Styrgruppsmöte Handelsutvecklingsprojekt Protokoll (Se mötesanteckningar i rött) Tid: 13/3-2012 kl. 08.00-10.00 Plats: Infocenter Karlsborg Deltagande Carolina Löfstrand Peter Karlsson Joakim Landelius Micael Törnqvist Peter Lindroth Projektledare Näringslivschef KUB Karlsborg Handel, Landelius Mölltorp, Bilomarin Karlsborgs Kommun Styrgruppen ansvarar för de strategiska och ekonomiska besluten. Projektledarensamordnar projektet och agerar utifrån direktiv från Leaderansökan och vad styrgruppen beslutar. 1. Vad har hänt sedan sist? 1.1 Enkätundersökning Lina redogör för statusen angående enkäten. Ett utkast till enkäten (frågorna) är framtaget, se bifogat. Kostnader enkätundersökning Kr Utskick Magnus direktreklam 3700 Webverktyg 5000? Papper(A4), Kuvert.. ca: 3000 Svarsporto 2kr/inskickat brev (MD) 2000? Summa 13700 Styrgruppen ansåg att utskick och insamling av formulären ska ske via Magnus direktreklam. Det är bra om enkäterna kommer ut i och med Karlsborgsbladets utskick denna månad. Deadline senast 23/3. Webverktyget för 5000 kr kommer inte att köpas utan ett webformulär tas fram av Lennart på KUB. Enkäten kommer vara länkad till från KUBs och kommunens hemsida. Lina tar upp följande kommentarer från mötet med Projektgruppen: Styrgruppen frågade om det finns möjlighet att ta reda på hur mkt pengar som Karlsborgs invånare konsumerar utanför kommungränsen. På fråga nr. 1 i enkäten kanske man behöver ha med något mellanting, typ ofta-sällan? Insamlingslådor kanske behövs på alla dagligvarubutiker utöver de ställen som redan beslutats? Lina skickar ut infomail/påminnelse till alla företag om att enkäten skickas ut.
Lina kollar offert på Lundgrens tryckeri samt om Magnus Direktreklam. Kanske är det billigare än att köpa materiel och printa själva? Var kan man mer påminna om enkäten, utöver SLA och kommunens hemsida? Eventuellt skyltar vid infarter? 1.2 Översiktsplan, - en del av Karlsborg Handels målbild: (det offentliga rummetsamt Kommunen). Arkitekten Nils Björling presenterade översiktsplanen som görs åt Kommunen. Däri finns bra underlag och information som kan användas i Handelsutvecklingsprojektet. Handelsperspektivet är även en viktig del somöversiktsplanen behöver ta i beaktning. Under tiden som den utformas håller Lina kontakt med Nils för informationsutbyte. Lina stämmer av med Karlsborg Handel vilka punkter de vill trycka på i Översiktsplanen. Lina kollar även med Karin Stattin angående beslut, som exempelvis att flytta torghandeln ner mot vattnet, hur dessa kommuniceras vidare till övriga intressenter. 1.3 Gemensam marknadsföring - en del av Karlsborg Handels målbild(samarbete, Turism). Ett bra exempel på samverkan där verksamheter drar nytta av varandra, och där Karlsborg marknadsförs i ett gemensamt grepp,har startats upp. Här är både Turism, Handel och eventuellt föreningslivet i Karlsborg engagerade. Projektet bör kunna ta fram verktyg och en strategi för att öka förutsättningarna för sådana här samarbeten, att användas nu och även när projektet tar slut. Denna punkt diskuterades en hel del och det finns stor utvecklingspotential för mer samarbete inom kommunens alla verksamheter. Micael presenterade Askersunds informationstidning som en inspiration till hur Karlsborg skulle kunna arbeta med detta. Peter har ett förslag om att Info huset ska agera som en övergripade spindeln i nätet där information samlas för att sedan spridas vidare till hela kommunen. Vi ska jobba vidare med detta, men hur måste diskuteras vidare. 1.4 Utbildning - en del av Karlsborg Handels målbild. Projektet har fått en offert från säljinspiration på en relativt heltäckande utbildning (info om utbildningen samt offerten är bifogad). Tyvärr sväljer
