Protokoll från styrgruppens möte den 9 december 2015 På GR i Göteborg klockan 10.00-12.10 ande Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsens Miljöskyddsavdelning Johan Stern, Lidköping, Grästorp, Götene/Skaraborgs kommunalförbund Karin Lundborg, Länsstyrelsens Veterinär- och djurskyddsenhet Agneta Sander, Borås Stad/Sjuhärads kommunalförbund Monica Dahlberg, Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Joanna Friberg, Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Övriga deltagande Cecilia Lunder, projektledare Maria Nylén, projektledare Fastställande av dagordning och utseende av justeringsman Med kallelsen utsänd dagordning fastställs. Joanna Friberg utses att jämte ordföranden justera protokollet. Mötesplats Goda exempel Cecilia visar bilder samt redovisar resultat av den kursutvärdering som deltagarna fyllt i efteråt. Förväntningarna låg i genomsnitt på 7,1 och nöjdhet efteråt på 8,3. Sammanlagt 84 % svarar ja eller ja kanske på frågan om man tror att den egna arbetsplatsen kommer att prova nya arbetssätt eller på andra sätt utveckla verksamheten med inspiration från seminariet. På frågan vad som var bäst lyfter många inlednings- och avslutningstalarna Navid Modiri och Christina Stielli, blandningen av inspirationsföreläsningar och mer verksamhetsorienterade pass, stämningen, att få träffa kollegor och knyta nya kontakter, många enskilda intressanta pass som t.ex. motiverande samtal, Open-Space samt att jobba med visionen Det önskade läget i fokus. All dokumentation kommer läggas ut på webbplatsen innan jul. MVG:s ekonomi 2015 Cecilia redogör för ekonomirapporten som har gjorts för perioden januari-november, samt med en prognos för hela 2015. Enligt sammanställningen kommer vi att ligga precis inom ramarna för vår budget. Vi har under året lagt mycket projektledartid på Sida 1 av 5
arbetet med Mötesplats Goda exempel. I normalfallet budgeterar vi för att utbildningar och seminarier går jämnt upp, men på Mötesplats Goda exempel valde styrgruppen att lägga en del extra från Övriga utgifter. Kommunalförbunden får rekvisition från Länsstyrelsen för sin huvudmannaavgift för 2015, som de i sin tur fakturerar kommunerna enligt egen nyckel. Ekonomiredovisningen godkänns och Länsstyrelsen kommer så snart som möjligt att skicka rekvisition till kommunalförbunden. Länsmöten för livsmedelsinspektörer Monica på GR har fått in önskemål från GR-kommunerna om att det åter bör anordnas länsträffar för livsmedelsinspektörer, och vill lyfta frågan om detta för kommande VParbete. Karin önskar vidga frågan till att gälla även gällande VP för 2016. Maria redogör för bakgrunden när veterinär- och djurskyddsenheten gick in i MVG, då länsmötena blev en del av det arbete som lades i MVG-arbetet. Inför årets verksamhet beslutade styrgruppen att ta bort länsmöten från verksamhetsplanen. Livsmedelsverket ser idag ett tydligt behov av länsmöten, för information och samverkan. Många kommuner har också efterlyst dessa möten. För 2016 vill Livsmedelsverket ordna länsmöten, och dessutom möte om dricksvattenkontroll, samt även beredskapsövning dricksvatten för Västra Götaland och Halland (det senare gemensamt med Myndigheten för skydd och beredskap). Styrgruppen tycker att det är viktigt att vi i vårt arbete samverkar med t.ex. centrala myndigheter, och det sker med fördel i MVG:s regi. Viktigt att det inte bara blir ett informationsmöte utan att fokus ligger på de frågor som miljökontoren har behov av. Det finns också viktiga kopplingar mellan livsmedelskontroll och hälsoskyddsfrågor, där vi kan se synergieffekter genom gemensamma nätverk. Länsmöten för livsmedel ska vara en del av MVG:s verksamhetsplan. I verksamhetsplanen för 2016 läggs länsmöten till. Styrgruppen vill föra fram till Livsmedelsverket att det är mycket viktigt med en ordentlig framförhållning i planeringen som inkluderar kommunerna. Sida 2 av 5
Fråga om eventuellt oförutsett projekt 2016 Med tanke på nuvarande situation med flyktingar och asylboenden har frågan väckts om MVG och Miljösamverkan Halland ska arbeta med denna fråga under 2016. Vi behöver ett nätverk för att stötta arbetssätt och ge möjlighet till gemensamma tolkningar. Projektledarna har sett över planen för 2016 och föreslår att vi ska ta bort ett möte med beredningsgruppen samt senarelägga projektet Kemikalier i förskolan så det börjar i november istället för september. Problemen kring asylboenden är inte helt olika problemen kring äldreboenden, till exempel är det samma lagstiftning. Därför finns det en fördel att börja med asylboendeprojekt/nätverk, i mån av tid fortsätta med projektet om