Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: 15-287.026 Styrelseärende 4 2015-12-11 Till förbundsstyrelsen Revisorernas bedömning av delårsrapport 2015 De förtroendevalda respektive auktoriserade revisorernas bedömningar av delårsrapport 2015 är utsända till förbundsstyrelsen inför sammanträdet 2015-12-11. Förbundsdirektören fick vid förbundsstyrelsens presidiums sammanträde 2015-11-23 i uppdrag att kommentera revisorernas rekommendation i granskningsrapporten per delårsbokslut augusti 2015. Förtroendevalda revisorer har avlämnat granskningsrapport per delårsbokslut augusti 2015. I granskningsrapporten framkommer att revisorerna, utifrån i rapporten nämnda iakttagelser, bedömer att delårsrapporten är upprättad i enighet med lagen om kommunal redovisning och i allt väsentligt ger en rättvisande bild av GR. Revisorerna bedömer även att resultatet enligt delårsrapporten är förenligt med de verksamhetsmål som förbundsfullmäktige uppställt. Revisorerna gör bedömningen att målarbetet kan utvecklas och lämnar en rekommendation till GR att tydliggöra en definition av god ekonomisk hushållning samt vilka finansiella och verksamhetsmässiga mål som är specifikt kopplade till detta. GRs kommentarer GR har under 2015 startat ett strategiskt utvecklingsarbete med att tydliggöra mål och styrdokument. Under året har förbundsordningen uppdaterats och en flerårig verksamhetsinriktning har arbetats fram som resulterat i ettåriga handlingsplaner som börjar gälla från 2016. GR kommer att fortsätta att utveckla och tydliggöra målarbetet enligt revisorernas rekommendation under 2016. Förslag till beslut Att anteckna mottagandet av revisorernas bedömning av delårsrapport 2015. Göteborg 2015-11-25 Helena Söderbäck /Haris Huric
J l ff OUW [_(,L Till förbundsfu llmäkti ge i G öteborgsre gionens kommunalförbund Till styrelsen i Göteborgsregionens kommunalforbund GRANSKNINGSRAPPORT DELÅRSBOKSLUT AUGUSTI 20 1 5 avseende Göteborgsregionens kommunalförbund, org ff 222000-0265 Uppdraget Vi, revisorer för Göteborgsregionens kommunalförbund, skall bedöma om resultatet i delårsrapporten är florenligt med de finansiella mål samt mål för verksamheten som förbundsfullmäktige beslutat. Vårt uppdraghar sin utgångspunkl i kommunallagens bestämmelser om god ekonomisk hushållning. Granslcning För att kunna uttala oss om huruvida Göteborgsregionens kommunalförbund har en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet har vi översiktligt granskat delårsrapporten per 2015-08-31. Kommunallagen fiireskriver att budgeten skall innehålla mål och riktlinjer for verksamheten samt mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning, såväl finansiella som verksamhetsmässiga mål. Dessa mål skall foljas upp i delårsrapporten och i årsredovisningen. En översiktlig granskning är väsentligt begränsad i förhållande till en revision och inriktad på övergripande analys och inte på detaljer i redovisningen. Ekonomiskt resultat Resultatet för perioden är positivt med 0,9 mnkl, vilket kan jämfciras med - 0,5 mnkr under motsvarande period foregående år. Prognosen för helåret 2015 pekar mot ett resultat pã_ 4,4 mnk. Underskottet i prognosen härleds huvudsakligen till kostnader i samband med flytt till nya lokaler. Det positiva resultat som uppnåtts per augusti beror till stor del på vakanta tjänster inom miljö- och samhällsbyggnad. Dessa tjänster är nu delvis tillsatta. Måluppfyllelse - God ekonomisk hushållning Göteborgsregionens kommunalforbund har inför budgetbeslutet avseende år 2015 fastställt övergripande verksamhetsmål samt verksamhetsmål för respektive styrgrupp. Uttalade finansiella mål samt definition av god ekonomisk hushållning saknas i såväl delårsbokslut som budget for 2015. I delårsrapporten redovisar Göteborgsregionens kommunalförbund måluppfyllelse per delårsbokslutet för samtliga uppsatta mål. Utifrån redovisningen framgår att de aktiviteter som genomförs eller genomförts är förenliga med de uppsatta målen och därmed bidrar till måluppfyllelse. Kommunalforbundet lämnar ingen prognos for huruvida de verksamhetsmässiga målen f<irväntas uppnås under 2015. Vidare kan det konstateras att de uppsatta målen varierar i tydlighet. Vissa mål är klart formulerade och mätbara, medan andra mål är mer abstrakta och därmed svåra att följa upp.