kostnaden för utbildningen nästan halva projektbudgeten. Alla var överens om att Säljinspirations offert var för dyr i nuläget. Generellt är kurser och föreläsningar dyra (i alla fall om vi utgår från projektbudgeten) så vi behöver hitta alternativ och en långsiktig plan, samt finansieringsplan för kompetenshöjande. - Peter och Lina kollar på ett annat EU-projekt som är inriktat enbart på kompetenshöjande. Detta skulle kunna bli ett sidoprojekt till handelsutvecklingsprojektet, eller påbörjas efter handelsprojektets slut. Det är tidskrävande och komplicerat att ansöka om dessa pengar men Peter K. undersöker vidare. - Peter har erbjudit sig att hålla utbildning som skulle kunna likna säljinspirations. Detta blir i så fall en basutbildning/kickoff. - Lina föreslår att projektet sammansätter en arbets-/projektgrupp som kan jobba mer inriktat med dessa frågor? Joakim tar upp denna fråga med Karlsborg Handel. Handlarna behöver specificera inom vilka områden som utbildning är mest relevant. Lina kollar med Skövde Högskola om det finns någon möjlighet att köpa utbildning från dem, samt andra alternativ. 1.5 Fastighetsägare, representant i Styrgrupp Christer(HotelCarlsborg) har tackat nej till att sitta i styrgruppen. Lina försöker få svar från Stig Uno Svensson istället. Lina kontaktar Stig Uno igen. 1.6 Hemsidor - en del av Karlsborg Handels målbild. Olikaförslag, angående hur handlarnas och servicenäringens hemsidor kan bli bättre i och med en gemensam plattform eller portal, har kommit in från Micael, Peter K, Handlarna m.fl. Även här kanske en projektgrupp bör tillsättas för att ta fram de bästa alternativen som finns att välja mellan? Lina sammansätter en projektgrupp för att ta fram olika alternativ att presentera för styrgruppen. Micael erbjöd sig att vara med. Joakim kollar med Karlsborg Handel efter en representant. Lina kolar med Kajsas Web samt andra frivilliga som har kunskap inom media och marknadsföring. 2 Vad händer härnäst? 2.1 Kickoff/ SWOT-analys VI behöver boka en dag(halvdag) för att ta fram Karlsborgs svagheter, hot, styrkor och möjligheter. Då kan vi även bjuda in andra utöver representanter från styrgruppen. Förslag på tid/datum samt om fler som bör vara med? Även om vissa delmål har påbörjats är vi fortfarande i uppstart/planeringsfasen.
Datumet den 10.e April kl. 13.00- (och en bit in på eftermiddag kväll) är bokat. Lina bokar antingen Sätra Herrgård eller Gammalruds brygga och planerar eftermiddagens agenda och workshop samt mat. Lina bjuder även in fler personer som representerar olika områden i Karlsborg: Thorbjörn Ingvarsson (Fritid, föreningssamornre), Susane Böttiger (Företagarna), Stefan Nordqvist(marknadsföring), Christian Lewenhaupt(Karlsborgs vandrarhem), Maria S. eller Pelle L.(Turism), Thomas Johansson(Kommunchef). Styrgruppsmötet den 10/4 ställs in och vi satsar på SWOT/Kick off istället. Återkommer med agenda och plats.
4. Budget "Fasta" kostnader År1 År2 Projektledarlön, + administration 303 960 kr 303 960 kr Milersättning 12 800 kr 12 800 kr Möteskostnader 6 000 kr 6 000 kr Dator 6 500 kr Övriga kostnader Summa kostnader: 329 260 kr 322 760 kr Finansiering totalt 485 510 kr 384 760 kr Pengar kvar att disponera. 156 250 kr 62 000 kr Pengarna går att flytta mellan år 1 och 2. 5. Övrigt 6. Nästa styrgruppsmöte Tid: tisdag 10/4-2012 kl. 08.00-10.00 Kick off/swot kl 13.00 istället för mötet på morgonen. Plats: Infocenter Karlsborg