Mall för Upphandling: DU-UPP14-007 Dyslexiutredningar vuxna och skolbarnsutredningar 1 AVTALET 1.1 Avtalsparter Köpare Landstinget Sörmland 611 88 Nyköping Organisationsnummer: 232100-0032 Telefon: 0155-24 50 00 E-post: landstinget.sormland@dll.se Hemsida: www.landstingetsormland.se Kontaktperson för avtalet Annica Johansson Adress: Landstinget Sörmland Inköp Sörmland Västmanland 631 88 Eskilstuna Telefon: 016-10 49 14 Mobil: 070-685 10 20 E-post: annica.johansson@dll.se Kontaktperson verksamhet Leverantör Organisationsnummer: Telefon: E-post: Hemsida: Kontaktperson för avtalet Adress: Telefon: Mobil: E-post: Kontaktperson verksamhet Adress: Landstinget Sörmland Telefon: 016-xx xx xx Mobil: E-post: @dll.se Adress: Telefon: Mobil: E-post: SID 1(15)
Innehållsförteckning 1 AVTALET 1 1.1 Avtalsparter 1 1.2 Avtalsform 4 1.3 Avtalstid 4 1.4 Omfattning 4 1.5 Uppdragsansvarig 4 2 KRAV PÅ LEVERANTÖREN 5 2.1 Leverantörens ansvar och skyldigheter 5 2.2 Ansvarsförsäkring 5 2.3 Anlitande av under- resp medleverantör 5 3 TJÄNSTENS OMFATTNING 6 3.1 Leverantörens åtagande 6 3.2 Journalhantering 6 3.3 IT 6 3.4 Tolk 6 3.5 Lex Maria 6 3.6 Fel och brister 7 3.7 Uppföljning och rapportering 7 3.8 Medicinsk och ekonomisk revision 7 4 KOMMERSIELLA VILLKOR 8 4.1 Ersättning 8 4.1.1 Patientavgifter 8 4.1.2 Utebliviet besök 8 4.2 Prisjustering 8 4.3 Fakturerings- och betalningsvillkor 9 4.3.1 Faktureringsvillkor 9 4.3.2 Elektroniska fakturor alternativt scanning av faktura 9 4.3.3 Betalningsvillkor 10 4.3.4 Dröjsmålsränta 10 4.4 F-skatt 10 5 ÖVRIGA VILLKOR 11 5.1 Ändringar och tillägg 11 5.2 Handlingars inbördes ordning 11 5.3 Information 11 5.4 Överlåtelse av avtal eller ägarskifte 12 5.5 Uppgifter på landstingets webbsida 12 5.6 Marknadsföring 12 5.7 Hävning 12 5.8 Omförhandling 13 5.9 Befrielsegrunder (Force Majeure) 13 5.10 Sekretess 14 SID 2(15)
5.11 Tvist 14 5.12 Antidiskriminering 14 6 UNDERSKRIFTER 15 Bilagor Avtalet omfattar utöver detta upphandlingskontrakt följande bilagor vilket kompletterar varandra och utgör en integrerad del av kontraktet. Administrativa föreskrifter, daterad 2014-04-22 Kravspecifikation, daterad 2014-04-22 Konsensusmodell DIK logoped, Konsensusdokument. Antaget av logopeder inom Nätverk Dyslexilogopeder 2004, uppdaterat 2009. Anm: Texter markerade med blå teckenfärg kommer att fastställas i samband med upprättandet av upphandlingskontraktet. Ovanstående bilagor tillförs i samband med upprättandet av det slutliga upphandlingskontraktet. SID 3(15)
1.2 Avtalsform Denna upphandling avser ramavtal på tjänster enligt beskrivning i bifogad Kravspecifikation och Mall för upphandlingskontrakt. 1.3 Avtalstid Avtalet gäller 2014-07-01 2016-06-30 med option för köparen om förlängning maximalt två (2) år. Förlängning av ramavtalet ska meddelas senast tre månader innan avtalet upphör eller vid senare tidpunkt om parterna är överens om det. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. 1.4 Omfattning Leverantören åtar sig till köparen leverera tjänster i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. Tjänsterna ska uppfylla köparens krav på hög och jämn kvalitet. Detta kontrakt avser följande ort/orter: Nyköping Eskilstuna Katrineholm Köparen kan inte garantera volymen för dessa tjänster. 1.5 Uppdragsansvarig Ombuden ska vara behörig att besluta eller omedelbart kunna inhämta beslut i frågor rörande uppdraget. Beställarens ombud: Leverantörens ombud: SID 4(15)
2 KRAV PÅ LEVERANTÖREN 2.1 Leverantörens ansvar och skyldigheter Leverantören har det fulla ansvaret för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar, förordningar och föreskrifter samt enligt landstingets policy och riktlinjer som berör överenskommet uppdrag. Leverantören åtar sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till eventuellt nya lagar och förordningar som berör den typ av tjänst som avtalet avser. Leverantören har totalt ekonomiskt ansvar för att bedriva verksamheten enligt detta avtal, vilket omfattar nödvändig personal, utrustning och lokaler samt för övriga kostnader som är förenade med verksamheten. Leverantören har ensam arbetsgivaransvaret för den egna personalen och för av leverantören kontrakterad personal. 2.2 Ansvarsförsäkring Leverantören ska se till att denne, dess personal och av denne anlitad personal, omfattas av försäkring som täcker såväl sak-, person-, ideell som ekonomisk skada eller förlust förorsakad av leverantören, dess personal eller av denne anlitad personal. På anmodan ska leverantören skicka bevis om sitt försäkringsskydd till köparen. Landstinget har ett övergripande ansvar att teckna patientförsäkring för samtliga länsinnevånare. 2.3 Anlitande av under- resp medleverantör Leverantören får anlita under- eller medleverantörer för genomförandet av sina åtaganden enligt avtalet. Annan under- eller medleverantör än de som angivits i anbudet får dock inte anlitas utan köparens godkännande. Om leverantören utnyttjar under- eller medleverantör för genomförande av hela eller viss del av uppdraget, svarar leverantören för under- eller medleverantörens arbete som för sitt eget enligt detta avtal. Samtliga anlitade under- eller medleverantörer ska efter uppmaning kunna redovisas skriftligen till köparen. Under- eller medleverantörers arbete ersätts högst i enlighet med de grunder som gäller för leverantören. SID 5(15)