Till förbundsfullmäktige i Göteborgsregionens kommunalforbund Till styrelsen i Göteborgsregionens kommunalf<jrbund GRANSKNINGSRAPPORT DELÅRSBOKSLUT AUGUSTI 2015 avseende Göteborgsregionens kommunalförbund, org ff 222000-0265 Bedömning Revisorema bedömer, beaktat ovan nämnda iakttagelser, att delårsrapporten i huvudsak är upprättad i enlighet med lagen om kommunal redovisning och i allt väsentligt ger en rättvisande b ild av Göteb orgsre gionens kommunalforbund. Vidare bedömer vi, beaktat ovan nämnda iakttagelser, att resultatet enligt delårsbokslutet är forenligt med de verksamhetsmål som forbundsfullmäktige uppställt. Dock bedömer vi att målarbetet kan utvecklas och vi rekommenderar Göteborgsregionens kommunalforbund att tydliggöra en definition av god ekonomisk hushållning samt vilka finansiella och verksamhetsmässiga mål som är specifikt kopplade till detta. Göteborg den 6 november 2015 Thomas Svensson Christina Carlsson -- A Zt^,* J-4/.á *-/ ';/*, Çur^*ü.tr- Irene Hellekant Lars-Gunnar Landin Lars
Revisionsrapport 2015 GR Göteborgsregionens Kommunalförbund Lägesrapport 2015
Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund...2 1.2. Granskningsansats...2 2. Utförd granskning... 3 2.1. Bokslutsprocessen...3 2.2. Inköpsprocessen...3 2.3. Intäktsprocessen...4 2.4. Personalkostnader...4 2.5. Projektredovisning...5 2.6. Uppföljning från föregående års rapport...5 3. Identifierade eller befarade problem inför det kommande årsbokslutet... 7 1
1. Inledning 1.1. Bakgrund Som ett led i revisionen har våra noteringar från granskning av intern kontroll i redovisningen sammanställts. Sammanfattningsvis är det vår bedömning att den interna kontrollen i huvudsak är god. Vår granskning täcker endast områden och aspekter väsentliga för revisionen och är ej av sådan omfattning att den täcker in alla eventuella svagheter i rutiner och intern kontroll. 1.2. Granskningsansats Vår granskning av den interna kontrollen omfattar granskning och bedömning av följande processer och konton enligt upprättad riskanalys och granskningsplan: Bokslutsprocessen Inköpsprocessen Löneprocessen Intäktsprocessen Projektredovisning Ovanstående granskning av processer innebär att vi följer hela flödet, det vill säga, från det att en intäkt eller kostnad genereras tills dess att bokning i huvudboken utförs och slutlig reglering sker. Vi har även utfört vissa allmänna revisionsåtgärder såsom: Kontroll av avstämningar på väsentliga konton. Kontoanalys av väsentliga intäkts- och kostnadskonton Uppföljning av lägesrapport från 2014 års granskning Stickprov på momsredovisning 2
2. Utförd granskning 2.1. Bokslutsprocessen 2.1.1. Beskrivning av genomförd granskning Bokslutsprocessen är central utifrån att det sker en mängd avstämningar, reserveringar och bedömningar som kan påverka bokslutet. Den risk för fel, i redovisningen, som föreligger i bokslutsarbetet innebär att bokslutsprocessen alltid bedöms som väsentlig. Vi har gått igenom rutiner för bokslutsarbetet rörande ansvar, avstämningar, periodiseringar mm med representanter för kommunalförbundet. 2.1.2. Gjorda iakttagelser Det finns en tidplan för GR och för den sammanställda redovisningen. Instruktioner och mallar skickas ut till dotterbolagen inför bokslut. Delårsbokslut upprättas från och med år 2012. Vid uppföljning av föregående års lägesrapportering kan vi konstatera att det saknas en skriftlig rutinbeskrivning för hur bokföringsorder skall attesteras. Idag saknas en skriftlig rutinbeskrivning för hur attest av bokföringsorder skall ske. 2.1.3. Förslag till förbättringar Vi rekommenderar kommunalförbundet att dokumentera hur attest av bokföringsorder skall ske. 2.1.4. Kommunalförbundets kommentarer GR kommer att dokumentera hur attest av bokföringsorder skall hanteras. 