äldreboenden. Styrgruppen i Halland har i nuläget inte sett samma behov av ett projekt som Västra Götaland, och har därför beslutat att ett nytt projekt om asylboenden i nuläget inte ska ersätta något annat projekt i verksamhetsplanen. Det omprövas om behovet förändras. Styrgruppen i MVG anser att projektet behövs nu, och det uppfyller kriterierna för oförutsett projekt. Projektet Äldreboenden senareläggs eller utgår ut nuvarande verksamhetsplan. Ett telefonmöte med representant för styrgruppen i Halland behöver hållas. Ulrika och Johan deltar i mötet. Som ett tillägg till detta protokoll noteras att ett telefonmöte har hållits den 14 december mellan Ulrika Samuelsson, Johan Stern och Stefan Andersson. Vid detta möte kom vi överens om att starta ett projekt om asylboenden nu, och att preliminärt i juni 2016 ta ny ställning till om projektet Äldreboenden skjuts fram eller om det utgår ur nuvarande VP. Verksamhetsplanen och resurser för 2016 Projektledarna har samanställt de justeringar som behöver göras i verksamhetsplanen för 2016-2017 med anledning av beslut i styrgrupperna: Pilotprojekt jämställdhetsintegrering ska läggas in. Projektledarna har med stöd av beredningsgruppen valt ut projekt Redlighet kött som pilotprojekt. Det har gjorts utifrån de medskick som gjordes på det gemensamma mötet mellan styrgrupperna i höstas, samt den kunskap som länsstyrelseexpertis bidragit med. Sida 3 av 5
Senarelagd start av projektet om förorenade områden, till hösten 2016. Länsmöten ska läggas till VP 2016. Asylboendeprojekt tas in som ett oförutsett projekt, vilket får till följd att projektet Äldreboenden skjuts fram. Vi går ut med information via e-post till alla kontaktpersoner innan jul. I början av nästa år görs justeringar i själva verksamhetsplanen som publiceras på webbplatsen. Utvärdering och workshop 2016 Den 4 februari har vi bjudit in styrgruppen i Halland till en workshop som underlag för kommande utvärdering under året. Alla styrgruppsmedlemmar från båda styrgrupperna har bjudits in till workshopen. Även projektledarna deltar. Det vore mycket bra att anlita en extern processledare som inte är direkt inblandad i arbetet. I den utvärdering som ska göras, och där arbetsplatserna involveras, bör vi bland annat utvärdera vad som har varit bra i vårt arbete, de förhållandevis nya delarna med livsmedel och samarbetet med Halland, hur vi tagit omhand TUV i vårt arbete t.ex. arbetet med att närma sig det Önskade läget. På workshopen är en viktig fråga hur vi framledes kan arbeta mer med att följa upp effekten av vårt arbete. Chefsmöten under 2016 blir viktiga att använda för kommunikation med cheferna kring miljösamverkans arbete och resultat av den utvärdering som görs. Cecilia och ett par personer till kontaktas för att förebereda workshopen. Vi frågar Daniel och Stefan i Varberg. Agneta kontaktar Helsingborg och frågar om de har någon lämplig processledare. Extern processledare får ersättning. Styrgruppsmöten nästa år Den 4 mars är det ett gemensamt möte via lync med styrgruppen i Halland, och den 20 maj ett fysiskt möte. Sida 4 av 5
Vår styrgrupp ska ha ett möte preliminärt i början av mars, samt ett i början av juni för beslut om verksamhetsplan. Projektledarna ges i uppdrag att skicka en Doodleförfrågan för att hitta lämpliga datum. Övrigt Joanna Friberg ersätter från och med nu Monica Dahlberg i styrgruppen. Ulrika tackade Monica för styrgruppens räkning för hennes arbete i styrgruppen. På mötet idag har Agneta Sander representerat Sjuhäradskommunerna och Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund. Agneta kommer att lämna besked om vem som blir deras representant framöver. Ett förslag till reviderat styrdokument var uppe på mötet i september. Det beslutades då att det godkändes efter det att Martin och Monica, som inte var med på mötet, godkänt. Det har de gjort och därmed är det fastställt och kan publiceras. Märkningsprojektet: Förslag till slutrapport har skickats till båda styrgrupperna. Frågor eller något annat att säga om denna? Inga synpunkter, vilket innebär att den är godkänd. Verksamhetsberättelsen för 2015 utformas liksom tidigare år, dvs. som en presentation i första hand med politiker i miljönämnder som målgrupp. Agneta lyfter fram flippade möten som något vi skulle kunna prova framöver. En presentation förbereds med en film eller speakerröst, och sedan används mötestiden för diskussion. Det bör ingå i det uppdrag som projektledarna har fått att närmare undersöka möjligheter för t.ex. webbinarier och filmning av seminarier. Ulrika Samuelsson Ordförande Joanna Friberg Justerande Cecilia Lunder Sekreterare Sida 5 av 5