Frågor & Svar vid webbinariet 9 december om rapporteringen av 2015 års miljöledningsarbete inklusive redovisning enligt inköpsförordningen

1(10) SW E D I SH E N V IR O N M EN T A L P R OT E C T IO N AG E NC Y Frågor & Svar vid webbinariet 9 december om rapporteringen av 2015 års miljöledningsarbete inklusive redovisning enligt inköpsförordningen Innehåll Rapporteringens omfattning och miljöledningsförordningen... 2 Energianvändning... 4 Upphandling och avrop... 5 Tjänsteresor och transporter samt resfria möten... 7 Indirekt miljöpåverkan och koppling till miljökvalitetsmålen... 8 Bedömning och ranking... 8 Certifiering... 9 B E SÖ K: ST O C K H O LM V ALH A L L AV ÄG E N 195 Ö ST E R SU N D F O R SK AR E N S V ÄG 5, HUS U B P O ST: 106 48 ST O C K HO LM TEL: 010-698 10 00 F AX: 010-698 10 99 E-POST: R E G IST R AT O R@NAT U RV AR D SV E R K E T.SE IN T E R N E T: WWW. N AT U R V AR D SV E R K E T.SE

NATURVÅRDSVERKET 2(10) Rapporteringens omfattning och miljöledningsförordningen 1. Fråga: Är det samma frågor i rapporteringssystemet som i miljöledningsförordningens bilagor? Svar: Ja, i stort sett. Frågorna under fliken Frivilliga frågor i rapporteringssystemet återfinns inte i förordningen. 2. Fråga: Behöver jag gå in i båda förordningarna (2014:480 och 2009:907) för att täcka upp rapporteringssystemets frågor? Svar: Nej, redovisningen enligt inköpsförordningen (2014:480) ingår i bilagan till miljöledningsförordningen (2009:907). Det är samma frågor om energieffektiva inköp som vid förra rapporteringen hanterades via Excelbilagan. 3. Fråga: Kommer det att förenklas något den här redovisningsperioden? Det är många olika redovisningar som ska in. Näringsdepartementet/ Naturvårdsverket, Transportstyrelsen och Energimyndigheten? Svar: Den förenkling som sker i år är att de frågor som följer av redovisningen enligt inköpsförordningen (2014:480) är inlagda i rapporteringssystemet för miljöledning i staten (ingen separat Excelfil som vid förra rapporteringen). 4. Fråga: Kan man gå in och skriva i systemet under rapporteringsperioden och spara för att fortsätta senare eller måste allt in på en gång? Hur mycket av rapporten måste vara klart till 22 feb? Svar: Man kan påbörja rapporteringen i systemet och spara för att återkomma och registrera vid ett senare tillfälle. Rapporten ska vara inskickad till Naturvårdsverket via rapporteringssystemet senast 22 februari (samma datum då årsredovisningen ska skickas till aktuellt departement). 5. Fråga: Finns planer på att möjliggöra "rättning" av tidigare års rapportering? Svar: Nej, vi går inte in och rättar tidigare års rapporterade värden. 6. Fråga: Vem avgör om myndigheten har betydande påverkan? Kommer ni se över det? Vi gjorde en bedömning 2010 - bör den göras om igen nu? Svar: Respektive myndighet bedömer själva vilken verksamhet man bedriver som ger upphov till betydande miljöpåverkan. Naturvårdsverket går inte in och granskar detta. Bedömningen görs i samband med miljöutredningen och denna ska hållas aktuell genom att den ses över och uppdateras vid väsentliga förändringar i verksamheten eller minst vart femte år (4 miljöledningsförordningen). Om bedömningen gjordes 2010 senast så bör den göras om nu.