3 TJÄNSTENS OMFATTNING 3.1 Leverantörens åtagande Leverantörens åtagande i avtalet omfattar beställarens behov av tjänster enligt kravspecifikation. 3.2 Journalhantering Leverantören ska upprätta patientjournal och bevara journalinformation enligt gällande lagar och förordningar. Om den verksamhet som regleras enligt detta avtal upphör ska patientjournalerna finns verksamheten hanteras i enlighet med gällande lagstiftning. Enligt Patientdatalagen (2008:355), 16 : En journalhandling ska bevaras minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att vissa slags journalhandlingar ska bevaras under längre tid än tio år. Vårdgivaren kan till IVO, inspektionen för vård och omsorg, ansöka om att journalerna omhändertas efter att verksamheten upphört. Landstinget Västmanland omhändertar då journalerna. 3.3 IT För informationsöverföring, kommunikation mm ska leverantören på mottagningen ha ett fungerande e-postsystem. Leverantören ska också kunna skicka faktura med filöverföring enligt köparens rutiner. Se landstingets hemsida www.landstinget.sormland.se under fliken Hälsa och vård/privata vårdgivare/primula. 3.4 Tolk Vid behov av tolktjänst ska leverantören anlita tolk eller tolkförmedling med vilken köparen har avtal. Annan tolkförmedling får anlitas om köparen godkänt detta. 3.5 Lex Maria Leverantören ska enligt Lag om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område (SFS 1998:531) rapportera till Socialstyrelsen om en patient i samband med vård, behandling eller undersökning drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom. SID 6(15)
Leverantören är skyldig att till köparens chefsläkare översända en avidentifierad kopia av anmälan till Socialstyrelsen. 3.6 Fel och brister Vid fel och brister i verksamhetens utförande ska leverantören efter skriftligt påpekande från köparen utan dröjsmål vidta rättelse. Leverantören ska utan dröjsmål underrätta köparen när fel avhjälpts. Upprepade uppenbara mindre fel och brister i förhållande till uppdraget och som inte avhjälps ska anses utgöra väsentligt fel i verksamhetens utförande. 3.7 Uppföljning och rapportering Uppföljning av verksamheten ska ske gemensamt mellan köparen och leverantören. Leverantören ska, om inte annat överenskommes, ta initiativ till och protokollföra minst fyra uppföljningssammanträden per år. Protokollet ska undertecknas av parternas utsedda representanter. Leverantören ska vid anmodan lämna statistikuppgifter avseende t.ex. kvantiteter och inköpsbelopp totalt, per varugrupp och per beställande enhet. Redovisning ska ske minst en gång per år. Leverantören ska informera köparen om samtliga förhållanden som kan bedömas vara av vikt för fullföljandet av avtalet. 3.8 Medicinsk och ekonomisk revision Köparen har rätt att hos Leverantören inspektera arbetet för att säkerställa att av köparen beställda tjänster uppfyller överenskomna krav och specifikationer. Köparen har rätt att på egen bekostnad, låta genomföra en medicinsk revision av verksamheten. Den medicinska revisionen ska, om köparen så begär, omfatta granskning av alla sådana uppgifter som Leverantören kan lämna ut enligt reglerna i SFS 2010:659 Patientsäkerhetslag till den som utför revisionen. Leverantören får i sin tur lämna ut uppgifter om enskild patient endast om det är förenligt med gällande lag. Köparen har rätt att med hjälp av auktoriserad revisor företa en ekonomisk revision av Leverantörens fakturaunderlag. Leverantören ska i samtliga fall ovan vara behjälplig med att, efter prövning enligt SFS 2010:659 Patientsäkerhetslag, biträda granskaren i arbetet bl.a. genom att ställa nödvändig dokumentation till förfogande. SID 7(15)