2.2. Inköpsprocessen 2.2.1. Beskrivning av genomförd granskning Rutin för inköpsprocessen och hantering av behörigheter, attester mm har granskats. Vi har genomfört intervjuer med personal samt granskat ett flertal stickprov för att verifiera fakturornas utformning, kontering, attestering, koppling till verksamheten, beställning samt ramavtal. Ett särskilt framtaget granskningsprogram för väsentliga kontroller i processen har använts. 2.2.2. Gjorda iakttagelser Det finns en attestinstruktion. Enligt instruktionen och av oss granskade fullmakter krävs det två i förening för att utföra betalningar. Vi har noterat att det saknas en årlig medarbetarbekräftelse som intygar att samtliga medarbetare som upphandlar eller avropar är införstådda med gällande regler. En översyn har gjorts av rutinerna vid avslut av anställning för att säkerställa att endast behöriga har fullmakt till bank. 3
2.2.3. Förslag till förbättringar Vi rekommenderar att det inhämtas en årlig medarbetarbekräftelse som intygar att samtliga medarbetare som upphandlar eller avropar är införstådda med gällande regler. 2.2.4. Kommunalförbundets kommentarer I dag har GR i sin introduktion vid nyanställning en rutin där nyanställd tar del av samtliga policy- och riktlinjer. I GRs internkontrollplan står inskrivet att dels årligen presentera GRs policy- och riktlinjer samt även internt uppmana medarbetare att ta del av beslutade policyoch riktlinjer. GR kommer att undersöka olika alternativ för att årligen inhämta medarbetabekräftelse av samtliga medarbetare som upphandlar eller avropar är införstådda med gällande regler. 2.3. Intäktsprocessen 2.3.1. Beskrivning av genomförd granskning Vi har granskat rutin för intäkter och kreditfakturor och kommunalförbundets egna kontroller och uppföljningar. Vi har genomfört intervjuer med personal samt granskat ett flertal stickprov för att granska intäkterna. Ett särskilt framtaget granskningsprogram för väsentliga kontroller i processen har använts. 2.3.2. Gjorda iakttagelser Vi har noterat att det inte görs några dokumenterade kontroller av ändringar i grunddata. 2.3.3. Förslag till förbättringar Vi rekommenderar att kommunalförbundet upprättar en dokumenterad kontroll av samtliga ändringar av grunddata såsom priser, rabatter mm. 2.3.4. Kommunalförbundets kommentarer GR kommer att upprätta en dokumenterad kontroll av ändringar i grunddata. 2.4. Personalkostnader 2.4.1. Beskrivning av genomförd granskning Vi har granskat löneprocessen och gått igenom väsentliga kontroller i enlighet med särskilt framtaget granskningsprogram samt genomfört en så kallad walkthrough, vilket innebär att 4
