2012-06-26 -~~GELHOL\1S KOMMUN Kommunrevisorerna Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Granskning av följsamhet mat tecknade ramavtal,--- ----~.,--~.. l' - ---- - -- 1.. : i ~ST't'.. ' <_. J~- '. - l ~ '... ' \. r r:~.. i--... 1 ~.. - :' :\ / '{! p,['j: 2012-06- 2 6~ i r ~~l0 12 1Cl9,- t...:... -... ~... ---- - " - På vårt uppdrag har genomfört en granskning av följ samhet mot tecknade ramavtal. Revisorerna har vid sammanträde 2012-06-13 beslutat anta föreliggande granskning såsom sin egen och överlämnar härmed densamma till kommunfullmäktige för kännedom och kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt tekniska nämnden. Med anledning av framförda synpunkter och bedömningar önskar revisorerna svar från kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt tekniska nämnden senast den 14 september 2012. Granskningsrapporten har också översänts till upphandlingsenheten för kännedom. Ängelholms kommuns revisorer /J (!fl, /f '} / tjt(?/1117~ r, ;;tl!llftt7/ Birgiyta Johanfsin sammankalland Kommunrevisorerna Postadress Angelholms kommun, 262 80 ÄNGELHOLM Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Internet www.engelholm.se ngelholm "" ~........... ~.... '.,._...,.
Följsanthet ntot tecknade rantavtal Ängelholms kommun 2012-06-13 r cari~gust at.fötkes ö n ; ~ Karin Andersson p wc
Innehållsförteckning l. Inledning 1.1 Bakgrund 1.2 Metod l l 2. Granskningens resultat 2 2.1 Möbler, textil 2 Ca 93 av inköpta möbler har inhandlats genom leverantörer som kommunen har avtal m~ 2 2.2 Data och telekommunikationsutrustning 2 2.3 Livsmedel 3 2,4 Läromedel, böcker 3 2.5 Undervisningsmaterial 4 2.6 Läkemedel (inkontinenshjälpmedel) 4 2.7 sjukvårdsmaterial 4 2.8 skolskjuts, frakt och transport 5 2.9 Kontorsmaterial 3 Bedömning 5 5
1. Inledning 1.1 Bakgrund Kommunens upphandling av varor och tjänster uppgår till betydande belopp varje år. Att teckna förmånliga ramavtal med leverantörer är ett sätt att erhålla varor och tjänster av god kvalitet till förmånliga priser. 1.2 Metod Granskningen bygger på upphandlingsstatistik från ekonomisystemet statistiken avser perioden 1 januari till31mars 2012. En avstämning av köptroheten i förhållande till tecknade ramavtal kommer att ske. Granskningen avgränsas till socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden och tekniska nämnden. Inom följande områden redovisas var kommunen har inhandlar varor för med större belopp förperiodenjanuari-mars 2012: Möbler, textil Data och telekomutrustning Livsmedel Läromedel Undervisningsmaterial Läkemedel sjukvårdsmaterial skolskjutsar, frakt och transport Kontorsmaterial Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 1 av 6
2. Granskningens resultat I följande avsnitt redovisas utfallet av respektive område med uppgift om leverantör, fakturerat belopp samt om ramavtal finns eller ej: 2.1 Möbler, textil Funkab AB 817 600 Ja Kinnarps AB 348 000 Ja Kinnarps i Helsingborg 257 600 Ja lcanobanken (IKEA) 27 700 Nej övriga 65 800 Summa 1 516 700 Ca 93 av inköpta möbler har inhandlats genom leverantörer som kommunen har avtal med. 2.2 Data och telekommunikationsutrustning Atea Sverige AB 635 300 Ja AV Syd AB 338 500 Ja Jansson DataSystem 93 400 Ja Axielllibra AB 92 700 Ja TDC Sverige AB 87 600 Ja Dustin AB 73 200 Nej Dell 47 100 Ja Kerfi AB 41 700 Nej övriga 57 000 Summa 1 466 500 Ca 88 procent av inköpt data och telekommunikationsutrustning har inhandlats genom leverantörer som kommunen har avtal med. I posten övriga ingår inköp från ett 15 tal olika leverantörer med mindre belopp. 2 av6