NATURVÅRDSVERKET 3(10) 7. Fråga: Står det inte i bilagan till förordningen vilka myndigheter har betydande miljöpåverkan? Svar: Ett förtydligande kommer här till 3 : - Första stycket - anger att de myndigheter som står uppräknade i 22-32 ska ha ett miljöledningssystem. - Andra stycket- säger att de myndigheter som har en betydande miljöpåverkan bör registrera sig enligt EMAS eller certifiera sig enligt ISO 14001. - Tredje stycket tydliggör att det i 22-32 finns angivet myndigheter som får ha ett förenklat miljöledningssystem läs dock detta ihop med 6. 8. Fråga: Har ni några tankar vad gäller hållbarhetsredovisning för myndigheter? Svar: I dagsläget finns inga krav på hållbarhetsredovisning utifrån kraven i miljöledningsförordningen. 9. Fråga: Kommer frågor om indirekt miljöpåverkan med i redovisningssystemet? Svar: Det är ingen förändring i kraven på redovisning av indirekt miljöpåverkan mot tidigare år. Vi har endast skapat ett eget inmatningsfält i systemet för dessa uppgifter i år för att tydliggöra att detta ska redovisas. 10. Fråga: Viss påverkan kan vara både indirekt och direkt - ska vi skriva dem i bägge rutorna då. Eller vill ni bara att vi ska ta med det som vi tagit upp i vår miljöutredning? Svar: Lägg in denna påverkan i båda rutorna och beskriv hur ni har resonerat. 11. Fråga: Kommer frivilliga delen om Grön IT vara med även i denna rapportering? Svar: Ja, och det är samma frågor som vid förra rapporteringen. Endast en mindre justering av formuleringen i fråga 4.1 (ordet ett är borttaget där man kan ange styrande dokument). 12. Fråga: Vi har problem att få in statistik från vår resebyrå. Vad händer om vi inte får in den innan deadline? Om uppgifter för större delen av året saknas? Svar: Man får jämföra med uppgifterna för föregående år och göra en uppskattning. Viktigt att ange detta under Beskrivning av eventuella problem och luckor i materialet och Hur är uppgifterna framtagna. 13. Fråga: Som högskola har vi ett antal program där studenter reser i utbildningssyfte. Ska vi räkna med studenterna som årsarbetskraft? Studenter använder också energi. Problematiskt om vi räknar på årsarbetskraft då vi har både studenter och anställda, vilket i sin tur genererar ett högre utsläpp för exempelvis högskolor då vi får ta studenternas utsläpp. Svar: Det är en viktig principiell fråga som lyfts här. En av poängerna med rapporteringen är möjlighet till jämförelse både över tid och mellan myndigheter. Efter att ha gått igenom hur alla universitet och högskolor

NATURVÅRDSVERKET 4(10) svarat i februari i år kan jag konstatera att enbart avlönad personal har räknats med. Det är helt rätt att universitet och högskolor p.g.a. sitt uppdrag kommer ha större ytor och högre energianvändning än en myndighet med enbart lokaler för den egna personalen. Detsamma gäller i vissa fall om studenter räknas med i myndighetens uppgifter om resor. Denna fråga behöver utredas vidare (jmfr. regeringsuppdrag om resfria möten 2016). Naturvårdsverket kommer att sammankalla till ett möte i frågan. I rapporteringssystemet ska årsarbetskrafter (motsvarande uppgiften i årsredovisningen) anges under Basdata, men man kan i kommentarsfält 1.4 a eller b ange om studenters resor ingår i beräkningen av totala koldioxidutsläppen. 14. Fråga: Finns något material redan nu att tillgå där alla frågor framgår, som man kan skicka ut inom organisationen inför uppgiftsinsamlingen. Svar: Ja, ett utkast till lathund finns (mailades ut till alla myndigheternas kontaktpersoner för miljöledning i staten 14 december) och slutversion läggs på Naturvårdsverkets hemsida senast 11 januari. Energianvändning 15. Fråga: En av våra hyresvärdar kan inte rapportera sin elförbrukning. Var hittar jag schablonvärden för förbrukning av el? De har aldrig rapporterat sin elförbrukning och jag tror vi rapporterat för mycket el tidigare... Svar: Det finns inga schablonvärden (som vi rekommenderar i alla fall). Hyresvärden bör kunna göra mätning i lokalerna eller få in tillförlitliga data ifrån Energileverantörerna. Alternativt att ni gör en egen mätning. 