4 KOMMERSIELLA VILLKOR 4.1 Ersättning Ersättning utgår per utredning med fast arvode om svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt. Priser ska innehålla samtliga kostnader som kommer att belasta uppdragsgivaren vid nyttjandet av tjänsterna. Det betyder att leverantören själv ska ansvara för eventuella rese- och traktamentskostnader samt alla övriga overheadkostnader som kan bli aktuella vid utförandet av aktuell tjänst, d.v.s. att alla omkostnader ska vara inräknade. 4.1.1 Patientavgifter Leverantören ska tillämpa köparens regler för patientavgifter enligt köparens Avgiftshandbok, bilaga. Köparen erhåller debiterade patientavgifter. Mottagna kontanter överförs till köparen enligt av köparen fastställd rutin. 4.1.2 Utebliviet besök Ingen ersättning skall utgå till vårdgivare vid uteblivet besök. Om patient uteblir från bokat besök ska remiss återsändas till ÖNH med notering om uteblivet besök. 4.2 Prisjustering Ersättning ska vara fast under 1:a avtalsåret. Från 2015-07-01 justeras ersättningen årsvis med vårdprisindex (VPI) som fastställs och publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Ersättningen för respektive behandlingsform år 2015 räknas om med det fastställda procenttalet år 2014 enligt formeln A*(1+p/100) = B där A är ersättningen per behandlingsform år 2014, p är det fastställda procenttalet och B är ersättningen per behandlingsform 2015. VPI för 2015 fastställs under december 2014. Leverantör som vill justera sina priser i enlighet med ovanstående regel ska skicka in en underskriven prisjustering till köparen. Justeringen ska innehålla de nya priserna samt en beskrivning hur ovanstående regel har tillämpats. SID 8(15)
4.3 Fakturerings- och betalningsvillkor 4.3.1 Faktureringsvillkor Köparen betalar inte expeditions-, faktura- eller andra avgifter från leverantören eller tredje part. Dessa kostnader ska vara inräknade i priset och inte föranleda särskild debitering. Fakturering ska ske månadsvis och omfatta samtliga uppdrag under föregående månad samt vara specificerad per avropande verksamhet. Varje faktura ska avse faktiskt antal utförda uppdrag under föregående månad. Debitering för uppdrag äldre än tre månader beaktas inte. Fakturering ska ske till i avtalet angiven fakturaadress. Faktura ska uppta det belopp som leverantören är berättigad till vid avsett betalningstillfälle. Är parterna oense om någon del av fakturan ska ostridigt belopp betalas inom angiven tid. 4.3.2 Elektroniska fakturor alternativt scanning av faktura Säljaren ska sända elektronisk faktura (E-faktura) enligt någon av de rutiner som Landstingen tillhandahåller enligt vid var tid gällande regler och rutiner. I det fall antagen leverantör inte har möjlighet att sända elektronisk faktura kommer texten i detta stycke att anpassas till att gälla scanning av fakturor med angivna faktureringsadresser och villkor för scanning. Faktura ska innehålla specifikation om vad fakturan avser, referensinformation t.ex. kontraktsnummer, Köparen ordernummer och Köparens referenskod, samt i övrigt för kontraktet tillämpliga uppgifter. Leverantören ansvarar för att faktureringsrutinen införs och efterlevs. Nödvändig kontakt tas med Köparen. För aktuell information om Landstingens rutiner och olika alternativ för elektronisk fakturering se Landstingens hemsidor. http://www.landstingetsormland.se/faktura och http://www.ltv.se/faktura Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland är skilda organisationer, det innebär att Leverantören ska fakturera vartdera Landsting för sig. SID 9(15)
4.3.3 Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot leverans eller faktura inte föreligger, sker betalning inom 30 dagar räknat från fakturadatum om inget annat framgår av ovanstående faktureringsvillkor. Motsvarande bestämmelser gäller för avtalad delleverans. 4.3.4 Dröjsmålsränta 4.4 F-skatt Leverantören åberopar F-skattsedel för all ersättning som härrör från detta kontrakt. SID 10(15)
5 ÖVRIGA VILLKOR 5.1 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för köparen och leverantören. 5.2 Handlingars inbördes ordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. detta avtal med bilagor 3. eventuella kompletteringar av anbudet 4. anbudet med bilagor 5. eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget 6. förfrågningsunderlaget med bilagor. 5.3 Information Landstingets informationsskyldighet Köparen åtar sig att informera allmänheten, leverantören och sin egen organisation om landstingets organisation, remissregler, jourverksamhet, avgifter, medborgarnas rätt till valfrihet. Köparen ska på ett opartiskt och likformigt sätt lämna aktuell information om såväl offentliga som privata vårdgivare som har vårdavtal med köparen. Leverantörens informationsskyldighet Enligt 3 kap 19 a kommunallagen ska köparen tillgodose allmänhetens önskemål och behov av insyn i hur uppdraget utförs. Leverantören förbinder sig att utan oskäligt dröjsmål, på begäran från köparen eller då allmänheten så påtalar, tillhandahålla, enligt vid var tid gällande lagar och regler, de handlingar och den information som är nödvändig för att tillförsäkra allmänheten nödvändig insyn i leverantörens verksamhet enligt detta avtal. Begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten utförs. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger köparen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för leverantören, SID 11(15)
om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos landstinget. Information som lämnats till landstinget enligt första stycket ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Meddelar- och yttrandefrihet för personal Med anledning av köparens ansvar i form av offentlig huvudman förbinder sig leverantören att se till att de regler kring meddelar- och yttrandefrihet som gäller för offentlig verksamhet även ska äga motsvarande tillämplighet för leverantörens anställda, anlitade underentreprenörer samt på annat sätt anlitad personal vad avser verksamhet enligt detta avtal. 5.4 Överlåtelse av avtal eller ägarskifte Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. En förutsättning för att leverantören ska få överlåta avtalet är att den leverantör, till vilken kontraktet är tänkt att överlåtas, kan uppvisa erforderliga yrkesmässiga och finansiella garantier motsvarande dem som ställts på den nuvarande leverantören. 5.5 Uppgifter på landstingets webbsida Leverantören godkänner att dennes namn och mottagningsuppgifter publiceras på landstingets webbsida. 5.6 Marknadsföring Hänvisning till uppdrag eller i övrigt till Landstinget Sörmland i reklam eller marknadsföring får inte göras av leverantören utan köparens skriftliga medgivande. Dock får Landstinget Sörmland anges i referenslistor och liknande. 5.7 Hävning Köparen har rätt att skriftligen säga upp detta avtal eller del därav till omgående upphörande om: leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in betalningarna eller på annat sätt kan antas vara på obestånd Köparen har rätt att skriftligen säga upp detta avtal eller del därav om: leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare SID 12(15)
leverantören i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter avsändandet av skriftligt meddelande härom leverantören bryter mot lag, förordning eller av myndighet utfärdad föreskrift leverantören, på grund av omständighet som anges under Force Majeure inte kan fullfölja sitt åtagande enligt avtalet under minst nittio dagar det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med den upphandling som har föregått tecknandet av avtalet och om dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning av tilldelning av avtalet. Köparen har, som en följd av detta, rätt att säga upp hela eller del av avtalet om det har ingåtts i förlitan på sådana oriktiga uppgifter leverantören under avtalstiden bryter mot gällande diskrimineringslagstiftning Hävningen träder i kraft trettio (30) dagar efter avsändandet av skriftliga uppsägningen. Leverantören har rätt att skriftligen säga upp detta avtal eller del därav om: köparen i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar full rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftligt meddelande därom köparen är i dröjsmål med betalning enligt punkt 13 ovan och inte erlägger betalning till leverantören senast trettio (30) dagar efter skriftlig uppmaning därom. 5.8 Omförhandling Parterna förebehåller sig rätten till omförhandling, om sådana politiska beslut eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för tidigare överenskommelse. Den andra parten ska meddelas om omförhandling senast fyra arbetsveckor i förväg. 5.9 Befrielsegrunder (Force Majeure) Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (Befrielsegrund), som ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, SID 13(15)
avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. För att få befrielse enligt ovan ska part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske. Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den part, som inte har åberopat befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav. 5.10 Sekretess Offentlighets- och sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och sjukvårdspersonal anställd av köparen. Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja köparens uppgifter, vilka de än är (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot köparen och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. 5.11 Tvist Tvist rörande detta upphandlingskontrakt skall avgöras av allmän domstol på ort där Köparen svarar i tvistemål. Svensk rätt skall tillämpas. 5.12 Antidiskriminering Leverantören åtar sig att inte bryta mot gällande diskrimineringslagstiftning. SID 14(15)
6 UNDERSKRIFTER Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt. Anm: Leverantörer behöver inte underteckna och återsända denna mall tillsammans med anbudet. Säljare: Köpare: Ort och datum Ort och datum Namn Namn SID 15(15)