2.3 Livsmedel Servera R&S AB 3 762 600 Ja RP Frukt AB 1 11 9 300 Ja s kånemejerier 584 300 Ja Sjöstrand & Er. 171 000 Ja Ängelholms stormarknad 132 100 Nej Willys Lågpris 123 800 Nej Axfood Sverige 73 100 Nej Björk & Magnusson 67 300 Nej Fruktservice AB 35 300 Nej Krönleins Brygg. 30 700 Ja Citymat i Ängelholm 29 700 Nej Munka Allköp AB 29 500 Nej Berglunds Cafe 27 100 Nej KFSD AB KF 22 600 Nej övriga 141 600 Summa 6 350 000 Ca 89 procent av inköpta livsmedel har inhandlats genom leverantörer som kommunen har avtal med. I posten övriga ingår inköp från ett 40 tal olika leverantörer med mindre belopp. 2,4 Läromedel, böcker Leverantör Belopp (kr) Ramavtal Läromedia bokhandel 248 500 Ja Liber distribution 20 900 Nej övriga 40 700 Nej Summa 310 100 Ca Bo procent av inköpta läromedel har inhandlats av den leverantör som kommunen har avtal med. Övriga inköp av läromedel har skett från ett drygt 20-tal olika leverantörer. 3 av 6
2.5 Undervisningsmaterial Läromedia bokhandel 32 500 Ja Kerastase Paris 32 400 Nej Håralogi of Sweden 28 700 Nej Stena Stål AB 26 000 Nej IGR lndustriför. 22 800 Nej Liber Distribution 19 000 Nej Staples Seden 16 400 Ja övriga 241 500 Summa 419 300 Endast ca 11 procent av inköpt undervisningsmaterial har inhandlat av de leverantörer som kommunen har avtal med. Övriga inköp har skett från ca Bo olika leverantörer där avtal enligt uppgift inte föreligger. 2.6 Läkemedel (inkontinenshjälpmedel) Schenker Dedica 304 100 Ja OneMed Sverige 4 000 Ja, för sjukvårdsmat övriga g 000 Nej Summa 317 100 Ca 97 procent av inköpta läkemedel (inkontinentshjälpmedel) har inhandlats från leverantörer som kommunen har avtal med. Enligt uppgift från upphandlingsenheten saknas avtal för inköp av läkemedel. För sjukvårdsmateral finns avtal tecknat med OneMed. 2. 7 sjukvårdsmaterial OneMed Sverige 124 700 Ja övriga 7 700 Summa 132 500 Ca 94 procent av inköpta sjukvårdsmaterial har inhandlats från den leverantör som kommunen har avtal med. Övriga inköp har skett från 8 olika leverantörer. 4 av 6
2.8 Skolskjuts,frakt och transport skånetrafiken 2 795 200 Ja Bergkvarabuss 2 599 600 Ja Taxi Ängelholm 1 051 800 Ja starbussar 850 100 Ja Ohlssons AB 261 700 Ja (renhållning) Hallandstrafiken 113 700 Nej Ängelholms transport 42 100 Ja Loomis Sverige 28 300 Nej Swerock AB 22 600 Nej övriga 26 000 Summa 7 791 100 Ca 97 procent av utförda transporter har skett genom leverantörer som kommunen har avtal med. I posten övrigt ingår totalt ca 20 leverantörer. 2.9 Kontorsmaterial Gullbergs 159 100 Ja standardsystem 15 900 Nej SKL Kommentus 15 100 Ja Rahmqvist 23 100 Nej övriga 68 300 Summa 281 500 Ca 61 procent av inköpt kontorsmaterial har skett genom leverantörer som kommunen har avtal med (inkl. SKL Kommentus). Övriga inköp har skett från ett 30 tal olika leverantörer. 3 Bedömning Granskningens revisionsfråga har varit om socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden och tekniska nämnden följer tecknade avtal vid inköp av varor och tjänster utnyttjas möjligheten att teckna ramavtal i tillräcklig omfattning? Köptrohet per område: skolskjutsar, frakt och transport 97% Läkemedel (inkontinenshjälpmedel) 97% 5 av 6
Sju~årdsnnaterial 94% Möbler, textil 93% Livsnnedel 89% Data och telekonautrustning 88% Lärannedel Bo% Kontorsnnaterial 61% U ndervisningsnnaterial u % Resultatet visar att köptroheten är tillfredsställande för inköp inom skolskjutsar, frakt och transporter, läkemedel, sju~årdsnnaterial, möbler, textil, livsnnedel och data, telekom utrustning. För övriga onaråden anser vi att åtgärder behöver vidtas för att öka köptroheten mot gällande ramavtal. Granskningen visar även att inköp har skett från leverantörer där kommunen i nuläget saknar ramavtal. Vi anser att kommunen bör göra en översyn av om fler rannavtal behöver tecknas. Vidare anser vi att en inventering bör göras över vilka ramavtal som har tecknats lokalt av nämnderna. I samband nned denna granskning har vi uppmärksammat att det förekommer poster sonn redovisas på felaktigt konto. Av den anledningen anser vi att infornnation bör länanas onn tillämpningen av Ängelholms komnauns kodplan till budgetjverksannhetsansvariga, i syfte att förbättra ~aliten på redovisningen. Carl-Gustaf Folkeson Uppdragsledare KarinAndersson Projektledare 6 av 6