16. Fråga: Är fastighetsel, värme och kyla obligatoriska frågor? Eller bara verksamhetselen? Svar: Fågorna om fastighetsel osv. är inte nya. Det är obligatoriskt att redovisa verksamhetsel och övrig energianvändning (här ingår fastighetsel, värme och kyla). 17. Fråga: Menar ni att om man tidigare använt LOA så ska man nu byta redovisningen till Atemp - vilket kommer att betyda att man inte följer tidigare utveckling? Är LOA detsamma som Atemp? Vad är skillnaden? Svar: LOA är inte det samma som A-temp. Atemp kan däremot uppskattas om man inte har tillgång till faktiskt data, enligt följande: Atemp = 1,20*(LOA+BOA) Alternativt att ( Boarea BOA + lokalarea LOA + biarea BIA + övrig area ÖVA). När man räknar Atemp räknas inte varmgarage med som del i LOA. 18. Fråga: Gällande elförbrukning, verksamhetsel/fastighetsel, om vi inte har separerade mätare, läggs allt på verksamhetsel då? Svar: Ja, men kommentera gärna om så är fallet. Vi ser helst att verksamhetsel skiljs ifrån fastighetsel, då det är möjligt att mäta energianvändningen, det är också möjligt att göra en genomgång av sina lokaler och titta på vilken utrustning man har och hur mycket den drar

NATURVÅRDSVERKET 5(10) och sedan hur drifttiderna ser ut och på så vis uppskatta sin energianvändning. Har man inte möjlighet att separera verksamhetselen, från fastighetselen så är det bättre att redovisa allt på verksamhetsel och skriva en kommentar om detta. Helt enkelt redovisa som man gjort tidigare år. 19. Fråga: Om man får osäkra siffror angående el, är det ok att använda stil som fördelningsmall? Svar: Stil börjar bli daterat, om ni ändå använder stil som fördelningsmall nämn gärna det i en kommentar. 20. Fråga: Kan man inte använda nyckeltal för fastighetsel? Har det inte tidigare funnits en schablon - 30/70 - mellan fastighetsel/verksamhetsel? Svar: Inget som Energimyndigheten känner till. 21. Fråga: Är det frågor kopplade till energiförbrukning och transporter? Svar: Nej. Upphandling och avrop 22. Fråga: Kommer vi som redovisar kunna ta del av sammanställningen för de ställda miljökraven i ramavtal innan vi redovisar? Det är jättebra om vi som redovisar får tillgång till detta. Svar: Vi har inte någon totalsammanställning över miljökrav i alla relevanta ramavtal. I kommande rapportering (samma tidplan för alla myndigheter) får vi från inköpscentralerna information om nya ramavtal och ställda miljökrav i dessa vi kan inte distribuera detta innan ni rapporterar. 23. Fråga: Ska värdet av vanliga avtal också beräknas? Svar: Det är värdet av upphandlade avtal som ska anges. Värdet av andra slags avtal såsom överenskommelser mellan statliga myndigheter där upphandling ej skett ska inte anges. Enligt förordningen om energieffektiva inköp ska dock även värdet av ingångna hyresavtal och inköp av byggnader anges. 24. Fråga: Är det ett miljökrav att begära in resor som är gjorda med avseende på koldioxidutsläpp? Svar: Myndigheterna ska redovisa de miljökrav som har ställts i samband med upphandlingar (finns angivet i respektive förfrågningsunderlag), avrop (finns angivet i respektive avropsförfrågan) eller som finns med som kontraktsvillkor i själva avtalet. Statistik som begärs in kan visa hur många miljökrav som ställts vid avrop från t ex ett ramavtal med en resebyrå. 25. Fråga: Statistik i sig själv är ju inte att ställa miljökrav Svar: Nej, men statistiken kan visa hur många avrop som myndigheten har gjort som innehåller miljökrav.