vi följer en medarbetares lön från registrering till dess att lönefil godkänns och skickas vidare för betalning. Därutöver har ett antal löner stickprovsmässigt granskats mot dokumenterade underlag. 2.4.2. Gjorda iakttagelser Vi har noterat att det inte görs någon kontroll av ändring av fasta data i lönesystemet. Detta är en notering som kvarstår från tidigare år. Vidare har vi vid ett stickprov av reseutlägg noterat att det saknas attest av närmast överordnad. 2.4.3. Förslag till förbättringar Vi rekommenderar att kommunalförbundet ser över möjligheten att upprätta en dokumenterad kontroll av samtliga ändringar av fasta data i lönesystemet. Vidare rekommenderar vi att utlägg som anställd personal gör alltid attesteras av närmast överordnad. 2.4.4. Kommunalförbundets kommentarer GR har en rutin för attest av reseutlägg och kommer undersöka vad avvikelsen beror på. Idag har GR en rutin där Förbundsdirektören gör stickprovskontroll av lönefil innan fil skickas till bank. GR kommer undersöka möjligheten att utveckla rutinen för att ytterligare säkerställa hanteringen. 2.5. Projektredovisning 2.5.1. Beskrivning av genomförd granskning Vi har översiktligt granskat projektredovisningsprocessen genom intervju och stickprovs vis granskning av intäkter och kostnader i projekt. 2.5.2. Gjorda iakttagelser Uppföljning av projekt görs av respektive projektledare. Avslutning av projekt initieras av respektive projektledare. Vi kan konstatera att rutiner för projekt fungerar väl. 2.6. Uppföljning från föregående års rapport 2.6.1. Behörigheter till ekonomisystem Föregående år rekommenderades GR att kontakta systemadministratörer för att få veta exakt vika rättigheter som ingår i varje behörighetsområde/nivå och att man därefter ännu en gång ser över behörighetsstrukturen i Raindance. 5
Vi kan konstatera att GR varit i kontakt med systemadministratören och vet vilka rättigheter som ingår i respektive behörighetskategori. GR har sett över behörighetsstrukturen och konstaterar att den är ändamålsenlig för verksamheten. Vi har inte några ytterligare noteringar kring behörigheter. 2.6.2. Fakturering enligt entreprenadavtal mellan ISGR och GR Tidigare år rekommenderades GR att ändra utformningen av entreprenadfakturan så att mervärdeskattelagens regler uppfylls. GR har ändrat utformningen av fakturering till ISGR så att man numera följer mervärdesskattelagen. 2.6.3. Riskanalys och intern kontrollplan GR rekommenderades föregående år att fortsätta arbetet med sin riskanalys och intern kontrollplan och löpande gå igenom den för att anpassa den till förändringar i verksamheten. Vidare rekommenderades GR att arbeta enligt plan för att ta fram för verksamheten relevanta policys. GR rekommenderades att se över möjligheten att införa ett avvikelsehanteringssystem för att underlätta för anställda att uppmärksamma oegentligheter eller andra viktiga frågor som annars kan vara svåra att identifiera. Vi kan vid årets granskning konstatera att GR har diskuterat frågan avseende avvikelsehanteringssystem. 2.6.4. Kommunalförbundets kommentarer GR konstaterar att det är viktigt att ha arbetssätt som stödjer utveckling och ständiga förbättringar i organisationen. Det innebär att anställda ska veta hur en avvikelse från rutin eller vedertaget arbetssätt-eller misstanke därom- ska hanteras. Det här är en viktig del i organisationsstrukturen och handlar ytterst om tydlighet samt öppet och tillåtande klimat. I en sådan miljö är det naturligt att inom sitt ansvarsområde ta upp och påvisa eventuell misstanke om oegentligheter eller avvikelser som på något sätt riskerar att skada organisationen eller förtroendet för den. 6
3. Identifierade eller befarade problem inför det kommande årsbokslutet Vi har inte, förutom ovanstående noteringar, identifierat några problem med avseende på det kommande årsbokslutet. Göteborg den 27 oktober 2015 Hans Gavin Huvudansvarig revisor Ernst & Young AB Maria Strandberg Granskningsledare Ernst & Young AB 7