna där sannolikheten för fel är som störst samt där konsekvenserna är allvarliga. I kommunen finns ett nätverk där förvaltningarna regelbundet träffar och informerar varandra om pågående internkontrollarbete. Ekonomikontoret kommer på dessa nätverksträffar att aktualisera frågan om internkontroll i handelsprocessen. Nätverksgruppen har under projektfasen tagit fram ett förslag till ett reglemente för hur arbetet med intern kontroll skall ske i kommunen. I reglementet tydliggörs bland annat rutiner för uppföljning av den interna kontrollen. Detta innebär att i samband med inlämning av nämndernas verksamhetsberättelser kommer en rapportering av resultatet av de interna kontrollerna göras till kommunstyrelsen. Om nämnderna valt ut handelsprocessen som kontrollmoment kommer kommunstyrelsen således få en återrapportering av granskningsresultatet.
Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 162 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 120 marsks16d Ovanstående åtgärder kommer att innebära att den interna kontrollen förbättras på ett avsevärt sätt. Kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas verksamhet stärks vilket innefattar att möjligheten att bedöma effektiviteten i nämndens handelsprocess (se nedan). Ekonomikontoret anser att ovan föreslagna åtgärder ger kommunstyrelsen förbättrade möjligheter att ha uppsikt över nämndernas kontroll av verksamheten. Frågan om att lägga in uppföljning av upphandlingsprocessen i kommunstyrelsens internkontrollplan, enligt revisorernas förslag, får prövas i ett senare skede. Satsa på ytterligare fortbildning inom LOU och hanteringen av kommunens upphandlingsprocess i kommunens förvaltningar Inköpsavdelningen utbildar och informerar kommunens och bolagens anställda när de så önskar. Detta sker oftast i organiserade former hos förvaltningar och kommunala bolag där berörda kallas och där inköpsavdelningens personal anlitas som föreläsare. Utöver dessa så kallade skräddarsydda förvaltnings- och bolagsutbildningar finns inköpsavdelningen representerade med ett 2 timmars utbildningspaket i personalkontorets utbildningskatalog benämnt Upphandlingsprocessen. Detta utbud är tillgängligt för alla kommunanställda. Inköpsavdelningen är även involverad i personalkontorets utbildning central introduktion för anställda. Som komplement till de utbildningsinsatser som erbjuds i dagsläget, planerar inköpsavdelningen att utarbeta inköpsanvisningar tillgängliga via inköpsavdelningens hemsida. Att ytterligare utöka utbildningsinsatsen med de resurser som inköpsavdelningen för närvarande förfogar över är inte i dagsläget genomförbart.
Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 163 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 121 marsks16e Ekonomikontoret anser att man med ovanstående utbildningsinsatser tillgodoser det utbildningsbehov som finns och ställer sig därför tveksam till revisorernas förslag om ytterligare utbildningsinsatser. Komplettera den dokumenterade genomgången av leasingavtal vid 2007 års bokslut med klassificering av avtalen Leasingavtal kan klassificeras som operationella eller finansiella. Skillnaden mellan att behandla leasing-/hyresavtal som operationella respektive finansiella är stora. Operationella avtal bokförs som leasingavgifter eller hyror, exempelvis bokförs lokalhyror som lokalhyror. När det gäller finansiella avtal ska dessa först bokföras som skuld och anläggningstillgång avseende hela avtalsperioden. Dessa skall sedan varje månad upplösas som fiktiva avskrivningar och fiktiva räntekostnader och ränteberäkningarna är komplicerade, så varje avtal måste särbehandlas. De redovisade leasingbetalningarna kommer heller inte att stämma med de kostnader som bokförs. Enda sättet att kunna hantera detta är att manuellt varje månad beräkna och bokföra alla avtal ett i taget. Med hänsyn till det stora administrativa merarbete det medför att behandla avtal som finansiella, har istället valts att behandla alla avtal som operationella. De formella kraven för att avtal ska bedömas som finansiella består av ett antal villkor, varav det räcker med att ett villkor uppfylls för att avtalet ska betraktas som finansiellt. Det innebär i praktiken att det är en stor mängd avtal som egentligen ska behandlas som ägda, även om tanken aldrig varit att äga dem. När det gäller att redovisa avtalen som finansiella anser ekonomikontoret att det krävs för mycket administrativt merarbete för att det ska motivera sådan hantering. Däremot kan vissa typer av lokalhyresavtal komma att redovisas som finansiella. Hyresavtal, där tanken aldrig funnits att köpa lokalerna bör dock inte omfattas av detta.
Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 164 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 122 marsks16f Ekonomikontoret avstyrker revisorernas förslag och anser, i likhet med många kommuner, att det inte tillför något att lägga ner stort administrativt arbete enbart för att bokföra fiktiva uppgifter. Det väsentliga är att visa hur stora framtida kostnader kommunen bundit sig för och det redovisas redan. Avstäm förvaltningarnas uppgifter om framtida leasingkostnader mot inköpsavdelningens uppgifter om ramavtal Revisorerna har uppmärksammat att enligt ramavtalet för kopieringsmaskiner, ska alla maskiner återlämnas när avtalstiden är slut, oavsett när maskinerna erhölls. När nya maskiner erhålls skrivs ett kontrakt som gäller i 36 månader, men villkoren i ramavtalet går före. I de uppgifter som inlämnats, gällande framtida leasingkostnader i föregående bokslut, hade dock inte hänsyn tagits till detta. Anvisningarna till årsbokslutet har därför nyligen kompletterats med separat information till samtliga berörda gällande kopieringsmaskiner. Ekonomikontoret anser därför att det inte längre föreligger något behov av avstämning enligt revisorernas förslag. Övriga kommentarer och förslag Kommunrevisionen har ovan lyft fram flera rekommendationer till förbättringar och ekonomikontoret har ovan beskrivit sin syn på dessa. Flertalet av dessa förbättringar berör kommunens handelsprocess enligt nedan. Behov uppstår Upphandling Anskaffning Fakturahantering
Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 165 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 123 marsks16g Ekonomikontoret planerar att initiera ett förvaltningsövergripande projekt, med syfte att framför allt fokusera på förbättringar avseende aktiviteterna anskaffning och fakturahantering. Projektets huvudsakliga målsättning är att inom respektive förvaltning: förbättra avtalstroheten och därmed sänka inköpskostnaderna minska tidsåtgången för anskaffning och fakturahantering öka användningen av IT-stöd i handelsprocessen utföra ytterligare kompetensutvecklingsinsatser inom LOU Arbets- och personalutskottets förslag Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att - godkänna ovanstående yttrande som svar på kommunrevisorernas granskningsrapport. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att - godkänna ovanstående yttrande som svar på kommunrevisorernas granskningsrapport. Beslutsexpediering Kommunrevisionen, KPMG, ekonomikontoret