NATURVÅRDSVERKET 6(10) 26. Fråga: Avrop på resor, är det detsamma som när personal bokar resor, för det är ju den statistiken som vi får från resebyrån. Svar: Avrop avser samtliga beställningar som görs från ett existerande ramavtal, till exempel med en resebyrå. Det spelar ingen roll vem på myndigheten som gör avropet. Det som är viktigt är att redogöra för 1. de avrop som görs mot existerande ramavtal där det grundläggande ramavtalet redan innehåller miljökrav och/eller 2. de avrop där myndigheten själv har ställt ett nytt miljökrav vid själva avropet. 27. Fråga: Kan ni specificera vad som menas med Nytecknande Svar: Med nytecknande av avtal menas att ett nytt avtal upprättas 28. Fråga: Hur ser man på ett nytt avtal för en byggnad myndigheten redan förhyr och avser hyra fortsättningsvis men under en ny kontraktsperiod Svar: Det låter som nytecknande, så till vida att det inte finns en klausul om förlängning i rådande avtal. 29. Fråga: Hur högt är tröskelvärdet? Svar: Tröskelvärden är de beloppsgränser som avgör om en upphandling ska följa de nationella upphandlingsreglerna eller de direktivstyrda reglerna. Olika regler gäller för upphandlingens utförande beroende på om en upphandlings värde överstiger eller ligger under ett visst tröskelvärde. Tröskelvärden för offentlig upphandling enligt LOU (som gäller från 1 januari 2014): för statliga myndigheters upphandling av varor och tjänster: 1 169 378 kr för statliga myndigheters upphandling av byggentreprenader: 45 256 666 kr Tröskelvärden för offentlig upphandling enligt LUF och LUFS (som gäller från 1 januari 2014): - för statliga myndigheters upphandling av varor och tjänster: 3 612 854 kr - för statliga myndigheters upphandling av byggentreprenader: 45 256 666 kr. 30. Fråga: Gäller köpt även när man bygger själv? Svar: Byggentreprenader upphandlas och omfattas därmed av upphandlings-lagarna (LOU, LUF, LUFS). 31. Fråga: Det vi ska rapportera är alltså andelen upphandlingar där miljökrav ställts, inte vilka miljökrav eller omfattningen av dem? Svar: Det stämmer att myndigheterna inte ska redovisa vilka miljökrav som ställs. De ska redovisa omfattningen, dvs både andelen upphandlingar och avrop i procenttal där miljökrav ställts samt ett sammanlagt värde av dessa upphandlingar och avrop med miljökrav.

NATURVÅRDSVERKET 7(10) Tjänsteresor och transporter samt resfria möten 32. Fråga: Hur fånga uppgifter om tjänsteresor som görs i egen bil? Svar: Föra loggbok. En del myndigheter gör detta i sitt resesystem. 33. Fråga: Om jag flyger från GBG till Umeå med mellanlandning i Sthlm ska de redovisas som två separata resor? Vad är vitsen med att dela upp flygresorna på över och under 50 mil? Hur göra om vi inte räknat på flygresor på det sättet åren innan? Svar: Ja, eftersom koldioxidutsläppen är störst vid start och landning så blir den negativa miljöpåverkan större om en resa delas upp i två etapper. Flygresor under 50 mil är lättare att ersätta med t.ex. tåg. Har man inte räknat så tidigare så bör man göra det fortsättningsvis. I kommentarsfältet Beskrivning av insamlat resultat kan denna förändring beskrivas. 34. Fråga: Har ni tips på hur man kan ta fram uppgifter om resfria möten? Länsstyrelsen kan få fram uppgifter på resfria möten men endast på myndighetsnivå ej per länsstyrelse. Önskar tips på hur man kan ta reda på hur resfria möten har minskat på resandet? Frågan är ju om Skypemöte, videomöte m.m. är resfria - kanske är det så att man är med men skulle man ha rest så skulle man inte åka och då blir de inte längre resfria. Svar: Om er myndighet använde Skype för företag (Skype for Business, att skilja från den Skype många har hemma) så ingår ett rapportverktyg där denna statistik går att ta fram. Hör med er IT-avdelning om motsvarande finns för ert system. Om ni är en liten myndighet kan en enkät där medarbetarna får uppskatta användningsfrekvens, vara ett alternativ till dess ni har ett eget statistikverktyg på plats. Större myndigheter kan göra stickprov. Ett resfritt möte betyder inte automatiskt att en resa skulle ha gjorts istället; kanske hade mötet inte blivit av alls. Därför bör man räkna att t.ex. var tredje/var fjärde resfritt möte är en resa som inte gjordes. Hur många fysiska möten som går per resfritt möte beror på myndighetens arbetssätt. Angående LST så föreslår jag fördelningsnyckel utifrån antal anställda. Rimligtvis borde er leverantör kunna ta fram det. Se även REMMs hemsida, www.remm.se där det finns intressant information. 35. Fråga: Vi har, i regleringsbrevet för vår myndighet ett krav på att rapportera lite mer utförligt om resfria möten, ekonomi som berör detta o.s.v. Är detta ngt som flera myndigheter berörs av under 2015 (och ett antal år framöver) och är detta något som ni har utökat rapporteringsmöjligheter kring i rapporteringssystemet? Svar: Projektet Resfria möten i myndigheter REMM drivs sedan 2011 av Trafikverket och samordnar arbetet inom ett 20-tal utvalda myndigheter. Målsättningen är att öka och utveckla användningen av resfria möten inom och mellan myndigheterna. Resultat och metoder ska också spridas till andra. På www.remm.se finns mer information om projektet. Rapporteringssystemet har inte förändrats med avseende på detta. Ni kan själva välja att skriva in mer under fritextfälten i befintligt system.

NATURVÅRDSVERKET 8(10) Indirekt miljöpåverkan och koppling till miljökvalitetsmålen 36. Fråga: Vi har inskrivet i instruktionen 18 a Myndigheten ska verka för att det generationsmål för miljöarbetet och de miljökvalitetsmål som riksdagen har fastställt nås och ska vid behov föreslå åtgärder för miljöarbetets utveckling. Myndigheten ska rapportera till Naturvårdsverket och samråda med verket om vilken rapportering som behövs. Förordning (2011:482). Svar: Utöver detta i instruktionen (för vissa myndigheter) har dessutom 25 myndigheter fått i uppdrag av regeringen att under 2016 redovisa hur myndigheten verkar för att nå miljökvalitetsmålen (M2015/2633/Mm). De ska utifrån analysen som görs i miljöutredningen redovisa i årsredovisningen (kommande fyra år) vilka prioriterade åtgärder som ska vidtas för att nå de nationella miljökvalitetsmålen. De åtgärder som tas fram enligt ovanstående regeringsuppdrag (och uppdraget enligt instruktionen), och har bäring på de interna miljömål som sätts inom miljöledningsarbetet, ska rapporteras utifrån kraven i miljöledningsförordningen. Detta innebär att åtgärdslistorna enligt regeringsuppdrag och instruktion skulle kunna vara mer omfattande. Det är viktigt att arbetet och redovisningen samordnas med miljömålsanvarig inom myndigheten. Redovisningen måste som det ser ut nu ske enligt var och ett av uppdragen förhoppningsvis kan redovisningen samordnas på sikt. Bedömning och ranking 37. Fråga: Finns information att tillgå om kriterierna för bedömningen (rankingen) som ni gör? När bedömer ni att innehållet detaljeras istället för att omfatta mer övergripande rubriker? Svar: Vi håller på att se över kriterier och poängsättning vid rankingen. Målsättningen är att få större spridning mellan myndigheterna. Vi planerar att tillämpa denna bedömningsgrund vid den kommande utvärderingen. Vi skickar ut underlaget när det är fastställt. Tidigare utvärderingar (kvalitativ ranking) har gjorts av myndigheternas miljöpolicy, interna miljömål och angivna måluppfyllelse. En utgångspunkt i bedömningen har varit att se hur de av myndigheterna redovisade aktiviteterna avseende direkt och indirekt miljöpåverkan hänger samman med upprättade interna miljömål och måluppfyllelsen. Myndigheternas placering i rankingen kan naturligt variera mellan åren beroende på förändringar inom myndigheterna och att vissa myndigheter sätter mål på en treårsperiod och därmed inte valt att följa upp dessa årligen. I tabellen nedan framgår poängskalan.

NATURVÅRDSVERKET 9(10) Kriterier Ja Delvis Nej 1 Miljöpolicy Policyn är framtagen utifrån allmänna miljöprinciper och är anpassad till NV:s miljöledningsguide verksamhetens indirekta miljöpåverkan 2 1 0 2 Miljömål 2.1 Miljömålen är i princip kopplade till angivna aktiviteter med direkt och indirekt miljöpåverkan 2.2 Är miljömålen formulerade så de går lätt att mäta och följa upp 2 1 0 2 1 0 3 Måluppfyllelse 3.1 Redovisningen beskriver om miljömålen har uppnåtts eller inte utifrån angivna mått på mätbarhet 3.2 I princip alla miljömål som är mätbara och som avsåg 2013 har uppnåtts och därmed förbättrat verksamhetens miljöprestanda 2 1 0 2 1 0 Max poäng 10 Certifiering 38. Fråga: Vi har en fristående enhet hos oss som är ISO 14001 certifierad medan huvudkontoret är miljödiplomerat. Vilket alternativ ska vi då fylla i? Att vi är ISO-certifierade eller att vi är miljödiplomerade? Svar: Ett svarsalternativ i rapporteringssystemet kommer vara att man både är certifierad enligt ISO 14001 och är miljödiplomerade (eller motsvarande). 39. Fråga: Om bara någon del av verksamheten är certifierad? Svar: Ange vilken del av verksamheten som är certifierad i fältet Ange kommentarer till Naturvårdsverket: på inlämningssidan i webbformuläret. 40. Fråga: I förordningen kan man tolka att rekommendationen om EMAS är överordnad ISO 14001 och hur förhåller sig någon form av miljödiplomering till dessa - är det en "lägre" form eller... Svar: EMAS är inte överordnad ISO 14001 men omfattar fler krav på ett miljöledningssystem, t.ex. att man ska ha en miljöredovisning som publiceras externt och att man ska redovisa sitt miljöarbete utifrån fastställda kärnindikatorer. Naturvårdsverket bedömer därför att EMAS är ett mer omfattande system. Svensk Miljöbas miljöledningsstandard (miljödiplomering) bygger på grundläggande delar i ISO 14001 och EMAS. Skillnaderna jämfört med ISO 14001/EMAS är bland annat lägre krav på dokumentstyrning, avvikelsehantering och rutiner. Svensk Miljöbas lägger stor vikt vid vad verksamheten presterar i form av

NATURVÅRDSVERKET 10(10) faktiska miljöförbättringar och miljöutbildning för medarbetarna. Likheterna underlättar om verksamheten vill gå vidare mot en ISO 14001 certifiering eller en EMAS registrering. http://svenskmiljobas.se/miljodiplomering.html Nya ISO 14001 finns på svenska. 41. Fråga: Om inte myndigheten är ISO-certifierad, gäller ändå ISO 14001:s rekommendationer i kommande redovisning? Svar: Miljöledningsförordningen baseras på standarden ISO 14001 men det är kraven på redovisning i bilagan till förordningen som gäller i miljöledningsrapporteringen. Däremot kan metodansatser i ISO 14001 vara ett stöd vid t.ex. bedömning av miljöpåverkan i miljöutredningen (mer relevant inför kommande miljöutredningar och redovisningar). 42. Fråga: När kommer er nya vägledning för miljöledning i staten? Den skulle lanseras i december om jag minns rätt. Anpassas den till nya ISO 14001? Svar: Enligt nuvarande plan kommer vägledningen att publiceras till sommaren. Den anpassas till nya ISO 14001 i de delar där detta är relevant.